Chuong 3 Xay Dung Doi Ngu Du an (1) -Đã Chuyển Đổi

FOREI GN TRADE UNI VERSI TY- HO CHI M I NH CAM
PUS
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÂY

DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN
Lập kế hoạch trước hay tổ chức đội ngũ trước?
Lập KH trước: chúng ta biết chúng ta cần làm gì, cần tuyển vị trị nào, ở vị trí đó thì làm gì?
Tuyển thành viên trước: thành viên sẽ giúp chúng ta lập KH chứ ta ko lập KH 1 mình -> trao quyền cho nhân viên
(đối với những dự án có tính thích nghi, linh hoạt cao, cần chú trọng vào KH,…)
Þ Tùy thuộc vào dự án, nhưng khi tuyển thành viên cần phải có định hướng ban đầu, biết được sơ bộ làm gì và
tuyển những ai
Þ Nhân viên được tự lập KH thì sẽ được tạo động lực làm việc tốt hơn
Hai yếu tố quan trọng của dự án: Tài chính và Con người
PUS
Mục tiêu của chương
- Nắm được khái niệm tổ chức dự án và các mô hình tổ chức dự án,
- Lựa chọn và áp dụng được mô hình tổ chức dự án phù hợp cho dự án của
nhóm ,
- Nắm được vai trò, vị trí , trách nhiệm của giám đốc dự án, phân biệt
được nhà quản trị chức năng và nhà quản trị dự án,
- Nắm được khái niệm của đội ngũ dự án, các vị trí chính trong một đội
ngũ dự án hoàn chỉnh,
- Trình bày được các hình thức và phương pháp phát triển đội ngũ dự án.
Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

PUS
3.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án
3.1.1 Khái niệm tổ chức dự án
- Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối
hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức. (Mô hình 5P: purpose, people,
plan, power (vai trò), position)
- Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người
trong tổ chức.
- Trong cơ cấu tổ chức, các thành viên phải được xác định rõ ràng về công việc, trách
nhiệm, nhiệm vụ.
- Ảnh hưởng mạnh đến làm thế nào quản lý dự án hoạt động hiệu quả.
- Theo đó, không có cơ cấu tổ chức tốt xấu, mà chỉ có cơ cấu tổ chức phù hợp hay
không. Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi dự án để chọn cơ cấu tổ chức dự án phù hợp
- Đối với mỗi mô hình cơ cấu tổ chức, cần chú ý: các thành viên trong tổ chức từ đâu mà
đến và ai là người quản lý dự án
 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án?
FOREI GN TRADE UNI VERSI TY- HO CHI M I NH
CAM PUS
3.1.2 Các mô hình tổ chức dự án

PUS
Cấu trúc tổ chức theo chức năng
- Đối với dự án tổ chức chức năng, dự án được giao cho một bộ
phận chức năng nhằm được đảm bảo cho nó thành công hoặc
được hỗ trợ thực hiện. (Dự án có đặc điểm gần với hoặc
tương tự với chức năng của phòng ban)
- Dự án được đặt vào một phòng chức năng,
- Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các
phòng chức năng, vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức
năng, nhưng vẫn đảm nhận việc chuyên môn trong dự án
- Cty Logistic,…. Vẫn đang sử dụng mô hình này: chức năng
cải tiến
CAM PUS
Cấu trúc tổ chức theo chức năng

PUS
Ưu điểm: cấu trúc tổ chức theo chức năng
- Linh hoạt trong sử dụng đội ngũ dự án.
- Các chuyên gia có thể được sắp xếp tạm thời vào dự án theo yêu cầu,
khi hoàn thành công việc có thể được tái phân công về vị trí cũ.
- Một chuyên gia có thể tham gia nhiều dự án khác nhau
- Các chuyên gia trong bộ phận chức năng có thể tập hợp để chia sẻ kiến
thức và kinh nghiệm. Do vậy, nhóm dự án tiếp cận được những kiến
thức kỹ thuật của bộ phận chức năng, quan sát dự án một cách toàn diện.
- Được xem là một cách thức để chuyển giao về công nghệ và kiến
thức giữa các phòng ban hoặc các đơn vị (Knowledge management)
- Vì được sự giúp sức của các chuyên gia từ các phòng ban chức năng
nên không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

