የፌዴራል ፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት

የስብሰባ አፈፃፀም መመሪያ እና ማኑዋል

(የመጨረሻ ረቂቅ)

ሰኔ 2009 ዓ.ም
አዲስ አበባ
መ ግ ቢ ያ
ተቋማት የዕለት ከዕለት ስራቸውን ለማከናወን ከሚገለገሉባቸው የስራ አመራር ዘዴዎች
አንዱ ስብሰባ ነው፡፡ ስብሰባ አዳዲስና የተለያዩ ሀሳቦችን ለማመንጨት፣ ወሳኝ
መረጃዎችን በተገቢው ሁኔታ ለማስተላለፍ፣ ለችግሮች መፍትሄ ለመሻት፣ ጠቃሚ
ውሳኔዎችን ለመወሰን እና በአጠቃላይ በአንድ ሰው ጥረት ውጤት የማያስገኙ ጉዳዮችን
ሁለትና ከዚያም በላይ በመሆን ውጤታማ አድርጎ ለመከወን የሚያስችል ቁልፍ መሳሪያ
ነው፡፡

የአገሪቱን ፖለቲካዊ፣ ኢኮኖሚያዊና ማኅበራዊ ፖሊሲዎችና ስትራቴጂዎች የማስፈጸም

ኃላፊነት የተጣለባቸው የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ስብሰባን በመጠቀም ቀልጣፋና
ውጤታማ የህዝብ አገልግሎት የመስጠት ሚናቸውን በላቀ ደረጃ መወጣት ይችሉ ዘንድ
ከአጀንዳ ቀረፃ ጀምሮ በቂ ዝግጅት የተደረገባቸው፣ ችግር ፈቺ፣ ውሳኔ የሚወሰንባቸው፣
ሀብት ቆጣቢ፣ ተገልጋዩን ህብረተሰብ ለምልልስና እንግልት የማይዳርጉ እና በአሰራር
የተደገፉ ውጤታማና ቀልጣፋ ስብሰባዎችን ማካሄድ እንዲችሉ ማድረግ የሚገባ ሲሆን
ከሌሎች የለውጥ እንቅስቃሴዎችና የመልካም አስተዳደር አጀንዳዎች እኩል ትኩረት
የሚሻና አስፈላጊ ጉዳይ ነው፡፡

በመሆኑም የፐብሊክ ሰርቪስና የሰው ሀብት ልማት ሚኒስቴር በአዋጅ ቁጥር 916/2008
በተሰጠው ሥልጣንና ኃላፊነት መሠረት ይህን በጥናት የተደገፈ እና ዓለም አቀፍ
ተሞክሮዎችን ያካተተ የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት አገራዊ የስብሰባ መመሪያና ዝርዝር
የአፈጻጸም ማንዋል አዘጋጅቷል፡፡

ይህ መመሪያ አራት ክፍሎች ያሉት ሲሆን የመጀመሪያው ክፍል የመመሪያው አጭር

ርዕስ፣ የቃላት ትርጉም፣ በጥናት የተለዩና በአሁኑ ወቅት በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት
የሚስተዋሉ ከስብሰባ ጋር የተያያዙ ዋና ዋና ችግሮች፣ የመመሪያው አስፈላጊነት፣ ዓላማ፣
ወሰን፣ ከመመሪያው የሚጠበቅ ውጤት፣ የመመሪያው የአተገባበር መርሆዎች እና
መሰረታዊ የስብሰባ ህጎችን የያዘ ሲሆን ሁለተኛው ክፍል በበኩሉ አጠቃላይ የስብሰባ
አፈጻጸም አቅጣጫዎችን ወይም የስብሰባ መመሪያን ይዟል፡፡ ሶስተኛው ክፍል የስብሰባ

1
ዝርዝር የአፈጻጸም ማንዋል የያዘ ሲሆን የስብሰባ መሰረታዊ ህጎች፣ ውጤታማ የስብሰባ
አፈጻጸምን በቅድመ ስብሰባ፣ በስብሰባ ወቅት እና በድህረ ስብሰባ በመክፈል የተዘረዘረ
ሲሆን የመጨረሻው ክፍል አራት የመመሪያውን አጠቃቀም የተመለከተ ነው፡፡

2
 ክፍል አንድ
ጠቅላላ
1. አጭር ርዕስ

ይህ መመሪያና ዝርዝር ያፈፃፀም ማንዋል "የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የስብሰባ

አፈጻጸም መመሪያ" ተብሎ ሊጠቀስ ይችላል፡፡

2. ትርጓሜ

የቃሉ አገባብ ሌላ ትርጉም የሚያሰጠው ካልሆነ በስተቀር በዚህ መመሪያና

ማንዋል ውስጥ፡-

2.1. “የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት” ማለት ራሱን ችሎ በአዋጅ ወይም በደንብ

የተቋቋመና ከመንግሥት በሚመደብለት በጀት የሚተዳደር የፌዴራል
የመንግሥት መሥሪያ ቤት ማለት ነው።
2.2. ስብሰባ ማለት የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ችግር ለመፍታት፣ ውሳኔ
ለመወሰን፣ በጋራ ለማቀድና ለመገምገም፣ ወሳኝ መረጃ ለመለዋወጥ ወይም
አንድ ሰው ማከናወን የማይችለውን ሁለትና ከዚያም በላይ ሆነው
ለማከናወን በሚል የሚደረግ የውይይት መድረክ ማለት ነው፡፡
2.3. ውጤታማና ቀልጣፋ ስብሰባ ማለት ጥሩ መዋቅር፣ ሳይንሳዊ አፈጻጸምና ጥሩ
አመራር ያለው ሲሆን በተዘጋጀ አጀንዳና አላማ፣ በተወሰነ ጊዜና ቦታ
የሚከናወን፣ የሚመለከታቸው ተሳታፊዎች ብቻ የሚታደሙበት፣ የስብሰባ
መሪና ተሳታፊዎች ተገቢውን ቅድመ ዝግጅት ማድረግ የቻሉበትና
ሚናቸውን በአግባቡ የተወጡበት፣ ሁሉም ታዳሚ ንቁ ተሳትፎ ማድረግ
የቻለበት፣ የስብሰባ መሰረታዊ ህጎችን ተከትሎ የተከናወነ፣ በጊዜ ተጀምሮ
በጊዜ የተጠናቀቀ፣ አስፈላጊ ግብአቶች አስቀድመው የተሟሉበት፣ ቃለ ጉባኤ
በአግባቡ የተመዘገበበትና የስብሰባውን ዓላማ በተሟላ ድጋፍና ክትትል
ማሳካት የቻለ ማለት ነው፡፡
3
2.4. መደበኛ ስብሰባ ማለት በአላማ የተመሰረተ፣ የጊዜ ሰሌዳ የተመደበለት፣
ቋሚ አባላት ያሉትና በዘላቂነት የሚከናወን የስራ አመራር ቡድን፣የቦርድ፣
የስራ ሂደቶች፣የተለያዩ ቋሚና ጊዜያዊ የስራ ቡድኖችና ግብረ ሀይሎች
በቋሚነት የሚያከናውኑት የስብሰባ አይነት ማለት ነው፡፡
2.5. አስቸካይ ስብሰባ ማለት ቀድሞ ያልታቀደ አስቸኳይ ሁኔታዎች ሲያጋጥሙ
በውስን አርዕስት ላይ ብቻ የሚደረግ የስብሰባ አይነት ማለት ነው፡፡
2.6. የስብሰባ አፈጻጸም ማለት ስብሰባን የማቀድ፣ የመምራትና በስብሰባ የተወሰኑ
ጉዳዮችን ተፈጻሚነት የመከታተል አጠቃላይ ሂደት ማለት ነው፡፡
2.7. ቅድመ ስብሰባ ማለት መደበኛ ስብሰባዎች ከመከናወናቸው በፊት በቂ ጊዜ
ተወስዶ ለስብሰባው ስኬታማነት አስቀድመው መደረግ የሚገባቸው
ዝግጅቶች በጥንቃቄና በሙላት የሚዘጋጁበት የስብሰባ አካል ማለት ነው፡፡
2.8. ድህረ ስብሰባ ማለት ስብሰባ ከተከናወነ በኋላ በስብሰባው ወቅት የተወሰኑ
ውሳኔዎችና በቡድንና በግለሰብ ደረጃ የተሰጡ ተግባራት እንዲሁም ሌሎች
የስብሰባው ትሩፋት የሆኑ ጉዳዮች አፈጻጸምን በተመለከተ የድጋፍና
ክትትል ስራ የሚሰራበት የስብሰባ አካል ማለት ነው፡፡

2.9. የስብሰባ መሰረታዊ ህጎች ማለት በስብሰባ ወቅት የታደሙ የስብሰባ መሪና
ተሳታፊዎች ውይይት በሚያደርጉበት ወቅት ሊያስታውሷቸውና
ሊተገብሯቸው የሚገቡ የውይይት ህጎች ማለት ነው፡፡

2.10. አጀንዳ ማለት ቀደም ብለው የተዘጋጁና በስብሰባ ወቅት በቅደም ተከተል
ለውይይት የሚቀርቡ ዝርዝር የውይይት አርዕስት ማለት ነው፡፡

