1

Nội dung chính

Các nhân tố tác động

Quy trình tổ chức thực

hiện HĐXNK

Quy trình tổ chức thực

hiện HĐ gia công
2
I. Nhân tố tác động đến quy trình tổ chức
thực hiện HĐNT
Sự quản lý
chặt chẽ
của Nhà
nước
Phương
thức và
Các điều Quy trình điều kiện
kiện khác tổ chức thanh toán
thực hiện QT
HĐNT
Đặc điểm
tính chất Điều kiện
của hàng TMQT
hóa chuyên (Incoterms) 3

chở
II. Quy trình tổ chức thực hiện Hợp đồng
ngoại thương

Quy trình tổ chức thực hiện

hợp đồng xuất khẩu

Quy trình tổ chức thực hiện

hợp đồng nhập khẩu

4
A. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
HỌP ĐỒNG XUẤT KHẨU
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)

Thủ tục ban Chuẩn bị Thuê PTVT Mua bảo hiểm

đầu TTQT hàng hóa

Giám định số Xin C/O xuất Làm thủ tục HQ Giao hàng XK
lượng, chất luợng khẩu

Làm thủ tục Thông báo cho

thanh toán người mua

Thanh lý
6
hợp đồng
1. Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Chủ thể
Hợp đồng

Các điều Tính pháp

khoản khác lý

Các điều
Chứng từ
khoản chủ
yêu cầu
yếu
2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Hàng
hóa

Ký mã Số
hiệu lượng
Chuẩn bị
hàng XK

Chất
Bao bì
lượng
3. Thực hiện bước đầu của khâu thanh toán

Phụ thuộc vào từng phương thức thanh toán quốc tế được
hai bên sử dụng mà người bán/ người mua phải thực hiện
bước này.
 4. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
-Người bán sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho
hàng hóa nếu nghĩa vụ này thuộc về người bán.

Điền vào phiếu Đóng

yêu cầu bảo bảo phí
hiểm
Liên hệ Gởi cho phiếu Nhận Giấy
công ty yêu cầu bảo chứng nhận
bảo hiểm hiểm cho công bảo hiểm/Đơn
ty bảo hiểm bảo hiểm

-Nếu hợp đồng ngoại thương hay L/C không yêu cầu gì khác
thì người bán chỉ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu và trị giá bảo
hiểm là 110%CIF hoặc 110%CIP.
 5. Làm thủ tục Hải Quan
Khai hải quan điện tử cho hàng hóa xuất khẩu

Doanh nghiệp -Tạo thông tin Hải quan

Gửi TK HQĐT
TK HQĐT
Hệ thống xử lý
dữ liệu ĐT HQ
Tiếp nhận thông tin phản hồi

Thông báo
Số TK HQĐT Quyết định
từ chối TK
hình thức mức
HQĐT
độ kiểm tra

Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ

Chỉnh sửa

…
…
TKHQ

Thông quan
Luồng
xanh

Không kiểm hóa

Luồng Kiểm tra Thanh lý Vô
vàng hồ sơ Hải quan s ổ
Kiểm hóa giám sát tàu

Luồng Kiểm tra

đỏ hồ sơ Kiểm hóa

Lưu ý: Thời hạn làm thủ tục hải quan:

Chậm nhất trước khi phương tiện vận tải được phép xuất cảnh là: 4
giờ và 02 giờ đối với hàng chuyển phát nhanh.
6. Quy trình gởi hàng cho cảng và người vận chuyển
Gởi hàng bằng đường biển
-Tàu chuyến: DN ký kết hợp đồng thuê tàu và tiến hành giao
hàng theo hợp đồng.
-Tàu container: HQ giám
sát bãi
Booking
note
Đóng hàng
Lệnh cấp Nhận vào Th.lý HQ
container container container
Vào sổ tàu
Thương vụ/ Điều độ HQ kiểm
hóa Nhận B/L
Eport cảng
 Gởi hàng bằng đường hàng không
Chuẩn bị danh
sách hàng xuất
Công ty DV Hãng vận
Hải quan
Hàng hóa chuyển
Đặt chỗ và nhận
Đưa hàng vào
booking note
khu tiếp nhận
hàng tại sân
Chuẩn bị bay
HAWB(nếu có) Thanh lý HQ
Chuẩn bị tờ
Hướng dẫn Nhận
Chuẩn bị nhãn
gởi hàng (tờ Xuống hàng MAWB
HAWB(nếu có) và
nhãn MAWB cân) và cân hàng Soi chiếu an
(Talon) ninh

Chuẩn bị các Thanh toán phí

chứng từ cần THC và phí lưu
thiết liên quan kho (nếu có)
đến lô hàng
 7. Đánh điện giao hàng
( Shipment advice)
-Tên tàu - Số chuyến/ số hiệu chuyến bay
-Tên hàng
-Số lượng
-Trị giá tiền
-Số hợp đồng
-Số L/C
-Số B/L / AWB
-ETD ( Estimate time for departure)
- ETA ( Estimate time for arrival)
-…
8. Lập bộ chứng từ thanh toán
a. Đối với LC
NB phải chuẩn bị các chứng từ đúng như yêu
cầu của LC.

