Học “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” trong 59 phút.(Tặng cho các bạn kế toán mới ra trường).

———
1/ TÀI KHOẢN:
Để tiện cho việc ghi chép sổ sách kế toán, người ta quy ước tên gọi mỗi TÀI KHOẢN được gán cho
một con số cố định.
Vậy: TÀI KHOẢN = CON SỐ.
Ví dụ: Tiền mặt = 1111;
Phải trả cho người bán = 331
Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà mỗi DN dựa vào HỆ THỐNG TÀI KHOẢN thống nhất để sử
dụng tài khoản riêng cho mình.
TÀI KHOẢN là phương pháp phân loại các ĐỐI TƯỢNG kế toán theo nội dung kinh tế. Mỗi nội
dung kinh tế khác nhau được theo dõi riêng trên một tài khoản khác nhau.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT mua hàng hoá về để bán, trả bằng tiền mặt. Hoá đơn này có 3 nội dung kinh
tế khác nhau là: Hàng hoá (TK 156), Thuế GTGT đầu vào (TK 1331), tiền mặt (TK 1111).
Khi “nhà kế” căn cứ vào Hoá đơn, các chứng từ gốc để nhập liệu vào phần mềm kế toán (Nên sử
dụng PMKT). Sau khi nhập liệu, từ PMKT, DN sẽ có các thông tin về TÀI SẢN (Ngắn hạn, dài
hạn), NỢ PHẢI THU, NỢ PHẢI TRẢ và VỐN CHỦ SỞ HỮU.
——-
Xuất phát từ tính chất khách quan là bất cứ loại TÀI SẢN nào, loại NGUỒN VỐN nào cũng bao
gồm 2 mặt trái ngược nhau như: Thu-chi (Tiền); Nhập-Xuất (Vật liệu, hàng hoá); Vay-Trả (Vay
ngân hàng, vay ngoài); Tăng-Giảm (Công nợ, chi phí); ... Nên Tài khoản được chia thành 2 bên để
phân thành 2 hướng vận động trái ngược nhau (tăng, giảm) của đối tượng kế toán.
Phía bên trái của tài khoản gọi là bên NỢ, bên phải của tài khoản gọi là bên CÓ.
Để đơn giản trong học tập, thì tài khoản được trình bày dưới dạng chữ “T”
Trong Hệ thống tài khoản có 9 loại, từ loại 1 đến loại 9. Các loại này được chia làm 3 nhóm:
- Nhóm TK phản ánh TÀI SẢN (loại 1 và 2). Số dư bên Nợ, phát sinh Tăng bên Nợ.
Các loại tài khoản đầu 1 và 2, như: Tiền mặt (111); Tiền gửi ngân hàng (112); Nợ phải thu (131);
Thuế GTGT được khấu trừ (133); Nguyên vật liệu (152); Công cụ dụng cụ (153); Chi phí sản xuất
kinh doanh dở dang (154); Thành phẩm (155); Hàng hoá (156); TSCĐ (211); Khấu hao TSCĐ
(214); Chi phí trả trước (242), ...
- Nhóm TK phản ánh NGUỒN VỐN (loại 3 và 4). Số dư bên Có, phát sinh Tăng bên Có.
Các loại tài khoản đầu 3 (NỢ PHẢI TRẢ), như: Phải trả người bán (331); Các khoản thuế phải nộp
(333); Phải trả người lao động (334); Phải trả khác (338); Vay và nợ thuê tài chính (341); ...
Loại tài khoản đầu 4 (VỐN CHỦ SỞ HỮU) như: Vốn đầu tư của Chủ sở hữu (411); Lợi nhuận sau
thuế chưa phân phối (421).
Vốn đầu tư của Chủ sở hữu là số vốn ban đầu do chủ DN bỏ ra để tạo nên các loại TÀI SẢN nhằm
thực hiện các hoạt động SXKD và số lợi nhuận trong quá trình kinh doanh.
