Nhóm: CÔNG TY CỔ PHẦN XXX

Địa chỉ: ………………………….., Việt Nam

Lớp:
Tel: …………….. - Fax: ……………..
Web: …………… - Email: ………………

QUY TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THUÊ DỊCH VỤ NGOÀI
Mã số: XXX/KD-QT-04
Lần ban hành : 02
Ngày ban hành: ……………….

Người biên soạn Người kiểm tra Người soát xét Phê duyệt

Chữ ký

Họ tên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Nguyễn Văn C

BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

T Trang
Ngày sửa đổi Nội dung sửa đổi Lý do sửa đổi
T sửa đổi
Thay đổi, điều chỉnh, bổ sung
1 ……………. … …..
…..

………
2 … . …..

………………
3 … …….. ……
 QUY TRÌNH Trang số: 2/ 5
Mã số: XXX/KD-QT-04
Logo cty QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THUÊ DỊCH VỤ
Ngày BH: …..
NGOÀI
Ban hành lần: 02

1. Quy định chung

Mục đích và phạm vi:
- Quy định những nguyên tắt bảo đảm các vật tư, nguyên liệu đầu vào đáp
ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty đã đề ra.
- Áp dụng với tất cả vật tư, nguyên liệu chính dùng cho sản xuất của Nhà máy
XXXX

Biên soạn, soát xét, phê duyệt:

- Văn bản này do nhân viên kinh doanh nhà máy VPF biên soạn, trưởng
phòng Kế hoạch kinh doanh VPF kiểm tra, Đại diện lãnh đạo soát xét và
Giám đốc nhà máy phê duyệt ban hành.
- Việc biên soạn, soát xét, sửa đổi, phê duyệt, ban hành, thu hồi, hủy bỏ văn
bản này phải tuân thủ các qui định ở Quy trình Kiểm soát tài liệu – ISO-QT-
01.

Trách nhiệm :
- Cán bộ soát xét: Đảm bảo các văn bản được tuân thủ.
- Cán bộ biên soạn: Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi và cập nhật việc thực
hiện.
- Cán bộ kiểm tra: Kiểm tra đảm bảo đạt nội dung yêu cầu.
- Cán bộ liên quan: Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu đã quy định.

2. Định nghĩa
- VT : Vật tư
- NVVT : Nhân viên vật tư
- NVL : nguyên vật liệu
- SXKD : Sản xuất kinh doanh
- NCC : Nhà cung cấp
- ĐKKD : Đăng ký kinh doanh
- BBNT : Biên bản nghiệm thu

3. Nội dung
3.1 Quy trình:

Nhóm hãy vẽ lưu đồ qui trình tại đây

Bước công việc Biểu mẫu Trách nhiệm Hỗ trợ

 QUY TRÌNH Trang số: 2/ 5
Mã số: XXX/KD-QT-04
Logo cty QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THUÊ DỊCH VỤ
Ngày BH: …..
NGOÀI
Ban hành lần: 02

