Chapter 4 Planning

Introduction
Planning is the primary managerial function in an organization. Given that this job requires a great deal of thinking and the
ability to predict future conditions and the risks that may result from that, doing this job is the responsibility of the top
management in the first place, and the more effective the planning is done and based on rational scientific foundations, the
more efficient the work is accomplished. Planning is required at all administrative levels, but it is more important at the level
of senior management. The planning function is integrated with the other functions of organizing, leading, controlling and
others.
،‫ وبالنظر إلى أن هذه الوظيفة تتطلب قدرا كبيرا من التفكير والقدرة على التنبؤ بالظروف المستقبلية والمخاطر التي قد تنتج عن ذلك‬.‫ التخطيط هو الوظيفة اإلدارية األساسية في المنظمة‬:‫مقدمة‬
‫ التخطيط مطلوب على جميع‬.‫ كلما كان العمل أكثر كفاءة‬،‫ وكلما كان التخطيط أكثر فاعلية واستنادا إلى أسس علمية عقالنية‬،‫فإن القيام بهذه المهمة هو مسؤولية اإلدارة العليا في المقام األول‬
. ‫ يتم دمج وظيفة التخطيط مع الوظائف األخرى للتنظيم والقيادة والتحكم وغيرها‬.‫ لكنه أكثر أهمية على مستوى اإلدارة العليا‬، ‫المستويات اإلدارية‬
So that it is not possible to separate these functions, as the administrative process is complementary to each other. so that any
manager at any administrative level performs the functions of planning, organizing, leading and controlling at the same time,
even if the time required for each job varies according to the organizational level that this manager occupies.
، ‫ بحيث يقوم أي مدير على أي مستوى إداري بأداء مهام التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة في نفس الوقت‬.‫ حيث أن العملية اإلدارية مكملة لبعضها البعض‬، ‫بحيث ال يمكن فصل هذه الوظائف‬
‫حتى لو كان الوقت المطلوب لكل وظيفة يختلف حسب المستوى التنظيمي الذي يشغله هذا المدير‬
Learning objective 1
The Meaning of Planning
Planning is one of the most important functions in business administration, which falls on the shoulders of the administrative
leadership, and it must be promoted as an essential function of top management. This function does not end unless the goal is
achieved through the activities of the business management that work to implement the plan. Planning is the first step in the
administrative process, in which the business management determines what it wants to do, what must be done, where, how,
and what resources it needs to complete the work, by defining goals, setting policies that are desired to be achieved in the
future, designing programs, and defining the necessary steps, procedures and rules, within a specific time frame and a clear
and understandable graph in light of expectations for the future and the likely influencing factors.
‫ ال تنتهي هذه الوظيفة إال إذا تم تحقيق‬.‫ ويجب ترقيته كوظيفة أساسية من وظائف اإلدارة العليا‬،‫ والتي تقع على عاتق القيادة اإلدارية‬،‫ التخطيط من أهم الوظائف في إدارة األعمال‬:‫معنى التخطيط‬
،‫ وأين‬،‫ وما يجب القيام به‬،‫ حيث تحدد إدارة األعمال ما تريد القيام به‬،‫ التخطيط هو الخطوة األولى في العملية اإلدارية‬.‫الهدف من خالل أنشطة إدارة األعمال التي تعمل على تنفيذ الخطة‬
،‫ وتحديد الخطوات الالزمة‬،‫ وتصميم البرامج‬،‫ ووضع السياسات التي يرغب في تحقيقها في المستقبل‬،‫ وذلك من خالل تحديد األهداف‬،‫ وما هي الموارد التي تحتاجها إلنجاز العمل‬،‫وكيف‬
. ‫ ضمن إطار زمني محدد ورسم بياني واضح ومفهوم في ضوء التوقعات المستقبلية والعوامل المؤثرة المحتملة‬، ‫اإلجراءات والقواعد‬
Henri Fayol referred to planning as forecasting and making plans, i.e. a plan of action, defining the time and desired results,
the path to be followed, the steps of action and the methods of action. Planning is often the first function of management, as it
is the base upon which other managerial functions are based. Planning is a continuous process that includes determining the
way things are going. There are many existing organizations, some of them are active and successful, and others are less active.
‫ غالبا ما يكون‬.‫ وخطوات العمل وأساليب العمل‬، ‫ والمسار الذي يجب اتباعه‬، ‫ وتحديد الوقت والنتائج المرجوة‬، ‫ أي خطة العمل‬، ‫أشار هنري فايول إلى التخطيط على أنه التنبؤ ووضع الخطط‬
‫ هناك العديد من‬.‫ التخطيط هو عملية مستمرة تتضمن تحديد الطريقة التي تسير بها األمور‬.‫ ألنه األساس الذي تقوم عليه الوظائف اإلدارية األخرى‬، ‫التخطيط هو الوظيفة األولى لإلدارة‬
.‫ والبعض اآلخر أقل نشاطا‬، ‫ بعضها نشط وناجح‬، ‫المنظمات القائمة‬
One of the most important indicators that help differentiate between successful organizations and unsuccessful ones is
successful planning. Planning is the process of determining the reality of the organization, the goals that it seeks to achieve,
and the means that it will use to achieve those goals. Planning is a process that takes into account the strengths and
weaknesses of the organization, and the opportunities and risks that surround it. The importance of planning also lies in the
fact that it provides consensus among the officials in the organization regarding the priorities of its work in addition to
determining the human resources and financial resources it needs to achieve those priorities. This compatibility helps to place
the interest of the organization above all personal interests that may helps to develop a stable future vision for the
organization.
‫ والوسائل التي‬،‫ واألهداف التي تسعى لتحقيقها‬،‫ التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة‬.‫من أهم المؤشرات التي تساعد على التميي ز بين المنظمات الناجحة وغير الناجحة هو التخطيط الناجح‬
‫ وتكمن أهمية التخطيط أيضا في أنه يوفر توافقا بين‬.‫ والفرص والمخاطر التي تحيط بها‬، ‫ التخطيط هو عملية تأخذ في االعتبار نقاط القوة والضعف في المنظمة‬.‫ستستخدمها لتحقيق تلك األهداف‬
‫ يساعد هذا التوافق على وضع مصلحة المنظمة فوق‬.‫المسؤولين في المنظمة فيما يتعلق بأولويات عملها باإلضافة إلى تحديد الموارد البشرية والموارد المالية التي تحتاجها لتحقيق تلك األولويات‬
.‫كل المصالح الشخصية التي قد تساعد على تطوير رؤية مستقبلية مستقرة للمنظمة‬
Approaches of planning
The management of business organizations practices planning from various approaches:
1. From the inside to outside: Its focus is to search for and identify the strengths in the internal environment. Therefore,
the objectives will be derived from the analysis of the internal environment and its factors and variables, especially the
analysis of special capabilities and efficient resources.
2. From outside to inside: Its focus is to search for and identify opportunities in the external environment, and accordingly
the objectives will be derived from the analysis of the external environment and its factors and variables.
3. From top to bottom (from top to bottom): Its focus is the senior business administration that sets general objectives and
allows lower departments to build detailed plans.
4. From bottom to top (from bottom to top): Its focus is the participation of the directors of branches, departments and
units with subordinates in setting goals. The formulation of plans is a participatory process, as well as their implementation
and follow-up.
5. Situational planning (planning according to situations): Its focus is to prepare alternatives for action when it proves to
the management the futility and inadequacy of the current specific plans due to the environmental changes surrounding the
organization.
:‫إدارة منظمات األعمال ممارسات التخطيط من مختلف األساليب‬:‫مناهج التخطيط‬
‫ وخاصة تحليل‬، ‫ سيتم اشتقاق األهداف من تحليل البيئة الداخلية وعواملها ومتغيراتها‬، ‫ لذلك‬.‫ ينصب تركيزها على البحث عن نقاط القوة في البيئ ة الداخلية وتحديدها‬:‫من الداخل إلى الخارج‬1.
.‫القدرات الخاصة والموارد الفعالة‬
.‫ وبناء على ذلك سيتم اشتقاق األهداف من تحليل البيئة الخارجية وعواملها ومتغيراتها‬،‫ ينصب تركيزها على البحث عن الفرص في البيئة الخارجية وتحديدها‬:‫من الخارج إلى الداخل‬2.
