‫وزارة التكوين والتعليم المهنيين‬

‫مركز التكوين المهني والتمهين زوبيدي عبد القادر اإلناث ورقلة‬

‫مذكرة خترج الستكمال متطلبات نيل شهادة تقين سامي بتخصص‪ :‬أمانة املديرية‬
‫بعنوان ‪:‬‬

‫دور اإلعالم اآللي بتسيير أعمال‬

‫السكرتارية‬
‫دراسة حالة المعهد العالي الشبه طبي‬

‫حتت أتطري األستاذة ‪:‬‬

‫‪ -‬أمساء كـ ـ ـ ـ ـرايب‬
‫من إعداد املرتبصات ‪:‬‬
‫‪ -‬خملويف وردة‬
‫‪ -‬جوهري حليمة‬
‫‪ -‬بن فردية زهراء‬

‫دفعة سبتمبر ‪2023‬‬

 ‫وزارة التكوين والتعليم المهنيين‬

‫مركز التكوين المهني والتمهين زوبيدي عبد القادر اإلناث ورقلة‬

‫مذكرة خترج الستكمال متطلبات نيل شهادة تقين سامي بتخصص‪ :‬أمانة املديرية‬
‫بعنوان ‪:‬‬

‫حتت أتطري األستاذة ‪:‬‬

‫‪ -‬أمساء كـ ـ ـ ـ ـرايب‬
‫من إعداد املرتبصات ‪:‬‬
‫‪ -‬خملويف وردة‬
‫‪ -‬جوهري حليمة‬
‫‪ -‬بن فردية زهراء‬

‫دفعة سبتمبر ‪2023‬‬

 ‫شكر وتقدير‬
‫من علينا بنعمة الصرب واملثابرة لنتم هذا العمل وما‬
‫احلمد هلل العلي العظيم الذي ّ‬
‫كان ليتم إال بفضله وتوفيقه ‪ ،‬نشكره شكرا يليق جبالل وجهه وعظيم سلطانه‪.‬‬

‫أتوجه أبمسى عبارات الشكر والعرفان إىل أستاذتنا ومشرفتنا " كراب ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــي‬
‫كما ّ‬
‫أمس ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاء " على مساندتنا طوال فرتة إجناز هذا البحث والذي مل يبخل علينا‬

‫بنصائحه وتوجيهاته‪ ،‬فقد كنا حمضوضني إبشرافها على مذكرتنا‪.‬‬

‫إىل كل من مل يبخل علينا بدعمه ومساندته طوال فرتة إجناز هذا العمل‪.‬‬

‫إىل الوالدين الكرميني حفظهم هللا وإىل كل من قدم لنا الدعم من أفراد العائلة‬

‫واألصدقاء‪.‬‬
 ‫قائمة المحتويات‬

‫شكر وتقدير ‪.....................................................................................‬‬

‫قائمة المحتويات ‪................................................................................‬‬
‫فهرس الجداول‪..................................................................................‬‬
‫فهرس األشكال والصور ‪........................................................................‬‬
‫المقدمة ‪ .........................................................................................‬أ‬
‫‪ )1‬اإلشكالية ‪ ........................................................................... .....:‬ب‬
‫‪ )2‬أسباب اختيار الموضوع ‪ ............................................................... :‬ب‬
‫‪ )3‬أهمية الدراسة ‪ ......................................................................... ..:‬ج‬
‫‪ )4‬أهداف الدراسة ‪ ........................................................................ ..:‬ج‬
‫‪ )5‬الدراسة السابقة ‪ .......................................................................... :‬د‬
‫‪ )6‬مجاالت الدراسة ‪ ........................................................................ ..:‬ه‬
‫‪ )7‬منهج الدراسة ‪ .......................................................................... ..:‬ه‬
‫‪ )8‬خطة الدراسة ‪ .......................................................................... ..:‬و‬
‫صعوبات الدراسة‪ ............................................................................ :‬ز‬
‫الفصل األول‪ :‬اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬
‫المبحث األول ‪ :‬ماهية اإلعالم اآللي ‪2 ..........................................................‬‬
‫المطلب األول ‪ :‬تعريف اإلعالم اآللي ‪2 .........................................................‬‬
‫المبحث الثاني ‪ :‬لمحة تاريخية عن اإلعالم اآللي ‪5 ............................................‬‬
‫المطلب األول ‪ :‬نشأة اإلعالم اآللي ‪5 ...........................................................‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬مراحل تطور الحاسوب وأجياله‪8 ........................................... .‬‬
‫المبحث الثالث‪ :‬مكونات الحاسوب والبرامج المستعملة ‪8 .....................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مكونات الحاسوب)‪8 .......................................... (Hard ware‬‬
‫أوال ‪ :‬وحدات اإلدخال (‪9 ..................................................)input Devices‬‬
‫ثانيا ‪ :‬وحدات اإلخراج (‪10 ............................................ )Output devices‬‬
‫ثالثا ‪ :‬وحدات المعالجة المركزية (‪11 .................. )Central processing Unite‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬أنواع البرمجيات (‪12 ........................................ )Soft ware‬‬
‫المطلب الثالث ‪ :‬الهدف من استعمال الحاسوب ‪13 ............................................‬‬
‫إيجابيات وسلبيات الحاسوب ‪14 ...............................................................‬‬
‫خالصة الفصل األول ‪15 ........................................................................‬‬
‫الفصل الثاني ‪ :‬اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬
‫تمهيد ‪17 ........................................................................................‬‬
‫المبحث األول‪ :‬ماهية السكرتارية ‪17 ..........................................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬تعريف السكرتارية ‪17 .........................................................‬‬
‫‪ /1‬تعريف السكرتارية ‪17 .................................................................... :‬‬
‫‪ -2‬صفات السكرتارية الناجح ‪18 ............................................................ :‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬أنواع ووظائف السكرتارية ‪19 ...............................................‬‬
‫المبحث الثاني‪ :‬أعمال السكرتارية ‪22 .........................................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬العالقات العامة واالتصال‪ ،‬االجتماع ‪22 .......................................‬‬
‫‪ -1‬تعريف العالقة العامة ‪22 ..................................................................:‬‬
‫‪ -2‬أنواع العالقات العامة‪22 .................................................................. :‬‬
‫‪ -3‬دور العالقات العامة ‪22 ................................................................... :‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬االتصال‪23 .....................................................................‬‬
‫أ‪ -‬تعرف االتصال‪23 ...........................................................................:‬‬
‫ب‪ -‬عناصر االتصال ‪24 ........................................................................‬‬
‫ج‪ -‬وسائل االتصال ‪25 ........................................................................ :‬‬
‫د‪ -‬أهمية االتصاالت الهاتفية ‪26 ..............................................................:‬‬
‫المبحث الثالث ‪ :‬ماهية التسيير وعالقته باإلعالم اآللي والسكرتارية ‪31 ....................‬‬
‫المطلب األول ‪ :‬ماهية التسير‪31 ...............................................................‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬دور اإلعالم اآللي في اإلدارة والتسيير ‪32 ..................................‬‬
‫خالصة الفصل الثاني ‪36 ..................................................................... :‬‬
‫الفصل الثالث‪ :‬الدراسة التطبيقية‬
‫تمهيد‪38 ....................................................................................... :‬‬
‫المبحث األول‪ :‬تقديم مؤسسة محل الدراسة‪39 .............................................. .‬‬
‫المطلب األول‪ :‬نشأة المعهد ‪39 .................................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬الهيكل التنظيمي‪45 ............................................................‬‬
‫المبحث الثاني ‪ :‬دور اإلعالم اآللي مكتب السكرتيرة ‪46 ......................................‬‬
‫المطلب األول ‪ :‬استخدامات اإلعالم اآللي في مصلحة األمانة ‪46 .............................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬قيمة اإلعالم اآللي في مكتب األمانة‪47 .......................................‬‬
‫المبحث الثالث‪ :‬المقابلة ‪48 .....................................................................‬‬
‫عرض وتحليل نتائج المقابلة‪49 .............................................................. :‬‬
‫المحور األول ‪ :‬العوامل المساعدة للسكرتيرة في أداء مهامها ‪49 ...........................‬‬
‫المحور الثاني ‪ :‬أهمية اإلعالم في مكتب السكرتارية ‪50 ......................................‬‬
‫الخاتمة ‪51 ......................................................................................‬‬
‫المراجع‪51 ......................................................................................‬‬
‫المالحق ‪51 .....................................................................................‬‬
 ‫فهرس الجداول‬

‫الجدول رقم (‪ :)1‬يبين مبدأ عمل نيومان ‪4 ..............................................‬‬

‫الجدول رقم (‪ :)2‬جدول رقم ‪ : 02‬يبين ايجابيات وسلبيات ‪14...........................‬‬
‫الجدول رقم (‪ :)3‬يبين الوسائل المستعملة في المكتب ‪44................................‬‬
 ‫فهرس األشكال والصور‬

‫الشكل رقم (‪ )1‬مخطط يمثل أنواع السكرتارية ‪19 .........................................‬‬

‫الشكل رقم (‪ :)2‬المخطط البياني يمثل عناصر االتصال ‪24 ...............................‬‬
‫الشكل رقم (‪ :)3‬الهيكل التنظيمي لمعهد التكوين العالي شيه طبي ورقلة ‪45 ..............‬‬
‫املقدمة‬
 ‫المقدمة‬

‫مقدمة‪:‬‬

‫تسعى المؤسسات إلى تنظيم أعمالها تنظيما محكما وذلك من أجل األهداف التي تصبو إليها وهذا‬

‫النجاح ال يحقق إال بالتنظيم‪ ،‬التخطيط‪ ،‬التوجيه‪ ،‬الرقابة المستمرة هذا ما أكده ضرورة وجوب خلق جهاز‬

‫إداري يكون كوسيلة تستخدم في تنظيم األعمال المكتبية‪ ،‬المتمثلة في مكتب األمانة والمعروفة «السكرتارية»‬

‫هذا الجهاز يلعب دو ار هاما في كافة المؤسسات ويختلف هذا الدور من مؤسسة إلى أخرى‪.‬‬

‫فمكتب األمانة المعروف بالسكرتارية يشغله شخص يدعى سكرتير المدير هنا ال يمكنه معالجة جميع‬

‫األمور المتعلقة باإلدارة وتنظيمها من اجل تسهيل أعماله‪ ،‬إال أن السكرتير البد منان يتحلي ببعض‬

