4.2.

Giao tiếp với bên ngoài doanh nghiệp:

Giao tiếp với bên ngoài doanh nghiệp là tổng thể các giao tiếp của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp với
các đối tác bên ngoài của họ, giao tiếp bên ngoài nhằm truyền đạt những thông tin, nội dung, liên
quan đến chính sách, chiến lược kinh doanh, quan hệ khách hàng của doanh nghiệp.

Việc giao tiếp bên ngoài bao gồm những quan hệ như với các đối tác, khách hàng, truyền thông, cơ
quan chính quyền cũng như các cơ quan liên quan khác.

4.2.1. Giao tiếp với khách hàng

Trên thực tế của cơ quan đơn vị, doanh nghiệp hoạt động giao tiếp bên ngoài là khách hàng, có thể
là khách hàng trực tiếp hoặc gián tiếp.

Để cho việc giao tiếp với khách hàng thành công người làm công tác quản lí cũng như nhân viên các
bộ phận liên quan cần nắm vững kiến thức và quy trình giao tiếp đối với từng nhóm khách hàng.

Việc giao tiếp với khách hàng phải có kế hoạch cụ thể. Luôn nhớ khách hàng là thượng đế bởi họ là
nhân tố quyết định quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng:

 Thứ nhất là giao tiếp trực tiếp của các nhà quản lí, lãnh đạo với khách hàng của mình được thể
hiện thông qua từng đơn vị.
 Thứ hai giao tiếp của nhân viên với khách hàng của doanh nghiệp hay các cơ quan truyền thông,
đơn vị sự nghiệp,…
 Thứ ba là công tác tổ chức giới thiệu sản phẩm, những chương trình hội nghị,..
 Thứ tư là việc sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng giúp cho việc giao tiếp thành
công hơn.

Bên cạnh đó còn có rất nhiều nội dung và hình thức khác, tuy nhiên thì đều phải cần nắm rõ các
nguyên tắc giao tiếp cơ bản:

1. Phân tích được tình huống giao tiếp: mục đích, nội dung của việc truyền đạt thông tin,…
2. Phân tích được đối tượng giao tiếp: Hiểu và phân tích được đối tượng bao gồm một hay nhiều
người, kiến thức và thái độ của người nhận thông tin,..
3. Thông tin cho người nhận phải thích hợp cả nội dung và hình thức, điều này phải thực hiện
đúng thì mới có kết quả trong giao tiếp.
4. Những phản hồi của người nhận thông tin hay cụ thể hơn là đối tượng giao tiếp.
5. Phải biết tháo gỡ những thông tin giao tiếp chưa phù hợp trong quá trình giao tiếp giúp cho
quá trình giao tiếp đạt kết quả tốt.

4.2.2. Giao tiếp với nhà cung cấp

Trong doanh nghiệp việc giao tiếp với nhà cung cấp được hiểu là giao tiếp bằng hình thức trực tiếp
hoặc gián tiếp giữa doanh nghiệp, cơ quan đơn vị với các nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.

Để cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả tốt nhất thì cần phải tạo ra mối quan hệ
tốt với khách hàng và duy trì mối quan hệ đó.

Biết quý trọng thời gian, đừng bắt nhà cung cấp phải đợi quá lâu.

Cần tôn trọng nhà cung cấp.

Thông tin cho nhà cung cấp một cách đầy đủ.
 Luôn thanh toán đúng hẹn cho nhà cung cấp.

4.2.3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền

Hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền:

 Giao tiếp trực tiếp: trực tiếp tiếp xúc với các cấp chỉ huy các ngành lập pháp hành pháp để tham
khảo ý kiến, thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp.
 Giao tiếp gián tiếp: với chính quyền bằng các bảng báo cáo định kì, phỏng vấn bằng thư tín để
thu thập ý kiến và quan điểm của giới lập pháp và hành pháp.

Khi đến các cơ quan chính quyền để giải quyết công việc cần lưu ý:

 Ăn mặc nghiêm túc

 Mỗi một cơ quan có những quy định riêng, vì vậy khi có bất bình vì nó vô lí thì cũng đừng phản
đối mà thay vào đó hãy gớp ý bằng hộp thư.
 Tôn trọng người đại diện chính quyền.

Việc giao tiếp với cơ quan chính quyền cũng phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản:

 Phân tích được tình huống giao tiếp

 Phân tích được đối tượng giao tiếp
 Thông tin cho người nhận phải thích hợp cả nội dung và hình thức
 Những phản hồi của người nhận thông tin hay đối tượng giao tiếp
 Biết tháo gỡ những thông tin giao tiếp chưa phù hợp

4.2.4. Giao tiếp với báo chí

Giao tiếp với báo chí của của cơ quan, doanh nghiệp là giao tiếp bên ngoài. Việc giao tiếp với cơ
quan thông tấn báo chí đòi hỏi phải nắm bắt các nguyên tắc cơ bản:

 Cởi mở và lịch sự
 Cần có tác phong lịch sự, nhanh nhẹn và ôn hòa thoải mái
 Đối tượng giao tiếp phải nắm và vận dụng tốt các nguyên tắc của phỏng vấn.
 Đối tượng giao tiếp phải xác định được nội dung cho phép trao đổi, trình bày trong giao tiếp.

Những việc nên làm khi giao tiếp với báo chí:

 Cần có sự trung thực và chính xác

 Cân nhắc trước mỗi phát ngôn đưa ra
 Cố gắng cung cấp những thông tin phóng viên cần
 Phải lưu giữ một danh sách các công việc đã hoàn thành

Những việc không nên làm:

 Không nên sử dụng biệt ngữ hoặc những từ ngữ quá chuyên môn
 Trong giao tiếp có những nội dung ta chưa trả lời ngay thì hãy hẹn lại và phản hồi sớm nhất có
thể
 Không ra tuyên bố trước khi chúng ta đã chuẩn bị một thông cáo báo chí cũng như không vội
vàng đưa tin cho đến khi đã có trong tay những thông tin đầy đủ, chính xác.