.‫ ينصب تركيزها على إدارة األعمال العليا التي تحدد األهداف العامة وتسمح لإلدارات الدنيا ببناء خطط مفصلة‬:)‫من أعلى إلى أسفل (من أعلى إلى أسفل‬3.
،‫ وصياغة الخطط عملية تشاركية‬.‫ ينصب تركيزها على مشاركة مديري الفروع واإلدارات والوحدات ذات المرؤوسين في تحديد األهداف‬:)‫من األسفل إلى األعلى (من األسفل إلى األعلى‬4.
.‫فضال عن تنفيذها ومتابعتها‬
‫ ينصب تركيزه على إعداد بدائل للعمل عندما يثبت لإلدارة عدم جدوى وعدم كفاية الخطط المحددة الحالية بسبب التغيرات البيئية المحيطة‬:)‫ التخطيط الظرفي (التخطيط وفقا للمواقف‬5.
.‫بالمنظمة‬
Learning objective 2
Importance of Planning
Working without a plan is a waste of time, as chaos and improvisation prevail, and reaching the goal becomes unattainable.
The importance of planning is driven from the importance of forecasting and putting expectations of the future. Forecasting
helps the organizations to achieve future goals without facing surprises and fluctuations. as the goals that are intended to be
reached are future goals, meaning that their achievement takes place during a specific period of time that may be long or short,
which forces the businessman to make the necessary assumptions for what this might happen in the future. Planning is the
foundation of skillful business management, and before we make a plan in which we define what we must do, we must be
aware of our goal.
.‫ تنبع أهمية التخطيط من أهمية التنبؤ ووضع توقعات المستقبل‬.‫ ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال‬، ‫ حيث تسود الفوضى واالرتجال‬، ‫ العمل بدون خطة هو مضيعة للوقت‬:‫أهمية التخطيط‬
‫ أي أن تحقيقها يتم خالل فترة زمنية محددة‬،‫ حيث أن األهداف المراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية‬.‫يس اعد التنبؤ المنظمات على تحقيق األهداف المستقبلية دون مواجهة المفاجآت والتقلبات‬
‫ وقبل أن نضع خطة نحدد فيها ما يجب‬، ‫ التخطيط هو أساس إدارة األعمال الماهرة‬.‫ مما يجبر رجل األعمال على وضع االفتراضات الالزمة لما قد يحدث في المستقبل‬،‫قد تكون طويلة أو قصيرة‬
.‫ يجب أن نكون على دراية بهدفنا‬، ‫علينا القيام به‬
So, we can say that characteristics of planning:
1. Planning is looking into the future. 2.Planning involves pre-determined line of action.
3.Planning needs considerable time for implementation. 4.Planning is a continuous process.
5.Planning integrates various activities of organization. 6.Planning is done for a certain period.
7.Planning required at all levels of management. 8.Planning directs the members of the organization. 9.Growth of any
organization depends upon planning 10.Planning discovers the best alternative out of available many alternatives.1 l .
Planning not only selects the objectives but also develops policies, programs, and procedures to achieve the objectives.
‫التخطيط هو عملية‬.4. ‫يحتاج التخطيط إلى وقت طويل للتنفيذ‬3- .‫التخطيط ينطوي على خط عمل محدد مسبقا‬2. .‫التخطيط هو النظر إلى المستقبل‬: 1. ‫ يمكننا القول أن خصائص التخطيط‬، ‫لذلك‬
‫نمو أي منظمة يعتمد على‬.9. ‫التخطيط يوجه أعضاء المنظمة‬.8. ‫التخطيط المطلوب على جميع مستويات اإلدارة‬.7. ‫يتم التخطيط لفترة معينة‬.6. ‫التخطيط يدمج مختلف أنشطة المنظمة‬.5. ‫مستمرة‬
.‫لتخطيط يكتشف أفضل بديل من بين العديد من البدائل المتاحة‬10. ‫التخطيط‬
Learning objective 3
The Planning Process
The organization's plan is a statement of the actual steps needed to attain its goals.
There are five sequential action steps in the systematic planning process: -
1. Define your objectives: Identify desired results in a very specific way. Know where you want to go; be specific enough
that you would know you have arrived when you get there or know how far off the mark you are at several points along the
way.
2. Determine where you currently stand in relation to objectives: Assess current accomplishments relative to the desired
outcomes. Know where you stand in reaching the goals; know what strengths work in your favor and what weaknesses might
hold you back.
3. Develop perspectives regarding future conditions. Try to forecast specific future events. Generate alternative 'scenarios'
for what might happen; identify for each scenario things that might help or hinder progress towards your goals.
4. Analyze and choose among action alternatives. List and carefully assess the possible actions which might be taken.
Choose the alternative(s) most likely to achieve your goals; describe step by step what should be done to follow the chosen
course of action.
5. Implement the plan and evaluate results: Take action and carefully measure your progress towards goals. Do what the
plan needs; assess results; take corrective action, and revise plans as required.
‫عملية التخطيط‬
.‫خطة المنظمة هي بيان بالخطوات الفعلية الالزمة لتحقيق أهدافها‬
: -‫هناك خمس خطوات عمل متسلسلة في عملية التخطيط المنهجي‬
‫ كن محددا بما يكفي لتعرف أنك وصلت عندما تصل إلى هناك أو تعرف إلى أي مدى أنت بعيد عن‬.‫ اعرف إلى أين تريد أن تذهب‬.‫ حدد النتائج المرجوة بطريقة محددة للغاية‬:‫ حدد أهدافك‬1.
.‫العالمة في عدة نقاط على طول الطريق‬
‫ اعرف أين تقف في الوصول إلى األهداف ؛ تعرف على نقاط القوة التي تعمل لصالحك وما هي‬.‫ قم بتقييم اإلنجازات الحالية بالنسبة للنتائج المرجوة‬:‫ حدد موقفك الحالي فيما يتعلق باألهداف‬2.
.‫نقاط الضعف التي قد تعيقك‬
‫ توليد "سيناريوهات" بديلة لما قد يحدث ؛ حدد لكل سيناريو األشياء التي قد تساعد أو تعيق التقدم‬.‫ حاول التنبؤ بأحداث مستقبلية محددة‬.‫تطوير وجهات النظر فيما يتعلق بالظروف المستقبلية‬3.
.‫نحو أهدافك‬
‫ اختر البدائل(البدائل) األكثر احتماال لتحقيق أهدافك ؛ صف خطوة بخطوة ما يجب القيام به‬.‫ ضع قائمة باإلجراءات التي يمكن اتخاذها وقيمها بعناية‬.‫تحليل واختيار من بين بدائل العمل‬4.
.‫لمتابعة مسار العمل المختار‬
.‫ ومراجعة الخطط كما هو مطلوب‬، ‫ افعل ما تحتاجه الخطة ؛ تقييم النتائج اتخاذ اإلجراءات التصحيحية‬.‫ اتخذ إجراء وقم بقياس تقدمك بعناية نحو األهداف‬:‫تنفيذ الخطة وتقييم النتائج‬5.
Learning objective 4
Organizational Goals
The responsibility and efficiency of the business management is determined primarily on the structure of the current and
future goals, declared and undeclared, that they agree upon and seek to achieve through all decisions at the various
organizational levels. So, setting goals does not mean that all the goals will be achieved at the same time or within one time
period, but it means that all the efforts of the organization will be coordinated and directed in one agreed path to achieve the
first goal of its structure, which at the same time may contribute to achieving another undeclared goal or another declared goal
and the next according to the importance of the goals in structure.
‫األهداف التنظيمية‬
‫ التي يتفقون عليها ويسعون إلى تحقيقها من‬، ‫ المعلنة وغير المعلنة‬، ‫يتم تحديد مسؤولية وكفاءة إدارة األعمال في المقام األول على هيكل األهداف الحالية والمستقبلية‬
‫ بل‬،‫ لذا فإن تحديد األهداف ال يعني أن جميع األهداف ستتحقق في نفس الوقت أو خالل فترة زمنية واحدة‬.‫خالل جميع القرارات على المستويات التنظيمية المختلفة‬
‫ والذي قد يساهم في نفس الوقت في تحقيق هدف آخر‬،‫يعني أن جميع جهود المنظمة سيتم تنسيقها وتوجيهها في مسار واحد متفق عليه لتحقيق الهدف األول من هيكلها‬
.‫غير معلن أو هدف آخر معلن والتالي وفقا ألهمية األهداف في الهيكل‬
Draker indicated that goals appear in all the activities of the organization and are considered an essential element for any
activity that the organization perform and also results affect the survival and growth of organization. he also indicated that the
efficiency in achieving the goals not only affects the organization, but also affects the change of direction of a particular
industry as a whole, and that the failure to achieve the goals of the organizations may negatively affect the entity of the
industry to remove it from existence.