‫الموصفات التي تؤهله لذلك والكثير من المهارات التي البد من اكتسابها من اجل مواكبة التطورات الحاصلة‬

‫والتي تساهم وبشكل كبير في تنظيم العمل وسيره وربح الوقت‪.‬‬

‫إن الزيادة الكبيرة في حجم المعلومات وتدفقها أدي إلى تزايد الحاجة في التفكير بالجانب التكنولوجي‬

‫وإدخاله في العمل اإلداري‪ ،‬الفني‪ ،‬اإلنتاجي في مختلف أنواع التنظيمات بمختلف أنواعها نتيجة لقدرتها‬

‫الهائلة في إدخال و معالجة البيانات والمعلومات وقدراتها المتطورة على التخزين والحفظ وكذلك االسترجاع‬

‫من المعلومات عن‬ ‫في وقت سريع ومناسب‪ ،‬األمر الذي سهل على صانعي القرار معالجة الكم الهائل‬

‫طريق االعتماد على طرق مبرمجة ووسائل مستحدثة قادرة على وضع أسس تنظيم المعلومات وكل هذه‬

‫التغيرات أدت إلى ظهور مولود جديد وذكي سمي" اإلعالم اآللي" ومن هذا المنطلق جاء اختيارنا لهذا‬

‫الموضوع‪:‬‬

‫دور اإلعالم اآللي وأهميته في األمانة وتأثيره على تسيير أعمالها ؟‬

‫أ‬
 ‫المقدمة‬
‫لهذا يمكننا التطرق إلى طرح اإلشكالية التالية‪:‬‬

‫اإلشكالية ‪:‬‬ ‫‪)1‬‬

‫‪ ‬ما هو مفهوم اإلعالم اآللي وما هي عالقته بتسيير أعمال السكرتارية ؟‬

‫‪ ‬ما هو دور اإلعالم اآللي في تسير أعمال السكرتارية ؟‬

‫‪ ‬ما المقصود بالسكرتارية وما هو دورها ؟‬

‫الفرضية الرئيسية ‪:‬‬

‫‪ ‬يلعب اإلعالم اآللي دو ار هام في تسيير أعمال السكرتارية وذلك من خالل سرعة التنفيذ‪ ،‬اإلتقان‪.‬‬

‫الفرضية الفرعية األولى ‪:‬‬

‫‪ ‬لألعالم اآللي دور كبير في تطوير تسيير األعمال اإلدارية وذلك من خالل السرعة في انجاز‬

‫العمل الدقة‪ ،‬التنظيم‪.‬‬

‫الفرضية الفرعية الثانية ‪:‬‬

‫‪ ‬تعد األمانة الخلية أو النواة األساسية والعنصر النشط لإلدارة‪.‬‬

‫‪ )2‬أسباب اختيار الموضوع ‪:‬‬

‫‪ ‬دخول هذا الجهاز في جميع مجاالت؛‬

‫‪ ‬اكتشاف استخدامات اإلعالم اآللي في تسير اإلدارة؛‬

‫ب‬
 ‫المقدمة‬
‫‪ ‬معرفة مدى االستغالل األمثل لهذا الجهاز في السكرتارية؛‬

‫‪ ‬دور اإلعالم اآللي في مختلف المؤسسات الوطنية باألخص على المستوى العالمي يعطينا فضول‬

‫لمعرفة أكثر عن خبايا هذه التقنية الحديثة وما ستحدثه من تطورات في المستقبل‪.‬‬

‫‪ )3‬أهمية الدراسة ‪:‬‬

‫تتمثل أهمية الدراسة في كونها تعرف وتعطي أهمية‪ ،‬مكانة لألمانة في المؤسسة الوطنية باألخص‬

‫على المستوى العالمي يعطينا فضول لمعرفة أكثر عن خبايا هذه التقنية الحديثة ‪.‬‬

‫‪ )4‬أهداف الدراسة ‪:‬‬

‫نظ ار لألهمية والمكانة التي أصبحت تحضي بها السكرتارية في الوقت الحالي إذ تعتبر العنصر‬

‫الرئيسي في مؤسسة‪ ،‬نظ ار للتطورات التكنولوجية السريعة ولمواكبة هذه التطورات في مجال تقنيات المكاتب‬

‫والوسائل الحديثة المستعملة في السكرتارية‪ ،‬فعلى أي مؤسسة أن تواكب هذا التطور وتتماشى معه من حيث‬

‫التنظيم‪ ،‬التأهيل والعصرية لهذا ارتأينا أن نجد مدى تطبيق هذه العصرية على تسير عمل السكرتارية‬

‫واإلجابة قدر المستطاع على التساؤالت السابقة ‪.‬‬

‫الحفاظ على الروتين اليومي‬

‫انجاز عدد من المهام في نفس الوقت‬

‫ج‬
 ‫المقدمة‬

‫‪ )5‬الدراسة السابقة ‪:‬‬

‫حسب الطبيعة الموضوع محل الدراسة فقد تم التحصل – في حدود اطالعنا – على دراسات قليلة‬

‫تتناول إشكالية دور اإلعالم اآللي في تسير أعمال السكرتارية بغض النظر على الدراسات المتفرقة ألحد‬

‫المتغيرين أي اإلعالم اآللي وتسير أعمال السكرتارية قد تم التحصل على الدراسات اآلتية التي تناولت كال‬

‫المتغيرين هما ‪:‬‬

‫‪ ‬رسالة تقني سامي أمانة مديرية دراسة الواكد كريمة بعنوان(( تنظيم مكتب السكرتارية في المؤسسة))‬

‫‪.2008‬‬

‫‪ ‬رسالة تقني سامي أمانة مديرية دراسة "رومان حياة" و"عتيق ياقوت " بعنوان ((دور وتأثير اإلعالم‬

‫اآللي في السكرتارية)) ‪ 1999‬هدف الدراسة ضرورة استعمال اإلعالم اآللي في كل المجاالت في عمل‬

‫سكرتيرة‪.‬‬

‫‪ ‬رسالة تقني سامي أمانة مديرية دراسة تليلي جميلة بعنوان ((تأثير اإلعالم اآللي على أعمال‬

‫السكرتارية)) ‪ 2008‬هدف الدراسة ضرورة استعمال اإلعالم اآللي في كل المجاالت في عمل سكرتيرة‪.‬‬

‫‪ ‬رسالة تقني سامي أمانة مديرية دراسة عائشة بوعيشة ((دور السكرتير في تصنيف الوثائق اإلدارية))‬

‫‪ 2020‬هدف الدراسة ضرورة استعمال اإلعالم اآللي في كل المجاالت في عمل سكرتيرة‪.‬‬

‫‪ ‬رسالة تقني سامي أمانة مديرية دراسة بن عمارة الطيب ((دور اإلعالم اآللي في أعمال السكرتارية))‬

‫‪ 2020‬هدف الدراسة ضرورة استعمال اإلعالم اآللي في كل المجاالت في عمل سكرتيرة‪.‬‬

‫د‬
 ‫المقدمة‬

‫‪ )6‬مجاالت الدراسة ‪:‬‬

‫الحدود الزمنية‪:‬‬

‫‪ ‬تنحصر دراسة هذا الموضوع في فترة التربص من ‪ 2023/02/25‬إلى ‪.2023/08/24‬‬

‫المجال الجغرافي‪:‬‬

‫‪ ‬تمت هذه الدراسة في مكتب السكرتارية المعهد الوطني العالي للتكوين الشبه طبي ورقلة‪ ،‬شارع‬

‫العقيد سي الحواس ورقلة ص ب ‪ 42‬أول ماي ورقلة ‪.‬‬

‫المجال البشري ‪:‬‬

‫السكرتيرة ‪ :‬فتيحة جاب هللا تقني إعالم آلي‪.‬‬

‫المجال الموضوعي ‪:‬‬

‫دور اإلعالم اآللي بتسيير أعمال السكرتارية‪.‬‬

‫‪ )7‬منهج الدراسة ‪:‬‬

‫باعتبار طبيعة الموضوع تفرض على الباحث إتباع منهج معين غيره فأرشدنا إلى إتباع المنهج‬

‫الوصفي نظ ار ألنه يعتمد على استقصاء الظواهر اإلدارية‪ ،‬باعتباره المنهج الوصفي يتالءم وأهداف البحث‪.‬‬

‫كما أنه وحسب الموضوع تم انتهاج دراسة الحالة عن طريق إتباع أسلوب المقابلة والمالحظة ونقصد‬

‫بها هذه األخيرة االطالع وجمع المعلومات عن موضوع البحث في مجتمع معين يختاره الباحث للوصول‬

‫ه‬
 ‫المقدمة‬
‫إلى ما هو موجود على الميدان وتأكيد فرضيات الدراسة وتماشيا مع المنهج المتبع (المنهج الوصفي) تم‬

‫جمع البيانات الوصفية من خالل‪:‬‬

‫‪ )8‬خطة الدراسة ‪:‬‬

‫تناولنا في هذا البحث ثالثة فصول ‪:‬‬

‫الفصل األول ‪ :‬الدراسة النظرية لإلعالم اآللي‬

‫المبحث األول ‪ :‬ماهية اإلعالم اآللي‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬لمحة تاريخية عن اإلعالم اآللي‬

‫المبحث الثالث‪:‬مكونات الحاسوب والبرامج المستعملة‬

‫الفصل الثاني ‪ :‬اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬

‫المبحث األول ‪ :‬ماهية السكرتارية‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬أعمال السكرتارية‬

‫المبحث الثالث ‪ :‬ماهية التسيير وعالقته باإلعالم االلى والسكرتارية‬

‫الفصل الثالث ‪ :‬دراسة تطبيقية‬

‫المبحث األول ‪ :‬تقديم المؤسسة‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬دور اإلعالم االلى في مكتب السكرتيرة‬

‫المبحث الثالث ‪ :‬مقابلة‬

‫و‬
 ‫المقدمة‬

‫صعوبات الدراسة‪:‬‬

‫ال يخلو أي بحث علمي من صعوبات علمية وميدانية ‪،‬وحسب طبيعة الموضوع المعالج واجهتنا‬

‫الصعوبات التالية ‪:‬‬

‫‪ ‬نقص ومحدودية المراجع المتخصصة التي تتناول موضوع عالقة اإلعالم اآللي بتسيير أعمال‬

