የዓላማ ፈጻሚ ሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ አዘገጃጀት መመሪያ ቁጥር-------/2006

መግቢያ

በመንግስት ተቋማት በተለያዩ ፎርማት የሚገኙ መረጃዎችን በአግባቡ በመጠበቅ አገልግሎት

ለመስጠት፣ለማዛወር እና ለማስወገድ ዘመናዊ የፋይል አስተዳደር ስርአት በመዘርጋት የሪከርዶችን የቆይታ ጊዜ
መወሰን አስፈላጊ ሆኖ በመገኘቱ፣

የሪከርዶችን የማቆያ ጊዜ መወሰን ሪከርዶች ለምን ያህል ጊዜ አገልግሎት እየሰጡ እንደሚቆዩ የሚያመለክት
እና ለዘመናዊ ሪከርድ ስራ አመራር ቁልፍ መሳሪያ መሆኑን በመገንዘብ፣

በሁሉም የመንግስት ተቋማት ተግባራዊ የሚሆን አንድ ወጥ እና ደረጃውን የጠበቀ የዓላማ ፈጻሚ ሪከርዶች
ማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ አዘገጃጀት መመሪያ ማዘጋጀት በማስፈለጉ፤

በአዋጅ ቁጥር -------------/2006 አንቀፅ 38 ንዑስ አንቀፅ 2 መሠረት ይህ የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ
የጊዜ ሰሌዳ አዘገጃጀት መመሪያ ወጥቷል።

ክፍል አንድ
ጠቅላላ
1. አጭር ርዕስ
ይህ መመሪያ “የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ አዘገጃጀት መመሪያ
ቁጥር--------/2006” ተብሎ ሊጠቀስ ይችላል።
2. ትርጓሜ
የቃሉ አገባብ ሌላ ትርጉም የሚያሰጠው ካልሆነ በቀር በዚሀ መመሪያ ውስጥ:-

1.“ምዘና” ማለት የሪከርዶችን የጠቀሜታ ፋይዳ ወይም ዋጋ መወሰን ማለት ነው።

2. “ማስወገድ” ማለት እንቅስቃሴያቸው ካበቃላቸው ሪከርዶች መካከል ቀጣይ አስተዳደራዊ

ጠቀሜታ እና ዘለቄታዊ ፋይዳ የሌላቸውን ሪከርዶች ባለስልጣኑ ባስቀመጠው የማስወገጃ ዘዴ
ማስወገድ ነው፡፡

3. “ሪከርድ” ማለት የተፈጠረበት ወይም የተላለፈበት ቁስ ሳይወስነው ማናቸውም መንግስታዊ

ተቋም የፈጠረው ወይም የተቀበለው የተመዘገበ መረጃ ማለት ነው፡፡

1
 4. “ቅጂ” ማለት የተለያዩ የማባዣ መሳሪያዎችን በመጠቀም የሚገኝ የዋናው (የመጀመሪያው)
ሪከርድ ተመሳሳይ ግልባጭ ወይም ብዜት ነው፡፡

5. “ሚስጥራዊ ሪከርድ” ማለት አግባብ ባለው ህግ መሠረት ሚስጥራዊ ነው ተብሎ የተመደበ ሪከርድ
ማለት ነው፡፡

6. “የሪከርድ ማዕከል” ማለት በከፊል ወይም በሙሉ ከእንቅስቃሴ ውጭ የሆኑ ሪከርዶችን ለማቆያነት
የሚያገለግልና ዝቅተኛ ወጪ የሚጠይቅ የማከማቻ ቦታ ነው፡፡

