CHI TIẾT NỘI DUNG THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI KHOA

% hoàn Người chịu trách

STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm
A Kế hoạch
Kế hoạch áp dụng khung chương Kế hoạch áp dụng khung chương
1 Trước 01 tháng cho từng năm học Trưởng khoa/phó khoa
trình đào tạo trình
Kế hoạch sử dụng đề cương chi
2 Trước 01 tháng cho từng năm học Kế hoạch sử dụng đề cương chi tiết Trưởng khoa/phó khoa
tiết
3 Kế hoạch năm của khoa Trước tháng 8 hàng năm Kế hoạch năm của khoa Trưởng khoa

4 Kế hoạch tháng của khoa Trước 29 hàng tháng Kế hoạch tháng của khoa Trưởng khoa

Thời khóa biểu

Trước tháng 8 hàng năm (khóa cũ) và
5 Học kỳ 1 trước tháng 15/9 hàng năm (khóa mới TKB của khoa Phó khoa
nhập học)

Học kỳ 2 Trước tháng 12 hàng năm

6 Lịch thi Lên sau 3 tuần khi có tkb Lịch thi đc gửi Phó khoa

Lên kế hoạch thi lại gửi phòng Trong vòng 02 tuần kể từ ngày công Thư kí/giáo vụ/Phó
7 Kế hoạch thi lại
ĐT và phòng KT&ĐBCL bố điểm cho sinh viên khoa

B Triển khai

Tập huấn cho cán bộ về quy chế

đào tạo, các quy định, quy trình Có biên bản tập huấn (xác nhận của
Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ
1 liên quan, biểu mẫu, cách tiếp các cán bộ tham gia). Biên bản được Trưởng khoa/phó khoa
học của Nhà trường
nhận, xử lý và phúc đáp sinh viên gửi về phòng ĐT 01 bản chính
(đối với từng trường hợp cụ thể)
 % hoàn Người chịu trách
STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm
Có biên bản tập huấn (xác nhận của
Tập huấn cho giảng viên (cơ hữu,
Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng tham
2 thỉnh giảng về việc sử dụng cổng Trưởng khoa/phó khoa
học của Nhà trường gia). Biên bản được gửi về phòng ĐT
giảng viên)
01 bản chính

Tập huấn cho sinh viên về việc sử Trưởng khoa/phó khoa

Trước 01 tuần so với ngày bắt đầu kỳ Có biên bản tập huấn (xác nhận của
3 dụng, kiểm tra các thông tin trên chỉ đạo trực tiếp các cố
học của Nhà trường sinh viên tham gia)
cổng sinh viên vấn học tập triển khai

Hợp đồng thỉnh giảng, phụ lục HĐ

Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ
4 Hoàn thiện hợp đồng giảng dạy
học của Nhà trường
giảng viên Cơ hữu KĐM bản scan;
Thư kí/giáo vụ/phó
danh sách giảng viên thỉnh giảng theo
khoa
kỳ; Biên bản bàn giao Hợp đồng cho
phòng ĐT (hoặc sổ ký nhận bàn giao)

Lưu hồ sơ GV thỉnh giảng trước khi

Lưu hồ sơ giảng viên thỉnh giảng, GV bắt đầu giảng dạy và lưu theo kì, Thư kí/giáo vụ/phó
5 Hồ sơ GV (bản scan và photo)
cơ hữu hồ sơ GV cơ hữu cập nhật liên tục khoa
theo biến động thực tế của Khoa