‫السكرتارية‪.‬‬

‫‪ ‬ضيق الوقت‪.‬‬

‫ز‬
 ‫الفصل األول‪:‬‬
‫اإلطار النظري‬
‫لدراسة اإلعالم اآليل‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫تمهيد‬

‫منذ ظهور اإلنسان على وجه األرض‪ ،‬وهو في بحث مستمر عن طريق جديدة لتسهيل عملية وكان‬

‫همه الوحيد كيف ينجز أعماله بصفة سريعة وصحيحة‪ ،‬لذلك لجأ إلى اكتشاف واختراع آالت وأجهزة تسهل‬

‫عملية التنقل والكتابة والحساب‪ ،‬إلى أن تمكن في منتصف القرن العشرين من اختراع جهاز الحاسوب الذي‬

‫قفز به قفزة كبيرة إلى األمام كما تمكن هذا الجهاز من التغلغل إلى كافة شرائح المجتمع فأصبح من البديهي‬

‫أن يستعمله كوسيلة للعب والطالب كوسيلة لتحصيل العلم واألستاذ كوسيلة تعليم وتحضير دروسه والعالم‬

‫كوسيلة لتحليل ومعالجة أبحاثه حتى أصبح األمي في عصرنا هذا من لم يعرف استعمال هذا الجهاز‬

‫واستغالله في أعماله وبهذا ظهر علم جديد يهتم بطور هذا الجهاز الذي فرض نفسه يسمى اإلعالم اآللي‪.‬‬

‫فمن خالل هذا الفصل نود تسليط الضوء على اإلعالم اآللي والهدف من استعماله في التسيير‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫المبحث األول ‪ :‬ماهية اإلعالم اآللي‬

‫المطلب األول ‪ :‬تعريف اإلعالم اآللي‬

‫هو علم حديث يسمح بمعالجة المعلومات بطريقة آلية وسريعة وذلك باستعمال الكمبيوتر وإتباع تعليمات‬

‫وسلسلة أوامر لبرنامج مخزن مسبقا‪ ،‬ويعتمد على جزأين أساسيين‪:‬‬

‫✓ العتاد؛‬

‫✓ البرمجيات‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫التعريف اللغوي ‪ :‬وهو كلمة مركبة من شقين‬

‫الشق األول ‪ :‬اإلعالم ‪ inormation‬وتعني نقل الخبر من مرسل متلقي‪.‬‬

‫الشق الثاني ‪.information + automatique :‬‬

‫التعريف االصطالحي‪ : 2‬هو علم لمعالجة المعلومات بطريقة آلية بواسطة جهاز الكتروني يدعى الحاسوب‬

‫وبإتباع برنامج مسبقا‪.‬‬

‫أما عن أصل تسمية كلمة الحاسوب‪:‬‬

‫باللغة اإلنجليزية ‪ :‬مصدر فعل ‪ to compte‬حاسب شخصي ‪)p.c( personal- compter‬‬

‫باللغة الفرنسية ‪ :‬ينظم ‪ /‬يرتب ‪ordonner :‬‬

‫منظم ‪ /‬نظام ‪ordinateur:‬‬

‫‪ -1‬مصطفى رمضان إدريس‪ ،‬اإلعالم اآليل للمبتدئني‪ ،‬الدار البيضاء اجلزائر العاصمة‪ ،‬دار نزهة لأللباب‪ ،‬ط‪ ،2008-2007 ،2‬ص‪.7‬‬

‫‪ -2‬مصطفى رمضان إدريس‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪.10‬‬

‫‪2‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫أما باللغة العربية ‪ :‬حاسوب‬

‫ولإلعالم اآللي تعاريف كثيرة مختلفة و متنوعة‪ ،‬من بين هذه التعريف المختصر والبسيط الذي عرفه‬

‫مخترعيه األوائل‪.‬‬

‫‪ -‬اإلعالم آلي هو معالجة المعلومات آليا‪.‬‬

‫‪ -‬ويعرف أنه تكنولوجيا حديثة احتلت جميع الميادين ويستعمل لحل المشاكل المعقدة والقيام بالعمليات‬

‫الحسابية المنطقية الصعبة‪ ،‬تنظيم‪ ،‬ترتيب المعطيات‪ ،‬تخزين ثم معالجتها آليا‪.‬‬

‫‪ -‬اإلعالم اآللي كلمة شاملة المعنى والوظيفة‪ ،‬تطلق على جميع أقطاب أنظمة وتقنيات هذه‬

‫التكنولوجية وما تستعمله من إمكانيات ووسائل‪ ،‬أجهزة‪ ،‬أنظمة للمعالجة سواء كانت هذه األجهزة كبيرة أو‬

‫صغيرة وقد استنبط مبدأ عمل الحاسوب من عمل اإلنسان حيث ساهم أول شخص في استخراج المبدأ‬

‫(نيومان )‬

‫انطالقا من االتصال اإلنساني‪ ،‬حيث ساهم أول شخص في الحياة اليومية يمران بالمراحل المختصرة‬

‫اآلتية ‪:1‬‬

‫يدخل المعطيات‪.‬‬ ‫الشخص األول ‪ :‬يلقي رسالة‬

‫يعالج المعطيات‪.‬‬ ‫الشخص الثاني ‪ :‬يسمع‪ ،‬ينصت ويقوم بالتفكير وتحليل الرسالة‬

‫يخرج النتائج‪.‬‬ ‫ثم يعطي ما يسمى بالرد‬

‫‪ - 1‬بن عمارة الطيب‪ ،‬دور اإلعالم اآليل يف أعمال السكراترية‪ ،‬مذكرة خترج الستكمال متطلبا نيل شهادة تقين سامي يف أمانة املديرية ‪ ،‬املعهد الوطين املتخصص يف التكوين‬
‫والتعليم املهنيني العقيد حممد شعباين – مسعد‪ ،‬دفعة فيفري ‪ ،2018/2020‬ص‪.30.‬‬

‫‪3‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫ومن هذا المنطلق تم التوصل إلى مبدأ عمل الحاسوب التالي ‪:‬‬

‫شخص ‪ :‬يدخل المعطيات‪.‬‬

‫كمبيوتر‪ :‬يعالج المعطيات‪.‬‬

‫كمبيوتر‪ :‬يخرج نتائج‬

‫انطالقا من األفعال السابقة استنتج نيومان المبدأ األتي ‪:‬‬

‫الجدول رقم(‪ :)1‬يبين مبدأ عمل نيومان‬

‫إخراج النتائج‬ ‫معالجة المعطيات‬ ‫إدخال المعطيات‬

‫‪Entrées‬‬ ‫‪Traitement‬‬ ‫‪Sorties‬‬

‫‪Input‬‬ ‫‪Processing‬‬ ‫‪Output‬‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫وانطالقا من المبدأ السابق تم تحديد وحدات الكمبيوتر وهي ‪:‬‬

‫‪ -‬وحدات اإلدخال؛‬

‫‪ -‬وحدات المعالجة؛‬

‫‪ -‬وحدات اإلخراج‪.‬‬

‫ومنه نستنتج أن الحاسوب هو جهاز يستعمل لمعالجة وتحويلها إلى نتائج ويمكن لهذا الجهاز أن يقوم ب ـ ـ ـ ‪:‬‬

‫‪ -‬تلقي المعطيات والبيانات (عملية إدخال)؛‬

‫‪ -‬إجراء تغيرات في عمليات حسابية ومنطقية (عملية المعالجة)؛‬

‫‪4‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫‪ -‬إخراج النتائج بشكل يفهمه المستعمل (عملية اإلخراج)‪.‬‬

‫كما يمكن إدراج ضمن هذه النقطة تعريف لتقنيات المكاتب إذ أن التطور السريع الذي عرفته‬

‫التقنيات خالل ‪ 10‬سنوات األخيرة أدي إلى ظهور معدات مالئمة ومعالجة الوظائف اإلدارية وأعطى تصور‬

‫جديد لهذه الوظائف معلنة عن ميالد تقنيات المكاتب (‪)BUREAUTQUE‬‬

‫فتقنيات المكاتب تعرف على أنها مجموعة الوسائل والتقنيات الحديثة الهادفة لتالية األعمال اإلدارية‬

‫باختالف طبيعتها (االجتماعات ومعالجة البريد)‪.‬‬

‫إن النشاطات واألعمال التي تقوم بها المكتبة ينبغي معالجتها أليا (التعريف‪ ،‬اإلدخال‪ ،‬تخزينها‬

‫إصدارها‪...‬الخ‪ ).‬وكذا االتصال فهو من أهم وظائف المكتب سواء كانت االتصاالت داخلية أو خارجية لذا‬

‫فالوسائل المستعملة في تقنيات المكاتب هي على مستويين ‪:‬‬

‫وسائل المعالجة ‪ :‬عتاد وبرمجيات اإلعالم اآللي‬

‫وسائل االتصال ‪ :‬تتمثل في شبكة من وسائل االتصال وهي الهاتف بجميع أنواعه‪ ،‬التلكس الفاكس‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬لمحة تاريخية عن اإلعالم اآللي‬

‫المطلب األول ‪ :‬نشأة اإلعالم اآللي‬

‫نظ ار الحتياجات ومتطلبات اإلنسان العديدة العملية منها والعلمية‪ ،‬وكذا كثرة األعمال اإلدارية لديه‬

‫أضحى يبدع ليبتكر آلة تكون عونا له‪ ،‬فتجسدت هذه الفكرة أول اختراع وكان عام ‪ 1946‬من طرف العالم‬

‫األمريكي (فان نيوفان ) تميز هذا الحاسوب بكبر حجمه إذ يلزمه مكانا واسعا بكبر لوضعه بحيث يعادل‬

‫حجمه ملعب كرة تنس‪ ،‬كما أن قدرته على المعالجة كانت ضئيلة‪ ،‬وكذا سعة التخزين صغيرة‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫لقد كانت المعلومات في وقت مضي حك ار على مجموعة من العلماء واألساتذة النابغين وكان‬

‫‪3‬‬
‫الحاسوب ملكا للدولة بسبب كبر حجمه وارتفاع تكلفته‪ ،‬فقد كان الحاسوب يشغل حي از قدره ‪ 23‬سم‬

‫ومساحته قدرها ‪135‬سم ‪ 2‬ويزن ‪ 30‬طنا أما اليوم فهو في متناول الجميع‪ ،‬إذ يمكن وضعه فوق المكتب‬

