LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

DIGITALISASI ARSIP
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
DAERAH KOTA TASIKMALAYA

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktik Kerja Lapangan(PKL)

Dan Sebagai Salah Satu Syarat dalam menempuh
Ujian Nasional Kompentensi Kejuruan (UNKK)
Tahun Pelajaran 2023/2024

DISUSUN OLEH,
MAULINDA FITRI 212210065
EUIS AGRETI 212210058

TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN

SMK NEGERI 1 MALAUSMA
2023/2024
 LEMBAR PENGESAHAN DU/DI

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH

KOTA TASIMALAYA

Laporan Praktik Kerja Lapangan(Pkl) Dengan Judul “DIGITALISASI ARSIP”

Disusun Oleh :

Nama : 1.Maulinda Fitri

2.Euis Agreti
Kelas : XI-1
Kompetensi Keahlian : Teknologi Komputer Dan Jaringan
Nama Instansi : Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Daerah Kota
Tasikmalaya
Alamat Instansi : Jl.Ir.H.Juanda,Sukamluya, Kec.Bungursari,Kab.
Tasikmalaya Jawa Barat 46151
Telah Di Teliti Dan Di Sahkan Oleh Guru Pembimbing Instansi Di Tasikmalaya
Pada
Tanggal :
Bulan : Mei Tahun 2023

Menyetujui,
Pembimbing DU/DI 1 Kepala Bidang Kearsipan

LIA YULIATY, A.Md. HASRIADI, S.Sos

NIP. NIP.

Mengetahui,
Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Kota Tasikmalaya

Dra. H. BENI BARLIAN,M.Si

NIP.

i
 LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH
SMK NEGERI 1 MALAUSMA

Laporan Praktik Kerja Lapangan(Pkl) Dengan Judul “DIGITALISASI ARSIP”

Disusun Oleh :
Nama : 1.Maulinda Fitri
2.Euis Agreti
Kelas : XI-1
Kompetensi Keahlian : Teknologi Komputer Dan Jaringan
Nama Sekolah : Smk Negeri 1 Malausma
Alamat SEKOLAH : Jl.Kartabraja No.01,Malausma, Kec.Malausma,
Kab.Majalengka, Jawabarat 45464
Telah Di Teliti Dan Di Sahkan Oleh Guru Pembimbing Instansi Di Tasikmalaya
Tanggal :
Bulan : Mei Tahun 2023

Menyetujui,
Pembimbing sekolah Kepala Program Jurusan

HENDRA, S.T IPAH, S.Kom

NIP. NIP.198810012020122017

Mengetahui,
Kepala Sekolah Smk Negeri 1 Malausma

ARSADI, S.Pd., M.Si,

NIP.197006012006041004

ii
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, Wr, Wb.

Dengan mengucapkan syukur kehadirat Allah Swt,yang telah memberikan
rahmat dan karunianya kepada kami,sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan hasil pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL).Penyusunan laporan
praktik kerja lapangan ini adalah salah satu syarat dan juga sebagai bukti kami
telah melaksanakan dan menyelesaikan praktik kerja industri tahun pelajaran
2023/2024 di dinas perpustakaan dan kearsipan daerah kota tasikmalaya.
Dalam kesempatan ini, kami mengucapkan banyak terimakasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan PKL hingga penyusunan
Laporan ini,dan yang terutama kepada :
1. Bapak Arsadi, S.Pd., M.Si, selaku Kepala SMKN I Malausma.
2. Ibu Ipah, S.Kom., selaku Kepala Program TKJ SMKN I Malausma.
3. Bapak Hendra, S.T., selaku Pembimbing Pihak Sekolah.
4. Bapak Drs. H. Moch. Beni Barlian, M.SI selaku Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya.
5. Bapak Hasriadi, S.Sos., selaku Kepala Bidang Kearsipan.
6. Ibu Lia Yuliaty, A.Md, selaku Pembimbing Perusahaan.
7. Bapak /Ibu guru, beserta seluruh Stap di SMKN I Malausma.
8. Kedua Orang tua yang selalu memberi motivasi serta doa yang tiada
hentinya.
Kami menyadari dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak
kekurangan. Untuk itu diharapkan kritik dan saran guna perbaikan karya tulis
lainnya dimasa yang akan datang.Semoga penulisan Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini dapat memberikan manfaat bagi kami khususnya dan pembaca
pada umumnya.