2.11. ቃለ ጉባኤ ማለት በስብሰባ ወቅት የተነሱ አንኳር ሃሳቦች፣ ውሳኔዎች፣

መግባባት የተደረሰባቸውና ግልጽ ልዩነቶች ተገቢውን አወቃቀር በመከተል
በቀረቡበት አግባብ በጽሁፍ ተመዝግቦና በሁሉም ተሳታፊዎች ጸድቆ
ለታሪክ፣ ለማጣቀሻነት ወይም ለህጋዊ አገልግሎት በሰነድነት የሚቀመጥ
ማለት ነው፡፡

4
 2.12. የስብሰባ መሪ ማለት ስብሰባዎችን በኃላፊነት ለመምራት የተሰየመ
ማንኛውም ግለሰብ ማለት ነው፡፡

2.13. የስብሰባ ተሳታፊ ማለት በስብሰባ የታደመና የተመደበ እንዲሁም ሚና

ያለውና ንቁ ተሳትፎ የሚያደርግ ግለሰብ ማለት ነው፡፡

2.14. ፀሀፊ ማለት በስብሰባ ወቅት የስብሰባውን ቃለ ጉባኤ የሚመዘግብ ግለሰብ

ማለት ነው፡፡

2.15. ሰዓት ተቆጣጣሪ ማለት በስብሰባ ወቅት የሚደረጉ ውይይቶች

በተመደበላቸው የጊዜ ግምት መከናወን መቻላቸውን የሚከታተል የስብሰባው
ጸሐፊ ነው።

2.16. ምላተ ጉባኤ ማለት በስብሰባ ወቅት ውሳኔ ለማስተላለፍ የሚያስችል

ተጠባቂ አባላት ቁጥርና ውክልና (በትንሹ ሃምሳ በመቶ ሲደመር አንድ)
ተሟልቶ ሲገኝ ማለት ነው፡፡

2.17. የጋራ መግባባት ማለት በአንድ ርዕሰ ጉዳይ ዙሪያ ሙሉ ውይይት

በማድረግ ስምምነት ላይ መድረስ ማለት ነው፡፡

2.18. የአብላጫ ድምጽ ማለት በአንድ ርዕሰ ጉዳይ ዙሪያ ውሳኔ ለመወሰን
አባላት የውሳኔ ምርጫቸው ተቆጥሮ አብዛኛውን ድምጽ ያገኘው ሀሳብ
ተቀባይነት የሚያገኝበት ነው፡፡

2.19. አመራር ማለት በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በከፍተኛ፣ በመካከለኛና ጀማሪ

ደረጃ የተቋማቱን ተልዕኮ ለማስፈጸም በሹመት፣ በብቃት ወይም በሹመትና
በብቃት የተሰየመ ግለሰብ ማለት ነው፡፡

3. የነባራዊ ሁኔታ ዳሰሳ

ስብሰባ የአገሪቱን ፖለቲካዊ፣ ኢኮኖሚያዊና ማኅበራዊ ፖሊሲዎችና ስትራቴጂዎችን

የማስፈጸም ኃላፊነት የተጣለባቸው የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በዕለት ተዕለት
ስራቸው ወቅት የሚያጋጥሟቸውን የተለያዩ ችግሮች ለመፍታት፣ ውሳኔዎችን

5
ለመወሰን፣ በተለያዩ ጉዳዮች የጋራ መግባባት ላይ ለመድረስ፣ ወሳኝ መረጃዎችን
ለማስተላለፍና ለመሰል ጉዳዮች በጋራ ተገናኝተው የሚመክሩበት እጅግ ጠቃሚና
አስፈላጊ መሳሪያ ነው፡፡ ከሁሉ በላይ በልማታዊና ዲሞክራሲያዊ መንግስት
አስተሳሰብ እንደሚመራ ልማታዊ አገር በዋና ዋና የልማት አጀንዳዎች ላይ ከሕዝብ
ጋር እየመከርን፣ የጋራ መግባባትና የባላቤትነት ስሜት እያዳበርን በመሄድ
ላስመዘገብነው ተከታታይ እድገት ስብሰባ እጅግ ትልቅ ሚና እየተጫወተ ይገኛል፡፡

ይሁንና በአሁኑ ወቅት በተለይ የመንግስት አገልግሎት ተጠቃሚ የሆነው ህብረተሰብ

ከፐብሊክ ሰርቪሱ አገልግሎት አሰጣጥ ጥራትና ቅልጥፍና ማነስ ጋር አያይዞ
ከሚያነሳቸው ቅሬታዎች አንዱ ውጤታማ ያልሆኑ ስብሰባዎች መበራከት ነው።
ለዚህም ምክንያቱ በየተቋማቱ የሚደረጉ ስብሰባዎች ከአጀንዳ ቀረፃ ጀምሮ በቂ
ዝግጅት የማይደረግባቸው፣ ረዥም፣ ከውሳኔ የማይደረስባቸው፣ ሀብት አባካኝ እና
ተገልጋዩን ህብረተሰብ ለምልልስና እንግልት የዳረጉ ስብሰባዎች መበራከታቸውን
ተገልጋዮች ያነሳሉ፡፡ በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በየደረጃው የሚገኙ አመራሮች
ስብሰባን ሳይንሳዊ አካሄዱን ተከትሎ ከማቀድ፣ ከመምራትና ውሳኔዎችን ተከታትሎ
ከማስፈጸም አኳያ የአቅም ክፍተት ይስተዋልባቸዋል። በዚህም ምክንያት በተቋማት
ሚደረጉ አብዛኞቹ ስብሰባዎች ድንገተኛ፣ መሳተፍ የሚገባው ሰው የማይሳተፍባቸው፣
በጊዜ ተጀምረው በጊዜ የማይጠናቀቁ፣ የተለያዩ የሀብት ብክነቶችን የሚያስከትሉ፣
ተደጋጋሚ፣ ክትትልና ድጋፍ የጎደላቸው፣ ሰብሳቢውና ተሳታፊው ሚናቸውን በአግባቡ
የማይወጡበት እና ተቋማዊ ስኬትና ፋይዳቸው የማይለካ ናቸው፡፡ አንዳንድ
አመራሮች በቀላሉ የተቋም አሰራርን ተከትለው ያለስብሰባ መወሰን የሚችሉ
ጉዳዎችን ለውይይት በማቅረብ ውሳኔዎች እንዲጓተቱ፣ ጊዜና ጉልበት እንዲባክን
ምክንያት እንደሚሆኑም ጭምር ታይቷል፡፡

በተጨማሪም በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የሚደረጉ ስብሰባዎችን ውጤታማና ቀልጣፋ

ከማድረግ አኳያ የባለሙያውና ተገልጋዩ ህብረተሰብ ከስብሰባ ጋር በተገናኘ ያላቸው
የተዛቡ አመለካከቶች እንቅፋት እነደሆኑና ይህንን ለማስተካከል በተለይ ስብሰባ እና
የልማታዊ መንግስት ባህሪያትን በማገኛኘት ስብሰባ በአገሪቱ ፖለቲካዊና ኢኮኖሚያዊ

6
እንቅስቃሴ ውስጥ እየተጫወተ ስላለው ወሳኝ ሚናና አስፈላጊነት በቂ የተግባቦት ስራ
አመራሩ አለመስራቱ እንደ ችግር ይጠቀሳል፡፡

ሌላው ከስብሰባ ጋር በተያያዘ በፐብሊክ ሰርቪሱ ውስጥ የሚታየው ክፍተት

በአመራሩና በፈፃሚው የሚስተዋል የኪራይ ሰብሳቢነት አመለካከትና ተግባር ነው፡፡
በተለይ የአንዳንድ ተቋማት አመራሮች የጥቅም ትስስር በመፍጠር የሚፈልጉትን
ጉዳይ በስብሰባ አስደምድሞ ለመውጣት የራሳቸውን ቡድን የማደራጀት አዝማማሚያ
የሚያሳዩ ሲሆን ለዚህም እንደመገለጫ ያስጠይቀኛል ብለው ያሰቧቸውን ጉዳዮች
እያወቁ ለውይይት በማቅረብ በጋራ እና በሌሎች ለማስወሰን መፈለግ፣ ስብሰባን
መደበቂያ በማድረግ ተገልጋይን ማጉላላት፣ ውሳኔዎችን የማዘግየት፣ ለአበልና ለሌሎች
ጥቅማጥቅሞች ብሎ አላስፈላጊ ስብሰባዎችን ማዘጋጀትና መካፈል፣ አላስፈላጊ የሆቴል
ኪራይ፣ የጉዞ፣ የግብዣ፣ የቲሸርትና የኮፍያ ወጪ ማውጣት፣ የሚታገሉ ሰዎችን በሰብ
አስባብ ከስብሰባ ማስቀረትና እድል መከልከል፣ መዝለፍ፣ መፈረጅ የመሳሰሉ ችግሮች
ይታይባቸዋል። በበርካታ ተቋማት አመራሩ በወሰኗቸው ባለጉዳይ የማነጋገር ቀናት
እንኳን በቢሮው ተገኝቶ ተገልጋዩን ህብረተሰብ እንደማያገለግልና ስብሰባ ላይ ነኝ
በሚል ሰበብ ከስራና ከተጠያቂነት ሲሸሽ፣ ውሳኔ ሲያዘገይ ይታያል፡፡

