Bài Mẫu - Báo cáo thực tập final - Linh Lương Yến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP. HỒ CHÍ MINH
LƯƠNG YẾN LINH

MSSV: 185010571
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
VĨNH HƯNG LONG
TP.Hồ Chí Minh, 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP. HỒ CHÍ MINH
LƯƠNG YẾN LINH

MSSV: 185010571
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
VĨNH HƯNG LONG
GVHD : ThS. Lưu Hoàng Thiện Minh

CBHD THỰC TẾ : Lương Vĩnh Hào
KHÓA 2018
TP.Hồ Chí Minh, 2022
GV: Lưu Hoàng Thiện Minh MSSV: 185010571 Lương Yến Linh
LỜI CẢM ƠN
“Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Thương mại Quốc tế Vĩnh
Hưng Long” là kết quả cuối cùng cô đọng những kiến thức, trải nghiệm cá nhân
trong quá trình thực tập xuyên suốt 12 tuần cho học phần Thực tập tốt nghiệp.
Thành quả cuối cùng của báo cáo không chỉ từ sự nỗ lực của một cá nhân, mà nó
còn bao hàm công lao của tất cả những người đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian
thực tập.
Tại đây, tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Nhà trường và Khoa Kinh tế,
vì đã đem đến các điều kiện học tập và kiến thức hữu ích trong suốt 4 năm đại học,
tạo nền tảng cốt lõi cho quá trình thực hiện báo cáo. Trong đó, tôi muốn bày tỏ sự
biết ơn và tôn trọng đối với thầy Lưu Hoàng Thiện Minh - giáo viên hướng dẫn học
phần Thực tập tốt nghiệp - người luôn đồng hành và đưa ra những ý kiến, định
hướng hữu ích cho việc hoàn thiện bài báo cáo này.
Đồng thời, tôi xin trân trọng bày tỏ sự cảm kích đối với Công ty TNHH Thương
mại Quốc tế Vĩnh Hưng Long, nơi đã chấp nhận những bất cập trong việc thiếu kinh
nghiệm và sẵn sàng cho tôi cơ hội trải nghiệm cũng như hỗ trợ về các thông tin, dữ
liệu thực hiện bài báo cáo. Cuối cùng, là lời cảm ơn đến anh Lương Vĩnh Hào vì đã
dành nhiều thời gian hướng dẫn công việc tại doanh nghiệp và hỗ trợ đánh giá thực
tập trong suốt quá trình này.
Thông qua học phần Thực tập tốt nghiệp và sự tạo điều kiện của công ty, tôi đã có
những góc nhìn mới và trải nghiệm đáng quý để liên hệ giữa lý thuyết với thực tiễn
và thấy thật sự may mắn về điều đó. Tuy nhiên, do kiến thức chuyên môn còn hạn
chế và thiếu sót về mặt kinh nghiệm, các nhận xét và đề xuất hướng phát triển mang
tính chủ quan trong báo cáo không tránh khỏi sẽ tồn đọng nhiều thiếu sót, rất mong
nhận được sự thông cảm và góp ý từ quý thầy cô và doanh nghiệp để bài viết hoàn
thiện hơn.
Một lần nữa xin gửi lời tri ân nhất.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 06 năm 2022.
1
NHẬN XÉT VỀ KỲ THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

(Ký tên và đóng dấu) (Ký và ghi rõ họ tên)
2
MỤC LỤC
MỤC LỤC .................................................................................................................... 3
DANH MỤC HÌNH, BẢNG, SƠ ĐỒ ......................................................................... 4
PHẦN MỞ ĐẦU ..........................................................................................................5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ....................................... 7
1.1. Giới thiệu chung ............................................................................................ 7
1.1.1. Thông tin doanh nghiệp ...................................................................... 7
1.1.2. Định hướng phát triển ......................................................................... 8
1.1.3. Tổng quan ngành máy móc phụ trợ ngành nhựa ................................ 8
1.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 11
1.2.1. Sơ đồ tổ chức .....................................................................................11
1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng các phòng ban ................................................11
1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng
Long giai đoạn 2019 - 2021 ................................................................................15
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ................................... 20
2.1. Quy trình kinh doanh của công ty ............................................................... 20
2.2. Quy trình hoạt động của vị trí thực tập ....................................................... 21
2.2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng ........................................22
2.2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành ..................................................23
2.2.3. Quy trình xử lý khiếu nại .................................................................. 24
2.3. Đánh giá tổng quan về vị trí thực tập .......................................................... 25
CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM ................................................................ 27
3.1. Bài học kinh nghiệm sau thực tập ............................................................... 27
3.2. Đề xuất giải pháp cải thiện quy trình hoạt động ......................................... 28
KẾT LUẬN ................................................................................................................ 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..........................................................................................31
3
DANH MỤC HÌNH, BẢNG, SƠ ĐỒ

A. DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1.Logo công ty TNHH TMQT Vĩnh Hưng Long…………………………..7
B. DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1.Cơ cấu doanh nghiệp ngành nhựa theo lĩnh vực...………………………9
Sơ đồ 1.2.Cơ cấu doanh nghiệp ngành nhựa theo địa lý Việt Nam ..………………9
Sơ đồ 1.3. Cơ cấu nhập khẩu máy móc ngành nhựa Việt Nam……………………10
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long………………11
Sơ đồ 1.5. Biểu đồ cột thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong
giai đoạn 2019 -2021………………………………………………………………16
Sơ đồ 2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng……………………………...22
Sơ đồ 2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành…………………………………….23
Sơ đồ 2.3. Quy trình xử lý khiếu nại……………………………………………….24
C. DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM QT
Vĩnh Hưng Long trong giai đoạn 2019 -2021……………………………………..15
Bảng 1.2. Bảng tỷ lệ mức chênh lệch các chỉ tiêu trong kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long giai đoạn 2019-2021……….16
4
PHẦN MỞ ĐẦU
Nhựa và các sản phẩm từ nhựa có lẽ đã không còn xa lạ với đời sống con người và
cũng dần trở thành một trong những nguyên liệu không thể thiếu mà chúng ta có thể
thấy ở bất cứ đâu. Theo thông tin từ Bộ Công Thương: “hiện nay, ngành công
nghiệp Nhựa dù còn non trẻ so với các ngành công nghiệp lâu đời khác như cơ khí,
điện - điện tử, hoá chất, dệt may, nhưng trong những năm gần đây đã có bước phát
triển vượt bậc. Cụ thể là trong giai đoạn 2010 – 2020, nhựa là một trong những
ngành có mức tăng trưởng cao nhất Việt Nam với mức tăng hàng năm từ 16% –
18% (chỉ sau ngành viễn thông và dệt may), có những mặt hàng tốc độ tăng trưởng
đạt gần 100%/năm. Với tốc độ phát triển đáng kể, ngành Nhựa đang được xem là
một lĩnh vực năng động trong nền kinh tế Việt Nam.”
Đến nay toàn ngành Nhựa Việt Nam gồm hơn 2.000 công ty trên cả nước và tập
trung chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh (hơn 84%) với khoảng 99,8% là công ty tư
nhân. Các công ty trong nước chiếm 85% và nước ngoài tuy chỉ chiếm 15% về số
lượng nhưng lại chiếm 40% về vốn đầu tư. Chính phủ dự báo sẽ thoái vốn khỏi
nhiều công ty trong nước và dự kiến tỷ lệ vốn góp nước ngoài trên thị trường sẽ
tăng và chiếm khoảng 60%. Qua đây có thể thấy, xu thế làm việc với công ty nước
ngoài sẽ càng phổ biến và đòi hỏi kỹ năng của người lao động cần được nâng cao.
Tuy nhiên, bên cạnh sự phát triển của ngành, các sản phẩm nhựa Việt Nam đa phần
nằm ở phân khúc thấp nên các công ty quy mô nhỏ và vừa (hơn 90% tổng số công
ty) thường ít chú trọng đến việc đầu tư công nghệ, máy móc hiện đại. Theo báo cáo
của FPT Securities, do ngành công nghiệp chế tạo máy móc trong nước còn chưa
phát triển nên hiện tại các dây chuyền sản xuất và máy móc của ngành nhựa đều
phải phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập khẩu, cụ thể là nhập khẩu công nghệ từ
Trung Quốc. Chính từ đó, sự ra đời của các công ty kinh doanh máy móc ngành
nhựa nhập khẩu ngày càng trở nên phổ biến, nhất là tại thành phố Hồ Chí Minh -
nơi kinh tế tập trung và nguồn nhân lực có kỹ năng song ngữ Việt - Trung dồi dào
để làm việc với các nhà cung cấp và đầu tư nước ngoài.
Với tư cách là một người có lợi thế ngôn ngữ cả 3 thứ tiếng: Việt, Anh, Trung, nắm
bắt xu thế và cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực này, trong quá trình lựa chọn công
5
ty thực tập, tôi luôn ưu tiên những công ty nước ngoài để phát triển chuyên sâu
thêm về tác phong cũng như kỹ năng ngoại ngữ của mình. Trong đó, công ty TNHH
Thương mại Quốc tế Vĩnh Hưng Long là một trong những lựa chọn sáng giá. Công
ty có vốn đầu tư Trung Quốc, số lượng nhân viên hạn chế chủ yếu tập trung cho bộ
phận kinh doanh với thâm niên hoạt động không lâu (từ năm 2018). Tuy nhiên,
chính vì thế mà đây là một môi trường lý tưởng cho sinh viên khi không phải đối
mặt với cơ cấu công ty, các quy trình hoạt động phức tạp; có cơ hôi được tận tay
hướng dẫn và tiếp xúc trực tiếp với công việc, kiến thức nhiều hơn thay vì các
nhiệm vụ vặt vãnh.
Xuyên suốt quá trình thực tập 12 tuần với vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng, tôi
đã được phát triển thêm nhiều kỹ năng, hiểu biết đối với ngành và vị trí công việc.
Bên cạnh nhiệm vụ cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách công ty khi khách hàng
có nghi vấn; tiếp nhận các vấn đề phát sinh liên quan đến giao nhận, sửa chữa bảo
hành hay khiếu nại, tôi được giao danh sách khách hàng hậu mãi để thu thập ý kiến
đánh giá về trải nghiệm mua, sử dụng sản phẩm, từ đó góp phần giúp công ty nhận
thức về chất lượng sản phẩm cũng như xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
Song song với các trách nhiệm chính, tôi cũng có cơ hội trải nghiệm thêm các
nhiệm vụ hỗ trợ hành chính như nhập liệu, photo, kiểm kê, v.v. đây đều là những kỹ
năng cần thiết cho vị trí công việc văn phòng mà mỗi sinh viên nên tự trang bị.
Báo cáo thực tập này sẽ giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Thương mại Quốc
tế Vĩnh Hưng Long và thực trạng hoạt động xuyên suốt quá trình thực tập, kết cấu
báo cáo gồm năm phần:
− Phần mở đầu.
− Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty.
− Chương 2: Quy trình hoạt động kinh doanh.
− Chương 3: Bài học kinh nghiệm.
− Phần kết luận.
6
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1. Giới thiệu chung
1.1.1. Thông tin doanh nghiệp
Công ty TNHH Thương mại Quốc tế Vĩnh Hưng Long là chi nhánh tại Việt Nam
của Công ty TNHH Tongsheng, chuyên sản xuất máy móc phụ trợ ngành nhựa có
trụ sở chính tại Ninh Ba, Trung Quốc.
Hình 1.1. Logo công ty TNHH TMQT Vĩnh Hưng Long

