የሪከርዶች ምዘና፣ ዝውውር እና አወጋገድ መመሪያ ቁጥር-------/2006

መግቢያ

ሪከርዶችን በማስተዳደር ሂደት የሚፈጠሩ አላስፈላጊ ወጪዎችን እንዲሁም የቦታና የጊዜ ብክነት ሊያስቀር የሚችል
ዘመናዊ የሪከርድ ሥራ አመራር ሥርዓት በመዘርጋት ቀልጣፋ አገልግሎት መስጠት አስፈላጊ ሆኖ በመገኘቱ ፣

ከማይንቀሳቀሱ ሪከርዶች ውስጥ ለዘለቄታዊ ፋይዳ እና ለጥናትና ምርምር ከፍተኛ ዋጋ ያላቸውን ለይቶ በመጠበቅ
ለመጪው ትውልድ እንዲተላለፍ ማድረግና አገልግሎት ላይ ማዋል በማስፈለጉ፣

የሪከርዶች ምዘና፣ ዝውውርና አወጋገድ በተመለከተ ማንኛውም የመንግስት አካል የሚመራበት አንድ ወጥ የሆነ ሥርዓት
መዘርጋት አስፈላጊ ሆኖ በመገኘቱ፣

በወጣቶች የስፖርትና የባህል ሚኒስቴር የወጣውን የሪከርዶች ምዘና፣ ዝውውርና አወጋገድ መመሪያ ቁጥር 2/1997 ን
ማሻሻል በማስፈለጉ፣

በአዋጅ ቁጥር -------------/2006 አንቀፅ 38 ንዑስ አንቀፅ 2 መሠረት ይህ የሪከርዶች ምዘና ዝውውርና አወጋገድ
መመሪያ ወጥቷል።

ክፍል አንድ

ጠቅላላ

1. አጭር ርዕስ
ይህ መመሪያ “የሪከርዶች ምዘና፣ ዝውውርና አወጋገድ መመሪያ ቁጥር--------/2006” ተብሎ ሊጠቀስ
ይችላል።
2. ትርጓሜ
የቃሉ አገባብ ሌላ ትርጉም የሚያሰጠው ካልሆነ በቀር በዚሀ መመሪያ ውስጥ:-

1. “ምዘና” ማለት የሪከርዶችን የጠቀሜታ ፋይዳ ወይም ዋጋ መወሰን ማለት ነው።

2. “መረጣ” ማለት ከማይንቀሳቀሱ ሪከርዶች ውስጥ የላቀ ታሪካዊ ፋይዳ ያላቸውን

መዝኖ ለዘለቄታዊ ጥበቃ ወደ ባለሥልጣኑ እንዲዛወሩ መምረጥ ማለት ነው።

3. “ዝውውር” ማለት በምዘና መርሆ እና መስፈርት መሠረት ዘለቄታዊ ፋይዳ አላቸው ተብሎ የተመረጡትን
ሪከርዶች ወደ ባለሥልጣኑ ማዛወር ማለት ነው።

4. “ማስወገድ” ማለት እንቅስቃሴያቸው ካበቃላቸው ሪከርዶች መካከል ቀጣይ አስተዳደራዊ ጠቀሜታ እና

ዘለቄታዊ ፋይዳ የሌላቸውን ሪከርዶች ባለሥልጣኑ ባስቀመጠው የማስወገጃ ዘዴ ማስወገድ ማለት ነው።
5. “የማይንቀሳቀሱ ሪከሪዶች” ማለት የተፈጠሩበት ጉዳይ ፍፃሜ በማግኘቱ ከእንቅስቃሴ ውጪ የሆኑና
የተዘጉ ሪከርዶች ማለት ነው።