Hoàn thành trước khi bắt đầu giảng

6 Thống nhất đề cương chi tiết Biên bản họp Trưởng bộ môn
dạy (BB họp)

Trưởng bộ môn, GV
được phân công trong
Trước khi bắt đầu giảng dạy môn học
7 Thống nhất slide bài giảng Biên bản họp biên bản họp thực hiện
đó 01 tuần
đưa bài giảng lên
Elearning
 % hoàn Người chịu trách
STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm
Kế hoạch hoạt động cá nhân của
CVHT, các biên bản họp lớp, các báo
Theo dõi hoạt động cố vấn học Đầu, giữa, cuối mỗi học kỳ và theo Trưởng,phó
8 cáo công tác CVHT theo Quy định
tập kế hoạch hàng tháng của CVHT khoa/trưởng bộ môn
công tác CVHT số 154/QĐ-ĐHCN
ĐA ngày 14/9/2021

Tuần thứ 2 của học kỳ, Phòng

KT&ĐBCL thông báo kế hoạch dự
Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện
giờ giảng viên.
9 dự giờ giảng của GV cơ hữu và
Trong vòng 02 tuần kể từ ngày có
thỉnh giảng
thông báo, Khoa lập kế hoach dự giờ
của Phòng KT&ĐBCL
Các biểu mẫu theo Quy định công tác
Trưởng khoa/trưởng bộ
tổ chức và thực hiện dự giờ GV số
môn
44/QĐ-ĐHCN ĐA ngày 18/3/2022

Họp bộ môn triển khai các hoạt

10 Hàng tuần Biên bản họp Trưởng bộ môn
động chuyên môn
Danh sách SV và các minh chứng liên Thư kí/giáo vụ/Phó
11 Cảnh báo học vụ Theo từng tháng
lạc khoa

Nhắc nhở giảng viên lên điểm, Có cảnh báo giảng viên và lưu lại Thư kí/giáo vụ/Phó
12 Theo từng tháng
bảng điểm cứng minh chứng khoa

Chậm nhất 02 tuần trước khi kết thúc

Thống nhất đề thi và phương thức giảng dạy, GV được phân công gửi Trưởng bộ môn/trưởng,
13 Biên bản họp
thi đề thi và đáp án cho Trưởng khoa phó khoa
duyệt

Khoa nộp đề thi, đáp án chậm nhất 01 Biên bản bàn giao về việc nộp đề thi
14 Nộp đề thi cho phòng khảo thí Trưởng khoa/ GV ra đề
tuần trước khi kết thúc giảng dạy (hoặc sổ ký nhận bàn giao)

Hoàn thiện bảng điểm quá trình Biểu mẫu BM.KT.02 trong Quy trình
Trong vòng 01 tuần kể từ ngày kết Thư kí/giáo vụ/phó
15 (bản cứng) nộp phòng ĐT + nhập tổ chức thi KTHP số 198/QĐ-
thúc giảng dạy khoa
điểm trên phần mềm ĐHCNĐA ngày 19/10/2021
 % hoàn Người chịu trách
STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm
Rà soát điều kiện thi cho sinh Thư kí/giáo vụ/phó
16 Theo học kì Danh sách thi
viên khoa

Chậm nhất 03 ngày sau khi thi,

Phòng KT&ĐBCL bàn giao bài thi
cho Khoa.
Phiếu chấm thi/ Bảng điểm có chữ ký Trưởng khoa/phó
17 Hoàn thiện chấm thi Chậm nhất 07 ngày (không bao gồm
của GV chấm thi và Trưởng khoa khoa/GV chấm thi
ngày nghỉ) kể từ ngày nhận bài thi,
Khoa hoàn thành việc chấm thi và
bàn giao lại cho Phòng KT&ĐBCL.

