HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SMILE POS

Cho thu ngân các điểm bán hàng

1. Mục đích và phạm vi:
Tài liệu này cung cấp các bước chi tiết cho người dùng tạo và lập hóa đơn dịch vụ của khách
tại các điểm bán hàng (Nhà hàng, quầy bar, Banquet, Spa, quầy lưu niệm….)

2. Các thao tác chính:

- Mở hóa đơn.
- Ghi nhận các mặt hàng, dịch vụ khách sử dụng.
- Khấu trừ và giảm giá.
- Tách và gộp hóa đơn.
- In hóa đơn nháp.
- Thanh toán và đóng hóa đơn.
- Báo cáo cuối ca, cuối ngày.

3. Mở check(hóa đơn)
Mở bill ngay khi khách bắt đầu sử dụng dịch vụ.

Bấm chọn bàn hoặc bấm New để mở check(hóa đơn).

Nhập thông tin về hóa đơn :

Page 1 of 17
Meal period: Breakfast, Lunch, Dinner thông tin phục vụ thống kê theo bữa, hệ thống tự lựa chọn
theo giờ máy tính, thông thường thì Breakfast từ: 06:00 đến 10:00, Lunch từ 10:01 đến 16:00,
Dinner toàn bộ thời gian còn lại. Chỉ lựa chọn khi máy tính sai giờ hoặc cần điều chỉnh cho quá
khứ.
#Cover: số lượng khách của check(hóa đơn), thông tin phục vụ thống kê. Bấm chọn và nhập số
lượng từ bàn phím ảo trong màn hình.
Nhấn OK để tiếp tục.

4. Ghi Order:

Page 2 of 17
Chọn mặt hàng mà khách sử dụng từ menu của hệ thống.

Bấm chọn item để ghi order, mỗi lần chọn sẽ ghi vào hóa đơn số lượng mặt hàng là 1. Nếu
order số lượng nhiều thì chọn số lượng trước khi chọn mặt hàng.
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ, mặt hàng ngoài menu trong hệ thống thì sử dụng món mở
(open item), Món mở, open item thường được đặt trong nhóm other. Khi chọn món mở phải
chọn đúng lớp hàng tương ứng với dịch vụ. Vd: khách gọi Phở bò trong hệ thống không có
phở bò thì chọn Món mở đồ ăn (Open Food) để vào hệ thống.

Page 3 of 17
nhập số lượng, tên hàng và đơn giá

Hủy mặt hàng trong hóa đơn:

Page 4 of 17
Khi ghi order nếu ghi sai mặt hàng hoặc sai số lượng, sử dụng chứng năng VOID để điều
chỉnh. Chọn mặt hàng cần điều chỉnh và nhấn VOID.
Khi hủy mặt hàng nếu số lượng mặt hàng là 1 hệ thống xác nhận việc hủy như hình dưới:

Nếu mặt hàng muốn hủy có số lượng nhiều hơn 1 hệ thống yêu cầu nhập số lượng mặt hàng
muốn hủy:

Page 5 of 17
 Nhập số lượng muốn hủy và nhấn OK.
Sau khi ghi xong order của khách nhấn SEND ORDER để lưu hóa đơn và trở lại sơ đồ
bàn(giao diện chính).

Sơ đồ bàn thể hiện bàn đang có khách, có hóa đơn là các bàn màu đỏ.
Nếu khách order thêm ta chọn bàn đang có hóa đơn, hệ thống sẽ mở lại hóa đơn và ta tiếp tục
nhập order như các bước phía trên.

5. Ghi nhận giảm giá:

Có 2 cách giảm giá:

Page 6 of 17
a. Giảm giá cho 1 mặt hàng:

Mở lại hóa đơn  chọn mặt hàng muốn giảm và nhấn ITEM DISCOUNT .

Giảm giá theo phần trăm:  nhập số % và nhấn Percentage.

Nếu giảm giá theo tiền:  nhập số tiền và nhấn Amount.

Page 7 of 17
Nhập diễn giải cho giảm giá nếu muốn và nhấn OK.

Diễn giải của mặt hàng đã ghi nhận giảm giá.

b. Giảm giá cho cả hóa đơn:
Mở hóa đơn và chọn DISCOUNT

Page 8 of 17
6. Tách và ghép hóa đơn:
a. Tách hóa đơn:
Tách hóa đơn khi khách có yêu cầu (2 khách ăn uống khi thanh toán yêu cầu tách hóa
đơn, ai ăn gì có bill của người đó) hoặc tách theo tình huống (khách ăn hết 1.000.000
trả tiền mặt 800.000, 200.000 chuyển về phòng thanh toán sau).

Mở bill của khách, nhấn Split.

Page 9 of 17
 Tách tự động (chia đều)

Nhập số lượng lượng hóa đơn cần tách, chọn cách tách Auto và nhấn OK. Hệ thống sẽ
tự động chia hóa đơn theo số lượng bill đã nhập.

 Tách theo số tiền: tách khi khách yêu cầu hoặc tách khi 1 hóa đơn khách thanh
toán bằng 2 hình thức khác nhau (1 phần bằng tiền mặt, 1 phần bằng thẻ, hoặc 1
phần chuyển về phòng)

Page 10 of 17
 Bấm chọn Amount và nhập số tiền muốn tách, nhấn OK để hệ thống tách.
 Tách thủ công: dùng khi khách có yêu cầu (VD: 2 khách ăn uống khi thanh toán
yêu cầu tách hóa đơn ai dùng món nào sẽ thanh toán món đó)
Chọn Manual  nhấn New để tạo bill mới :

Chọn mặt hàng để chuyển sang bill mới  nhập số lượng muốn chuyển nhấn > để chuyển
sang bill mới.

