Chương 3

TỔ CHỨC & LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án.

2. Hình thức tổ chức quản lý dự án.
3. Đội ngũ nhân sự
4. Lập kế hoạch dự án
5. Cơ cấu phân chia công việc
6. Ngân sách dự án

1
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

a. Khái niệm

b. Những qui luật thông thường của dự án

c. Lý do thất bại của dự án

2
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

a. Khái niệm
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất
cả các phương diện cũng như các thành
phần tham dự trong dự án, nhằm đạt được
mục tiêu một cách chắc chắn trong những
tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất
lượng của dự án.

3
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

a. Khái niệm
z Dự án phải đạt được mục tiêu trong các giới hạn
về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn
của các thành phần liên quan, gồm:
– Chủ đầu tư.
– Nhà thầu.
– Các nhà tư vấn.
– Chính phủ và lãnh đạo ở địa phương.
– Các nhà tài trợ.
– Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án. .
– Người thụ hưởng từ kết quả của dự án.

4
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

a. Khái niệm
z Đặc điểm của dự án là luôn có tính chất duy nhất
và có ảnh hưởng rộng lớn.
z Nguyên tắc chính của quản lý dự án la phải thường
xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí
và chất lượng của từng giai đoạn.
z Các dự án thường khó đảm bảo đúng thời gian,
trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà
đã bắt đầu nó.
=> Dự án thường có tính biến động.

5
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

b. Những qui luật thông thường của dự án

z Giai đọan đầu và cuối của dự án thường diễn ra rất
chậm.
z Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy thường
phát sinh các lỗi. Người quản lý và thi hành dự án
luôn chú ý đến vấn đề này.
z Một dự án thường có nhiều thay đổi so với lúc thiết
kế. Các dự án được thiết kế kỹ lưỡng thì việc thay
đổi sẽ giảm hơn.
z Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên trong và
bên ngoài.

6
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại

i. Dự án kinh doanh:
z Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị
trường.
z Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
z Quản lý kém.
z Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ cạnh
tranh.
z Rủi ro do các yếu tố khách quan.

7
 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án

c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại

ii. Dự án công ích:
– Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án.
– Hoạch định dự án không rõ ràng, không chính
xác, thiếu đồng bộ.
– Quản lý kém.
– Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.
– Thông tin không kịp thời..

8
 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án

a. Tổ chức theo chức năng

b. Tổ chức theo dự án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
d. Hình thức tổ chức
e. Hình thức tổ chức theo ma trận

9
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

a. Tổ chức theo chức năng

Ban Lãnh Đạo

Phòng Kế hoạch Phòng Tài chính Phòng Nhân sự Phòng Kỹ thuật …….

DỰ ÁN
10
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

a. Tổ chức theo chức năng

• Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo
chức năng chuyên môn.
• Thí dụ phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân
sự,... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo
dõi dự án.

11
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

a. Tổ chức theo chức năng

i. Ưu điểm
– Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực
chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trau dồi và
nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt
động bình thường của đơn vị.
– Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án
khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực
cho các dự án.
– Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi
và quản lý dự án khi được yêu cầu..
12
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

a. Tổ chức theo chức năng

ii. Khuyết điểm
– Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về
dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án).
– Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự
án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ.
– Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của
các thành viên tham gia (vì dự án không được quản
lý tập trung, không có chủ nhiệm).

13
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

b. Tổ chức theo dự án
Ban Lãnh Đạo

Dự án A Dự án B Dự án C ……

Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm
(hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có
các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp
14 nhỏ (SBU: Small business units).
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

b. Tổ chức theo dự án
i. Ưu điểm
– Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho
chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án
có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy
dự án.
– Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng
kích thích tính tích cực của các thành
viên dự án
15
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

b. Tổ chức theo dự án
ii. Nhược điểm
– Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến
độ thực hiện dự án.
– Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở
các dự án).
– Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn
lực của đơn vị.
– Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung của
đơn vị.
16
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

c. Hình thức tổ chức hỗn hợp

Ban Lãnh Đạo

Phòng Kế hoạch DỰ ÁN A Phòng Nhân sự DỰ ÁN B …….

17
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

c. Hình thức tổ chức hỗn hợp

z Là hình thức dự án được thực hiện đan xen
với các bộ phận chức năng của tổ chức
z Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ
chức theo chức năng và theo dự án.
z Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số
vài dự án với qui mô không lớn.

18
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

d. Hình thức tổ chức tham mưu.

z Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng
có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng
của đơn vị.
z Đặc điểm của hình thức này là:
– Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với
các bộ phận chức năng.
– Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp.
– Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án nhưng
quan trọng.