7. “ተንቀሳቃሽ ሪከርድ” ማለት አመንጨው የእለት ተእለት ተግባሩን ለማከናወን በተደጋጋሚና

በየጊዜው የሚፈልገው ሪከርድ ነው፡፡

8. “ሪከርድ አመንጪ” ማለት ሪከርዶችን የሚፈጥር ማንኛውም መንግስታዊ አካል ነው፡፡

9. “ኤሌክትሮኒክ ሪከርድ” ማለት u›?K?¡ƒa’>¡ ö`U ¾}ðÖ[“ u¢Uú¿}` ወይም መሰል ‚¡•KAÍ=
¾}ŸT† የሚተላለፍና ጥቅም ላይ የሚውል u}sU ¨ÃU uÓKcw Y^ H>Ń ¾}ðÖ[“
uTe[Í’ƒ K=k`w ¾T>‹M J• uS[Í óÃǨ< }S´•“ }S`Ù ¨Å u?}S³Ówƒ ÁM}³¨[ T”—¨<U
ኤሌክትሮኒክ ሪከርድ ’¨<::
10. “የማይንቀሳቀስ ሪከርድ” ማለት የተፈጠረበት ጉዳይ ፍጻሜ በማግኘቱ ከእንቅስቃሴ ውጭ የሆኑና
የተዘጉ ሪከርድ ነው፡፡

11. “የአላማ ፈጻሚ ሪከርድ” ማለት ሪከርድ አመንጪው በአዋጅ ወይም በደንብ የተሰጠውን
ስልጣንና ተግባር ለማስፈጸም የተዋቀሩ የስራ ክፍሎች የሚፈጥሩት ሪከርድ ነው፡፡

12. “የሪከርዶች ሲሪየስ” ማለት በአንድ ርእስ ስር የተደራጁ ተመሳሳይነትና ተያያዥነት ያላቸው
እንዲሁም አንድ አይነት የማቆያ ጊዜ የሚኖራቸው የሪከርዶች ስብስብ ነው፡፡

13. “መረጣ” ማለት ከማይንቀሳቀሱ ሪከርዶች ውስጥ የላቀ ታሪካዊ ፋይዳ ያላቸውን

መዝኖ ለዘለቄታዊ ጥበቃ ወደ ባለሥልጣኑ እንዲዛወሩ መምረጥ ማለት ነው።

14. “የሪከርድ የማቆያ ጊዜ” ማለት ሪከርዱ ከመዛወሩ ወይም ከመወገዱ አስቀድሞ ተጠብቆ
እንዲቆይ የተወሰነለት ጊዜ ነው፡፡

15. “የሪከርድ የማቆያ ጊዜ መወሰን” ማለት የእያንዳንዱን ነጠላ ሪከርድ እጣ ፈንታ መወሰን ማለት
ነው፡፡

2
 16. “የማስወገጃ ዘዴዎች” ማለት ሪከርዶችን በመቦጫጨቅ መቅበር ወይም ማቃጠል፣ በመፍጨት ለሌላ
አገልግሎት ማዋል፣ በማሸጋገር፣ ፎርማት በማድረግ ፣ ወይም ፋይሎችን የያዘውን ቁስ በመሰባበር፣
ለባለጣልኑ በማሳወቅ በሥጦታ ወይም በሽያጭ ማስተላለፍ ማለት ነው።

17. “አማካሪ ድርጅት” ማለት በሪከርድ ሥራ አመራር እና በመዛግብት አስተዳደር ላይ በቂ እውቀትና

የስራ ልምድ ባላቸው ባለሙያዎች የተዋቀረ አማካሪ ድርጅት ነው፡፡

18.“ዝውውር” ማለት በምዘናና መረጣ መርሆ እና መስፈርት መሠረት ዘለቄታዊ ፋይዳ አላቸው ተብሎ
የተመረጡትን ሪከርዶች ወደ ባለሥልጣኑ ማዛወር ማለት ነው።