1
 6. “የመረጃ ሰጪነት ፋይዳ ያለው ሪከርድ” ማለት የህብረተሰቡን ዕምነት ፣ ልማድ አቤቱታ ፣ አመለካከት ፣
ባህል፣ ኢኮኖሚያዊ ፣ ፖለቲካዊ፣ ማህበራዊና ትምህርታዊ ሁኔታዎች የሚያንፀባርቁ ክንዋኔዎችን ያካተቱ
ሪከርዶች ማለት ነው።
7. “የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ” ማለት በሪከርድ አመንጪው ተቋም የሪከርዶችን ምዘናና መረጣ ሥራ
የሚያከናውን በደንብ ቁጥር---------/2006 አንቀፅ 20 ንዑስ አንቀፅ 1 መሠረት የሚቋቋም ኮሚቴ
ማለት ነው።
8. “ዘላቂ ፋይዳ” ማለት ሪከርዱ ከተፈጠረበት ጉዳይ ባሻገር ለጥናትና ምርምር እንዲሁም ባለው ታሪካዊ
ፋይዳ ለትውልድ እንዲተላለፍ በቋሚነት መጠበቅ ማለት ነው።
9. “ቀጣይ ፋይዳ” ማለት ጠቀሜታው በጊዜ የተገደበ እና ለሪከርድ አመንጪው የዕለት ተዕለት አስተዳደራዊ
እንቅስቃሴ አስፈላጊ ሆኖ በማስረጃነት እና በማረጋገጫነት የሚያገለግል ሪከርድ ማለት ነው።
10. “ባለሥልጣን” ማለት የኢትዮጵያ ብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመፃሕፍት ባለሥልጣን
ነው።

11. “ሠው” ማለት ማንኛውም የተፈጥሮ ወይም በህግ የሰውነት መብት የተሰጠው ሰው ነው።

3. የተፈፃሚነት ወሰን

ይህ መመሪያ በማንኛውም የሪከርድ አመንጪ ተቋማት ላይ ተፈፃሚ ይሆናል።

ክፍል ሁለት

የሪደርዶች ምዘናና መረጣ መርሆዎችና መስፈርቶች

4. የሪከርዶች ምዘናና መረጣ መርሆዎች

ማንኛውም መንግስታዊ አካል የሪከርዶች ምዘናና መረጣ ሲያከናውን የሪከርዶችን የማያቋርጥ ጠቀሜታ እና
የሪከርዶችን ዘላቂ ፋይዳ የሚሉትን መርሆዎች መሰረት ያደረገ ይሆናል።