(Nguồn: vinhhunglong.com)
− Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại Quốc tế Vĩnh Hưng Long.
− Địa chỉ trụ sở chính tại Việt Nam: 1132/11 Tỉnh Lộ 10, Khu Phố 6, Phường Tân
Tạo, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
− Địa chỉ văn phòng công ty: 4382D Đường Nguyễn Cửu Phú, Khu Phố 4,
Phường Tân Tạo A, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
− Mã số thuế: 0314997392.
− Người đại diện: Vương Chí Kỳ.
− Ngày hoạt động: 18/04/2018.
− Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước.
− Lĩnh vực hoạt động: Buôn bán máy móc và linh phụ kiện ngành nhựa.
− Website: http://vinhhunglong.com/
− Điện thoại tổng đài: (028) 6276 7238.
− Hộp thư điện tử: vinhhunglongvn@gmail.com
7
1.1.2. Định hướng phát triển

Công ty TNHH Tongsheng được thành lập từ năm 2006 tại Trung Quốc với quy mô
nhà máy có diện tích hơn 5.000 mét vuông, các kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm và
đội ngũ làm việc xuất sắc. Thông qua công nghệ hàng đầu, năng lực sản xuất mạnh
mẽ và quan niệm khách hàng là trên hết, công ty đã trở thành một trong những
doanh nghiệp năng động nhất trong ngành máy móc nhựa của Trung Quốc và có
định hướng tiếp tục phát triển mở rộng tại thị trường Châu Á. Là một nhánh nhỏ của
công ty Tongsheng tại châu Á, Vĩnh Hưng Long luôn nỗ lực đảm bảo uy tín chất
lượng với các tuyên bố đồng nhất với tổng công ty:
 Sứ mệnh: Cam kết không ngừng đổi mới các khái niệm đơn giản, dễ sử dụng,
đảm bảo thân thiện môi trường với lượng khí thải carbon thấp, đồng thời cung
cấp các giải pháp và dịch vụ tích hợp cho các khách hàng có nhu cầu khác nhau
trong lĩnh vực đúc nhựa.
 Tầm nhìn: Trở thành một công ty sản xuất uy tín và chất lượng toàn cầu.
 Giá trị cốt lõi:
− Luôn theo đuổi sự ưu việt và hoàn mỹ.
− Khách hàng là trên hết.
− Dùng chất lượng để giành lấy chiến thắng, dùng đạo đức để giữ được lòng tin.
1.1.3. Tổng quan ngành máy móc phụ trợ ngành nhựa
Trước thực trạng ngành nhựa tại khu vực Châu Âu và Bắc Mỹ đã bước vào giai
đoạn bão hòa, cơ cấu sản xuất nguyên liệu nhựa toàn cầu đang có xu hướng chuyển
dịch sang Châu Á và đặc biệt là Trung Quốc. Châu Á được kỳ vọng sẽ là khu vực
có mức tăng trưởng nhanh về nhu cầu đối với sản phẩm nhựa trong tương lai khi
tiềm năng tiêu thụ sản phẩm nhựa rất lớn, tốc độ tăng trưởng kinh tế cao và cơ cấu
đang có xu hướng chuyển dịch sang các ngành công nghiệp sử dụng nhựa.
Ngành công nghiệp nhựa Việt Nam có tốc độ tăng trưởng tương đối nhanh so với
nền kinh tế chung. Trong giai đoạn 2012 - 2017, ngành nhựa tăng trưởng trung bình
11,6%/năm, cao hơn mức tăng trưởng 3,9% của cùng ngành trên thế giới cũng như
mức tăng trưởng GDP bình quân khoảng 6,2% của Việt Nam trong cùng giai đoạn.
Các sản phẩm ngành nhựa Việt Nam được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau
8
từ tiêu dùng, thương mại đến xây dựng, lắp ráp, v.v. Gồm bốn mảng chính: nhựa
bao bì; dân dụng; xây dựng và nhựa kỹ thuật.
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu doanh nghiệp ngành nhựa theo lĩnh vực.