19. “የመረጃ ሰጪነት ፋይዳ ያለው ሪከርድ” ማለት የህብረተሰቡን ዕምነት ፣ ልማድ አቤቱታ ፣ አመለካከት
፣ ባህል፣ ኢኮኖሚያዊ ፣ ፖለቲካዊ፣ ማህበራዊና ትምህርታዊ ሁኔታዎች የሚያንፀባርቁ
ክንዋኔዎችን ያካተቱ ሪከርዶች ማለት ነው።
20. “የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ” ማለት በሪከርድ አመንጪው ተቋም የሪከርዶችን ምዘናና መረጣ ሥራ
የሚያከናውን በደንብ ቁጥር---------/2006 አንቀፅ 20 ንዑስ አንቀፅ 1 መሠረት የሚቋቋም
ኮሚቴ ማለት ነው።
21. “ዘላቂ ፋይዳ” ማለት ሪከርዱ ከተፈጠረበት ጉዳይ ባሻገር ለጥናትና ምርምር እንዲሁም ባለው ታሪካዊ
ፋይዳ ለትውልድ እንዲተላለፍ በቋሚነት መጠበቅ ማለት ነው።
22. “ቀጣይ ፋይዳ” ማለት ጠቀሜታው በጊዜ የተገደበ እና ለሪከርድ አመንጪው የዕለት ተዕለት
አስተዳደራዊ እንቅስቃሴ አስፈላጊ ሆኖ በማስረጃነት እና በማረጋገጫነት የሚያገለግል ሪከርድ
ማለት ነው።
23. “ዳግም ውሳኔ” ማለት የሪከርዶችን ጠቀሜታ ለመወሰን አስቸጋሪ በሆነበት ሁኔታ ለተወሰነ ጊዜ
ጠብቆ ፋይዳቸውን በመመዘን ለዘለቄታ እንድጠበቁ ወይም እንድወገዱ የማድረግ ሥራ ነው፡፡
24. “አሀድ” ማለት አንድ ነጠላ ጉዳይ የያዘ ሆኖ ሊከፋፈል የማይችል ሪከርድ ማለት ነው፡፡
25. "ኮሚቴ" ማለት የሪከርዶች የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ ወይም የሪከርዶች መራጭ ኮሚቴ ነው፡፡
26. “የመንግስት አካል” ማለት በፌደራል ወይም በክልል ህገመንግስት ወይም በሌላ ህግ መሠረት
የተቋቋመ ወይም በፌደራል ወይም በክልል መንግሥታት መዋቅር ውስጥ በየትኛውም እርከን ላይ
የሚገኝ ወይም በፌደራል ወይም በክልል መንግሥታት የባለቤትነት ይዞታ ሥር የሚገኝ ወይም
ዋነኛ የፋይናንስ ምንጩን በቀጥታ ወይም በተዘዋዋሪ ከነዚሁ አካላት የሚያገኝ ወይም ተጠሪነቱ
ለፌዴራል ወይም ለክልል መንግሥታት የሆነ ማንኛውም አካል ነው::
27. “ባለሥልጣን” ማለት የኢትዮጵያ ብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመፃሕፍት ባለሥልጣን ነው።

28. “ሰው” ማለት ማንኛውም የተፈጥሮ ወይም በህግ የሰውነት መብት የተሰጠው ነው።

3
3. የተፈፃሚነት ወሰን

ይህ መመሪያ በማንኛውም የሪከርድ አመንጪ ተቋማት ላይ ተፈፃሚ ይሆናል።

ክፍል ሁለት

የሪከርዶች ማቆያ እና ማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ መርሆዎች እና መስፈርቶች

4. የአዘገጃጀት መርሆዎች

ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶች ማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጅ ሪከርዶችን መጠበቅ፣
መንክባከብ፣ መመዘን፣ መምረጥ፣ ተደራሽ ማድረግ እንዲሁም ከማስወገድ በፊት የባለስልጣኑን እውቅና
ማግኘት አለበት የሚሉትን መርሆዎች መሰረት ያደረገ ይሆናል፡፡

4.1 ስለሪከርዶች ጥበቃ፣ምዘና ዝውውርና አወጋገድ

ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶችን የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጅ ፡-