Malausma, Mei 2023

Penyusun

iii
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN DU/DI……………..…………………..…………..i
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH………..………………………..........ii
KATA PENGANTAR…………………...………………………………….....iii
DAFTAR ISI………...………………………………………………..………..iv
BAB 1 PENDAHULUAN……………………...………………………………..1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................1
1.2 Maksud dan Tujuan .............................................................................. 2
1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan PKL ...................................................2
BAB II PROFIL PERUSAHAAN…….............................................................. 3
2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan……………..………………………..... 3
2.2 Struktur organisasi ................................................................................. 4
2.3 Bidang Usaha ........................................................................................ 4
BAB III PEMBAHASAN MASALAH ............................................................ 14
3.1 Digitalisasi Arsip………………………………………..…...…….....14
3.2 Pengertian Digitalisasi Arsip…………………………..…..…….……14
3.3 Fungsi Dan Tujuan Digitalisasi Arsip………………………….…..…15
3.4 Proses Digitalisasi Arsip………………………………………...……16
3.5 Kegiatan Digitalisasi Arsip………………………………….…..……17
BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 22
4.1 Kesimpulan ..........................................................................................22
4.2 Saran………………………………………………………….............23

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………….25

LAMPIRAN………………………………………………………...................26

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah sebuah pelatihan dan

pembelajaran yang dilaksanakan di Dunia Usaha atau Dunia Industri yang relevan
dengan kompetensi keahlian yang dimilikinya masing masing, dalam upaya
meningkatkan mutu Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan juga menambah bekal
untuk masa masa mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta
ketat dalam persaingannya seperti saat ini, selain itu dengan pesatnya perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi, banyak peralatan baru yang diciptakan guna
menunjang banyaknya permintaan produksi barang atau jasa yang menimbulkan
perubahan mendasar untuk mendapat pekerjaan, sehingga tenaga kerja dituntut bukan
hanya memiliki kemampuan teknis belaka, tetapi juga harus lebih fleksibel dan
berwawasan lebih luas, inovatif serta didukung dengan keterampilan yang kompeten,
maka dengan adanya kegiatan prakerin siswa dan siswi dapat mengasah dan juga
megimplementasikan materi yang didapatkannya di sekolah langsung ke dunia usaha
atau dunia industri yang relevan dengan kemampuannya masing masing.
Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu penyelenggaraan pendidikan
keahlian profesional yang memadukan sistematik dan sinkron antara program
pendidikan di sekolah dan penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan
bekerja secara langsung dengan dunia kerja secara terarah untuk membentuk keahlian
dan mental siswa agar pada saat lulus dari SMK siap terjun dalam dunia kerja.
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.
Untuk program keahlian Teknik Komputer Dan Jaringanpihak SMK Negeri I
Malausma telah bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipsn Kota Tasik
Malayasebagai salah satu tempat dilaksankannya Praktik Kerja Industri. Hal ini
dilaksanakan dalam rangka peningkatan mutu dari tamatan SMK Negeri I
Malausmadalam mencapai tujuan yang relevan antara dunia pendidikan dengan
tuntutan kebutuhan tenaga kerja, sekaligus sebagai syarat untuk mengikuti UN (Ujian
Nasional).

1
1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dilaksanakannyaPraktek Kerja Lapangan (PKL) adalah

sebagai berikut:
1) Memberikan bekal yang nyata bagi peserta didik menengah kejuruan
pada bidang program Teknik Komputer dan Jaringan untuk lebih
mengembangkan ilmu pengetahuan.
2) Meningkatkan dalam penyerapan sesuatu hal yang baru dalam
globalisasi.
3) Menambah mental dan keterampilan serta kemampuan yang dimiliki
untuk berusaha atau bekerja sehingga dapat menjadikan peserta didik
menjadi calon tenaga yang handal di tengah dunia usaha.
4) Melatih disiplin dan tanggung jawab pada pekerjaan yang dilakukan.
5) Dapat membandingkan apa yang di pelajari di sekolah dan di dunia usaha.

1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan PKL

1.3.1 Waktu
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Kantor Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah kota Tasikmalaya, Mulai tanggal 01
Maret 2023 s/d 31 Mei 2024.

1.3.2 Pelaksanaa
Hari Jam Masuk Jam Pulang Pakaian

Senin 08.00 WIB 16.00 WIB Jurusan

Selasa 08.00 WIB 16.00 WIB Jurusan

Rabu 08.00 WIB 16.00 WIB Hitam Putih

Kamis 08.00 WIB 16.00 WIB Batik Umum

Jum’at 08.00 WIB 17.00 WIB Muslim

2
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah Kota Tasikmalaya Nomor 7 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah. Peraturan Daerah tersebut, kemudian
dijabarkan oleh Peraturan Walikota Tasikmalaya Nomor 40 Tahun 2016 tentang
Susunan Organisasi, Kedudukan,TugasPokok,Fungsi dan Tata Kerja Perangkat
Daerah serta Peraturan Walikota Tasikmalaya Nomor 67 Tahun 2016 tentang Tugas
Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Kota Tasikmalaya.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya merupakan
kantor yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah Walikota dan
bertanggungjawab kepada Walikota. Dinas tersebut mempunyai tugas pokok
membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintah daerah dan tugas pembantuan
di bidang perpustakaan dan kearsipan. Berdasarkan visi misi yang dimiliki oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya, yaitu
VISI
" KOTA TASIKMALAYA YANG RELIGIUS, MAJU DAN MADANI "
MISI

