ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HỌC (60p)

I. Tình huống quản trị (40p) 6 đ

* Hướng dẫn làm bài: Các tình huống chưa đủ dữ kiện để trả lời vì vậy trước khi
trả lời cần đưa thêm đk vô để trả lời

VD: Trong 3 phong cách lãnh đạo thì phong cách nào là tốt nhất?

=> Đưa ra đk, ví dụ đề thấy rằng phong cách dân chủ, tự do hay độc đoán đó phù
hợp với đk, hoàn cảnh và tình huống đó thôi.

* Phần lớn tình huống rơi vô: 4 chức năng quản trị

II. Lý thuyết

1. Có bao nhiêu chức năng quản trị (4: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát-
ktra)

- Nêu vắn tắt nd của 4 chức năng

+ Hoạch định: xác định mục tiêu và quyết định tốt nhất mục tiêu

* Trả lời

1. Hoạch định: xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt đc mục tiêu

2. Tổ chức: phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

3. Lãnh đạo: tác động đến người khác để đảm bảo đạt đc mục tiêu đã đề ra

4. Kiểm soát: ktra việc thực hiện so với mục tiêu đã đề ra

2. Có bao nhiêu cấp bậc quản trị (3: cao cấp, trung cấp, cấp cơ sở). Cho vd về mỗi
cấp

* Lưu ý cho việc cho ví dụ: phải cho vd 3 cấp đó cùng 1 mạch

VD: Lấy Cty (Cty TNHH A) gồm GĐ, trưởng phòng, tổ trưởng. Cty TNHH A có
cơ cấu tổ chức như sau: giám đốc và các phòng ban và các đội tổ ở dưới. Như vậy, đối
với cty này thì giám đốc là nhà quản trị cao cấp, trưởng các phòng ban là nhà quản trị
trung cấp và các đội tổ là nhà quản trị cấp cơ sở

* Trả lời:
 - Cao cấp (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT,...): nhà quản trị ở cấp bậc tối
cao chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Chức năng: xây dựng chiến
lược hành động và phát triển của tổ chức

- Trung cấp (trưởng phòng, cửa hàng trưởng,..): đây là cấp chỉ huy trung gian.
Nhiệm vụ: quản trị các quản trị viên cấp cơ sở thuộc quyền vừa điều khiển các nhân viên
khác. Có chức năng thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp
các công việc thực hiện nhằm hướng đến mục tiêu chung

- Cấp cơ sở (tổ trưởng, trưởng nhóm, đốc công,..): là những nhà quản trị ở cấp bậc
cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng 1 tổ chức. Nhiệm vụ:
hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên trong các công việc thường ngày để hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, họ còn trực tiếp tham gia các công việc sx
KD như các nhân viên khác dưới quyền

3. Có bao nhiêu kỹ năng của nhà quản trị/ nhà quản trị có bao nhiêu kỹ năng (3)

* Nhà quản trị thì có rất nhiều kỹ năng nhưng trong môn quản trị học này thì ta
nghiên cứu 3 kỹ năng: tư duy, nhân sự và chuyên môn (kỹ thuật)
 * Tại sao nói nhà quản trị cao cấp kỹ năng tư duy cao hơn nhà quản trị cấp cơ sở?

* Tại sao nói kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị cấp cơ sở cao hơn nhà quản trị
cao cấp?

=> Phải xem nhà quản trị cấp cao ngta đảm nhận những chức năng gì? Làm những
gì?

=> Nhà quản trị cấp cơ sở thì ngta chuyên về chuyên môn. Vd: tổ trưởng, đội
trưởng ngta chuyên về chuyên môn đó

* Trả lời

1. Nhà quản trị cần rất nhiều kỹ năng tuy nhiên, trong môn quản trị học này thì ta
nghiên cứu 3 kỹ năng chính sau:
 - Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn): những khả năng cần thiết để thục hiện 1 công
việc cụ thể hay là trình độ chuyên môn của nhà quản trị

- Kỹ năng nhân sự: là khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển con người,
tập thể. Đây là kỹ năng đòi hỏi tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với
người khác nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung.

