Prowadzący: Agnieszka Klatt – prawnik, pośrednik w obrocie nieruchomościami, członek

Państwowej Komisji Kwalifikacyjnej przy Ministerstwie Infrastruktury, członek DOSPON

PROWADZENIE NEGOCJACJI

Podstawowym zadaniem pośrednika w obrocie nieruchomościami jest skojarzenie stron przyszłej umowy
transakcyjnej. Polega ono na połączeniu interesów sprzedającego i kupującego tak aby mogło dojść do
zawarcia umowy oczekiwanej. Od tego momentu rozpoczynają się czynności zmierzające do finalizacji
transakcji.
Po wskazaniu potencjalnemu nabywcy nieruchomości, która spełnia jego oczekiwania i wyrażeniu przez
niego woli zakupu, rozpoczynają się negocjacje warunków przyszłej transakcji.

Udział pośrednika w negocjacjach powinien odbywać się na życzenie klienta. Oznacza to, że przejawianie
samodzielnej inicjatywy w omawianym zakresie przez pośrednika, bez wyrażenia w sposób jednoznaczny
woli przez zamawiającego usługę, może być uznane za działanie wykraczające poza czynności pośrednika.
Umowa pośrednictwa może regulować udział pośrednika w negocjacjach w taki sposób, aby pośrednik miał
możliwość ich podjęcia na określonym etapie transakcji, kiedy uzna to za niezbędne, bądź zawierać zapis
pozwalający pośrednikowi na podjęcie tychże czynności po wydaniu dyspozycji na określonym etapie przez
zamawiającego. Tak więc w zależności od życzenia klienta zamawiającego usługę pośrednik może być
organizatorem negocjacji lub ich obserwatorem. Częściej jednak przyjmuje na siebie inicjatywę,
prowadząc rozmowy jako gospodarz spotkań ze wszystkimi zainteresowanymi, bądź dokonując uzgodnień
w sposób indywidualny z każdym z osobna. Aktywność pośrednika w prowadzeniu negocjacji wyraża się
głównie w przedstawianiu stronom różnych rozwiązań, które były już sprawdzone w jego własnej praktyce.

Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia pomiędzy zbywcą i nabywcą, wypracowanie stanowiska
satysfakcjonującego obie strony. Jest to dwustronny proces komunikowania się zmierzający do
wypracowania warunków porozumienia. Pośrednik biorący w nim udział powinien koncentrować się
bardziej na interesach kontrahentów, a nie na ich wyrazie zewnętrznym, czyli stanowiskach. W ten sposób
jest w stanie postawić diagnozę, czyli ustalić przyczynę rozbieżności w warunkach transakcji
proponowanych przez obie strony.
Różnice w stanowiskach kontrahentów wynikają ze zróżnicowanych przyczyn mających swoje źródła w
emocjach, niezrozumieniu drugiej strony, negatywnych doświadczeniach własnych i obiegowych opiniach.
Ustalenie przyczyn kształtowania się poglądów kontrahentów powinno odbywać się przez poznanie w
niezbędnym zakresie uczestników negocjacji. Niejednokrotnie o stanowisku wyrażonym wobec przyszłej
strony umowy transakcyjnej decyduje osobowość nabywcy lub zbywcy, różnice kulturowe, jego stan
rodzinny, zainteresowania czy zawód.

Przedmiotem negocjacji jest ustalenie warunków przyszłej transakcji. Podstawowe warunki transakcji
obrotu nieruchomością są określone zazwyczaj w ofercie sprzedaży, sformułowanej przez pośrednika i
wprowadzonej przez niego na rynek. Wymagają one jednak uściślenia w przypadku zainteresowania
nieruchomością przez potencjalnego nabywcę. Zakres przedmiotowy negocjacji przy transakcji sprzedaży
obejmuje przede wszystkim:
- cenę ostateczną ( termin i sposób jej zapłaty),
- termin podpisania umowy przedwstępnej i ostatecznej (umowy sprzedaży),
- termin wydania,
- wysokość, sposób i termin zapłaty zadatku, zaliczki,
- stan fizyczny i prawny w chwili wydania (wyposażenie pozostawione w cenie),
- termin i sposób zgromadzenia dokumentów oraz danych koniecznych do przeprowadzenia transakcji,
- warunków, które muszą być spełnione przed podpisaniem umowy sprzedaży oraz dodatkowych
dokumentów do umowy sprzedaży.