1. Mewujudkan tata nilai kehidupan masyarakat yang religius dan berkearifan

lokal.
2. Memantapkan infrastruktur dasar perkotaan guna mendorong pertumbuhan
dan pemerataan pembangunan yang berwawasan lingkungan.
3. Mengurangi tingkat kemiskinan dan meningkatkan daya beli masyarakat.
4. Memenuhi kebutuhan pelayanan dasar masyarakat untuk meningkatkan
kualitas sumber daya manusia.
5. Meningkatkan tata kelola pemerintah yang baik dan bersih.

3
2.2 Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah suatu kerangka dasar yang menunjukkan

hubungan yang jelas antara satu bidang dengan bidang lain. Suatu organisasi
yang baik akan menimbulkan keselarasan, keserasian dan keseimbangan dalam
bekerja agar didapat tenaga kerja yang terampil, efisien dan kreatif.
2.3 Bidang Usaha

Gambaran Pelayanan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota

Tasikmalaya kami jelaskan melalui uraian tugas pokok, fungsi dan stuktur
organisasi.
1) Tugas Pokok, Fungsi Dan Struktur Organisasi
a. Tugas Pokok
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah mempunyai tugas pokok
membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan daerah dan
tugas pembantuan di bidang perpustakaan dan kearsipan.
b. Fungsi

4
 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah dalam melaksanakan
tugas pokoknya, menyelenggarakan fungsi :
a) Perumusan kebijakan dalam penyelenggaraan urusanperpustakaan
dan kearsipan;
b) Pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan urusan perpustakaan dan
kerasipan;
c) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup
tugasnya;
d) Pelaksanaan pengelolaan administrasi dinas; dan
e) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas
dan fungsinya.
2) Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas pokok merumuskan
sasaran,mengarahkan, menyelenggarakan, membina,mengkoordinasikan,
mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan program kerja dinas.
Rincian tugas Kepala Dinas :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja dinas;
b. Merumuskan dan menetapkan visi dan misi serta rencana
strategik dan program kerja dinas untuk mendukung visi dan misi
daerah;
c. Menyelenggarakan perumusan dan penetapan kebijakan teknis
operasional di bidang perpustakaan dan kearsipan;
d. Menyelenggarakan pengoordinasian pelaksanaan kegiatan dinas;
e. Menyelenggarakan pembinaan dan mengarahkan semua kegiatan
unit organisasi dinas;
f. Melaksanakan koordinasi dengan perangkat Daerah atau Unit
g. Kerja lain yang terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas dinas;
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Walikota dalam
penyelenggaraan tugas pembangunan dan tugas umum
pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
i. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan hasil
pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

5
 j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Walikota
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3) Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan
administrasi, koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan yang meliputi pengelolaan umum, kepegawaian,
keuangan, serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
Rincian tugas Sekretariat :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja
Sekretariat;
b. Mengoordinasikan penyusunan rencana program kerja dinas;
c. Mengelola administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan
dan barang daerah serta kerumahtanggaan dinas;
d. Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,
ketatalaksanaan dan pelayanan publik di lingkungan dinas;
e. Mengoordinasikan penyiapan rancangan peraturan dan ketentuan
lainnya di bidang perpustakaan dan kearsipan;
f. Menyelenggarakan pengelolaan data statistik di bidang
perpustakaan dan kearsipan;
g. Mengkoordinasikan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program
kerja dinas;
h. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Sekretariat;
i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
4) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok
melaksanakan pengelolaan barang milik daerah di lingkungan Dinas,
pengelolaan rumah tangga, ketatausahaan dan perpustakaan, pengelolaan
administrasi kepegawaian serta pengembangan kelembagaan,
ketatalaksanaan dan pelayanan publik.

6
 Rincian tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian;
b. Melaksanakan ketatausahaan di lingkungan dinas;
c. Melaksanakan pengelolaan perpustakaan dinas;
d. Melaksanakan pengurusan kerumahtanggaan dinas;
e. Melaksanaan pengelolaan barang milik daerah di lingkungan
dinas;
f. Mengelola kepegawaian di lingkungan dinas;
g. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan
kelembagaan, ketatalaksanaan dan pelayanan publik di
lingkungan dinas;
h. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan laporan yang berkaitan
dengan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
5) Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan
Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan
mempunyai tugas pokok mengoordinasikan penyusunan rencana kerja,
evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas serta melaksanakan pengelolaan
administrasi keuangan;
Rincian tugas Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan
danKeuangan :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Sub Bagian
Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan;
b. Mengoordinasikan penyiapan bahan penyusunan program kerja
dinas;
c. Mengoordinasikan penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan
program kerja dinas;
d. Menyusun data statistik yang berhubungan dengan bidang
perpustakaan dan kearsipan;
e. Melaksanakan penyajian informasi dan data statistik
berhubungan dengan bidang perpustakaan dan kearsipan;
f. Melaksanakan pengelolaan dan pengembangan sistem
informasi bidang bidang perpustakaan dan kearsipan;

