CHUYỂN ĐỔI SỐ

DOANH NGHIỆP Y TẾ -
CHĂM SÓC SỨC KHOẺ
trong quản trị và vận hành
MỤC LỤC
03.
Ngành y tế - chăm sóc sức khoẻ đang đứng ở đâu
trong bức tranh chuyển đổi số?

08.
Chuyển đổi số hoạt động quản trị và vận hành
doanh nghiệp y tế - chăm sóc sức khoẻ Việt Nam:
4 xu hướng nổi bật

56.
Chuyển đổi số hoạt động quản trị và vận hành
doanh nghiệp y tế - chăm sóc sức khoẻ Việt Nam:
Case study của những người tiên phong

61.
Lộ trình chuyển đổi nào cho doanh nghiệp Việt Nam?

65.
Bài học nào cho các đơn vị y tế - chăm sóc sức khỏe
Việt Nam?
NGÀNH Y TẾ - CHĂM SÓC SỨC KHOẺ
ĐANG ĐỨNG Ở ĐÂU TRONG
BỨC TRANH CHUYỂN ĐỔI SỐ?
Ngành y tế - chăm sóc sức khỏe đã và đang liên tục chứng
kiến những tiến bộ công nghệ trong năng lực chuyên môn,
với các thiết bị y tế, kĩ thuật điều trị mới. Những căn bệnh
tưởng chừng vô phương nay đã trở nên đơn giản; các liệu
trình điều trị liên tục được cải tiến theo hướng tích cực hơn
cho các bệnh nhân.

Nhưng đã bao giờ bạn để ý, trong khi nhiều doanh nghiệp

trong các lĩnh vực khác giờ đây đang chạy đua để đem lại
những trải nghiệm dịch vụ đột phá cho khách hàng, hay
những phương thức làm việc mới trong nội bộ giúp nâng cao
trải nghiệm nhân viên; thì bấy lâu nay các bệnh nhân vẫn
luôn phải cầm theo mẫu sổ khám bệnh cũ nhăn nhúm với
những dòng chữ không đọc rõ, còn những nhà quản lý như
chúng ta cứ phải chật vật chạy theo nhắc nhân viên chăm
sóc khách hàng theo đúng quy trình?

Có một sự thật là ngành y tế - chăm sóc sức khoẻ (bao gồm

các bệnh viện, phòng khám, trung tâm thẩm mỹ, spa,...) đã
khá chậm chạp trong việc triển khai công nghệ trong hoạt
động quản trị - vận hành nội bộ.

3
 Tính đến năm 2018, một
cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng
chỉ 7% các doanh nghiệp
thuộc lĩnh vực y tế - chăm
sóc sức khỏe thực hiện
chuyển đổi số, so với 15% là
con số trung bình của các
ngành công nghiệp khác*.

*https://wwwimages2.adobe.com/content/dam/acom/au/landing/DT18/Econsultancy-2018-Digital-Trends.pdf 4
Một quan sát dễ thấy là trong khi ngành du lịch khách sạn chao đảo bởi
Airbnb, ngành giao thông vận tải suy chuyển bởi Grab, hay các doanh
nghiệp bán lẻ hiện giờ khó có thể tồn tại mà không dựa vào các nền
tảng e-commerce, thì đến nay, chúng ta vẫn chưa nhìn thấy rõ rệt một
mô hình hoạt động của doanh nghiệp y tế - chăm sóc sức khỏe nào thực
sự có điểm nhấn.

Có thể suy đoán rằng sự chậm chạp này bắt nguồn từ nhiều lý do.

Trước hết, ngành y tế - chăm sóc sức khỏe là một lĩnh vực khá đặc thù.
Các cơ sở khám chữa bệnh thường ưu tiên đầu tư nhiều hơn vào bộ máy
chuyên môn, áp lực cạnh tranh dưới góc độ doanh số là chưa quá nặng
nề khi mà rào cản tham gia ngành còn lớn.

Đa số các tổ chức đã vận hành theo một guồng quay ổn định trong
nhiều năm nên không hề dễ dàng để “đập đi xây lại” trong một sớm một
chiều; nếu không muốn nói là bản thân đặc thù những người làm việc
trong ngành này vốn cũng ưa chuộng sự “ổn định”, “chắc chắn”.

Tuy nhiên, những thách thức mới hiện nay đã đòi hỏi sự thay đổi. Những
bệnh dịch có nguy cơ gây quá tải hệ thống y tế như Covid-19 trong thời
gian qua đòi hỏi các cơ sở y tế tối ưu lại quy trình khám chữa bệnh, giảm
tải các thủ tục rườm rà, gia tăng tốc độ phản ứng của hệ thống.

Chỉ với một nền tảng quản lý tổ chức vững chắc, tinh gọn ở dưới, thì bộ
máy chuyên môn ở trên mới có thể phát huy hết năng suất khám chữa
bệnh, hệ thống cũng cắt giảm được các chi phí không cần thiết.

5
Còn các đơn vị chăm sóc sức khoẻ (spa, thẩm mỹ viện,...) tuy không có
nguy cơ bị “vỡ trận” cao như các đơn vị y tế, nhưng lại đứng trước thách
thức về nâng cao trải nghiệm khách hàng. Càng nhiều đơn vị tư nhân
tham gia vào lĩnh vực, cạnh tranh về chất lượng dịch vụ càng gắt gao.

Khách hàng vốn có một tiêu chuẩn ngày càng cao về chất lượng dịch
vụ giờ đây đã không còn chỉ là một người lạ đến sử dụng dịch vụ rồi đi
nữa. Họ muốn doanh nghiệp nhớ được mình là ai, mình đến đây vì điều
gì và cung cấp cho mình một liệu trình chăm sóc riêng biệt so với
những người khác. Nói cách khác, họ mong muốn một trải nghiệm được
cá nhân hóa (personalized customer experience).

Điều này đòi hỏi một hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng chuyên
nghiệp hơn, cùng với quy trình chăm sóc khách hàng được thiết kế tiêu
chuẩn và quan trọng nhất là triển khai được đồng bộ trong đội ngũ
nhân viên. Công nghệ, ở điểm này, là mấu chốt để các doanh nghiệp
hoàn thiện chất lượng dịch vụ, giữ chân được khách hàng - đồng nghĩa
với tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu trực tiếp.

Những bài toán thực tế này đã đặt ra một nhu cầu

Chuyển đổi số hoạt động quản trị và vận hành
trong các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Y tế -
Chăm sóc sức khỏe, và sẽ được trình bày trong
cuốn ebook này dựa trên những kinh nghiệm của
chính chúng tôi trong quá trình đồng hành với các
đơn vị trong ngành.

- Đội ngũ Base.vn -

6
CHUYỂN ĐỔI SỐ HOẠT ĐỘNG
QUẢN TRỊ VÀ VẬN HÀNH DOANH
NGHIỆP Y TẾ - CHĂM SÓC SỨC KHOẺ
VIỆT NAM: 4 XU HƯỚNG NỔI BẬT

08.
Tuyển dụng 4.0: Sử dụng một nền tảng quản trị
tuyển dụng toàn diện

12.
Gia tăng năng suất với nền tảng quản lý công
việc theo 3 chiều

33.
Minh bạch hóa luồng giao tiếp nội bộ với nền
tảng quản lý thông tin

47.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng việc
thăm khám từ xa và quản lý dữ liệu khách hàng
khoa học

7
1. Tuyển dụng 4.0: Sử dụng một phần mềm quản trị
tuyển dụng toàn diện

Tuyển dụng nhân sự mới là bài toán đầu tiên một doanh nghiệp phải đối
mặt khi đến thời điểm cần phát triển và tăng trưởng. Với nhu cầu về y tế
và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe của người dân ngày một tăng cao,
một đầu vào ổn định có thể giúp doanh nghiệp mở rộng kinh doanh.

Tuy nhiên, tuyển dụng là một bài toán phức tạp vốn thường không nhận
được sự quan tâm đúng mức. Trong khi đó, ngành y tế - chăm sóc sức
khỏe lại có những đòi hỏi khá khắt khe về chất lượng ứng viên.

Nhiều doanh nghiệp chia sẻ, có những thời điểm rơi vào bế tắc khi nhiều
tháng liền không thể tìm được nhân sự mới. Mà vấn đề lớn nhất là chính
họ cũng không biết nút thắt nằm ở đâu vì không có dữ liệu để phân tích,
cũng không có cách nào để kiểm tra và dò lại quy trình tuyển dụng.