አንዳንድ ባለሙያዎች የተለያዩ አስተዳደራዊ ስብሰባዎችን መካፈል እንደ ስራቸው

አካልና ግዴታ ያለመቁጠር እንዲሁም አንዳንድ የህዝብ ክንፍ አባላት ተቋማት
የሚጠሩትን የተለያዩ ስብሰባዎች ላይ መሳተፍን እንደ ዜግነታዊ ግዴታቸው
ያለማየት እና ስብሰባን ለመካፈል እንደ አበል ያሉ የተለያዩ ጥቅማጥቅሞችን
የመፈለግ፣ በሰበብ አስባብ ከስብሰባ ለመቅረት መሞከር፣ ከስብሰባ ሳያስፈቅዱ
የመቅረት፣ በስብሰባ ማህል አቋርጦ መጥፋት፣ በስብሰባ ወቅት ሌሎች ስራዎችን
የመስራት፣ የሞባይል ጌም መጫወት እና ማህበራዊ ድህረ ገጽችን የመጠቀም
አዝማሚያ ሲያሳዩ ይስተዋላል፡፡

በሌላ በኩል የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ስብሰባን ለታሰበለት አላማ በማዋል ከስብሰባ
የሚገኘውን ውጤት በተቋማቱ ማረጋገጥና መጠቀም እንዳይችሉ በተለይ በአመራሩና
በሰራተኛው የሚንጸባረቁ ከስብሰባ ጋር የተገኛኙ አሉታዊ አመለካከቶች እንቅፋት

7
ሆነውባቸዋል፡፡ የተወሰነው የፐብሊክ ሰርቪሱ ማህበረሰብ በስብሰባ ውስጥ ትኩረት
ለመሳብ መናገርን የዕድገትና የሹመት ማግኚያ መንገድ አድርጎ ማሰብ፣ ስብሰባ እንደ
መጨረሻ ውጤት መቁጠርና መኩራራት፣ ለሁሉም ችግሮች ስብሰባን እንደ መፍትሄ
መውሰድ፣ አስረዝሞና የፈለጉትን መናገርና ማሰማት የዲሞክራሲያዊነት መገለጫ
አድርጎ ማየት፣ ፐብሊክ ሰርቪሱ በንግግር እንጂ በሌሎች የመግባቢያ መንገዶች
ማለትም በኢሜል፣ በአጫጭር መልዕክቶችና በጽሁፍ ለመነጋገር ገና ነው (Oral
Society) ብሎ በመደምደም በቴክኖሎጂ ዙሪያ አቅምን ለመገንባትና ከስብሰባ ጋር
የተገኛኙ ዘመናዊ አካሄዶችን ለመከተል ካለመፈለግ ጋር የተያያዙ የተዛቡ
አመለካከቶች በየተቋማቱ ስብሰባዎች እንዲበዙና እንዲራዘሙ እንዲሁም የሀብት
ብክነትና የተገልጋይ መጉላላት እንዲያስከትሉ አድርጓል፡፡

ከዚህ በተጨማሪ በአንዳንድ ተቋማት በመንግስት የስራ ሰዓት መከናወን የማይገባቸው

ሌሎች ስብሰባዎችን በተደጋጋሚ የሚደረጉ ሲሆን አብዛኛዎቹ ለአጭር ጊዜ ነው
በሚል ተጀምረው ሰፊ የስራ ሰዓት የሚወስዱና ተገልጋዩን ለእንግልት የሚዳርጉ
ናቸው። አመራሩ ከእንደዚህ ዓይነት ስብሰባዎች የተነሳ ለተገልጋይ በተወሰኑ
ቀናቶች እንኳን ብዙውን ጊዜ በቢሮ እንዳማይገኝ እንዲሁም ሊወስን የሚችል ሰው
ወክሎ እንደማይሄድና በዚህም የተነሳ በመደበኛነት የያዛቸውን የመንግስት ስራዎችን
በዕቅድ መሰረት ለማከናወን ሲሳነው ይታያል፡፡

በፐብሊክ ሰርቪሱ የስብሰባን ውጤታማነት ከማረጋገጥ አኳያ በመንግስት፣ በህዝብና

ሌሎች አደረጃጀቶች መካከል እርስ በእርስ ተናቦና ተቀናጅቶ የመስራት ክፍተትም
ይታይበታል፡፡ በቅንጅት ችግር ምክንያት አንድ ባለሙያ ወይም በተለያዩ አደረጃጀት
የታቀፉ የህዝብ ክንፍ አባላት ተመሳሳይ አጀንዳ፣ በተመሳሳይ ወቅት በተለያዩ
አደረጃጀቶች ተደጋግሞ እንዲካፈል ይጠራል፡፡ ይህ ሁኔታ የጊዜ፣ ጉልበትና ሌሎች
ሀብቶች ብክነት ከመፍጠሩ በተጨማሪ አመራሩ፣ ባለሙያውና ተገልጋዩ ህብረተሰብ
ስብሰባን እንዲሰለቹ አድርጓል፡፡

የቅንጅት ችግሩም ሆነ ከላይ ለተገለጹት ሌሎች ችግሮች መባባስ ዋናው መንስኤ

ደግሞ የተቋማቱ አመራሮች ውጤታማ ባልሆኑ ስብሰባዎች ምክንያት በሚፈጥሩት

8
 የተገልጋይ መጉላላቶችና የሀብት ብክነቶች የተጠያቂነት ውሱንነት በመኖሩ ምክንያት
በሰበብ አስባቡ ስብሰባ ሲያበዙ ይታያሉ፡፡

በአጠቃላይ ከላይ የተተነተነው መረጃ የሚያሳየው የፐብሊክ ሰርቪስ

ተቋማት አመራሩና ሰራተኛው ከስብሰባ ጋር የተገናኘ ሳይንሳዊ እውቀትና ክህሎት
ማነስ የተነሳ ስብሰባን በልማዳዊ መንገድ እያካሄዱ የሚገኙ በመሆናቸው በየተቋማቱ
የሚካሄዱ አብዛኛው ስብሰባዎች ውሳኔዎችን ከመወሰን፣ ችግሮችን ከመፍታት፣
መግባባት ላይ ከመድረስ፣ ጊዜንና ሀብትን ከመቆጠብ አኳያ ሲታይ ውጤታማና
ቀልጣፋ ባለመሆናቸው አሰራር ሊበጅላቸው እንደሚገባ ነው፡፡

4. የመመሪያው አስፈላጊነት

በመልካም አስተዳደርና በዲሞክራሲ የታጀበ ፈጣን ተከታታይና ሕዝቡን በየደረጃው

ተጠቃሚ የሚያደርግ ልማት ለማረጋገጥ የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በሁሉም የልማት
አጀንዳዎች ዙሪያ ነባራዊ ሁኔታቸውን ያገናዘበ አዳዲስ አሰተሳሰብና አሰራር
እንዲኖራቸው ያስፈልጋል። ይህ እንደተጠበቀ ሆኖ የሌሎች አገሮችን ተሞክሮ
መቀመርና መተግበር ለስኬታማነት አንዱ አስፈላጊ መንገድ ነው። ለዘለቄታው
በአግባቡ የታቀደና በውጤታማነት ሊተገበር የሚችል ነባራዊ ሁኔታዎችን ከግምት
ያስገባና ቀድሞ የተተነበየ የረጅም ጊዜ አሰራር መፍጠር ግን ለማንኛውም ተቋም
ውጤታማነትና ስኬት የግድ የሚል ነው፡፡

በመሆኑም በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ከላይ በነባራዊ ሁኔታ ዳሰሳ ከውጤታማ ስብሰባ
ስራ አመራር ጋር ተያይዘው የተገለጹ ችግሮች ከመሰረቱ በመቅረፍና ስብሰባን
በሳይንሳዊ መንገድ በማስተዳደር በየደረጃው የሚደረጉ የተለያዩ ስብሰባዎችን
ውጤታማና ቀልጣፋ በማድረግ ከስብሰባ የሚገኘውን ጥቅም ማግኘት እንዲችሉ
ለማድረግ አንድ ወጥ የሆነ የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ውጤታማ የስብሰባ መመሪያና
ዝርዝር የአፈጻጸም ማንዋል ማዘጋጀት እጅግ አስፈላጊ ነው፡፡

5. የፆታ አገላለጽ

በዚህ መመሪያ በወንድ ጾታ የተገለጸው ለሴትም ያገለግላል፡፡

9
6. የመመሪያው ዓላማ

የዚህ መመሪያ ዋና አላማ በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት አገልግሎትን በማያቋርጥ

መልኩ ዘመናዊ፣ ሳይንሳዊና ውጤታማ የስብሰባ አፈጻጸምን በማጎልበት ዜጋውን
ወይም ተገልጋዩን ማርካት ነው፡፡

7. የመመሪያው ግቦች

7.1. በመላው የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ዘመናዊና ሳይንሳዊ የስብሰባ አፈፃፀምን

