CHƯƠNG 4

XÂM NHẬP TỔ CHỨC VÀ KÝ

KẾT HỢP ĐỒNG
GVHD: TS. CAO QUỐC VIỆT
 NHÓM 2

KIM PHƯƠNG NGỌC TRÂM

MAI HOA NGỌC SÁNG

KIM LAN
NỘI DUNG CHÍNH
01 THAM GIA VÀO MỐI QUAN HỆ OD

02 PHÁT TRIỂN HỢP ĐỒNG

CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUY TRÌNH GIỮA

03
CÁC CÁ NHÂN TRONG VIỆC
NHẬP VÀ KÝ HỢP ĐỒNG
 GIA NHẬP VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

Là những bước đầu tiên trong quy trình OD. Chúng liên
quan đến việc xác định một cách sơ bộ các vấn đề hoặc
cơ hội phát triển của tổ chức

Thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa người thực hiện OD (
các chuyên viên phát triển tổ chức có thể bên trong và
bên ngoài )và các thành viên của hệ thống khách hàng về
cách giải quyết những vấn đề đó
 GIA NHẬP VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

Việc gia nhập và ký hợp đồng có thể khác nhau về mức độ phức tạp và hình thức
tùy thuộc vào tình huống

Người quản lý đóng vai trò là Nhà quản trị xem xét việc sử
người thực hiện OD dụng các chuyên gia OD

Có sự tham gia của người quản Có sự tham gia của các chuyên
lý và các thành viên nhóm gia OD

Diễn ra tương đối đơn giản và Phức tạp và chính thức hơn
không chính thức
1. THAM GIA VÀO MỐI QUAN HỆ OD

Quy trình OD thường bắt đầu khi một thành viên

của tổ chức hoặc đơn vị/ liên hệ với chuyên gia
phát triển tổ chức để tìm kiếm sự giúp đỡ trong
việc giải quyết vấn đề của tổ chức
 NGƯỜI THỰC HIỆN OD TỔ CHỨC
Cần thu thập dữ liệu sơ bộ về tổ chức Cần thu thập thông tin về năng lực
và kinh nghiệm của chuyên gia OD
 THAM GIA VÀO MỐI QUAN HỆ OD

1 2 3

Làm rõ vấn đề tổ chức Xác định khách Lựa chọn chuyên gia
hàng có liên quan phát triển tổ chức
 LÀM RÕ VẤN ĐỀ
1
TỔ CHỨC
Khi tìm kiếm sự trợ giúp từ những người
thực hiện OD, các tổ chức thường bắt
đầu với một vấn đề hiện tại - vấn đề
khiến họ phải xem xét một quy trình OD
1 LÀM RÕ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC

Vấn đề mà tổ chức hoặc bộ phận gặp phải phải

được làm rõ sớm trong quá trình OD để các hoạt
động chẩn đoán và can thiệp sau đó được tập trung
chính xác

CLIENT: WARNER & SPENCER

1 LÀM RÕ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC

Các chuyên gia OD có thể thu thập các dữ

liệu sơ bộ về tổ chức

Cung cấp đủ kiến thức thô sơ về vấn đề tổ

chức để cho phép hai bên đưa ra các lựa
chọn sáng suốt về việc tiến hành quá trình ký
kết hợp đồng
 Khách hàng liên quan bao gồm
những thành viên tổ chức có
2 thể tác động trực tiếp đến vấn
đề thay đổi
XÁC ĐỊNH KHÁCH Việc xác định khách hàng liên
HÀNG CÓ LIÊN QUAN quan có thể phức tạp khác
nhau tùy thuộc vào tình
huống
 KHÁCH HÀNG CÓ LI
ỊNH ÊN Q
C Đ UAN
XÁ 2
Có thể giải quyết trong Không thể giải quyết trong
một đơn vị một đơn vị
Khách hàng liên quan là những Khách hàng liên quan: các thành
thành viên trong đơn vị. viên từ nhiều đơn vị, từ các cấp độ
phân cấp khác nhau và thậm chí từ
bên ngoài tổ chức.
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN
TỔ CHỨC
Đây là bước cuối cùng để tham gia một
mối quan hệ phát triển tổ chức (OD). OD Practitioner

Người có chuyên môn

và kinh nghiệm làm
việc với những thành
viên về một vấn đề tổ
chức nào đó.
 TUY NHIÊN
Có RẤT ÍT lời khuyên có hệ thống về cách
để lựa chọn một nhà thực hiện phát triển
tổ chức CÓ NĂNG LỰC.
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Để việc lựa chọn giữa các nhà thực hiện OD dễ dàng và chắc chắn hơn.