Có nhiều băn khoăn phát sinh khi doanh nghiệp làm tuyển dụng:

Tuyển dụng ở kênh nào là thu được nhiều CV và tuyển được

nhiều ứng viên nhất? Có nên đầu tư cho các kênh trả phí?

Nhân viên tuyển dụng có đang làm việc hiệu quả? Họ mất
bao lâu để tuyển được ứng viên cho một ví trí?

Vì sao ứng viên đến phỏng vấn không đáp ứng được kỳ
vọng? Các tiêu chí và các vòng tuyển dụng được thiết kế có
đang thực sự phù hợp?

Chúng ta có đang bỏ lỡ ứng viên tiềm năng nào hay không?

8
Đó là khi doanh nghiệp nhận ra họ cần một công nghệ
Tuyển dụng. Bởi giá trị lớn nhất của công nghệ, không
chỉ nằm ở việc giúp tự động hóa, đơn giản hóa nhiều tác
vụ; mà nằm ở việc “lưu vết” và hệ thống hóa các dữ liệu
để nhanh chóng cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định.

Công nghệ Applicant Tracking System (Hệ thống quản

trị tuyển dụng - ATS) vốn không phải là một công nghệ
quá mới mẻ với thế giới - nó đã và đang được sử dụng
tại hơn 60% SMEs và 98% doanh nghiệp thuộc top For-
tune 500.

Nhưng tại Việt Nam, cho đến khi Base E-Hiring là hệ

thống ATS đầu tiên được phát triển hoàn toàn bởi đội
ngũ trong nước ra đời, với các tính năng phù hợp với đặc
thù và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp Việt, thì Tuyển
dụng 4.0 mới thực sự trở thành từ khóa được quan tâm.

Đến nay, Base E-Hiring đã được triển

khai thành công tại hơn 200 đơn vị, chủ
yếu là các tập đoàn lớn và chuỗi hệ
thống với nhiều cơ sở, nhu cầu tuyển
dụng lớn.

Trong lĩnh vực y tế - chăm sóc sức khoẻ,

những cái tên tiêu biểu đã sử dụng hệ
thống này là Bệnh viện Gia An 115,
Phòng khám chuyên khoa Da liễu O2
SKIN, CTCP Công Nghệ Chăm Sóc Sức
Khỏe Hecatech, SiSPA, 30 LASH, Sakura
Beauty Việt Nam,...

9
 Một hệ thống ATS như Base E-Hiring có thể giảm tải tới 90% thao tác
thủ công trong quá trình tuyển dụng như tự động tổng hợp và lưu trữ
hồ sơ ứng viên từ các nguồn, gửi email tự động cho ứng viên, thiết lập
nhanh chóng quy trình tuyển dụng và chiến dịch trên mọi kênh chỉ
trong vài thao tác,...

Quan trọng nhất, hệ thống ATS như Base E-Hiring trực quan quá toàn
bộ hiệu quả hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp thông qua dash-
board báo cáo thời gian thực và các hệ thống hồ sơ ứng viên, hệ thống
tin tuyển dụng sắp xếp vô cùng khoa học.

Tin tuyển dụng được phân loại, đo lường cụ thể trên Base E-Hiring...

... và danh sách ứng viên cũng vậy.

10
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
Nếu như việc điều hành một doanh nghiệp giống như lái một chuyến
xe, thì việc tìm những người đồng hành phù hợp trên chuyến xe là việc
trước nhất và quan trọng hơn tất thảy.

(Theo ý từ chuyên gia quản trị Jim Collins

trong cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại”)

Hơn cả một xu hướng công nghệ, việc triển khai nền tảng Applicant
Tracking System có thể đảm bảo một bước đệm vững chắc khi doanh
nghiệp vào đà tăng trưởng.

Đọc thêm: Công nghệ ATS Base E-hiring giúp

nâng cao hiệu quả tuyển dụng như thế nào?

11
2. Gia tăng năng suất với nền tảng quản lý công việc
theo 3 chiều

“Quản lý công việc” là một bài toán cơ bản, nhưng có lẽ

chính vì thế mà nó thường bị bỏ quên. Tuy chưa có một
thống kê nào chính xác, nhưng chỉ một khảo sát nhanh
cũng dễ ước chừng:

Có đến 90% doanh nghiệp Việt Nam đang cộng tác và

trao đổi công việc với nhau thông qua email, báo cáo
excel, và tệ hơn là các ứng dụng chat!

Một thói quen tiện lợi. Nhưng những vấn đề cũng phát
sinh từ đó.

Cách quản lý công việc của bạn có đang hiệu quả?

12
Để thấu hiểu những vấn đề này, bạn sẽ chỉ cần chưa đến
30 giây trả lời khảo sát ngắn sau:

1. Nhân viên của bạn và chính bản thân bạn có thường

Yes | No
xuyên bị quên việc, trôi việc, bao gồm công việc người
khác giao cho/giao cho người khác?

2. Nhân viên của bạn có thường xuyên bị trễ deadline, Yes | No

khiến tiến độ làm việc chung bị chậm so với kế hoạch?

3. Nhân viên của bạn có thường xuyên làm sai quy trình, Yes | No
vi phạm tiêu chuẩn dù đã được hướng dẫn nhiều lần?

4. Nhân viên của bạn có thường xuyên đùn đẩy trách Yes | No
nhiệm, trách nhiệm chồng chéo không biết quy về ai?

5. Bạn thường mơ hồ về tiến độ và chất lượng công việc

Yes | No
của nhân viên, thường xuyên phải nhắc nhân viên gửi báo
cáo cập nhật?

6. Bạn thường xuyên băn khoăn không biết phải dựa vào Yes | No
đâu để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên?

7. Bạn có thường xuyên bị quá tải khi bị nhân viên trình ký

Yes | No
quá nhiều giấy tờ, quyết định gì cũng đến tay?

13
Doanh nghiệp càng phức tạp với nhiều vị trí và đầu công việc, vấn đề
về quản lý công việc, quản lý năng suất càng phức tạp. Nguyên nhân là
bởi công việc không phát sinh và hoàn thành theo từng cá nhân độc
lập, mà nằm trong mối quan hệ với các cá nhân khác.

Công việc của sếp là ra quyết định dựa trên đề xuất của nhân viên, công
việc của nhân viên là theo giao phó của sếp, và các công việc chung
nằm dưới sự phối hợp thực hiện từ nhiều bộ phận.

Để giải quyết triệt để bài toán công việc, cần phân định rất rõ 3 luồng
công việc này và xử lý từng luồng với các ứng dụng chuyên biệt.

Mô hình trực quan các luồng kết nối - cộng tác trong doanh nghiệp

14
2.1. Phần mềm quản lý công việc (Task Management) - Giải
quyết bài toán giao việc từ trên xuống dưới

Nhà quản lý nào cũng muốn có cái nhìn tổng

quan về tiến độ công việc và muốn biết nhân viên
của mình đang làm gì; nhưng lại chỉ nắm được
điều đó qua các báo cáo thủ công cồng kềnh,
chậm chạp; hay qua những email, tin nhắn trôi nổi
lúc nhớ lúc quên.

Cái bạn cần là một phần mềm được thiết kế

chuyên sâu cho hoạt động quản lý công việc,
giúp bạn tập trung nắm bắt toàn bộ các công
việc đang phát sinh tại các phòng ban, dự án chỉ
qua một màn hình giao diện.

“Phần mềm quản lý công việc

có thể giúp một cá nhân
tiết kiệm tới 3 giờ đồng hồ/ngày
vốn đang bị lãng phí bởi email
và tin nhắn chat.”

15
Tại Việt Nam, Base Wework thuộc nền tảng Base.vn là ứng dụng
quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp lĩnh vực y tế - chăm
sóc sức khỏe triển khai thành công.

Điển hình là Phòng vật tư - y tế bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện
Nhi Đồng 2, Bệnh viện Nhi đồng Thành phố, Bệnh viện đa khoa
Bảo Sơn, Phòng khám đa khoa Thành Công, CTCP y học ứng
dụng trí tuệ nhân tạo Deepclinics, CTCP Chăm sóc sức khoẻ
công nghệ cao PNT, Mommy Spa & Skincare, Viện thẩm mỹ
SIAM Thailand, Thẩm Mỹ Quốc Tế Hemera, ASENA Spa, Thẩm
mỹ viện Rose, Rio Beauty & Spa,...