የተከተለና ወጥ በሆነ ሁኔታ በዕለት ተዕለት የተቋማት እንቅስቃሴ ውስጥ
የሚተገበር ውጤታማ የስብሰባ ባህል መፍጠር፤

7.2. ስብሰባን በእውቀት በማቀድ፣ በክህሎት በመምራትና አፈጻጸሙን በትጋት

በመከታተል ስብሰባ የችግር መፍቻ፣ የውሳኔ ማሳለፊያና የአቅም
መገንቢያ አድርጎ መጠቀም የሚችል ፐብሊክ ሰርቪስ በሁሉም ደረጃ
መፍጠር፤

7.3. ውጤታማ ባልሆኑ ስብሰባዎች ምክንያት የሚፈጠር የተገልጋይ እንግልትና

የሀብት ብክነት እንዲቀንስ ብሎም በሂደት ጨርሶ እንዲወገድ በማድረግ
ስብሰባ ለተቋማት የሚሰጠውን አዎንታዊ ውጤት እንዲልቅ ማድረግ፤

7.4. ፐብሊክ ሰርቪሱ በቀጣይነት በስብሰባ የተገኙ ስኬትና ፋይዳዎችን

በመዳሰስ፣ ከስብሰባ ጋር የተያያዙ ችግሮችን በመለየትና በመፍታት
በየተቋማቱ ውጤታማ የስብሰባ አፈጻጸም እንዲኖር የሚያስችል ስርዓት
መፍጠር፤

7.5. ሶስቱ የልማት ሀይሎች (መንግስት፣ ህዝብና የግሉ ዘርፍ) የስብሰባ

ግንኙነታቸውን ለማዳበር፣ በታቀደና በተቀናጀ አኳኋን በጋራና በተናጠል
ውጤታማ መሆን የሚያስችላቸውን አሰራር ማዘጋጀት እንዲችሉ
ማድረግ፡፡

10
8. የመመሪያው መርሆዎች

የውጤታማ ስብሰባ ባህልን በፐብሊክ ሰርቪሱ ውስጥ ከማስረጽ አኳያ ተቋማት በዚህ
መመሪያና ዝርዝር የአፈጻጸም ማንዋል መሪነት ስብሰባዎችን በሚያከናውኑበት ወቅት
ስብሰባው የሚከተሉትን መሰረታዊ መርሆዎች መሰረት ያደረገ ይሆናል፡-

8.1. የታቀደ ስብሰባ፡-

በፐብሊክ ሰርቪሱ የሚያካሄዱ ማንኛውም አይነት ስብሰባዎች በቅድሚያ
አስፈላጊ መሆናቸው ታምኖ፣ አጀንዳና አላማ ተቀርጾላቸው፣ በአግባቡ
ታቅደውና በቂ ዝግጅት ተደርጎባቸው ይከናወናሉ፡፡ አስገዳጅ ሁኔታዎች
ሲኖሩ ብቻ እንጂ አስቸኳይ እና ደራሽ ስብሰባዎችን መጥራት
አለማዝወተር።

8.2. ውጤታማና ቀልጣፋ ስብሰባ፡-

በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የሚካሄዱ ማንኛውም አይነት ስብሰባዎች
ግባቸውን የሚመቱ፣ ወጪ ቆጣቢ፣ አጭርና ለተለያዩ አላስፈላጊ የሀብት
ብክነቶች ተቋማቱን በማያጋልጥ ሁኔታ ይከናወናል፡፡ በዚህም ለወጪ
የሚዳርጉ የካኒቴራ፣ ኮፊያ እና ልዩ ልዩ ግብዣዎች መከናወን
የለባቸውም።

8.3. አሳታፊ ስብሰባ፡-

ማንኛውም ስብሰባ የተሳታፊዎችን ነጻና ሙሉ ተሳትፎ በሚያረጋግጥ
መልኩ ይከናወናል፡፡

8.4. ቅድሚያ ለተገልጋይ፡-

ማንኛውም አይነት ስብሰባ የመንግስት አገልግሎትን በማያቋርጥ፣
ተገልጋዩን ህብረተሰብ ለእንግልት በማይዳርግ መልኩ ይከናውናል፡፡

8.5. ተጠያቂነት፡-
ስብሰባን ለታለመለት አላማ ከማዋልና ውጤታማ ከማድረግ አኳያ
በስብሰባ ምክንት በሚፈጡሩ የኪራይ ሰብሳቢነት አመለካከትና ተግባር፣

11
 አላስፈላጊ የሀብት ብክነት እና የተገልጋይ መጉላላት ጋር በተያያዘ
አመራሩና ፈጻሚውን ተጠያቂነት ባረጋገጠ መልኩ የሚከናወን ይሆናል፡፡

8.6. ስለተሳታፊዎች፡-

ስብሰባ ላይ መገኘት ያለባቸው ለስብሰባው ቀጥታ አግባብ ያላቸው መሆን

ይገባል።

9. የተፈፃሚነት ወሰን

9.1. ይህ የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የስብሰባ አፈፃፀም መመሪያና ዝርዝር ያፈፃፀም

ማንዋል በፌዴራል ፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ተፈፃሚ ይሆናል። በክልልና
በከተማ አስተዳደር ደረጃ እስከ ቀበሌ የሚገኙ የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት
ሊጠቀሙበት ይችላሉ፡፡

9.2. በየደረጃው ያሉ የህዝብ ምክር ቤቶች፣ የመንግሥት /የአስተዳደር/ ምክር ቤቶች

የራሳቸው የስብሰባ ሥነ-ሥርዓት ህግ ያላቸው ስለሆነ በዚህ መመሪያ
አይሸፈኑም።

12
 ክፍል ሁለት
የስብሰባ አፈፃፀም

ስብሰባን ውጤታማና ቀልጣፋ በሆነ መንገድ ለመፈፀም አጠቃላይ ሂደቱን የሚቃኝና

የሰብሳቢን፣ የተሳታፊዎችንና የሌሎች ባለድርሻ አካላትን ከስብሰባ ጋር የተያያዘ
አመለካከትና ባህሪ የሚቀርጽ የአድርግ አታድርግ ማዕቀፍ ማዘጋጀትና ይህንኑ ማዕቀፍ
በጥብቅ ዲሲፕሊን ሙሉ በሙሉ መከተልና መተግበር ይገባል፡፡ በመሆኑም የፐብሊክ
ሰርቪስ ተቋማት የሚያካሂዷቸውን የተለያዩ ስብሰባዎች ውጤታማና ቀልጣፋ በሆነ
መንገድ መተግበር ይችሉ ዘንድ የሚከተሉትን አጠቃላይ የስብሰባ አቅጣጫዎች
ይከተላሉ፡፡

10. አጠቃላይ የስብሰባ አፈፃፀም አቅጣጫዎች

10.1. በማንኛውም አይነት ስብሰባ የስብሰባ መሪ እና ተሳታፊዎች የስብሰባ መሰረታዊ

ህጎችን ጠንቅቀው ማወቅና መተግበር ይኖርባቸዋል፤
10.2. ማንኛውም አይነት ስብሰባ ታቅዶ፣ በቂ ቅድመ ዝግጅት ተደርጎበትና በቅድመ
ስብሰባ ወቅት መጠናቀቅ የሚገባቸው ጉዳዮች ሙሉ በሙሉ ተጠናቀው መካሄድ
ይኖርበታል፤
10.3. በማንኛውም አይነት ስብሰባ በቅድመ ስብሰባ፣ በስብሳባ ወቅትና በድህረ ስብሰባ
የሚከነወኑ ተግባራትን በዝርዝር በማወቅና የሰብሳቢ፣ የተሳታፊ፣ የጸሀፊና የሰዓት
ተቆጣጣሪ ሚና ጠንቅቆ በመረዳት ሀላፊነትን ሙሉ ለሙሉ መወጣት ይገባዋል፤

10.4. ከመደበኛ አባላት በተጨማሪ በስብሰባ እንዲታደሙ የሚፈለጉ ሌሎች ተሳታፊዎች

በአግባቡ መመልመል ይኖርባቸዋል፤

10.5. ከአንድ ሰው በላይ በመሆን ፊት ለፊት ተገናኝቶ መወያየትን የግድ ከሚሉ

ጉዳዮች ውጪ ስብሰባን አለማካሄድና ሌሎች አማራጮችን መጠቀም ይገባል፤

10.6. አስቸኳይና ደራሽ ስብሰባዎች መብዛትም ሆነ መዘውተር የለባቸውም፤

13
10.7. ማንኛውም አይነት ስብሰባ የተቋማትን ጊዜ እና ሌሎች ሀብቶችን በማያባክንና
ወጪ ቆጣቢ በሆነ መንገድ ብቻ መከናወን ይኖርበታል፤