7
 g. Melaksanakan penyusunan rencana anggaran;
h. Melaksanakan penatausahaan keuangan;
i. Melaksanakan pembinaan penatausahaan keuangan di
lingkungan dinas;
j. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan laporan yang berkaitan
dengan tugas Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan
Keuangan;
k. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
danMelaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas
dan fungsinya.

6) Bidang Perpustakaan
Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan,
penyusunan bahan kebijakan teknis, penyelengaraan, fasilitas, pembinaan
dan pengembangan perpustakaan di daerah.Rincian tugas Bidang
Perpustakaan :
a. Menyelengarakan penyusunan rencana program kerja
BidangPerpustakaan;
b. Menyelengarakan penyusunan bahan kebijakan teknis
pengelolaan perpustakaan;
c. Menyelenggarakan pengelolaan koleksi bahan perpustakaan dan
naskah kuno;
d. Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan daerah;
e. Menyelenggarakan pembinaan perpustakaan di daerah serta
pengembangan minat baca;
f. fMelaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Bidang Perpustakaan;
g. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

7) Seksi Pengolahan Bahan Pustaka

8
 Seksi Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta
pelaksanaan pengolahan bahan pustaka.
Rincian tugas Seksi Pengolahan Bahan Pustaka :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi
Pengolahan Bahan Pustaka;
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis
pengolahan bahan pustaka;
c. Melaksanakan pengadaan bahan pustaka;
d. Melaksanakan pengolahan, penyiangan dan pelestarian bahan
pustaka;
e. Melaksanakan pendataan dan atau penghimpunan koleksi deposit
daerah dan naskah kuno;
f. Melaksanakan pengelolaan koleksi deposit daerah dan naskah
kuno;Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan
yang berkaitan dengan tugas seksi pengolahan bahan pustaka;
g. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
8) Seksi Layanan Perpustakaan
Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta
pelaksanaan layanan perpustakaan daerah.
Rincian tugas Seksi Layanan Perpustakaan :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi Layanan
Perpustakaan;
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis
layanan perpustakaan;
c. Melaksanakan layanan sirkulasi;
d. Melaksanakan layanan referensi;
e. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan bulkloan;
f. Melaksanakan penyiapan kerjasama layanan dengan
perpustakaan lain;

9
 g. Melaksanakan bimbingan pemakai perpustakaan;
h. Melaksanakan penyusunan informasi sekunder;
i. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Seksi Layanan Perpustakaan;
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
9) Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca Seksi
Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca mempunyai
tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan, penyusunanpetunjuk
teknis serta pelaksanaan pembinaan perpustakaan dan pengembangan
budaya baca.
Rincian tugas Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan
Budaya Baca :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi
Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca;
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis
pembinaan perpustakaan dan pengembangan minat baca;
c. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan pengelolaan
perpustakaan;
d. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan pengelolaan
perpustakaan;
e. Melaksanakan penyelenggaraan promosi, sosialisasi dan
apresiasi perpustakaan;
f. Menyelenggarakan promosi, sosialisasi dan apresiasi
pembudayaan kegemaran membaca;
g. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Seksi Pembinaan Perpustakaan dan
Pengembangan Budaya Baca;
h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
10) Bidang Kearsipan

10
 Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan
bahan kebijakan teknis, penyelenggaraan, pembinaan pengelolaan
kearsipan di daerah. Rincian tugas Bidang Kearsipan :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja Bidang
Kearsipan;
b. Menyelenggarakan penyusunan bahan kebijakan teknis
pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis serta layanan
kearsipan;
c. Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis;
d. Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan arsip statis;
e. Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan kearsipan;
f. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Bidang Kearsipan
g. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tuas dan
fungsinya.
11) Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis
Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis
serta pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis. Rincian tugas Seksi
Pengelolaan Arsip Dinamis :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi
Pengelolaan Arsip Dinamis;
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis;
c. Melaksanakan pengelolaan arsip aktif;
d. Melaksanakan pengelolaan arsip in-aktif;
e. Menyelenggarakan program arsip vital;
f. Melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis;
g. Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip dinamis;
h. Melaksanakan penyusutan arsip;
i. Mengelola Sistem Informasi Kearsipan Kota (SIKK);
j. Menyelenggarakan Jaringan Informasi Kearsipan Kota (JIKK);
k. Menyelenggarakan layanan penitipan arsip;