Goals are important to organizational effectiveness, and they serve a number of purposes. Organizations could also have
several different kinds of goals, all of which should be appropriately managed. And a number of different kinds of managers
should be involved in setting goals.
 ‫ كما‬.‫وأشار دراكر إلى أن األهداف تظهر في جميع أنشطة المنظمة وتعتبر عنصرا أساسيا ألي نشاط تقوم به المنظمة وأيضا النتائج تؤثر على بقاء المنظمة ونموها‬
‫ وأن الفشل في تحقيق أهداف المنظمات قد‬،‫ بل تؤثر أيضا على تغيير اتجاه صناعة معينة ككل‬،‫أشار إلى أن الكفاءة في تحقيق األهداف ال تؤثر على المنظمة فحسب‬
.‫يؤثر سلبا على كيان الصناعة إلزالته من الوجود‬
‫ والتي يجب إدارتها جميعا بشكل‬، ‫ يمكن أن يكون للمنظمات أيضا عدة أنواع مختلفة من األهداف‬.‫ وهي تخدم عددا من األغراض‬، ‫األهداف مهمة للفعالية التنظيمية‬
.‫ ويجب أن يشارك عدد من األنواع المختلفة من المديرين في تحديد األهداف‬.‫مناسب‬
Kinds of Goals
First: General Goals and Specific Goals
1) General Goals
The general goals are that type of goals that are determined by the top management. These goals are characterized by the
length of time, and all members of the organization work to achieve them due to their great responsibility and because of the
impact they have on the entity of the organization. We must also point out that some of these goals may not be declared to the
members of the organization because they are busy with achieving the goals of the organizational units they work within.
Also, these goals may be achieved without knowledge of them, so it is better that these goals be known and declared because
of their impact on morale and performance efficiency.
The following objectives fall under the category of general objectives :
1.The survival of the organization 2.Growth of the organization
3.Participation in economic and social development. 4.Achieving profits
‫أنواع األهداف‬
‫ األهداف العامة واألهداف المحددة‬:‫أوال‬
‫األهداف العامة‬1)
‫ ويعمل جميع أعضاء المنظمة على تحقيقها نظرا‬،‫ تتميز هذه األهداف بطول الفترة الزمنية‬.‫األهداف العامة هي ذلك النوع من األهداف التي تحددها اإلدارة العليا‬
‫ كما يجب أن نشير إلى أن بعض هذه األهداف قد ال يتم اإلعالن عنها ألعضاء المنظمة ألنهم مشغولون‬.‫لمسؤوليتهم الكبيرة ولما لها من تأثير على كيان المنظمة‬
‫ لذلك من األفضل أن تكون هذه األهداف معروفة ومعلنة لما‬،‫ كما أن هذه األهداف قد تتحقق دون معرفة ذلك‬.‫بتحقيق أهداف الوحدات التنظيمية التي يعملون داخلها‬
.‫لها من تأثير على الروح المعنوية وكفاءة األداء‬
:‫تندرج األهداف التالية تحت فئة األهداف العامة‬
‫بقاء المنظمة‬1.
‫نمو المنظمة‬2.
.‫المشاركة في التنمية االقتصادية واالجتماعية‬3.
‫تحقيق األرباح‬4.
2) Specific Goals
Usually, this type of goals unlike the previous one are short objectives in a quantitative manner that have their own policies
within the framework of objectives policies for a general term. These objectives vary as follows:
1. Expanding the establishment of branches.
2. Diversification of products.
3. Reorganization.
4. Develop relationships with suppliers
‫أهداف محددة‬2)
‫ وتختلف هذه‬.‫عادة ما يكون هذا النوع من األهداف على عكس السابق أهدافا قصيرة بطريقة كمية لها سياساتها الخاصة في إطار سياسات األهداف لفترة عامة‬
:‫األهداف على النحو التالي‬
.‫التوسع في إنشاء الفروع‬1.
.‫تنويع المنتجات‬2.
.‫إعادة التنظيم‬3.
Second: Strategic, Tactical, Operational Goals

l) Strategic goals: are determined by and for an organization's top management. They focus on broad, general issues. For ex:
Starbucks has a strategic goal of increasing the profitability of each of its coffee stores by 25% over the next 5 years.
2) Tactical goals: are determined by and for middle managers. Their focus is on how to operationalize actions required
attaining the strategic goals. To attain Starbucks' goal of increasing its per-store profitability, managers are working on tactical
goals related to company-owned against licensed stores and the global distribution of stores in various countries.
3) Operational goals: are determined by and for lower-level managers. Their concern is with shorter-term issues related to
the tactical goals. An operational goal for Starbucks may be to boost the profitability of a specific number of stores in each of
the next 5 years. (Some managers use the words objective and goal interchangeably. When they are differentiated, however, the
term objective is usually used instead of operational goal.)
‫ ستاربكس لديها هدف استراتيجي يتمثل في‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ وهي تركز على قضايا عامة واسعة‬.‫ يتم تحديدها من قبل اإلدارة العليا للمنظمة‬:‫) األهداف االستراتيجية‬1
.‫ خالل السنوات الخمس القادمة‬٪25 ‫زيادة ربحية كل متجر من متاجر القهوة بنسبة‬
.‫ ينصب تركيزهم على كيفية تفعيل اإلجراءات المطلوبة لتحقيق األهداف االستراتيجية‬.‫ يتم تحديدها من قبل المديرين المتوسطين ومن أجلهم‬:‫األهداف التكتيكية‬2)
‫ يعمل المديرون على أهداف تكتيكية تتعلق بالمتاجر المملوكة للشركة مقابل المتاجر المرخصة والتوزيع‬، ‫لتحقيق هدف ستاربكس المتمثل في زيادة ربحيتها لكل متجر‬
.‫العالمي للمتاجر في مختلف البلدان‬
‫ قد يكون‬.‫ ينصب اهتمامهم على القضايا قصيرة المدى المتعلقة باألهداف التكتيكية‬.‫ يتم تحديدها من قبل المديرين من المستوى األدنى ومن أجلهم‬:‫األهداف التشغيلية‬3)
، ‫ ومع ذلك‬.‫ (يستخدم بعض المديرين كلمتي الهدف والهدف بالتبادل‬.‫ القادمة‬5 ‫الهدف التشغيلي لستاربكس هو زيادة ربحية عدد معين من المتاجر في كل من سنوات‬
.)‫ عادة ما يتم استخدام مصطلح الهدف بدال من الهدف التشغيلي‬، ‫عندما يتم تمييزها‬
The SMART model
It is important that the objectives for any organizational plan be clearly articulated. The SMART model for establishing
objectives, in which an effective objective requires to possess 5 characteristics being certain, measurable, actionable,
reasonable, and timetabled. For Ex: an objective to 'increase revenue' will not be classified as an effective objective under the
SMART model. For this objective to be 'SMART', it will need to be made more specific and measurable and be timetabled
(assuming too that it is actionable and reasonable). An objective to 'Increase 2016 calendar year revenue by 5 per cent over
2015 calendar year revenue, with progress towards this measured and reported to management quarterly' would be an example
of a SMART objective.
‫نموذج سمارت‬
‫ خصائص مؤكدة وقابلة للقياس‬5 ‫ حيث يتطلب الهدف الفعال امتالك‬، ‫ لتحديد األهداف‬SMART ‫ نموذج‬.‫من المهم أن تكون أهداف أي خطة تنظيمية واضحة المعالم‬
‫ ولكي يكون هذا الهدف‬SMART. ‫ لن يتم تصنيف هدف "زيادة اإليرادات" كهدف فعال بموجب نموذج‬:‫ على سبيل المثال‬.‫وقابلة للتنفيذ ومعقولة ومحددة زمنيا‬
‫ هدف "زيادة‬SMART ‫ ومن األمثلة على هدف‬.)‫ يجب أن يكون أكثر تحديدا وقابلية للقياس وأن يكون جدوال زمنيا (على افتراض أنه قابل للتنفيذ ومعقول‬،"‫"ذكيا‬
"‫ مع قياس التقدم نحو ذلك وإبالغ اإلدارة به كل ثالثة أشهر‬،2015 ‫ في المائة مقارنة بإيرادات السنة التقويمية‬5 ‫ بنسبة‬2016 ‫إيرادات السنة التقويمية‬
However, Goals should be S-M-A-R-T as explained below:
1) Specific: We must be specific in our goal. For example: I want to become a manager is not a goal. What you want to
achieve in an organization is a goal.