10.8. በስብሰባ ምክንያት የህዝብ አገልግሎት ፈጽሞ መቋረጥ የለበትም፤

10.9. ውሳኔ የሚፈልጉ ጉዳዮችን በተመለከተ በጋራ መግባባት ወይም በአብላጫ ድምጽ
ውሳኔ ማሳለፍ ይገባል።

10.10. በተቋማት የሚከናወኑ የተለያዩ ስብሰባዎች አፈጻጸም ከወጪ፣ ከምርታማነትና

ከውጤታማነት አንጻር ሂደቱን በየጊዜው በመገምገም የተለያዩ የማስተካከያ
እርምጃዎችን መውሰድና አፈጻጸሙን እያሻሻሉ መሄድ ይገባል፤

10.11. በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በሚደረግ ማንኛውም ስብሰባ የተነሳ ለሚፈጠር የኪራይ
ሰብሳቢነት አመለካከትና ተግባር፣ አላስፈላጊ የሀብት ብክነት፣ የተገልጋይ መጉላላት
እና ሌሎች የመልካም አስተዳደር ችግሮች አመራሩ፣ ፈጻሚውና ሌሎች
የሚመለከታቸው አካላት በተቋማት አሰራርና በህግ መሰረት ተጠያቂ ይሆናሉ፡፡

14
 ክፍል ሶስት
ዝርዝር የስብሰባ አፈፃፀም ማንዋል

በዚህ ክፍል በየተቋማቱ የሚካሄዱ ስብሰባዎችን ለመምራት በቅድመ ስብሰባ፣ በስብሰባ

ወቅትና በድህረ ስብሰባ መደረግ ስለሚገባቸውና ሌሎች በመመሪያው የተገለጽ ዋና ዋና
ጉዳዮች ዝርዝር አፈጻጸም እንደሚከተለው ቀርቧል፡፡

11. መሠረታዊ የስብሰባ ህጎች (Ground rules)

ቀጥሎ የተዘረዘሩት መሰረታዊ የስብሰባ ህጎች ሁልጊዜም በቅድመ ስብሰባ፣ በስብሰባ
ወቅትና ከስብሰባ በኋላ በሰብሳቢ፣ በተሳታፊዎችና በጸሀፊ መከበርና መተግበር
የሚገባቸው ናቸው።
1. በአጀንዳው ዙሪያ ተገቢውን ቅድመ ዝግጅት አድርጎ መምጣት
2. ሳያሳውቁ ከስብሰባ አለመቅረት
3. በስብሰባ ቦታ ቀድሞ መገኘት
4. በስብሰባ ላይ እስከ መጨረሻ ድረስ መገኘት
5. ንቁ ተሳትፎ ማድረግ
6. በአጀንዳው ላይ ብቻ ማተኮር
7. አመለካከትንና ልምድን በነጻነት ማካፈል
8. ሀሳብን በግልጽና ባልተደጋገመ መልኩ ማቅረብ
9. አዳዲስ አስተሳሰቦችን ለመቀበል ዝግጁ መሆን
10. ለሌሎች የመሳተፍ ዕድል መስጠት
11. ሌሎችን በቀናነት ማዳመጥ
12. የሀሳብ ልዩነቶችን በአክብሮት ማስተናገድ
13. ሀሳብንና ሀሳብ አቅራቢውን ለይቶ ማየት
14. ሁልጊዜም መግባባት ላይ ለመድረስ ጥረት ማድረግ
15. የራስንና የሌሎች ተሳታፊዎችን ትኩረት ከሚረብሹ አላስፈላጊ ድርጊቶች
መቆጠብ
16. በስብሰባ ወቅት የተነሱና ይፋ መደረግ የማይገባቸው ጉዳዮችን በሚስጥር
መጠበቅ
17. በጋራ የተወሰነ ውሳኔን ተቀብሎ መተግብር

15
12. የውጤታማና ቀልጣፋ ስብሰባ አካሄድ
ስብሰባን ውጤታማና ቀልጣፋ ለማድረግ ቀጥሎ በንዑስ ርዕስ 12.1፣ 12.2 እና 12.3
ስር የተዘረዘሩትን በቅድመ ስብሰባ፣ በስብሰባ ወቅትና በድህረ ስብሰባ መደረግ
የሚገባቸውን ጉዳዮች በሚገባ መረዳትና በትክክልና ሙሉ ለሙሉ መተግበራቸውን
ማረጋገጥ ያስፈልጋል፡፡
12.1. በቅድመ ስብሰባ
12.1.1.የስብሰባውን አላማ ማስቀመጥ፡- ስብሰባው ያስፈለገበትን ዓላማ በግልጽ
ማስቀመጥ
12.1.2. አጀንዳ መቅረጽ፡- ወቅታዊ የሆኑ ለውይይት መቅረብ የሚገባቸውን
አርዕስት አስቀድሞ ማዘጋጀት ሲሆን አጀንዳው የሚከተሉትን ያካትታል።
o የስብሰባውን አላማ
o በቅደም ተከተል የውይይቱን አርዕስት
o ከመወያያ አርዕስቱ የሚጠበቅ ውጤት (መረጃ ማስተላለፍ፣
ግልጽነት መፍጠር፣ መግባባት ላይ መድረስ፣ ውሳኔ ማሳለፍ፣ ችግር
መፍታት)
o ስለ አጀንዳው ግብረ መልስ መቀበልና ማስተካከያ ማድረግ
(እዝል አንድን ይመልከቱ፡-የአጀንዳ መቅረጫ ናሙና ቅጽ)
12.1.3. ለውይይት ጊዜ መመደብ፡- እንደየ አጀንዳው ክብደት በቂ የጊዜ ግምት
መመደብ
12.1.4. የስብሰባ ጊዜ፣ ቦታና ሌሎች አስፈላጊ ግብዓቶችን ማዘጋጀት፡- ስብሰባው
የሚካሄድበትን ምቹ ጊዜና ቦታ እንዲሁም ለስብሰባው አስፈላጊ የሆኑ
ግብዓቶችን አስቀድሞ ማመቻቸት
12.1.5. ተሳታፊዎችን መምረጥ፡- ከመደበኛ አባላት ውጪ የሚያስፈልጉ
ተሳታፊዎች ከስብሰባው አላማ ጋር ባላቸው ግንኙነትና ለስብሰባው አጀንዳ
በሚያበረክቱት አስተዋጽዖ ብቻ ሊመረጡና ሊጋበዙ ይገባል፡፡
12.1.6. ጥሪ ማስተላለፍ፡-

16
 - ምቹ ዘዴ (በቃል፣ በማስታወሻ፣ በደብዳቤ፣ በማስታወቂያ ሰሌዳ፣
በኢሜል፣ በስልክ፣ በመልዕክት) በመምረጥ ስብሰባው
ከሚካሄድበት ከ2-3 ቀናት ቀደም ብሎ ጥሪ ማስተላለፍ እና
- በዚህ ወቅት የውይይቱን አጀንዳ ማስታወቅ እንዲሁም እንዲነበቡ
የሚፈለጉ ተጨማሪ ሰነዶችን (ካሉ) ማያያዝና ማሰራጨት
ይገባል፡፡
12.1.7. በቂ ዝግጅት ማድረግ፡- በስብሰባው አጀንዳ ዙሪያ አስፈላጊ የሆኑ
መረጃዎችን አደራጅቶና የተላኩ ሰነዶችን (ካሉ) አንብቦ ግብዓት መስጠት
በሚያስችል መጠን ተዘጋጅቶ መምጣት፡፡
12.2. በስብሰባ ወቅት
12.1.1. ተሳታፊዎችን መመዝገብ፡- የተገኙ ተሳታፊዎችን ፊርማ መውሰድና
ያልተገኙና ፍቃድ የተሰጣቸውን መመዝገብ።
12.1.2. ምላተ ጉባኤ መሟላቱን ማረጋገጥ፡- ስብሰባ ከመጀመሩ በፊት ምላተ
ጉባኤ መሟላቱን ማረጋገጥ፡፡
12.1.3. ስብሰባውን መክፈት፡- የተሳታፊዎችን ስሜት በሚያነቃቃና መልካም
ድባብ በሚያላብስ ሁኔታ ስብሰባውን መጀመር
12.1.4. ያለፈውን ስብሰባ ቃለ ጉባኤ ማጽደቅ፡- ከዚህ ስብሰባ ቀደም ብሎ
የተደረገውን ስብሰባ ቃለ ጉባኤ አቅርቦ ማጽደቅ።
12.1.5. የስራ ሪፖርቶችን ማዳመጥ፡- በግለሰብና በቡድን ደረጃ ከዚህ ስብሰባ
ቀደምሲል በነበረው ስብሰባ ወቅት የተሰጡ ስራዎች (ካሉ) የደረሱበትን
ደረጃ ማዳመጥ።
12.1.6. የዕለቱን አጀንዳ ማጽደቅ፡-በይደር ለተላለፉ ቀሪ አጀንዳዎች ቅድሚያ
በመስጠት የዕለቱን አጀንዳዎች ማጽደቅ።
12.1.7. ቃለ ጉባኤ መመዝገብ፡- በስብሰባ ወቅት የተነሱ አንኳር ነጥቦች፣
የመጨረሻ ውሳኔዎች፣ የልዩነት ሀሳቦችንና የተግባራትን ክፍፍል በጠራ
መልክ በቃለ ጉባኤ መመዝገብ።