Các tổ chức có thể YÊU CẦU họ nộp

BẢN ĐỀ XUẤT CHÍNH THỨC

Formal Proposal
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Lúc này, những nhà thực hiện phát triển tổ chức phải

Lấy tất cả thông tin Phác thảo ra outline

thu thập được ở các về cách thức quá trình
bước trước đó có thể diễn ra
Gợi ý rằng một bản đề xuất sẽ
bao gồm:
Các mục tiêu dự án;
Phác thảo các quy trình hay
kế hoạch hành động đề xuất;
Vai trò và trách nhiệm;
Đề xuất các biện pháp can
thiệp;
Các chi phí và điều khoản.
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Đối với quy trình lựa chọn ít trang trọng và khuôn khổ hơn

Đã đề xuất một số tiêu chí để lựa chọn, đánh giá và phát triển
Gordon Lippitt
các nhà thực hiện OD.

Khả năng của họ từ việc hình thành mối quan hệ giữa các cá nhân.
Mức độ tập trung vào vấn đề.
Một số kỹ năng liên quan đến vấn đề.
Mức độ mà nhà tư vấn thông tin rõ ràng cho khách hàng về vai trò
và đóng góp của người đó.
Có thuộc một tổ chức chuyên nghiệp nào hay không?
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Đối với quy trình lựa chọn ít trang trọng và khuôn khổ hơn
 3
LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Đối với quy trình lựa chọn ít trang trọng và khuôn khổ hơn

Liệu nhà thực hiện phát triển tổ chức có???

Tiếp cận tổ chức với sự cởi mở và chắc chắn về chẩn đoán?

Có vẻ có một chương trình cố định có thể áp dụng cho hầu

hết mọi vấn đề?
3 LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Nhà thực hiện phát triển tổ chức không chỉ cần một loạt các kỹ năng, kỹ thuật mà
còn cả tính cách và năng lực giao tiếp giữa các cá nhân để sử dụng bản thân như
một công cụ thay đổi.
 3
LỰA CHỌN NHÀ THỰC HIỆN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
"Người đó đã hoạt động hiệu quả như thế nào trong quá khứ, với những
loại hình tổ chức nào, sử dụng những loại kỹ thuật nào?"

Gánh nặng của việc lựa chọn một nhà thực hiện OD hiệu quả không nên
hoàn toàn thuộc về tổ chức khách hàng.
Các nhà tư vấn cũng chịu trách nhiệm nặng nề trong việc tìm kiếm liệu
có sự phù hợp
Rất ít nhà quản lý đủ tinh tế để phát hiện hoặc hiểu được những khác
biệt nhỏ về chuyên môn giữa các nhà thực hiện OD.
ỨNG DỤNG 4.1

XÂM NHẬP ALEGENT HEALTH

Mục đích

Mô tả quy trình xâm nhập tại Alegent Health (AH).

Làm nổi bật cách thức hoạt động của OD.

Phản ánh quá trình xâm nhập có thể xảy ra nhanh như
thế nào.
ALEGENT
HEALTH
Là một mạng lưới chăm sóc sức khỏe.

Gồm năm bệnh viện phục vụ khu vực Omaha,

Nebraska và phía tây Iowa.

Thúc đẩy những thay đổi trong ngành chăm

sóc sức khỏe
DỰ ÁN OD LỚN NHẤT CỦA
ALEGENT HEALTH

Thiết kế và cung cấp quy trình tăng tốc việc ra quyết

định (Decision Accelerators)

--> Tạo ra các chiến lược cho các lĩnh vực dịch vụ lâm

sàng chính như chỉnh hình, tim mạch, các dịch vụ phụ nữ

và trẻ em.
 Cuộc trò chuyện giữa chuyên gia OD và
các nhà nghiên cứu từ Trung tâm các tổ
chức hiệu quả tại USC:

Thảo luận về công việc tại AH và khả năng đánh

giá nỗ lực thay đổi.