- Nhóm TK TRUNG GIAN (loại 5, 6, 7, 8 và 9). Phản ánh các hoạt động kinh doanh. Các TK này
không có số dư. Số phát sinh tăng bên Nợ (loại 6, , tăng bên Có (loại 5, 7).
+ Loại tài khoản đầu 5 (DOANH THU) như: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ (511); Doanh thu
hoạt động tài chính (515).
+ Loại tài khoản đầu 6 (CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH) như: Chi phí mua hàng (611); Chi
phí sản xuất (621, 622, 623, 627); Chi phí giá vốn (632); Chi Phí Lãi vay (635); Chi phí bán hàng
(641); Chi phí quản lý Doanh nghiệp (642) ...
+ Loại tài khoản đầu 7 (THU NHẬP KHÁC) như: Thu nhập khác (711).
+ Loại tài khoản đầu 8 (CHI PHÍ KHÁC) như: Chi phí khác (811); Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp (821).
+ Loại tài khoản đầu 9 (XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH) như: Xác định kết quả kinh doanh
(911). Cuối kỳ “nhà kế” sẽ tập hợp toàn bộ TK loại 5, 6, 7, 8 vào TK 911).
———
2/ GHI SỔ KÉP:
(Kép là thuật ngữ có nghĩa là 2).
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến ít nhất 2 tài khoản. Vậy kế toán phải ghi chép
đồng thời ít nhất 2 tài khoản, tài khoản này ghi Nợ thì dứt khoát tài khoản kia phải ghi Có với cùng
một số tiền.
——-
3/ ĐỊNH KHOẢN:
Trước khi ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản , “nhà kế” cần phải “nhìn” hoá
đơn, chứng từ để biết hạch toán nghiệp vụ kinh tế đó có liên quan đến các tài khoản nào? Kết cấu
của những tài khoản nó ra sao? Từ đó mới xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, số
tiền ghi vào trong tài khoản là bao nhiêu? Công việc đó gọi là định khoản nghiệp vụ kế toán.
Có nhiều cách định khoản:
- Định khoản giản đơn là ghi Nợ 1 tài khoản này, đồng thời ghi Có 1 tài khoản khác, với cùng một
số tiền.
- Định khoản phức tạp là ghi Nợ 1 tài khoản này, đồng thời ghi Có cho nhiều tài khoản khác, với số
tiền ghi Nợ bằng ) Tổng số tiền ghi Có.
Hoặc ghi Có 1 tài khoản này, đồng thời ghi Nợ cho nhiều tài khoản khác, với số tiền ghi Có bằng
) Tổng số tiền ghi Nợ.
Trong định khoản phức tạp không nên ghi Nợ (hoặc Có) cho nhiều tài khoản này, đồng thời ghi Có
(hoặc Nợ) cho nhiều tài khoản khác.
Không phân biệt định khoản giản đơn hay định khoản phức tạp, mỗi một lần định khoản ghi vào tài
khoản gọi là BÚT TOÁN.
Mối quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan với nhau gọi là ĐỐI ỨNG.
Quan hệ đối ứng là ghi Nợ cho tài khoản này thì chắc chắn phải ghi Có cho tài khoản kia.
Một vài ví dụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế:
1) Hoá đơn mua hàng hóa trị giá 22 triệu, nợ tiền người bán.
- Phân tích để định khoản: Mua hàng nhập kho thì tăng Tài sản, ghi Nợ cho TK 156 thì chắc chắn
TK đối ứng sẽ là Có TK 331 (ghi Nợ cho TK này thì chắc chắn phải ghi Có cho TK kia).
2) Hoá đơn ăn uống, chi phí tiếp khách, trả bằng tiền mặt.
- Phân tích để định khoản: Rút quỹ TM thì ghi Có TK 1111, tiếp khách là chi phí thì chắc chắn phải
ghi Nợ cho TK 642.