Lý thuyết & Thiết kế tổ chức

MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC

Khái niệm & Phạm vi
 Môi trường tổ chức: Là tập
hợp tất cả các yếu tố tồn tại
bên ngoài ranh giới tổ chức và
có khả năng tác động đến một
phần hoặc toàn bộ tổ chức.
 Phạm vi môi trường tổ
chức: Là những lĩnh vực môi
trường mà trong đó có sự
hoạt động của tổ chức
Cấu trúc môi trường
 Môi trường tác nghiệp: Gồm các yếu tố
tác động trực tiếp đến tổ chức và tiềm lực
hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất
(quy mô; đối thủ cạnh tranh; các ngành
sản xuất liên quan…); các đầu vào (cung
ứng NVL, lao động, vốn…); thị trường
tiêu thụ (trong nước, quốc tế…)
 Môi trường tổng quát (chung): Không
tác động trực tiếp, có gây ảnh hưởng
gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế;
Văn hóa - Xã hội; Công nghệ; Tài chính
 Môi trường quốc tế: Trong những năm
gần đây, yếu tố này tác động trực tiếp
đến nhiều tổ chức.
Tác động của môi trường đến tổ
chức
 Nhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi

=> cần nhiều thông tin hơn và ngược lại

 Nhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm &

nguồn tài chính

 Tính không chắc chắn
 Người quyết định không có đủ lượng
thông tin về các yếu tố của môi trường
và họ gặp nhiều khó khăn trong việc
phán đoán những thay đổi từ bên
ngoài.
 Tính không chắc chắn = Phức tạp +
Biến động
 Phức tạp: Biến số này đi từ Đơn
giản -> Phức tạp
 Biến động: Biến số này đi từ Ổn
định -> Biến đổi
Các cấp độ không chắc chắn
Không ổn định

Đơn giản + Không ổn định = Phức tạp + Không ổn định =

Tính không chức chắn trung Mức độ không chắc chắn cao
bình -> cao

Đơn giản + Ổn định = Mức độ Đơn giản + Không ổn định =

Ổn định

không chắc chắn thấp Mức độ không chắc chắn thấp

-> trung bình

Đơn giản Phức tạp

 Làm gì?
 Cấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm,  Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm
khuyên khích sự tham gia, tăng làm việc phân quyền
Không ổn định

cường phân quyền  Nhiều phòng ban tách biệt, mở rộng

 Ít phòng ban; nhiều giới hạn phận
sự
 Ít phối hợp nhân viên
 Nhanh chóng mô phỏng
 Định hướng hoạt động
 Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập
trung hóa
Ổn định
giới hạn phận sự
 Tăng cường phối hợp nhân viên
 Mở rộng mô phỏng
 Mở rộng hoạch định và dự báo
 Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập
trung

 Ít phòng ban  Nhiều phòng ban, một vài giới hạn phận
 Không có người hợp nhất sự
 Ít mô phỏng  Nhiều nhân viên hợp nhất
 Định hướng hoạt động hiện tại  Có một vài mô phỏng
 Một vài hoạch định
Đơn giản Phức tạp
Công cụ đối phó
Nâng cao vị trí các phòng ban chức năng
 Củng cố các trung gian: Xây dựng
các phòng ban trung gian làm “vùng
đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung
gian để kết nối trực tiếp với khách
hàng & nhà cung ứng.
 Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao
phó nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận
liên quan đến cập nhật thông tin bên
ngoài & phản hồi thông tin
Công cụ đối phó
Phân chia & Hợp nhất trong tổ chức
 Phân chia trong tổ chức: Lựa
chọn giữa chuyên môn hóa cao
hoặc thấp tùy thuộc vào trạng
thái môi trường. Môi trường càng
phức tạp & thay đổi nhanh =>
CMH tăng.
 Sự liên kết giữa các phòng
ban: CMH càng cao => Cần phải
có sự hợp nhất hiệu quả => Cần
có nhiều người làm công việc hợp
nhất này (các hội đồng, cơ cấu
điều phối, liên lạc…)
 Công cụ đối phó
Cơ giới Hữu cơ

1. Công việc được phân chia,
chuyên môn hóa thành các phần
việc riêng biệt
2. Công việc được bố trí cố định,
được tiêu chuẩn hóa cao, thực hiện
theo từng cá nhân
3. Quyền hành theo cấp bậc cứng
nhắc và có nhiều luật lệ
1. Các nhân viên cùng nhau đóng
góp vào công việc chung của phòng
ban
2. Công việc linh hoạt, không xác
định trước, thực hiện thông qua các
nhóm, đội lao động
3. Có ít quyền hành theo cấp bậc, ít
kiểm soát và ít luật lệ

4. Kiến thức và kiểm soát công việc 4. Kiến thức và kiếm soát công việc
tập trung vào cấp cao trong tổ chức bất kỳ chỗ nào trong tổ chức

5. Giao tiếp theo chiều dọc 5. Giao tiếp theo chiều ngang
Công cụ đối phó
 Mô phỏng thể chế tổ
chức: Lựa chọn cách làm
của các tổ chức khác tương
tự để giảm rủi ro…
 Hoạch định và dự báo: Để
giảm rủi ro, cần gia tăng
hoạch định và dự báo nhằm
lường trước các bất ổn,
chuẩn bị trước các nguồn
lực đối phó
Môi trường & Nguồn lực
 Các tổ chức phải phụ
thuộc vào các nguồn lực
quan trọng từ môi trường
nhưng cần phấn đấu để
giảm thiểu sự phụ thuộc
đó.
 Vậy, làm gì để giảm phụ
thuộc ?!!
Hành động
 Đẩy mạnh hợp tác

giữa các tổ chức

 Tăng cường quyền lực

chi phối với đối tác

 Kiểm soát nguồn lực

từ môi trường…
Kiểm soát nguồn lực
 Hình thành các liên kết: Liên
minh chính thức; mở rộng
thành phần ban giám đốc;
tuyển mộ giám đốc mới có
quan hệ rộng; quảng cáo…
 Kiểm soát phạm vi môi
trường: Thay đổi phạm vi; tác
động vào hệ thống chính trị và
luật pháp; hình thành hiệp hội
nghề nghiệp; hoạt động “đen”…
Môi trường & Hình thức tổ chức
 Hình thức tổ chức =
mục tiêu + cấu trúc +
sản phẩm + công nghệ
+ nhân lực…
 Hình thức tổ chức phải
thích ứng với môi
trường => xác định vị
trí của nó trong môi
trường (phạm vi nguồn
lực; nhu cầu…)
Quy luật phát triển
 Thuyết “Chọn lọc tự nhiên”…

 Tiến trình biến đổi: Hình

thành -> Chọn lọc -> Duy

trì & Phát triển

 Chiến lược để tồn tại…!

Môi trường Tổ chức

The End