1. የሪከርዶች የቆይታ ጊዜ ከመወሰኑ በፊት የዓላማ ፈጻሚ ሪከርዶችን በአግባቡ እንዲጠበቁ ማድረግ፣

2. የቆይታ ጊዜና ሁኔታ ለመወሰን የሪከርዶች ምዘና፣ዝውውርና አወጋገድ መመሪያ ቁጥር…. /2006/ ክፍል
ሁለት ስር የተደነገጉትን መርሆዎችና መስፈርቶችን መከተል፣

3. ሪከርዶችን ለማስወገድ በአዋጁ አንቀጽ 16 ንኡስ ቁጥር 1 መሰረት ከባለስልጣኑ እውቅናና ፈቃድ ሊያገኝ
እንደሚገባ ገንዛቤ መውሰድ፣

4.2 ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶች ማቆያና ማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጅ የሪከርዶችን
ተደራሽነትን፣ የክምችት ቦታ በአግባቡ መጠቀምን መሰረት ያደረገ መሆን አለበት፡፡

5. የአዘገጃጀት መስፈርቶች

ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶች ማቆያና ማስወገጃ ጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጅ የሚከተሉትን ነጥቦች
ከግምት ውስጥ ማስገባት አለበት፡፡

1. ሪከርዶች ይዞታቸው ሳይለወጥ ያፈጣጠር ሁኔታና ስርአታቸው መጠበቁን፣

4
2. ሪከርዶችን የተመለከቱ ክልላዊ፣ ብሔራዊ ህጎችና ዓለምአቀፋዊ ስምምነቶች ድንጋጌዎች ጋር የማይጣረሱ
መሆኑን መረጋገጡን፣

3. በእንቅስቃሴና ከእንቅስቃሴ ውጭ ስላሉ ሪከርዶች ክምችት መጠን የሚሸፍኑትን ጊዜ ማወቅን፣

4. የተቋሙ አወቃቀር፣ የአስተዳደር እርከን፣ ተግባርና ሃላፊነት እና ታሪክ ላይ የዳሰሳ ጥናት ማድረግን፣

ክፍል ሶስት

የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ ስለማቋቋም

8. የሪከርድ አመንጪ ተቋም ተግባርና ሃላፊነትቴ

1. በኢትዮጵያ ብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመጻሕፍት አዋጅ ቁጥር --------/2006 አንቀፅ 15 ንዑስ አንቀፅ 5
ድንጋጌ መሠረት አመንጪ ተቋማት ለተቋሙ የበላይ ኃላፊ ተጠሪ የሆነ የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ
ያቋቁማሉ።

2. የሪከርድ ኮሚቴው አባላት የሙያ ስብጥርን መሠረት በማድረግ ከዓላማ ፈፃሚ የሥራ ዘርፎች ፣ ከህግ፣
ከኢንፎርሜሽን ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ እና የሪከርድና ማህደር ኃላፊውን ያካተተ መሆን አለበት።
3. የኮሚቴው አባላት ብዛት በተቋሙ ሥራ ስፋት ላይ የሚወሰን ሆኖ ከአምስት ማነስና ከዘጠኝ መብለጥ
የለበትም። ሆኖም በተቋሙ የዓላማ ፈጻሚ የሥራ ዘርፎች ቁጥር ከ ስድስት በላይ ከሆነ የሥራ ክፍላቸው
በምታይበት ወቅት በጊዛዊ አባልነት ማሳተፍ ይገባል፡፡
4. የኮሚቴው አባላት በተቻለ መጠን የተቋሙን ታሪክ፣ ሥልጣንና ተግባራት የሚያውቁ ፣ የረዥም ጊዜ የሥራ
ልምድና ብቃት ያላቸው ሊሆኑ ይገባል።
5. ኮሚቴው የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ ሲዘጋጅ አመንጪ ተቋማት ከጅምሩ እስከ መጨረሻ ድረስ ሂደቱን
ለመፈጸም የሚያስችል በቂ ቦታ፣ በጀት፣ የሰው ኃይል እና አስፈላጊውን ግብዓት ሟሟላት አለበት፡፡
6. የተቋሙ የበላይ ኃላፊም የጊዜ ሰሌዳው እንደደረሰው ለባለሥልጣኑ የረቂቅ ሰነዱን ሁለት ቂጂ በመላክ
አስተያየት እንዲሰጥበት ያደርጋል።