4.1. የማስረጃነት ወይም የማረጋገጫነት ፋይዳ ያላቸው ሪከርዶች

4.1.1. አስተዳደር ነክ ጉዳዮችን የዘገቡ ሪከርዶች

ሀ. የአስተዳደር ጉባኤና ዋና ዋና የአስተዳደር ኮሚቴዎች ቃለጉባኤ

ለ. ዓመታዊ የሥራ ክንውን ሪፖርቶች

ሐ. የዋና ዋና ፕሮጀክቶችና ሪፖርት

መ. ስትራቴጂክ ዕቅዶች

ሠ. ፎቶ ግራፎች

ረ. የውሳኔ ሀሳብና ውሳኔ የተሰጠባቸው ማስታዎሻዎች

ሰ. የአሰራር ሂደት የሚያሳዩ ሰነዶች

2
 ሸ. መጻጻፎች

4.1.2. ሕግ ነክ ጉዳዮችን የዘገቡ ሪከርዶች

ሀ. አዋጆች፣ ፖሊሲዎች፣ ደንቦች ፣ መመሪያዎች ፣ ሕጋዊ ውሳኔዎችና

የውሳኔ ሀሳቦች ፣ገንዘብ ነክ ስምምነቶች ፣ የአደጋ ሪፖርቶች ፣ የሕግ

ማጣቀሻዎች ፣ ስምምነቶች ፣ ውሎች ፣ ኑዛዜ እና ውርስ ነክ ጉዳዮች

የዘገቡ፡፡

ለ. የግለሰብ፣ የቡድን ፣ መንግስታዊና መንግስታዊ ያልሆኑ ተቋማት የድንበር

ግጭቶች ፣ የምስክር ወረቀት ፣ የሙያ ፈቃድ ፣ የሥራ ፈቃድ ፣ ሹመትና

ውክልና የዘገቡ፡፡

4.1.3. ፋይናንስ ነክ ጉዳዮች የዘገቡ ሪከርዶች

የፋይናንስ ስምምነት ፣ የበጀት መረጃዎች ፣ የገንዘብ ማዘዣዎች ፣ ሂሳብ ነክ

ሰነዶች ፣ የግብር አሰባሰብ መረጃዎች ፣ የኦዲት ሪፖርት ፣ የተለየ ሥራ

ሪፖርት ፣ ፋይናንስን አስመልክቶ በመንግስት አካላት የሚወጡ ሪፖርቶች ፣

የፋይናንስ ዕቅዶች የዘገቡ፡፡

4.2. የመረጃ ሰጪነት ፋይዳ ያላቸው ሪከርዶች

1. ፎቶ ግራፎች ፣ የግል ማስታወሻዎች ፣ ፖስተሮች ፣ ፖስትካርዶች

2. ጥናታዊ ዘገባዎችና ውጤቶች የተመዘገበበት ሪከርዶች

3. የባህል እሴት አመላካች ሪከርዶች

4. በህዝብ ግንኙነት የሚወጡ እና ለማስታወቂያነት የዋሉ ፅሁፎች ፣ ቀረፃ ድምፅና ምስል

5. ጋዜጣዊ መግለጫዎች፡፡

4.3. በቁሳዊ ወይም ውጫዊ ገፅታቸው ፋይዳ ያላቸው ሪከርዶች

1. የታዋቂ ግለሰቦች ዘገባ ፣ ንግግር ፣ ፎቶ ግራፍ ፣ ኦርጂናል ፊርማ

የመሳሰሉትን ያካተቱ ሪከርዶች

2. ካላቸው ልዩ ታሪካዊ ጉድኝት (ቁርኝት) የተነሳ

3. ካላቸው አካላዊና ውጫዊ ቅርፅ ወይም ስነጥበባዊ ውበት፣ ዲዛይን፣ ወይም

ከተሰሩበት ማቴሪያል (ቁስ) የፅሁፍ አጣጣል የተነሳ ልዩ ክብር የሚሰጣቸው

ለምሳሌ የሥነ ህንፃ ንድፍ ፣ ብራና ላይ የተፃፈ ፣ ልዩ ልዩ ድጉስ (ጥራዝ)

ያላቸው፣ ለኤግዚቢትነት ተፈላጊ የሆነ ወዘተ

3
 4. ከሚያወጡት ውድ ዋጋ የተነሳ፡፡

5. የሪከርዶች ምዘናና መረጣ መሥፈርቶች

ማንኛውም የመንግስት አካል የሪከርዶች ምዘናና መረጣ ሲያከናውን የሚከተሉትን

መሰፈርቶች ታሳቢ ማድረግ አለበት።

1. ሪከርዱ አንድን የሥራ እንቅስቃሴ ሳያጓድል ሙሉ ለሙሉ መግለፁ (መያዙ)፣

2. በሪከርድ አመንጪው ተቋም የተፈጠረ ስለመሆኑ የማያጠራጥር መሆኑ፣

3. ሪከርዱ የትም ቦታ የሌለ፣ ያልተባዛ እና በአመንጪ ተቋም ብቻ የሚገኝ መሆኑ፣

4. ሪከርዱ ለአገልግሎት አመቺ ፣ ያልተቀዳ እና ግልፅ መሆኑ

5. ሪከርዱ ከሌሎች ሪከርዶች ጋር ግንኙነት ያለው መሆኑ

6. በአፈጣጠራቸው ቀደምትነት ላላቸው ሪከርዶች ልዩ ትኩረት መስጠቱ

7. ሪከርዱ በአመንጪው ተቋም ሳለ ለጥናትና ምርምር የነበረው ፋይዳ

6. ስለሰራተኞች የግል ፋይሎች

1. ማንኛውም የመንግስት አካል ዕድሜያቸው ከ 75 ዓመት በላይ ለሆኑና ሕጋዊ

መብታቸው ለተጠናቀቀ የሠራተኞች የግል ፋይል ብቻ የምዘናና መረጣ ስራ ማከናወን አለበት።

2. በዚህ አንቀፅ ንዑስ አንቀፅ አንድ መሠረት የምዘናና መረጣ ስራ ሲያከናውን ከዚህ በታች ለተመለከቱት የግል
ማህደሮች ልዩ ትኩረት መስጠት አለበት።

ሀ. በአርአያነታቸው ተጠቃሽ የሆኑ የቋሚ እና የጊዜያዊ ሠራተኞች እና የበጎ ፈቃድ አገልጋዮች ምደባ እና ሥራ
አፈፃፀም የተጠናቀሩበት መረጃ የያዘ፣