17
 12.1.8. የስብሰባን መሰረታዊ ህጎች መከተል፡- በንዑስ ርዕስ አስር
የተዘረዘሩትን የስብሰባ መሰረታዊ ህጎች ተከትሎ ውይይቱን
መምራትና በውይይቱ መሳተፍ።
12.1.9. የተግባራት ክፍፍል፡- በቀጣይ በግለሰብ ወይም በቡድን ደረጃ
የሚከናወኑ ተግባራት (ካሉ) ተገቢውን ግለሰብ ወይም ቡድን የጊዜ
ገደብ በማስቀመጥ ጭምር በግልጽ መመደብ።
12.1.10. ስብሰባውን በአግባቡ መደምደም፡- የዕለቱን ስብሰባ ዋና ዋና
ነጥቦች ባጭሩ በመከለስ ስብሰባውን መደምደም።
12.1.11. ቀጣዩን የስብሰባ ቀን በጋራ መወሰን፡- የቀጣይ ስብሰባ ቀን፣ ሰዓትና
መነሻ አጀንዳ በጋራ መወሰን።
12.1.12. ማስታወቂያዎች፡- በመጨረሻም መተላለፍ የሚገባቸው ልዩ ልዩ
ማስታወቂያዎች ወይም መልዕክቶች (ካሉ) ማስተላለፍና ማሰናበት።

12.2. በድህረ ስብሰባ

12.2.1. ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ማሰራጨት፡- ከመጨረሻው ስብሰባ በኋላ ባሉት
ከ2-3 ቀናት ውስጥ ተሟልቶ የተጻፈ ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ለእያንዳንዱ
የስብሰባው ተሳታፊ በማሰራጨት ተገቢውን ግብረ መልስና
እርማት መቀበል፡፡

12.2.2. የመጨረሻ ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ማዘጋጀት፡- ከተሳታፊዎች የተሰጡ

ግብዓቶችና እርማቶችን በማካተት በቀጣይ ስብሰባ ወቅት ቀርቦ
ለመጽደቅ የሚችል የመጨረሻ ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ማዘጋጀት።

12.2.3. ውሳኔዎችንና ተግባራትን ማከናወን፡- በመጨረሻው ስብሰባ ወቅት

የተወሰኑ ውሳኔዎችን፣ በግልና በቡድን ደረጃ ለተሳታፊዎች የተሰጡ
የተግባራት ክፍፍሎችን በተያዘላቸው ጥራትና ጊዜ መተግበር፡፡

12.2.4. ድጋፍና ክትትል ማድረግ፡- ውሳኔዎችና ተግባራት በተወሰነው መሰረት

መከናወን እንዲችሉ በአመራር ደረጃ ተገቢውን ድጋፍና ክትትል
ማድረግ፡፡
18
13. የሰብሳቢ፣ የተሳታፊዎች፣ የፀሐፊና የሰዓት ተቆጣጣሪ ሚና
13.1. የሰብሳቢው ሚና
13.1.1. የስብሰባውን አላማ ማስቀመጥ፣ አጀንዳ መቅረጽ፣ የውይይት ጊዜ
መመደብ፣ ተሳታፊዎችን መምረጥ፣ ጥሪ ማስተላለፍና በጥሪው ወቅት
የውይይቱን አጀንዳና አስፈላጊ ሰነዶች ተያይዘው መላካቸውን
ማረጋገጥ፣አስፈላጊ ግብዓቶች መሟላታቸውንና ሌሎች በቅድመ ስብሰባ
ወቅት መከወን የሚገባቸውን ዝርዝር ተግባራት ከፀሀፊና ከሌሎች
ከሚመለከታቸው ጋር በመሆን በኃላፊነት ማከናወን፡፡
13.1.2. በስብሰባው አጀንዳ ዙሪያ አስፈላጊ የሆኑ መረጃዎችን አደራጅቶና
ሰነዶችን (ካሉ) አንብቦ ስብሰባውን በሚጠበቀው ደረጃ መምራት
በሚያስችለው መጠን ተዘጋጅቶ መምጣት፡፡
13.1.3. ከስብሰባው ሰዓት ሰባት ደቂቃ ያህል ቀድሞ በስብሰባው ቦታ
በመገኘት ሁኔታዎቸ መሟላታቸውን ማረጋገጥ።
13.1.4. ስብሰባውን በሰዓቱ መጀመር
ተሳታፊዎች በሰዓቱ ባይሟሉ እንኳን ውሳኔ የማያስፈልጋቸውን
አጀንዳዎች በማስቀደም በተገኙት ተሳታፊዎች መጀመር።
13.1.5. የእለቱን አጀንዳ በግልጽ ማቅረብ፣ ማስረዳትና ማስጸደቅ።
13.1.6. መሰረታዊ የስብሰባ ህጎችን ማክበርና ማስከበር።
13.1.7. እያንዳንዱ አጀንዳና የተፈቀደለት ተናጋሪ በተመደበለት የጊዜ ገደብ
እንዲያጠናቅቅ ጥረት ማድረግ።
13.1.8. ስብሰባው ከሁለት ሰዓት በላይ የሚወስድ ከሆነ በመሃል የአስር ደቂቃ
እረፍት መስጠት።
13.1.9. በጊዜ ማነስ ያልተነኩ አጀንዳዎችን በይደር ለቀጣዩ ስብሰባ
ማስተላለፍ።

13.1.10. ተሳታፊዎች በሙላት እንዲሳተፉና ሀሳባቸውን በነጻነት ማቅረብ

እንዲችሉ ምቹ ሁኔታዎችን መፍጠርና ማበረታታት።

19
 13.1.11. ውይይቱ አጀንዳው ላይ ብቻ ያተኮረ እንዲሆንና ሀሳቦች ያለአግባብ
እንዳይደጋገሙና እንዳይረዝሙ ማድረግ።

13.1.12. የሁሉንም ተሳታፊዎች ሀሳብ እና አስተያየት በገለልተኝነት፣

በአክብሮትና በእኩልነት ማስተናገድ።

13.1.13. ከዘለፋ፣ ቁጣ፣ ስሜታዊነት፣ አድልዎ፣ ማሸማቀቅ፣ ወገንተኝነት እና

ከመሰል ባህሪያት መቆጠብ።

13.1.14. ሁልጊዜም የጋራ መግባባት ላይ እንዲደረስ ጥረት ማድረግ።

13.1.15. ውሳኔ ላይ የተደረሰባቸውን ጉዳዮች በመከለስና በማጠቃለል

እያንዳንዱን አጀንዳ መዝጋት።

13.1.16. ስብሰባውን በአግባቡ መደምደምና በሰዓት ማጠናቀቅ።

13.1.17. የተወሰኑ ጉዳዮችን በእምነትና በጠንካራ ሥነ ስርዓት ተቀብሎ

መተግበር።

13.2. የተሳታፊዎች ሚና
13.2.1. አስቀድሞ የተላከውን የስብሰባ አጀንዳ ማንበብ እና
አስተያየት ካለ በጊዜ መስጠት።
13.2.2. በስብሰባው አጀንዳ ዙሪያ አስፈላጊ የሆኑ
መረጃዎችን አደራጅቶና ሰነዶችን (ካሉ) አንብቦ በስብሰባው
በሚጠበቀው ደረጃ መሳተፍ በሚያስችል መልኩ ተዘጋጅቶ መምጣት፡፡
13.2.3. ከአቅም በላይ የሆነ ችግር ካጋጠመ ቀደም ብሎ ለሰብሳቢ
ወይም ለፀሐፊ ማሳወቅ።
13.2.4. በስብሰባው ላይ ያልተገኘ ተሳታፊ በስብሰባው የተወሰኑ
ጉዳዮችን ተግባራዊ የማድረግ ኃላፊነት አለበት።
13.2.5. ከስብሰባው ሰዓት አምስት ደቂቃ ያህል ቀደሞ በስብሰባ ቦታ
መገኘት።

20
 13.2.6. በግልም ሆነ በቡድን እንዲከናወን የተሰጠ ተግባር ካለ
አጠናቆና የተደራጀ ሪፖርት ይዞ መቅረብ።
13.2.7. የስብሰባ መሰረታዊ ህጎችን ተግባራዊ ማድረግ።
13.2.8. የሌሎችንና የራስን ትኩረት ከሚያሳጡ አላስፈላጊ ተግባራት
(ከጎንዮሽ ወሬ፣ ገባ ወጣ ከማለት፣ ተንቀሳቃሽ ስልክና ሌሎች
ቴክኖሎጂዎችን ከመጠቀም) መቆጠብ።
13.2.9. በጋራ የተወሰኑ ጉዳዮችን በእምነትና በጠንካራ ስነ ስርዓት
ተቀብሎ መተግበር።
13.2.10. በስብሰባ ወቅት የተስተዋሉ ችግሮችን በዕለቱ ከተገኘ ተሳታፊ
ጋር በመወያየት በሚቀጥለው ስብሰባ የመፍትሄ ሀሳብ ይዞ
መቅረብ።

