BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Trách nhiệm chính& Mục đích của vị trí công việc:

- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các bộ phận và các cá
nhân theo quy chế của Công ty. Mua sắm trang thiết bị, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và
công tác của Công ty.

- Giữ vai trò đại diện, sứ giả của Ban Quản lý tòa nhà đối với Khách hàng (cư dân, khách thuê, khách
viếng thăm tòa nhà). Thông qua tác phòng, lời nói, công việc của mình, chuyển tải thông điệp và tiêu
chuẩn dịch vụ của Công ty tới khách hàng.Cung cấp thông tin và tiếp nhận thông tin trực tiếp từ khách
hàng.

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHÍNH:

Phân bổ thời gian

Phân bổ
Nhiệm vụ chính
Thời gian

10 % Đảm bảo phân phát tài liệu, công văn cho từng bộ phận liên quan

10 % Kiểm soát việc lưu giữ công văn đến, công văn đi

Thực hiện công việc mua sắm, quản lý tài sản, đồ dung văn phòng. Thực hiện các công
20 % việc hành chính. Hỗ trợ các bộ phận làm thủ tục thanh toán, chấm công, theo dõi ngày
nghỉ…

% Thư kí các cuộc họp giao ban. Quản lý, phân phối, soạn thảo và lưu trữ văn bản, tài liệu
20
được ban hành của Công ty
- Quản lý, trực tại khu vực lễ tân; Tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc, câu
hỏi liên quan cho khách hàng; Tiếp đón và cung cấp thông tin chính xác cho khách
hàng cần tới các vị trí/ khu vực trong tòa nhà, hướng dẫn sử dụng tiện ích của tòa
nhà, các dịch vụ của Công ty;
- Đáp ứng mọi yêu cầu hợp lý, tiếp nhận và chuyển tải thông tin, tiếp nhận phàn nàn
của khách hàng và kịp thời báo cáo cấp trên xử lý nếu vượt quá quyền hạn của mình.
Theo dõi các sự vụ để đảm bảo các yêu cầu của khách hàng đều được giải quyết.
- Hỗ trợ, giúp đỡ khách hàng một cách tận tình, chu đáo, niềm nở.
- Ghi chép, cập nhật mọi thông tin khách hàng và biện pháp giải quyết vào sổ giao ca;
35 %
- Tiếp nhận các thông tin liên quan đến khách hàng bị thất lạc, đổ vỡ, hỏng hóc đồ đạc,
tài sản, thiết bị… và kịp thời chuyển tiếp thông tin tới các bộ phận liên quan;
- Hỗ trợ khách hàng sử dụng thang máy hoặc di chuyển ra khỏi tòa nhà khi có sự cố
đặc biệt
- Giữ gìn hình ảnh, uy tín và tiêu chuẩn dịch vụ của Công ty;
- Duy trì niềm tin và sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty; Thiết lập
các mối quan hệ tốt với khách hàng;
- Luôn tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định, quy trình của Công ty;
- Hướng dẫn và nhắc nhở khách hàng thực hiện các nội quy, quy định của tòa nhà.

1
 - Phối hợp và hỗ trợ nhân viên trong bộ phận xây dựng cập nhật danh sách khách hàng
- Xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ với khách hàng
- Phối hợp với các bộ phận trong việc tổ chức các hoạt động trong tòa nhà, trang trí dịp
Lễ Tết…
- Tiếp thu ý kiến, đề xuất thay đổi để duy trì sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng
dịch vụ của Công ty;
- Nắm vững bản mô tả công việc, miêu tả công việc và danh mục kỹ năng nghề
nghiệp của nhân viên trong bộ phận; Kịp thời hỗ trợ khi cần thiết
- Thực hiện các nhiệm vụ khác nếu được cấp trên yêu cầu.

- Định kỳ báo cáo và báo cáo sự vụ khi được yêu cầu;

- Tham gia các cuộc họp nếu được cấp trên yêu cầu.
- Cập nhật và thực hiện mọi thông báo, quy định, quy trình, tiêu chuẩn của Công ty
cũng như các kiến thức cần có để phục vụ công việc;
- Tham gia các khoá đào tạo và hoạt động chung của Ban Quản lý, của Công ty;
Báo cáo công việc bằng hình ảnh (Clip, Slide Share…/tháng )
5 %

Thường xuyên tham gia các khóa đào tạo theo tiêu chuẩn chung của Công ty và cùng phối hợp làm
việc với các nhân viên quản lý của của toà nhà theo sự hướng dẫn của trưởng bộ phận là một trong
những điều kiện cần thiết để hoàn thành tốt công việc của vị trí này.

CÁC CHỨC NĂNG HỖ TRỢ

Ngoài việc thực hiện các chức năng thiết yếu, vị trí này có thể phải thực hiện và kết hợp với một số
chức năng sau đây với khối lượng thời gian được xác định bởi các giám sát viên dựa trên các yêu
cầu cụ thể của công ty.

• Trợ giúp trưởng bộ phận trong việc mua bán, quản lý tài sản và các công việc hành chính khác.
• Nhận, ghi lại và báo cáo lên cấp trên hoặc phòng Dịch vụ về các cuộc họp sắp diễn ra tại Toà
nhà
• Chịu trách nhiệm về công việc văn thư, lưu giữ được giao
• Chịu trách nhiệm ghi biên bản trong các hội nghị, cuộc họp.
• Các nhiệm vụ khác khi được Giám đốctòa nhà yêu cầu.