‫على مقربة من مستعمله نظ ار لصغر حجمه وانخفاض تكلفته‪.‬‬

‫والمعلوماتية (اإلعالم اآللي ) اليوم لم تعد ذلك الممنوع كما لم يعد استخدامها حك ار على ذوي المهارات‬

‫والشهادات العالية‪ ،‬فبوسع كل من يمتلك من الذكاء والمعرفة أن يمتلك مفاتيحه ويعوض في أغواره بكل‬

‫مهارة‪ ،‬إذ أن الحاسوب عكس ما يتصوره البعض سهل االستعمال وال يطلب معرفة دقيقة لمكوناته ومبدأ‬

‫عمله‪ ،‬كما أن مستعمله لن يخش ارتكاب اخطأ كمحو حجم معتبر من المعلومات من الذاكرة‪.‬‬

‫أما عن المعلوماتية فيرجع تطورها الفعلي لما بعد الحرب العالمية الثانية والمجهودات الرياضي‬

‫األمريكي (جون فان نيومان ‪ )1957-1903( ) john van nuenmen‬الذي أرسى القواعد األساسية التي‬

‫‪1‬‬
‫بنيت عليها الحاسبات العصرية‬

‫وقد نتج هذا عن تطور اإلنسان في حياته لذا نجد معظم مبادئ اإلعالم اآللي مشاة طيلة التاريخ‬

‫البشري ويرجع هذا التطور إلى علتين ‪:‬‬

‫العلة األولى ‪ :‬آليات النشا البشري‬

‫– بعد ابتكار اإلنسان لهذه اآلالت أراد أن يبرمجها بواسطة برامج للقيام ببعض الحركات واألصوات والقيام‬

‫ببعض الخدمات المعينة‪ ،‬تولدت له فكرة البرمجة ولكي يصل إلى تحقيق ذلك كان لزاما عليه أن يمر‬

‫بتكنولوجيا اإلعالم اآللي‪.‬‬

‫‪ -1‬ط عبد احلق‪ ،‬مدخل اىل املعلوماتية احلاسوب الشخصي واجهزته احمليطة‪ .‬البليدة قصر الكتاب‪ .2005 ،‬ص‪.10-9 .‬‬

‫‪6‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫العلة الثانية ‪ – :‬ميكانيزمات العمليات الحسابية‬

‫التي بدأت في سنة ‪ 1833‬أي في قرن ‪ 19‬من طرف مخططات (‪ )BABBAAGE‬للعالم‬

‫(‪ )AMOL YTIQUE euGINE‬الذي كان رياضي واقتصادي صناعيا‪.‬‬

‫– حاجة اإلنسان إلى الكمبيوتر نظ ار للمتطلبات الكثيرة لإلنسان وصعوبة تحقيقها الذي تتطلب جهدا فكريا‬

‫كبي ار وذكاء منتهاهها الن ذلك يتطلب معالجة ترتكز على معطيات هذه الصعوبات أو المشاكل بعد تحليلها‬

‫أما في الجزائر فقد عرف اإلعالم اآللي في الجزائر في سنة ‪ 1969‬تاريخ تأسيس أول محافظة "‪CNI‬‬

‫"وهي المحافظة الوطنية لإلعالم اآللي التي تعرف حاليا باسم الشركة الوطنية ألنظمة اإلعالم اآللي‬

‫"‪ "ENSI‬وهي التي تنظم اليوم كل المعامالت في مجال المعلوماتية‪.‬‬

‫وفي نفس تواصلت الجهود لتظهر أول مدرسة أو ما يعرف باسم مركز الدراسات والبحث في اإلعالم‬

‫اآللي كما تولى الجزائر دو ار ألهمية المعلوماتية بحكم أن الجزائر دولة نامية‪ ،‬وكون أن المعلوماتية ميزة‬

‫العصر‪ ،‬ففي عام ‪ 1663‬لم يكن بحوزتنا واحد ليصل العدد إلى ‪ 34‬كمبيوتر عام ‪ 1969‬ويصل بعد ذلك‬

‫إلى ‪ 95‬كمبيوتر بعد ثالثة سنوات‪.‬‬

‫وبعد تنظيم المؤسسات الجزائرية أم ‪ 1982‬وعلى غرارها (‪ ) CERi‬و(‪ )CNi‬عرفت السوق الجزائرية‬

‫عدد كبير من أجهزة اإلعالم اآللي حتى أصبحت كل المؤسسات الجزائرية تستعمل هذا الجهاز بل ال تكاد‬

‫اليوم أي مؤسسة أن تخلوا من الحاسوب‪ ،‬وكل هذه الوظائف واألعمال التي يقوم بها الحاسوب تسير على‬

‫‪1‬‬
‫نظام واحد يعرف باسم نظام التشغيل‪.‬‬

‫‪ -1‬رومان حياة وعتيق ياقوت‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص ‪.34‬‬

‫‪7‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫المطلب الثاني ‪ :‬مراحل تطور الحاسوب وأجياله‪.‬‬

‫تطورت هذه التكنولوجيا مع تطور اإلنسان وكلما تعقدت حياته وتثبت بها لعله يجد ما يصبو إليه‬

‫فأصبح يطورها شيا فشيئا ومربعا بأطوار كثيرة وأجيال عديدة‪ ،‬حيث كان أول عقل الكتروني‪.‬‬

‫في الجيل األول يعادل حجم بيته بينما أصبح ألن ال يتعدى حجم محفظة أو اقل من ذلك بكثرة وهذا‬

‫من خالل المراحل التي مر بها وهي‪:‬‬

‫‪ -‬حاسبات الجيل األول (‪ 1956-1945‬م) ‪ :‬وتتميز هذه الحقبة الزمنية بظهور الحاسبات الضخمة مثال‬

‫(‪)1946 ENIAG‬‬

‫‪ -‬حاسبات الجيل الثاني (‪ 1963 -1956‬م) تتميز هذه الحقبة بظهور لغة البرمجة‬

‫‪)CABAL ( -‬‬

‫‪ -‬حاسبات الجيل الثالث (‪ 1974-1963‬م) وتميزت هذه المرحلة تحسين ‪ DOS‬واستعمال األقراص‪.‬‬

‫المبحث الثالث‪ :‬مكونات الحاسوب والبرامج المستعملة‬

‫‪(Hard‬‬ ‫)‪ware‬‬ ‫المطلب األول‪ :‬مكونات الحاسوب‬

‫من المعلوم أن نظام الحاسوب يتكون من جزئيين هما ‪:‬‬

‫✓ المعدات )‪(Hard ware‬؛‬

‫✓ البرمجيات )‪.(Soft ware‬‬

‫وفي هذا المطلب سنتطرق إليها في بالتفصيل في الجزاء األول من نظام الحاسوب‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫‪1‬‬
‫‪)input‬‬ ‫(‪Devices‬‬ ‫أوال ‪ :‬وحدات اإلدخال‬

‫هي األجهزة الطرفية التي تستخدم إلدخال البيانات للحاسوب من اجل معالجتها وهي التي تخير الحاسوب‬

‫بماذا سوف يعالج ‪:‬‬

‫لوحة المفاتيح (‪ )Keyboard‬وتعتبر لوحة المفاتيح من أكثر الوحدات إدخال واستخداما‪.‬‬

‫الفأرة )‪ (mouse‬يبدأ استخدام الفأرة عند ظهور نظام التشغيل ويندوز حيث تستخدم في واجهات‬

‫التطبيقات الرسمية مما تسهل عملية اإلدخال‪.‬‬

‫الماسح الضوئي (‪ : )Scanner‬وهو عبارة عن جهاز يقرءا المستندات أو أي مادة مطبوعة كالرسامات‬

‫والصور ويحولها إلى ملفات يمكن التعامل معها‪.‬‬

‫القلم الضوئي (‪ : )Lihtpen‬يتم استخدامه للتأثير على الشاشة وغالبا يتم استخدامه الختيار القوائم‬

‫واألوامر الموجودة داخلها‪.‬‬

‫الميكروفون (‪ : )micrphone‬يتم نقل حديث المستخدم أو صوت مسجل الحاسوب من خالل هذا‬

‫الجهاز واصب حاالن هماك نظم وبرمجيات حديثة تنتج لك تسجيل صوتك وعندما يتعرف الحاسوب عليه‬

‫من خالل البرنامج‪ ،‬تقوم في المرة القادمة التحدث إليه ويقوم بطباعة بدال عنك‪.‬‬

‫كاميرات الويب (‪ : )Web camera‬هي كامي ار صغيرة رقمية تركب على شاشة الحاسوب ويتم أيضا‬

‫تنزيل البرنامج الخاص بها على القرص الصلب ليتم من خاللها مشاهدة الشخص المتصل عبر برنامج‬

‫االتصال الخاصة باالنترنيت‪.‬‬

‫‪ -1‬عبد هللا مرمي‪ ،‬الشامل يف احلاسوب‪ .‬عمان‪ ،‬دار وائل لنشر وتوزيع‪ ،‬ط ‪ ،2005 ،1‬ص ‪.26‬‬

‫‪9‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫مشغالت األقراص ‪ :‬عبارة عن وحدات إدخال عند تخزين البينان عليها كما تعتبر وحدات إخراج عند‬

‫استرجاع هذه البيانات‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫ثانيا ‪ :‬وحدات اإلخراج (‪)Output devices‬‬

‫وهي الوحدات التي يتم من خاللها نتائج المعالجة لذلك‪ ،‬فهي تخير المستخدم بنتيجة المعالجة عن‬

‫طريق جعلها قابلة للقراءة والعرض‪.‬‬

‫كما تحتوي وحدات اإلخراج على ذاكرة متطايرة تقوم بحفظ المعلومات‪.‬‬

‫من أهم وحدات اإلخراج ما يلي ‪:‬‬

‫الشاشة ‪ :‬تسمى أيضا شاشات العرض المرئية (‪ )VID DISPLAY UNITS( )VDU‬وتسمى‬

‫ايضا المرقاب (‪ )monitors‬تستخدم الشاشة لعرض البيانات على الشاشة بطريقة واضحة للمستخدمين‬

‫وأيضا من متابعة ما يجرى من معالجات داخل الحاسوب‪.‬‬

‫الطابعة ‪ :‬تستخدم إلخراج الوثائق وهي متعددة من حيث السرعة والحجم والكثافة؛‬

‫السماعات ‪ :‬الستخراج األصوات وهي توجد مع الحاسوب بشكل منفصل عنه وتوضع بجانبه أو ضمن‬

