Professional Documents
Culture Documents
1. Vai trò của nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng đối với sự thành công của hoạt
động cung ứng dịch vụ
nhân viên dịch vụ chính là yếu tố then chốt quyết định chất lượng dịch vụ của doanh
nghiệp, từ đó tạo ra sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
1.1. Vai trò của yếu tố con người đối với chất lượng dịch vụ
Để khách hàng có thể tiếp nhận đầy đủ giá trị và hài lòng với tám yếu tố thuộc dịch vụ bổ
sung cần có sự tham gia của yếu tố con người. Cụ thế:
Nhân viên dịch vụ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng sẽ thực hiện việc cung cấp
thông tin, hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng đặt hàng, tính tiền, thanh toán nhanh
chóng và chính xác; giúp khách hàng hiểu về dịch vụ, quá trình sử dụng dịch vụ,
từ đó tạo sự thuận lợi cho khách hàng trong quá trình trải nghiệm và nhận được
đầy đủ giá trị từ dịch vụ.
Nhân viên dịch vụ không chỉ là yếu tố quan trọng tạo ra sự thuận tiện cho khách
hàng trong quá trình tiêu dùng dịch vụ mà còn giúp doanh nghiệp cung cấp, truyền
tải các giá trị gia tăng tới khách hàng thông qua hoạt động tư vấn giúp khách hàng
có được sự trải nghiệm tuyệt vời nhất đối với dịch vụ.
Ngoài ra, sự mến khách của doanh nghiệp tạo ra cho khách hàng thể hiện qua sự
nỗ lực của nhân viên phục vụ trong việc thực hiện "vui lòng khách đến, vừa lòng
khách đi", khiến khách hàng có được sự trải nghiệm dễ chịu, thoải mái nhất với
dịch vụ.
1.2. Con người là yếu tố then chốt quyết định chất lượng dịch vụ và sự thỏa mãn của
khách hàng
Như vậy, dù tiếp cận đánh giá chất lượng dịch vụ theo mô hình nào thì yếu tố con người
cũng đóng vai trò quyết định tới chất lượng dịch vụ tạo ra sự hài lòng của khách hàng.
1.3. Vai trò của yếu tố con người đối với sự trung thành của khách hàng
tầm quan trọng của nhân viên dịch vụ, cụ thể:
• Nhân viên tiếp xúc với khách hàng là yếu tố cốt lõi quyết định chất lượng của dịch vụ.
Con người là yếu tố hữu hình, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng và là
yếu tố quyết định cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ;
• Khách hàng coi nhân viên tiếp xúc với mình chính là công ty cung cấp dịch vụ;
• Nhân viên tiếp xúc với khách hàng đại diện cho thương hiệu của công ty; đồng thời
đóng vai trò cốt lõi của một thương hiệu, giúp thương hiệu thực hiện được lời hứa hẹn và
cam kết của mình.
1.4. Mối quan hệ giữa yếu tố con người với các công cụ marketing mix
Yếu tố con người với quyết định định giá dịch vụ
Xét dưới góc độ của doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên tiếp xúc với khách hàng được coi
là một khoản chi phí về nhân sự, nhưng cũng được coi là yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh
bền vững cho doanh nghiệp.
Yếu tố con người với hoạt động truyền thông marketing dịch vụ
Với vai trò là một phương tiện truyền thông cá nhân, nhân viên tiếp xúc với khách hàng
thực hiện tương tác với khách hàng giúp khách hàng đạt được sự hài lòng cao nhất trong
quá trình trải nghiệm dịch vụ của doanh nghiệp; xây dựng và phát triển mối quan hệ với
khách hàng và các đối tác khác; thông qua đó khuyếch trương thương hiệu của doanh
nghiệp, thậm chí nhân viên tiếp xúc với khách hàng chủ động truyền thông, giao tiếp
khiến khách hàng hiểu, ghi nhớ và yêu thích thương hiệu của doanh nghiệp.
Yếu tố môi trường vật chất trong quá trình truyền thông của doanh nghiệp
Môi trường dịch vụ bao gồm: các yếu tố bên ngoài, các yếu tố bên trong nói chung, việc
bố trí cửa hàng, trưng bày bên trong và các yếu tố xã hội. Trong đó, yếu tố xã hội bao
gồm các đặc điểm nhân sự và đồng phục nhân viên, đây là những yếu tố thuộc nhân viên
phục vụ ảnh hưởng tới sự hài lòng của khách hàng dịch vụ.