Page 11 of 17
Các mặt hàng trên bill mới. Nhấn OK để hoàn tất việc tách bill. Sau khi nhấn ok sẽ quay
về giao diện của hóa đơn gốc. Nhấn Send Order để về giao diện sơ đồ bàn.

Page 12 of 17
 Bàn với 2 hóa đơn đã tách, trên sơ đồ bàn sẽ thể hiện 2 phần tiền của 2 bill.

7. In hóa đơn để khách kiểm tra:

Khi khách yêu cầu thanh toán ta mở hóa đơn, kiểm tra lại các mặt hàng, số lượng mặt hàng
trên hóa đơn một lần nữa, sau đó in hóa đơn: bấm PRINT.

Page 13 of 17
Các lựa chọn khi in:
 Print: in hóa đơn chi tiết
 Print VAT: in hóa đơn tài chính
 Reprint: in lại hóa đơn chi tiết
 Do not Print: không in, quay lại giao diện hóa đơn.
 Print SUM:
o SUM Total Bill: in tổng hợp, diễn giải chỉ 1 nội dung trên hóa đơn. Nội
dung muốn in nhập vào ô Text.
o SUM By Class: in gộp theo lớp hàng.
o SUM By Itemizer: in gộp theo loại doanh thu: doanh thu ăn, doanh thu
uống.
 Print VAT SUM:
o SUM Total Bill: in tổng hợp, diễn giải chỉ 1 nội dung trên hóa đơn. Nội
dung muốn in nhập vào ô Text.
o SUM By Class: in gộp theo lớp hàng.
o SUM By Itemizer: in gộp theo loại doanh thu: doanh thu ăn, doanh thu
uống.
Khách yêu cầu thanh toán  chọn Print (in chi tiết)  chuyển cả 3 liên hóa đơn cho khách
để khách kiểm tra.

Sau khi khách kiểm tra sẽ xảy 2 tình huống:

 Hóa đơn chính xác, không có gì phải điều chỉnh:  tiến hành nhận thanh toán của
khách
 Hóa đơn chưa chính xác, phải điều chỉnh  quay lại bước 4. Ghi order thực hiện
điều chỉnh tăng hoặc giảm. Điều chỉnh giảm yêu cầu phải có quyền của cấp quản
lý (trưởng bộ phận, trưởng ca).
Việc điều chỉnh giảm sẽ được ghi nhận vào hệ thống: ai là người điều chỉnh, thời
gian điều chỉnh, mặt hàng điều chỉnh, giá trị điều chỉnh.
Điều chỉnh xong  in Guest Check (vẫn sử dụng tờ hóa đơn ban đâu, in tiếp phần
điều chỉnh)  nhận thanh toán từ khách.

Page 14 of 17
8. Thanh toán:
Sau khi nhận thanh toán từ khách hàng, tiến hành thanh toán trên hệ thống.
Mở bill nhấn Pay để thanh toán

Các hình thức thanh toán:

Page 15 of 17
 a. Chọn Cash nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (VNĐ/USD/EUR/….)
b. Chọn C.Card nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng (Visa, Master, JCB,
AMEX, VCB, BIDV….)
c. Chọn Room Charge nếu khách muốn thanh toán tại lễ tân
hoặc khách được phép nợ có xác nhận của FC/GM sẽ thanh toán về phòng ảo trên
SMILE FO.
d. Chọn FOC nếu khách được miễn phí xuất ăn, tiếp khách…..
e. Chọn Offline nếu cần ghi nhận doanh thu tại POS mà không điều chuyển về SMILE
FO (ghi doanh thu để cân đối báo cáo giữa SMILE POS và SMILE FO)

Sau khi chọn hình thức thanh toán sẽ nhập số hóa đơn guest check (số trên hóa đơn dùng
để in bill), nhập thông tin thanh toán (PMT Infor)

Nhấn OK để hoàn tất thanh toán và chọn in hóa đơn để in tiếp các thông tin thanh toán
(hình thức thanh toán, tiền thanh toán, giờ đóng bàn) lên hóa đơn.

Lưu ý: - Phải chọn hình thức in hóa đơn ngay để đóng bill tránh tình trang treo bill trên
POS mà chưa chuyển FO
Vẫn in lên hóa đơn đã in chi tiết các mặt hàng ban đầu.

Hoàn tất thanh toán để kết thúc quy trình với mỗi khách hàng sử dụng dịch vụ.

9. Các báo cáo:

a. Báo cáo cuối ca: hết ca mỗi thu ngân in các báo cáo tổng hợp hóa đơn, thanh toán,
tiền mặt trong ca làm việc của mình trên mỗi điểm bán hàng có phát sinh hóa đơn đối
chiếu phải đúng với tiền mặt, thu thẻ, chuyển phòng thu được trong ca.
Trường hợp có sai sót cần kiểm tra lại các hóa đơn đã làm và điều chỉnh.

Đường dẫn để in báo cáo: More  Select Report:

Các báo cáo cần in: + Báo cáo sử dụng hóa đơn
+ Báo cáo Item Sale Summary (báo cáo bán hàng)

Page 16 of 17
 b. Báo cáo cuối ngày, cuối tháng cho quản lý các điểm bán hàng và kế toán doanh thu:
các báo cáo cần in:
+ Báo cáo Doanh thu các điểm bán hàng
+ Báo cáo Doanh thu ăn uống các điểm bán hàng.

Hết.

Page 17 of 17