Style negocjacji:
 styl miękki- polega na życzliwym podchodzeniu do klienta, wymaga dużej gotowości do ustępstw,
delikatnego traktowania rozmówców, elastyczności w kwestii ostatecznych warunków umowy;
  styl twardy – polega na tym, ze partner negocjacyjny traktowany jest jako przeciwnik, którego trzeba
sobie podporządkować; negocjacje twarde mają miejsce wtedy, gdy jedna ze stron ma bardzo silną
pozycję na rynku a druga stoi na słabszej pozycji; należy stawiać wymagania i żądania w sposób
zdecydowany;
 styl rzeczowy- jest stylem pośrednim pomiędzy stylem miękkim a twardym; opiera się na czterech
głównych regułach nakazujących traktowanie negocjacji jako dążenie do rozwiązania wspólnego
problemu łączącego obie strony:
- oddzielenie sprawy od ludzi, z którymi się negocjuje
- skoncentrowanie się na celu
- poszukiwanie rozwiązań i możliwości korzystnych dla obu stron
- obiektywizm w ocenie kontraktu końcowego.

Etapy negocjacji:
1. Etap przygotowania
a. przygotowanie pośrednika do negocjacji w sprzedaży nieruchomości:
 ustalenie zakresu negocjacji, określając dokładnie czego będą dotyczyły
 poznanie stron, z którymi są prowadzone negocjacje
 czas negocjacji- jaki jest najlepszy czas na ich rozpoczęcie, długość czasu jaki możemy poświęcić na
negocjacje
 opracowanie planu taktycznego, który powinien zawierać cel ogólny i cele szczegółowe, sposób ich
osiągnięcia, przewidywane reakcje partnera i ewentualne kontrreakcje
 przygotowanie oferty wyjściowej, która zostanie przedstawiona stronom negocjacji.
b. przygotowanie miejsca, w którym będą się odbywać negocjacje
c. usadowienie rozmówców.

2. Etap prowadzenia rozmów:

a. otwarcie rozmów
 autoprezentacja
 zbudowanie zaufania wobec siebie nawzajem
 przyjęcie roli prowadzącego negocjacje
 zachowanie bezstronności
b. otwarcie negocjacji
 ustalenie warunków wyjściowych przyszłej transakcji
 ustalenie kwestii, co do których strony są zgodne
 ustalenie kwestii, co do których zostaną podjęte negocjacje
c. przedstawienie propozycji i ustępstwa:
 zasadą jest przedstawienie oferty lepszej niż ta, która zadowoli strony; różnice między pierwszą
ofertą a oczekiwanym kontraktem nazywamy marginesem negocjacyjnym; powinien on być na tyle
duży, byśmy mogli wykonać kilka małych ustępstw względem przeciwnika.
 Dokonywanie ustępstw małymi kroczkami.

3. Etap zakończenia negocjacji.

 weryfikacja osiągniętych celów
 podsumowanie negocjacji
 zgoda na zawarcie kontraktu przez wszystkie strony.

Podstawowe zasady udanych negocjacji.

1. Pozytywne nastawienie do rozmów.
2. Staranne przygotowanie do negocjacji.
3. Ustalenie planu taktycznego.
4. Pozyskanie jak największej ilości informacji na temat partnerów negocjacyjnych.
5. Weryfikowanie informacji podanych przez klienta.
6. Szukanie rozwiązania korzystnego dla obu stron.
7. Przyjazne nastawienie wobec stron, wzbudzenie zaufania.
8. Koncentrowanie się na celu a nie na sposobach jego realizacji.
9. Należy ustępować z wyczuciem i w zamian za coś.
10. Należy podkreślać korzyści wynikające z ustępstw.
11. Postępowanie zgodnie z zasadą „im więcej zażądasz tym więcej otrzymasz”
12. Przed powiedzeniem „tak” zawsze choć raz należy powiedzieć ”nie”.

Cechy dobrego negocjatora:

- przygotowanie merytoryczne
- zdolność analitycznego myślenia

- zdolność oddziaływania na innych ludzi

- umiejętność formułowania myśli

- asertywność

- silna osobowość

- wysoka kultura osobista

WAŻNE :

BATNA (ang. Best alternative to a negotiated agreement; dosł. najlepsza alternatywa dla negocjowanego
porozumienia) – w teorii negocjacji sposób postępowania, który gwarantuje najlepszą realizację interesów
strony negocjującej bez porozumienia z drugą stroną.