‫الجهاز الداخلي وهي من المكونات القياسية للحاسوب‪.‬‬

‫المنسقات الصوتية‪ :‬نتيجة التطور في البرمجيات أصبح أالن تسجل الصوت‪ ،‬وتقوم البرمجيات‬

‫المختصة بقراءته نيابيا عنك فيمكنك تسجيل شرائح بوربونت عن طريق الميكروفون ومن ثمة عرضه مع‬

‫قراءته من خالل البرنامج‪.‬‬

‫‪ - 1‬عبد هللا مرمي‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.30‬‬

‫‪10‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫مشغالت األقراص (‪ : )Disk Drive‬وهو عبارة عن جهاز يتم وصله مع الحاسوب ويتم عرض ثم‬
‫أخرجه على الشاشة في لوح كبير ويستخدم في التعليم وتقديم العروض والندوات‪.‬‬

‫ثالثا ‪ :‬وحدات المعالجة المركزية (‪)Central processing Unite‬‬

‫ويتم تركيب وحدة المعالجة المركزية داخل الحاسوب على لوحة األم‪.‬‬

‫ـ ـ تعتبر وحدة المعالجة المركزية هي عقل الحاسوب ‪.‬‬

‫ـ ـ تعتبر وحدة المعالجة المركزية المحدد الرئيسي لسرعة الحاسوب الكلية ومن بين وظائفها المسؤولية‬
‫عن التشغيل الجيد لنظام التشغيل والبرمجيات التطبيقية مثل ‪ ...Excel Word‬الخ وبعبارة أدق فان هي‬
‫المسؤولة عن كافة المعلومات الخاصة بالمعالجة سواء كانت حسابية أو منطقية‪ ،‬حيث تربط هذه الوحدة‬
‫بالذاكرة وهي متكونة من ثالثة أجزاء‪:‬‬

‫• وحدة الحساب والمنطق؛‬

‫• وحدة الذاكرة الرئيسية؛‬
‫• وحدة التحكم‪.‬‬

‫كما توجد نوعين من الذاكرة ‪:‬‬

‫‪Randon accés memorez‬‬ ‫‪ -1‬الذاكرة الميتة ‪RAM‬‬

‫يتم تحميل نظام التشغيل داخلها عند بدا تشغيل الجهاز كما تحمل داخلها البرامج التي يتم تسجيلها لبدء‬
‫العمل معها كذلك‪ ،‬فانها تحتفظ بنتائج معالجة البيانات احتفاظا مؤقتا‪.‬‬

‫‪RAM‬‬ ‫‪-2‬الذاكرة الحية ‪Read only memory‬‬

‫هذه الذاكرة دائمة بمعنى أنها ال تزول بمجرد انقطاع التيار الكهربائي كما في الذاكرة ‪ RAM‬ومن أهم‬
‫وظائفها أنها تخزن داخلها البرمجيات الالزمة لبدء تشغيل الجهاز‪ ،‬حيث يتم برمجيتها من قبل الشركة‬
‫المصنعة ‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫رابعا ‪ :‬وحدات التخزين الثانوية‬

‫وتسمى أيضا الذاكرة الثانوية وتستخدم لتخزين البيانات‪ ،‬تخزين دائما يعكس الذاكرة الرئيسية وتعتبر ذاكرة‬

‫مؤقتة ومن األمثلة عليها ‪:‬‬

‫• األقراص الصلب الداخلية والخارجية؛‬

‫• مشغل األقراص المرن؛‬
‫• مشغالت األقراص المدمجة‪ ،‬الضوئية‪ ،‬األقراص الرقمية المتعددة ‪.CD/DVD‬‬

‫‪1‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬أنواع البرمجيات (‪)Soft ware‬‬

‫بعد التحدث على مكونات الحاسوب المادية وجزاؤه البد من التحدث عن البرمجيات وأنواعها حيث‬

‫هي المكون الرئيسي األخر لنظام الحاسوب‪ ،‬وكما بينا سابقا فان الحاسوب ال يعمل بدونها‪.‬‬

‫البرمجيات (‪: )Soft ware‬هي مجموعة من التعليمات التي تمكن المستخدم من التفاعل مع‬
‫الكمبيوتر ولها أنواع تتمثل في برامج النظام وبرامج البرمجة والبرامج التطبيقية ووظائفها توفير التعليمات‬
‫األجهزة وال يخلو من الفشل منهجيا والبرنامج ليس له معدل فشل متزايد وهو متين ال يتآكل ولكن مع مرور‬
‫الوقت‪ ،‬قد تظهر أخطاء في البرنامج والتي يمكن تصحيحها وهي ذات طبيعة منطقية بطبيعتها أنواع‬
‫البرمجيات ‪ :‬النوعان الرئيسيان من برامج الحاسوب هما ‪:‬‬

‫▪ برمجيات التطبيقات ‪.Application software‬‬

‫▪ برمجيات النظام ‪.System software‬‬

‫كما يوجد آخران هما ‪:‬‬

‫▪ برمجيات البرمجة ‪.Programming software‬‬

‫▪ برمجيات التشغيل )‪.(software‬‬

‫‪ -1‬مصطفى بنقطب‪ motaber.com/software/،‬على الساعة ‪. 2023/06/09 ، 15:51‬‬

‫‪12‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫تختلف الكمبيوترات من حيث النوع والشكل والحجم وذلك حسب تكنولوجيتها‪ ،‬وقد ظل ومازال هذا‬
‫االختالف قائما ومرافقا لها عبر األجيال التي قطعتها إلى يومنا هذا فمنها من تتطلب قاعة كبيرة مكيفة‬
‫ومجهزة بكل ما تستحقه من وسائل وأدوات كاألنظمة الكبيرة‪ ،‬هذا وقد صنفها المختصون في هذا الميدان‬
‫إلى ستة أصناف هي ‪:‬‬

‫‪ .1‬األنظمة الكبيرة؛‬
‫‪ .2‬الكمبيوترات الصغيرة؛‬
‫‪ .3‬الكمبيوترات المصغرة أو الشخصية؛‬
‫‪ .4‬الكمبيوترات المحمولة؛‬
‫‪ .5‬كمبيوترات الجيب؛‬
‫‪ .6‬الكمبيوترات المنزلي أو العائلي‪.‬‬

‫وتنقسم من حيث الوظائف إلى ‪:‬‬

‫حواسيب مهنية؛‬ ‫‪.1‬‬

‫حواسيب ترقيمية؛‬ ‫‪.2‬‬
‫حواسيب مكتبية؛‬ ‫‪.3‬‬
‫حواسيب مركزية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬

‫المطلب الثالث ‪ :‬الهدف من استعمال الحاسوب‬

‫بإمكاننا حصر الهدف من استعمال الحاسوب في فوائد مباشر وغير مباشرة‬

‫‪ -1‬فوائدها ‪:‬‬

‫✓ سرعة تنفيذ العمل ‪ :‬معظم أجهزة اإلعالم اآللي يمكننا أن ننجز المعلومات المدخلة والعمليات الحسابية‬
‫وإعطاء المعلومات الناتجة عنها في وقت قصير‪.‬‬
‫✓ الدفة ‪ :‬تعمل الحاسبات اآللية بالدوائر االلكترونية المتقدمة لهذا فإذا تمت برمجة الحاسب بطريقة‬

‫صحيحة وأدخلت بطريقة سليمة فان دفة تكون مؤكدة‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬
‫✓ قدرة التخزين العالية ‪ :‬لها قدرت تخزين عالية بحيث يمكننا تخزين ماليين من مفردات البيانات وكذا‬

‫تخزين المعلومات والبرامج على وسائط‪ ،‬األقراص‪.‬‬

‫ونتيجة لهذا فان المعلومات التي كانت تخزن من قبل يدويا في األرشيف يمكن تخزينها على وحدات قليلة‬

‫على الحاسب اآللي بحيث يمكن لوصول إليها عند الحاجة وفي أسرع وقت‪.‬‬

‫إيجابيات وسلبيات الحاسوب‬

‫‪1‬‬
‫الجدول رقم(‪ :)2‬جدول رقم ‪ : 02‬يبين ايجابيات وسلبيات‬

‫التأثيرات السلبية‬ ‫التأثيرات االيجابي‬

‫‪ -‬اإلدمان على االنترنت‬
‫ظهور فيروسات تعوق الجهاز‬
‫‪ -‬ارتفاع نسبة البطالة الناتجة عن تعويض‬
‫الكمبيوتر‬
‫‪ -‬استعماله في تضيع الوقت في كثر من‬
‫األلعاب المسلية‬
‫‪ -‬سرعة البحث عن المعلومات‬
‫‪-‬‬ ‫‪ -‬سرعة المعالجة وإظهار النتائج في وقت قصير‬
‫‪ -‬الحركة والدقة في إجراء العمليات الحسابية‬
‫والنطقية وحل المشاكل العويصة والمعقدة‬
‫‪ -‬تخزين المعلومات وفحصها وتحديثها‬
‫‪ -‬استعمال الكمبيوتر في مختلف مجاالت المجتمع‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫‪ -1‬عمر قاضي ‪ ،‬اإلعالم اآللي للمبتدئين والمبرمجين‪ ،‬الجزائر‪ :‬دار هومة ‪ ، 2003 ،‬ص‪ -‬ص ‪. 192 -191 ،‬‬

‫‪14‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة اإلعالم اآللي‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫خالصة الفصل األول‬

‫نستخلص من هذا الفصل أن اإلعالم اآللي أصبح ال غنى عنه في شتى المجاالت يعد أهم ما‬

‫وصلت إليه التكنولوجيا الحديثة اليوم وما أحدثه من تغير ملحوظ على الحياة العلمية والعملية من سرعة‬

‫فائقة في انجاز أي عمل عبر السنوات والمراحل التي مر بها‪ ،‬وانعكاسه على حياتنا وعلى مجتمعنا إذ‬

‫أصبح له دور فعال وكبير في انجاز األعمال المكتبية ومن بينها السكرتارية التي احدث فيها تغير جذراي‬

‫في تسيير أعمال السكرتارية بطريقة حديثة وال تخلو أي إدارة أو سكرتارية من تجهيز الكمبيوتر لتدير به‬

‫إدارتها فأصبح ضرورة حتمية‪ ،‬وكغيره من المجالت األخرى فإنه ال يخلو من األخطاء له ايجابيات وله‬

‫سلبيات وعلى هذا األساس تم اإلجابة على التساؤل الثاني والتأكد من صدق الفرضية األول‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الفصل الثاني ‪:‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة‬
‫السكرتارية‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫تمهيد‬

‫إن التطور الكبير في نظام العمل المكتبي وأجهزته خالل السنوات القليلة الماضية يعطي صورة صادقة‬

‫لمدى اهتمام مختلف الدول باألدوات المقدمة‪ ،‬بوظائف السـ ـ ـ ـ ـ ـ ــكرتارية‪ ،‬ضـ ـ ـ ـ ـ ـ ــرورة العناية ب ها في مختلف‬

‫المجاالت والتخصـصــات‪ ،‬تعتبر الســكرتارية من أهم األعمال في المؤسـســة فهي حلقة وصــل بين المصــالح‬

‫والمكاتب اإلدارية العامة‪.‬‬

‫المبحث األول‪ :‬ماهية السكرتارية‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف السكرتارية‬

‫‪ /1‬تعريف السكرتارية ‪:1‬‬

‫التعريف اللغوي‪:‬‬

‫السكرتارية لفظ من اللغات األجنبية فهي كلمة فرنسية تنقسم إلى قسمين هما ‪:‬‬

‫• (‪ )secret‬والتي تعني السر‪.‬‬

‫• (‪ )taria‬التي تعني اإلدارة القلب النابض للمؤسسة وذلك ألهمية نشاطها وتواجدها في‬

‫جميع المؤسسات ولكن هناك عدة أنشطة ‪.‬‬

‫‪ - 1‬بن عمارة الطيب ‪،‬دور اإلعالم اآليل يف أعمال السكراترية ‪،‬مذكرة خترج الستكمال متطلبات نيل شهادة تقين سامي أمانة املديرية ‪،‬املعهد الوطين املتخصص يف التكوين‬
‫والتعليم املهنيني العقيد حممد شعباين مسعد ‪،‬دفعة ‪ ، 2018/2020‬ص ‪. 8‬‬

‫‪17‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫ولذلك فان كثي ار من مؤسساتنا تطلق اسم (كاتم السر) أو(أمين السر)على من يقوم بأعمال السكرتارية‬

‫‪1‬‬
‫بدال من أن تطلق عليه اسم (سكرتير)‪.‬‬

‫التعريف االصطالحي‪:‬‬

‫مصطلح السكرتارية يطلق على مجموعة العاملين الذين يقومون بممارسة األنشطة ذات الطابع‬

‫المكتبي مثل العمل على تحرير وإعداد واستقبال وتصدير المرسالت ومعالجة االتصاالت‪ ،‬تنسيق المواعيد‬

‫واستقبال الزوار وتنظيم االجتماعات والحفظ وغيرها من األعمال بالتالي يمكن تعريف السكرتارية بأنه‬

‫الموظف الذي يتولى القيام بمهام األعمال المكتبية واإلدارية المستندة للرئيس من قديم حفظ الملفات‬

‫والمعلومات وأرشفتها وترتيب المواعيد‪ ،‬االجتماعات‪ ،‬تنظيم السفريات واستقبال الزوار وهو الشخص الذي‬

‫يعتمد عليه المسؤول في مهامه وانشغاالته‪ ،‬يتمتع بثقة رئيسه ويظل الساعد األيمن للمدير‪.‬‬

‫‪ -2‬صفات السكرتارية الناجح ‪:2‬‬

‫‪ -‬االنضباط والمتابعة؛‬

‫‪ -‬المسؤولية؛‬

‫‪ -‬الترتيب والتنظيم؛‬

‫‪ -‬التفويض والسلطة؛‬

‫‪ -‬الصبر وااللتزام؛‬

‫‪ - 1‬عبد اخلالق حجرية‪( ،‬أسرار التألق يف السكراترية العصرية)‪ ،‬لبنان‪ ،‬دار ابن احلزم‪ ،‬ط‪ ،2007 ،1‬ص‪.15‬‬
‫‪ - 2‬عائشة بوعيشة‪ ،‬دور السكراترية يف تصنيف الواثئق اإلدارية ‪ ،‬مذكرة خترج تدخل ضمن متطلبات نيل شهادة تقين سامي أمانة املديرية املعهد الوطين املتخصص يف التكوين‬
‫املهين الشهيد حممد سويسي ورقلة‪ ،‬دفعة فيفري ‪ ،2020‬ص‪-‬ص‪. 32-31 ،‬‬

‫‪18‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬المبادرة وروح االبتكار؛‬

‫‪ -‬النجاح و اإلرادة؛‬

‫‪ -‬فنون حسن التصرف‪.‬‬

‫المطلب الثاني ‪ :‬أنواع ووظائف السكرتارية‬

‫‪1‬‬
‫أ‪ -‬أنواع السكرتارية‬

‫الشكل رقم (‪ )1‬مخطط يمثل أنواع السكرتارية‬

‫انواع السكراترية‬

‫حسب معيار‬ ‫حسب معيار اجلهة اليت‬

‫مستوى اهمية‬ ‫حسب املعيار الزمين‬
‫العمل‬ ‫تقدم هلا اخلدمات‬

‫سكراترية‬
‫سكراترية عامة‬ ‫سكراترية دائمة‬
‫التنفيذي‬

‫السكراترية الفيئة (أ )‬ ‫سكراترية خاصة‬ ‫سكراترية مؤقتة‬

‫سكراترية الفئية (ب)‬ ‫سكراترية متخصصة‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫‪- 1‬بوعيشة‪،‬عائشة‪.‬دور السكراترية يف تصنيف الواثئق االدارية ‪ .‬تقني سامي ‪.‬مركز التكوين المهني الشهيد محمد سويسي ورقلة ‪.2020 . 2‬ص‪.22.‬‬

‫‪19‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫يمكن تقسيم السكرتارية إلى عدة أنواع حسب معيار التقسيم المستخدم‪:‬‬

‫أ‪ -‬معيار مستوى أهمية العمل الذي تقوم به‪:‬‬

‫يمكن القول إن السكرتارية وفقا لهذا المعيار ينطبق عليها تصنيف اإلدارة لوظائف السكرتارية على‬

‫النحو التالي ‪:‬‬

‫‪ .1‬السكرتارية التنفيذي أو المساعد اإلداري ‪ :‬ويؤدي سلسلة متكاملة من مهام السكرتارية اإلدارية‬

‫ألحد المسؤولين في اإلدارة العليا ويقوم بتولي مهام مصممة على مشاريع متكاملة بحيث يكون مسؤوال‬

‫مسؤولية تامة عن إنهائها في الوقت المحدد ومثال ذلك الشخص الذي يتولى مهام إعداد وإخراج التقارير‬

‫السنوية للمؤسسة ويتطلب ممن يشغل هذا المنصب معرفة تامة ومتعمقة بتعامالت المنظمة وبنيتها‬

‫التنظيمية وكذلك درجة إجادة عالية للمهارات الفنية المتخصصة‪.‬‬

‫‪ .2‬سكرتارية الفئة (أ) ‪ :‬ويمارس القائم بها نطاقا غير محدد من مهام السكرتارية لمسؤول واحد أو‬

‫أكثر من مسؤولي اإلدارة الوسطى‪ ،‬حيث يقوم بإعداد وتحرير المراسالت المعقدة أو ذات الطابع السري‬

‫والمهمة ويتطلب هذا من السكرتير معرفة تامة بسياسات المنظمة وإجراءات‪ ،‬يجب أن تتوفر فيمن يشغله‬

‫مهارات تفوق المعدل العادي واألعمال اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .3‬سكرتارية الفئة (ب) ‪ :‬ويمارس نطاقا محدود من مهام السكرتارية في المنظمات الصغيرة أو لدى‬

‫مشرف في المنظمة الكبيرة‪ ،‬حيث يقوم بتلقي التعليمات الواردة إليه عن طرق المالحظات المكتوبة أو عن‬

‫طريق أجهزة التسجيل واإلمالء ومن تم يقوم بتحريرها بالدقة والسرعة المطلوبين‪ ،‬كما يقوم باستقبال المكالمات‬

‫‪1‬‬
‫وفرزوها وجدولة المواعيد وتنظيم السفريات وحفظ األوراق والملفات الهامة‪.‬‬

‫‪ -1‬بوعيشة‪،‬عائشة‪ ،‬نفس املرجع السابق‪.‬‬

‫‪20‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫ب‪ -‬معيار الجهة تقدم لها خدمة السكرتارية نجد لدينا ‪:‬‬

‫‪ .1‬سكرتارية عامة‪ :‬وهي الوحدة التي تتولى تقديم كافة أو بعض خدمات األعمال المكتبية لكافة إدارات‬

‫المنظمة أو أيضا منها مثال نجد السكرتارية العامة في منظمة ما تقدم خدمتها المكتبية األعمال المتعلقة‬

‫بمهام السكرتارية)‪ ،‬إلدارة شؤون الموظفين واإلدارة المالية وقسم التدريب ووحدة الصيانة‪...‬الخ‪.‬‬

‫‪ .2‬سكرتارية خاصة‪ :‬وهي وحدة تتولى خدمات األعمال المكتبية (األعمال المتعلقة بمهام السكرتارية)‪.‬‬

‫‪ .3‬سكرتارية متخصصة ‪ :‬وهي الوحدة التي تتولى تقدم األعمال المكتبية (األعمال المتعلقة بمهام‬

‫السكرتارية) لنشاط تخصصي معين في منظمة ما ومثال ذلك السكرتارية الطبية أو السكرتارية التعليمية‪...‬‬

‫الخ‪.‬‬

‫ج‪ -‬المعيار الزمني‪:‬‬

‫‪-1‬سكرتارية دائمة ‪ :‬وهي عبارة عن وحدة موجودة بالهيكل التنظيمي للمنظمة تتولى القيام بالمهام‬

‫المكتبية لمساندة اإلدارات األخرى‪.‬‬

‫‪-2‬سكرتارية مؤقتة‪ :‬وهي عبارة عن وحدة يتم إنشاؤها لفترة محددة كي تتولى مهام األعمال الكتابية‬

‫لمساعدة إدارة ما أو شخص معين‪ ،‬فمثال يكون لدى المنظمة مشروع ما سيتم تنفيذه خالل فترة زمنية (سنة‬

‫أو اقل مثال) فتكون لهذا المشروع مجموعة من الوحدات يكون‪ ،‬من ضمنها وحدة للسكرتارية وتنتهي انتهاء‬