7 .በባለስልጣኑ በተሰጠው አስተያት መሠረት ያለቀለት ሁለት ቂጂ የጊዜ ሠሌዳ ሰነድ በመላክ ያጸድቃል፡፡
8. የጊዜ ሠሌዳው ከጸደቀ በኃላ ለእያንዳንዱ ለሚመለከተው የስራ ክፍል ማስተዋወቅና አተገባበሩን መከታተል
አለበት፡፡
9. የኮሚቴው የሥራ ዘመን የጊዜ ሰሌዳ ዝግጅት ስራው እስኪጠናቀቅ ድረስ ይሆናል።
10. የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳው እንደ አስፈላጊነቱ በየአምስት አመቱ ክለሳ ሊደረግለት
ይችላል፡፡

5
11. የኮሚቴው አባላት 2/3 እና ከዚያ በላይ ከተገኙ ምልዓተ ጉባኤ ይሆናል።
12. የኮሚቴው ውሳኔ በውይይትና ክርክር በሚደረስ ስምምነት ይሆናል። ስምምነት በማይኖርበት ሁኔታ
ባለስልጣኑን ማማከር እንደተጠበቀ ሆኖ በድምፅ ብልጫ ይወሰናል።
13. የኮሚቴው አባላት በሪከርድ ሥራ አመራር እና በመዛግብት አስተዳደር ዙሪያ ሥልጠናና የምክር
አገልግሎት እንዲያገኙ መደረግ አለበት፡፡
14. የዚህ አንቀጽ ንኡስ አንቀጽ 1 ድንጋጌ ቢኖርም የሪከርድ አመንጪ ተቋሙ አስፈላጊ ሆኖ ሲያገኘው
የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳውን በአማካሪ ድርጅቶች ሊያሰራ ይችላል፡፡ስራውንም በበላይነት
ይቆጣጠራል፡፡

9. የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ ተግባርና ሃላፊነት

ማንኛውም የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ፣

1. አባላት ወደ ሥራ ከመግባታቸው በፊት የጊዜ ሰሌዳ ሥራውን ለማከናወን የሚያስችል መርሃ ግብር
በመቅረፅ ለበላይ ኃላፊ ማጸደቅ አለበት።
2. የዓላማ ፈፃሚ ዘርፍ ሪከርዶችን የጊዜ ሰሌዳ ስራ ከመከናወኑ በፊት የአመንጪ መ/ቤቱን የምሥረታ ታሪክ፣
መዋቅር፣ የህግ ማዕቀፍ፣ የሥራ ባህሪያት፣ ሥልጣንና ተግባራት፣ አሠራር እንዲሁም የሪከርዶቹን ክምችት
ጥናት ያካሂዳሉ።
3. የቃል ወይም የፅሁፍ መጠይቆችን በማዘጋጀት መረጃዋችን ይሰበስባል፡፡
4. የሪከርዶች ኡደተ ህይወትና ፋይዳ ከግምት ውስጥ በማስገባት የመለየት ሥራ በማከናወን ዝርዝራቸው
እንድመደቡ ማድረግ አለበት።