Các nhà nghiên cứu hào hứng về sự phát triển

của tổ chức và hoạt động can thiệp của DA.

Nhà tư vấn OD đồng ý trình bày ý tưởng với Giám

đốc Đổi mới (CIO) của AH.
 QUÁ TRÌNH XÂM NHẬP

Cuộc trò chuyện giữa Cuộc điện thoại

nhà nghiên cứu và nhà thứ hai
tư vấn OD Các nhà nghiên cứu
Thu thập dữ liệu về AH trình bày về dự án
thực hiện tại AH

1 2 3 4 5

Nhà tư vấn OD gửi Cuộc điện thoại đầu

Các cuộc trao đổi email
email cho AH tiên giữa CIO và nhà
sau đó
nghiên cứu
Thông báo việc nhà Thỏa thuận miệng
nghiên cứu sẽ thảo luận Giới thiệu bản thân, rằng dự án sẽ bắt đầu
về dự án DA giá trị dự án vào tháng 10
2. PHÁT TRIỂN HỢP ĐỒNG

Các hoạt động tham gia mối quan hệ

OD là bước dạo đầu cần thiết để phát
triển hợp đồng OD

Xác định trọng tâm chính cho

việc ký kết hợp đồng, bao gồm
các bên liên quan
 Là một phần mở rộng tự nhiên của quá trình
xâm nhập và làm rõ cách thức tiến hành của
quá trình OD

HỢP ĐỒNG

Thiết lập kỳ vọng của các bên, thời gian và nguồn

lực sẽ được sử dụng, và các quy tắc cơ bản mà các
bên sẽ hoạt động theo đó
MỤC ĐÍCH CỦA HỢP ĐỒNG

Đưa ra quyết định đúng đắn về cách thực hiện quy trình OD
Làm rõ kỳ vọng của khách hàng và người thực hiện về cách thức diễn ra quá trình
OD.

Có thể tương đối không chính thức
Chỉ liên quan đến một thỏa thuận miệng
giữa khách hàng và người thực hiện OD
(bên trong)
Có thể kéo dài hơn và dẫn đến một văn
bản chính thức.
Xảy ra khi các tổ chức tuyển dụng những
người thực hiện OD bên ngoài
 Tất cả các quy trình OD đều
yêu cầu một số hình thức
hợp đồng rõ ràng
Một thỏa thuận bằng
lời nói hoặc bằng văn
bản

Khi kỳ vọng của ai đó

không được thực hiện

Giảm cam kết và hỗ trợ, hành

động không đúng chỗ hoặc kết
thúc quá trình sớm
3 PHẦN CHÍNH TRONG BƯỚC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

KỲ VỌNG LẪN NHAU THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC

Đặt ra kỳ vọng chung hoặc những gì Rõ ràng về bao nhiêu thời gian và
mỗi bên mong đợi đạt được từ quy nguồn lực sẽ được dành cho quá trình
trình OD OD

CÁC QUY TẮC CƠ BẢN

Chỉ định cách thức khách hàng và người
thực hiện OD sẽ làm việc cùng nhau
KỲ VỌNG LẪN NHAU

Tập trung vào những mong đợi của khách hàng và người thực
hiện OD

KHÁCH HÀNG NGƯỜI THỰC HIỆN OD

Các dịch vụ và kết quả sẽ được cung Các cơ hội để thử các biện pháp can
cấp bởi người thực hiện OD thiệp mới

Mô tả những gì tổ chức mong đợi từ Báo cáo kết quả cho các khách hàng
quá trình và người thực hiện tiềm năng khác

Mô tả các kết quả mong muốn Nhận được sự đền bù hoặc công nhận
thích hợp
THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC

Để thực hiện thay đổi, tổ chức và người thực hiện OD phải cam kết thời gian và nguồn
lực cho nỗ lực thay đổi.