‫المشروع‪.‬‬

‫‪21‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬أعمال السكرتارية‬

‫المطلب األول‪ :‬العالقات العامة واالتصال‪ ،‬االجتماع‬

‫‪ -1‬تعريف العالقة العامة ‪:‬‬

‫يقصد بالعالقات تلك المعامالت التي تنشئها اإلدارة للحصول على ثقة عمالئها وموظفها والجمهور‬

‫بصفة عامة‪.‬‬

‫‪ -2‬أنواع العالقات العامة‪:‬‬

‫للعالقات العامة نوعان هما‪:‬‬

‫‪ -‬عالقة داخلية بين المدير والعمال؛‬

‫‪ -‬عالقات خارجية بين المدير والجمهور‪.‬‬

‫‪ -3‬دور العالقات العامة ‪:‬‬

‫تلعب العالقات دو ار أساسيا في إنجاح أي عمل تقوم به اإلدارة كما يلعب السكرتير في هذا المجال‬

‫دور رئيسا‪ ،‬إذ تعد الواجهة لهذه العالقات فهي أول من يستقبل الجمهور وأول من يرد على المكالمات‬

‫الهاتفية الخاصة برئيسها‪ ،‬كما يقع على عاتقه في بعض الحاالت أمر توجيه الجمهور ‪.1‬‬

‫‪ 1‬ـ بن عمارة ‪ .‬الطيب ‪ .‬دور االعالم االلي في اعمال السكرتير ‪ .‬تقني سامي امانة مديرية ‪ .‬المعهد الوطني المتخصص في التكوين والتعليم‬
‫المهني العقيد محمد شعباني مسعد ‪. 2020 .‬ص‪. 12‬‬

‫‪22‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬االتصال‬

‫أ‪ -‬تعرف االتصال‪:‬‬

‫يعتبر القلب النابض ألعمال المؤسسة الن من خالل وسائل يمكن للمؤسسة أن تتصل‬

‫بالجميع لذا فإن توفر وسائل في مصلحة السكرتارية ضرورة وهام باعتباره همزة وصل التي تربط المدير‬

‫‪1‬‬
‫بمصالح المؤسسة والمؤسسات األخرى‪.‬‬

‫• اتصال مباشر (شفوي)؛‬

‫‪2‬‬
‫• اتصال غير مباشر (كتابي)‪.‬‬

‫واالتصال عملية نقل واستقبال المعلومات وبدون االتصال ال يمكن أن تقوم المؤسسة خاصة مع‬

‫العاملين فاالتصال هام جدا ألي سكرتير والمدير الن اإلدارة تعني انجاز العمل من خالل الغير‪ ،‬وتستغرق‬

‫عملية االتصال اليومي نسبة تتراوح بين ‪ %75‬إلى ‪ %90‬من وقت العمل ويتفق ‪% 5‬من وقت االتصال‬

‫في الكتابة و‪% 10‬في القراءة و‪ % 35‬في التحدث و‪ %50‬في االتصال‪.‬‬

‫‪ 1‬ـ رومان حياة ’ عتيق ياقوت ‪ ،‬دور االعالم االلي في السكرتارية ‪ .‬تقني سامي ‪ .‬مركز التكوين المهني خليل عبد القادر ورقلة ‪ ، 2003 ،‬ص‬
‫‪.13‬‬
‫‪ -2‬بن عمارة الطيب‪ ،‬نفس المرجع ‪ ،‬ص ‪13‬‬

‫‪23‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬
‫‪1‬‬
‫ب‪ -‬عناصر االتصال‬

‫الشكل رقم (‪ :)2‬المخطط البياني يمثل عناصر االتصال‬

‫المستقبل‬ ‫وسيلة االتصال‬ ‫الرسالة‬ ‫المرسل‬

‫التغذية الرجعية‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫‪ .1‬المرسلة ‪ :‬هو مصدر المعلومات؛‬

‫‪ .2‬الرسالة ‪ :‬وهي الموضوع؛‬

‫‪ .3‬الوسيلة ‪ :‬وهي القناة تنقل بها الرسالة؛‬

‫‪ .4‬المستقبل ‪ :‬وهي الجهة التي توجه إليها الرسالة؛‬

‫‪ .5‬التغذية الرجعية ‪ :‬وهي إعادة الرسالة من المستقبل إلى المرسل إليه وهنا يالحظ الموافقة‬

‫أو الرفض‪.‬‬

‫‪ - 1‬موقع فكرة‪ ،http://www.fekera.com ،‬ما هي عناصر االتصال ‪. 2023/05/02 16:00، ،‬‬

‫‪24‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫ج‪ -‬وسائل االتصال ‪:‬‬

‫االتصال المباشر " الشفوي "‬ ‫‪-1‬‬

‫‪ -1-1‬الهاتف‪ :‬هو جهاز يمكن بواسطته االتصال بالغير بسرعة فائقة مهما كان بعد المسافة‬

‫الفاصلة بين المرسلين وله عدة أنواع ‪:‬‬

‫‪ -‬جهاز الهاتف العادي ‪ :‬هو جهاز عادي معروف لدى العام والخاص ومنتشر بكثرة ‪٬‬ويمكن بواسطته‬

‫االتصال بالغير و تلقى مكالمتهم‪.‬‬

‫‪ -‬جهاز الهاتفي المركزي المحول ‪ :‬هو جهاز كبير نسبيا متعدد األشكال واألنواع يوجد في مكان خاص‬

‫به ويشغله عون ذوي خبرة كافية كافية لما يتميز به هذا الجهاز من تعقيدات تسمح له بمعرفة المصدر‬

‫المكالمات الخارجية يجب أن تكون بواسطته‪.‬‬

‫‪ -‬جهاز الهاتف المحول ‪ :‬هو جهاز يمكن بواسطته االتصال المباشر بالغير أو تلقي مكالمة الغير ويسمح‬

‫بتحويل المكالمات إلى جهة قريبة ذات خطوط هاتفية مشتركة دون قطع المكالمات وذلك بالضغط على‬

‫أقفال خاصة‪.‬‬

‫‪ -‬استعمال الهاتف ‪ :‬إن التعامل مع الهاتف قد يراه البعض مهارة بسيطة ولكنها تحتاج لوعي وفهم حتى‬

‫انه قد تم إدراجها في الجامعة األمريكية ضمن دبلوم السكرتارية‪.‬‬

‫‪ -‬كيفية الرد على المكالمات الهاتفية واالتصال بالغير ‪:‬‬

‫‪ -‬التكلم بأسلوب هادئ وواضح؛‬

‫‪ -‬يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفا؛‬
‫‪ -‬السرعة باإلجابة والرد على الهاتف والتعريف بالمؤسسة؛‬

‫‪25‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬الحفاظ على سرية االتصال؛‬

‫‪ -‬تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقا؛‬
‫‪ -‬عدم استخدام الهاتف ألغراضه الشخصية؛‬
‫‪ -‬على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو المستقبل لها‪.‬‬

‫د‪ -‬أهمية االتصاالت الهاتفية ‪:‬‬

‫‪ -‬السرعة في نقل المعلومات؛‬

‫‪ -‬السرعة في انجاز األعمال؛‬

‫‪ -‬إعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره؛‬

‫‪ -‬الفاكس‪ :‬يتم بواسطته إرسال النصوص ويعتمد على األرقام باإلضافة إلى عملية طبع الرسائل؛‬

‫‪ -‬التلكس ‪:‬يقوم بنسخ الرسائل ويحتوى على ذاكرة بها كافة المعطيات واألوامر (الصورة رقم‪.)...‬‬

‫‪ -2‬االتصال الكتابي ‪:‬‬

‫‪ -‬المرسالت ‪:‬ال تكاد تخلو أي مؤسسة أو شركة من المرسالت‪ ،‬فتعتبر المحور األساسي الذي تدور‬

‫عليه تلك المعامالت‪ ،‬لذا يجب كتابتها وإنشاؤها بدقة ووضوح ومراعاة ما يلي ‪:‬‬

‫‪ ‬الوضوح في التعبير عن األفكار؛‬

‫‪ ‬تنسيق منطقي ألدلة؛‬

‫‪ ‬أسلوب واضح ودقيق‪.‬‬

‫‪26‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫• تعريف المرسالت ‪ :‬هي إحدى طرق االتصال الكتابي لتبادل المعلومات واألفكار وهذا من اجل‬

‫عقد الصفقات واالتفاقيات ولها ثالثة أنواع هي‪:‬‬

‫‪ ‬المرسالت اإلدارية؛‬

‫‪ ‬المرسالت للدولة؛‬

‫‪ ‬المرسالت التجارية‪.‬‬

‫‪ -3‬االستقبال ‪:‬هو استقبال الزوار أو العميل الذي يأتي إلى مكتبك إما طالبا لخدمة أو مستفسر عن‬

‫معلومة أو توجيه إلى احد المصالح‪ ،‬ويعتبر االستقبال من بين المهام الرئيسية التي يجب إن تتوليها‬

‫السكرتيرة أهمية قصوى ألنه يعتبر واجهة مكتب ومرآة كفاءة السكرتير التي تنقلها لآلخرين وانعكاس التواصل‬

‫الجيد مع الجمهور فيعتبر اقوي أسباب نجاح في عملها نتيجة االنطباع األول‪.‬‬

‫‪ -4‬االجتماعات ‪:‬‬

‫‪ -1-4‬تعريف االجتماعات ‪ :‬هو عبارة عن لقاء يضم مجموعة أشخاص تجمعهم روابط مشتركة تتمثل‬

‫في االهتمامات المشتركة والمعارف والخبرات المتشعبة التي تتصل بموضوع محدد ويهدف هذا االجتماع‬

‫إلى أحداث نوع التفاعل الجماعي يقصد به تحقيق هدف ما‪.‬‬

‫‪ -4-3‬دور السكرتيرة اتجاه االجتماعات ‪ :‬للسكرتير دور فعال وواضح ومحدد في تحضير لالجتماع قبل‬

‫االجتماع بأيام عديدة وتستمر إلى غاية انتهاء االجتماع لمتابعة الق اررات بفترة زمنية ليست بالقليلة ‪.1‬‬

‫‪ -1‬خرباء مراكز اخلربات املهنية لإلدارة‪ ،‬نفس املرجع ‪ ،‬ص ‪.50‬‬

‫‪27‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫تحرير المرسالت اإلدارية‬

‫‪ -1‬تعريف البريد‪ :‬هو احد وسائل االتصال المكتوبة وله داللة إثبات وأهمية كبيرة في مجال العمل‬