3.2 Hướng dẫn/Quy định:

1. Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, đơn đặt hàng, lượng vật tư tồn kho, định mức vật tư, NVVT
xác định nhu cầu sử dụng vật tư, lập kế hoạch mua vật tư năm, quý hoặc tháng theo
XXX/KD-QT04/BM01 trình Giám đốc.
2. Giám đốc phê duyệt kế hoạch vật tư
3. Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, vật tư tháng, tình hình thực tế sản xuất tại các đơn vị, nhân
viên vật tư viết phiếu yêu cầu mua vật tư theo XXX/KD-QT-04-02 trình Giám đốc duyệt.
4. Giám đốc phê duyệt Phiếu đề nghị mua hàng hóa vật tư.
5. NVVT thông báo tới các nhà cung cấp có trong danh sách nhà cung cấp được phê duyệt
đồng thời lựa chọn nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty.
Nếu là nhà cung cấp mới chưa có tên trong danh sách, trình tự đánh giá như sau:
+ Thu thập thông tin
+ Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm
hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể.
- Tiêu chí chấp nhận: đáp ứng được các yêu cầu về năng lực cung cấp, tiến độ, giá cả,
chất lượng.
+ Phê duyệt Phiếu đánh giá nhà cung cấp (XXX/KD-QT-04-03)
+ Đưa vào danh sách nhà cung cấp (XXX/KD-QT-04-04)
+ Phê duyệt danh sách nhà cung cấp
+ Mở sổ theo dõi trong quá trình (XXX/KD-QT-04-06)
6. NVVT tiến hành đàm phán, soạn thảo hợp đồng mua hoặc đơn đặt hàng (XXX/KD-QT-04-
05)
Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng, đơn hàng, NVVT trình Giám đốcký đơn
hàng hoặc ký hợp đồng
- Đối với các nhà cung cấp trong nước, hợp đồng phải được ký trực tiếp
- Đối với các nhà cung cấp nước ngoài, hợp đồng ký qua fax được chấp nhận
7. Căn cứ trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, NVVT tiến hành thực hiện mua hàng. Kết quả
thực hiện được cập nhật vào sổ theo dõi nhà cung cấp
Trong quá trình mua vật tư có thể xảy ra hai trường hợp
+ Nếu mua hàng nhập khẩu, phòng KT-LDTL có trách nhiệm liên hệ với bên ngoài mở
L/C
+ Nếu mua hàng trong nước làm phiếu tạm ứng (khi nhà cung cấp có yêu cầu)
8. NVVT tiến hành thuê vận chuyển để vận chuyển hàng hóa về kho của công ty nếu mua
hàng với giá tại kho nhà cung cấp.
9. NVVT làm đề nghị nhập kho, trình giám đốc ký theo mẫu của ban Tài chính mã số TC-QT-
01/BM-01
Thủ kho kết hợp với NVVT tiến hành nhận vật tư, đồng thời kiểm tra về số lượng, chủng
loại vật tư nhập.
 QUY TRÌNH Trang số: 3/ 5
Mã số: XXX/KD-QT-04
Logo cty QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THUÊ DỊCH VỤ
Ngày BH: …..
NGOÀI
Ban hành lần: 02

Hội đồng nghiệm thu bao gồm Trưởng phòng KHKD, NVVT, nhân viên KCS, thủ kho có
trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật tư mua về, kết quả được thông qua tại biên bản nghiệm
thu theo mẫu của ban Tài chính mã số TC-QT-01/BM-02, thủ kho và NVVT theo dõi và cập
nhật vào sổ theo dõi nhà cung cấp.
Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu, NVVT thông báo cho nhà cung cấp và cùng tìm
kiếm biện pháp giải quyết.
Căn cứ trên hợp đồng,biên bản nghiệm thu, thủ kho và kế toán vật tư làm thủ tục nhập kho
vật tư theo quy trình của công ty và làm thẻ kho.
10. Đề xuất thanh lý hợp đồng và thanh lý cho nhà cung cấp:
- Tổng hợp và kiểm tra sự hợp lệ và chính xác của toàn bộ chứng từ liên quan mua hàng
gồm: hợp đồng, hóa đơn bán hàng, biên bản giao hàng, giấy đề nghị nhập kho, biên
bản nghiệm thu; các văn bản khác liên quan đến việc giao hàng;
- Nếu phát hiện sai hoặc không hợp lệ, thiếu thì nhanh chóng thông báo cho bên bán biết
để xử lý.
- Nếu đạt thì trình GĐ ký Thanh lý hợp đồng.
- Chuyển hồ sơ cho kế toán để kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.
11. Theo dõi nhà cung cấp
Theo dõi nhà cung cấp theo từng hợp đồng và ghi chép vào biểu mẫu XXX/KD-QT04/BM06
Tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp khi có sự thay đổi đột biến của thị trường và những
nhà cung cấp vi phạm hợp đồng từ 2 lần trở lên
4. Hồ sơ/ Biểu mẫu:

TT Hồ sơ gồm Ký mã hiệu Đơn vị Cách lưu Thời

quản lý hạn
lưu
1 Kế hoạch vật tư XXX/KD-QT04/BM01
2 Đề nghị mua hàng XXX/KD-QT04/BM02
3 Đề nghị nhà cung cấp XXX/KD-QT04/BM03
4 Danh sách nhà cung XXX/KD-QT04/BM04
cấp Phòng Theo thời
1 năm
5 Xác nhận đặt hàng XXX/KD-QT04/BM05 KH - KD gian
6 Sổ theo dõi nhà cung XXX/KD-QT04/BM06
cấp
7 Đề nghị nhập kho TC-QT-01/BM01
8 Biên bản nghiệm thu TC-QT-01/BM02