ለ. ቀደምት የሥራ ልምድ ማስረጃ ፣ የቅጥር ፈፃሚ አባላት ስም ዝርዝር ፣ የቅጥር

ሁኔታ፣የቅጥር ቆይታ፣ የቅጥር ውል ስምምነት ፣በቅጥር ወቅት የተፈፀመ ቃለ -መሀላ፣ከሠራተኛው የሚጠበቅ

ሙያዊ ሥነ-ምግባር ያካተተ፣

ሐ. ቀደምት የሥራ ቆይታ በስነ-ምግባር ጉድለትነት የተመዘገቡ የግድፈት ነጥቦች የያዘ፣

መ. የብዙሃንን መብትና ጥቅም የሚመለከቱ ጉዳዮች የያዘ፡፡

7. በፍ/ቤቶች የሚገኙ የግል ፋይሎች፤

1. በመደበኛ ፍ/ቤቶች ፣ በሸሪዓ ፍ/ቤቶች ፣ በአስተዳደራዊ ፍ/ቤቶች እና በልዩ ፍ/ቤቶች ታይተው ብይን ወይም
ውሳኔ የተሰጠባቸው ሪከርዶች፣
2. ጠቅላይ ፍ/ቤት በሰበር ችሎት ውሳኔ የሰጠባቸው ሪከርዶች እና
3. በፍትህ እና በፖሊስ ጽ/ቤቶች የሚገኙ በማናቸውም ሁኔታ ከእንቅስቃሴ ውጭ የሆኑ ሪከርዶች የመረጣ ሥራ
ይከናወንላቸዋል።

4
 4. የክልል መደበኛ ፣ ሸሪዓ ፣ አስተዳደራዊ እና ልዩ ፍ /ቤቶች እንዲሁም በፍትህና በፖሊስ ጽ/ቤቶች ታይተው
ብይን ወይም ውሳኔ የተሰጠባቸው ሆነው በማናቸውም ሁኔታ ከእንቅስቃሴ ውጭ የሆኑ ሪከርዶችን
በተመለከተ ባለሥልጣኑ ከክልሎች ጋር በሚያደርገው ግንኙነት የሚፈፀም ይሆናል።
5. በዚህ አንቀፅ ከንዑስ አንቀፅ አንድ እስከ አንቀፅ ሦስት የተመለከተው እንደተጠበቀ ሆኖ:-

ሀ. ሽብርተኝነትን፣

ለ. ከኮምፒውተር ጋር የተያያዙ ወንጀሎችን፣

ሐ. ክህደትን ወይም በመንግስት ላይ የመነሳሳት ወንጀሎችን፣

መ. የሙስና ወንጀሎችን፣

ሠ. የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን፣

ረ. የሞግዚት አስተዳደርን፣

ሰ. ብሔራዊ ጠቀሜታ ያላቸው እና

ሸ. የውርስ ክርክርን የተመለከቱ ሪከርዶች ልዩ ትኩረት ተሰጥቷቸው የመረጣ ሥራ ይከናወንላቸዋል፡፡

ክፍል ሦስት

የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ስለማቋቋም

8. በአመንጪ ተቋማት የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ስለማቋቋም

በኢትዮጵያ ብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመጻሕፍት አዋጅ ቁጥር --------/2006 አንቀፅ 15 ንዑስ አንቀፅ 5 ድንጋጌ
መሠረት አመንጪ ተቋማት ለተቋሙ የበላይ ሃላፊ ተጠሪ የሆነ የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ያቋቁማሉ።

1 የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ አባላት ከዓላማ ፈፃሚ የሥራ ዘርፎች ፣ ከህግ፣ ከፋይናንስ፣ ከእንፎርሜሽን
ኮሙኒኬሽን ቴክኖሎጂ እና የሪከርድና ማህደር ኃላፊውን ያካተተ መሆን አለበት።
2 የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ አባላት ብዛት በተቋሙ ሥራ ስፋትና ጥበት ላይ የሚወሰን ሆኖ ከአምስት ማነስና
ከዘጠኝ መብለጥ የለበትም።
3 የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ አባላት በተቻለ መጠን የተቋሙን ታሪክ፣ ሥልጣንና ተግባራት የሚያውቁ ፣
የረዥም ጊዜ የሥራ ልምድና ብቃት ያላቸው ሊሆኑ ይገባል።
4 የሪከርድ መራጭ ኮሚቴው መርሃ ግብሩን በማዘጋጀት የአፈፃፀም ሪፖርቱን ለተቋሙ የበላይ ሃላፊ በየሩብ
ዓመቱ ሪፖርት ማድረግ አለበት።
5 አመንጪ ተቋማት ለሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ሥራ ልዩ ትኩረት በመስጠት አመቺ ሁኔታዎችን የመፍጠር፣
በተለያዩ ምክንያቶች በተጓደሉ አባላት ምትክ በወቅቱ የመተካት ኃላፊነት አለባቸው።
6 የኮሚቴው የሥራ ዘመን ሶስት ዓመት ይሆናል። ሆኖም ተቋሙ ሲያምንበት አባላቱ ለተጨማሪ የሥራ
ዘመን በዲጋሚ ሊመረጡ ይችላሉ።