(Nguồn: Tổng cục thống kê, FPTS tổng hợp)
Từ đây chúng ta có thể thấy mức độ hấp dẫn cho các doanh nghiệp trong và ngoài
nước khi đầu tư vào các ngành liên quan đến nhựa tại Việt Nam, đặc biệt là tại miền
Nam - nơi chiếm tỷ lệ doanh nghiệp ngành nhựa cao nhất cả nước.
Sơ đồ 1.2. Cơ cấu doanh nghiệp ngành nhựa theo địa lý Việt Nam.
(Nguồn: Tổng cục thống kê, FPTS tổng hợp)
Riêng đối với máy móc thiết bị ngành nhựa, trong năm 2017, 42% giá trị dây
chuyền, máy móc sản xuất nhập khẩu của Việt Nam đến từ Trung Quốc, chủ yếu sử
dụng cho mảng nhựa bao bì có tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu ngành nhựa Việt Nam.
Công nghệ từ Trung Quốc có lợi thế về giá thành rẻ mà chất lượng sản phẩm bao bì
9
lại không kém cạnh với dây chuyền đắt đỏ của Đức hoặc Nhật Bản, phù hợp với
tính chất giá trị gia tăng và biên lợi nhuận thấp của mảng này.
Công nghệ Hàn Quốc, Nhật Bản lần lượt chiếm tỷ lệ 15% và 13% trong cơ cấu,
thường được sử dụng trong mảng nhựa kỹ thuật do có tính chính xác và độ hoàn
thiện tốt hơn, mặt khác, các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mảng này cũng có mối
quan hệ hợp tác lâu dài trong cung ứng linh kiện với doanh nghiệp hai quốc gia này.
Công nghệ Đức với tỷ trọng 5% thường được ưu tiên lựa chọn cho mảng nhựa xây
dựng do lợi thế thiên về độ chịu lực, tính đồng nhất của sản phẩm đầu ra và tính linh
hoạt của nguyên liệu đầu vào.
Sơ đồ 1.3. Cơ cấu nhập khẩu máy móc ngành nhựa Việt Nam.
(Nguồn: UNcomtrade, FPTS tổng hợp)
Tự động hóa quy trình sản xuất, áp dụng khoa học công nghệ và máy móc hiện đại
chính là xu hướng tất yếu của ngành nhựa hiện nay. Việc này không chỉ giúp nâng
cao hiệu suất, chất lượng thành phẩm mà còn góp phần tiết kiệm chi phí và nhân
công cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng chính vì thực trạng trên, các doanh nghiệp
gia nhập lĩnh vực cung ứng thiết bị ngành nhựa cũng trở nên ngày càng đa dạng.
Trước mức độ cạnh tranh gay gắt của thị trường, doanh nghiệp luôn cần có các
chiến lược tìm kiếm và giữ chân khách hàng một cách hiệu quả.
10
1.2. Cơ cấu tổ chức

1.2.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long.
1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng các phòng ban

a. Tổng giám đốc (1 người - người Trung Quốc):
− Điều hành, giám sát tổng thể các hoạt động trong công ty thông qua hỗ trợ và
báo cáo từ các trưởng phòng ban.
− Đại diện và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
− Xây dựng và quyết định kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
− Quyết định phương án bố trí cơ cấu tổ chức, nhân sự, quy chế quản lý nội bộ.
− Báo cáo tình hình kinh doanh của chi nhánh cho tổng bộ tại Trung Quốc.
b. Phòng kinh doanh:
 Giám đốc kinh doanh:
− Triển khai kế hoạch bán hàng, phân công, kiểm soát nghiệp vụ bán hàng của
nhân viên kinh doanh.
− Quản lý, điều hành nhân viên chăm sóc khách hàng (1 nhân viên chính thức + 1
thực tập sinh) để kiểm soát các vấn đề phát sinh và phân bổ hiệu quả nhân lực
cho việc xử lý các trường hợp cụ thể, tránh rối loạn thông tin nội bộ.
− Duy trì quan hệ và lên đơn hàng đối với khách hàng trọng tâm.
11
− Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh đối với mục
tiêu chung của phòng và có những hỗ trợ, điều chỉnh phù hợp.
− Phê duyệt các biện pháp, đề xuất, ưu đãi bán hàng của nhân viên kinh doanh.
− Đào tạo nhân viên kinh doanh.
− Báo cáo hoạt động kinh doanh định kỳ cho giám đốc.
 Nhân viên kinh doanh (3 người):
− Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, khách hàng được phân công.
− Tìm kiếm, phát triển khách hàng mới.
− Theo dõi, giải quyết tình hình công nợ của khách hàng cá nhân.
− Đảm bảo đáp ứng các mục tiêu được giao về doanh số, lợi nhuận, khách hàng.
− Báo cáo kết quả định kỳ tại khu vực được phân công cho giám đốc kinh doanh.
− Thực hiện các công việc khác được giao.
c. Phòng hành chính nhân sự:
 Giám đốc nhân sự (tổng vụ):
− Đánh giá tình hình hoạt động và đưa ra các hoạch định về chính sách, chiến
lược để kiểm soát nguồn nhân lực.
− Chịu trách nhiệm với việc ra quyết định cho các vấn đề biến động trong nhân
lực công ty và xử lý thủ tục liên quan đến tuyển dụng, sa thải: phỏng vấn, hợp
đồng lao động, bảo hiểm, v.v.
− Xây dựng và giám sát quá trình đào tạo, phát triển nhân lực.
− Quản lý và chịu trách nhiệm với các chính sách lương thưởng, phúc lợi cho cán
bộ nhân viên.
− Quản lý, giám sát các hoạt động tu sửa (nếu có) liên quan đến tài sản cố định.
− Ra quyết định, quản lý, phê duyệt các vấn đề thu mua, dự trữ liên quan đến cơ
sở vật chất và tài sản công ty: thiết bị máy móc, văn phòng phẩm, nội thất, v.v.
− Báo cáo trực tiếp và xin chỉ thị của giám đốc về các quyết định nội bộ.
12
 Trợ lý nhân sự (1 người):

− Chịu trách nhiệm cho công việc quản lý, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng.
− Hỗ trợ lịch trình cho bộ phận kinh doanh trong quá trình công tác: Đặt vé
phương tiện di chuyển, đặt phòng, v.v.
− Đăng tin tuyển dụng theo chỉ thị của giám đốc nhân sự, liên hệ, lên lịch và gửi
thư mời phỏng vấn.
− Hỗ trợ biên soạn, biên dịch các văn bản hành chính.
− Hỗ trợ giám đốc nhân sự kiểm tra bảng chấm công.
− Tìm kiếm, liên hệ đơn vị thu mua, thanh lý và sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất
công ty, từ đó theo dõi quy trình và báo cáo tiến độ cho giám đốc nhân sự.
− Báo cáo, kiểm kê tài sản và phân phát vật dụng hàng tháng cho nhân viên.
− Các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc nhân sự.
d. Phòng kế toán:
 Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp):
− Quản lý tất cả hoạt động của bộ phận kế toán, trực tiếp đào tạo kế toán viên.
− Đưa ra các đề xuất cho giám đốc và các cấp quản lý về việc cải thiện chi phí.
− Phê duyệt và giám sát quy trình quyết toán các khoản thu, chi, kiểm kê tài sản,
dòng tiền của công ty.
− Chịu trách nhiệm đối với nghĩa vụ nộp thuế của công ty.
− Phối hợp với phòng nhân sự về lương thưởng nhân viên.
− Lập báo cáo tài chính định kỳ và tiến hành báo cáo trực tiếp với giám đốc.
 Kế toán bán hàng và công nợ (1 người):
− Hỗ trợ phòng kinh doanh lập công nợ và thông báo công nợ tới hạn, quyết toán
công nợ.
− Quản lý, thiết lập thông tin sản phẩm trên hệ thống kế toán.
− Quản lý chiết khấu và lập hóa đơn mua, bán hàng cho phòng kinh doanh.
− Hỗ trợ các công việc khác theo chỉ thị của kế toán trưởng.
13
e. Bộ phận kỹ thuật:
 Giám đốc kỹ thuật:
− Quản lý nhân viên kỹ thuật, phân công nhân viên xử lý các trường hợp được
tiếp nhận.
− Hỗ trợ bộ phận chăm sóc khách hàng và nhân viên kinh doanh trong việc cung
cấp thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc về tiến độ, đề xuất sửa chữa.
− Thẩm hạch và phê duyệt chi phí phát sinh của các trường hợp sửa chữa.
− Báo cáo tình hình sửa chữa và chi phí phát sinh hàng tháng đồng thời đưa ra đề
xuất đối với sản phẩm (nếu có).
 Nhân viên kỹ thuật (2 người):
− Dựa theo chỉ thị của giám đốc kỹ thuật tiến hành và chịu trách nhiệm sửa chữa
các trường hợp được phân công.
− Thường xuyên cập nhật tiến độ sửa chữa và báo cáo kịp thời cho các bộ phận
liên quan.
− Đưa ra kiến nghị, báo giá thu mua linh phụ kiện sửa chữa (nếu phát sinh) cho
giám đốc kỹ thuật.
f. Kho vận:
 Thủ kho:
− Giám sát, theo dõi các quy trình, thủ tục nhập khẩu, tiến độ đơn hàng với đối tác
vận chuyển.
− Chịu trách nhiệm trực tiếp cho sự an toàn của kho hàng: hệ thống phòng cháy
chữa cháy, dột, thấm kho, v.v.
− Sắp xếp, phân bổ việc xuất, trữ hàng hóa.
− Quản lý, chịu trách nhiệm tổng hợp, phê duyệt phiếu xuất nhập kho.
− Quản lý, phân công nhân viên kho kiểm kê, vệ sinh, bảo quản hàng hóa.
 Nhân viên kho (2 người):
− Hỗ trợ thủ kho cho các công việc kiểm kê, lập xuất hóa đơn xuất nhập kho.
− Chịu trách nhiệm cho khâu bốc xếp, vận chuyển hàng hóa lên phương tiện vận
tải (nếu linh phụ kiện nhỏ, số lượng ít có thể phụ trách giao nhận).
14
− Vệ sinh, kiểm tra tình trạng nội bộ kho hàng; bảo quản hàng hóa.
g. Bảo vệ (2 người, mỗi cơ sở 1 người): Canh gác, ghi nhận và thông báo khi có
các trường hợp giao nhận hay viếng thăm; trực ca đêm.
1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM QT Vĩnh
Hưng Long giai đoạn 2019 - 2021
Đơn vị: đồng

STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Doanh thu bán hàng 10,081,392,000 8,228,772,000 8,170,181,000
Khoản giảm trừ

2 5,427,280 3,233,240 21,048,670
doanh thu
Doanh thu thuần về
3 10,075,964,720 8,225,538,760 8,149,132,330
bán hàng
4 Giá vốn hàng bán 5,028,718,000 4,059,377,000 4,001,313,000
Lợi nhuận gộp về
5 5,047,246,720 4,166,161,760 4,147,819,330
bán hàng
6 Chi phí bán hàng 901,659,400 895,260,400 909,533,400
Chi phí quản lý
7 1,564,000,440 1,560,524,440 1,575,378,247
doanh nghiệp
Lợi nhuận thuần từ
8 hoạt động kinh 2,581,586,880 1,710,376,920 1,662,907,683
doanh
Tổng lợi nhuận
9 2,581,586,880 1,710,376,920 1,662,907,683
kế toán trước thuế
Chi phí thuế thu
10 nhập doanh nghiệp 516,317,376 342,075,384 332,581,537
hiện hành
Lợi nhuận sau thuế
11 thu nhập doanh 2,065,269,504 1,368,301,536 1,330,326,146
nghiệp
Bảng 1.1. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM
QT Vĩnh Hưng Long trong giai đoạn 2019 - 2021.
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long)
15
Giai đoạn 2019 - 2020 Giai đoạn 2020 - 2021
Chỉ tiêu
Doanh thu bán hàng -18.38% -0.71%

Khoản giảm trừ doanh thu -40.43% 551.01%
Doanh thu thuần về bán hàng -18.36% -0.93%
Giá vốn hàng bán -19.28% -1.43%

Lợi nhuận gộp về bán hàng -17.46% -0.44%
Chi phí bán hàng -0.71% 1.59%
Chi phí quản lý doanh nghiệp -0.22% 0.95%
Lợi nhuận thuần từ hoạt
-33.75% -2.78%
động kinh doanh
Lợi nhuận kế toán trước thuế -33.75% -2.78%
Chi phí thuế TNDN hiện hành -33.75% -2.78%
Lợi nhuận sau thuế thu
-33.75% -2.78%
nhập doanh nghiệp
Bảng 1.2. Bảng tỷ lệ mức chênh lệch các chỉ tiêu trong kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long giai đoạn 2019 - 2021.
Sơ đồ 1.5. Biểu đồ cột thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
trong giai đoạn 2019 - 2021.
16
Bảng 1.1 thể hiện dữ liệu được cung cấp bởi công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng
Long, trích từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong
bộ hồ sơ báo cáo tài chính giai đoạn 2019 - 2021. Bảng đã thể hiện cụ thể giá trị của
từng hạng mục cấu thành kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng của công ty, từ đó
cho ra kết luận về mức độ hiệu quả trong chính sách hoạt động của từng năm tài
chính. Song song với dữ liệu tại bảng 1.1, giá trị và xu hướng thể hiện trong bảng
1.2 và sơ đồ 1.5 đã cụ thể hóa tình hình hoạt động phát triển trong các giai đoạn này.
Từ số liệu tại bảng 1.1 có thể xác định được mức phần trăm chênh lệch trong từng
khoản mục của bảng báo cáo tại bảng 1.2, qua đây chúng ta có thể thấy, tỷ lệ biến
động giữa 2 giai đoạn 2019 - 2020 và 2020 - 2021 đều đa phần mang giá trị âm (-),
tức có sự sút giảm qua từng năm của các khoản mục, năm 2020 giảm so với 2019 và
2021 cũng giảm so với 2020.
Phân tích sâu vào từng khoản mục chúng ta có thể thấy, đối với doanh thu bán hàng,
từ năm 2019 sang 2020 đã có sự suy giảm giá trị từ 10.081.392.000 đồng còn
8.228.772.000 đồng (giảm 18.38%) và đến năm 2021 còn 8.170.181.000 đồng
(giảm 0.71%). Nguyên nhân khách quan dẫn đến sự đi xuống trong doanh thu như
vậy có thể nói là do ảnh hưởng của Đại dịch toàn cầu Covid - 19.
Dưới sự ảnh hưởng của dịch bệnh, các hoạt động kinh doanh bị trì trệ, trong năm
2020 khi dịch bùng phát, dù chưa chính thức có lệnh giãn cách dài hạn bắt buộc
dừng các hoạt động kinh doanh, tuy nhiên đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư và
nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài thì quy trình, chi phí vận chuyển, nhập khẩu trở
nên khó khăn và đắt đỏ hơn bao giờ hết. Đỉnh điểm là khi đối diện với vấn đề Trung
Quốc đóng cửa khẩu, nguồn hàng của công ty bị gián đoạn dẫn đến không có hàng
để bán hoặc không giao đúng hẹn do kẹt kiểm định. Để đảm bảo chi phí vận hành
và lợi nhuận, công ty buộc phải tăng giá sản phẩm trong mức chấp nhận được của
mặt bằng chung để lấp cho các khoản lỗ từ việc giảm doanh thu và sự gia tăng
chóng mặt của chi phí hoạt động, logistics.
Đến năm 2021, tình hình dịch bệnh trong 2 quý đầu năm càng trở nên căng thẳng,
thành phố Hồ Chí Minh ban hành chỉ thị giãn cách xã hội dài hạn, các hoạt động
kinh doanh phải đóng cửa, chỉ có thể tiến hành trực tuyến. Tuy nhiên việc bán hàng
trực tuyến gần như không khả thi đối với doanh nghiệp kinh doanh máy móc, phụ
17
kiện cồng kềnh giá trị cao cần người lắp đặt theo dõi xuyên suốt như Vĩnh Hưng
Long, do đó trong 2 quý này công ty hầu như không có doanh thu. Mãi đến quý 3
năm 2021, khi tình hình tiêm vaccine đã ổn định, chính phủ ban hành Nghị quyết
128/NQ-CP, hoạt động kinh doanh mới bắt đầu có khởi sắc. Thông qua lượng khách
hàng đã gây dựng được trước đó, các chính sách chiết khấu và việc giữ nguyên mức
giá của năm trước, tình hình nhập khẩu nguồn hàng cũng ổn định trở lại, doanh thu
công ty khi kết thúc kỳ kế toán mới gần đuổi kịp năm trước.
Về mặt chi phí hoạt động, trước sự khó khăn mang tính vĩ mô trong kinh doanh toàn
cầu, chi phí để duy trì doanh nghiệp cũng có xu hướng tăng, nhận thấy khoảng cách
tỷ lệ nghịch giữa doanh thu và chi phí ngày càng lớn, trong năm 2020 khi chưa có
lệnh giãn cách , công ty đã chủ động thực hiện các chính sách cắt giảm chi phí, hạn
chế mức dự trữ cho các khoản mục và các khoản chi tiền (một phần do hoạt động
kinh doanh giảm sút nên việc phát sinh các khoản chi cũng hạn chế), từ đó có thể
thấy giá trị của phí quản lý doanh nghiệp và bán hàng đều có xu hướng giảm nhẹ
(chi phí bán hàng giảm 0.71%, chi phí quản lý giảm 1.59%).
Đến năm 2021, mặc dù có hơn nửa năm giãn cách, tuy nhiên các chi phí cho tài sản
cố định, quản lý doanh nghiệp vẫn phải chi trả định kỳ nên về cơ bản đây là một
khoản lỗ, khi việc kinh doanh trở lại bình thường, công ty đã đẩy mạnh hoạt động
bán hàng làm gia tăng chi phí, vì thế trong năm 2021, khi so với năm trước, giá trị
của các khoản này mang giá trị dương (+) (chi phí bán hàng tăng 1.59%, chi phí
quản lý tăng 0.95%).
Một yếu tố có thể trở thành lợi thế của công ty so với các doanh nghiệp nhập khẩu
khác có thể là giá vốn hàng bán. Là công ty con của một doanh nghiệp sản xuất lớn
có tiếng trong lĩnh vực, công ty có thể hạn chế sự biến động quá lớn trong giá trị
nhập khẩu, mang đến sự ổn định trong chi phí hàng bán, chủ yếu lô hàng chỉ phát
sinh chi phí nhiều ở khâu vận chuyển hậu cần. Do khó khăn trong công tác nhập
khẩu và để hạn chế hàng tồn kho, chi phí khấu hao, công ty trong giai đoạn khó
khăn đã tiến hành chính sách nhập ít lại, tập trung tiêu thụ các mặt hàng tồn hoặc sẽ
gom đơn để nhập khi khách hàng có nhu cầu thay bằng nhập sẵn (chủ yếu đối với
các máy móc có giá trị lớn). Vì thế có thể thấy giá trị về giá vốn hàng bán cũng có
18
xu hướng giảm, giúp công ty tiết kiệm được một khoản mục chi phí lớn (giai đoạn
2019 - 2020 giảm 19.28%, giai đoạn 2020 - 2021 giảm 1.43%).
Xét về thực tế thì từ việc thực hiện các chính sách đối phó trong giai đoạn Covid,
tổng lợi nhuận trước thuế của công ty Vĩnh Hưng Long vẫn có sự suy giảm đáng kể
trong năm 2020 (2,581,586,880 đồng còn 1,710,376,920 đồng - giảm 33.75%), năm
2021 dù cố gắng cải thiện nhưng thời gian hoạt động quá ngắn không đủ để bù đắp
nên lợi nhuận vẫn bị giảm sút (còn 1,662,907,683 đồng - giảm 2.78%).
Để xác định một cách chính xác kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm này,
tạm bỏ qua các chính sách hỗ trợ giảm thuế của chính phủ trong 2 năm dịch bệnh
bùng phát, xét về kết quả thực từ hoạt động kinh doanh, sơ đồ 1.5 cho ta thấy cả 3
khía cạnh chính trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là tổng doanh thu,
tổng chi phí và lợi nhuận sau thuế đều có xu hướng đồng loạt đi xuống, chứng tỏ kết
quả kinh doanh không khả quan trong các giai đoạn này, nhưng nhìn chung đều
không bị thua lỗ nặng. Tuy nhiên, đối với mặt bằng chung khi tất cả đều có gánh
nặng từ đại dịch, đây có thể là một kết quả lạc quan chứng tỏ doanh nghiệp đã thành
công bước qua khó khăn sau bao nỗ lực thích ứng dù còn là một công ty tương đối
non trẻ.
19
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