Nhờ Base Wework, nhà quản lý có thể:

Lập sẵn kế hoạch, chia đầu việc thành từng cấp lớn nhỏ
và giao tới thẳng từng nhân viên phụ trách

Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ

phận (đối với CEO) và của riêng đội nhóm mình (đối với
quản lý cấp trung)

Nắm được chính xác khối lượng công việc của một nhân
viên và tiến độ hoàn thành nhanh /chậm của họ; từ đó dễ
dàng cân bằng nguồn lực, phân chia công việc hợp lý cho
mọi người

Review kết quả công việc và nhận xét, góp ý trực tiếp
ngay dưới mỗi đầu việc

Xem báo cáo tự động về hiệu quả làm việc của nhân viên
tại bất cứ thời điểm nào, áp vào cơ chế đo lường KPI và
thưởng phạt minh bạch.

16
 Template dự án nhượng quyền để nhân bản trên
phần mềm Base Wework

Tính năng nhân bản dự án, thường dùng cho các dự

án có danh sách đầu việc gần giống nhau (như dự án
nhượng quyền).

Bạn chỉ cần dành công sức ra cài đặt cho một dự án
mẫu để nhân bản ra hàng chục phiên bản độc lập.
Bạn cũng dễ dàng sao chép kinh nghiệm giữa chúng
để ngày càng làm việc hiệu quả hơn.

* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng 17
 Template quản lý công việc lặp lại trong mô hình chuỗi cơ sở
trên phần mềm Base Wework

Tính năng “công việc lặp lại”, rất thích hợp cho mô
hình chuỗi như chuỗi phòng khám, chuỗi spa,...

Lễ tân cần xác nhận đã dọn vệ sinh xong trước 9h

sáng mỗi ngày, trưởng chi nhánh cần chốt sổ và
nhân viên marketing cần cập nhật kết quả làm việc
mỗi cuối ngày, kế toán cần lập bảng lương mỗi
mùng 5 hằng tháng, phòng kinh doanh cần nộp kế
hoạch mỗi thứ hai đầu tuần,... đều được hệ thống tự
động nhắc nhở.

* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
18
 Template báo cáo tự động hiệu quả làm việc theo thành viên
trên phần mềm Base Wework

Tính năng báo cáo hiệu quả công việc của từng
nhân viên. Ai đang làm nhiều việc nhất, ai đã hoàn
thành xong tốt nhất, ai luôn bị trễ deadline và tồn
đọng chưa làm xong,... đều được báo cáo trung
thực.

* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng 19
2.2. Phần mềm quản lý phê duyệt và đề xuất - Giải quyết bài
toán phân quyền

Trong quá trình thực hiện công việc, từ phía nhân viên sẽ
phát sinh rất nhiều yêu cầu cần sự cho phép từ cấp quản
lý: thanh toán mua sắm trang thiết bị, xuất kho vật tư, đề
xuất tăng lương, thưởng nóng, duyệt kế hoạch,...

Hiển nhiên việc kiểm soát như vậy là cần thiết ở một mức
độ nào đó; nhưng nếu như thủ tục trình ký quá phức tạp,
sẽ trở thành quan liêu.

Và trong rất nhiều tình huống, chính nhà quản lý lại trở
thành điểm tắc nghẽn khi phải tham gia vào quá nhiều
quyết định. Doanh nghiệp dù có mở rộng quy mô, xây
dựng quy trình cho nhân viên tốt đến đâu, nhưng nút cổ
chai ở phần phê duyệt / ra quyết định vẫn tắc, thì về cơ
bản việc vận hành công việc vẫn chậm.

Đó không phải là cách một doanh nghiệp 4.0 vận hành.

Để giải quyết nút thắt này, doanh

nghiệp phải thực sự đơn giản hóa
và hệ thống hóa lại các luồng ra
quyết định bằng một ứng dụng
quản lý phê duyệt và đề xuất
chuyên sâu.

Base Request có thể là lời giải cho

bài toán này.

20
 Nhờ Base Request, nhân viên đóng vai trò chủ động nhất trong luồng:

Tự tin khi gửi đề xuất lên cấp trên vì nắm rõ các thông tin cần
cung cấp, người duyệt là ai, bao lâu thì được duyệt

Được duyệt đề xuất nhanh chóng mà không cần gặp mặt trực
tiếp sếp, không phải chạy qua chạy lại nhiều cấp để xin chữ ký
hay nộp tờ trình.

* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng 21
 Nhà quản lý không còn là “điểm tắc nghẽn” nữa:

Biết được đề xuất nào cần ưu tiên xử lý trước, rút ngắn được thời
gian ra quyết định vì đã được cung cấp đầy đủ thông tin

Phê duyệt được đề xuất mọi lúc mọi nơi trên cả thiết bị di động,
thao tác nhanh chóng

Có 3 cách xử lý đề xuất trên Base Request: Chấp thuận, Từ chối

và Chuyển tiếp cho người khác xử lý

22
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
 Và doanh nghiệp bạn cũng thu về nhiều lợi ích:

Lưu trữ tự động mọi dữ liệu, tiện cho tra cứu trực tiếp hoặc xuất
file Excel

Chuyên viên C&B lọc ra các đề xuất quên checkout

để vẫn tính công ngày đó cho nhân viên

Tiết kiệm chi phí trực tiếp nhờ thay thế các thủ tục giấy tờ bằng
biểu mẫu điện tử (e-form)

Tất cả các đề xuất cần thiết trong doanh nghiệp đều có thể
đưa lên phần mềm Base Request
23
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
“Một công ty 60 thành viên
có thể tiết kiệm tới
4 kg giấy/tháng nhờ dùng
phần mềm Base Request.”

Riêng phần mềm quản lý yêu cầu - đề xuất Base Request

hiện đang đóng vai trò quan trọng trong mô hình quản lý
của nhiều đơn vị y tế - chăm sóc sức khoẻ:

Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện đa khoa Thành Công, Bệnh
viện Gia An 115, Bệnh viện Đa khoa Thiện Nhân, CTCP Y
khoa Hoàn Mỹ, CTCP Medicalplus Tân Mai, CTCP dịch vụ
phân tích di truyền Gentis, CTCP dịch vụ y tế Maia-Maia,
Mommy Spa & Skincare, SiSPA, Thẩm mỹ quốc tế Hemera,
Công ty TNHH Spa Asena, Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ quốc tế Hương Quỳnh,...

Đọc thêm: Giới thiệu về Base Request - Phần mềm quản

lý đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form)

24
2.3. Phần mềm quản lý quy trình - Giải quyết bài toán quản lý
chất lượng

Tới thời điểm tăng trưởng, doanh nghiệp không thể

thiếu quy trình.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp lĩnh vực Y tế - Chăm
sóc sức khỏe chỉ cần “sai một ly là đi một dặm”, việc
chuẩn hóa và thực thi quy trình không chỉ là nền tảng
tăng trưởng, mà trước nhất, đó là điều kiện sống còn để
kiểm soát chất lượng hoạt động.

Tuy nhiên, có một khoảng cách rất xa giữa một quy

trình được vẽ trên giấy và một quy trình được triển khai
trên thực tế. Nhân viên không thể luôn kè kè theo
hướng dẫn để biết mình cần làm gì tiếp theo, và người
lãnh đạo thì hầu như không thể biết được mọi thứ đang
sai ở đâu.

Một quy trình chỉ hoàn hảo trong tưởng tượng của lãnh
đạo là một quy trình chết.

Doanh nghiệp không cần một lưu đồ hướng dẫn hay

một văn bản quy chế. Doanh nghiệp cần một ứng dụng
công nghệ có thể giúp trực quan hóa và tự động hóa
các quy trình công việc, thực sự đưa quy trình trên giấy
vào thực thi.

25
 Tại Việt Nam, Base Workflow là phần
mềm quản lý và tự động hoá quy trình
được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp
trong lĩnh vực y tế - chăm sóc sức khoẻ
như Bệnh viện Gia An 115, Phòng khám
đa khoa Thành Công, Nha khoa Việt
Smile, CTCP Medicalplus Tân Mai, NK
Spa & Academy, SiSPA,...

Với Base Workflow, doanh nghiệp có thể:

Nhanh chóng thiết lập quy trình trực quan, giúp

nhân viên hình dung rõ cách thức cộng tác nội bộ
diễn ra như thế nào

Tự động bàn giao, hướng dẫn công việc cho nhân

viên theo từng giai đoạn để đảm bảo nhân viên
thực hiện đúng nhiệm vụ theo quy trình

Phát hiện và xử lý điểm nóng chính xác, kịp thời

Theo dõi hiệu quả thực hiện quy trình thông qua
các chỉ số báo cáo real-time để đưa ra phương án
tối ưu hợp lý

26
 Quy trình nhận thầu khám: Dành cho các phòng khám thường xuyên tổ
chức các buổi khám chữa bệnh tập thể cho các đơn vị, công ty.

