1. Kiểu mô hình tổ chức dự án mà hiện nay công ty John Bros Ltd.

đang áp
dụng là mô hình tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức dự án chức năng dựa trên việc sử dụng nhân viên từ các bộ phận chức năng
của tổ chức cho các dự án cụ thể. Nhân viên thường duy trì công việc chính thức tại bộ phận
chức năng và tham gia vào dự án khi cần.
Ưu điểm:
Mang tính chuyên môn hóa cao: Mỗi bộ phận có thể tập trung vào nhiệm vụ cụ
thể của mình để phát triển chuyên môn trong lĩnh vực đó. Các chuyên gia từ các bộ
phận chức năng có thể mang đến kiến thức chuyên sâu.
Linh hoạt trong sử dụng nhân viên: Các vị trí quản lý được xác định rõ ràng,
cụ thể giúp công ty có sự điều hành hiệu quả
Dễ dàng bố trí nhân sự sau dự án: Cán bộ dự án vẫn thường xuyên giữ các mối liên
hệ chuyên môn với phòng ban chính của mình cho nên thuận tiện cho việc bố trí nhiệm vụ
sau khi dự án kết thúc.

Liên hệ với công ty John: Công ty của John mỗi bộ phận đều có chức năng và
nhiệm vụ khác nhau như Ian Todd (Quản lý văn phòng) có nhiệm vụ giám sát
nhân viên văn phòng, lập báo cáo tài chính khi được yêu cầu và các công việc
chung của văn phòng, George Baker (Quản lý hợp đồng) có nhiệm vụ là quản lý
các hợp đồng, lập kế hoạch,… Cho dù công việc có nhiều thì các bộ phận vẫn có
thể kiểm soát được như trong cuộc trò chuyện có thể thấy George baker vẫn kiểm
soát được công việc trong khi anh ấy đang làm việc rất nhiều.
Nhược điểm:
Thiếu động lực làm việc cho dự án: vì mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nên khi
một bộ phận được nhận nhiệm vụ quá nhiều về chuyên môn của họ, một bộ phận
lại nhận quá ít khiến bộ phận đấy lại không có động lực làm việc.
Các thành viên dự án không phải lúc nào cũng có động lực cao để làm việc cho dự án

Tính thống nhất tổng thể dự án thấp: mô hình này dẫn đến sự thiếu giao tiếp
và tương tác giữa các bộ phận, dẫn đến các vấn đề về thông tin và điều phối.

Việc phối hợp công việc giữa các bộ phận chức năng tương đối lỏng lẻo: Có thể gặp
khó khăn trong việc đảm bảo sự hòa thuận giữa các nhóm công việc.

Liên hệ:
Harry Taylor đã phải tự giải quyết vấn đề của mình như vấn đề hay xảy ra nhiều
nhất trong dự án là thiếu nguyên liệu, giao sai nguyên liệu, nhà thầu phụ không
đến. Những thay đổi trong bản vẽ và hướng dẫn của khách hàng thường được
nhận sau khi phần công việc đó hoàn thành vì harrt taylor cho rằng rất khó khăn
để tìm được đúng người
2. Điểm yếu do mô hình gây ra trong công ty:
- Thiếu sự cam kết và trách nhiệm: các nhân viên đối với dự án, do họ chỉ quan
tâm đến công việc của bộ phận mình và không có cơ hội phát triển kỹ năng hay
nâng cao năng lực.
Vd: khi hỏi George Baker về quy hoạch mạng lưới thì anh ấy nói vô nghĩa và Mc
Donald người có thể lập kế hoạch mạng lưới chuyên nghiệp thì lại bị George
Baker bác bỏ “chúng tôi không sử dụng điều vô nghĩa đó ở đây” George đã nói
trong cuộc trò chuyện.
− Thiếu sự thích ứng và đổi mới: trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc
thị trường, do quy trình làm việc quá cứng nhắc và tuân theo các quy tắc chỉ định
− Thiếu sự giao tiếp và phối hợp: giữa các bộ phận liên quan đến dự án, dẫn đến
sự hiểu lầm, mâu thuẫn hay trùng lặp công việc
− Lợi nhuận thấp: Mô hình tổ chức hiện tại không tối ưu hóa các quy trình và tài
nguyên, dẫn đến lợi nhuận thấp trong quá khứ và gặp khó khăn trong việc tăng
cường lợi nhuận.
Dẫn chứng: Lợi nhuận trên doanh thu không vượt quá 2,5% trong 5 năm qua và
năm ngoái là 0,5%.
- Kiểm soát tài chính yếu và mất nhân sự giỏi: Thiếu thông tin và quyết định quản
lý dựa trên số liệu tài chính, gây khó khăn trong việc đảm bảo lợi nhuận và tối ưu
hóa vốn đầu tư. Sự thay đổi nhân sự cao gây ảnh hưởng đến sự ổn định và hiệu
suất công việc, đồng thời mất đi kiến thức và kỹ năng quan trọng trong công ty.
Vd: khi hỏi về Ian Todd về trình độ học vấn hay có tham gia các khóa học ở đại
học nào hay không, có áp dụng các biện pháp, phương pháp để kiểm soát về
doanh thu của công ty hay không thì hầu như câu trả lời đều là không. (kiểm soát
tài chính yếu)

3.
*Chuyển sang mô hình tổ chức ma trận, trong đó các nhân viên được phân công
vào các nhóm dự án theo từng giai đoạn hoặc mục tiêu cụ thể, và vẫn giữ liên lạc
với bộ phận chức năng của mình. Mô hình này giúp tăng cường sự giao tiếp và
phối hợp giữa các bộ phận; khuyến khích sự sáng tạo và linh hoạt trong việc giải
quyết vấn đề, và tạo ra sự cam kết và trách nhiệm cao hơn cho dự án từ đó tối ưu
hóa quy trình và tài nguyên, cũng như nâng cao quản lý tài chính.
*Phân biệt rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các vị trí trong nhóm dự án, bao
gồm:
• Quản lý dự án: Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát
và đánh giá tiến độ và kết quả của dự án. Người này cũng là người liên lạc
chính với khách hàng và các bên liên quan khác.
• Nhân viên dự án: Những người thực hiện các công việc cụ thể theo yêu cầu
của dự án, ví dụ như thiết kế, lập trình, kiểm tra, .... Họ cần báo cáo cho quản
lý dự án về tiến độ và vấn đề của công việc, và cũng cần hợp tác với các nhân
viên dự án khác để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của dự án.
• Quản lý chức năng: Những người quản lý các bộ phận chuyên môn, ví dụ
như kế toán, nhân sự, kỹ thuật,... Họ cần cung cấp các nguồn lực, hỗ trợ và
hướng dẫn cho các nhân viên dự án, và cũng cần phối hợp với quản lý dự án
để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng của mình.