5
 7 የኮሚቴው አባላት 2/3 እና ከዚያ በላይ ካልተገኙ ምልዓተ ጉባኤ አይኖርም።
8 የሪከርድ ምዘናና መረጣ ወሳኝና ጥንቃቄ የሚያስፈልገው በመሆኑ የኮሚቴው ውሳኔ በውይይትና ክርክር
በሚደረስ ስምምነት ይሆናል። ስምምነት በማይኖርበት ሁኔታ በድምፅ ብልጫ ይወሰናል። አስፈላጊ ሆኖ
ሲገኝ ባለስልጣኑን ያማክራሉ።

9. የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ ተግባርና ሃላፊነት

1. ማንኛውም የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ የሚከተሉትን የቅድመ መረጣ ተግባራት ማከናወን አለበት።

ሀ. ለአስተዳደራዊ ሥራ የማይፈለጉና ከእንቅስቃሴ ውጪ የሆኑ ሪከርዶችን የድጋፍ ሰጪ ፣ የዓላማ ፈፃሚ ዘርፍ ወይም
በጉዳያቸው ወይም በሥራ ክፍላቸው የአፈጣጠር ሥርዓታቸውን በመጠበቅ የመለየት ሥራ ማከናወን አለበት።

ለ. የአፈጣጠር ሥርዓታቸው ተጠብቆ የተለዩ ሪከርዶችን እንዲደራጁ ፣ እንዲፀዱ ፣ እንዲናፈሱ የማድረግ ተግባራትን
ያስተባብራል።

ሐ. ሪከርዶችን በፋይል ለመመዝገብ የሚቀጠሩ ሠራተኞች ቢቻል 12 ኛ ክፍል እና በሶሻል ሳይንስ ትምህርታቸውን
ያጠናቀቁ እንዲሆኑ ያደርግሉ፡፡ በምዘናና መረጣ ዙሪያ ገለፃ እንዲሰጣቸውም ያስተባብራል።

2. የምዘናና መረጣ ስራ ከመከናወኑ በፊት የአመንጪ መ/ቤቱን የምሥረታ ታሪክ፣የሥራ

ባህሪያት፣ ሥልጣንና ተግባራት፣ አሠራር እንዲሁም የሪከርዶቹን ክምችት ጥናት

ያካሂዳሉ።

3. የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ አባላት ወደ ሥራ ከመግባታቸው በፊት በቋሚነት የምዘናና መረጣ ሥራውን ለማከናወን
የሚያስችል መርሃ ግብር መቅረፅ አለባቸው።

4. ከእንቅስቃሴ ውጪ የሆኑ ሪከርዶችን በዚሀ መመሪያ አንቀፅ------ መሠረት በመመዘን በሪከርድ ማዕከል ለተወሰነ ጊዜ
የሚጠበቁትንና ለቋሚ ጥበቃ ወደ ብሔራዊ ቤተመዛግብት የሚዘዋወሩትን እና የሚወገዱትን ይለያሉ።

5. በሪከርዶች የማቆያ እና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ መሠረት የተለዩ ርከርዶች ላይ የሪከርድ መራጭ ኮሚቴው ውሳኔ
ይሰጣል።

6. በምዘናና መረጣ ሂደት ያለፉትን ወይም በሪከርዶች የማቆያና የማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ
መሠረት የተለዩ ሪከርዶች ላይ ውሳኔ ያረፈበት ዝርዝር የያዘ 4 ቅጂ በቃለ-ጉባኤ

በማስፈረም ለተቋሙ የበላይ ሃላፊ ያቀርባሉ።

6
7. የተቋሙ የበላይ ኃላፊም ቃለ-ጉባኤው እንደደረሰው ሪከርዶቹ ከዝውውር ሊስታቸው ጋር
ለባለሥልጣኑ በመላክ የመጨረሻ ውሳኔ እንዲሰጥበት ያደርጋል።

8. የሚሰሩባቸውን ዶክሜንቶች በአግባቡና በሥርዓት በመያዝ ስለሥራው እንቅስቃሴና ውሳኔ አጠቃላይ ገላጭ ሪፖርት
ማዘጋጀት አለበት።