5. የተመዘገቡ ሪከርዶችን የጊዜ መወሰኛ መርሆ እና መስፈርቶችን መሠረት በማድረግ የማቆያ ጊዜ መወሰን
አለበት፡
6. የሚሰሩባቸውን ዶክሜንቶች በአግባቡና በሥርዓት በመያዝ ስለሥራው እንቅስቃሴና ውሳኔ አጠቃላይ ገላጭ
ሪፖርት ማዘጋጀት አለበት።
7. የሪከርዶች ማቆያ እና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ረቂቅ ሰነዱን በስራ አመራር ያስገመግማል፡፡
8. በመርሃ ግብሩ መሠረት የተጠናቀቀውን የሪከርዶች ማቆያ እና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ለሪከርድ መራጭ
ኮሚቴ እና ለተቋሙ የበላይ ሃላፊ ያስረክባል፡፡
9. የአፈፃፀም ሪፖርቱን ለተቋሙ የበላይ ሃላፊ ሪፖርት ማድረግ አለበት፡፡

ክፍል አራት
የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ አወሳሰን

6
10. ማንኛውም የመንግስት አካል በስራ ሂደት የፈጠራቸውን ሪከርዶች በሪከርድና ማህደር ክፍሉ የሚቆዩበትን
ጊዜ መወሰን አለበት፡፡

11. የጊዜ መወሰኛ መስፈርቶች

1.ሪከርዶች ካላቸው አስተዳደራዊ ፣ህጋዊ፣ታሪካዊና ከፋይናንስ ፋይዳ አንጻር የማቆ ጊዜ ሲወሰን፡-

ሀ. አስተዳደራዊ ፈይዳ ያላቸው ሪከርዶች የዓላማ ፈጻሚውን ተልዕኮ ለመወጣት ያለው ፋይዳ፣ የሪከርዶችን
የመጠቀም ድግግሞሽ፣ የሪከርዶችን መጠንና የጭመራ ሂደትን፣

ለ. ህጋዊ ፋይዳ ያላቸው ሪከርዶች ክልላዊ፣ብሄራዊና አለምአቀፋዊ ህጎችን በማገናዘብና የህግ ባለሙያ ምክር
ማግኘትን፣

ሐ. የፋይናንስ ፋይዳ ላላቸው ሪከርዶች የኦዲተና የታክስ ጉዳዮችን፣

መ. የታሪካዊ ፋይዳ ያላቸው ሪከርዶች ለቅርስነትና ለጥናትና ምርምር ስራ ባላቸው ጠቀሜታ ከግምት ውስጥ
በማስገባት መሆን አለበት፡፡

12. የጊዜ አወሳሰን

ማንኛውም የመንግስት አካል የሪክረዶችን የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ከመወሰኑ በፊት የሚከተሉትን
ተግባራት ማከናወን አለበት፡-

1. መረጃ በመሰብሰብ የመተንተን እና የአሰራር ተሞክሮዎችንና ልምዶችን ቀምሮ የማዘጋጀት፣

2. የዓላማ ፈጻሚ ዘርፍ ሪከርዶችን ከድጋፍ ሰጭ ሪከርዶች የመለየት ሥራ በማከናወን ሪከርዶችን በስሪየስ
ደረጃ አጭር መግለጫ በማዘገጀት የመመዝገብ፣