Quy trình xử lý hợp đồng: Gồm nhiều bước với yêu cầu thông tin thật
đầy đủ, chính xác.

27
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
 Quy trình sửa chữa máy móc, thiết bị: Thông thường, doanh nghiệp đã
có sẵn một bộ phận kỹ thuật hoặc Phòng vật tư đảm nhận nhiệm vụ
này. Tuy nhiên, đối với nhiều máy móc phức tạp, cần thiết phải tìm đối
tác sửa chữa bên ngoài. Hai quy trình này nên được liên kết với nhau
trên phần mềm.

Nếu một vật tư bị đánh dấu “Failed” trong việc tự sửa chữa...

... nó sẽ đi vào quy trình tìm đối tác bên ngoài.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow giúp
cải tiến và tự động hoá quy trình làm việc như thế nào?

28
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
2.4. Quản lý công việc toàn diện - Sự kết hợp của 3 ứng dụng
trên một nền tảng

Doanh nghiệp không vận hành theo từng luồng

riêng lẻ. Khi một sự vụ phát sinh, có thể sẽ kéo
theo một yêu cầu từ trên xuống, kích hoạt một đề
xuất từ dưới lên, đồng thời một quy trình cũng
được khởi động.

Việc triển khai phần mềm cho các mục đích khác
nhau, do đó, phải đảm bảo được sự liên kết chặt
chẽ về dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán, cũng
như hạn chế tối thiểu việc lãng phí thời gian do
nhập lại dữ liệu.

Đối với các ứng dụng trên nền tảng Base Platform
như Base Wework (quản lý giao việc), hay Base
Request (quản lý đề xuất) và Base Workflow
(quản lý quy trình), việc chuyển đổi dữ liệu này
giữa các ứng dụng là hoàn toàn dễ dàng, không
đòi hỏi trình độ kỹ thuật.

29
 Lấy ví dụ, đề xuất “Mua thêm bộ cấy tảo nano cho phòng trị liệu ngoài
da” trên Base Request đã được phê duyệt (Ảnh trên). Tuỳ vào cách
doanh nghiệp vận hành, bạn có thể cài đặt để thông tin trong đó được
tự động chuyển tiếp sang phần mềm khác.

Nếu bạn muốn giao công việc đó Nếu bạn muốn quản lý chi tiết
cho nhân viên phụ trách mua hơn bằng quy trình, đã có Base
hàng của phòng Hành chính - Workflow:
nhân sự, đã có Base Wework:

Lưu ý: Kí hiệu Fwd (viết tắt của Forwarded) đánh dấu

dữ liệu được chuyển tiếp từ một nơi khác tới

30
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
 Giữa hai phần mềm quản lý quy trình (Base Workflow) và quản lý công
việc (Base Wework) cũng có thể kết nối như vậy.

Khi “Công ty cổ phần Base.vn”

đi tới bước Hoàn thành của
Quy trình nhận thầu khám...

... Hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin này tới phòng Chăm sóc khách hàng,
để một nhân viên phụ trách các công tác hậu khám.

31
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
Bằng xu hướng nền tảng
(platform hóa) này, doanh
nghiệp có thể giải quyết triệt
để từng bài toán quản trị và
vận hành ở mỗi khía cạnh,
mà không phải lo lắng về việc
phân mảnh dữ liệu.

31
3. Minh bạch hóa luồng giao tiếp nội bộ với nền tảng
quản lý thông tin

Hãy nhớ lại chiếc email bạn vừa gửi đi ngày hôm nay.
Một ngày, một tuần, một tháng, bạn gửi đi bao nhiêu
chiếc email như vậy? Chưa kể đến số lượng cuộc họp,
video call, thời gian trao đổi trực tiếp, chat,...

Nhân với số lượng nhân viên trong doanh nghiệp của

bạn cũng đang có trải nghiệm tương tự, bạn có bao giờ
nghĩ rằng chừng đó thời gian cho giao tiếp đang thực sự
là một khoản đầu tư hiệu quả?

33
 Mỗi ngày, không thể thống kê được chính xác có bao
nhiêu thông tin được chuyển giao và tiếp nhận trong
doanh nghiệp.

Vậy nhưng, một thống kê cho thấy một nhân viên trung
bình vẫn mất 2,5 tiếng mỗi ngày để tìm kiếm được thông
tin phục vụ cho công việc của mình - tương đương một
tuần mỗi tháng, mà không tạo ra nhiều giá trị.

Điều này, nguy hiểm hơn, có thể ảnh hưởng tới độ gắn
kết của nhân viên tới doanh nghiệp.

Trung bình những doanh nghiệp có nền tảng giao tiếp

kém, nhân viên không nắm được thông tin cần thiết,
thường có tỉ lệ nghỉ việc cao đến 34% (cứ 10 nhân viên
vào thì 3 người nghỉ việc).*

Trái lại, theo các chuyên gia, nâng cao chất lượng giao
tiếp trong doanh nghiệp có thể giúp gia tăng mức độ
hài lòng của nhân viên, từ đó tăng năng suất lao động,
tăng thiện cảm của khách hàng với doanh nghiệp.

Với tầm quan trọng như vậy, không khó để hiểu vì sao
các công nghệ phục vụ hoạt động giao tiếp cho doanh
nghiệp lại thiết yếu cho nhu cầu Chuyển đổi số hoạt
động quản trị và vận hành.

Với tính chất của doanh nghiệp trong lĩnh vực Y tế -

Chăm sóc sức khỏe với nhiều thông tin hệ trọng, nhiều
thủ tục công văn, việc quản lý thông tin lại càng không
thể bỏ qua.

34
* https://blog.smarp.com/how-your-internal-communications-can-boost-employee-engagement-at-your-workplace
Vậy công nghệ có thể giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu
quả hơn như thế nào?

Hãy tưởng tượng hoạt động giao tiếp trong doanh

nghiệp giống như hoạt động giao thông công cộng, ở
đó thông tin nội bộ cũng giống như những loại phương
tiện.

Nếu như tất cả những phương tiện này đều đổ ra đường,

chắc chắn không tránh khỏi tình trạng ùn tắc. Chiếc xe
không thể tiếp cận đích đến, hoặc phải đi đường vòng
rất tốn thời gian.

Nhưng nếu bạn quy hoạch lại chúng một cách khoa học,
việc lưu thông tự khắc sẽ rất thuận lợi hơn nhiều.

Chưa phân luồng Đã phân luồng

35
Để quy hoạch thông tin, có thể phân chia thông tin trong
doanh nghiệp thành 4 luồng chính như sau:

Mô hình phân luồng giao tiếp các loại thông tin có tính chất khác nhau
trong doanh nghiệp

36
 Đối tượng
Loại Đối tượng
truyền - nhận Phương tiện giao
thông tin Tính chất thông tin
truyền - nhận tiếp truyền thống

Từ CEO tới toàn Chính thống Sổ tay nhân viên

Tầm nhìn, thể nhân viên
Có độ lệch trễ trong việc tiếp nhận Bảng tin nội bộ
sứ mệnh, thông tin giữa các nhân viên cũ - mới
giá trị cốt lõi, Tạp chí nội bộ
văn hóa Cần hiện diện liên tục
Website nội bộ
doanh Có tính ổn định, ít khi update
nghiệp Họp toàn công ty
Thường nằm dưới dạng văn bản viết

Từ C-level, Chính thống Sổ tay nhân viên

Manager tới toàn
thể nhân viên Có độ lệch trễ trong việc tiếp nhận Bảng tin nội bộ
Chính sách, thông tin giữa các nhân viên cũ - mới
nội quy Website nội bộ
Cần lưu trữ để tra cứu thường xuyên
hoạt động Văn bản
Thông tin được cập nhật định kỳ
Email
Thường nằm dưới dạng văn bản viết

Từ quản lý tới Chính thống (đối với tri thức được Sổ tay nhân viên
nhân viên, hoặc đóng gói, ban hành) và phi chính
giữa các thành thống (đối với loại hình hỏi-đáp) Bảng tin nội bộ
viên với nhau
Có độ lệch trễ trong việc tiếp nhận Website nội bộ
Tri thức thông tin giữa các nhân viên cũ-mới
nội bộ Văn bản
Cần lưu trữ để tra cứu khi cần thiết
Email
Thông tin thay đổi và cập nhật liên tục

Nằm cả dưới dạng văn bản (viết) và

trao đổi miệng

Giữa các cá nhân Không chính thống Chat Messenger

với nhau
Giao tiếp Cần tương tác nhanh Zalo
thường nhật
Không cần lưu trữ Điện thoại

Bảng so sánh 4 luồng thông tin trong doanh nghiệp

Câu hỏi đặt ra là:

Giải pháp công nghệ phù hợp cho mỗi loại thông tin đó là gì?