ክፍል አራት

ስለሪከርዶች ዝውውር

10. ሪከርዶችን የማዛወሪያ ጊዜ

1. ሪከርዶች ከአመንጪው ተቋም ወደ ባለሥልጣኑ የሚዛወሩት ባለሥልጣኑ በሚያወጣው የሪከርዶች ዝውውር

መርሃ ግብር መሠረት ሲሆን በዓመት አንድ ጊዜ ይሆናል።
2. የዚህ አንቀጽ ንዑስ አንቀጽ አንድ ድንጋጌ ቢኖርም ከአቅም በላይ የሆነ ምክንያት ካለ የማዛወሪያ ጊዜው
ሊረዝም ይችላል። ሆኖም ጊዜው ከሦስት ዓመት በላይ ለሆነ ጊዜ ሊተላለፍ አይችልም።

11. ሪከርዶችን ለዝውውር ስለማዘጋጀት

ማንኛውም የመንግስት አካል የዝውውር ጥያቄው ተቀባይነት ሲያገኝ:-

1. በዝገት ጉዳት ሊያስከትሉ የሚችሉ እንደ እስፒል ፣ አግራፍ ፣ ፋስትነር የመሳሰሉትን ብረት ነክ ቁሶች
በፕላስቲክ ወይም በሲባጎ ክር የመቀየር፣
2. ለዘለቄታና ለተወሰነ ጊዜ እንዲጠበቁ የተመረጡ ሪከርዶች ያረጁና የተጎዱ ክላሰሮችንና አቃፊዎችን በአዲስ
የመተካት፣
3. ሪከርዶችን በምዝገባ ቅደም ተከተላቸው መሠረት ከባለሥልጣኑ ጋር በሚደረስ ስምምነት ለማጓጓዝ አመቺ
በሆነ ካርቶን ወይም ሳጥን ለእያንዳንዱ ጊዜያዊ መለያ ቁጥር በመስጠት የማዘጋጀት፣
4. የሚዛወሩ ሪከርዶችን ዝርዝር የዝውውር ሊስት በአራት ኮፒ አዘጋጅቶ አንዱን ለመሥሪያ ቤቱ በማስቀረት
ሦስቱን ለባለሥልጣኑ የመላክ፣
5. ሚስጢራዊና ልዩ ጥበቃ ሊደረግላቸው የሚገባ ሪከርዶችን በመለየት ለሕዝብ ክፍት የሚሆኑበትን ጊዜ
የማስቀመጥ ፣ እንዲሁም ወደ ባለሥልጣኑ ሊዛወሩ የሚገባቸው በልዩ ምክንያት ያልተዛወሩ ሪከርዶች ሲኖሩ
የማሳወቅ፣
6. ሪከርዶቹን በጥንቃቄ በሽፍን መኪና አጓጉዞ ለባለሥልጣኑ የማስረከብ ግዴታ አለበት።
7. በዚህ አንቀጽ ከንዑስ አንቀጽ 1 እስከ 6 የተመለከተው እንደተጠበቀ ሆኖ አመንጪ ተቋማት ወደ ባለሥልጣኑ
የተዛወሩ ሪከርዶቻቸውን የመጠቀም ወይም የመዋስ መብት አላቸው።

12. ሪከርዶችን ወደ ባለስልጣኑ ስለማዛወር

1. አዋጁ ተፈፃሚ የሚሆንባቸው አመንጪ ተቋማት ዘላቂ ፋይዳ ያላቸውን ሪከርዶች ወደ ባለሥልጣኑ
የሚያዛወሩት ከአቅም በላይ የሆነ ምክንያት ከሌለ በቀር በሪከርድ ማዕከል በኩል ይሆናል።
7
 2. ከግለሰቦች ወይም ከግል ተቋማት በስጦታ ወይም በሽያጭ መዛግብትን ወደ ባለሥልጣኑ ለማዘዋወር ሲፈለግ
በብሔራዊ መዝገብ የተመዘገቡ ፣ ሀገራዊና ዘላቂ ጠቀሜታ ያላቸው ብቻ ተመርጠው ይሆናል።
3. በአዋጁ አንቀፅ 7 ንዑስ አንቀፅ 10 በተደነገገው መሠረት ወይም ከአቅም በላይ የሆነ ምክንያት ከሌለ በቀር
የግለሰብም ሆነ የግል ተቋማት መዛግብት የምዘናና መረጣ ሥራ ሳይከናወን ወደ ባለሥልጣኑ አያዛወሩም።
4. ግለሰቦች ወይም የግል ተቋማት መዛግብታቸውን ለባለሥልጣኑ በስጦታ ለማስተላለፍ ጥያቄ ሲያቀርቡ
የምዘናና መረጣ ውሳኔውን ለመቀበልና ያልተመረጡትን ኃላፊነት በመውሰድ መስማማታቸውን ፣ ከዝውውር
በኋላ የመዛግብቱ ባለቤትነት መብት የማን እንደሚሆን ፣ ለሕዝብ አገልግሎት ክፍት ሊሆኑና የሚችሉበትን
ሁኔታ በፅሁፍ ግልፅ ማድረግና ማረጋገጥ ይኖርባቸዋል።