11
 l. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis;
m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
n. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
12) Seksi Pengelolaan Arsip Statis
Seksi Pengelolaan Arsip Statis mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta
pelaksanaan pengelolaan arsip statis.
Rincian tugas Seksi Pengelolaan Arsip Statis :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi
Pengelolaan Arsip Statis;
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis;
c. Melaksanakan akuisisi arsip statis;
d. Melaksanakan pengelolaan arsip statis;
e. Melaksanakan preservasi dan restorasi arsip statis;
f. Melaksanakan layanan penelusuran dan pemanfaatan arsip statis;
g. Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis;
h. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Seksi Pengelolaan Arsip Statis;
i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas
danfungsinya.
13) Seksi Pembinaan Kearsipan
Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta
pelaksanaan pembinaan kearsipan. Rincian tugas Seksi Pembinaan
Kearsipan :
a. Melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pembinaan
Kearsipan
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis
pembinaan kearsipan;
c. Melaksanakan penyusunan pedoman pengelolaan kearsipan;

12
 d. Melaksanakan pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi
pengelolaan kearsipan;
e. Melaksanakan promosi dan sosialisasi penyelenggaraan
kearsipan;
f. Melaksanakan penyiapan pemberian penghargaan pengelolaan
kearsipan bagi lembaga atau masyarakat;
g. Mengoordinasikan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
h. melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
berkaitan dengan tugas Seksi Pembinaan Kearsipan;
i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
14) Unit Pelaksana Teknis Dinas
Tugas Pokok dan rincian tugas UPTD diatur lebih lanjut dalam
Peraturan Walikota tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja UPTD.
15) Kelompok Jabatan Fungsional
Tugas pokok dan rincian tugas Kelompok Jabatan Fungsional
berdasarkan Peraturan Perundang- undangan serta ketentuan yang berlaku.

13
 BAB III

PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip merujuk pada proses mengonversi dokumen fisik,

seperti surat, catatan, gambar, atau dokumen lainnya menjadi bentuk digital
yang dapat disimpan, diakses, dan dikelola secara elektronik. Proses ini
melibatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk
mengubah format arsip yang ada menjadi format yang dapat diakses melalui
komputer atau perangkat elektronik lainnya.
Digitalisasi arsip melibatkan beberapa langkah, termasuk pemindaian
atau pengambilan gambar dari dokumen fisik, pengindeksan informasi, dan
penyimpanan dalam format yang dapat diakses elektronik. Dokumen-dokumen
ini kemudian dapat diarsipkan dan dikelola menggunakan perangkat lunak
arsip elektronik.
Namun, penting untuk mempertimbangkan masalah keamanan data dan
perlindungan privasi saat melakukan digitalisasi arsip. Informasi yang sangat
sensitif harus dienkripsi dan langkah-langkah keamanan yang tepat harus
diimplementasikan untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data.
3.2. Pengertian Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip secara ilmiah merujuk pada proses konversi dokumen
fisik menjadi format digital yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan,
dan akses elektronik. Proses ini melibatkan penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) untuk mengubah dokumen-dokumen menjadi data elektronik
yang dapat dikelola menggunakan perangkat lunak arsip elektronik. Tujuan
utama dari digitalisasi arsip adalah meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan
keamanan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Pengertian menurut ahli:
1. Larry Nash White: Menurut Larry Nash White, digitalisasi arsip
adalah proses mengonversi arsip fisik menjadi format digital yang
memungkinkan pengaksesan elektronik, penelusuran, dan

14
 pengelolaan yang lebih efisien.Luciana Duranti: Luciana Duranti,
seorang ahli arsip, mendefinisikan digitalisasi arsip sebagai
transformasi informasi arsip dari bentuk analog menjadi format
digital, yang melibatkan proses pemindaian, pengindeksan, dan
pengarsipan dalam bentuk yang dapat diakses dan dielusuri secara
elektronik.
2. Anne J. Gilliland: Anne J. Gilliland, seorang ahli arsip,
menggambarkan digitalisasi arsip sebagai proses perubahan arsip
fisik menjadi format digital yang memungkinkan penyimpanan,
pengelolaan, dan akses elektronik, serta mempertahankan
integritas dan autentisitas informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut.
3. Pengertian di atas mencerminkan pemahaman umum tentang
digitalisasi arsip dari perspektif ilmiah dan pengalaman para ahli
arsip. Namun, penting untuk mencatat bahwa definisi dan
pemahaman dapat bervariasi di antara individu-individu atau
lembaga-lembaga terkait.