2.1. Quy trình kinh doanh của công ty
Là một công ty chuyên về thương mại, cơ cấu hoạt động của công ty Vĩnh Hưng
Long tương đối đơn giản, chủ yếu xoay quanh việc tất cả các bộ phận hỗ trợ lẫn
nhau để đơn hàng hoàn thành một cách trọn vẹn và tối đa.
Quá trình cốt lõi tạo ra doanh thu cho công ty là bán hàng. Sau mỗi kỳ đánh giá lại
kết quả kinh doanh và số lượng hàng tồn kho, tổng giám đốc sẽ là người trực tiếp
đưa ra định hướng, mục tiêu và yêu cầu doanh thu đối với giám đốc kinh doanh -
người chịu trách nhiệm đem các chỉ thị đó phổ biến lại cho nhân viên kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ chào hàng, thương lượng, lên đơn, theo dõi và duy trì
nguồn khách hàng cho công ty.
Trước khi lên đơn hàng, bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ xác nhận hàng tồn với kho
vận để đưa ra hướng xử lý đơn hàng phù hợp (xuất hàng tồn hoặc đặt nhập khẩu),
nếu đặt nhập khẩu phải trình đơn đề nghị mua hàng cho tổng giám đốc phê duyệt và
có thêm công đoạn nhập khẩu hàng hóa. Kho vận sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm
cho việc theo dõi đơn hàng, đảm bảo hàng được giao đúng hạn: nếu hàng nhập khẩu
sẽ phụ trách làm việc với đối tác vận chuyển (logistics), còn hàng có sẵn thì tiến
hành đóng gói, liên hệ đơn vị vận chuyển nội địa đối với sản phẩm lớn (kích thước
nhỏ như linh kiện sẽ trực tiếp giao cho khách hàng).
Sau khi lên đơn sẽ chuyển kế toán xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và công nợ
(nếu có), từ đó nhắc nhở hạn thu hồi công nợ. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ dựa
trên kết quả doanh thu để ghi nhận tiền thưởng định kỳ hoặc xử phạt kỷ luật (nếu
có), đồng thời phụ trách các hoạt động thu mua vật phẩm nội bộ, giúp tất cả quy
trình công ty có thể lưu thông ổn định. Bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ xuyên suốt đơn
hàng: cung cấp thông số; hỗ trợ bộ phận kinh doanh đưa ra đề xuất lắp đặt cho
khách hàng; kiểm tra, sửa chữa, bảo hành xuyên suốt; tiếp nhận sửa chữa cho đơn
hàng đã quá hạn bảo hành (có thu phí).
20
2.2. Quy trình hoạt động của vị trí thực tập

Với xu hướng mua hàng ngày càng chủ động và sự phát triển mạnh mẽ của mạng
lưới thông tin trực tuyến, khách hàng hiện nay đa phần khi có nhu cầu sẽ tự giác tìm
hiểu thông tin doanh nghiệp cung cấp, từ đó đưa ra kết luận so sánh giữa các nhà
cung cấp trước khi ra quyết định mua hàng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp bên
cạnh việc đẩy mạnh đội ngũ bán hàng trực tiếp, việc chú trọng phát triển đội ngũ
truyền thông, dịch vụ trực tuyến cũng được coi trọng không kém.
Là một nhánh nhỏ của bộ phận kinh doanh, vị trí thực tập sinh chăm sóc khách hàng
chủ yếu hỗ trợ các công tác dịch vụ trực tuyến của công ty nhằm đảm bảo tỷ lệ phản
hồi, sự thuận tiện, tính minh bạch, có chọn lọc, phân loại trong giao tiếp giữa khách
hàng và doanh nghiệp. Từ đó, chức năng của vị trí này sẽ giúp tạo ra chất lượng
dịch vụ tốt hơn để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, là một trong
những cơ sở tạo nền tảng cho hình ảnh và chuỗi giá trị thu nhập trong tương lai của
công ty.
Trong 12 tuần hoạt động tại công ty Vĩnh Hưng Long, công việc của tôi chủ yếu là
trực các nền tảng liên hệ trực tuyến của công ty như wechat, facebook, tài khoản
skype công ty để xử lý các thông tin mà khách hàng cung cấp; liên hệ thu thập đánh
giá trải nghiệm khách hàng đã mua hàng tháng và báo cáo về kết quả thu thập được;
báo cáo kết quả cuối tháng về tình hình khiếu nại đã tiếp nhận trong tháng. Bên
cạnh đó, do tính chất công việc chủ yếu là trực trang web, không hẳn toàn thời gian
đều có khách hàng liên hệ doanh nghiệp, để đảm bảo năng suất, trong một vài
trường hợp tôi cũng sẽ đảm nhiệm các công việc hành chính khác như phiên dịch,
photo, sắp xếp, ký gửi tài liệu, nhập liệu và hỗ trợ kiểm tra giá trị bảng biểu, v.v.
Với quy trình chăm sóc khách hàng. quy định xử lý thông tin đối với từng vấn đề
tiếp nhận sẽ có sự khác biệt tương đối, chủ yếu có thể gói gọn trong 3 hướng chính:
− Cung cấp thông tin và bán hàng.
− Xử lý sửa chữa, bảo hành.
− Xử lý khiếu nại.
21
2.2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng
Sơ đồ 2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng.

Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng về cơ bản có năm công đoạn, áp dụng cho
các trường hợp khách hàng liên hệ hỏi thông tin liên quan đến chính sách công ty
như giao nhận, chế độ bảo hành, địa chỉ, v.v. hoặc thông tin sản phẩm như thông số,
nhờ tìm kiếm, tư vấn sản phẩm phù hợp, giá thành, v.v. Sau khi tiếp nhận vấn đề,
tôi sẽ tra cứu thông tin được công khai trên web và các thông số lưu hành nội bộ để
cung cấp cho khách hàng. Bên cạnh việc cung cấp thông tin một chiều, tôi được
hướng dẫn sẽ tìm hiểu thêm thông tin khách hàng (tên doanh nghiệp, mục đích sử
dụng, xác định nhu cầu mua hàng, phương thức liên hệ), ghi nhận lại và đề cập,
thuyết phục họ về việc tiếp nhận liên hệ của bộ phận bán hàng đề được hỗ trợ cụ thể
hơn. Sau khi phản hồi khách hàng, tôi sẽ chuyển thông tin lên nhóm nội bộ của bộ
phận kinh doanh để các nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ khách hàng. Trong
quá trình thương lượng lên đơn hàng, tôi sẽ hỗ trợ việc lập, gửi báo giá theo yêu cầu
hoặc trước khi lên đơn hàng chính thức thì tiến hành gửi hóa đơn nháp để khách
hàng xác nhận lên đơn. Trong một vài trường hợp khi đơn hàng phát sinh vấn đề
(hư hỏng, giao hàng trễ, v.v) , bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ đóng vai trò như cầu
22
nối tiếp nhận thông tin, truyền tải giữa kho vận, bộ phận kinh doanh và khách hàng
để đảm bảo sự minh bạch, không xảy ra các sự cố, hiểu lầm bất cập giữa các bên.
2.2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành
Sơ đồ 2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành.

Sau khi tiếp nhận thông tin yêu cầu sửa chữa/bảo hành của khách hàng, tôi sẽ xác
nhận thông tin cụ thể liên quan đến tình trạng sản phẩm, mức độ cấp thiết trong việc
sửa chữa (để tiện báo bộ phận kỹ thuật lên lịch sửa chữa) và thông tin mua hàng
trước đó (mã sản phẩm, hóa đơn mua hàng, nguyên nhân cần sửa chữa, hình
chụp/quay phim nếu có) để có thể kiểm tra việc sản phẩm cần sửa chữa có thật sự
được mua từ công ty, thời gian mua hàng, hạn bảo hành. Từ các thông tin đã xác
định được, tôi sẽ báo khách hàng về việc đã tiếp nhận thông tin và báo cho bộ phận
kỹ thuật, nhắc khách hàng rằng kỹ thuật viên sẽ liên hệ hướng giải quyết sớm cho
họ (thường là trong ngày). Sau khi phản hồi khách hàng, tôi sẽ chuyển thông tin cho
nhóm kỹ thuật công ty để họ xác nhận hướng xử lý. Thông thường sau khi nhân
viên kỹ thuật xác nhận sẽ có 2 hướng chính:
23
− Vấn đề cơ bản về lỗi thao tác hoặc có thể tự khắc phục thông qua hướng dẫn sử
dụng → nhân viên kỹ thuật liên hệ hỗ trợ qua điện thoại hoặc video call để
khách hàng làm theo.
− Máy bị hư cần đến sửa chữa → xác nhận thời gian sửa chữa với bộ phận kỹ
thuật và báo lại cho khách hàng.
Đối với trường hợp nhân viên kỹ thuật đến sửa chữa, nếu chỉ tách linh kiện đem về
công ty sửa thì khi thông báo sửa chữa hoàn tất hay phát sinh bất cứ tình trạng nào
như sửa lâu hơn dự kiến; chi phí mua linh phụ kiện, v.v. bộ phận kỹ thuật sẽ báo
chăm sóc khách hàng để xác nhận với khách. Công ty hoàn toàn hạn chế việc nhân
viên kỹ thuật liên hệ riêng với khách hàng để có thể kiếm soát một cách tối đa chất
lượng sản phẩm.
2.2.3. Quy trình xử lý khiếu nại
Sơ đồ 2.3. Quy trình xử lý khiếu nại.

Sau khi tiếp nhận thông tin khiếu nại từ khách hàng, trong trường hợp khách hàng
chưa miêu tả rõ vấn đề, tôi sẽ tiến hành xác nhận cụ thể hơn đối với các thông tin:
24
− Khiếu nại về sản phẩm: Thông tin đơn hàng, mã hàng, phương thức sử dụng của
khách hàng, nguyên nhân và thời gian phát sinh vấn đề, các hướng khách hàng
đã xử lý trước khi liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng, v.v.
− Khiếu nại về dịch vụ: Xác định rõ chủ thể đối tượng bị khiếu nại, nguyên nhân,
thời gian, địa điểm, tường thuật trải nghiệm cụ thể, v.v.
Sau khi có đủ các thông tin cần thiết, công việc đầu tiên là phải trấn an khách hàng,
cảm ơn họ đã có phản hồi và báo đã ghi nhận để bộ phận liên can hỗ trợ giải quyết
trực tiếp. Đối với khiếu nại sản phẩm nếu thuộc về lỗi kỹ thuật hoặc lỗi nhà sản xuất
sẽ chuyển qua quy trình xử lý thông tin sửa chữa bảo hành để bộ phận kỹ thuật xử
lý; nếu là khiếu nại về dịch vụ sẽ viết báo cáo trình cấp trên về sự việc khiếu nại và
chờ quyết định hướng giải quyết.
2.3. Đánh giá tổng quan về vị trí thực tập

Đối với quá trình thực tập xuyên suốt 12 tuần, tôi cảm thấy đây là khoảng thời gian
quý giá vì đã giúp tôi có những trải nghiệm chân thật đối với công việc toàn thời
gian cũng như đối với cơ cấu, văn hóa hoạt động của doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngoài. Về kết quả báo cáo và đánh giá công việc, vì thuộc bộ phận kinh doanh,
có cán bộ hướng dẫn thực tập là trưởng phòng kinh doanh, nên kết quả công việc
chăm sóc khách hàng xuyên suốt thời gian thực tập của tôi được báo cáo và đánh
giá trực tiếp bởi trưởng phòng kinh doanh - anh Lương Vĩnh Hào.
Nhìn chung, tính chất công việc của một nhân viên chăm sóc khách hàng chủ yếu
gói gọn trong việc tiếp nhận thông tin khách hàng, xử lý theo quy trình có sẵn của
công ty và bàn giao cho bộ phận phụ trách, không trực tiếp tạo ra doanh thu nên
tương đối khó để nhìn nhận được đánh giá như thế nào, chỉ có thể nói trong mỗi
trường hợp tiếp nhận đều đã đi đủ theo quy trình và bàn giao hợp lý không bỏ sót
vấn đề phát sinh.
Sau 12 tuần gắn bó, về cơ bản theo ý kiến chủ quan, tôi cảm thấy quy trình làm việc
của vị trí thực tập có những ưu và nhươc điểm sau:
a. Ưu điểm:
− Môi trường lành mạnh, không có sự phân biệt đối xử giữa các nhân viên.
− Tính chất công việc đơn giản, quy trình rõ ràng.
25
− Có sự phân công, phân tích và truyền tải thông tin xuyên suốt doanh nghiệp.
− Có phương thức đào tạo cụ thể về thông tin sản phẩm, cơ cấu công ty.
− Tạo điều kiện hỗ trợ, tương tác tốt giữa các bộ phận.
− Có cơ hội rèn luyện kỹ năng ngoại ngữ (tiếng Trung).
− Luyện tập được cách phân biệt chứng từ, hóa đơn và các nghiệp vụ hành chính
khác.
− Có kế hoạch liên hệ xác định trải nghiệm khách hàng định kỳ, thể hiện sự tôn
trọng và quan tâm đến khách hàng, chất lượng sản phẩm.
b. Nhược điểm:
− Tính chất công việc chủ yếu mang tính trung gian, không có nhiều cơ hội tìm
hiểu sâu và xử lý trực tiếp vấn đề phát sinh.
− Không phải mọi lúc đều có vấn đề để xử lý.
− Việc xử lý thông tin qua các bước trung gian có thể tốn thời gian, gây khó chịu
cho khách hàng.
− Thông tin công khai trên các kênh truyền thông của công ty về sản phẩm còn
tương đối sơ sài, nhiều thông số, kỹ thuật khi được hỏi đến phải xác nhận với bộ
phận kỹ thuật, gây mất thời gian và dư thừa công đoạn.
− Khách hàng có thể cảm thấy phiền hoặc không kiên nhẫn trong việc liên hệ
đánh giá trải nghiệm và đợi nhân viên bán hàng tư vấn.
26
CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM

3.1. Bài học kinh nghiệm sau thực tập
Sau những trải nghiệm trong 12 tuần thực tập tại công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng
Long, tôi đã có cái nhìn tổng quan hơn về mối quan hệ tương tác, văn hóa, thái độ
làm việc trong một doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nước ngoài.
Thông qua sự hướng dẫn, góp ý tận tình của những người đi trước có kinh nghiệm
trong công ty, tôi đã có cơ hội cải thiện kỹ năng rất nhiều, từ việc chủ động hòa
nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp - nơi đều là những người lạ, không
cùng trang lứa, quan điểm đến việc rèn giũa thái độ, tác phong để phù hợp với công
việc, điều này giúp tôi trở nên trưởng thành hơn trong từng ngày. Quan trọng hơn cả,
khi tiếp thu công việc còn đem đến sự nâng cao trong kỹ năng ngoại ngữ, thông qua
đó tôi đã nhận thức rõ sự khác biệt hoàn toàn giữa ngôn ngữ thường nhật và ngôn
ngữ áp dụng cho công việc, điều này như một liều thuốc cảnh tỉnh làm động lực cho
tôi nỗ lực trở thành một phiên bản tốt hơn của chính mình. Đây đều là những bài
học vô giá mà chỉ khi bản thân thật sự dấn thân, thử sức mới có thể hiểu, tìm cách
khắc phục và làm quen nó, không bài học nào trên sách vở giúp chúng ta nhận thức
được các vấn đề này.
Chúng ta hay nghe lời dặn phải “học ăn, học nói, học gói, học mở”, khi đi làm mới
hoàn toàn thấm thía được tại sao phải như thế, phải luôn biết thận trọng lời nói,
không biết phải tự giác đi hỏi, học cách quan sát, cách lắng nghe và sắp xếp, ghi
nhớ để không tái phạm, nhất là khi chăm sóc khách hàng là một lĩnh vực bắt buộc
chúng ta phải biết “mở miệng”, không được phép rụt rè, hàm hồ không rõ và phải
có trách nhiệm với từng công việc mà mình tiếp nhận.
Bên cạnh những điều đã học được, quá trình thực tập cũng trung thực cho tôi nhận
ra được những thiếu sót của bản thân. Do thiếu kinh nghiệm va chạm với công việc
và xã hội, việc phản ứng với các tình huống và hướng xử lý đôi lúc còn quá non trẻ,
thiếu chín chắn. Đối với việc vận dụng ngoại ngữ cũng tương tự, nhiều tình huống
giao tiếp, trình bày văn bản vẫn thiếu tính chuẩn mực, trang trọng trong cấu trúc,
dùng từ. Có thể đối với sinh viên điều này là bình thường, tuy nhiên, để tiến xa hơn,
27
đủ năng lực để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó thì có thể còn một
khoảng thời gian rất dài để trang trải, tìm tòi học hỏi trên nhiều phương diện.
3.2. Đề xuất giải pháp cải thiện quy trình hoạt động
Hướng hoạt động của một doanh nghiệp bên cạnh tác động của môi trường ngành,
các yếu tố vĩ mô thì còn là sự kết tinh của tất cả nguồn vốn, năng lực, phương châm
hoạt động và văn hóa của doanh nghiệp đó. Nên ở một mức độ khách quan, phương
thức hoạt động của công ty chính là ý chí của nhà quản trị, là quy tắc mà mỗi “chủ
nhà” tự đặt ra cho thành viên gia đình. Tuy nhiên, cũng chính vì lẽ đó nên ít nhiều
sẽ có những nhược điểm như phong cách của mỗi người, gần như doanh nghiệp nào
cũng tồn tại và những lỗ hổng đó thường rất khó để khắc phục, phải trải qua cả một
quá trình nghiên cứu mới có thể ra quyết định cải thiện. Công ty TNHH TM QT
Vĩnh Hưng Long cũng tương tự, không đề cập đến các tính chất công việc khác,
trong khoảng 3 tháng gắn bó với vị trí chăm sóc khách hàng, tôi cảm thấy còn tồn
đọng nhiều bất cập mà vốn dĩ có nhiều không gian để phát triển thêm.
Như đã đề cập trong phần nhược điểm tại chương 2, tính chất công việc chăm sóc
khách hàng mang tính trung gian, phụ trách bàn giao thông tin cho các bộ phận,
không có cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với quá trình xử lý chính thức, vẫn còn dư dả
khá nhiều thời gian không cần thiết để hỗ trợ các công việc hành chính nhỏ lẻ khác.
Điều này phần nào làm lu mờ ranh giới trách nhiệm của vị trí công việc, đôi lúc
đem đến sự mờ mịt cho nhân viên. Bên cạnh đó, công ty còn tương đối thua thiệt
với các đối thủ cạnh tranh trong ngành về các trang truyền thông và phương thức
cung cấp thông tin sản phẩm. Từ các điểm trên, tôi cảm thấy có thể tối ưu hóa chất
lượng công việc qua các phương thức sau:
 Đào tạo thêm cho nhân viên chăm sóc khách hàng các kiến thức về thị trường,
phương thức bán hàng để tiếp thị trực tiếp, hướng khách hàng đến quyết định
mua hàng khi trao đổi trực tuyến thay bằng việc thông báo khách hàng đợi liên
hệ từ bộ phận kinh doanh.
→ Tiết kiệm thời gian, hạn chế tình trạng bắt khách hàng chờ, tránh tình trạng
khách hàng không rảnh, do dự, từ chối cuộc gọi của nhân viên bán hàng làm
mất cơ hội kinh doanh. Qua đó nâng cao hiệu suất, tỷ lệ bán hàng; ấn tượng với
28
khách hàng về việc tất cả nhân viên công ty đều hiểu rõ về sản phẩm, chính
sách, quy trình kinh doanh.
 Nâng cao chất lượng truyền thông: cải thiện nội dung SEO, đẩy mạnh công tác
quảng cáo; tăng cường mức độ tương tác với khách hàng tiềm năng bằng việc
đa dạng hóa các video chia sẻ phương thức hoạt động, thông số sản phẩm trên
trang youtube công ty đã tạo; chi tiết hóa cấu trúc nội dung trên website công ty.
→ Tăng độ hiện diện sản phẩm công ty với khách hàng tiềm năng; minh bạch
thông tin cho cả khách hàng và nhân viên công ty, giúp tối ưu hóa thời gian tìm
hiểu, ra quyết định mua hàng; nâng cao hình ảnh, danh tiếng và độ tin cậy của
công ty.
Mặc dù về lý thuyết các phương án trên khả thi, tuy nhiên việc thực hiện để cải
thiện cần tương đối nhiều thời gian để thích ứng và gây dựng, đào tạo, mặt khác, chi
phí để triển khai cũng không phải một con số nhỏ. Trong tương lai gần, công ty có
thể suy xét để cải thiện các khía cạnh trên, tin chắc với tiềm lực vốn có, sự phát
triển của công ty là đáng trông đợi.
29
KẾT LUẬN
Thông qua các phân tích về thị trường và trải nghiệm thực tế tại doanh nghiệp, tôi
nhận thức rõ ngành nhựa và các lĩnh vực liên quan đến nhựa như máy móc phụ trợ
vẫn có không gian rất lớn để phát triển, và hiển nhiên, con người làm trong lĩnh vực
này cũng tương tự.
Đóng lại quá trình thực tập, thu về là các kỹ năng được trau dồi, cải thiện, có định
nghĩa khách quan về năng lực bản thân và định hướng về lĩnh vực, ngành nghề mà
mình cảm thấy có tiềm năng để phát triển.
Nếu thực tập rèn luyện năng lực, kỹ năng và sự sáng suốt, sáng tạo để hoàn thành
tốt công việc, thì quá trình ghi nhận báo cáo lại giúp phát triển về trí tuệ, tư duy, khả
năng vận dụng những điều đã tiếp thu trên ghế nhà trường vào các vấn đề bản thân
đã tiếp xúc trong quá trình nghiệp vụ. Việc viết báo cáo giúp tôi có thêm thời gian
và cơ sở để không ngừng suy ngẫm về những gì bản thân đã trải qua, phải hiểu, phải
từng dấn thân vào công việc thì mới có thể diễn đạt tốt báo cáo để truyền tải những
gì bản thân muốn nhắn nhủ trong đó.
Có thể thực tập chỉ chiếm một góc rất nhỏ trên con đường sự nghiệp của mỗi sinh
viên, tuy nhiên nó đã giúp tôi biết được khoảng cách, những thiếu sót mà bản thân
cần khắc phục; định hướng được hướng phát triển sự nghiệp trong tương lai của
mình sẽ phù hợp với những công việc tương đối năng động, áp dụng ngoại ngữ
thường xuyên, có mục tiêu cụ thể và đòi hỏi bản thân phải biết sắp xếp, linh động để
xử lý các vấn đề. Song song với định vị bản thân, tiếp xúc với quy trình hoạt động,
văn hóa của doanh nghiệp cũng phần nào hình thành trong tôi những nhìn nhận,
kinh nghiệm để đánh giá điều kiện môi trường doanh nghiệp phù hợp với bản thân.
Việc đưa ra nhận định về ưu nhược điểm của một tổ chức giúp ta biết cách không
tạm bợ, như một thái độ với cuộc sống.
Với những trải nghiệm ấy, một lần nữa tôi muốn gửi lời cảm ơn đến những người,
những đơn vị đã tạo điều kiện tiếp bước cho sự trưởng thành trong 4 năm đại học và
3 tháng thực tập vừa qua để tôi có đủ nền tảng hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
Do còn nhiều thiếu sót về kỹ năng và hiểu biết trong quá trình triển khai báo cáo, rất
mong nhận được sự góp ý, phát triển thêm của quý thầy cô và doanh nghiệp.
30
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1) Bộ Y Tế (28/10/2021), “Chính phủ ban hành Nghị định hướng dẫn 4 nhóm giải
pháp miễn, giảm thuế hỗ trợ DN, người dân” , Bộ y tế cổng thông tin điện tử,
được truy cập tại đường link: https://moh.gov.vn/thong-tin-chi-dao-dieu-hanh/-
/asset_publisher/DOHhlnDN87WZ/content/chinh-phu-ban-hanh-nghi-inh-
huong-dan-4-nhom-giai-phap-mien-giam-thue-ho-tro-dn-nguoi-
dan?inheritRedirect=false vào ngày 21/04/2022.
2) Bộ Y Tế (04/05/2022), “ ‘Cuộc chiến’ chống dịch COVID-19 tại Việt Nam: 100
ngày nhìn lại”, Bộ y tế bệnh viện Bạch Mai, được truy cập tại đường link:
http://bachmai.gov.vn/tin-tuc-va-su-kien/tin-trong-nganh-menuleft-34/6232-
cuoc-chien-chong-dich-covid-19-tai-viet-nam-100-ngay-nhin-lai.html vào ngày
21/04/2022.
3) Chu Thanh Vân (04/01/2022), “Đại dịch COVID-19: Những chuyển hướng
chiến lược trong năm 2021”, Vietnamplus, được truy cập tại đường link:
https://www.vietnamplus.vn/dai-dich-covid19-nhung-chuyen-huong-chien-
luoc-trong-nam-2021/766620.vnp vào ngày 21/04/2022.
4) N.Dương (18/09/2019), “Ngành nhựa Việt Nam: Phụ thuộc hoàn toàn dây
chuyền, máy móc nhập khẩu, công nghệ chủ yếu là của Trung Quốc”, CafeF,
được truy cập tại đường link: https://cafef.vn/nganh-nhua-viet-nam-phu-thuoc-
hoan-toan-day-chuyen-may-moc-nhap-khau-cong-nghe-chu-yeu-la-cua-trung-
quoc-20190918112945078.chn vào ngày 15/04/2022.
5) Phan Linh (11/08/2021), “Điểm nghẽn "kìm đà" phát triển của ngành công
nghiệp nhựa Việt Nam”, Bộ Công Thương Việt Nam, được truy cập tại địa chỉ:
https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-cong-nghiep/diem-nghen-kim-da-phat-
trien-cua-nganh-cong-nghiep-nhua-viet-nam.html vào ngày 15/04/2022.
6) Tạ Việt Phương (08/2019), “Báo cáo ngành nhựa”, FPT Securities, truy cập tại:
http://www.fpts.com.vn/FileStore2/File/2019/09/13/FPTSPlastic_Industry_Rep
ortAug2019_e5e64506.pdf vào ngày 16/04/2022.
7) ThS. Phạm Thị Huệ Anh (04/08/2019), “Tiềm năng và xu hướng phát triển
ngành nhựa Việt Nam”, Tạp chí tài chính, được truy cập tại đường link:
31
https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/tiem-nang-va-xu-huong-phat-
trien-nganh-nhua-viet-nam-310736.html vào ngày 15/04/2022.
8) VIRAC (2019), “Tổng quan nghiên cứu ngành nhựa”, InvestVietnam, được truy
cập tại đường link: https://investvietnam.gov.vn/vi/nghanh.nghd/42/nhua.html
vào ngày 15/04/2022.
9) Website công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long, được truy cập tại đường link:
http://vinhhunglong.com/ vào ngày 12/04/2022.
10) Website công ty TNHH Tongsheng, được truy cập tại đường link:
http://nbtsjx.cn/ vào ngày 12/04/2022.
32