ክፍል አምስት

ስለሪከርዶች አወጋገድ

13. ሪከርዶችን ስለማስወገድ

ማንኛውም የመንግስት አካል ከውዝፍ ክምችትም ሆነ በሪከርዶች የማቆያ የጊዜ ሰሌዳ የተመረጡትን እና እንዲወገዱ
የተወሰነባቸው ሪከርዶችን የሚያስወግደው በዚህ መመሪያ መሠረት ብቻ ይሆናል።

14. የሪከርዶች ማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ

ማንኛውም የመንግስት አካል:-

1. እንዲወገድ የተወሰነበትን ሪከርድ የሚያስወግድበት የጊዜ ሰሌዳ ማዘጋጀት አለበት።

2. በዚህ አንቀፅ ንዑስ አንቀፅ አንድ የተመለከተው የሪከርድ ማስወገጃ የጊዜ ሰሌዳ የሚከተሉትን ሁኔታዎች
ያካተተ መሆን አለበት:-
ሀ. ሪከርዶች የሚወገዱበት ሂደት፣
ለ. ምን ያህል ፋይሎች/አቃፊዎች በተመሳሳይ ጊዜ እንደሚወገድ፣
ሐ. የሪከርድ አስወጋጅ ኮሚቴ በበላይነት እንዴት እንደሚከታተል፣
መ. የማስወገጃ ዘዴዎች።