3.3. Fungsi dan Tujuan Digitalisasi Arsip

Fungsi dan tujuan digitalisasi arsip meliputi:
1. Aksesibilitas dan pencarian yang lebih mudah: Digitalisasi arsip
memungkinkan dokumen-dokumen menjadi mudah diakses melalui
perangkat elektronik. Dengan adanya fitur pencarian teks, pengguna dapat
dengan cepat mencari dan menemukan informasi yang mereka butuhkan
dalam arsip digital. Ini meningkatkan efisiensi dalam mencari dan
mengambil data.
2. Efisiensi pengelolaan dan penyimpanan: Digitalisasi mengurangi
ketergantungan pada arsip fisik dan ruang penyimpanan yang diperlukan.
Dokumen yang telah didigitalkan dapat diorganisir, dikategorikan, dan
dikelola secara elektronik menggunakan perangkat lunak arsip elektronik.
Hal ini memungkinkan pengurangan biaya penyimpanan fisik,
penghematan ruang, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip.
3. Keamanan dan pemulihan bencana: Digitalisasi memungkinkan
pembuatan salinan cadangan yang dapat disimpan di lokasi yang aman dan
terlindungi. Dokumen fisik dapat rentan terhadap kerusakan akibat

15
 kebakaran, banjir, atau bencana alam lainnya. Dengan adanya salinan
digital yang aman, risiko kehilangan atau kerusakan permanen dapat
dikurangi. Selain itu, tindakan keamanan seperti enkripsi dan pengaturan
akses dapat diterapkan pada arsip digital untuk melindungi integritas dan
kerahasiaan informasi.
4. Kolaborasi dan berbagi informasi: Digitalisasi memungkinkan kolaborasi
yang lebih mudah antara individu atau departemen yang bekerja dengan
arsip yang sama. Dokumen-dokumen digital dapat dengan mudah
dibagikan, diedit bersama, dan dikomunikasikan secara elektronik. Ini
mempercepat pertukaran informasi, memfasilitasi kerja tim, dan
meningkatkan produktivitas.
5. Pemeliharaan dan perlindungan arsip: Dokumen fisik rentan terhadap
kerusakan seiring berjalannya waktu. Digitalisasi memungkinkan
pemeliharaan arsip dalam format yang tidak mudah rusak atau terkorupsi.
Dengan adanya salinan digital, arsip dapat dilindungi dari kerusakan fisik,
degradasi kertas, atau kehilangan.

Dengan tujuan-tujuan ini, digitalisasi arsip bertujuan untuk

meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, keamanan, pemeliharaan, dan kolaborasi
dalam pengelolaan informasi arsip, serta mengurangi ketergantungan pada arsip
fisik dan meningkatkan efisiensi penggunaan ruang fisik.
3.4. Proses Digitalisasi Arsip
Proses digitalisasi arsip melibatkan serangkaian tahap yang meliputi:
1. Penentuan strategi dan perencanaan: Langkah awal adalah menentukan
tujuan digitalisasi, dokumen yang akan didigitalkan, dan prioritas.
Perencanaan juga melibatkan pengembangan kebijakan dan prosedur
digitalisasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2. Persiapan dokumen: Dokumen fisik harus dipersiapkan sebelum
didigitalkan. Ini termasuk membersihkan dokumen, menghilangkan
penjilidannya jika ada, menghaluskan kertas, dan memperbaiki kerusakan
fisik seperti sobekan atau lipatan.
3. Pemindaian atau pemotretan: Dokumen fisik kemudian dipindai atau
difoto dengan menggunakan pemindai dokumen atau perangkat pengambil
gambar yang sesuai. Pemilihan peralatan dan pengaturan pemindaian yang

16
 tepat, seperti resolusi dan format gambar, sangat penting untuk
menghasilkan gambar digital yang berkualitas.
4. Pengindeksan dan metadata: Setelah dokumen didigitalkan, langkah
selanjutnya adalah mengindeks dan memberikan metadata pada setiap
dokumen. Metadata meliputi informasi seperti judul, tanggal, kategori, dan
nomor dokumen. Metadata ini memudahkan pencarian dan penelusuran
dokumen di masa depan.
5. Pengolahan dan koreksi: Dokumen digital mungkin perlu diproses lebih
lanjut setelah pemindaian. Hal ini meliputi pengaturan kecerahan, kontras,
rotasi, atau pemotongan tepi jika diperlukan. Kesalahan pemindaian atau
gambar juga dapat dikoreksi pada tahap ini.
6. Konversi dan penyimpanan: Dokumen digital perlu dikonversi ke format
yang sesuai, seperti PDF, TIFF, atau format lainnya. Setelah itu, dokumen
digital disimpan dalam sistem arsip elektronik yang sesuai. Penyimpanan
dapat dilakukan secara lokal atau dalam penyimpanan cloud tergantung
pada kebutuhan dan kebijakan organisasi.
7. Pengelolaan dan keamanan: Dokumen digital harus dikelola dengan baik
dalam sistem arsip elektronik. Ini meliputi pengorganisasian dokumen,
pengaturan struktur folder, pengindeksan yang jelas, dan penetapan
kebijakan pengelolaan arsip. Keamanan dokumen juga harus diperhatikan
melalui pengaturan hak akses dan mekanisme perlindungan data yang
tepat.
8. Penghapusan atau pelepasan: Setelah digitalisasi, pertimbangkan
kebijakan penghapusan dokumen fisik yang sudah didigitalkan atau
pemindahannya ke tempat penyimpanan yang lebih efisien jika masih
diperlukan.
9. Setiap tahap dalam proses digitalisasi arsip harus didokumentasikan dan
dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan keakuratan dan integritas
informasi arsip yang didigitalkan.