2) Measurable: The goal should be measurable. For ex: I want to secure 95% marks.
3) Attainable: The goal should be achievable. For ex: Our resources are limited. Therefore, if you want to buy a flat in
Mumbai and you have only 10 Lakhs, it is not possible to buy a flat there.
4) Realistic: The goal should be realistic. For ex: We cannot dream to become a prime minster when you have not yet
become a corporator.
5) Time bound: Your goal must have a time limit such as; I want to get admission to a medical college during next year.
:‫ كما هو موضح أدناه‬S-M-A-R-T ‫ يجب أن تكون األهداف‬، ‫ومع ذلك‬
.‫ ما تريد تحقيقه في المنظمة هو هدف‬.‫ أريد أن أصبح مديرا ليس هدفا‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ يجب أن نكون محددين في هدفنا‬:‫محدد‬1)
.‫ من العالمات‬٪95 ‫ أريد تأمين‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ يجب أن يكون الهدف قابال للقياس‬:‫قابلة للقياس‬2)
‫ فال‬، ‫ كهس فقط‬10 ‫ إذا كنت ترغب في شراء شقة في مومباي ولديك‬، ‫ لذلك‬.‫ مواردنا محدودة‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ يجب أن يكون الهدف قابال للتحقيق‬:‫قابل للتحقيق‬3)
.‫يمكن شراء شقة هناك‬
.‫ ال يمكننا أن نحلم بأن نصبح رئيسا للوزراء عندما ال تكون قد أصبحت بعد مؤسسا‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ يجب أن يكون الهدف واقعيا‬:‫واقعي‬4)
.‫ يجب أن يكون لهدفك حد زمني مثل ؛ أريد الحصول على القبول في كلية الطب خالل العام المقبل‬:‫محدد زمنيا‬5)
Learning objective 5
First: Policies
After defining the objectives, the planning function is directed towards selecting and defining the administrative policies
necessary to achieve the objectives. Policy is a type of plan used to guide and direct the decision-making process at various
administrative levels. Since the processes related to planning or renewing goals do not take an executive framework except in
the form of multiple administrative policies that outline the way of doing business in the current period and future actions, we
can say that policies and goals are similar as they lead and guide thinking and performance but they differ from each other as
goals are what you want to achieve but policies are the means that leads to the achievement those goals.
On the other hand, the effectiveness and efficiency of the organization in achieving its goals depends on formulating policies
capable of translating the planned goals into reality.
‫ السياسات‬:‫أوال‬
‫ السياسة هي نوع من الخطط المستخدمة لتوجيه وتوجيه‬.‫ يتم توجيه وظيفة التخطيط نحو اختيار وتحديد السياسات اإلدارية الالزمة لتحقيق األهداف‬، ‫بعد تحديد األهداف‬
‫ نظرا ألن العمليات المتعلقة بتخطيط أو تجديد األهداف ال تأخذ إطارا تنفيذيا إال في شكل سياسات إدارية متعددة‬.‫عملية صنع القرار على مختلف المستويات اإلدارية‬
‫ يمكننا القول أن السياسات واألهداف متشابهة حيث أنها تقود وتوجه التفكير واألداء ولكنها‬، ‫تحدد طريقة ممارسة األعمال في الفترة الحالية واإلجراءات المستقبلية‬
.‫تختلف عن بعضها البعض حيث أن األهداف هي ما تريد تحقيقه ولكن السياسات هي الوسيلة التي تؤدي لتحقيق تلك األهداف‬
.‫ تعتمد فعالية وكفاءة المنظمة في تحقيق أهدافها على صياغة سياسات قادرة على ترجمة األهداف المخطط لها إلى واقع‬، ‫من ناحية أخرى‬
Types of policies
There are many administrative policies in the organization according to their necessities to serve as general guidelines to guide
the decision-making process, or as a guide for how business should be carried out in the direction of achieving goals.
Accordingly, policies are generally divided into:
l) Basic policies: These are the kind of policies that directly affect the organization as a whole and are directly related to the
goals and on which all other policies are built.
2) General policies: These are the kind of policies that are more specific and detailed than the basic policies because they are
applied to all sectors of the organization.
3) Specialized policies: They are the kind of policies that are characterized by a high degree of specificity because they are
concerned with a specific activity. For example: Marketing policies, Production policies,
Human resource's policies, Financing policies.
‫أنواع السياسات‬
‫ أو كدليل لكيفية تنفيذ األعمال في اتجاه تحقيق‬، ‫هناك العديد من السياسات اإلدارية في المنظمة وفقا لضروراتها لتكون بمثابة إرشادات عامة لتوجيه عملية صنع القرار‬
.‫األهداف‬
:‫ تنقسم السياسات عموما إلى‬،‫وبناء على ذلك‬
.‫ هي نوع السياسات التي تؤثر بشكل مباشر على المنظمة ككل وترتبط ارتباطا مباشرا باألهداف والتي تبنى عليها جميع السياسات األخرى‬:‫ل) السياسات األساسية‬
.‫ هي نوع السياسات األكثر تحديدا وتفصيال من السياسات األساسية ألنها تطبق على جميع قطاعات المنظمة‬:‫السياسات العامة‬2)
‫ سياسات‬، ‫ سياسات التسويق‬:‫ على سبيل المثال‬.‫ هي من نوع السياسات التي تتميز بدرجة عالية من الخصوصية ألنها تهتم بنشاط معين‬:‫السياسات المتخصصة‬3)
، ‫اإلنتاج‬
.‫ سياسات التمويل‬،‫سياسات الموارد البشرية‬
Second: Procedures
Procedures are seen as plans that include more specific details than those contained in policies. The policy guides individuals on
what should and what should not be done. Procedures include an accurate description to answer the following: How? when?
And Who?
• How? Is how to carry out operations.
• When? the time of implementation.
• Who? the person responsible for the implementation.
The procedures are predetermining the steps that must be followed to implement the work, as well as their sequence to achieve
the policy goals, and they are linked to the implementation of routine or similar work, although their importance is increasing at
the supervisory level, where the actual implementation of all plans.
On the other hand, procedures are seen as a means of complicating work and implementation, and a reason for wasting time,
effort and money, instead of being a means to achieve effectiveness in performance, and for the procedures to play their role in
achieving the policy and thus the goals, the following conditions must be met:
1- The steps of the procedures and their consistency contribute to achieving the goals of the organization. 2- That the procedures
do not conflict with the policies, especially at the one organizational level.
3- The procedures should ensure speedy performance without affecting its quality.
‫ اإلجراءات‬:‫ثانيا‬
‫ تتضمن‬.‫ ترشد السياسة األفراد حول ما يجب وما ال ينبغي القيام به‬.‫ينظر إلى اإلجراءات على أنها خطط تتضمن تفاصيل أكثر تحديدا من تلك الواردة في السياسات‬
‫ كيف؟ متى؟ ومن؟‬:‫اإلجراءات وصفا دقيقا لإلجابة على ما يلي‬
.‫•كيف؟ هي كيفية تنفيذ العمليات‬
.‫•متى؟ وقت التنفيذ‬
.‫•من؟ الشخص المسؤول عن التنفيذ‬
،‫ وترتبط بتنفيذ األعمال الروتينية أو المماثلة‬،‫ وكذلك تسلسلها لتحقيق أهداف السياسة‬،‫وتتمثل اإلجراءات في التحديد المسبق للخطوات التي يجب اتباعها لتنفيذ العمل‬
.‫ حيث يتم التنفيذ الفعلي لجميع الخطط‬،‫على الرغم من تزايد أهميتها على المستوى اإلشرافي‬
،‫ بدال من أن تكون وسيلة لتحقيق الفعالية في األداء‬،‫ وسببا إلهدار الوقت والجهد والمال‬،‫ ينظر إلى اإلجراءات على أنها وسيلة لتعقيد العمل والتنفيذ‬،‫من ناحية أخرى‬
:‫ يجب استيفاء الشروط التالية‬،‫ولكي تلعب اإلجراءات دورها في تحقيق السياسة وبالتالي األهداف‬
.‫ أن ال تتعارض اإلجراءات مع السياسات وخاصة على المستوى التنظيمي الواحد‬-2 .‫تساهم خطوات اإلجراءات واتساقها في تحقيق أهداف المنظمة‬1-
.‫يجب أن تضمن اإلجراءات سرعة األداء دون التأثير على جودتها‬3-
Third: Programs
Time programs are actually a type of plan that shows all the activities with the basic and detailed considerations that must be
implemented in the organization, taking into account the expected time for each process. Since policies and
procedures have the attribute of stability with their ability to change and modify, time programs are used only to confront a
specific situation or achieve a specific goal, and once the goal is achieved, the need for programs disappears.