- Kỹ năng tư duy: đòi hỏi nhà quản trị hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường,
biết cách giảm thiểu sự phức tạp. Đây là kỹ năng khó tiếp thu nhất nhưng cũng quan
trọng nhất đối với nhà quản trị

2. Các nhà quản trị đều cần có đủ 3 kỹ năng nhưng tầm quan trọng của mỗi kỹ
năng lại tùy theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức

- Kỹ năng chuyên môn giảm dần tầm quan trọng khi lên cao dần (nhà quản trị cấp
cao kỹ năng chuyên môn thấp hơn nhà quản trị cấp cơ sở). Cấp cơ sở kỹ năng chuyên
môn là cần thiết vì nhà quản trị cấp này làm việc chặt chẽ với tiến trình sx nơi mà tài
năng chuyên môn đặc biệt quan trọng. Ngoài ra nhà quản trị cấp cơ sở đôi khi còn trực
tiếp tham gia vào công việc sx

- Kỹ năng tư duy ở nhà quản trị cao cấp cao hơn nhà quản trị cấp cơ sở: Người
quản trị cao cấp là người xây dựng chiến lược hành động và phát triển của tổ chức và
những kế hoạch, chính sách và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực
hiểu biết mức độ ảnh hưởng với 1 sự thay đổi trong 1 lĩnh vực này với nhiều lĩnh vực
khác

- Kỹ năng nhân sự là như nhau: nhà quản trị nào cũng cần làm việc với con người

* Tại sao nói kỹ năng nhân sự của 3 cấp là như nhau?

=> Quản trị là thông qua người khác để đạt đc mục tiêu đề ra. Như vậy, rõ ràng là
tôi là nhà quản trị cấp co sở thì tôi vẫn phải làm việc với nhân viên của tôi còn anh là nhà
quản trị cao cấp thì anh cũng làm việc với nhân viên của anh, tôi là quản trị cấp cơ sở tôi
là nhân viên của anh nhưng ở dưới tôi vẫn còn nhân viên của tôi nữa. Vì vây, những kỹ
năng nhân sự ở cấp quản trị, cấp nào cũng như nhau và cũng đc có những kỹ năng như
nhau bởi vì, phần lớn quản trị là thông qua người khác tức là chúng ta làm việc với con
người

4. Có bao nhiêu môi trường quản trị (3: vĩ mô, vi mô và nội bộ). Cho 1 vd về 1 môi
trường quản trị liên quan đến quản trị (chức năng quản trị)
 - Vĩ mô: bao gồm các yếu tố, các lực lượng bên ngoài tổ chức thường tác động 1
cách gián tiếp đến tất cả các tổ chức hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau. Môi trường Vĩ
mô bao gồm các yếu tố sau:

+ KT: GDP, Lãi suất,.. Lấy 1 phần trong 3 ý để phân tích: VD: GDP có mqh gì với
hoạch định

+ Ctr: thể hiện qua quan điểm, định hướng phát triển KT của NN. Các chính sách
thể hiện những ưu đãi, khuyến khích đối với 1 số ngành nghề đồng thời có những chế tài
hạn chế những hạn mục cấm KD. 1 QG đc coi là có chính sách cởi mở khi chính sách đó
mang lại sự thuận tiện và sức hấp dẫn đối với các DN trong và ngoài nước

+ PL

- Vi mô: bao gồm các yếu tố trong ngành và là các yếu tố ngoại cảnh đối với hãng,
quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong các ngành sx KD thông qua 5 yếu tố cơ
bản: đối thủ cạnh tranh, khách hàng, người cung cấp, các đối thủ mới tiềm ẩn và hàng
thay thế.

VD về mức độ cạnh tranh trong chức năng quản trị - chức năng hoạch định: Sự
hiểu biết về đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Các đối thủ cạnh tranh
quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh từ đó hoạch định ra các thủ thuật giành lợi thế
trong ngành. Sự cạnh tranh đặt ra ra cho DN cần có kỹ năng hoạch định, phân tích đối thủ
của mình từ đó đưa ra các mục tiêu trước mắt và tương lai, đề ra các chiến lược có tiềm
năng.

- Nội bộ là môi trường bên trong của tổ chức, bao gồm các yếu tố, các điều kiện
mà tổ chức có khả năng kiểm soát được. Bao gồm: nguồn năng lực, khả năng tài chính,
khả năng nghiên cứu và phát triển, khả năng sx và KD,...