Biểu mẫu BM.KT.19 trong Quy trình

Hoàn thiện nhập điểm thi lên Thư kí/giáo vụ/phó
18 Không quá 02 tuần sau khi thi tổ chức thi KTHP số 198/QĐ-
phần mềm khoa
ĐHCNĐA ngày 19/10/2021

Sau 2 tuần khi công bố điểm cho sinh

19 Thanh toán tiền giảng dạy Hợp đồng, thanh lí hợp đồng Trưởng khoa/phó khoa
viên

Căn cứ theo kế hoạch năm học, kế Phó khoa lên chương

20 Sự kiện phục vụ cộng đồng Chương trình, phân công chi tiết
hoạch tháng của khoa trình

Căn cứ theo kế hoạch năm học, kế Phó khoa lên chương

21 Sự kiện phục vụ sinh viên Chương trình, phân công chi tiết
hoạch tháng của khoa trình

Căn cứ theo kế hoạch năm học, kế Trưởng khoa/trưởng bộ

22 Thực hiện nghiên cứu khoa học Sản phẩm khoa học
hoạch tháng của khoa môn

Danh sách sinh viên đăng ký thực tập;

Liên hệ địa điểm thực tập và định Trưởng,phó
23 Căn cứ theo TKB Bản MOU thỏa thuận hợp tác với DN
hướng nghề nghiệp cho SV khoa/trưởng bộ môn
(lưu bản scan hoặc sao y)
 % hoàn Người chịu trách
STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm
Phối hợp với phòng ĐT trong
Tờ trình, biên bản, hồ sơ… đúng tiến
24 công tác xét giao nhận và bảo vệ Theo thông báo của phòng Đào tạo Trưởng khoa/phó khoa
độ
ĐNTN/KLTN; xét tốt nghiệp
C Xác nhận

Biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,

Sinh viên học lại (bao gồm SV nợ Công bố trước 02 tuần so với ngày Khoa thông báo đến sinh viên ngay Thư kí/giáo vụ/phó
1
môn và SV bảo lưu đi học lại) bắt đầu kỳ học của Nhà trường sau khi có quyết định. Khoa theo dõi khoa
DS SV

Biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,

Sinh viên chuyển ngành, chuyển Công bố trước 02 tuần so với ngày Khoa thông báo đến sinh viên ngay Thư kí/giáo vụ/phó
2
khoa bắt đầu kỳ học của Nhà trường sau khi có quyết định. Khoa theo dõi khoa
DS SV

Trong vòng 02 tuần kể từ ngày công Thư kí/giáo vụ/phó

3 Sinh viên thi lại Thông báo đến sinh viên
bố điểm cho sinh viên khoa

Biên bản, tờ trình gửi lên phòng

CTSV, Khoa thông báo đến sinh viên Thư kí/giáo vụ/phó
4 Sinh viên bảo lưu Theo tháng
ngay sau khi có quyết định. Khoa khoa
theo dõi DS SV

Biên bản, tờ trình gửi lên phòng

CTSV. Khoa thông báo đến sinh viên Thư kí/giáo vụ/phó
5 Sinh viên thôi học Theo tháng
ngay sau khi có quyết định. Khoa khoa
theo dõi DS SV
 % hoàn Người chịu trách
STT Tên Mốc thời gian Lưu văn bản
thành nhiệm

Biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,

Sinh viên chuyển trường (SV Khoa thông báo đến sinh viên ngay Thư kí/giáo vụ/phó
6 Theo tháng
chuyển đến và chuyển đi) sau khi có quyết định. Khoa theo dõi khoa
DS SV