37
3.1. Thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, văn hóa
doanh nghiệp

Giải pháp công nghệ: Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp!

Với các tính năng chuyên sâu:

Tạo không gian chính thống duy nhất để chủ doanh

nghiệp truyền tải thông điệp quan trọng như Tầm
nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi, trong đó những thông
điệp quan trọng phải luôn nhất quán và được lãnh
đạo ban hành

Tạo trang tin tức nội bộ với cách thức trình bày tin
khoa học, có tính cập nhật để thúc đẩy văn hóa
doanh nghiệp

Tạo không gian tương tác giữa nhân viên

Thông tin có tính định hướng, được sắp xếp khoa

học theo từng loại hình, phòng ban, nhóm,...

Tham khảo giải pháp: Base Inside !

38
 Một số giao diện trên
Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp Base Inside

39
* Dữ liệu thực tế của Base.vn
3.2. Thông tin về chính sách, nội quy hoạt động

Giải pháp công nghệ: Phần mềm quản lý công văn, chính sách!

Với các tính năng chuyên sâu:

Sắp xếp, tổ chức văn bản khoa học theo từng loại
hình, phòng ban, cho phép tìm kiếm và đọc nhanh
chóng, ngay cả trên thiết bị di động

Tự động hóa quá trình phê duyệt văn bản ngay trên
ứng dụng

Soạn thảo và ban hành văn bản nhanh chóng tới

toàn thể công ty hoặc các phòng ban có liên quan
ngay trên ứng dụng

Cho phép nhân viên tương tác, trao đổi tại mỗi văn
bản

Lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi các lịch sử

văn bản

Tham khảo giải pháp: Base Office !

40
 Một số giao diện trên
Phần mềm quản lý công văn, chính sách Base Office

41
* Dữ liệu thực tế của Base.vn
3.3. Thông tin về tri thức nội bộ

Giải pháp công nghệ: Ứng dụng quản trị tri thức nội bộ!

Với các tính năng chuyên sâu:

Cho phép mọi nhân viên dễ dàng đặt câu hỏi, tiếp
nhận câu trả lời, tương tác với người trả lời, hoặc
theo dõi những chủ đề mình quan tâm

Lưu trữ, sắp xếp kho tri thức doanh nghiệp theo
lĩnh vực chuyên môn, phòng ban, cho phép tìm
kiếm nhanh chóng

Thúc đẩy văn hóa học tập nội bộ với bảng xếp hạng
thành viên đóng góp tích cực

Tham khảo giải pháp: Base Square !

42
 3.3. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside: Dành cho thông
điệp chính thống cần truyền tải rộng rãi tới tất cả mọi người

* Dữ liệu thực tế của Base.vn 43

3.4. Thông tin giao tiếp thường nhật

Giải pháp công nghệ:

Tuy rằng đây có vẻ như là một hoạt động không mấy quan trọng
và có thể tự đáp ứng dễ dàng thông qua các ứng dụng chat thông
thường, nhưng khi đi sâu vào nó, việc sử dụng một nền tảng chat
ngoài hệ thống doanh nghiệp có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro và gây
phân tán tư tưởng khi làm việc.

Bởi vậy, doanh nghiệp cần nghĩ đến việc triển khai một giải pháp
quản lý giao tiếp thường nhật với các tính năng:

Chỉ giới hạn tới các thành viên đang làm việc trong
doanh nghiệp mới có thể đăng nhập hệ thống (Khi
nghỉ việc tài khoản sẽ bị khoá) để đảm bảo tính
bảo mật

Mọi trao đổi về công việc đều được thực hiện trên
không gian riêng - cùng với các phần mềm quản lý
- giúp người dùng không bị nhầm lẫn hoặc phân
tán tập trung bởi mạng xã hội bên ngoài.

Có thể đánh dấu các kênh chat quan trọng, có tần

suất sử dụng cao

Thao tác nhanh chóng trên mọi thiết bị

Tham khảo giải pháp: Base Message !

44
 Một số giao diện ứng dụng chat nội bộ Base Message
trên mobile app

45
* Dữ liệu thực tế của Base.vn
Như bạn có thể thấy, mỗi luồng thông tin lại có những
tính chất riêng, đòi hỏi một cách thức truyền đạt khác
nhau.

Giá trị của công nghệ nằm ở điểm nó định hướng cho ta
cách thức phân luồng thông tin phù hợp với tính chất
của thông tin.

Với công nghệ, doanh nghiệp xây dựng được một hệ

sinh thái thông tin minh bạch, ở đó thông tin được phân
loại, chuyển giao tới đúng đối tượng cần thiết, và có tính
lưu trữ để đảm bảo sự nhất quán kể cả khi nhân viên tiếp
nhận thông tin ở nhiều thời điểm khác nhau.

Đồng thời, công nghệ tạo ra không gian giao tiếp cởi
mở, thúc đẩy sự tương tác và gắn kết trong doanh
nghiệp.

46
4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng việc thăm
khám từ xa và quản lý dữ liệu khách hàng khoa học

Bên cạnh việc tổ chức lại luồng công việc và luồng thông tin để nâng
cao năng suất và hiệu quả vận hành, việc tổ chức lại hoạt động điều
trị-chăm sóc cho khách hàng cũng là yếu tố đóng góp quan trọng cho
mục tiêu tăng trưởng của các doanh nghiệp ngành Y tế - Chăm sóc sức
khỏe.

Đặc biệt là trong bối cảnh xã hội nhiều biến động (như dịch bệnh) và
ngày một cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp y tế - chăm sóc
sức khoẻ phải tự làm mới mình, đồng thời hứa hẹn cung cấp cho khách
hàng những trải nghiệm tốt nhất nhằm thu hút và giữ chân họ.

Dưới góc nhìn của chuyển

đổi số trong hoạt động
quản trị và vận hành, đây là
hai xu hướng nâng cao trải
nghiệm khách hàng bạn
nên cân nhắc áp dụng:

Thăm khám điều trị từ xa và

Sử dụng hồ sơ dữ liệu sức
khoẻ của từng người.

47
4.1. Thăm khám trực tuyến và điều trị từ xa (Telemedicine) cho
các khách hàng/bệnh nhân

Khái niệm telemedicine được sử dụng lần đầu tiên vào

năm 1970, nhằm mô tả việc cung cấp dịch vụ chăm sóc
sức khỏe từ xa cho các bệnh nhân thông qua việc sử
dụng công nghệ thông tin.

Nhờ công nghệ kết nối và tăng cường việc khai thác các
tài nguyên chung (ví dụ như dữ liệu EHR), một loạt các
dịch vụ “tele-” nối đuôi nhau ra đời như chẩn đoán hình
ảnh từ xa (teleradiology), tư vấn từ xa (teleconsulting),
hội chẩn từ xa (telediagnostics),...

Tại Việt Nam, khi giao tiếp từ xa đã trở nên phổ biến, đặc
biệt là trong những đợt dịch bệnh kéo dài như COVID-19,
telemedicine trở thành một xu hướng nóng hổi hàng
đầu trong lĩnh vực y tế - chăm sóc sức khoẻ.

Xu hướng này nhất quán với mục tiêu trở thành quốc gia
số vào năm 2030 của nước ta.

48
 Bộ Y tế cho biết, tính đến tháng 6/2020, đã có 24 bệnh viện tuyến trên
tham gia vào mạng lưới khám chữa bệnh từ xa, bao gồm những cái tên
quen thuộc như Bệnh viện Bạch Mai, Việt Đức, Phụ sản Trung ương, Y
Hà Nội, K, E, Chợ Rẫy, Ung bướu TPHCM,... Đối tượng được kết nối và
thăm khám từ xa có thể là người dân đang sinh hoạt tại nhà hoặc các
bệnh nhân ở bệnh viện tuyến dưới.

Đặc biệt hơn, các nền tảng khám bệnh trực tuyến cho phép bệnh nhân
tự tìm kiếm bác sỹ theo các điều kiện khác nhau đã ra đời, điển hình là
ứng dụng VOV Bacsi24. Hai hình thức kết nối hữu ích là đặt câu hỏi trên
ứng dụng và video call.