b. Đối với TTR, D/P, D/A, CAD

NB chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu của NM
B. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Thủ tục ban Thuê PTVT Mua bảo hiểm

đầu TTQT

Làm thủ tục Làm thủ tục HQ Nhận hàng NK Giám định số
thanh toán lượng, chất luợng

Khiếu nại, bồi

thường (nếu có)

Thanh lý hợp đồng

27
1. Thương lượng và ký kết hợp đồng
ngoại thương
( Tương tự như ở mục 1 phần quy trình thực hiện
hợp đồng xuất khẩu)

2. Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

3. Thủ tục ban đầu của khâu thanh toán
v Nếu sử dụng phương thức thanh toán L/C
Người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C
Yêu cầu ngân hàng gởi bản L/C nháp để kiểm tra lại và tu
chỉnh (nếu cần).
v Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trả trước
Lập bộ hồ sơ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền:
+ Đơn xin mua ngoại tệ (nếu cần)
+ Giấy yêu cầu chuyển tiền
+ Hợp đồng ngoại thương
Thông báo cho bên bán khi đã chuyển tiền xong để bên bán
bắt đầu giao hàng.
4. Thuê phương tiện vận tải:
Nếu nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải thuộc về người
mua:
-Liên lạc với người vận chuyển để thuê phương tiện
hoặc đặt chỗ
-Thông báo cho NB biết để liên lạc với người vận chuyển.
- Yêu cầu NB đánh điện giao hàng trong vòng 24h kể từ
khi giao hàng (Shipment advice)
- Yêu cầu NB gởi bộ chứng từ copy cho NM trong vòng
từ 3 -5 ngày để NM kiểm tra và chuẩn bị các chứng từ
cần thiết
5. Mua bảo hiểm
- Người mua nên mua bảo hiểm nếu sử dụng các
điều kiện Incoterm ……?
6. Thanh toán quốc tế

vĐối với phương thức thanh toán chuyển tiền trả sau?

vĐối với phương thức thanh toán Nhờ thu?

vĐối với phương thức thanh toán L/C?

 7. Làm thủ tục Hải Quan
Khai hải quan điện tử cho hàng hóa nhập khẩu

Doanh nghiệp -Tạo thông tin Hải quan

Gửi TK HQĐT
TK HQĐT
Hệ thống xử lý
dữ liệu ĐT HQ
Tiếp nhận thông tin phản hồi

Thông báo
Số TK HQĐT Quyết định
từ chối TK
hình thức mức
HQĐT
độ kiểm tra

Luồng xanh và Luồng vàng Luồng đỏ

Chỉnh sửa luồng xanh có

…
…
TKHQ điều kiện

Giải phóng hàng

 Luồng
xanh
Đóng thuế NK
Không kiểm hóa
Luồng Kiểm tra Thanh lý Giải
vàng hồ sơ Hải quan phóng
Kiểm hóa giám sát hàng

Luồng Kiểm tra

đỏ hồ sơ Kiểm hóa

Lưu ý: Thời hạn làm thủ tục hải quan:

Thực hiện trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30
ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. (Điều 25, Luật Hải Quan
 8. Quy trình nhận hàng
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Thông báo hàng
đến “Arrival
notice”

Xuất trình
HQ kiểm hóa
Nộp phí, cược chứng từ…
cont tại hãng tàu

Thương Đưa hàng

Hãng tàu Nhận hàng HQ cổng
vụ/Eport về kho
Phiếu EIR+Phiếu
mượn cont/hạ rỗng
Trả rỗng
Lệnh giao hàng Nhận Điều độ cảng
(D.O: Delivery phiếu EIR
order)+ Phiếu Nhận lại tiền
cược cont+ Phiếu cược cont
mượn cont/hạ
rỗng Đối với tàu chuyến, người nhận hàng nhận thông báo
hàng đến và NOR  ký xác nhận vào hai tờ trên và
chuẩn bị dỡ hàng.
 Quy trình nhận hàng bằng đường hàng không
Nhận thông
báo –chỉ thị Kiểm tra tình hình
nhận hàng hàng đến với hãng
vận chuyển và công Kiểm tra hộp
ty dịch vụ hàng hóa thư và nhận
Thông
(CT DVHH) chứng từ tại
báo
hộp thư đặt Bộ chứng từ
hàng
tại CT DVHH hàng hóa và
đến Khai báo
lệnh giao
hàng HQ

Làm thủ tục nhận hàng

tại kho nhập của CT
DVHH

Vào cổng

Đưa hàng Thanh lý Nhận hàng Làm thủ Đóng tiền

về kho riêng HQ cổng tục HQ thương vụ
 9. Khiếu nại/bồi thường (nếu có)

Nếu người bán giao hàng có vấn đề về số lượng/chất lượng… thì

người mua sẽ thực hiện các thủ tục khiếu nại như trong hợp đồng
ngoại thương yêu cầu.

