BÁO CÁO KẾ HOẠCH CHUYỂN ĐỔI SỐ

Câu 1: Quản lý chấm công, duyệt công, phép, bảng lương

Có 4 yếu tố
+ Phần mềm/người viết phầm mềm
Mục tiêu: Xây dựng web app làm việc nội bộ, sau đó sẽ sử dụng api kết hợp với zalo
chat bot để thông báo và tiếp nhận thông tin. Đồng thời trên zalo chat bot sẽ có các
quick shortcut để thực hiện nhanh các quy trình
Chức năng:
+ Quản lý bảng công, bản lương, phân quyền
+ Cập nhật bản công online (bảng công hằng ngày, bảng công cuối tháng)
+ Duyệt đơn, xem/lấy thông tin cho cấp quản lý ( phân quyền theo user những ai mới
được phép phê duyệt)
+ Đăng ký lịch nghỉ, đăng ký lịch làm việc,…
+ Gửi bảng công, bảng lương hàng loạt (giới hạn quyền được xem, sửa, xoá dựa theo
tài khoản nhằm bảo mật)
+ Mỗi khi có thông tin thay đổi về công, lương sẽ có gửi thông báo (hoặc gửi file
sheet) về zalo cho số điện thoại mà nhân viên đã đăng ký trong tài khoản
Do hiện tại không thay đổi phần mềm chấm công nên dữ liệu bảng công sẽ được trích
xuất thành file excel, đối với bảng lương cũng vậy, sẽ trích xuất bảng lương thành file
excel
ST
YÊU CẦU MÔ TẢ
T
Nhân viên truy cập xem bảng Nhân viên sẽ truy cập Zalo, được định danh theo tên,
công qua Zalo hoặc sdt, được phân quyền chỉ xem được bảng công của
1
chính họ. Nhân sự sẽ hàng ngày hoặc hàng tuần sẽ
upload bảng công qua file excel
Duyệt phép, đổi ca, về sớm, Nhân viên sẽ truy cập vào Zalo, gửi yêu cầu qua các
đề nghị chấm công,… qua quick shortcut, Tag hoặc thêm cán bộ quản lý + nhân sự
Zalo để nhận thông báo. Lãnh đạo truy cập vào web portal
2 để xét duyệt đơn ( cho phép hoặc từ chối), sau đấy sẽ
gửi thông báo ngược lại cho nhân sự và nhân viên. Từ
đó nhân sự truy cập web portal sẽ nhận thông tin và
chỉnh sửa lại bảng công.
Phân loại các phòng ban, Có các nhóm, group cho từng loại phòng ban, phân
phân quyền các tài khoản của quyền để tránh nhân viên phòng ban này xem, sửa hoặc
3
các cấp lãnh đạo, trưởng bộ duyệt đơn cho nhân viên khác.
phận
Gửi bảng lương hàng hoạt Kế toán lương sau khi xuất bảng lương theo dạng excel.
4 Upload lên web portal, nhân viên sẽ truy cập vào Zalo
để xem bảng lương của mình.
Truyền thông nội bộ Upload thông tin về các vấn đề nội bộ của công ty trên
Zalo (không cần phân biệt bộ phận, phòng ban mà tất
5
cả nhân viên được thêm vào ứng dụng Zalo đều xem
được )
 Topology

Nhân Nhận thông tin

viên nghỉ phép

Gửi zalo

Lưu trữ và gửi Danh sách nghỉ

zalo thông báo phép
Gửi zalo
Cập nhật
Nhân sự theo dõi trạng thái
Approve

Gửi zalo
LĐ phê
Reject duyệt Gửi yêu cầu cho lãnh đạo

Lưu trữ và gửi

zalo thông báo Cập nhật trạng thái

+ Nơi lưu trữ dữ liệu

- Đặt trên Cloud (thuê 1 dịch vụ bên thứ 3)
 Cần chi phí duy trì hàng tháng
Ưu điểm: Không cần bảo trì, chỉ cần giám sát, quản trị máy chủ từ xa qua phần
mềm.
+ Tính tiện dụng
- Viết trên phần mềm liên kết với Zalo như 1 tiện ích mở rộng (giống như tiện ích
Bộ Y tế, Điện lực,…..)
 Cần chi phí liên kết với Zalo để mở rộng ứng dụng tích hợp vào.
Ưu điểm: Tiện dụng, nhanh chóng, thân thiện, khi có thông tin sẽ hiện thị ngay
cho người dùng.
Sử dụng tên miền hiện có : advancesico.com.vn - liên kết với Zalo
Câu 2: Báo cáo có cần thiết phải BACKUP dữ liệu tập trung không ?

Vấn đề đặt ra :
 - Hiện nay có 1 số dữ liệu quan trọng như kế toán, nhân sự,… vẫn được lưu trữ trên
máy tính cục bộ của nhân viên, nguy cơ mất dữ liệu cao, phục hồi lâu nên rất cần thiết
cần có thiết bị lưu trữ dữ liệu tập trung.
- Hiện tại máy chủ dữ liệu, phần mềm chấm công Vĩnh Phương đang sử dụng là của
Phong Phú. Tương lai sẽ chuyển máy chủ dữ liệu về cho Vĩnh Phương để sử dụng, do
đó rất cần thiết bị lưu trữ để vận hành, bảo trì, backup dữ liệu.
Ưu điểm:
- Tính chia sẽ dữ liệu cao qua hệ thống phân quyền theo nhóm, bộ phận. Giúp bảo mật
thông tin, tránh người khác xoá file. Đồng thời tăng tính sẵn sàng, hiệu quả công việc
- Tập trung dữ liệu tránh thất thoát, dễ khôi phục, backup.
- Có nhật ký theo dõi file.
Chi phí thiết bị dự kiến
- Thiết bị NAS Synology DS420+ 1 13.450.000 VNĐ
- Ổ cứng 3.5” SATA HDD IronWolf 2TB 4 7.760.000 VNĐ
- Ổ cứng HDD IBM SAS 450GB 15k (máy chủ) 3 10.500.000 VNĐ
- Ram DDR2 4GB ECC (máy chủ) 2 3.000.000 VNĐ
Tổng: 34.710.000 VNĐ
Câu 3: Truyền thông nhân sự:
Phương án: Tận dụng phần mềm liên kết với Zalo trong việc quản lý duyệt công,
phép, báo cáo công, nhân sự sẽ đẩy dữ liệu lên phần mềm liên kết với Zalo để anh chị
em khi truy cập Zalo sẽ thấy được thông tin.