3 . ሪከርዶችን እንደየቅርጻቸው ማለትም የወረቀት፣ የፎቶግራፍ እና የኤሌክትሮኒክ ሪከርዶችን የመለየት እና

የመመዝገብ፣

4. ረጅም የቆይታ ጊዜ ላላቸውና ቋሚ ለሚሆኑ ሪከርዶች የሚፈጠሩበት ቁስ ለተባለው ጊዜ ለመዝለቅ

የሚችል ዓይነት እንድሆን ግምት ውስጥ ማስገባት ይኖርበታል፡፡

5. ረጅም የቆይታ ጊዜ ለሚኖራቸው የኤሌክትሮኒክ ሪከርዶች ባህሪያቸውን ያገናዘበ የማቆያ ስልት መንደፍ
አለበት፡፡

6. ተቋማት አስፈላጊ ሆኖ ሲያገኙት በጊዜ ሠሌዳው ከተመለከተው ጊዜ በላይ ሪከርዶችን ማቆየት ይችላሉ፡፡ ሆኖም
ጊዜው ከሦስት ዓመት በላይ ለሆነ ጊዜ ሊተላለፍ አይችልም።
7.የጊዜ ሰሌዳው ሲዘጋጅ የማስወገድ ትዕዛዝ ፣ጊዜ፣ እና የማስወገድ መነሾን መሰረት
በማድረግ የማስወገድ ትዕዛዝ ማስቀመጥ፡፡
8. ህግ ነክ ጉዳዮችን የያዙ ሪከርዶች ውገዳ የሚከናወነው በፍትህ አካላት የመጨረሻ ውሳኔ ከተላለፈ በኃላ ነው፡፡

14. የቆይታ እና የውገዳ ጊዜ ስለመወሰን

7
ማንኛውም የሪከርድ የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ ኮሚቴ

1. ዝርዝራቸው የተመዘገቡ ሪከርዶችን ባላቸው ፋይዳ መሠረት የቆይታ እና የውገዳ ጊዜ መወሰን አለበት፡፡

2. በምደባ ሂደት ሪከርዶቹ የሚመደቡበት ክፍል በግልጽ የማይታወቅ ከሆነ ሪከርዶቹን ከፈጠራቸውን የሥራ
ክፍል ባለሙያ ማማከር አለበት፡፡

3. በምደባ ሂደት የምስጥራዊ ሪከርዶች የቆይታ እና የውገዳ ጊዜ ሲወስን የመረጃ ምደባ አዋጁን ያገናዘበ
መሆን አለበት፡፡

4. በምደባ ሂደት ወሳኝ ሪከርዶችን ከሌሎች ሪከርዶች ለይተው መመደብ አለበት፡፡

5. ሪከርዶች ከአንድ በላይ በሆነ የማስወገጃ የጊዜ ምድብ ውስጥ ከወደቁ፣ ረጅሙን የማቆያ ጊዜ ወሰን
መጠቀም አለበት፡፡

6.የሪከርዶችን የመቆያ ጊዜ ከወዲሁ መወሰን የማይቻል ከሆነ በዳግም ውሳኔ ጊዜ መታየት አለበት፡፡

7. በሠሌዳው ውስጥ ሪከርዶች ይወገዱ፣ ድጋሚ ምልከታ ይደረግ እና በቋሚነት ይቀመጥ በማለት በጊዜ
የተገደበ ውሳኔ ማስቀመጥ አለበት፡፡

8. የሪከርዶች ውዝፍ ክምችት በተመለከተ ስራው በሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ሊሰራ ይገባል፡፡

14. ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶችን የማቆያ የጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጅ የሚከተሉት ሁኔታዎች
ሲያጋጥሙ ባለስልጣኑን ማማከር አለበት፡፡

ሀ. ሪከርዶቹ ከ 1928 ዓመት እና ከዚያ በፊት የተፈጠሩ ከሆነ፣

ለ. ሪከርዶቹን የፈጠራቸው አካል ማን እንደሆነ ለመለየት አስቸጋሪ ከሆነ፣

ሐ. ሪከርዶች በማቆያ የጊዜ ሰሌዳ ሊካተቱ የማይችሉ ከሆነ፣

መ. ሪከርዶች ስለሌላ የመንግስት አካል ኃላፊነት የሚያስረዱ ከሆነ፣

ክፍል አምስት

ልዩ ልዩ ድንጋጌዎች

15. የተከለከሉ ተግባራት

ማንኛውም የመንግስት አካል:-

1. ስለ ሪከርዶች የቆይታ ጊዜ አወሳሰን በተመለከተ በወጣው አዋጅ ፣ ደንብና በዚህ መመሪያ ከተቀመጡ
ድንጋጌዎች ውጭ ሪከርዶችን መያዝ አይችልም።