Rola BATNA jest oparta na przygotowaniu przez negocjatora pewnego "wzorca", jako oczekiwanego
rezultatu negocjacji w celu porównania z nim spodziewanych efektów bieżących rozmów. Kiedy rezultaty
negocjacji okażą się lepsze niż BATNA, wtedy należy kończyć negocjacje na uzyskanych warunkach,
natomiast, jeżeli okaże się, że partner proponuje zawarcie umowy na warunkach gorszych niż nasza
BATNA, należy zrezygnować z negocjacji i realizować "rozwiązanie alternatywne".

BATNA jest działającym w interesie każdej osoby systemem, która opracowała go na własny użytek. Nie
pozwala na pochopne akceptowanie niekorzystnych warunków, jak również chroni przed odmową
akceptacji warunków, których przyjęcie leży w interesie negocjatora.

Zadaniem pośrednika jest zastosowanie przekonywujących argumentów oraz zaproponowanie rozwiązań, w

których każda ze stron miałaby szansę na zrealizowanie swojego interesu. Wymaga to dużych umiejętności,
znajomości otoczenia prawnego transakcji, lokalnego rynku nieruchomości.

Pośrednik powinien postępować w taki sposób, aby chronić interesy osób, na rzecz których wykonuje
czynności pośrednictwa z uwzględnieniem zasady uczciwego traktowania wszystkich stron transakcji.
W szczególności uczciwość wobec kontrahenta strony zamawiającej usługę zobowiązuje do przekazywania
mu zgromadzonej wiedzy o stanie nieruchomości i warunkach oczekiwanego obrotu nieruchomością, w
zakresie nie naruszającym interesu osoby, na rzecz której są wykonywane czynności pośrednictwa. Uczciwe
traktowanie stron transakcji oznacza zakaz dyskryminacji z uwagi na poziom majątkowy, pochodzenie, rasę,
wiek czy płeć. Takie zachowanie nie jest sprzeczne z ochroną interesu osoby, która zamówiła usługę, lecz
ma w konsekwencji tej ochronie sprzyjać. Nieprawidłowa w tym względzie postawa pośrednika wobec
kontrahenta zamawiającego może wręcz uniemożliwić obrót nieruchomością i zrealizowanie interesu osoby,
na rzecz której zostały podjęte czynności pośrednictwa.
Wykonując wszelkie czynności pośrednictwa, a prowadząc negocjacje w szczególności, pośrednik powinien
być lojalny wobec osoby, która zamówiła u niego usługę i nie zawieść w nim pokładanego zaufania.
Lojalność ma przejawiać się w rzetelnym i uczciwym wykonywaniu uzgodnień zawartych w umowie
pośrednictwa zawartej z zamawiającym usługę. Szczególne znaczenie ma to w związku z wykonywaniem
usługi pośrednictwa na rzecz obu stron transakcji.

Pośrednik ma więc dwie możliwości:

- może pełnić rolę negocjatora- wspólnie z klientem ustalać jak najkorzystniejsze dla niego warunki
transakcji;
- może pełnić rolę mediatora- starać się rozwiązać spory pomiędzy stronami, nie opowiadając się wyraźnie
za żadną ze stron, pomóc w pokonaniu przeszkód utrudniających porozumienie. Role mediatora pośrednik
pełni głównie w przypadku obsługi obu stron transakcji.

Błędy popełniane na etapie negocjacji – po podjęciu przez klientów decyzji o zakupie:

 nieprzygotowana nieruchomość do sprzedaży pod względem formalnym,
 nieprzygotowanie kupujących pod względem ich możliwości kredytowych,
 przeciągający się czas negocjacji:
- klient kupujący ma czas, aby ponownie przemyśleć decyzję, upewnić się w swojej decyzji poprzez
przeszukiwanie portali, oglądanie innych ofert, porozmawiać z szerokim kręgiem doradców itp.
- klient sprzedający ma czas by przemyśleć propozycje kupującego, prezentacje nieruchomości innym
klientom przed podjęciem decyzji itp.
- brak przygotowania merytorycznego pośrednika,
- brak dostatecznej wiedzy na temat kupujących i sprzedających
- inne: nieudane gry negocjacyjne, np. blef, nietrafny wybór kancelarii notarialnej, urażenie
ambicjonalne stron.