15. ስለሪከርድ ማስወገጃ ዘዴዎች

ማንኛውም መንግስታዊ አካል እንዲወገዱ ውሳኔ የሰጠባቸውን ሪከርዶች ከዚሀ በታች ከተመለከቱት ውስጥ
በአንዱ ሊያስወግድ ይችላል።

ሀ. በመቦጫጨቅ መቅበር ወይም ማቃጠል፣

ለ. በመፍጨት ለሌላ አገልግሎት ማዋል፣

ሐ. ፎርማት በማድረግ ወይም ፋይሎችን የያዘውን ቁስ በመሰባበር።

16. የሪከርድ አወጋገድ ሥርዓት

ማንኛውም የመንግስት አካል ሪከርዶችን ሲያስወግድ ከዚህ በታች የተመለከቱትን

8
 ሥርዓት መፈፀም አለበት።

ሀ. የሚወገዱ ሪከርዶችን ዝርዝር አዘጋጅቶ ለባለሥልጣኑ በመላክ የአሠራሩን

ህጋዊነት ያረጋግጣል።

ለ. የሚወገዱት ሪከርዶች በትክክል በዝርዝሩ መሠረት መሆኑን ማረጋገጥ

ይኖርበታል።

ሐ. የሚወገዱ ሪከርዶች በሚገባ ታሽገው ዝግ በሆነ ተሽከርካሪ ማጓጓዝ ይኖርበታል።

መ. የሪከርድ አመንጪው ተቋም እና የባለሥልጣኑ ተወካዮች በተገኙበት በጥበቃ

ታጅቦ እና በጥንቃቄ መከናወን አለበት።

ሠ. ሚስጥራዊ እና የማይገለጹ መረጃዎችን የያዙ ሪከርዶች ከሌሎች ሪከርዶች

ተለይተው ጥብቅ ቁጥጥር እና ምስጢራዊነታቸውን በጠበቀ ሁኔታ ታሽገው ሊወገዱ

ይገባል።

ረ. ሪከርዶችን የማስወገድ ሥራ በሥራ ተቋራጮች እንዲከናወን አመንጪው ተቋም

ከፈለገ በበላይ ኃላፊዎችና በባለሥልጣኑ ተወካዮች ቁጥጥር እና ክትትል በአግባቡ

መከናወን አለበት።

17. ሪከርዶች በሚወገዱበት ጊዜ ስለሚያዙ ተተኪ መረጃዎች

ማንኛውም መንግስታዊ አካል ሪከርዶችን ሲያስወግድ ከዚህ በታች የተመለከቱትን

ተተኪ መረጃዎች መያዝ አለበት።

ሀ. ቃለ-ጉባኤዎች

ለ. ባለሥልጣኑ እንዲወገዱ ትዕዛዝ የሠጠበት ደብዳቤ

ሐ. የሚወገዱ ሪከርዶች የያዘ ዝርዝር፡፡

ክፍል ስድስት

ልዩ ልዩ ድንጋጌዎች

18. የተከለከሉ ተግባራት

ማንኛውም የመንግስት አካል:-

1. ስለ ሪከርዶች አወጋገድ በተመለከተ በወጣው አዋጅ ፣ ደንብና በዚህ መመሪያ ከተቀመጡ ድንጋጌዎች ውጭ
ሪከርዶችን ማስወገድ አይችልም።
2. እንዲወገድ የተወሰነበትን ሪከርድ በማናቸውም ሁኔታ ለሦስተኛ ወገን አሳልፎ መስጠትም ሆነ ጥቅም ላይ
ማዋል አይችልም።

9
 3. በዚህ መመሪያ ውስጥ ለማስወገድ ከተመረጡት ዘዴዎች ውጪ ሪከርዶችን ማስወገድ አይችልም።

19. አስተዳደራዊ እርምጃዎች

ማንኛውም ሰው:-

1. በሪከርድ አመንጪ ተቋም የተፈጠረውን የወረቀትም ሆነ የኤሌክትሮኒክስ ሥራ አመራር ያደናቀፈ፣

2. የሪከርድ አመንጪ ተቋምን የመረጃ ማዕከል ሪከርድ ወይም የሥራ ክፍል ሪከርዶችን የሰረዘ ወይም የደለዘ
ወይም ሆነ ብሎ የቀደደ፣
3. ሳይፈቀድለት ከማህደር ውስጥ ሪከርዶችን ያወጣ ወይም ወደ ማህደሩ የጨመረ፣
4. ሆነ ብሎ ወይም በቸልተኝነት ማህደሮችን ወይም በውስጣቸው የሚገኙትን ሪከርዶች እንዲጠፉ ያደረገ፣
5. የሪከርዶች ዝውውርን ባለሥልጣኑ ባስቀመጠው የጊዜ ገደብ ያላዛወረ፣
6. ማህደሮችን ወይም ሪከርዶችን ለተፈጥሮም ሆነ ለሰው ሰራሽ አደጋዎች በሚያጋልጥ ሁኔታ ያስቀመጠ እና
ተመሳሳይ ችግሮች የፈጠረ እንደሆነ በወንጀል ህግ ተጠያቂ መሆኑ እንደተጠበቀ ሆኖ አግባብነት ባለው ህግ
መሠረት ጥፋተኛ ሆኖ ሲገኝ በዲሲፕሊን ይቀጣል።

20. ስለ ዳግም ምዘና እና መረጣ

1. ባለሥልጣኑ በመዛግብትነት የተረከባቸውን ሪከርዶች የመዛግብትነት ፋይዳ የላቸውም ብሎ ሲያምን አመንጪ ተቋማትን
በማሳተፍ ዳግም መረጣ ሊያከናውን ይችላል፡፡

2.

21. የሥራ ማስፈፀሚያ ቅፆች ስለማዘጋጀት

ባለሥልጣኑ ለሪከርድ መረጣ ፣ ዝውውር እና አወጋገድ ሥራ አስፈላጊ የሆኑ

ቅፆችን በማዘጋጀት ሥራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል።

22. መመሪያውን ስለማሻሻል

ይህ መመሪያ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ በማናቸውም ጊዜ ሊሻሻል ይችላል።

23. የአሰራር መመሪያ ስለማዘጋጀት

ባለሥልጣኑ ይህን መመሪያ ለማስፈፀም የሚረዱ የአሰራር ማኑዋሎችን ያዘጋጃል።

24. ተፈፃሚነት ስለሌላቸው ህጎች

ከዚህ መመሪያ ጋር የሚቃረኑ ማናቸውም መመሪያ ወይም የተለመደ አሰራር በዚህ

መመሪያ ውስጥ በተመለከቱ ጉዳዮች ላይ ተፈፃሚነት አይኖረውም።

25. መመሪያው የሚፀናበት ጊዜ:-

ይህ መመሪያ ከ--------------- ዓ/ም ጀምሮ የፀና ይሆናል።

አዲስ አበባ--------- ቀን 2006 ዓ/ም

አብርሃም ጮሻ

10
የብሔራዊ ቤተመዛግብትና ቤተመጻህፍት ባለስልጣን

ዋና ዳይሬክተር

11