3.5. Kegiatan Digitalisasi Arsip

Kegiatan dalam proses digitalisasi arsip meliputi:

17
1. Identifikasi dokumen: Langkah pertama adalah mengidentifikasi
dokumen yang akan didigitalkan. Ini melibatkan penentuan jenis
dokumen, seperti surat, kontrak, laporan, atau foto, serta menentukan
prioritas dokumen yang akan didigitalkan.

Gambar 1.1 Pemilihan Jenis Dokumen

2. Persiapan dokumen: Dokumen fisik perlu dipersiapkan sebelum

didigitalkan. Ini melibatkan membersihkan dokumen dari debu atau
kotoran, memperbaiki kerusakan fisik seperti sobekan atau lipatan,
menghilangkan penjilidan atau klip, dan menjaga urutan yang sesuai.

Gambar 1.2 Persiapan Dokumen

3. Pemindaian atau pemotretan: Dokumen fisik dipindai menggunakan

pemindai dokumen atau difoto menggunakan perangkat pengambil
gambar yang sesuai. Dokumen ditempatkan dengan hati-hati pada
pemindai atau di bawah perangkat pengambil gambar untuk
menghasilkan gambar digital.

18
 Gambar 1.3 Pemidaian Dokumen

4. Pengindeksan dan metadata: Setelah dokumen didigitalkan, langkah

selanjutnya adalah mengindeks dan memberikan metadata pada setiap
dokumen. Metadata meliputi informasi seperti judul, tanggal, nomor,
kategori, dan deskripsi yang berguna untuk pencarian dan penelusuran
dokumen.

Gambar 1.4 Penindeksan Dan Mendata

5. Verifikasi dan koreksi: Dokumen digital yang dihasilkan perlu

diverifikasi untuk memastikan kualitas dan keakuratan. Jika ditemukan
kesalahan atau kekurangan, koreksi dilakukan pada gambar digital atau
metadata yang terkait.

19
 Gambar 1.5 Verifikasi Dan KoreksI
6. Konversi dan penyimpanan: Gambar digital dari dokumen dikonversi ke
format yang sesuai, seperti PDF, TIFF, atau format lainnya. Dokumen
digital yang dihasilkan disimpan dalam sistem arsip elektronik yang
sesuai dengan struktur folder yang terorganisir.

Gambar 1.6 Konversi Dan Penyimpanan

7. Pengelolaan dan keamanan: Dokumen digital dikelola dan diatur dalam
sistem arsip elektronik. Ini melibatkan pengorganisasian dokumen dalam
kategori atau subkategori yang tepat, pengaturan hak akses, kebijakan
retensi, dan perlindungan keamanan seperti enkripsi data.
8. Pengujian dan evaluasi: Setelah digitalisasi selesai, dokumen digital diuji
dan dievaluasi untuk memastikan keakuratan, aksesibilitas, dan
fungsionalitasnya. Uji coba dilakukan untuk memastikan bahwa
dokumen dapat ditemukan dengan mudah dan tampil dengan baik pada
berbagai perangkat dan aplikasi.
9. Pelatihan dan pemeliharaan: Pengguna yang akan menggunakan sistem
arsip digital perlu dilatih dalam penggunaan dan manajemen dokumen

20
 digital. Pemeliharaan rutin sistem arsip elektronik juga perlu dilakukan
untuk memastikan kinerjanya yang optimal dan mencegah kehilangan
data.
10. Kegiatan digitalisasi arsip dapat berbeda-beda tergantung pada
kebutuhan dan kompleksitas proyek digitalisasi.