19
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

d. Hình thức tổ chức tham mưu.

Ban Lãnh Đạo

DỰ Án

Tài chính Kế hoạch Nhân sự …..

20
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

e. Hình thức ma trận.

– Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực
hiện nhiều dự án khác nhau.

– Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự

án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ
phận chuyên môn.

21
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

e. Hình thức ma trận.

z Ưu điểm:
– Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý nguồn lực của
đơn vị.
– Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác nhau.

z Nhược diểm:
– Có sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của
các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận.
– Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ.
22
 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án

e. Hình thức ma trận.

BAN LÃNH ĐẠO
Chủ nhiệm Kế Hoạch Nhân sự Kỹ thuật ….

Dự án A

Dự án B

….

23
 3. Nhân sự

a. Giám đốc dự án

b. Đội ngũ dự án

c. Quản trị xung đột

24
 3. Nhân sự

a. Giám đốc dự án
i. Giới thiệu
– Quản lý dự án một phần là quản lý con người. Nhà
quản trị dự án mất phần lớn thời gian quan hệ và
giải quyết với các bên tham gia dự án =>Vai trò
của nhà quản trị dự án trở nên quan trọng.
– Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ chức, điều
hành cũng như kiến thức và kinh nghiệm lãnh đạo
có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu của dự án.
– Đó chính là người góp phần vào sự thành/bại của
dự án.
25
 3. Nhân sự

a. Giám đốc dự án
ii. Vị trí của giám đốc dự án
– Giám đốc là trung tâm của dự án, là cầu nối
mấu chốt để phối hợp các bên liên quan đến
dự án.
– Giám đốc dự án là trung tâm điều tiết và liên
kết giữa các bên liên quan

26
 3. Nhân sự

a. Giám đốc dự án
iii. Trách nhiệm của giám đốc dự án
– Phục vụ khách hàng
– Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án như:
z Thực hiện hợp đồng dự án, đảm bảo mục tiêu của dự án.
z Lập kế hoạch thực hiện dự án và điều hành tổng thể.
z Xây dựng đội ngũ dự án.
z Đưa ra quyết sách.

27
 3. Nhân sự

a. Giám đốc dự án
iv. Yêu cầu về người giám đốc dự án
– Về kiến thức cần có:
z Có hiểu biết sâu, rộng về kiến thức chuyên môn.
z Có hiểu biết về kiến thức tổng hợp.
– Về năng lực cần có:
z Năng lực quản lý/Năng lực lãnh đạo
z Năng lực ngoại giao
z Ra quyết định
– Về đạo đức thì phải có phẩm chất đạo đức tốt.
28
 3. Nhân sự

b. Đội ngũ dự án
i. Khái niệm
– Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện
các công việc của dự án.
– Đội ngũ này được thành lập trong thời gian tồn tại
dự án.
– Đội ngũ nhân sự của dự án cần phải có tinh thần
tập thể để tạo nên sức mạnh. Nếu thiếu sự phối
hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại.

29
 3. Nhân sự

b. Đội ngũ dự án
ii. Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án
– Quyền lợi và trách nhiệm phải đi đôi.
– Cần khích lệ và ràng buộc để đảm bảo đội ngũ hoạt động
hiệu quả. Cần có chính sách thưởng/phạt và hệ thống đánh
giá sự cống hiến.
– Sự chỉ đạo và giúp đỡ của các chuyên gia và lãnh đạo cấp
trên sao cho đội ngũ dự án luôn nhận được sự quan tâm, chỉ
đạo của cấp trên cả về chuyên môn và tinh thần.
– Dung hòa các mối quan hệ bao gồm các mối quan hệ với
khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước.

30
 3. Nhân sự

b. Đội ngũ dự án
iii. Phát triển đội ngũ dự án
z Đào tạo và bồi dưỡng
z Đánh giá và khuyến khích

31
 3. Nhân sự

b. Đội ngũ dự án
iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án: có thể thực hiện theo
hình thức:
z Giám sát: Đây là hình thức cần thiết nhưng nó thường
làm cản trở việc phát huy tài năng và sự hợp tác của các
thành viên.
z Tham gia: Là hình thức tương đối dân chủ. Khi đề ra
chính sách và kế hoạch thường có sự tham gia và tiếp
thu ý kiến của các thành viên trong dự án. Phương pháp
này có ưu điểm là phát huy các sáng kiến của mọi thành
viên nếu chúng ta tổ chức tốt.
32
 3. Nhân sự

b. Đội ngũ dự án
iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án: có thể thực hiện theo
hình thức:
z Đội ngũ: Giám đốc và toàn thể đội ngũ cùng đưa ra chính
sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn đề, gánh vác trách
nhiệm của dự án.