Trong mảng thẩm mỹ - chăm sóc sắc đẹp, tư vấn và điều trị từ xa cũng
được sử dụng như một biện pháp cứu cánh khi khách hàng không thể
có mặt tại chỗ. Các chuyên gia sẽ thông qua hình ảnh và video call để
chẩn đoán và đưa ra lời tư vấn điều trị. Dịch vụ giao hàng dược phẩm tới
tận nhà cũng luôn sẵn sàng.

Ứng dụng khám bệnh trực tuyến VOVBACSI24

49
* https://nhandan.com.vn/tin-tuc-y-te/24-benh-vien-tuyen-tren-tham-gia-mang-luoi-kham-chua-benh-tu-xa-475448/
4.2. Cá nhân hoá điều trị bằng cách số hoá và lưu trữ dữ liệu mỗi
khách hàng/bệnh nhân dưới dạng EHR (Electronic Health
Record - Hồ sơ sức khoẻ điện tử) và EMR (Electronic Medical
Record - Bệnh án điện tử)

EMR (Electronic Medical

Record - Bệnh án điện tử)
hiểu đơn giản là phiên bản
kỹ thuật số của biểu đồ giấy
trong văn phòng của bác sĩ
lâm sàng. EMR chứa lịch sử
y tế và điều trị của bệnh
nhân trong nội bộ một bệnh
viện, phòng khám hoặc cơ
sở chăm sóc sức khoẻ nhất
định.

Nhờ EMR, bệnh nhân đó

được theo dõi tình trạng
chính xác theo thời gian
thực, nhận được các lời
nhắc nhở và chỉ định cần
thiết.

Còn EHR (Electronic Health Record - Hồ sơ sức khoẻ điện tử) liên quan
tới tất cả các dữ liệu có sẵn về bệnh nhân tại tất cả những nơi bệnh nhân
đó từng đến khám và điều trị - có thể coi là một tập dữ liệu toàn diện về
tiền sử sức khoẻ.

EHR được thiết kế để chia sẻ rộng rãi giữa các bệnh viện, phòng khám,
nhà thuốc, phòng thí nghiệm,... để vừa phục vụ công tác chẩn đoán -
điều trị cho bệnh nhân, vừa hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển y học.

50
Ngày nay, đã qua rồi cái thời mà tất cả thông tin y tế
đều nằm chất chồng trong những ngăn tủ lớn, còn bệnh
nhân phải tự ghi nhớ để kể lại lịch sử khám chữa bệnh
của mình. Tại mỗi lần tái khám hay điều trị mới đã khó,
càng không thể chờ đợi thông tin từ phía bệnh nhân
trong những trường hợp khẩn cấp cần can thiệp sức
khoẻ.

Và bệnh nhân - với tư cách là một khách hàng - cũng

luôn muốn chủ động theo dõi và quản lý hồ sơ cá nhân
của mình.

Họ mong muốn có thể tự xem lại lịch sử khám chữa

bệnh của họ bất cứ khi nào. Họ kỳ vọng rằng chỉ cần
đọc một mã số hoặc quét mã thẻ một lần là các bác sỹ
biết được họ là ai, họ đang cần gì và trước đó họ như thế
nào. Giống như một khách hàng được cá nhân hoá bằng
thẻ thành viên có lưu lại lịch sử mua hàng vậy.

Một giải pháp lưu trữ tập trung và truy cập dữ liệu
thông minh chính là chìa khoá.

Tại Việt Nam, đã có nhiều cơ sở y tế thực hiện ghi lại dữ

liệu bệnh nhân trên EMR, EHR và thu về kết quả tích
cực. Tuy nhiên, các dữ liệu này còn đang trải dài trên
nhiều hệ thống và cần công nghệ blockchain để quản lý
tốt hơn.

51
Một cách thức phổ biến hơn để quản lý lịch sử của bệnh
nhân mà các bệnh viện như Vinmec, Bạch Mai, Ung
bướu Hà Nội, Hữu Nghị Việt Đức, Chợ Rẫy,... sử dụng là
thẻ khám chữa bệnh thông minh.

Chiếc thẻ này nhỏ gọn như thẻ ATM, tích hợp hai trong
một là chức năng đăng ký khám và thanh toán viện phí.

Các phòng khám tư nhân hay thẩm mỹ viện cũng đang

dần chuyển đổi các thẻ khách hàng điền tay sang dữ
liệu điện tử tương tự.

Thẻ khám bệnh “2 trong 1” của bệnh viện Chợ Rẫy

52
4.3. Quản lý thông tin khách hàng bằng hệ thống CRM

Riêng các cơ sở chăm sóc sức khỏe (spa, thẩm mỹ viện,

nha khoa...) tuy không cần đến các hồ sơ hay bệnh án
điện tử, nhưng lại đặt mục tiêu trong việc việc giữ chân
và gia tăng tỉ lệ quay lại của khách hàng.

Ví dụ, bạn sẽ muốn biết khách hàng nào sắp đến hạn
khám nha khoa tổng quát để tạo điểm chạm nhắc nhở;
hoặc muốn biết khách đến chăm sóc da mặt đã được
liên lạc kịp thời để xin feedback hay chưa,...

Mô hình này khá giống với hoạt động của các đơn vị
dịch vụ khác, tức là công việc của nhân viên thường
được sắp xếp và xử lý theo từng trường hợp khách hàng
cụ thể. Tất cả những thông tin, trao đổi này về khách
hàng đều cần phải được lưu trữ lại.

Theo đó, việc triển khai một công nghệ để quản lý

thông tin khách hàng và tự động hóa các hoạt động
chăm sóc khách hàng là xu hướng thiết yếu.

Chính bởi vậy, loại hình phần mềm CRM (Customer Re-
lationship Management - Quản lý quan hệ khách hàng)
đã ra đời.

Mô hình quen thuộc của CRM là một đường ống (pipe-

line) gồm nhiều bước, đi từ điểm chạm đầu tiên tới khi
khách hàng đã hoàn tất sử dụng dịch vụ. Mỗi khách
hàng tương ứng với một chiếc “thẻ” mà thông tin trong
đó sẽ được cập nhật trong suốt quá trình làm việc.

53
Với CRM, doanh nghiệp sẽ có đủ dữ liệu tập trung để trả lời được các
vấn đề quan trọng trong kế hoạch kinh doanh:

Dự báo doanh thu sắp tới?

Đâu là gói sản phẩm dịch vụ được khách hàng ưa chuộng nhất?

Khách hàng nào sắp tới hạn cần được chăm sóc?

….

Những con số lợi ích ấn tượng phần mềm CRM đem lại cho doanh nghiệp

Một số phần mềm CRM chi phí vừa phải cho các doanh nghiệp quy mô
vừa là Pipedrive, Hubspot hay GetflyCRM của Việt Nam.

Trong trường hợp số lượng khách hàng của bạn không quá lớn, phòng
khám và trung tâm spa cũng có thể linh hoạt quản lý thông tin khách
hàng bằng một phần mềm quản lý quy trình hoặc quản lý công việc.

54
 Ví dụ, đây là template mẫu quản lý thông tin khách hàng trong một liệu
trình điều trị nám da mặt, được thực hiện trên Phần mềm quản lý và tự
động hoá quy trình Base Workflow.

3.3. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside: Dành cho thông
điệp chính thống cần truyền tải rộng rãi tới tất cả mọi người

Hoặc nếu bạn cần quản lý

thông tin khách hàng bao quát
hơn, bao gồm cả danh sách tất
cả dịch vụ mà người đó đã tiếp
nhận cũng như các file tài liệu,
hình ảnh,... có liên quan, hãy
tận dụng luôn Phần mềm quản
lý công việc Base Wework.

Đây là một template mẫu, của

một spa rất quan tâm tới ảnh
chụp trước và sau khi phẫu
thuật của khách hàng - với
mục đích chăm sóc về sau và
truyền thông thương hiệu.

55
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của khách hàng
CHUYỂN ĐỔI SỐ HOẠT ĐỘNG
QUẢN TRỊ VÀ VẬN HÀNH DOANH
NGHIỆP Y TẾ - CHĂM SÓC SỨC KHỎE:
CASE STUDY CỦA NHỮNG
NGƯỜI TIÊN PHONG

Tuy rằng là ngành có tốc độ thay đổi chậm hơn so với

các lĩnh vực khác, nhưng không có nghĩa là các doanh
nghiệp trong ngành đang hoàn toàn đứng yên trước áp
lực chuyển đổi số ngày càng thiết yếu và nhu cầu tối ưu
để tăng trưởng ngày càng lớn.

