‫إعداد و تنشيط االجتماعات‬

‫‪ .1‬أهمية االجتماعات‬

‫أداة تواصلية تتيح الفرصة للتفكير وتبادل اآلراء وإرساء‬ ‫‪‬‬

‫المخططات والبرامج بهدف االرتقاء بجودة األداء‪.‬‬
‫فضاء للحوار واإلنصات والتشاور‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يفضي إلى تشكيل فرق عمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تساهم في توحيد الرؤى وتعزيز التعاون والتنسيق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تساعد على اتخاذ قرارات سليمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تتيح الفرصة لتبادل وجهات النظر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يثمر تدفق األفكار‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .2‬أنواع االجتماعات‬

‫اجتماع إخباري ‪ :‬تقديم معطيات للمشاركين في االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع حواري ‪ :‬تقاسم اآلراء بين المشاركين وتبادل وجهات النظر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع توجيهي إرشادي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع حل المشكالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع تكوين االتجاهات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع إتخاذ القرارات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع دوري‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع سنوي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع عادي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اجتماع استثنائي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .3‬مراحل االجتماع‬
‫مرحلة اإلعداد ‪:‬‬
‫تحديد األهداف المتوخاة من االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اختيار المشاركين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعداد الدعوات واالستدعاءات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعداد جدول أعمال االجتماع وتوزيعه مسبقا على المشاركين الطالعهم على‬ ‫‪‬‬
‫القضايا المطروحة للنقاش‪.‬‬
‫تحديد تاريخ وتوقيت ومكان االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعداد فضاء االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعداد الملفات والوثائق الالزمة لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫توفير مستلزمات الكتابة من ورق وأقالم وغيرها لكل عضو من المجتمعين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫توفيير الحاجيات السمعية البصرية الكفيلة بتغطية وتوثيق االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

 ‫مرحلة التسيير ‪:‬‬
‫الحرص على احترام انطالق االجتماع في الموعد المحدد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫استقبال المدعوين بما يليق من االحترام والتقدير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اعتماد تقنية ‪.4X20‬‬ ‫‪‬‬

‫تكليف مقرر لالجتماع يقوم بتسجيل األفكار والمقترحات والمداخالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تكليف معد محضر االجتماع إذا اقتضى االمر ذلك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫االفتتاح بكلمة مقتضبة للتذكير بأهمية الموضوع وأهداف االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تقديم جدول األعمال‪ ،‬مع فتح باب (مختلفات) ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد مدة االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحرص على توزيع الغالف الزمني لالجتماع على النقط المدرجة في‬ ‫‪‬‬
‫جدول األعمال‪.‬‬
‫احترام النصاب القانوني لكل اجتماع‪ ،‬حتى ال تعرض لإللغاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫االنصات لمختلف وجهات النظر ومراعاة إعطاء الفرصة للحاضرين‬ ‫‪‬‬

‫للتعبيرعن آرائهم‪.‬‬
‫احترام الرأي المخالف وعدم المقاطعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التعاطي اإليجابي مع أنماط السلوك المتواجدة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مراعاة االلتزام بجوهر الموضوع‪ ،‬وعدم إثارة قضايا ذات حساسيات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التحكم في مجريات االجتماع‪ ،‬وتجنب المناقشات الجانبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تلخيص اآلراء واألفكار والتذكير بها بين الفينة واألخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحرص على أن تكون القرارات المتخذة قابلة للتطبيق واألجرأة‪.‬‬ ‫‪‬‬

 ‫مرحلة ما بعد االجتماع ‪:‬‬
‫‪ ‬التذكير بأهم الخالصات‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة شكر ختامية‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد موعد االجتماع المقبل‪.‬‬
‫‪ ‬إطالع المشاركين على محضر االجتماع بهدف االتفاق على مضمونه‪.‬‬
‫‪ ‬كتابة المحضر بخط واضح وبعبارات غير قابلة للتأويل‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من توقيع جميع األعضاء أسفل المحضر‪.‬‬
‫‪ ‬تكليف لجنة للتقييم والتتبع‪.‬‬
‫‪ ‬تقييم االجتماع من خالل استمارة بعدية الستثمارها في االجتماعات‬
‫الالحقة‪.‬‬
‫‪ .4‬فعالية االجتماع‬

‫احترام الوقت المناسب لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التحكم في المناقشة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫االنصات لكل اآلراء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحرص على احترام جوهر الموضوع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تفادي تداخل القضايا‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تجنب الحساسيات السياسية والنقابية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحقيق التوازن في توزيع الكلمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إضفاء روح الدعابة والسالسة على مجريات االجتماع تجنبا ألجواء التشنج‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحرص على احترام الوقت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫استكمال مناقشة كل القضايا المسطرة في جدول االعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .5‬معيقات االجتماع‬

‫تخلف المشاركين عن الموعد المحدد لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلدارة الضعيفة لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫سوء تحضير االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫حضور أشخاص غير مؤهلين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ظروف لوجيستيكية غر مالئمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ترك الهواتف مفتوحة والرد عن المكالمات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫استغالل االجتماع إلبراز اإلنجازات الشخصية وتلميع الصورة لدى اآلخرين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحديث الجماعي في اآلن نفسه‪ ،‬دون احترام ترتيب طلب الكلمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تجاوز المدة المخصصة للمداخالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫احتكار الكلمة من بعض الحاضرين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫محضر‪ -‬تقرير االجتماع‬
‫‪-1‬المحضر ‪:‬‬

‫عبارة عن وثيقة مكتوبة تتضمن سردا رسميا لمجريات االجتماع‪ .‬ويتميز المحضر عن التقرير‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫بطابعه الرسمي‪.‬‬
‫يتميز المحضر بأسلوب دقيق ومضمون موضوعي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتضمن المحضر العناصر التالية ‪:‬‬

‫‪ ‬تاريخ ومكان االجتماع‪.‬‬
‫‪ ‬صفة الهيئة المجتمعة والئحة أسماء الحاضرين‪ ،‬وكذا أسماء الغائبين‪.‬‬
‫‪ ‬جدول األعمال‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد عمليات التتبع المطلوبة‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الشخص أو الهيئة المسؤولة عن القيام بالتتبع‪.‬‬
‫‪ ‬التاريخ الذي ينبغي أن ينتهي فيه إنجاز التتبع‪.‬‬
‫‪ ‬تاريخ االجتماع المقبل ومكانه‪ ،‬إذا ما حدد ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن إضافة وثائق أخرى كمالحق للمحضر‪.‬‬
‫‪-2‬التقرير ‪:‬‬
‫يتميز بطابعه اإلخباري‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتضمن نفس العناصر التي يتضمنها المحضر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتوخى الدقة والوضوح والموضوعية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يستعمل التقرير لنقل وقائع اجتماعات العمل غير الرسمية التي تعقد‬ ‫‪‬‬
‫بصفة اعتيادية‪.‬‬
‫وسيلة للتذكير‪ ،‬بهدف مواصلة في التفكير حول الموضوع أو‬ ‫‪‬‬
‫االنتقال إلى التطبيق اإلجرائي‬