KẾ HOẠCH CHI TIẾT VỀ HẬU CẦN, DỰ TRÙ RỦI RO VÀ DỰ TRÙ

KINH PHÍ CHI SỰ KIỆN KẾT NỐI CÁC THÀNH VIÊN LIÊN CHI ĐOÀN
VIỆN THƯƠNG MẠI VÀ KINH TẾ QUỐC TẾ NHÂN DỊP TẾT NGUYÊN
ĐÁN QUÝ MÃO.
I. Dự trù rủi ro.
Ban tổ chức sẽ cố gắng tính toán trong việc xem xét thời tiết, dụng cụ và di
chuyển cẩn thận nhằm tránh làm hỏng đồ đạc, tuy nhiên vẫn có thể có những rủi ro
phát sinh ngoài ý muốn. Sau đây sẽ là các rủi ro Ban tổ chức (BTC) dự kiến và
cách khắc phục:
1. Rủi ro phát sinh trong tiền sự kiện:
a, Thời tiết: Mưa
+ Cách giải quyết: Các gian hàng, tranh của triển lãm và khung checkin sẽ được
di chuyển nhanh vào toà B2 và A2, nhằm đảm bảo tranh không bị ướt.
b, Thiếu dụng cụ, cháy hàng:
+ Cách giải quyết: Khi nhận thấy hàng hoá của gian hàng mình trưng bày có
dấu hiệu sắp hết mà lượng khách vẫn đông, BTC sẽ cử các CTV của chương trình
đi mua thêm đồ, nguyên liệu. Trong trường hợp đồ handmade bị hết hàng, sẽ thay
bằng đồ mua sẵn hoặc hàng hoá của các gian bên cạnh. Tuy nhiên, BTC sẽ cố gắng
tính toán và làm dư nhiều đồ.
c, Hàng hoá còn trong tiền sự kiện:
+ Cách giải quyết: Sẽ được mang đi bán online hoặc chia cho các thành viên
trong BTC (có thể làm quà kỉ niệm cho các CTV).
2. Rủi ro phát sinh trong sự kiện chung:
a, Thời tiết: Mưa.
+ Nếu mưa to khi sự kiện chưa diễn ra: Thông báo hoãn sự kiện và đổi sang
ngày khác, đồng thời trả lại vé cho các thành viên đăng kí tham gia.
+ Nếu mưa to khi sự kiện đã diễn ra nhưng chưa kết thúc: Thông báo các thành
viên di chuyển vào khu vực bạt che có sẵn cho từng team. Nếu mưa quá to và lâu
thì gửi lời xin lỗi đến các thành viên và thông báo huỷ sự kiện. Trong trường hợp
tiền sự kiện còn thừa quá nhiều đồ, có thể gửi đến các thành viên như một lời xin
lỗi.
 + Nếu mưa nhỏ, ngắn: Thông báo các thành viên di chuyển vào khu vực bạt che
của team mình mà BTC đã chuẩn bị trước đó. Trong lúc ngồi đợi thời tiết có thể
cho các bạn thể hiện khả năng văn nghệ như đàn, hát,…
b, Có vấn đề về đồ điện tử như loa, micro:
+ Cách giải quyết: Mang dự phòng thêm 2 loa và 4 micro, kèm theo pin lắp vào
micro. Trước khi mang đi kiểm tra loa và micro hoạt động bình thường, nếu một
cái BTC chuẩn bị có vấn đề thì liền có đồ thay thế và các thành viên sẽ xem xét và
xử lí sự cố cho chiếc loa bị hỏng kia.
c, Nếu các thành viên tham dự bị “thừa”: Ví dụ khi chia thành 10 đội
nhưng số lượng người tham gia là 105 người.
+ Cách giải quyết: Chia thành viên lẻ vào các đội ngẫu nhiên, đảm bảo mỗi đội
có số lượng thành viên chênh nhau không quá 2 người.
d, Nếu các thành viên tham dự bị thiếu so với khi đăng kí (do vấn đề sức
khoẻ hay gia đình có việc đột xuất mà không đến được):
+ Cách giải quyết: Làm tương tự như trên, chia thành viên các đội đảm bảo mỗi
đội chênh nhau không quá 2 người. Trước khi chơi sẽ có các “quản trò” đi kiểm tra
lại số thành viên của từng team. Hoặc các thành viên trong BTC có thể thay thế.
e, Khi tham gia các trò chơi, có thành viên có vấn đề về sức khoẻ như đau
chân, chảy máu, chóng mặt, ngất,…
+ Cách giải quyết:
* Nếu như bị ngất hay các vấn đề nghiêm trọng về sức khoẻ: Nhanh chóng di
chuyển bạn vào chỗ nghỉ của team bạn. Trong khi các thành viên phụ trách phần Y
tế sơ cứu (như chườm đá, chườm túi nóng,…) thì các thành viên khác tìm cách liên
lạc với người thân, bạn bè bạn và đưa bạn đến cơ sở Y tế gần nhất.
* Nếu như bạn chỉ bị các vấn đề nhẹ như đau đầu, chảy máu…: Đưa bạn về
phía gian trại và sơ cứu cho bạn. Để bạn nghỉ ngơi lấy sức chuẩn bị cho vòng sau
(nếu bạn có thể chơi tiếp).
f, Cháy timeline: Đẩy nhanh tiến độ các trò chơi phía sau và cắt bớt những
phần không quá cần thiết

3. Rủi ro phát sinh trong các vòng Game:

a, Game 1: Thiếu dụng cụ:
 + Cách giải quyết:
* Kiểm tra kĩ các dụng cụ trước khi bắt đầu trò chơi, mua dư đồ dự trù khi đồ bị
hỏng hóc trong quá trình vận chuyển.
* Tạo các chương trình văn nghệ ngắn, kêu gọi các thành viên cùng nhau tham
gia đóng góp các tiết mục văn nghệ để tăng tính kết nối, “câu giờ” cho các thành
viên BTC đi mua thêm dụng cụ mới.
* Nếu địa điểm đi mua đồ quá xa hay thời gian đi mua lâu có thể đẩy trò chơi trí
tuệ ở vòng 2 lên trước. Sau đó ở vòng thể chất sau có thể cho các bạn thời gian
nghỉ dài hơn để lấy sức.
b, Game 2: Tạm thời chưa có rủi ro phát sinh.
c, Game 3: Do tổ chức ở địa điểm là Công viên thống nhất, nơi công cộng nên
việc giấu lì xì có thể bị ảnh hưởng. Ví dụ như nhỡ có trẻ con phát hiện và nghịch
chỗ giấu lì xì.
+ Cách giải quyết: Chia khu vực của công viên và sẽ có người đứng ở trước khu
vực đấy để các người chơi biết và tìm các bao lì xì. Nếu như có người dân muốn
vào thì những người đứng trông sẽ thông báo cho họ về cuộc chơi để họ không
đụng vào các bao lì xì.