3.1. Các mô hình quản trị nhân sự trong lĩnh vực dịch vụ
3.1.1. Mô hình quản trị số 1
Nâng cao năng suất làm việc bằng cách đơn giản hóa công việc → quản lý nhân sự dựa
trên nguyên tắc hơn là những yếu tố giúp hoàn thiện chất lượng dịch vụ
3.1.2. Mô hình quản trị số 2
Tổ chức lớn
Quản lý theo tình huống công việc, dựa trên các nguyên tắc và quy định, hạn chế nhân
viên mắc lỗi, chính sách dựa trên thời gian làm việc và mức độ mắc lỗi không dựa trên
năng suất và hiệu quả làm việc, sự sáng tạo linh hoạt, xuất sắc, không tập trung vào các
hoạt động tạo động lực làm việc.
3.1.3. Phương thức quản trị số 3
Đầu tư vào con người: thu hút nhân viên giỏi, thiết kế công việc linh hoạt, đào tạo và giao
quyền
3.2. Các quyết định cụ thể yếu tố con người
3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Thiết kế công việc: thiết kế cho từng vị trí công việc, thích nghi hóa với từng nhân viên
Tuyển dụng: đúng người đúng việc
Đào tạo nhân sự
3.3.1. Tuyển dụng
1. Cụ thể, có năm yếu tố then chốt trong một quy trình tuyển dụng:
· Phát triển/ xây dựng chính sách tuyển dụng
· Thiết lập quy trình tuyển dụng
· Thiết kế mô tả công việc
Xây dựng các đặc điểm yêu cầu ở nhân sự
" Quảng bá các vị trí công việc cần tuyển
2. Quy trình lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp:
Xem xét lý lịch hoặc đơn xin tuyển dụng của ứng viên
" Xác định một danh sách các ứng viên phù hợp nhất
" Mời ứng viên tham gia phỏng vấn
Thực hiện phỏng vấn và kiểm tra các ứng viên
" Lựa chọn một ứng viên trở thành nhân sự của tổ chức
" Thông báo thông tin trúng tuyển kèm các trách nhiệm và quyền lợi của ứng viên
3. Trên thực tế, để đảm bảo tuyển dụng hiệu quả thì chức năng tuyển dụng thường
được kết hợp giữa chuyên gia nhân sự và bộ phận trực tiếp sử dụng nhân sự
Phương pháp để xác định được ứng cử viên phù hợp nhất với doanh nghiệp
Quan sát hành vi:
Bài kiểm tra cá nhân:
Dùng nhiều người phỏng vấn
Giới thiệu kỹ về nội dung công việc của vị trí tuyển dụng
3.3.2. Đào tạo nhân sự
1. Nhân viên dịch vụ cần nắm được:
Văn hóa, mục đích và chiến lược của tổ chức.
Kiến thức:
Kỹ năng tương tác, giao tiếp với khách hàng
Những kỹ năng mang tính kỹ thuật
2. Kiến thức:
- Kiến thức chung về lĩnh vực dịch vụ doanh nghiệp cung ứng:
- Kiến thức về dịch vụ
3. Chính vì vậy, đối với kiến thức về dịch vụ, nhân viên dịch vụ cần nắm được:
Mức độ dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp trong mối tương quan với đối thủ cạnh
tranh:
Những điểm ưu việt trong dịch vụ của doanh nghiệp:
Những hạn chế trong dịch vụ của doanh nghiệp:
4. Kiến thức về khách hàng:
Nhân viên cung ứng dịch vụ tiếp xúc với khách hàng ngoài những kiến thức chung về
khách hàng cần nắm được những đặc điểm riêng có ảnh hưởng tới quá trình cung ứng
dịch vụ và xây dựng niềm tin của khách hàng như:
Thái độ của khách hàng đối với doanh nghiệp, dịch vụ và với nhân viên:
Mục đích và yêu cầu cụ thể của khách hàng về dịch vụ:
Thói quen tiêu dùng dịch vụ của khách hàng:
5. Kỹ năng tương tác, giao tiếp với khách hàng
Bao gồm
Kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng đặt câu hỏi:
Kỹ năng xử lý phản đối, yêu cầu của khách hàng:
6. Những kỹ năng mang tính kỹ thuật: bao gồm tất cả các kiến thức cần thiết liên
quan đến khả năng vận hành dịch vụ trong cả quá trình cung ứng dịch vụ (ví dụ,
làm thế nào để xử lý tình huống khi món ăn bị mặn và khách hàng yêu cầu trả lại),
máy móc (ví dụ, làm thế nào để vận hành thiết bị đầu cuối hoặc máy rút tiền), và
các quy tắc và các quy định liên quan đến quy trình dịch vụ khách hàng.
3. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chiến lược trao quyền nhiều có khả năng phù hợp với
các tình huống sau đây:
· Chiến lược kinh doanh của công ty dựa trên sự khác biệt cạnh tranh và cung cấp
dịch vụ cá nhân hóa, tùy biến cao
· Tiếp cận khách hàng dựa trên các mối quan hệ mở rộng hơn là trên các giao dịch
ngắn hạn
· Các tổ chức sử dụng công nghệ phức tạp
" Môi trường kinh doanh phức tạp, khó lường trước
" Hoạt động quản lý hiện tại cảm thấy thoải mái với việc cho phép nhân viên làm
việc độc lập vì lợi ích của cả tổ chức và khách hàng
" Người lao động có nhu cầu phát triển và thành thạo các kỹ năng trong môi
trường công việc tiếp xúc cao với khách hàng, thích thú làm việc phối hợp với
thành viên khác, có kỹ năng tương tác và khả năng làm việc nhóm tốt
3. Trao quyền đòi hỏi phải tuân theo một cách có hệ thống bốn yếu tố chủ chốt xuyên
suốt trong tổ chức, thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới. Bốn yếu tố đó là:
Khả năng ra quyết định ảnh hưởng đến quy trình làm việc và định hướng mang
tính tổ chức (ví dụ, thông qua vòng tròn chất lượng và các đội tự quản lý)
Thông tin về hoạt động của tổ chức (ví dụ, kết quả hoạt động và các phương pháp
thực hiện cạnh tranh)
· Thưởng dựa trên hiệu suất tổ chức (ví dụ, phần thưởng, chia sẻ lợi nhuận, và lựa
chọn cổ phiếu)
· Kiến thức cho phép nhân viên để hiểu và đóng góp vào hoạt động của tổ chức (ví
dụ, các kỹ năng giải quyết vấn đề)
2) Sự can thiệp vào công việc: Mức độ trao quyền này thể hiện nội dung công
việc được mở rộng đáng kể. Công việc cần được thiết kế lại sao cho nhân viên
có thể sử dụng được nhiều kỹ năng của họ.
3) Mức độ can thiệp cao: Ở mức độ trao quyền này, toàn bộ nhân viên được
khuyến khích tham gia một cách chủ động vào công việc, ngay cả những nhân
viên ở vị trí công việc thấp nhất.
Các nhà quản lý cũng cần xây dựng cấu trúc nhóm hợp lý để nhóm đạt được thành công,
dựa theo các quy luật làm việc nhóm sau:
Mỗi nhóm cần có một trưởng nhóm theo dõi sự tiến bộ và quá trình làm việc của
nhóm. Các trưởng nhóm yêu cầu là những người có kiến thức kinh doanh tốt và
am hiểu các kỹ năng về con người.
Mỗi nhóm cần có một người cố vấn - người biết cách làm việc nhóm và có thể loại
bỏ các rào cản ảnh hưởng tới sự tiến bộ của các thành viên khác; đồng thời, huấn
luyện những người khác làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.
=> phần thưởng cần đảm bảo khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả lâu dài.
Nội dung công việc
Bất kỳ ai cũng chỉ có động lực làm việc và cảm thấy thoải mái khi họ biết rằng việc họ
làm được đánh giá tốt, lúc này họ sẽ có cảm giác phấn chấn về bản thân từ đó tạo cho họ
động lực tự hoàn thiện mình hơn nữa.
Phản hồi và ghi nhận
Con người mang bản chất xã hội, do vậy, họ được những người xung quanh (như là
khách hàng, đồng nghiệp, người quản lý) ghi nhận, phản hồi và đánh giá như thế nào từ
thì họ sẽ trở thành con người như vậy.
Hoàn thành mục tiêu
Mục tiêu đưa ra cần cân đối với năng lực của nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy có một
động lực mạnh mẽ và làm việc hứng khởi hơn khi mục tiêu được mô tả cụ thể, có tính
thách thức nhưng nhân viên có khả năng hoàn thành được.
Sau đây là những điểm quan trọng cần lưu ý khi thiết lập mục tiêu hiệu quả:
· Trong trường hợp mục tiêu là quan trọng thì việc hoàn thành được mục tiêu cũng
nên được coi như là một phần thưởng.
· Hoàn thành mục tiêu là cơ sở để đưa ra phần thưởng khuyến khích, bao gồm tiền,
thông tin phản hồi và sự công nhận.
· Mục tiêu đưa ra cho nhân viên dịch vụ cần cụ thể và rõ ràng, công ty cần chỉ ra
cho nhân viên những thách thức của mục tiêu và cần được nhân viên chấp nhận.
· Một trong những đòi hỏi đối với nhân viên bán hàng, đó là báo cáo tiến độ hoàn
thành mục tiêu (phản hồi của nhân viên) và mức độ hoàn thành mục tiêu này cần
được công khai trong các cuộc họp, sự kiện (nhu cầu được công nhận).
· Không cần thiết phải xác định phương tiện/cách thức để đạt được mục tiêu, để
khắc phục vấn đề này, công ty có thể sử dụng cơ chế phản hồi về quá trình theo
đuổi thực hiện mục tiêu.
Khi xây dựng được văn hoá dịch vụ một cách rõ nét, công ty cần hiểu rằng, yếu tố then
chốt đó chính là nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Do vậy, doanh nghiệp cần
chú trọng vào đối tượng nhân viên này.