‫محتويات‬

‫‪ ١‬العون اإلداري‬
‫‪ ٢‬مهام العون اإلداري‬
‫‪ ٣‬أنواع العون اإلداري‬
‫‪٤‬المراجع‬
‫العون اإلداري العون اإلداري يُعرف بالمساعد اإلداري أيضاً‪ ،‬وهو منصب أو فئة وظيفيّة‬
‫ذات نطاق واسع تحتاج إلى تعيين شخص مختص بتقديم كافة أنواع الدعم اإلداري لجميع‬
‫األفراد والجماعات في مختلف الشركات التجاريّة‪]١8[.‬‬
‫يمكن تعريف العون اإلداري أيضا ً بأ ّنه شخص تقع على عاتقه تأدية المهام والواجبات التي‬
‫يقوم بها السكرتير؛ ومن أهم هذه المهام الكتابة وتنظيم الملفات‪ ،‬واإلجابة على المكالمات‬
‫الهاتفيّة؛ باإلضافة إلى تدوين المالحظات خالل المؤتمرات والمجتمعات المنعقدة‪ ،‬كما توكل‬
‫إليه مهمّة اإلشراف على الخدمات اللوجستية أحياناً‪ ،‬هذا ويؤ ّدي دوراً ها ّما ً في تعاونه مع‬
‫المشرفين القائمين على المشاريع المهمّة في حياة المنشأة‪]١8[.‬‬
‫مهام العون اإلداري وظيفة العون اإلداري تعد النقطة األكثر بعداً عن السكرتير‪ ،‬لتضم كافة‬
‫المهام المتعلقة بالخدمات اللوجستية كطلب المعدات‪ ،‬واألوراق التي يتم تداولها داخل‬
‫المنشأة وخارجها‪ ،‬والعمل على ترتيب الجداول وتنسيقها‪]٢[.‬‬
‫صا ً‬
‫كما ُتوكل إلى المساعد اإلداري دور مزوّ د المعلومات‪ ،‬إذ يكون بذلك مصدراً خا ّ‬
‫للمعلومات مع الجمهور‪ ،‬حيث يزو ّدهم بما يحتاجونه من معلومات‪ ،‬ويكون المتصرّ ف‪8‬‬
‫األول باسم الشركة في كثير من المواقف واألمور التي تتطلب موقفا ً حازماً‪]٢[.‬‬
‫يشار إلى أنه من الممكن توكيل العون اإلداري بمهمّة تدريب الموظفين الجدد على العمل‪،‬‬
‫وي ُّخص بالذكر تلك الفئة التي ستتولى مها ّما ً إداريّة حسّاسة‪ ،‬تكون بحاجة إلى خبرة العون‬
‫اإلداري حول كيفيّة إتمام العمليّات المعرفية في المنشأة‪ ،‬والكيفيّة التي يتم بها التعامل مع‬
‫المعدات المكتبية‪ ،‬وتاليا ً بعض الوظائف المختصرة التي يقوم بها العون اإلداري‪]٢[:‬‬

‫مد يد العون في كافة جوانب التنظيم اإلداري‪ ،‬والحرص على متابعة الدليل‬ ‫‪‬‬
‫وصيانته أوالً بأول‬
‫مراقبة مستويات األسهم بدقة‪ ،‬مع الحرص على إدارة وتنظيم أمور جرد األصول‬ ‫‪‬‬
‫واإلمدادات إلى جانب تقديم المصادر للمورّ دين والفواتير‪8.‬‬
 ‫العمل مل ّيا ً على حل المشاكل أوالً بأول من خالل إيجاد التنسيق المستمر بين‬ ‫‪‬‬
‫اإلدارات والوحدات العاملة‪.‬‬
‫القيام بعمليّة الجدولة للمهام ذات العالقة باالجتماعات والمقابالت وما تحتاج إليها‬ ‫‪‬‬
‫من تنسيق‪.‬‬
‫إرسال البريد والطرود والفاكسات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام برامج ‪ MS-OFFICE‬في إعداد المراسالت التجاريّة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أنواع العون اإلداري تشمل أنواع العون اإلداري ما يلي‪]٣[:‬‬
‫‪ -‬موظف إداري تحت مسمّى عون أو مساعد إداري‪ ،‬ويتم تعيينه بشكل خاص‬
‫لبعض الفرق واألقسام ضمن شركة معيّنة تتعلق بأمور إدارة األقسام كالموارد‬
‫البشرية‪ ،‬والتسويق‪ ،‬وتقنية المعلومات‪8.‬‬
‫‪ -‬السكرتير‪ ،‬ويسمى أحيانا ً المساعد التنفيذي‪ ،‬وهو ذلك الشخص المسؤول عن‬
‫تقديم الدعم لجميع األفراد من ذوي المستوى الرفيع في المنشأة‪ ،‬ويدخل في‬
‫نطاق مسؤوليّته غالبا ً التعامل مع المعلومات والبيانات الخاصّة باألفراد‪.‬‬
‫‪ -‬موظف االستقبال‪ ،‬وتتمثل مهمته باإلجابة على االتصاالت الهاتفيّة‪ ،‬وتدوين‬
‫واستالم الرسائل الخاصّة بالمكتب‪ ،‬باإلضافة إلى استقبال زوار المكتب‪.‬‬
‫‪ -‬مساعد المشروعات‪ ،‬ويقتصر نشاطه على دعم المشاريع في المنشأة‪.‬‬
‫‪ -‬المساعد الشخصي‪.‬‬
‫‪ -‬الموظف المكتبي‪ ،‬ويقوم بحفظ الملفات وإدخال البيانات مكتب ّياً‪.‬‬
‫‪ -‬مساعد الحسابات‪.‬‬
‫‪ -‬مساعد اإلنتاج‪.‬‬