5. Vẽ 1 sơ đồ tổ chức và cho biết đó là sơ đồ tổ chức nào? (ma trận, trực tuyến khó;
nên làm địa lý, sp, chức năng)

- Địa lý: mô hình tp HCM chia ra 24 quận huyện. Trên ghi là phân phối tp HCM.
Nếu cta để nguyên 24 quận huyện thì cta gạch 24 cái. Hoặc chia ra 5: 1 cái là trung tâm,
Đông, Tây, Nam, Bắc. VN chia làm 3 vùng (Bắc, Trung, Nam). 63 tỉnh thành

- Chia theo sp: Cty Vĩnh Hảo mình giả thiết thiết kế cty này về phân phối sp thì
giả định cty này có 3 dòng sp là nước khoáng, sữa và nước ngọt có gas thì ta chia ra 1 bên
quản lý nước suối, 1 bên quản lý sữa, 1 bên quản lý nước ngọt

- Sơ đồ theo chức năng: Phòng marketting, Phòng quản lý, kế toán, nhân sự, sx,...
 VD:

6. Theo mức độ tập trung quyền lực thì có bao nhiêu phong cách lãnh đạo (3: dân
chủ, tự do và độc đoán)

- Theo mạng lưới: bàn cờ hay Mouton ( 9-1; 1-9; 9-9; 1-1;5-5). Phong cách chính
thì có 5 cái hoặc có rất nhiều phong cách (81)
 * Chọn 1 cái và giải thích lý do. Cần đưa tình huống cụ thể vào để giải thích

* Trả lời:

- Dân chủ: nhà quản trị ra quyết định sau khi bàn bạc, trao đổi và tham khảo ý kiến
của cấp dưới

- Tự do: phong cách trong đó nhà quản trị cho phép người dưới quyền ra quyết
định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra quyết định của tổ chức

- Độc đoán: phong cách trong đó nhà quản trị trực tiếp ra quyết định mà ko cần
tham khảo ý kiến người dưới quyền

=> Mỗi phong cách lãnh đạo đều có ưu và nhược điểm riêng nên đòi hỏi các nhà
quản trị cần dựa vào các yếu tố cụ thể khác nhau: đặc điểm phát triển của tập thể; đặc
điểm tâm lý cá nhân của nhà quản trị,.. để lựa chọn phong cách quản trị phù hợp. Mặt
khác, nhà quản trị cần thay đổi phong cách lãnh đạo khi nó ko còn phù hợp với tổ chức.

7. Có bao nhiêu hình thức ktra (3: ktra trước, ktra trong và ktra sau). Ưu và nhược
điểm của mỗi loại ktra. Cho vd

- Kiểm tra lường trước

Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.
Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm
cách ngăn ngừa trước.
Vd: Phương pháp sơ đồ mạng lưới còn gọi là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương trình (PERT:
Program Evaluation and Review Technique), giúp nhà quản trị lường trước các vấn đề phát sinh trong các
lãnh vực chi phí hoặc phân bổ thời gian, và có biện pháp ngăn chặn ngay từ đầu các hao phí về tài chánh
hoặc về thời gian.

- Ktra đồng thời

Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn
ra. Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp. Khi một quản trị
viên xem xét trực tiếp các hoạt động của thuộc viên, thì ông ta có thể đánh giá (hoặc thẩm
định) việc làm của thuộc viên, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót (nếu có) của thuộc
viên đó. Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tác động điều chỉnh, thì mức độ trì
hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít nhất.
 Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời. Thí dụ: Hầu hết
các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi một phép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng
thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu là sai. Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo cho ta biết tại
sao lệnh đó sai.

- Kiểm tra phản hồi

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.
Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố
thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào
tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra. Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn
kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra đồng thời.

+ Thứ nhất, nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm thế
nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị.

+ Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm
việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong công ty những thông tin cần thiết phải làm
thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai.

VD: Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do
những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó.

8. Tiến trình ktra có bao nhiêu bước (3: thiết lập các tiêu chuẩn ktra, đo lường hay
tiến hành ktra thực tế; điều chỉnh sửa sai)

* Trả lời:

- Thiết lập các tiêu chuẩn ktra: tiêu chuẩn là cơ sở đo lường kết quả có thể đc diễn
tả bằng các chỉ tiêu định lượng như: số giờ công, số lượng phế phẩm hoặc đvi tiền tệ như
chi phí, doanh thu,..

- Đo lường thành quả: Nên hình dung ra thành quả trước khi nó đc thực hiện từ đó
có biện pháp sửa chữa kịp thời. Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn đc xác định
đúng đắn và thành quả của nhân viên đc xác định chính xác.

- Sửa chữa sai:

+ Sửa lại kế hoạch, phân công lại công việc,...

+ Ktra mang tính chất dự phòng tức là nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể xảy
ra. Vì tiến trình lâu dài của hoạt động ktra nên cần nhấn mạnh đến việc ktra mang tính dự
phòng