8
 2. የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ውሳኔ የተላለፈባቸውን ሪከርዶች በማናቸውም ሁኔታ ለሦስተኛ
ወገን አሳልፎ መስጠት አይችልም።
3. በዚህ መመሪያ ውስጥ የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ ለመወሰን ከተመረጡት መስፈርቶች እና
መርሆዎች ውጪ የሪከርዶችን የቆይታ ጊዜ መወሰንም ሆነ ሪከርዶችን ማስወገድ አይችልም።

4. በምዝገባ ህደት አሀድን ከፋይል ውስጥ ነጥሎ ማውጣት አይቻልም፡፡

5. ላልተፈቀደለት አካል እንዳይታዩ የመጠቀም ገደብ /Access restriction or security classification/

በግልጽ መቀመጥ ይኖርበታል፡፡

6. የጊዜ ሰሌዳው በባለስልጣኑ ከጸደቀ በኃላ ሪከርድ አመንጭው ቀድሞ ይጠቀምበት የነበረውን የጊዜ
ሠሌዳ ሥራ ላይ ማዋል የለበትም፡፡

16. አስተዳደራዊ እርምጃዎች

ማንኛውም ሰው:-
1. በሪከርድ አመንጪ ተቋም የማቆያና የማስወገጃ የግዜ ሰሌዳ መሠረት የተለዩ የወረቀትም ሆነ
የኤሌክትሮኒክስ ሥራ አመራር ያደናቀፈ፣
2. የሪከርድ አመንጪ ተቋምን የመረጃ ማዕከል ሪከርድ ወይም የሥራ ክፍል ሪከርዶችን የሰረዘ ወይም
የደለዘ ወይም ሆነ ብሎ የቀደደ፣
3. ሳይፈቀድለት ከማህደር ውስጥ ሪከርዶችን ያወጣ ወይም ወደ ማህደሩ የጨመረ፣
4. ሆነ ብሎ ወይም በቸልተኝነት ማህደሮችን ወይም በውስጣቸው የሚገኙትን ሪከርዶች እንዲጠፉ
ያደረገ፣
5. የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የግዜ ሰሌዳ ባለሥልጣኑ ባስቀመጠው የጊዜ ገደብ ያላዘጋጀ፣
6. የሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ መሰረት የማቆያ ቦታቸው በሪከርድና ማህደር ክፍሉ
ወይም በተቋሙ ጊዜያዊ የሪከርዶች ማቆያ ቦታ ይሆናል፡፡

17. የሥራ ማስፈፀሚያ ቅፆች ስለማዘጋጀት

ባለሥልጣኑ ለሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የግዜ ሰሌዳ ዝግጅት ሥራ አስፈላጊ የሆኑ ቅፆችን
በማዘጋጀት ሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል።

18. መመሪያውን ስለማሻሻል

ይህ መመሪያ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ በማናቸውም ጊዜ ሊሻሻል ይችላል።

19. የአሰራር መመሪያ ስለማዘጋጀት

ባለሥልጣኑ ይህን መመሪያ ለማስፈፀም የሚረዱ የአሰራር ማኑዋሎችን ያዘጋጃል።

9
20. ተፈፃሚነት ስለሌላቸው ህጎች
ከዚህ መመሪያ ጋር የሚቃረኑ ማናቸውም መመሪያ ወይም የተለመደ አሰራር በዚህ
መመሪያ ውስጥ በተመለከቱ ጉዳዮች ላይ ተፈፃሚነት አይኖረውም።
21. መመሪያው የሚፀናበት ጊዜ:-
ይህ መመሪያ ከ--------------- ዓ/ም ጀምሮ የፀና ይሆናል።

አዲስ አበባ--------- ቀን 2006 ዓ/ም

አበረሃም ጮሻ
የብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመጻሕፍት ባለስልጣን ዋና ዳይሬክተር

10