PUS
Nhược điểm: cấu trúc tổ chức theo chức năng
- Không chú trọng đến khách hàng trong hoạt động. Đơn vị chức năng vốn
có những công việc của họ, thường được ưu tiên hơn công việc của dự
án và sự quan tâm của khách hàng. Những người được chỉ định tham gia
dự án thiếu động lực, một số thành viên nhóm dự án cho rằng phục vụ
cho dự án là đi lệch chuyên môn.
- Sự thiếu hợp tác và hỗn độn trên dẫn đến chậm trễ, khó khăn trong việc
đáp ứng nhu cầu khách hàng
- Có xu hướng không tối ưu hóa dự án. Những vấn đề của dự án liên quan
trực tiếp đến chuyên môn của bộ phận chức năng sẽ được xem xét cẩn
thận trong khi những vấn đề khác có thể bị bỏ qua.
- Vi phạm chế độ một thủ trưởng
- Khó xác định trách nhiệm hay đổ trách nhiệm cho nhau
=> Tổng giám đốc phải có khả năng phối hợp giỏi
PUS
Cấu trúc tổ chức theo chức năng (mô hình cải
-tiến)
Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận
chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được
tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao
- Ưu điểm:
• Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
• Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
• Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà
- Nhược điểm:
• Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
• Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
• Không tận dụng được ưu điểm về Knowledge management

CAM PUS
Cấu trúc tổ chức theo chức năng (mô hình cải tiến)

PUS
Cấu trúc tổ chức theo dự án
- Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành
viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm
việc toàn phần. Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức.
- Các nhân viên có thể lấy từ phòng ban chức năng hay thuê ngoài
- Quản lý dự án có quyền lực tương tự như chức năng
Tổng giám đốc
Giám đốc Giám đốc Các phòng

DA 1 DA 2 chức năng
Sản Kinh Tài Nhân

xuất doanh chính sự
PUS
Ưu điểm:
- Nhà quản trị dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả những người làm việc trong dự án trực tiếp chịu trách nhiệm với
nhà quản trị dự án
- Giảm sự sai lệch thông tin
- Quyết định được đưa ra nhanh chóng. Toàn bộ tổ chức dự án có thể đáp ứng
nhanh chóng đòi hỏi của khách hàng và của quản trị cấp cao

PUS
Nhược điểm:
- Sử dụng nguồn lực không hiệu quả: cần phải thuê ngoài cho các phòng ban bị rút
người hoặc thuê hẳn nhân viên cho dự án
- Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án: các dự án không giao lưu với nhau.
Đặc biệt là các công ty bảo mật cao: sale, bảo hiểm
- Nguy cơ làm xấu đi mối quan hệ giữa dự án với các bộ phận khác của tổ chức
mẹ: nguy cơ cạnh tranh tài nguyên, nhân lực với các phòng ban còn lại. Nhân viên
chỉ làm việc trong dự án, ít giao lưu bên ngoài, có cả người bên ngoài đi vào tổ
chức
- Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án: dự án tan rã thì nhân
viên cũng khó có thể quay về phòng ban ban đầu
CAM PUS

PUS
Mô hình dạng ma trận
- Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và
dự án. (Vẫn có trưởng dự án riêng và ngang tầm với trưởng
phòng ban chức năng. Nhân viên được phân bổ, phân định đầu
việc một các rõ ràng hơn, cân bằng giữa dự án và chức năng)
- Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự
tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn
- Nhằm kết hợp các ưu điểm và khắc phục nhược điểm của hai
hình thức tổ chức trên.

CAM PUS

PUS
Ưu điểm:
- Sử dụng hiệu quả nguồn lực
- Động lực và cam kết được cải thiện
- Tổng hợp dự án tốt
- Luồng thông tin được cải thiện
- Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
- Duy trì kỷ luật làm việc tốt

PUS
Nhược điểm:
- Sự tranh chấp về quyền lực: 1 cổ 2 tròng, nhân viên ko tự sắp xếp được
thì cũng phải hoàn thành công việc ở cả 2 bên
- Gia tăng các mâu thuẫn
- Thời gian phản ứng lại chậm chạp
- Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
- Trải qua nhiều căng thẳng (stress)

PUS
3.1.3 Lựa chọn mô hình tổ chức dự án
Nhân tố ảnh Mô hình chức Mô hình ma trận Mô hình dự án
hưởng năng
Tính thay đổi Thấp Cao Cao
Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Phức tạp Mới
Mức độ phức tạp Thấp Trung bình Cao
Thời gian dự án Ngắn Trung bình Dài
Quy mô Nhỏ Trung bình Lớn
Tầm quan trọng Thấp Trung bình Cao

PUS
Nhân tố ảnh hưởng Mô hình chức Mô hình ma Mô hình dự án

năng trận
Đặc điểm khách hàng Phong phú, đa dạng Trung bình Duy nhất
Tính phối hợp với các bộ Yếu Trung bình Mạnh

phận trong dự án
Tính phối hợp với các bên Mạnh Trung bình Yếu
liên quan ngoài dự án
Thời gian đưa ra các quyết Nhanh Trung bình Dài
định
PUS
3.2 Giám đốc dự án
3.2.1 Vị trí và trách nhiệm của giám đốc dự án
- Lập kế hoạch dự án
- Tổ chức thực hiện dự án
- Chỉ đạo hướng dẫn
- Kiểm tra giám sát
- Chức năng thích ứng
- (Tùy vào tính chất công ty thì là phân quyền
hay tập quyền)