21
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Setelah pembuatan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat

terselesaikan,Digitalisasi arsip dinas perpustakaan dan kearsipan daerah kota
Tasikmalaya memiliki beberapa kesimpulan penting:
1) Efisiensi Penyimpanan: Digitalisasi arsip memungkinkan pengurangan
ruang penyimpanan fisik yang diperlukan untuk menyimpan dokumen.
Arsip yang sudah terdigitalisasi dapat disimpan dalam server atau cloud
storage, mengurangi kebutuhan akan rak dan lemari arsip yang memakan
ruang.
2) Aksesibilitas yang Meningkat: Dengan arsip digital, pengguna dapat
dengan mudah mengakses dokumen yang dicari melalui pencarian teks
atau metadata. Tidak perlu lagi mencari dokumen secara manual di dalam
berkas fisik, menghemat waktu dan upaya.
3) Keamanan dan Perlindungan Data: Digitalisasi arsip memungkinkan
pengamanan dan perlindungan data yang lebih baik. Dokumen dapat
dienkripsi dan disimpan dalam salinan cadangan (backup) yang
terlindungi dari risiko kerusakan atau kehilangan fisik. Kontrol akses juga
dapat diterapkan untuk membatasi akses ke dokumen yang sensitif.
4) Pemulihan Bencana yang Lebih Cepat: Dalam kasus bencana alam atau
insiden lainnya, arsip fisik dapat rusak atau hilang secara permanen.
Namun, dengan arsip digital, proses pemulihan dapat dilakukan lebih cepat
dan lebih efisien. Salinan cadangan dapat dipulihkan atau diakses dari
lokasi yang berbeda, meminimalkan kerugian data.
5) Kolaborasi dan Berbagi Informasi: Digitalisasi arsip memungkinkan
kolaborasi yang lebih mudah antara berbagai pihak. Dokumen dapat
dengan cepat dibagikan dan diakses oleh individu atau departemen yang
berwenang. Hal ini meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja
dalam lingkungan perpustakaan dan kearsipan.

22
 6) Penghematan Biaya: Meskipun digitalisasi awalnya memerlukan investasi
dalam infrastruktur dan peralatan, pada jangka panjang dapat menghemat
biaya. Biaya pemeliharaan ruang penyimpanan fisik dan pengelolaan arsip
dapat dikurangi. Selain itu, penggunaan kertas dan bahan cetak lainnya
juga dapat berkurang, mengurangi biaya operasional.
7) Pelestarian Warisan Budaya: Digitalisasi arsip memainkan peran penting
dalam pelestarian warisan budaya daerah. Dokumen dan bahan bersejarah
dapat diarsipkan secara digital untuk memastikan keberlanjutan dan
aksesibilitas bagi generasi mendatang. Hal ini membantu melestarikan
identitas dan sejarah Kota Tasikmalaya.
8) Dalam keseluruhan, digitalisasi arsip dinas perpustakaan dan kearsipan
daerah Kota Tasikmalaya memberikan manfaat signifikan berupa
efisiensi, aksesibilitas, keamanan, pemulihan bencana yang lebih cepat,
kolaborasi yang mudah, penghematan biaya, dan pelestarian warisan
budaya. Adopsi teknologi ini akan membantu meningkatkan efisiensi
operasional, pengambilan keputusan yang lebih baik

4.2. Saran
a) Saran untuk Penyelenggara PKL
1) Kerjasama antara pihak sekolah dan pihak industri lebih di tingkatkan.dan
di perbanyak lagi,baik untuk pelaksan praktik kerja lapangan
(PKL),maupun penyaluran tenaga kerja lulusan smk, khususnya lulusan
Smk Negeri 1 Malausma.
2) Proses bimbingan dari sekolah harus lebih di tingkatkan lagi,seperti
monitoring Praktik Kerja Lapangan (PKL) secara berkala,minimal 1 bulan
sekali dan bimbingan pada saat penyusunan Laporan Praktik Kerja
Lapangan (PKL).
3) Proses belajar khusunya di bidang program keahlian lebih di tingkatkan
lagi,baik dari segi materi dan khusunya pada segi praktik.
4) Lebih memperbanyak lagi jam praktik siswa jam materi,supaya siswa
tidak ragu atau cnggung pada saat waktu pelaksaan PKL.

23
b) Saran untuk DU/DI
1) Untuk menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak sekolah,maka
diharapkan pihak industri dapat menerimakembali siswa/siswi Smk
Negeri 1 Malausma untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan(pkl)
pada masa yanag akan datang.
2) Lebih ditingkatkan lagi dalam memberi ilmu pengetahuan dan
pembelajarannya supaya menambha ilmu dan wawasan bagi siswa/siswi
yang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan(PKL).
3) Diadakan keanekaragaman kerja untuk siswa/siswi Praktik Kerja
Lapangan(PKL)lebih dapat mengetahui proses kerja di perusahan.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Prakerin,Panitia.2023.Buku Jurnal Kegiatan Siswa SMK Negeri 1 Malausma

https://dipusipda.tasikmalayakota.go.id/
https://data.tasikmalayakota.go.id/dinas-perpustakaan-dan-kearsipan-daerah/
https://jikn.go.id/index.php/dinas-perpustakaan-dan-kearsipan-daerah-kota-
tasikmalaya

25
 LAMPIRAN

1. Pembekalan Praktik Kerja Lapangan

2. Pelepasan Praktik Kerja Lapangan

3. Penitipan Praktik Kerja Lapangan

26
4.

27
28