D Cập nhật

Số lượng và danh sách theo tháng,

1 Đề cương chi tiết Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng bộ môn
Trước 01 tháng cho từng năm học
Số lượng và danh sách theo tháng,
2 Khung chương trình đào tạo Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng khoa/phó khoa
Trước 01 tháng cho từng năm học
3 Ngân hàng câu hỏi Báo cáo số lượng từng tháng Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng bộ môn
4 Elearning Cập nhật các môn học theo tháng Cập nhật trên hệ thống Trưởng bộ môn/thư kí
E Báo cáo
1 Báo cáo tháng của Khoa Trước ngày cuối cùng của tháng Báo cáo theo tháng Trưởng khoa
2 Tỷ lệ sinh viên thôi học, bảo lưu Báo cáo theo tháng Trưởng khoa
3 Tỷ lệ sinh viên học lại Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
4 Tỷ lệ sinh viên thi lại Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
5 Tỷ lệ Sinh viên đóng học phí Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
Giờ giảng/giờ NCKH/giờ phục vụ
6 Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
cộng đồng
7 Số lượng đề, tài liệu online Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
8 Sơ kết học kì 1 Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
9 Tổng kết năm học Báo cáo học kì/năm học Trưởng khoa
Trưởng khoa, trưởng bộ
10 Phân tích phổ điểm Báo cáo học kì/năm học
môn
STT Tên % hoàn thành
A Kế hoạch
1 Kế hoạch áp dụng khung chương trình đào tạo
2 Kế hoạch sử dụng đề cương chi tiết
3 Kế hoạch năm của khoa
4 Kế hoạch tháng của khoa
5 Thời khóa biểu

Học kỳ 1
Học kỳ 2
6 Lịch thi
B Triển khai
1 Thống nhất đề cương chi tiết
2 Thống nhất slide bài giảng
3 Hoàn thiện hợp đồng giảng dạy
4 Thống nhất đề thi và phương thức thi
5 Nộp đề thi cho phòng khảo thí
6 Hoàn thiện bảng điểm quá trình nộp phòng ĐT
7 Hoàn thiện chấm thi
8 Hoàn thiện nhập điểm thi lên phần mềm
9 Thanh toán tiền giảng dạy
10 Lưu hồ sơ giảng viên thỉnh giảng, cơ hữu

Phối hợp với phòng ĐT trong công tác xét giao

11 nhận và bảo vệ ĐNTN/KLTN; xét tốt nghiệp
12 Sự kiện phục vụ cộng đồng
13 Sự kiện phục vụ sinh viên
14 Rà soát điều kiện thi cho sinh viên
15 Cảnh báo học vụ
16 Nhắc nhở giảng viên lên điểm, bảng điểm cứng
Tập huấn cho cán bộ về quy chế đào tạo, các
quy định, quy trình liên quan, biểu mẫu, cách
tiếp nhận, xử lý và phúc đáp sinh viên (đối với
17 từng trường hợp cụ thể)

Tập huấn cho giảng viên (cơ hữu, thỉnh giảng về

18 việc sử dụng cổng giảng viên)
 Tập huấn cho sinh viên về việc sử dụng, kiểm
19 tra các thông tin trên cổng sinh viên

C Xác nhận

1 Sinh viên học lại

2 Sinh viên thi lại
3 Lên kế hoạch thi lại gửi phòng ĐT và khảo thí

4 Sinh viên bảo lưu

5 Sinh viên chuyển ngành

6 Sinh viên chuyển trường

7 Sinh viên thôi học (tờ trình gửi phòng CTSV)

D Cập nhật

1 Đề cương chi tiết

2 Khung chương trình đào tạo

3 ngân hàng câu hỏi
4 elearning
E Báo cáo
1 Tỷ lệ sinh viên học lại
2 Tỷ lệ sinh viên thi lại
3 Tỷ lệ sinh viên thôi học, bảo lưu
4 Tỷ lệ sv đóng học phí
5 Giờ giảng
6 Số lượng đề, tài liệu online
7 Sơ kết học kì 1
8 Tổng kết năm học
9 Phân tích phổ điểm
Các chỉ số của khoa
Mốc thời gian

Trước 01 tháng cho từng năm học

Trước 01 tháng cho từng năm học
Hoàn thành trước tháng 8 hàng năm
Trước 29 hàng tháng báo cáo đầu tháng

trước tháng 8 hàng năm (khóa cũ) và trước tháng 15/9 hàng
năm (khóa mới nhập học)
trước tháng 12 hàng năm
Lên sau 3 tuần khi có tkb