Time programs may be designed to be comprehensive at the level of the organization or specific to one of the departments, and
it is important for us in this field to mention that the time programs are the planning stage in which all production elements are
scheduled quantitatively, qualitatively and in time in preparation for the start of the actual implementation of the organization's
plans, so the efficiency in preparing these programs are based on efficiency in preparing the previous planning stages.
‫ البرامج‬:‫ثالثا‬
‫ مع مراعاة الوقت المتوقع لكل‬، ‫برامج الوقت هي في الواقع نوع من الخطط التي تظهر جميع األنشطة مع االعتبارات األساسية والمفصلة التي يجب تنفيذها في المنظمة‬
‫ منذ السياسات و‬.‫عملية‬
‫ وبمجرد تحقيق الهدف‬،‫ فالبرامج الزمنية تستخدم فقط لمواجهة موقف معين أو تحقيق هدف محدد‬،‫تتميز اإلجراءات بخاصية االستقرار مع قدرتها على التغيير والتعديل‬
.‫تختفي الحاجة إلى البرامج‬
‫ ومن المهم بالنسبة لنا في هذا المجال أن نذكر أن البرامج الزمنية هي‬،‫قد يتم تصميم البرامج الزمنية لتكون شاملة على مستوى المنظمة أو خاصة بإحدى اإلدارات‬
‫ لذا فإن الكفاءة في إعداد هذه‬،‫مرحلة التخطيط التي يتم فيها جدولة جميع عناصر اإلنتاج كما ونوعا وفي الوقت المناسب تمهيدا لبدء التنفيذ الفعلي لخطط المنظمة‬
.‫البرامج تعتمد على الكفاءة في إعداد مراحل التخطيط السابقة‬
Fourth: Rules
Rules are a type of plan that is chosen from among a set of alternatives, according to which the behavior of actions is
determined in various circumstances. What is meant is that the importance of rules increases with the direction of regulation
from top to bottom. The rules differ from the procedures in the concept, the rule imposes a specific action or not to do it in
relation to a situation, and therefore it is related to the procedures in terms of being a guide to work within the framework of the
procedures, but the rules do not specify any time sequence to act in the opposite of the procedures, on the other hand the rules It
may or may not be an integral part of the procedures. The rules also differ from the policies, as the aim of the policies is to use
them as a guide for thinking in the decision-making process and allow action within the framework of these policies.
‫ القواعد‬:‫رابعا‬
‫ المقصود هو أن أهمية القواعد تزداد مع اتجاه التنظيم من‬.‫ والتي بموجبها يتم تحديد سلوك اإلجراءات في ظروف مختلفة‬، ‫القواعد هي نوع من الخطة التي يتم اختيارها من بين مجموعة من البدائل‬
‫ وبالتالي فهي مرتبطة باإلجراءات من حيث كونها دليال للعمل في‬،‫ فالقاعدة تفرض إجراء محددا أو عدم القيام به فيما يتعلق بموقف ما‬،‫ تختلف القواعد عن اإلجراءات في المفهوم‬.‫أعلى إلى أسفل‬
‫ تختلف القواعد أيضا عن‬.‫ من ناحية أخرى القواعد قد يكون أو ال يكون جزءا ال يتجزأ من اإلجراءات‬،‫ ولكن القواعد ال تحدد أي تسلسل زمني للتصرف في عكس اإلجراءات‬،‫إطار اإلجراءات‬
.‫ حيث أن الهدف من السياسات هو استخدامها كدليل للتفكير في عملية صنع القرار والسماح بالعمل في إطار هذه السياسات‬، ‫السياسات‬
Fifth: Budgets
Budgets are planning tools used by the organization in the processes of forecasting the assumptions formed about the future.
And the estimated budget as a plan, a list or statement estimating the future needs of the organization and may cover all or some
of its activities in a specific period of time. The budget covers a future period, which may be short (from one month to a year) or
may be long (from I to 5 years), and the time period covered by the budget is a basic criterion for judging the efficiency of the
organization in forecasting the future. Budgets are not an expression of the financial aspects only, but they appear in the form of
quantities or units so that they ultimately reflect the nature and objectives of the activity. Usually, the main mangers in the
organizations prepare their estimated budgets, but they are approved by the top management or the competent authority in
accordance to the organization's internal system.
‫ الموازنات‬:‫خامسا‬
‫ وتكون الميزانية التقديرية عبارة عن خطة أو قائمة أو بيان يقدر االحتياجات‬.‫الميزانيات هي أدوات التخطيط التي تستخدمها المنظمة في عمليات التنبؤ باالفتراضات التي تشكلت حول المستقبل‬
‫ وتعتبر‬،) ‫ سنوات‬5 ‫ إلى‬I ‫ قد تكون قصيرة (من شهر إلى سنة) أو قد تكون طويلة( من‬، ‫ تغطي الميزانية فترة مستقبلية‬.‫المستقبلية للمنظمة وقد تغطي كل أو بعض أنشطتها في فترة زمنية محددة‬
‫ بل تظهر على شكل كميات أو وحدات بحيث‬،‫ الموازنات ليست تعبيرا عن الجوانب المالية فقط‬.‫الفترة الزمنية التي تغطيها الميزانية معيارا أساسيا للحكم على كفاءة المنظمة في التنبؤ بالمستقبل‬
‫ ولكن يتم اعتمادها من قبل اإلدارة العليا أو السلطة المختصة وفقا للنظام‬، ‫ يقوم المديرون الرئيسيون في المنظمات بإعداد ميزانياتهم التقديرية‬، ‫ عادة‬.‫تعكس في النهاية طبيعة النشاط وأهدافه‬
.‫الداخلي للمنظمة‬
Learning objective 6
Types of Planning
The plans managers formulate within an organization can be differentiated by the levels in the organization to which the plans
apply (strategic or operational plans), and according to the time horizon of the plans (short-term or long-term).
First: By Level
1) Strategic Plans: Strategic plans define long-term needs and developed to achieve strategic goals. More precisely, a
strategic plan is a general plan outlining decisions about resource allocation, priorities, and action steps necessary to reach
strategic goals. These plans are set by the board of directors and top management.
2) Tactical Plans: A tactical plan, aimed at achieving tactical goals, is developed to implement specific parts of a strategic
plan. Tactical plans typically involve upper and middle management and, compared with strategic plans, have a somewhat
shorter time horizon and a more specific and concrete focus. Thus, tactical plans are concerned more with actually getting
things done than with deciding what to do.