PUS
3.2.1 Vị trí và trách nhiệm của giám đốc dự án
Trách nhiệm
- Quản lý dự án
- Quản lý rủi ro
- Phân tích hệ thống kinh doanh
- Quản lý các bên liên quan của dự án
- Quản lý nhóm dự án

PUS
3.2.2 Tố chất cần thiết của giám đốc dự
-án
Quản lý kỹ thuật dự án
- Khả năng lãnh đạo:
- Quản lý chiến lược và kinh doanh

Các bước chiêu mô nhân viên vào dự án:
1. XĐ những skill người ứng viên phải có là gì… (Identify skills required from WBS)
2. Nhắm người muốn tuyển (Identify personnel to match the skills) – from permanently assigned staff or
functional groups
3. Nói chuyện với người muốn tuyển (Talk to potential team members) – explain nature of project ang gauge
their interest
4. Sau đó người trường dự án sẽ về nói với sếp của người muốn tuyển ở phòng ban chức năng nếu người muốn
tuyển đã được thuyết phục – Negotiate with the functional supervisor
PUS
Quản lý dự án và Quản lý chức năng
Nhà quản trị chức năng Nhà quản trị dự án
Là chuyên gia giỏi Có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều
trong lĩnh vực chuyên môn lĩnh vực, kinh nghiệm phong phú
Thạo kỹ năng phân tích Có kỹ năng tổng hợp
Giám sát kỹ thuật Tổ chức, phối hợp mọi bộ phận, thành
chuyên sâu về lĩnh vực viên cùng hoàn thành DA
Chịu trách nhiệm lựa chọn Chịu trách nhiệm tổ chức, tuyển dụng, lập
công nghệ kế hoạch, hướng dẫn, quản lý dự án

PUS
3.3 Xây dựng đội ngũ dự án
3.3.1 Khái niệm đội ngũ dự án
- Đội ngũ dự án: là một tập thể các cán bộ nhân viên trực tiếp
thực hiện các công việc của dự án. Đội ngũ dự án được thành
lập trong thời gian tồn tại của dự án.
- Nhóm dự án: là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được
mục tiêu chung
- Đội ngũ dự án tốt?

PUS
Để xây dựng một đội ngũ dự án tốt, nhà quản lý cần tuân theo quy tắc sau:
- Tạo ra quyền lợi và trách nhiệm ngang bằng và cân đối giữa các thành viên trong
đội ngũ dự án.
- Tạo sự khích lệ và ràng buộc giữa các thành viên.
- Có sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo dự án, dung hòa các mối quan hệ giữa các
thành viên trong dự án.
- Để phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án tốt bạn cần có biện pháp đào tạo và
khuyến khích sự phát triển của thành viên đội ngũ dự án. Bạn có thể áp dụng các
biện pháp giám sát khác, tùy thuộc vào nguồn lực điều kiện cụ thể của dự án.
- Văn hóa và tinh thần đội ngũ là yếu tố khuyến khích hoặc hạn chế sự phát triển
của các thành viên trong dự án. Đồng thời trong quá trình quản lý dự án, các nhà
quản lý dự án cần chủ ý tới các mâu thuẫn và xung đột của các thành viên trong
đội ngũ dự án để có biện phát khắc phục kịp thời.

CAM PUS

CAM PUS
3.3.2 Cấu thành đội ngũ dự án

CAM PUS

CAM PUS

FOREI GN TRADE UNI VERSI TY- HO CHI M I NH CAM PUS
Những khó khăn và lợi ích khi làm việc theo
nhóm dự án

CAM PUS

CAM PUS
3.3.3 Phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án

CAM PUS
5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom

CAM PUS
Ba quy tắc bảo vệ chất lượng của quyết định

CAM PUS
Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định

Chuong 3 Xay Dung Doi Ngu Du an (1) -Đã Chuyển Đổi

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Chuong 3 Xay Dung Doi Ngu Du an (1) -Đã Chuyển Đổi

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FOREI GN TRADE UNI VERSI TY- HO CHI M I NH CAM

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÂY

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Giám đốc Giám đốc Các phòng

Sản Kinh Tài Nhân

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Nhân tố ảnh hưởng Mô hình chức Mô hình ma Mô hình dự án

Tính phối hợp với các bộ Yếu Trung bình Mạnh

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Lê Sơn Đại – Thiết kế tổ chứ dự án và xây dựng đội ngũ dự án

You might also like