Trên thực tế, đã và đang có những đơn vị Y tế - Chăm

sóc sức khỏe tiên phong chuyển đổi, trở thành bài học
đáng tham khảo.

Với 2 câu chuyện, 2 bài học kinh nghiệm từ 2 đơn vị y tế

- chăm sóc sức khỏe thành công trong nước sau đây, hi
vọng bạn đọc sẽ có thể tích lũy thêm được cho mình
những kiến thức và động lực để áp dụng được vào trong
mô hình thực tiễn.

56
 1. Phòng vật tư - thiết bị y tế của bệnh
viện Bạch Mai: Thực hiện số hoá từ mô
hình vận hành truyền thống

Bạch Mai là một trong các bệnh viện tuyến cuối lớn nhất nước
ta. Năm 2006, Bạch Mai vinh dự được Bộ y tế công nhận là
Bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh hạng đặc biệt đầu tiên của Việt
Nam. Từ đó tới nay, với mục tiêu "Thắp sáng thêm niềm tin
yêu của người dân với ngành y tế", bệnh viện vẫn luôn giữ
được uy tín, tiếp nhận và điều trị hàng nghìn bệnh nhân mỗi
ngày.

Là một trong các bệnh viện có lịch sử lâu đời (thành lập từ
năm 1911), song bệnh viện Bạch Mai không thỏa hiệp với cách
vận hành truyền thống. Đội ngũ lãnh đạo của bệnh viện luôn
không ngừng nỗ lực đổi mới phát triển; vừa trau dồi trình độ
chuyên môn của các bác sỹ, vừa cải thiện dịch vụ chăm sóc
người bệnh bên ngoài, và áp dụng công nghệ để cải cách
hoạt động quản trị bên trong.

Các quyết định chuyển đổi số này của bệnh viện Bạch Mai
quả thực đã mang lại nhiều kết quả thực tiễn. Thành công
trong việc phản ứng nhanh và kiểm soát thành công dịch
bệnh Covid-19 nửa đầu năm 2020 chính là một trong số đó.

Trước hết, phải kể đến rằng Bạch Mai đã sớm áp dụng nhiều
công nghệ nền tảng trong vận hành, như phần mềm quản lý
tổng thể bệnh viện FPT.eHospital và thẻ khám chữa bệnh điện
tử tích hợp với thẻ ATM của VietinBank.

Khi dịch bệnh Covid-19 lần đầu tiên bùng phát tại Việt Nam
vào tháng 4/2020, bệnh viện đã khẩn trương triển khai khám
chữa bệnh từ xa, hỗ trợ đắc lực cho các bệnh viện vệ tinh ở
tuyến dưới.

57
Cũng tại thời điểm đó, phòng vật tư - thiết bị y tế của Bạch
Mai quyết định số hoá thêm một bước để quản trị nội bộ
được tốt hơn - đó là sử dụng hai trong số các phần mềm cốt
lõi nhất của Base.vn: Base Request và Base Wework.

Base Request được triển khai số lượng 60 tài khoản, với mục
đích chủ yếu là quản lý luồng thông tin liên quan tới lắp đặt,
sửa chữa, thay thế vật tư - thiết bị y tế trong bệnh viện. Mỗi
phòng ban được bàn giao cho một tài khoản để tạo đề xuất
khi có nhu cầu. Phòng vật tư - thiết bị y tế là đơn vị tiếp nhận.

Phòng vật tư - thiết bị y tế cũng sử dụng thêm phần mềm

Base Wework cho tất cả thành viên. Bên cạnh mục đích giao
việc và giám sát công việc sửa chữa, lắp đặt,... theo nhu cầu
của các phòng ban, phần mềm còn hỗ trợ đắc lực việc quản
lý các dự án đấu thầu, mời thầu cho bệnh viện:

Đấu thầu vật tư y tế (hoặc trang thiết bị y tế) bằng

nguồn vốn phát triển sự nghiệp

Đấu thầu vật tư y tế (hoặc trang thiết bị y tế) bằng

nguồn vốn ngân sách nhà nước

Mua sắm vật tư y tế (hoặc trang thiết bị y tế) trị giá

dưới 100 triệu

Mỗi loại dự án đã có sẵn một template mẫu. Khi cần sử dụng,

quản lý sẽ nhân bản dự án và bổ sung thêm các công việc
phát sinh, vậy là mỗi nhân viên đều biết mình cần phải làm gì.
Hiệu suất làm việc của mỗi người cũng được đánh giá dựa
trên báo cáo.

Bằng cách này, bộ phận hạn chế được những thủ tục giấy tờ
cồng kềnh, tăng tốc độ cung ứng trang thiết bị, tạo ra cơ sở
đánh giá hiệu quả làm việc minh bạch, công bằng.

58
 3. Mommy Spa & Skincare - Mô hình chuỗi cơ sở
với mục tiêu mở rộng quy mô

Một bài toán đặc trưng của các mô hình dịch vụ chăm sóc - sức
khỏe làm đẹp là xây dựng và quản lý chuỗi. Đối với bài toán này,
các công nghệ liên quan đến tối ưu quy trình, tối ưu vận hành
thực sự phát huy hiệu quả.

Một trong những đơn vị đang triển khai công nghệ này thành
công là công ty TNHH Mầm Xanh được biết đến với thương hiệu
Mommy Spa & Skincare.

Thành lập năm 2009, Mầm Xanh chuyên cung cấp dịch vụ chăm
sóc sức khỏe và làm đẹp cho các mẹ đang mong con, đang có em
bé và sau khi sinh. Đến nay, spa đã có 4 cơ sở và phục vụ được
hơn 50,000 mẹ bầu và mẹ sữa tại Việt Nam. Mục tiêu phấn đấu
trong 5 năm tới là mở rộng quy mô - đạt được con số 20 spa kể
cả chi nhánh lẫn nhượng quyền.

Theo chia sẻ của lãnh đạo công ty - CEO Bạch Thành Long,
chuyển đổi số không chỉ vì mục tiêu mở rộng quy mô tương lai
mà còn vì thực tế hiện tại.

Bởi lẽ các dự án nhượng quyền được Mầm Xanh setup triển khai
từ đầu tới cuối tại nhiều tỉnh thành nên khối lượng công việc rất
lớn.

“Quy trình nhượng quyền lại còn bao gồm nhiều bước nữa, từ tư
vấn, ký kết hợp đồng, thanh toán, tuyển dụng, đào tạo, brief ý
tưởng concept spa, design, thi công, trang trí spa, lập kế hoạch
marketing & sale và khai trương. Làm bao nhiêu dự án như vậy,
anh nghĩ ngay đến công nghệ để giảm bớt gánh nặng.” - CEO
Bạch Thành Long chia sẻ.

59
Bên cạnh đó, theo anh Long, đã có những lần, do nhiều việc quá,
chồng chéo thông tin nên dẫn đến những tình trạng phân bổ
trách nhiệm chưa đúng, trễ deadline, nhân viên hiểu sai ý tưởng
ban đầu… Nhân sự cần một hệ thống lưu trữ thông tin, biết được
ai đang làm việc gì và làm đến đâu. Ban lãnh đạo doanh nghiệp
cũng bắt đầu tìm tòi ứng dụng công nghệ cho công ty từ đó.

Hiện tại, Mommy Spa & Skincare đang lựa chọn bộ ba phần mềm
thuộc nền tảng Base Platform để tối ưu vận hành nội bộ, giải
quyết các khó khăn thực tế trên.

Ứng dụng quản lý công việc Base Wework để quản lý

công việc, cả của phòng ban lẫn những dự án nhượng
quyền

Ứng dụng Base Request để xét duyệt đề xuất nội bộ

Base Office để ban hành và quản lý các chính sách,

công văn nội bộ.

Giờ đây, khi công việc đã hầu hết được số hóa, sự thay đổi rõ
rệt nhất trong doanh nghiệp đó là khu vực làm việc hoàn toàn
tập trung, các nhân viên hạn chế được những trao đổi không
cần thiết, mọi vấn đề đều được xử lý trên ứng dụng.