3) Operational Plans: An operational plan focuses on carrying out tactical plans to achieve operational goals. Developed by
middle and lower-level managers, operational plans have a short-term focus and are relatively narrow in scope. Each one deals
with a small set of activities. Typical operational plans in an organization include:
A. Production plans: dealing with the methods and technology required by people in their work.
B. Financial plans: dealing with the money needed to support several operations.
C. Facilities plans: dealing with the facilities and work layouts needed to support task activities.
D. Marketing plans: dealing with the requirements of selling and distributing goods or services.
E. Human resource plans: dealing with recruitment, selection, and placement of people into various jobs.
‫أنواع التخطيط‬
‫ ووفقا لألفق الزمني للخطط (قصيرة‬، )‫يمكن التمييز بين الخطط التي يصوغها المديرون داخل المنظمة حسب المستويات في المنظمة التي تنطبق عليها الخطط (الخطط االستراتيجية أو التشغيلية‬
.)‫األجل أو طويلة األجل‬
‫ حسب المستوى‬:‫أوال‬
‫ الخطة االستراتيجية هي خطة عامة تحدد القرارات المتعلقة‬، ‫ بتعبير أدق‬.‫ تحدد الخطط االستراتيجية االحتياجات طويلة األجل وتوضع لتحقيق األهداف االستراتيجية‬:‫الخطط االستراتيجية‬1)
.‫ يتم وضع هذه الخطط من قبل مجلس اإلدارة واإلدارة العليا‬.‫بتخصيص الموارد واألولويات وخطوات العمل الالزمة للوصول إلى األهداف االستراتيجية‬
، ‫ عادة ما تتضمن الخطط التكتيكية اإلدارة العليا والمتوسطة‬.‫ يتم تطوير خطة تكتيكية تهدف إلى تحقيق األهداف التكتيكية لتنفيذ أجزاء محددة من الخطة االستراتيجية‬:‫ الخطط التكتيكية‬2)
.‫ فإن الخطط التكتيكية تهتم بإنجاز األمور فعليا أكثر من تحديد ما يجب القيام به‬، ‫ وبالتالي‬.‫ يكون لها أفق زمني أقصر إلى حد ما وتركيز أكثر تحديدا وملموسة‬، ‫وبالمقارنة مع الخطط االستراتيجية‬
‫ لها تركيز قصير األجل‬،‫ الخطط التشغيلية التي وضعها مديرون من المستوى المتوسط والدنيا‬.‫ تركز الخطة التشغيلية على تنفيذ الخطط التكتيكية لتحقيق األهداف التشغيلية‬:‫ الخطط التشغيلية‬3)
:‫ تشمل الخطط التشغيلية النموذجية في المؤسسة ما يلي‬.‫ كل واحد يتعامل مع مجموعة صغيرة من األنشطة‬.‫وهي ضيقة النطاق نسبيا‬
.‫ التعامل مع األساليب والتكنولوجيا التي يتطلبها األشخاص في عملهم‬:‫ خطط اإلنتاج‬.‫أ‬
.‫ التعامل مع األموال الالزمة لدعم العديد من العمليات‬:‫ الخطط المالية‬.‫ب‬
.‫ التعامل مع المرافق ومخططات العمل الالزمة لدعم أنشطة المهام‬:‫ خطط المرافق‬.‫ج‬
.‫ التعامل مع متطلبات بيع وتوزيع السلع أو الخدمات‬:‫ الخطط التسويقية‬.‫د‬
.‫ التعامل مع توظيف واختيار وتنسيب األشخاص في وظائف مختلفة‬:‫ خطط الموارد البشرية‬.‫ه‬
Second: By Time Horizons
1) Short-range plans: cover I year or less.
2) Intermediate-range plans: cover I to 2 years.
3) Long-range plans: look 3 or more years into the future.
Top management is most likely to be involved in setting long-term plans and directions for the organization as a whole, and
lower management levels focus more on intermediate and short-term plans that serve the long-term objectives. Importantly, all
levels must understand the organization's long-term plans. In the absence of an integrated hierarchy of objectives and a long-
term plan, there is always risk that the pressures of daily events might create confusion and divert attention from important
tasks. In other words, we might be working hard but without attaining sustainable and clear long-term outcomes.
‫ حسب اآلفاق الزمنية‬:‫ثانيا‬
.‫ تغطي السنة األولى أو أقل‬:‫الخطط قصيرة المدى‬1)
.‫ سنة‬2 ‫ تغطي من األول إلى‬:‫خطط متوسطة المدى‬2)
.‫ سنوات أو أكثر في المستقبل‬3 ‫ انظر‬:‫خطط طويلة المدى‬3)
‫ وتركز مستويات اإلدارة األدنى بشكل أكبر على الخطط المتوسطة‬، ‫من المرجح أن تشارك اإلدارة العليا في وضع خطط وتوجهات طويلة األجل للمنظمة ككل‬
‫ في غياب تسلسل هرمي متكامل‬.‫ يجب على جميع المستويات فهم خطط المنظمة طويلة األجل‬، ‫ األهم من ذلك‬.‫والقصيرة األجل التي تخدم األهداف طويلة األجل‬
‫ قد نعمل بجد ولكن‬، ‫ بمعنى آخر‬.‫ هناك دائما خطر من أن ضغوط األحداث اليومية قد تخلق ارتباكا وتحول االنتباه عن المهام المهمة‬، ‫لألهداف وخطة طويلة األجل‬
.‫دون تحقيق نتائج مستدامة وواضحة على المدى الطويل‬
Third: By Strategic Planning
In complex organizations, such as a large diversified corporation with multiple business units, there might be three layers of
strategic planning.
l) Planning at the corporate level: focuses on Corporate-level strategy is concerned with deciding which industries an
organization must compete in and how the organization must enter or exit industries.
2) Planning at the business level: focus on business level strategy is concerned with deciding how the organization must
compete in the industries in which it has elected to participate.
3) Planning at the operating level: focuses on operational strategy is concerned with the actions that must be taken at the
level of individual functions, such as production, logistic, R&D, and sales, to assist business-level strategy. Normally an
operating plan is embedded within a business-level strategic plan, and in turn that is embedded within the corporate-level
strategic plan.
‫ عن طريق التخطيط االستراتيجي‬:‫ثالثا‬
.‫ قد يكون هناك ثالث طبقات من التخطيط االستراتيجي‬، ‫ مثل شركة كبيرة متنوعة مع وحدات أعمال متعددة‬، ‫في المنظمات المعقدة‬
‫ يركز على استراتيجية على مستوى الشركة ويهتم بتحديد الصناعات التي يجب على المنظمة التنافس فيها وكيف يجب على المنظمة‬:‫ل) التخطيط على مستوى الشركة‬
.‫دخول الصناعات أو الخروج منها‬
.‫ التركيز على مستوى األعمال تهتم االستراتيجية بتحديد كيفية تنافس المنظمة في الصناعات التي اختارت المشاركة فيها‬:‫التخطيط على مستوى األعمال‬2)
‫ والخدمات‬،‫ مثل اإلنتاج‬،‫ يركز على االستراتيجية التشغيلية ويهتم باإلجراءات التي يجب اتخاذها على مستوى الوظائف الفردية‬:‫التخطيط على مستوى التشغيل‬3)
‫ عادة ما يتم تضمين خطة التشغيل ضمن خطة استراتيجية على مستوى األعمال‬.‫ لمساعدة االستراتيجية على مستوى األعمال‬،‫ والمبيعات‬،‫ والبحث والتطوير‬،‫اللوجستية‬
.‫ وبالتالي يتم تضمينها في الخطة االستراتيجية على مستوى الشركة‬،
Fourth: Functional basis
Here we divide planning into main types:
l) Production Planning: It focuses on production related issues such as the flow of raw materials, workers in production
management, and production quality control.
2) Marketing Planning: focuses on marketing-related topics such as product evaluation, marketing, promotion, and
distribution
3) Financial planning: focuses on issues related to financial aspects such as how to get money and how to spend it.
4) Human resources planning: It focuses on everything related to the workforce, such as: HR needs, recruitment, training,
development...etc.
5) Purchasing & storage planning: It focuses on purchasing and storage planning in terms of the economic volume of
purchase and storage conditions . etc.
‫ األساس الوظيفي‬:‫رابعا‬
:‫هنا نقسم التخطيط إلى أنواع رئيسية‬
.‫ يركز على القضايا المتعلقة باإلنتاج مثل تدفق المواد الخام والعاملين في إدارة اإلنتاج ومراقبة جودة اإلنتاج‬:‫ل) تخطيط اإلنتاج‬
‫ يركز على الموضوعات المتعلقة بالتسويق مثل تقييم المنتج والتسويق والترويج والتوزيع‬:‫تخطيط التسويق‬2)
.‫ يركز على القضايا المتعلقة بالجوانب المالية مثل كيفية الحصول على المال وكيفية إنفاقه‬:‫التخطيط المالي‬3)
.‫ الخ‬...‫ والتطوير‬،‫ والتدريب‬،‫ والتوظيف‬،‫ احتياجات الموارد البشرية‬:‫ مثل‬،‫ يركز على كل ما يتعلق بالقوى العاملة‬:‫ تخطيط الموارد البشرية‬4)
.‫ الخ‬.‫ يركز على تخطيط الشراء والتخزين من حيث الحجم االقتصادي لظروف الشراء والتخزين‬:‫تخطيط الشراء والتخزين‬5)

Fifth: Contingency Planning

Many organizations are based in environments characterized by considerable uncertainty, and the possibility that specific events
may need a rapid response or an overall change of strategy. To anticipate such events, managers may formulate contingency
plans. Contingency plans are plans formulated to address certain possible future events that may have a significant effect on the
organization. Contingency planning: identifying alternative courses of action which could be implemented if an original plan
proves inadequate due to changing circumstances.