Mỗi bên phải rõ ràng về bao nhiêu thời gian và bao nhiêu nguồn lực sẽ được dành cho
quá trình thay đổi.

Không thực hiện rõ ràng các yêu cầu cần thiết của quá trình thay đổi có thể nhanh chóng
làm hỏng nỗ lực
THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC

Peter Block đã gợi ý rằng các nguồn lực có thể được chia thành
hai phần.

YÊU CẦU CẦN THIẾT YÊU CẦU MONG ĐỢI

Những thứ hoàn toàn cần thiết nếu quá Những thứ có thì tốt nhưng không hoàn
trình thay đổi muốn thành công toàn cần thiết
THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC

YÊU CẦU CẦN THIẾT

Từ quan điểm của người thực hiện OD Từ quan điểm của tổ chức
Khả năng tiếp cận thông tin quan trọng hoặc Chẩn đoán nhanh chóng
những người chủ chốt
Đảm bảo rằng dự án sẽ được tiến hành với
Đủ thời gian để thực hiện công việc và cam kết mức giá thấp nhất
từ các nhóm bên liên quan nhất định
Rõ ràng về các ràng buộc
THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC

YÊU CẦU MONG ĐỢI

Quyền truy cập vào các nguồn lực đặc biệt

Báo cáo bằng văn bản chứ không phải bằng lời nói
CÁC QUY TẮC CƠ BẢN

Chỉ định cách thức khách hàng và người thực hiện OD sẽ làm
việc cùng nhau

Các vấn đề như tính bảo mật

Cách người thực hiện OD sẽ tham gia vào các vấn đề cá nhân hoặc giữa các cá
nhân

Cách chấm dứt mối quan hệ

Liệu người thực hiện có phải đưa ra các khuyến nghị của chuyên gia hoặc giúp
người quản lý đưa ra quyết định hay không
 Đối với các chuyên gia phát
triển nội bộ, chính trị tổ chức
đặc biệt quan trọng

Làm rõ các vấn đề về cách

xử lý thông tin nhạy cảm và
phân tán “tin xấu”

Chính trị tổ chức

Là tất cả những hành vi để đạt được mục đích

của một cá nhân/ nhóm nhân viên nào đó.
Những hành vi này có thể tích cực, cũng có thể
tiêu cực.
ỨNG DỤNG 4.2

HỢP ĐỒNG VỚI ALEGENT HEALTH

Đặc tả của hợp đồng

chính thức
Quá trình ký kết hợp đồng

Lập lịch dự án
 QUY TRÌNH HỢP ĐỒNG CHÍNH THỨC

Lập khung mục

Kho lưu trữ DA Vòng phỏng vấn tiêu, phản hồi và hỗ
trợ
 Kế hoạch thu thập dữ liệu - Dự án đánh giá theo dõi đúng

Chọn ngày
Lên lịch phỏng vấn
Giao tiếp với những người được phỏng vấn
Thiết lập các yêu cầu hậu cần khác để bắt đầu nghiên cứu.
3. CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUY TRÌNH GIỮA CÁC CÁ
NHÂN TRONG VIỆC NHẬP VÀ KÝ HỢP ĐỒNG

Không nhất quán về nhu cầu

Thách thức thực hiện

 Cải thiện năng lực của tổ chức để quản lý
sự thay đổi trong tương lai

NHẬP VÀ
KÝ HỢP
ĐỒNG

Chứa đầy sự không chắc chắn và mơ hồ

 GIAI ĐOẠN BAN ĐẦU

Đối với khách hàng Đối với người thực hiện phát
triển tổ chức
Bị phơi bày Đồng cảm
Thiếu thốn Không xứng đáng
Dễ bị tổn thương Phụ thuộc.
SCHEIN LƯU Ý

Không đánh giá thấp hoặc bỏ qua sức mạnh của nhập và
ký hợp đồng
Đưa ra các yêu cầu trợ giúp khi cần thiết
Việc thiết lập mối quan hệ với khách hàng phải được tiếp
cận cẩn thận
THANK YOU