Negocjacje z udziałem pośrednika mogą odbywać się:

- bezpośrednio podczas spotkań stron, często ma to miejsce w biurze pośrednictwa - Jeśli jest to biuro
pośrednictwa, to można w ten sposób uzyskać przewagę kierownictwa, która nie naruszy partnerskich
stosunków z zamawiającym usługę pośrednictwa, zaś wobec drugiej strony pozwoli na stworzenie lepszej
pozycji wyjściowej. Biuro ułatwia ponadto dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów oraz większą
kontrolę nad czasem trwania rozmów. Przyjmuje się, że optymalna długość spotkania wynosi dwie godziny.
Czas ten pozwala na omówienie prostych zagadnień i przeprowadzenie nieskomplikowanych negocjacji.
- w formie pisemnej
- poprzez rozmowy telefoniczne z każdą ze stron osobno (ma to miejsce zazwyczaj przy niewielkich
rozbieżnościach związanych z transakcją).

Pośrednik porządkuje ustalenia i gromadzi dokumenty niezbędne do transakcji.

Ustalenia dokonane podczas negocjacji z udziałem pośrednika mogą być zawarte w celach dowodowych w
protokołach uzgodnień. Może być to szczególnie istotne, kiedy przygotowanie umowy docelowej lub
przedwstępnej będzie wymagało dłuższego przedziału czasu. Protokoły w transakcji sprzedaży obejmują
zasadniczo:
1. propozycje postanowień umowy przedwstępnej i umowy sprzedaży;
2. terminy zawarcia umowy przedwstępnej i przyrzeczonej;
3. ustalenia dotyczące sposobu zapłaty ceny sprzedaży, ewentualnie zadatku i zaliczek;
4. termin wydania nieruchomości oraz sporządzenia protokołu przekazania;
5. termin rozliczenia kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości.
Protokoły utrwalają uzgodnienia dokonane podczas negocjacji, nie dają jednak gwarancji, że jedna ze stron
nie będzie próbowała odstąpić od dokonanych uzgodnień.

Podstawowe techniki negocjacyjne:

- próbny balon - technika pozwalająca wyciągnąć od partnera dodatkowe informacje na początku
negocjacji. Polega na zadaniu hipotetycznego pytania: co by było, gdyby..... jakie mogłyby być
konsekwencje takiego posunięcia....., czy gdybym...to Pan mógłby....Są to typowe pytania pozwalające
sprowokować przeciwnika do wyrażenia opinii w interesującym nas temacie, co pozwala na przewidzenie
późniejszych reakcji.
- wilk w owczej skórze - metoda  zwana tez jest metodą inspektora Colombo. Jej celem jest pokazanie
naszej osoby jako nie radzącej sobie, chaotycznej i źle zorganizowanej. Zwykle usypia to czujność
przeciwnika, bo z takim fajtłapą nie trzeba twardo negocjować. Dzięki temu można w trakcie negocjacji
zmieniać zdanie i zaproponowane warunki.
- żądanie - propozycja nie do odrzucenia. Żądanie jest poparte jednym ciężkim argumentem a elementem
bardzo ważnym tej techniki jest szybkie tempo negocjacji i presja czasu. To uniemożliwia drugiej stronie
spokojne przemyślenie propozycji i przygotowanie kontrargumentów. Tą technikę można zastosować, jeżeli
mamy dużą przewagę nad konkurentem.
- ujawnienie alternatywy fiaska negocjacji - dajemy do zrozumienia partnerowi, że  jesteśmy dobrze
zorientowani w rynku i mamy inne scenariusze działania. Taktyka możliwa do zastosowania w przypadku,
gdy rzeczywiście mamy alternatywne rozwiązania.
- blef (pojedynczy lub podwójny) - technika stosowana w sytuacjach trudnych. Nie opłaca jej się stosować,
jeżeli nasza pozycja jest korzystna lub gdy mamy przewagę. Blef pojedynczy polega na jednorazowym
odwróceniu sytuacji i przekonaniu przeciwnika, że nasza sytuacja jest lepsza niż w rzeczywistości. Blef
podwójny wiąże się z naszym zachowaniem, udawaniem znacznie słabszego. To usypia czujność i pozwala
przeciwnika wciągnąć w pułapkę.
- komplementowanie - technika skuteczna o ile komplement trafia w oczekiwania drugiej strony.
Komplement powinien być jednoznaczny i odzwierciedlać pozytywne cechy adresata. Nie może być też
przesadny, bo przestaje być wiarygodny. Komplementy przyjmują zarówno kobiety jak i mężczyźni, choć
trzeba doskonale wyczuć właściwy sposób komplementowania. Osoby proste, wręcz niedocenione możemy
bombardować komplementami, z osobami na wysokich stanowiskach, dobrze wykształconymi lepiej
postępować w myśl zasady: raz a dobrze, inaczej odbiorą nasze komplementy negatywnie.
- wspólnota psychiczna - znalezienie czynnika łączącego partnerów. Może to być wspólne hobby, poglądy,
rzeczy. Podobieństwo zbliża ludzi i zaczynają patrzeć na siebie z sympatią a wtedy zdecydowanie łatwiej
namówić jest do przyjęcia naszej propozycji.
- taktyka "na zmęczenie" - polega na tak długim prowadzeniu rozmów na temat jednego punktu, że siłą
rzeczy przeciwnik ma dość i zależy mu na szybszym sfinalizowaniu pozostałych punktów. Można też
posługiwać się stresem w celu osiągnięcia korzyści np. prowadzić negocjacje w miejscu niekorzystnym dla
przeciwnika (w zbyt zimnej sali).
- taktyka "dobry- zły" - znana z wielu filmów kryminalnych jest także wykorzystywana w negocjacjach.
Polega na łączeniu bodźców pozytywnych i negatywnych. W negocjacjach bierze udział nieustępliwy (zły),
który rzuca żądania przekraczające zdrowy rozsądek. Po nim wkracza dobry, który zajmuje łagodniejsze
stanowisko czym zyskuje przychylność przeciwników. Dzięki temu możemy uzyskać dodatkowe punkty, na
których nam zależy.
- wypuszczenie pary -polega na dopuszczeniu partnera do głosu i pozwolenie mu na dowolnie długie
wypowiadanie się do momentu opadnięcia emocji. Pozwala to na powrót do meritum sprawy w warunkach
mniej emocjonalnych.
- wielki odwrót Napoleona - polega na pokazaniu przeciwnikowi argumentów, których on sam nie umie
dostrzec. Dzięki temu rozmowy mogą być kontynuowane dalej.
- "nie da się" - polega na pokazaniu naszych dobrych chęci i jednoczesnym stwierdzeniu, że jest to
niewykonalne, nie ma takiej możliwości itp. Można ją zastosować w przypadku naszej przewagi.
- sztywny nieobecny - podobnie jak poprzednia technika odwołuje się do niemożności przyjęcia takich
warunków z powodu braku osoby podejmującej takie decyzje.
- taktyka "śmieszne pieniądze" - jest stosowana w negocjacjach handlowych i polega na przeliczeniu np.
ceny na mniejszą wartość poprzez podzielenie jej przez jakiś duży przelicznik. Cena 3 tys zł za jakiś produkt
może w odczuciu klienta być ceną niezwykle wysoką, ale jeżeli pokażemy, że rozkładając to na konkretny
czas użytkowania koszt wynosi np. 10 zł dziennie, to automatycznie zmniejszamy znaczenie (wysokiej)
ceny.
- przeciek - jest sprytna pułapką pozwalającą samemu przeciwnikowi poznać naszą siłę: wychodzimy na
chwilę a na biurku pozostawiamy "niechcący" oferty konkurencyjnych firm. W ten sposób osoba
negocjująca z nami sama przekona się, że nie żartujemy mówiąc o lepszych ofertach i będzie tym samym
bardziej skłonna do ustępstw.
- nagroda w raju - obiecywanie zamówień w przyszłości w celu uzyskania doraźnych korzyści.
- salami - wykorzystywana w końcowej fazie negocjacji, kiedy już ustalona jest lista porozumień. Wtedy
można dorzucić kilka dodatkowych propozycji. Ważne by nie były to propozycje rewolucyjne, ale raczej
proporcjonalnie małe.
- stosowanie faktów dokonanych - polega na zrobieniu czegoś bez porozumienia z drugą stroną i liczenie
na to, że przeciwnik nie będzie się spierał o zmieniony szczegół. Taktyka stosowana na zakończenie
negocjacji.
- wycofanie oferty - jedna z najtrudniejszych technik skuteczna w momencie przeciągających się 
negocjacji lub nagłej zmiany pozycji naszego przeciwnika. Jeżeli druga strona mimo korzystnych dla siebie
rozmów nadal dąży do uzyskania znaczących upustów dla siebie, możemy wycofać się z dalszych rozmów
dając jasno do zrozumienia, że nasza propozycja jest ostateczna.