Đọc đầy đủ bài phỏng vấn CEO Bạch Thành Long:

Góc nhìn của lãnh đạo chuỗi spa
trong thời kỳ chuyển đổi số

60
LỘ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI NÀO
CHO DOANH NGHIỆP
VIỆT NAM?

Với tất cả những xu hướng trên, Chuyển đổi số trong

hoạt động quản trị và vận hành có vẻ là một hành trình
đòi hỏi sự hiểu biết và quyết tâm cao độ, nhất là đối với
các doanh nghiệp truyền thống đã vận hành theo một
phương cách trong nhiều năm.

Cũng không thể phủ nhận rằng để Chuyển đổi, doanh

nghiệp cần có sự đầu tư nhất định. Tuy nhiên, sự đầu tư
đó là có thể đổi lại những giá trị lớn hơn gấp 5-10 lần
trong tương lai. Và nếu bạn còn băn khoăn về độ phức
tạp, thì hãy tiến hành từng bước một.

61
 Digital
Transformation

Digitalization

Số hóa thông tin, quy trình, công việc, dữ liệu

Digitization

Trước khi đặt ra tham vọng “chuyển

đổi”, bước đầu tiên mà bất kỳ doanh
nghiệp nào có thể làm là đưa các
thông tin, quy trình, công việc, dữ
liệu của mình lên môi trường số.
Tuy rằng ngày nay đã có rất nhiều
các phần mềm chuyên dụng giúp
việc lưu trữ dữ liệu này trở nên tự
động và dễ dàng, việc này vẫn đòi
hỏi sự chủ động lớn trong việc thay
đổi thói quen của toàn bộ doanh
nghiệp. Liệu có nghĩa lý gì khi triển
khai một phần mềm quản lý hồ sơ
điện tử nhưng thói quen vẫn gắn
chặt vào các giấy tờ hồ sơ thủ công
như trước đây?

62
 Digital
Transformation

Tối ưu các điểm hoạt động chưa hiệu quả

Digitalization

Digitization

Với việc đưa tất cả dữ liệu lên môi trường số, sẽ

rất dễ dàng và nhanh chóng để có thể thu thập
thông tin và phát hiện các điểm cần tối ưu.
Điều này đặc biệt quan trọng với một lĩnh vực
cần cá nhân hóa thông tin cao như hoạt động y
tế - chăm sóc sức khỏe. Lấy ví dụ, một bác sĩ
cần phải biết đầy đủ về tiền sử bệnh và tiền sử
sử dụng thuốc của các bệnh nhân để có hướng
điều trị phù hợp. Việc này hầu như bất khả thi
nếu như không có một hồ sơ sức khỏe điện tử.
Hay khi doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình vận
hành, cũng rất dễ dàng để phát hiện điểm nóng
khi nhìn vào các dữ liệu trên báo cáo của một
phần mềm quản lý quy trình.

Một điểm lợi thế của công nghệ là đa số các

phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp hiện nay dưới
hình thức SaaS (Software as a Service) đều
cung cấp tính năng báo cáo theo thời gian thực,
để nhà quản lý nắm bắt được tình hình của
doanh nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào.

63
 Chuyển đổi mô hình kinh doanh, cách thức vận hành mới

Digital
Transformation

Digitalization

Digitization

Sau quá trình tối ưu dựa trên dữ liệu

được số hóa, doanh nghiệp mới nên
kỳ vọng bước thứ 3 là Chuyển đổi
sang một mô hình kinh doanh mới,
một cách thức vận hành mới. Ví dụ,
sau khi đã tinh gọn quy trình khám -
chữa bệnh tại chỗ, doanh nghiệp có
thể sẵn sàng mở rộng kênh khám
chữa bệnh sang mô hình thăm khám
từ xa. Một thay đổi về mô hình kinh
doanh (phần ngọn) đều cần có sự
chuẩn bị vững vàng từ bộ máy (phần
gốc).

Như vậy, điều đầu tiên và cơ bản nhất

trong hành trình chuyển đổi số chính
nằm ở tư duy “lưu vết” mọi thứ hoạt
động trong doanh nghiệp.

64
BÀI HỌC NÀO CHO DOANH NGHIỆP
Y TẾ - CHĂM SÓC SỨC KHỎE
TẠI VIỆT NAM?

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang đặt các
doanh nghiệp vào một cuộc đua sinh tử.

Cuộc đua này khốc liệt đến mức, theo kết quả một cuộc
khảo sát, vòng đời của một công ty được sử dụng để tính
toán ra Chỉ số S&P 500 đã rút ngắn từ hơn 50 năm trong
thế kỷ trước xuống còn 15 năm ở thời điểm hiện tại. Và sẽ
có 4/10 công ty có tên trong danh sách Fortune 500 hiện
nay sẽ biến mất trong vòng 10 năm tới - để nhường chỗ cho
các công ty mới, biết tận dụng thế mạnh của công nghệ để
bứt phá.

Chưa khi nào việc đầu tư cho công nghệ trong các đơn vị
chăm sóc sức khỏe lại đúng đắn như lúc này - khi công
nghệ không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn đem lại
năng suất cao và cắt giảm các chi phí không cần thiết
trong khâu quản trị.

Khi tất cả thị trường và các doanh nghiệp đối thủ đang
ngày càng gần hơn tới “đích đến 4.0”, việc giậm chân tại
chỗ chính là sự thụt lùi.

65
Chuyển đổi số hiện tại đã
không còn là vấn đề “Có”
hay “Không”, mà là “Như
thế nào?”

66
Chắc chắn rằng trong quá trình chuyển đổi số này, các
đơn vị sẽ gặp phải nhiều thách thức như thiếu hụt
nguồn lực, rào cản văn hóa, ít đơn vị cung cấp,...

Đứng trước những thách thức đó, càng cần thiết phải có
tầm nhìn, sự quyết liệt từ phía ban lãnh đạo, cùng với
đối tác công nghệ chiến lược đáng tin cậy, đồng hành
cùng đơn vị mình trên cả hành trình từ số hóa đến
chuyển đổi.

Y học năm 2020 đã thật khác so với năm 2010. Một khi
đã có được hiểu biết nền tảng và quyết tâm chuyển đổi
số, mọi thứ sẽ càng đi xa và đi nhanh hơn nữa trong
tương lai.

Hy vọng rằng Bức tranh Chuyển đổi số ngành y tế -

chăm sóc sức khoẻ tại Việt Nam trong cuốn ebook tới
sẽ có nhiều nét chấm phá và đa sắc hơn nữa, bởi nhiều
đơn vị trong ngành đã thực sự “thức thời”.

67
 Nền tảng thống nhất quản trị và điều hành doanh nghiệp
Base.vn là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam
cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng
dụng công nghệ cho quản trị và điều hành
doanh nghiệp.

Tất cả trên một nền tảng thống nhất và

duy nhất, Base Platform cùng bạn nâng
cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
trên mọi mặt trận.

Về bộ giải pháp chuyển đổi số

của Base.vn

Áp dụng công nghệ trong các hoạt động của Doanh Nghiệp: Công việc,
Thông tin, Nhân sự, Tri thức... để xây dựng luồng dữ liệu xuyên suốt
trong Doanh Nghiệp.

DANH SÁCH CÁC BỘ ỨNG DỤNG TRONG GIẢI PHÁP

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN
Base Wework Base Request Base Office Base E-Sign
Quản lý công việc Quản lý phê duyệt Quản lý công văn Chữ ký điện tử

Base Workflow Base Inside

Quản lý quy trình Mạng truyền thông nội bộ

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

QUẢN TRỊ TRI THỨC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Base Wiki Base Square Base HRM Base E-Hiring

Wiki nội bộ Mạng xã hội học tập Thông tin nhân sự Quản lý tuyển dụng

Base Knowledge Base Checkin Base Payroll

Tài liệu tri thức nội bộ Quản lý chấm công Tính lương

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

QUẢN LÝ CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN ADD-ON VÀ HỖ TRỢ
Base Booking Base Meeting Base Drive Base Message
Quản lý tài nguyên Quản lý cuộc họp Tổng hợp tài liệu Chat nội bộ

Base Meetup
Tổ chức sự kiện nội bộ và hỏi đáp
 BASE. VN ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
Y TẾ - CHĂM SÓC SỨC KHỎE VIỆT NAM

Base.vn hiện đang cung cấp dịch vụ công nghệ tới hơn 5000 khách
hàng thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng trăm người, thuộc mọi
ngành nghề - lĩnh vực.

Trong số đó, Base.vn tự hào đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp y tế
- chăm sóc sức khỏe trên hành trình chuyển đổi số:

Bạn muốn được tư vấn, demo trải nghiệm bộ giải pháp Chuyển đổi số
(Digital Transformation) thuộc nền tảng Base Platform?

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