13.3. የፀሐፊ ሚና
13.3.1. ለተሳታፊዎች ጥሪ ማስተላለፍ፣ አጀንዳና የውይይት ሰነዶችን
ማሰራጨት እና ሌሎች በቅድመ ስብሰባ የተዘረዘሩ ተግባራትን
ከሰብሳቢው ጋር በመሆን ማከናወን።
13.3.2. የተገኙ ተሳታፊዎችንና ተጋባዥ እንግዶች ፊርማ መውሰድና
ያልተገኙና ፍቃድ የተሰጣቸውን መመዝገብ።
13.3.3. በስብሰባ ወቅት የተነሱ አንኳር ነጥቦች፣ የመጨረሻ ውሳኔዎች፣
የልዩነት ሀሳቦችንና የተግባራት ክፍፍልን በጠራ መልክ በቃለ
ጉባኤ መመዝገብ።
13.3.4. ከስብሰባ በኋላ ባሉት ከ2-3 ቀናት ውስጥ ተሟልቶ የተጻፈ
ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ለእያንዳንዱ የስብሰባው ተሳታፊ
በማሰራጨት ተገቢውን ግብረ መልስና እርማት መቀበል፡፡

13.3.5. ከተሳታፊዎች የተሰጡ ግብዓቶችና እርማቶችን በማካተት

በቀጣይ ስብሰባ ወቅት ቀርቦ ለመጽደቅ የሚችል የመጨረሻ
ረቂቅ ቃለ ጉባኤ ማዘጋጀት።

21
 13.3.6. በዕለቱ በተገኙ ሁሉም ተሳታፊዎች ፊርማ መጽደቁ የተረጋገጠ
ቃለ ጉባኤና ሌሎች ከስብሰባው ጋር ተያያዥነት ያላቸውን
ሰነዶች በመዛግብትነት ማስቀመጥ፡፡

13.4. የሰዓት ተቆጣጣሪ ሚና (የጸሐፊ ተጨማሪ ሚና ነው)

13.4.1. እያንዳንዱ አጀንዳ በተመደበለት የሰዓት ገደብ እየተካሄደ መሆኑን
መከታተል።

13.4.2. የተመደበለት ሰዓት ወደመጠናቀቅ መቃረቡንና ማለቁን በማይረብሽ

ሁኔታ ለሁሉም ሊታይ በሚችል ምልክት ለስብሰባ መሪው ማሳወቅ።

14. የቃለ ጉባኤ አያያዝ

የተሟላ ቃለ ጉባኤ የሚከተሉትን መያዝ ይኖርበታል፡-

14.1. የቃለ ጉባኤ ቁጥር፣ ስብሰባው የተደረገበት ቀን፣ ሰዓት፣ ቦታ፣ የስብሰባው
አጀንዳ እና የተሳታፊዎች ስም ዝርዝር፣
14.2. በስብሰባ ወቅት የተነሱ አንኳር ነጥቦች፣ የመጨረሻ ውሳኔዎች፣ የልዩነት
ሀሳቦችና የተግባራት ክፍፍል በተነሱበት ትክክለኛ አግባብ፣
14.3. የመጨረሻ የልዩነት ሀሳብ ማስመዝገብ የፈለገ ተሳታፊ ካልኖረ በስተቀር
የሀሳብ ሰጪ ተሳታፊዎች ስም አይመዘገብም።
(እዝል ሁለትን ይመልከቱ፡- የቃለ ጉባኤ መመዝገቢያ ናሙና ቅጽ)

15. የውሳኔ አሰጣጥ

በዚህ ንዑስ ክፍል ውሳኔ ለመወሰን መከተል ከሚገቡ የውሳኔ አወሳሰን ዘዴዎች
መካከል በጋራ መግባባት እና በአብላጫ ድምጽ የውሳኔ አሰጣጥ በዝርዝር የቀረቡ
ሲሆን በውሳኔ አሰጣጥ ጊዜ እንደ ጉዳዩ ሁኔታ አንዱን በመምረጥ መወሰን
ይቻላል።

15.1. በጋራ መግባባት ላይ የተመሰረተ ውሳኔ አሰጣጥ

15.1.1. ውሳኔ የሚያስፈልገውን ጉዳይ በግልጽ ማቅረብና ማብራራት።

22
 15.1.2. ከጉዳዩ ጋር የተገናኙ ለውይይት የሚረዱ ማንኛውንም መረጃ
ተሳታፊው ማቅረብ።
15.1.3. ተሳታፊዎች በጉዳዩ ዙሪያ ያላቸውን ሀሳብና ጥያቄ እንዲያነሱ ዕድል
መስጠት።
15.1.4. በጉዳዩ ዙሪያ ጥልቅ ውይይት እና ክርክር ማድረግ።
15.1.5. የተሳታፊዎች ቁጥር ብዙ በሆነበት ሁኔታ ተሳታፊዎችን በቡድን
በመክፈል ውይይት ማካሄድ ይበረታታል።
15.1.6. ሁሉንም ተሳታፊዎች የሚያግባባ ሀሳብ ለማግኘት ጥረት ማድረግ
ይገባል።
15.1.7. የስበሰባው መሪ በየጊዜው ጉባኤው ወደ መግባባት እያመራ መሆኑን
ማረጋገጥ ይኖርበታል።
15.1.8. በጉዳዩ ዙሪያ እያንዳንዱ ተሳታፊ መግባባት ላይ መድረስ ባይችል
እንኳን ሁሉም ተሳታፊ የውሳኔ ሀሳቡን ለመቀበል ዝግጁነት
እንዲኖረው ማገዝ ያስፈልጋል።
15.1.9. በመጨረሻ ሰብሳቢው መግባባት ላይ የተደረሰበትን ሀሳብ ለቤቱ
ማስታወቅ ይኖርበታል።
15.1.10. መግባባት ማለት አንድነት ማለት ባለመሆኑ ሰብሳቢው ተቃውሞ
ያላቸውን ተሳታፊዎች በውሳኔ ሀሳቡ ተገዝተው መሄድ መቻላቸውን
ማረጋገጥ ይኖርበታል።
15.1.11. መግባባት ላይ መድረስ ካልተቻለ ቡድን አዋቅሮ ለቀጣይ
ስብሰባ ምክረ ሀሳብ ይዞ እንዲቀርብ ሀላፊነት መስጠት።
15.1.12. በጋራ በመግባባት ከውሳኔ ላይ መድርስ ሲያቅት ብቻ የአብላጫ
ድምጽ የውሳኔ አሰጣጥ ዘዴን መጠቀም።

15.2. በአብላጫ ድምጽ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ አሰጣጥ

15.2.1. የውሳኔ አማራጮችን በግልጽ ማቅረብና ማብራራት።

23
 15.2.2. የተለያዩ የውሳኔ አማራጮችን አመዛዝኖ የሚጠቃለሉበትን ሁኔታ
ማመቻቸት።
15.2.3. ከጉዳዩ ጋር የተገናኙና ድምጽ ለመስጠት የሚረዱ ማንኛውንም መረጃ
ለተሳታፊዎች ግልጽ ማድረግ።
15.2.4. ተሳታፊዎች በጉዳዩ ዙሪያ ያላችውን ሀሳብ እንዲያካፍሉና ጥያቄ
እንዲጠይቁ እድል መስጠት።
15.2.5. የስብሰባው መሪ ወደ ድምጽ አሰጣጥ ስነ ስርዓት ከመኬዱ በፊት
ሁሉም ተሳታፊ ጉዳዩን በግልጽ መረዳቱን ማረጋገጥ ይኖርበታል።
15.2.6. ከተሰጠው የድምጽ ውጤት ሀምሳ በመቶ ሲደመር አንድ ድጋፍ
ያገኘ የውሳኔ ሀሳብ ተቀባይነት ይኖረዋል።
15.2.7. የተሰጠው የድምጽ ውጤት እኩል በሚሆንበት ጊዜ የስብሰባ መሪው
ድምጽ እንዲሰጥና የመሪውን ድጋፍ ያገኘው የውሳኔ ሀሳብ
ተቀባይነት እንዲያገኝ ይደረጋል።

16. የስብሰባ ብዛትን በተመለከተ

በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የሚደረጉ አላስፈላጊ ስብሰባዎችን ቀጥሎ የተዘረዘሩት
መንገዶችን በመጠቀም ማስቀረት ይገባል።
16.1. አላስፈላጊ ስብሰባን ለማስወገድ፡-
16.1.1. ከስብሰባ ውጪ ያሉ እንደ ኢሜል፣ ማስታወሻ፣ ደብዳቤ፣ ማስታወቂያ፣
በራሪ ወረቀት፣ ብሮሸር፣ የስልክ መልዕክት እና የመሳሰሉ ሌሎች
አማራጭ መንገዶችን መጠቀም።
16.1.2. ተሳታፊዎች ሰነዶችን፣ የኢሜል መልዕክት፣ ማስታወቂያ አያነቡም
ወይም ሌሎች የመግባቢያ ዘዴዎችን አይጠቀሙም በሚል ምክንያት
ብቻ ስብሰባ አለማካሄድ።
16.1.3. በተቋም አሰራር መሰረት በሚመለከታቸው አካላት ሊፈቱ የሚችሉ
ጉዳዮችን ለውይይት አለማቅረብ።