33
 3. Nhân sự

c. Quản trị xung đột

– Bản chất của dự án là phát sinh nhiều vấn đề, dẫn
tới những xung đột cũng thường xảy ra.
– Để giải quyết xung đột trong đội ngũ dự án là việc
làm cần thực hiện sớm nhất có thể. Một số
phương pháp có thể áp dụng:

34
 3. Nhân sự

c. Quản trị xung đột

– Phương pháp cơ cấu dùng để phòng, tránh và
hạn chế các xung đột bằng cách:
z Giải thích rõ yêu cầu đối với công việc
z Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt động của
các cá nhân ở những bộ phận khác nhau.
z Xác lập mục tiêu chung cho cả đội ngũ/tổ chức
z Áp dụng hệ thống thưởng/phạt

35
 3. Nhân sự

c. Quản trị xung đột

– Phương pháp cá nhân dùng trong trường hợp
xung đột đã nảy sinh. Để giải quyết người ta có
thể áp dụng:
z Xoa dịu
z Thỏa hiệp
z Hợp tác
z Bỏ qua
z Đối lập

36
 4. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc xác định những công

việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự
hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian
làm những công việc đó nhằm hoàn thành mục
tiêu xác định của dự án

37
 4. Lập kế hoạch dự án

Trình tự lập kế hoạch dự án

Xác lập mục Phát triển Sơ đồ

tiêu dự án kế hoạch kế hoạch

Báo cáo Dự toán chi phí, Lập tiến độ

kết thúc Phân bổ nguồn lực thực hiện

38
 4. Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND1: Tổng quan chung về dự án
Tóm tắt mục tiêu và nội dung của dự án.
Mô tả cơ cấu quản lý áp dụng cho dự án và danh
sách các điểm mốc quan trọng trong dự án
ND2: Các mục tiêu của dự án
Nêu các thông tin chi tiết cho mục tiêu đã nêu ở
phần tổng quan, thông tin về lợi nhuận,mục tiêu
cạnh tranh, mục tiêu kỹ thuật của dự án.
39
 4. Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND3: Khía cạnh kỹ thuật và quản trị của dự án
Mô tả các phương pháp quản lý và kỹ thuật sử
dụng cho công việc của dự án
ND4: Vấn đề hợp đồng của dự án
Đây là phần quan trọng của dự án, trong đó có
bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể,
nguồn cung cấp, các thỏa thuận hợp tác, các ban
tư vấn, ban kiểm tra, …
40
 4. Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND5: Tiến độ dự án
Nêu những tiến độ khác nhau và liệt kê tất cả
những điểm mốc quan trọng.
ND6: Nguồn lực dự án
Những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải
thể hiện chi tiết trong bản ngân sách dự án.
Cần nêu rõ các thủ tục kiểm soát và điều hành
chi phí.
41
 4. Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND7: Nhân sự dự án
Nêu rõ các kỹ năng đặc biệt, loại hình đào tạo
cần thiết, vấn đề tuyển dụng, các hạn chế về
pháp lý/chính sách đối với lực lượng lao động
ND8: Phương pháp kiểm tra & đánh giá dự án
Mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ
trong việc điều hành, thu thập, lưu trữ và đánh
giá quá trình dự án.
42
 4. Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn
Đề cập đến những rủi ro và kế hoạch đối phó để
hạn chế các hậu quả gây bất lợi đến mục tiêu dự
án khi rủi ro xảy ra.

43
 5. Cơ cấu phân chia công việc

Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc phân

chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm
nhiệm vụ và những công việc cụ thể.
Cần phải xác định, liệt kê và lập bản giải thích
cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

44
 5. Cơ cấu phân chia công việc

45
 5. Cơ cấu phân chia công việc

Trình tự lập WBS

¾ Phân tích công việc
¾ Lập danh mục và mã hóa các công việc
¾ Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công
việc
¾ Xác lập ma trận trách nhiệm

46
 5. Cơ cấu phân chia công việc

Xác lập ma trận trách nhiệm

47
 5. Cơ cấu phân chia công việc

Xác lập ma trận trách nhiệm

48
 6. Ngân sách dự án

Sinh viên tự nghiên cứu

49
50