Bài Mẫu - Báo cáo thực tập final - Linh Lương Yến

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bài Mẫu - Báo cáo thực tập final - Linh Lương Yến

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP. HỒ CHÍ MINH

LƯƠNG YẾN LINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TP.Hồ Chí Minh, 2022

LƯƠNG YẾN LINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD : ThS. Lưu Hoàng Thiện Minh

NHẬN XÉT VỀ KỲ THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

DANH MỤC HÌNH, BẢNG, SƠ ĐỒ

C. DANH MỤC BẢNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

Hình 1.1. Logo công ty TNHH TMQT Vĩnh Hưng Long

1.1.2. Định hướng phát triển

Sơ đồ 1.1. Cơ cấu doanh nghiệp ngành nhựa theo lĩnh vực.

1.2. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.4. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH TM QT Vĩnh Hưng Long.

1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng các phòng ban

 Trợ lý nhân sự (1 người):

Đơn vị: đồng

1 Doanh thu bán hàng 10,081,392,000 8,228,772,000 8,170,181,000

Khoản giảm trừ

Giai đoạn 2019 - 2020 Giai đoạn 2020 - 2021

Doanh thu bán hàng -18.38% -0.71%

Giá vốn hàng bán -19.28% -1.43%

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

2.2. Quy trình hoạt động của vị trí thực tập

2.2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng

Sơ đồ 2.1. Quy trình cung cấp thông tin và bán hàng.

2.2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành

Sơ đồ 2.2. Quy trình xử lý sửa chữa, bảo hành.

2.2.3. Quy trình xử lý khiếu nại

Sơ đồ 2.3. Quy trình xử lý khiếu nại.

2.3. Đánh giá tổng quan về vị trí thực tập

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM

TÀI LIỆU THAM KHẢO

You might also like