24
16.1.4. በተመሳሳይ አጀንዳ ላይ በተለያየ ጊዜ ተመሳሳይ ኃላፊዎችና
ሰራተኞች የሚሳተፉበትን የስብሰባ ድግግሞሽ በቅንጅት በመስራት
ማስወገድ።
16.1.5. የስብሰባ አይነቶችን፣ ለውይይት መቅረብ የሚገባውን የአጀንዳ
አይነትና ሊፈጅ የሚገባውን ተገማች ጊዜ ለይቶ ማስቀመጥና
ተግባራዊ ማድረግ።
16.1.5.1. እለታዊ ግንኙነት፡-
- አላማው በየዕለቱ ጠዋት ጠዋት የቡድን አባላት በእለቱ
ስለሚያከናውኗቸው ዕለታዊ ተግባራት መረጃ መለዋወጥ
ነው።
- ከ 5 - 20 ደቂቃ በላይ መፍጀት የለበትም።
- መጠባበቅ አያስፈልግም።
- አባላት ስላልተሟሉ መሰረዝ የለበትም።
16.1.5.2. ሳምንታዊ ስብሰባ፡-
- አላማው ሳምንታዊ የስራ አፈፃፀምን እና የቀጣይ ሳምንት
ዕቅድን መገምገምና ከስራ ጋር የተያያዙ ያጋጠሙ ችግሮችን
መፍታት ነው፡፡
- ከ 1-2 ሰዓት በላይ መፍጀት አይጠበቅበትም።
- ስትራቴጂክ አጀንዳዎች ላይ መወያየት አይጠበቅም።
16.1.5.3. ወርሀዊ ስትራቴጂክ ስብሰባ
- አላማው በተቋሙ የረዥም ጊዜ ስኬት ላይ ተጽኖ ሊያሳድሩ
የሚችሉ ወሳኝ ጉዳዮችን በተመለከተ ውይይት ማድረግ ነው።
- ከ 2 - 4 ሰዓት በላይ መውሰድ አይጠበቅበትም።
- የአጀንዳውን ቁጥር አለማብዛት።
- በጥናት ላይ የተመሠረተ ሙሉ ቅድመ ዝግጅት ማድረግ።
16.1.5.4. የሩብ ዓመት ስብሰባ

25
 - ይህ ስብሰባ አጠቃላይ በሩብ አመቱ የተከናወኑ ተቋማዊ
ስትራቴጂክ ዕቅድ አፈጻጸሞችን በተጨማሪም የተቋሙን
አጠቃላይ ከስራ ሂደቶችና ሰራተኞች ጋር የተገናኙ ቁልፍ
ጉዳዮችን ለመገምገም የሚውል ነው፡፡
- ከአንድ ቀን መብለጥ የለበትም። ለተገልጋዩ አስቀድሞ
መገለፅ አለበት።
16.1.5.5. የግማሽ ዓመት ስብሰባ
- ይህ ስብሰባ አጠቃላይ በግማሽ አመቱ የተከናወኑ ተቋማዊ
ስትራቴጂክ ዕቅድ አፈጻጸሞችን በተጨማሪም የተቋሙን
አጠቃላይ ከስራ ሂደቶችና ሰራተኞች ጋር የተገናኙ ቁልፍ
ጉዳዮችን ለመገምገም የሚውል ነው፡፡
- ከአንድ ቀን ተኩል በላይ መብለጥ የለበትም። ለተገልጋዩ
አስቀድሞ መገለፅ አለበት።
16.1.5.6. ዓመታዊ ስብሰባ
- ዓመታዊ ዕቅድና የእቅድ አፈጻጸም የሚገመገምበት ሲሆን፣
- ከ1 – 2 ቀናት መብለጥ የለበትም። ለተገልጋዩ አስቀድሞ
መገለፅ አለበት።

16.2. በስብሰባ ምክንያት የሚደርስ የተገልጋይ መጉላላትን ለመቀነስ፡-

16.2.1. የመንግሥት ሥራ አካል ያልሆኑ ስብሰባዎች በመንግሥት የሥራ
ሰዓት መከናወን የለባቸውም።
16.2.2. አገልግሎት ሰጪ አመራርም ሆነ ሰራተኛ ስብሰባ በሚሳተፍበት ወቅት
ውሳኔ ሊሰጥ የሚችልና አገልግሎት ያለማቋረጥ እንዲቀጥል የሚያደርግ
አካል ሊወክል ይገባል፡፡
16.2.3. በጣም አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር በጊዜያዊ ኮሚቴ የሚሰሩ ስራዎችን
መቀነስና ግድ ሲሆን የአባላት ቁጥር 3-7 ቢሆን ይመረጣል።

26
27
 ክፍል አራት
መመሪያውን ስለ መጠቀም
17. ስልጠና
የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት አመራርና ሰራተኛ በስብሰባ ዙሪያ ተከታታይነት
ያለው የአቅም ግንባታ ሥልጠና ሊያገኙ ይገባል።

18. የስብሰባ ውጤታማነትን ስለመከታተል

የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት የሚያካሄዱትን የተለያዩ ስብሰባዎች ውጤታማነት
ለመለካትና በየጊዘው እያሻሻሉ ለመሄድ ይችሉ ዘንድ የስብሰባዎቻቸውን ሂደት ከወጪ፣
ከምርታማነትና ከውጤታማነት አንጻር የስብሰባ ትንተና (Meeting Analysis) በማድረግ
የማስተካካያ እርምጃ መውሰድ ይኖርባቸዋል፡፡ ከዚህ በተጨማሪ በአጭር ጊዜ የስብሰባ
ውጤታማነትን ለመለካት መጠይቅ ለስብሰባ ተሳታፊዎች በማስሞላት ውጤታማነቱን
እያረጋገጡ መሄድ ይገባል፡፡ (እዝል ሶስትን ይመልከቱ)

19. የመመሪያውንና የማንዋሉን ተፈፃሚነት ስለመከታተል

የሰው ሃብት ሥራ አመራር የሥራ ክፍሎች እና የተቋማት የውስጥ ኦዲት በዚህ መመሪያና
ማንዋል የተቀመጡ የአሰራር ሥርዓቶች በአግባቡ ተግባራዊ መሆናቸውን በመከታተል
ለተቋሙ የበላይ አመራርና የማኔጅመንት ኮሚቴ ሪፖርት ማቅረብ ይኖርባቸዋል።

20. ተፈፃሚነት ስለማይኖራቸው ህጎች

ከዚህ መመሪያ ጋር የሚቃረን ማንኛውም መመሪያ ወይም ልማዳዊ አሰራር በዚህ

መመሪያ ውስጥ በተመለከቱ ጉዳዮች ላይ ተፈፃሚነት አይኖረውም፡፡

28
21. መመሪያውን ስለማሻሻል
ከስብሰባ ጋር የተያያዙ ሌሎች ችግሮችና ክፍተቶች ሲስተዋሉና ችግሮቹን
መፍታት አስፈላጊ ሆኖ ሲያገኝ የፐብሊክ ሰርቨስና የሰው ሀብት ልማት ሚኒስቴር
ይህን መመሪያ ሊያሻሽለው ይችላል፡፡

22. በዚህ መመሪያ ያልተሸፈኑ ጉዳዮች

በዚህ መመሪያ ያልተሸፈኑ ጉዳዮች ሲያጋጥሙ ጥያቄው ለሚኒስቴር መ/ቤቱ
እየቀረበ ውሳኔ የሚሰጥበት ይሆናል፡፡

23. ተጠያቂነትን በተመለከተ

ይህን መመሪያ ተላልፎ የተገኘ (ማለትም የስብሰባ አጀንዳ ቀድሞ ያለማሳወቅ፣ በቂ

ዝግጅት አድርጎ ያለመገኘት፣ በስብሰባ ወቅት በተቀመጠው የጊዜ ገደብና
የስብሰባው ሂደት ያለመመራት፣ የተሟላ ቃለ-ጉባዔ ያለመያዝ፣ በወቅቱ ቃለ ጉባዔ
እንዲደርስ ያለማድረግ፣ የውሳኔዎችን ተፈፃሚነት ተከታትሎ ለቀጣዩ መደበኛ
ስብሰባ ያለማቅረብ ወ.ዘ.ተ.) ማንኛውም ግለሰብ አግባብ ባላቸው ህጎች ተጠያቂ
ይሆናል። የሥራ አፈፃፀም ምዘናም አካል ይሆናል።

24. መመሪያው ተፈፃሚ የሚሆንበት ጊዜ

ይህ መመሪያ ሐምሌ 1 ቀን 2009 ዓ.ም ጀምሮ የፀና ይሆናል፡፡

የኢፌዴሪ የፐብሊክ ሰርቪስና የሰው ሀብት ልማት ሚኒስቴር

ሐምሌ 2009 ዓ.ም.

አዲስ አበባ

29
እዝል 1፡ የስብሰባ አጀንዳ ቅጽ
እዝል 2፡ የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ቅጽ
እዝል 3፡ የስብሰባ ውጤታማነት ዳሰሳ (Meeting Effectivness Assesment)
መጠይቅ

30