NB sẽ tiếp nhận, giải quyết và bồi thường trong thời hạn quy định.

10. Thanh lý hợp đồng

 a) Hợp đồng gia công và các phụ lục hợp đồng (nếu có): nộp
02 bản chính (01 bản Hải quan lưu và 01 bản trả lại cho thương
nhân sau khi tiếp nhận hợp đồng) và 01 bản dịch tiếng Việt (nếu
bằng tiếng nước ngoài, trừ tiếng Anh).
b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu
tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư đối với thương nhân là doanh
nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (nếu làm thủ tục đăng ký lần đầu):
nộp 01 bản sao có xác nhận của chính thương nhân.
c) Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (nếu làm thủ tục
đăng ký lần đầu): nộp 01 bản sao có xác nhận của chính thương
nhân.
d) Giấy phép của Bộ Công Thương đối với sản phẩm gia
công thuộc danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy
phép: nộp 01 bản sao có xác nhận của chính thương nhân, xuất
trình bản chính để đối chiếu.
đ) Giấy xác nhận đủ điều kiện nhập khẩu phế liệu (đối với
trường hợp nhập khẩu phế liệu làm nguyên liệu gia công) theo
quy định của pháp luật: nộp 01 bản sao có xác nhận của
thương nhân, xuất trình bản chính để đối chiếu.
e) Văn bản giải trình, chứng minh cơ sở sản xuất đối với
thương nhân nhận gia công lần đầu: nêu rõ địa chỉ trụ sở của
thương nhân, địa chỉ cơ sở sản xuất, mặt hàng sản xuất, dây
chuyền trang thiết bị (gồm chủng loại, số lượng máy móc, thiết
bị hiện có), công suất thiết kế, tình hình nhân lực… (kể cả đối
với trường hợp thuê gia công lại); số tài khoản và tên ngân
hàng thương nhân gửi tiền: nộp 01 bản chính.
g) Hợp đồng thuê gia công lại (đối với trường hợp thuê gia
công lại toàn bộ sản phẩm gia công): nộp 01 bản sao có xác
nhận của chính thương nhân, xuất trình bản chính để đối chiếu
• Tài liệu kỹ thuật gồm: Tên hàng, mã hàng, số lượng
sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước
và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu,
bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu
giấy, mẫu hiện vật,…
• Lệnh sản xuất: yêu cầu bộ phận sản xuất thực hiện
nội dung sản xuất như sản xuất hàng gì( tên hàng), số
lượng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào
chuyền, thời gian giao hàng,…
• Chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật để xác định định
mức nguyên phụ liệu đưa vào sx, nguyên phụ liệu cần
mua, …
• Theo dõi tiến độ sản xuất
• Phối hợp với khách hàng
• Phối hợp với nội bộ:
Ø Với phòng phục vụ sản xuất: Khâu vận chuyển nguyên
phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì.
Ø Với phòng kỹ thuật : về định mức, thông số kỹ thuật,
mẫu mã
Ø Với bộ phận sản xuất: chuyển các yêu cầu về đóng gói
(và vệ sinh công nghiệp) cùng chi tiết đóng gói thành
phẩm(P/L).
• Nộp bảng định mức sử dụng, định mức tiêu hao và tỷ lệ
hao hụt nguyên liệu, vật tư cho cơ quan hải quan theo
từng mã nguyên liệu ban đầu.
• Thời điểm thông báo định mức:
a) Đối với mã hàng xuất khẩu 01 lần hết lượng hàng
của mã hàng đó trong hợp đồng/phụ lục hợp đồng:
chậm nhất 10 ngày trước ngày đăng ký tờ khai làm
thủ tục xuất khẩu mã hàng đó.
b) Đối với mã hàng xuất khẩu nhiều lần hết lượng
hàng của mã hàng đó trong hợp đồng/phụ lục hợp
đồng: trước hoặc cùng thời điểm đăng ký tờ khai
làm thủ tục xuất khẩu lần đầu tiên của mã hàng đó.
 • Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
a

• Thuê phương tiện vận tải

b

• Mua bảo hiểm

c
44
45
 KẾT LUẬN
Sau khi HĐNT được ký kết, nhà kinh
doanh phải tổ chức thực hiện HĐ một cách
hợp lý và khoa học.

Để thực hiện tốt HĐNT không chỉ yêu cầu

người thực hiện HĐ phải nắm vững những quy
định của Nhà nước, hiểu rõ lý thuyết, mà cần
phải vận dụng lý thuyết thực tế một cách linh
hoạt. Phải thường xuyên đúc kết, rút kinh
nghiệm để thực hiện HĐ ngày một tốt hơn.
46