‫ لتوقع مثل‬.‫ واحتمال أن تحتاج أحداث معينة إلى استجابة سريعة أو تغيير شامل في االستراتيجية‬، ‫يوجد العديد من المنظمات في بيئات تتسم بقدر كبير من عدم اليقين‬:‫ التخطيط للطوارئ‬:‫خامسا‬
‫ التخطيط‬.‫ خطط الطوارئ هي خطط تمت صياغتها لمعالجة بعض األحداث المستقبلية المحتملة التي قد يكون لها تأثير كبير على المنظمة‬.‫ قد يقوم المديرون بصياغة خطط طوارئ‬، ‫هذه األحداث‬
.‫ تحديد مسارات العمل البديلة التي يمكن تنفيذها إذا ثبت أن الخطة األصلية غير كافية بسبب الظروف المتغيرة‬:‫للطوارئ‬
Sixth: Crisis Management Planning
A crisis is a discrete event which could have a severe negative effect on an organization or its stakeholders.
A crisis management plan is a plan formulated specifically to deal with possible future crises.
‫ خطة إدارة األزمات هي خطة وضعت خصيصا للتعامل مع‬.‫ تخطيط إدارة األزمات األزمة هي حدث منفصل يمكن أن يكون له تأثير سلبي شديد على المنظمة أو أصحاب المصلحة فيها‬:‫سادسا‬
.‫األزمات المستقبلية المحتملة‬
Seventh: Contemporary Techniques
"Techniques" are described as ways of doing things or are the means that can be used to obtain certain results. Therefore, their
importance emerged a lot in administrative practices and applications. Among the contemporary techniques that have recently
been widely used in the field of planning:
1) Bench Marking Technique: which is a technique based on the manager (the planner) by evaluating the current
performance and determining what should be done in the future, according to external specifications and measurements. Its
concept is summarized in how to benefit from the successful experiences of others, plans, means and ideas carried out by
organizations, or other departments or individuals. Xerox is considered as a pioneer in adopting benchmarking technology in
The field of management in order to improve the performance of organizations. The benchmarking technique can be used to
judge the success of planning or modify its tracks in case of failure, in addition to the possibility' of benefiting from specific
ideas and applications that help set new goals and develop the means to achieve them. The application of this technique may
include the organization as a whole or a department.
2) Scenarios Planning Technique: This technique is an extension of the contingency theory, which relies on the idea that
conditions are constantly changing and there is no single method that can be completely beneficial and successful at all times or
in different situations. The term "scenarios planning" refers to attention to areas of long-term variance according to the
perspective of situational planning, which includes identifying multiple alternatives for the future or facing possible situations
that may occur, and then developing plans to deal with each case. The use of this technology allows managers and planners to
prepare scenarios or alternatives with holistic scenarios whose requirements are prepared in advance so that it becomes possible
to implement a specific scenario that perfectly suits the possible conditions facing the organization in the future.
‫ التقنيات المعاصرة‬:‫سابعا‬
‫ من بين التقنيات‬.‫ ظهرت أهميتها كثيرا في الممارسات والتطبيقات اإلدارية‬، ‫ لذلك‬.‫توصف "التقنيات" بأنها طرق للقيام باألشياء أو هي الوسائل التي يمكن استخدامها للحصول على نتائج معينة‬
:‫المعاصرة التي تم استخدامها مؤخرا على نطاق واسع في مجال التخطيط‬
.‫ وفقا للمواصفات والقياسات الخارجية‬،‫ وهي تقنية تعتمد على المدير (المخطط) من خالل تقييم األداء الحالي وتحديد ما يجب القيام به في المستقبل‬:‫تقنية وضع العالمات على مقاعد البدالء‬1)
‫ تعتبر زيروكس رائدة في تبني تقنية‬.‫ أو غيرها من اإلدارات أو األفراد‬،‫ والخطط والوسائل واألفكار التي تقوم بها المنظمات‬،‫ويتلخص مفهومها في كيفية االستفادة من التجارب الناجحة لآلخرين‬
‫ باإلضافة إلى إمكانية‬، ‫ يمكن استخدام تقنية المقارنة المعيارية للحكم على نجاح التخطيط أو تعديل مساراته في حالة الفشل‬.‫المقارنة المعيارية في مجال اإلدارة من أجل تحسين أداء المنظمات‬
‫االستفادة من‬
.‫ قد يشمل تطبيق هذه التقنية المنظمة ككل أو قسم‬.‫أفكار وتطبيقات تساعد على وضع أهداف جديدة وتطوير الوسائل الكفيلة بتحقيقها‬
‫ والتي تعتمد على فكرة أن الظروف تتغير باستمرار وال توجد طريقة واحدة يمكن أن تكون مفيدة وناجحة تماما في جميع‬، ‫ هذه التقنية هي امتداد لنظرية الطوارئ‬:‫تقنية تخطيط السيناريوهات‬2)
‫ والذي يتضمن تحديد بدائل متعددة للمستقبل أو‬،‫ يشير مصطلح "تخطيط السيناريوهات" إلى االهتمام بمجاالت التباين طويلة المدى وفقا لمنظور التخطيط الظرفي‬.‫األوقات أو في المواقف المختلفة‬
‫ يتيح استخدام هذه التقنية للمديرين والمخططين إعداد سيناريوهات أو بدائل بسيناريوهات شاملة يتم إعداد‬.‫ ومن ثم وضع خطط للتعامل مع كل حالة‬،‫مواجهة المواقف المحتملة التي قد تحدث‬
.‫متطلباتها مسبقا بحيث يصبح من الممكن تنفيذ سيناريو محدد يناسب تماما الظروف المحتملة التي تواجه المنظمة في المستقبل‬

Learning objective 7
Management By Objectives (MBO)
A useful planning technique that integrates planning and controlling is: Management By Objectives (MBO). This is a structured
process of regular communication in which a manager or team leader works with staff or team members to jointly set
performance objectives and review outcomes accomplished.
The management by objectives system is one of the most important tools that allows the organization to achieve
interdependence between all work systems within the organization, as well as between the different administrative levels, which
helps to coordinate and unify all efforts to reach the goals of the organization and the efficient use of the organization's
resources.