Hoàn thành trước khi bắt đầu giảng dạy (BB họp)
Họp bộ môn ( căn cứ biên bản họp )
Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trường
Họp bộ môn ( căn cứ biên bản họp )
trong vòng 02 tuần kể từ ngày kết thúc giảng dạy
trong vòng 02 tuần kể từ ngày kết thúc giảng dạy
Không quá 01 tuần sau khi thi
Không quá 02 tuần sau khi thi
Sau 2 tuần khi công bố điểm cho sinh viên

Theo thông báo của phòng Đào tạo

Căn cứ theo kế hoạch năm học
Căn cứ theo kế hoạch năm học của khoa
Theo học kì
Theo từng tháng
Theo từng tháng

Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trường

Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trường
Trước 01 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trường

Công bố Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trườ
trong vòng 02 tuần kể từ ngày công bố điểm cho sinh viên
trong vòng 02 tuần kể từ ngày công bố điểm cho sinh viên

Theo tháng

Công bố Trước 02 tuần so với ngày bắt đầu kỳ học của Nhà trườ

Theo tháng

Theo tháng

Số lượng và danh sách theo tháng, Trước 01 tháng cho từng

năm học
Số lượng và danh sách theo tháng, Trước 01 tháng cho từng
năm học
Báo cáo số lượng từng tháng
Cập nhật các môn học theo tháng
Theo ki
Lưu văn bản Người chịu trách nhiệm

Khung chương trình Trưởng khoa/phó khoa

Đề cương chi tiết Trưởng khoa/phó khoa
Kế hoạch khoa Trưởng khoa
Kế hoạch khoa Trưởng khoa
TKB của khoa Phó khoa

Lịch thi đc gửi Phó khoa

Biên bản họp Trưởng bộ môn

Biên bản họp Trưởng bộ môn
Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Biên bản họp Trưởng bộ môn/trưởng, phó khoa

Thư kí/giáo vụ/Phó khoa

Trưởng khoa/phó khoa
Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Hợp đồng, thanh lí hợp đồng Trưởng khoa/phó khoa
Hồ sơ giảng viên ( Photo và scan) Thư kí/giáo vụ/Phó khoa

Tờ trình, biên bản, hồ sơ… đúng tiến

độ Trưởng khoa/phó khoa
Chương trình, phân công chi tiết Phó khoa lên chương trình
Chương trình, phân công chi tiết Phó khoa lên chương trình
Danh sách thi Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Danh sách SV và các minh chứng liên lThư kí/giáo vụ/Phó khoa
Có cảnh báo giảng viên Thư kí/giáo vụ/Phó khoa

Có biên bản tập huấn (xác nhận của

các cán bộ tham gia). Biên bản được
gửi về phòng ĐT 01 bản chính Trưởng khoa/phó khoa
Có biên bản tập huấn (xác nhận của
giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng tham
gia). Biên bản được gửi về phòng ĐT
01 bản chính Trưởng khoa/phó khoa
Có biên bản tập huấn (xác nhận của Trưởng khoa/phó khoa chỉ đạo trực
sinh viên tham gia) tiếp các cố vấn học tập triển khai

biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,

Khoa Thông báo đến sinh viên ngay
sau khi có quyết định Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Thông báo đến sinh viên Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,
Khoa Thông báo đến sinh viên ngay
sau khi có quyết định Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,
Khoa Thông báo đến sinh viên ngay
sau khi có quyết định Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
biên bản, tờ trình gửi lên phòng ĐT,
Khoa Thông báo đến sinh viên ngay
sau khi có quyết định Thư kí/giáo vụ/Phó khoa
Danh sách sinh viên, khoa Thông báo
đến sinh viên ngay sau khi có quyết
định Thư kí/giáo vụ/Phó khoa

Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng bộ môn

Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng khoa/phó khoa

Biên bản họp bộ môn/khoa Trưởng bộ môn
Cập nhật trên hệ thống Trưởng bộ môn/thư kí

Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa

Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo theo tháng trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa
Báo cáo học kì/năm học trưởng khoa