(MBO)‫اإلدارة حسب األهداف‬
 ‫تقنية التخطيط المفيدة التي تدمج التخطيط والتحكم هي‪ :‬اإلدارة باألهداف ‪ (MBO).‬هذه عملية منظمة للتواصل المنتظم يعمل فيها المدير أو قائد الفريق مع الموظفين أو‬
‫أعضاء الفريق لتحديد أهداف األداء بشكل مشترك ومراجعة النتائج المنجزة‪.‬‬
‫يعد نظام اإلدارة باألهداف من أهم األدوات التي تتيح للمنظمة تحقيق الترابط بين جميع أنظمة العمل داخل المنظمة‪ ،‬وكذلك بين المستويات اإلدارية المختلفة‪ ،‬مما يساعد‬
‫على تنسيق وتوحيد جميع الجهود للوصول إلى أهداف المنظمة واالستخدام الفعال لموارد المنظمة‪.‬‬
‫‪Major activities should occur for MBO to be successful:‬‬
‫‪l. Set goals: This step is the most difficult in MBO. Setting goals includes employees at all levels and looks beyond day to day‬‬
‫"?‪activities to answer the question: "What are we trying to accomplish‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Develop action plans: An action plan defines the course of action required to attain the stated goals. Action plans are‬‬
‫‪made for individuals as well as departments.‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Review progress: A periodic progress review is important to ensure that action plans are working. attain goals. The action‬‬
‫‪plan could be changed whenever goals are not being met.‬‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Appraise overall performance: The final step in MBO is to carefully evaluate whether the annual goals have been‬‬
‫‪accomplished for individuals and departments. Success or failure to accomplish goals could become part of the performance‬‬
‫‪appraisal system and the designation of salary increases and other rewards. The evaluation of departmental and overall‬‬
‫‪corporate performance shapes the goals for the next year. The MBO cycle repeats itself annually‬‬
‫يجب أن تحدث األنشطة الرئيسية حتى تنجح‪MBO:‬‬
‫ل‪ .‬تحديد األهداف‪ :‬هذه الخطوة هي األصعب في ‪ MBO.‬يشمل تحديد األهداف الموظفين على جميع المستويات ويتطلع إلى ما وراء األنشطة اليومية لإلجابة على السؤال‪" :‬ما الذي نحاول‬
‫تحقيقه؟" الهدف الجيد واقعي ‪ ،‬ويقدم هدفا معينا وإطارا زمنيا معينا ‪ ،‬ويعين المسؤولية‪ .‬قد تكون األهداف كمية أو نوعية‪ .‬يتم وصف األهداف الكمية من الناحية العددية ‪ ،‬مثل‪" :‬سيحصل مندوب‬
‫المبيعات جونز على ‪ 16‬حسابا جديدا في ديسمبر"‪ .‬تستخدم األهداف النوعية عبارات مثل "التسويق سيقلل من الشكاوى من خالل تحسين خدمة العمالء العام المقبل "‬
‫‪2.‬وضع خطط العمل‪ :‬تحدد خطة العمل مسار العمل المطلوب لتحقيق األهداف المعلنة‪ .‬يتم وضع خطط عمل لألفراد وكذلك اإلدارات‪.‬‬
‫‪ 3.‬مراجعة التقدم‪ :‬من المهم إجراء مراجعة دورية للتقدم لضمان عمل خطط العمل‪ .‬ويمكن إجراء هذه االستعراضات بصورة غير رسمية بين المديرين والمرؤوسين‪ ،‬وقد ترغب المنظمة في‬
‫إجراء استعراضات لمدة ‪ 3‬أو ‪ 6‬أو ‪ 9‬أشهر خالل السنة‪ .‬يسمح هذا الفحص الدوري للمديرين والموظفين بتحديد ما إذا كانوا على الهدف أو ما إذا كان اإلجراء التصحيحي مطلوبا‪ .‬يجب أال يكون‬
‫المديرون والموظفون محبوسين في سلوك محدد مسبقا ويجب أن يكونوا على استعداد التخاذ أي خطوات مطلوبة لتحقيق نتائج ذات مغزى‪ .‬الهدف من ‪ MBO‬هو تحقيق األهداف‪ .‬يمكن تغيير‬
‫خطة العمل عندما ال يتم تحقيق األهداف‪.‬‬
‫‪4.‬تقييم األداء العام‪ :‬الخطوة األخيرة في ‪ MBO‬هي التقييم الدقيق لما إذا كانت األهداف السنوية قد تم تحقيقها لألفراد واإلدارات‪ .‬يمكن أن يصبح النجاح أو الفشل في تحقيق األهداف جزءا من‬
‫نظام تقييم األداء وتحديد زيادات في المرتبات ومكافآت أخرى‪ .‬ويشكل تقييم األداء اإلداري والعام لألداء المؤسسي أهداف العام المقبل‪ .‬دورة ‪ MBO‬تكرر نفسها سنويا‬
‫‪Advantages of a Management by Objectives:‬‬
‫‪The management by objectives system achieves several benefits, which we explain below:‬‬
‫‪l) Increasing the effectiveness of the planning process through the participation of everyone in the discussion of objectives and‬‬
‫‪the selection of appropriate alternatives to solve the work problems.‬‬
‫)‪2‬‬ ‫‪The method of self-monitoring of performance is achieved for management and employees, which helps in the‬‬
‫‪availability of the strong desire to improve performance and leading the behavior of employees towards achieving the goals of‬‬
‫‪the organization. In order to achieve self-monitoring, it requires the presence of both: self- monitoring of the individual himself‬‬
‫‪and the existence of a collaborative effort and group work contributed by members of the organization or section.‬‬
‫)‪3‬‬ ‫‪Developing the administrative skills of employees through their participation in the formulation of goals based on‬‬
‫‪cooperation in solving work problems and training to solve them.‬‬
‫)‪4‬‬ ‫‪Raising the morale of the workers, and increasing the productivity of the organization as a result of satisfying the‬‬
‫‪psychological needs of the workers and achieving self-realization in a way that leads to a state of satisfaction among the‬‬
‫‪workers.‬‬
‫)‪5‬‬ ‫‪The system works to provide objective criteria for evaluating performance, as it is more concerned with achievements‬‬
‫‪than with individuals' personal characteristics. It also helps the management focuses on goals instead of procedures and‬‬
‫‪regulations, which achieves flexibility in performance and speed of implementation.‬‬
‫مزايا اإلدارة حسب األهداف‪:‬‬
‫يحقق نظام اإلدارة باألهداف عدة فوائد نوضحها فيما يلي‪:‬‬
‫ل) زيادة فعالية عملية التخطيط من خالل مشاركة الجميع في مناقشة األهداف واختيار البدائل المناسبة لحل مشاكل العمل‪.‬‬
‫)‪2‬يتم تحقيق أسلوب المراقبة الذاتية لألداء لإلدارة والموظفين مما يساعد في توافر الرغبة القوية في تحسين األداء وقيادة سلوك الموظفين نحو تحقيق أهداف المنظمة‪ .‬ومن أجل تحقيق المراقبة‬
‫الذاتية يتطلب وجود كل من‪ :‬المراقبة الذاتية للفرد نفسه ووجود جهد تعاوني وعمل جماعي يساهم به أعضاء المنظمة أو القسم‪.‬‬
‫)‪3‬تنمية المهارات اإلدارية للموظفين من خالل مشاركتهم في صياغة األهداف القائمة على التعاون في حل مشاكل العمل والتدريب لحلها‪.‬‬
‫)‪4‬رفع ال روح المعنوية للعمال‪ ،‬وزيادة إنتاجية المنظمة نتيجة إشباع الحاجات النفسية للعاملين وتحقيق تحقيق الذات بما يؤدي إلى حالة من الرضا لدى العاملين‪.‬‬
‫)‪5‬يعمل النظام على توفير معايير موضوعية لتقييم األداء‪ ،‬حيث يهتم باإلنجازات أكثر من الخصائص الشخصية لألفراد‪ .‬كما يساعد اإلدارة على التركيز على األهداف بدال من اإلجراءات‬
‫واللوائح مما يحقق المرونة في األداء وسرعة التنفيذ‪.‬‬
‫‪Negative aspects of management by objectives:‬‬
‫‪Despite the many positive aspects of management by objectives, this method includes some negative aspects such as:‬‬
‫‪l) Increased time, effort and cost due to frequent meetings and exchange of views‬‬
‫)‪2‬‬ ‫‪The implementation of the management by objectives system requires the preparation of many records and documents‬‬
‫)‪3‬‬ ‫‪Workers may resort to bias when determining the expected results, which represent the basis upon which the desired‬‬
‫‪goals are built.‬‬
‫)‪4‬‬ ‫‪Employees may lower goals that are the primary criterion for evaluating their future performance.‬‬
‫)‪5‬‬ ‫‪Difficulty in setting goals and quantitative measurement criteria for some business activities, such as service activities.‬‬
‫)‪6‬‬ ‫‪The difficulty of formulating objective goals due to the interference of several parties in setting them‬‬
‫‪7) Focusing on short-term goals and ignoring long-term goals.‬‬
‫الجوانب السلبية لإلدارة حسب األهداف‪:‬‬
‫على الرغم من الجوانب اإليجابية العديدة لإلدارة باألهداف ‪ ،‬إال أن هذه الطريقة تتضمن بعض الجوانب السلبية مثل‪:‬‬
‫زيادة الوقت والجهد والتكلفة بسبب االجتماعات المتكررة وتبادل اآلراء )‪2‬يتطلب تنفيذ نظام اإلدارة باألهداف إعداد العديد من السجالت والوثائق‪3‬قد يلجأ العاملون إلى التحيز عند تحديد النتائج‬
‫المتوقعة‪ ،‬والتي تمثل األساس الذي تبنى عليه األهداف المرجوة )‪.4‬قد يخفض الموظفون األهداف التي هي المعيار األساسي لتقييم أدائهم المستقبلي )‪.5‬صعوبة تحديد األهداف ومعايير القياس‬
‫الكمي لبعض األنشطة التجارية‪ ،‬مثل األنشطة الخدمية )‪.6‬صعوبة صياغة األهداف الموضوعية بسبب تدخل عدة أطراف في وضعها )‪7‬التركيز على األهداف قصيرة المدى وتجاهل األهداف‬
‫طويلة المدى‬