‫المكتبي فان السكرتير يوليه اهتماما كبي ار سواء في المؤسسات الكبيرة أو الصغيرة يوميا‪.‬‬

‫‪ -2‬أهمية دراسة البريد ‪:‬‬

‫‪ -‬وجود تراكم قدر كبير من المرسالت لعدم وجود شخص معين لتوزيع ومعالجته‪.‬‬

‫‪ -‬ضياع الوقت والجهد؛‬

‫‪ -‬كثرة استالم وتسليم البريد؛‬

‫‪ -‬عدم وجود معايير محددة‪.‬‬

‫أ‪ -‬معالجة البريد الوارد ‪:‬نتبع الخطوات التالية ‪:‬‬

‫‪ .1‬التصنيف والفرز؛‬

‫‪ .2‬فتح المظاريف؛‬

‫‪ .3‬إخراج المحتوى للفحص؛‬

‫‪ .4‬ختم الرسائل؛‬

‫‪ .5‬تقديم البريد؛‬

‫‪ .6‬توزيع البريد‪.‬‬

‫‪28‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫ب‪ -‬معالجة البريد الصادر ‪ :‬تقوم السكرتير بإعداد المرسالت الالزمة سواء بتوجيه من المدير أو بناء على‬

‫المطلوب‪ ،‬تتم كتابة الرسائل من أصل عدة صور حسب الحاجة ويقوم المدير بمراجعتها والتوقيع عليها‬

‫وبعدها يسجلها السكرتير على النحو التالي ‪:‬‬

‫‪ -‬موضوع الرسالة؛‬

‫‪ -‬رقم الرسالة؛‬

‫‪ -‬عنوان المرسل إليه كامل‪.‬‬

‫ويوجد نوعين من البريد الصادر هما ‪:‬‬

‫‪ .1‬البريد الداخلي؛‬

‫‪ .2‬البريد الخارجي‪.‬‬

‫ج ـــ ترتيب وتصنيف الملفات وحفظها‪.‬‬

‫‪ -)1‬التصنيف ‪ :‬وهو عملية تتبع في الترتيب الوثائق والمستندات وجميع المرسالت المتشابهة مع بعضها‬

‫للوصول إليها بسهولة وسرعة ممكنة عند الحاجة إليها إما على أساس الطريقة الموضوعية أو طريقة‬

‫‪1‬‬
‫الجغرافية‪.‬‬

‫طرق التصنيف ‪:‬له عدة طرق وهي‬

‫‪ .1‬الطريقة الموضوعية‪.‬‬

‫‪ .2‬الطريقة الجغرافية‪.‬‬

‫‪ -1‬رومان حياة و عتيق ايقوت ‪،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪26‬‬

‫‪29‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ .3‬الطريقة العشرية‪.‬‬

‫‪ )2‬الترتيب ‪ :‬يقصد به ترتيب الوثائق داخل الملف الواحد بغيت الوصول اليها بسهولة‬

‫طرق الترتيب ‪:‬‬

‫‪ -‬الطريقة األبجدية؛‬

‫‪ -‬الطريقة العددية؛‬

‫‪ -‬الطريقة األبجدية العددية؛‬

‫‪ -‬الطريقة الزمنية‪.‬‬

‫‪-3‬الحفظ ‪:‬‬

‫هو عملية ترتيب وتخرين الوثائق والمستندات والمرسالت بجميع أنواعها وبنظام يضمن سالمتها‬

‫من جهة وعملية الرجوع إليها وله عدة طرق هي ‪:‬‬

‫❖ الحفظ األفقي؛‬

‫❖ الحفظ األفقي العمودي؛‬

‫❖ الحفظ المعلق ذو الرؤية العلوية؛‬

‫❖ الحفظ المعلق ذو الرؤية الجانبية‪.‬‬

‫‪30‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫المبحث الثالث ‪ :‬ماهية التسيير وعالقته باإلعالم اآللي والسكرتارية‬

‫المطلب األول ‪ :‬ماهية التسير‬

‫ال يختلف شخصان عن أهمية اإلعالم اآللي في تطوير المن والقطاعات المتنوعة والمختلفة وكذا‬

‫المؤسسات بجميع أنواعها ومدى االرتباط الوثيق بين اإلعالم اآللي والبنية األساسية للمؤسسات‪.‬‬

‫مساهم اإلعالم اآللي شملت كل الوظائف والمجاالت وأبرزها السكرتارية وتسيير أعمال السكرتارية‬

‫خاصة في معالجة البيانات أليا باستخدام البرمجيات المتخصصة والحصول علي المعلومات بمساهمة‬

‫االنترنت‪.‬‬

‫‪ )1‬تعريف التسيير ‪ 1:‬للتسيير أكثر من مفهوم واحد مما جعل له أكثر من تعريف لقد عرف على انه‬

‫مجموعة من الميكانميزمات اآلليات التي يتم إنتاجها لتحديد مسار منظمة ما بما يخدم أهدافها كما يعرف‬

‫التسيير على انه طريقة عقالنية من اجل التنسيق ما بين الموارد البشرية والمالية والمادية بغرض تحقيق‬

‫األهداف المرسومة وتتم هذه الطريقة حسب التخطيط والتنظيم واإلدارة والرقابة للعمليات ‪.‬‬

‫كما يعرف علم التسيير على انه العملية التي من خاللها يتم تنفيذ غرض معين واإلشراف عليه فهو‬

‫عملية التخطيط والتنظيم واتخاذ القرار‪ ،‬التحفيز‪ ،‬القيادة والرقابة التي تمارس بهدف حصول المنظمة أو‬

‫المؤسسة على الموارد البشرية والمعلوماتية‪ ،‬المالية ثم مزجها‪ ،‬توحيدها ثم تحويلها لخريجات بكفاءة وفعالية‬

‫لتحقيق األهداف والتكيف مع البيئة‪.‬‬

‫‪ - 1‬دريش شيماء‪ ،‬اإلعالم اآليل وعالقته بتسيري أعمال السكراترية ‪ ،‬املعهد الوطين املتخصص يف التكوين والتعليم املهنيني سلطاين عبد القادر ورقلة‪ ،‬دفعة مارس ‪ ،2022‬ص‬
‫‪. 59‬‬

‫‪31‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ )2‬خصائص علم التسيير بالسكرتارية ‪ :1‬السكرتارية عنصر فردي إنساني وظيفي في المؤسسة تقوم على‬

‫أسس مهمة تشمل التنظيم التنسيق وغيرها من المهام‪ ،‬يربط بينها التسيير الحسن في المنظمة ‪:‬‬

‫❖ يعتبر التسيير نشاط إنساني يتميز بالشمول والترابط ‪.‬‬

‫❖ يعد كالحلقة الدائرية التي تبدأ بوضع األهداف أي التخطيط وتنتهي بالرقابة‬

‫❖ يعتبر بمثابة جهاز المؤسسة وبالتالي عملية منتجة يتم من خاللها الحصول على الخدمات‬

‫والسلع‬

‫❖ يعتبر العنصر األساسي اإلنساني أو األفراد في العمل ‪.‬‬

‫❖ يظهر مع وجود العمل األساسي‬

‫❖ يعتبر التسيير علما كونه يستخدم األسلوب العلمي في معالجة المسائل‬

‫‪2‬‬
‫المطلب الثاني ‪ :‬دور اإلعالم اآللي في اإلدارة والتسيير‬

‫يمكن تلخيص أهم ميادين التسيير التي يلعب اإلعالم اآللي فيها دو ار أساسيا فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬المتابعة (األفراد‪ ،‬المخزونان ‪ ،‬الفواتير‪ ،‬األرشيف ‪ ...‬الخ)؛‬

‫‪ -‬المساعدة في إدارة الق اررات بناء على المعلومات التي تقدمها البرامج إحصائيات‪،‬مستويات‪...‬الخ؛‬

‫‪ -‬الحفاظ على األرشيف وسهولة استخدامه؛‬

‫‪ -1‬دريش شيماء ‪ ،‬نرجع سابق ‪ ،‬ص ‪. 59‬‬

‫‪ -2‬دريششيماء ‪ ،‬نفس المرجع ‪ ،‬ص ‪61‬‬

‫‪32‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬استغالل الشبكات الداخلة (‪ )LAN‬في تبادل المعلومات بين مختلف قطاعات المؤسسة؛‬

‫‪ -‬االستغالل األمثل لألعالم اآللي في التسيير عامة السكرتارية خاصة‪.‬‬

‫‪ -3‬االستغالل األمثل لإلعالم اآللي في التسيير عامة والسكرتارية خاصة ‪:‬‬

‫أ‪ -‬اإلمكانية المطلوبة ‪:‬‬

‫الوسائل المادية ‪ :‬وتتمثل هذه الوسائل المادية في العتاد االلكتروني ‪:‬‬

‫❖ حواسيب؛‬

‫❖ طابعات؛‬

‫❖ البرامج؛‬

‫❖ البرامج الخاصة بالتسيير؛‬

‫❖ قواعد بيانات خاصة بكل حالة‪.‬‬

‫ب‪ -‬المتطلبات البشرية ‪:‬‬

‫هنا يأتي أو يتجسد دور السكرتير ‪:‬‬

‫مشغلي أجهزة على دراية بتشغيل الجهاز وكتابة المعلومات وغيرها من المهام؛‬ ‫❖‬

‫مسيرين مهتمين و قادرين على االستفادة من البرامج المخصصة لمؤسستهم‪.‬‬ ‫❖‬

‫‪33‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪-4‬دور التسيير في نجاح وتطوير اإلدارة بواسطة اإلعالم اآللي ‪ :1‬إن عملية إدخال اإلعالم اآللي في‬

‫اإلدارة تتوقف بالدرجة األولى على مسيري المؤسسات ومدى حماسهم الستغالل هذه التقنية واالستفادة منها‪،‬‬

‫لتطوير مؤسساتهم ويرجع كذلك لمدى فهمهم لضرورتها في التسيير وما ستوفره لهم من ربح للوقت وسهولة‬

‫ويسر في العمل واقتصاد لإلمكانيات المادية والبشرية ولذلك عليهم ‪:‬‬

‫❖ االطالع على تقنية اإلعالم اآللي وفوائدها المختلفة‪.‬‬

‫❖ البحث في كيفية استغالل اإلعالم اآللي طبقا للظروف واإلمكانيات المتوفرة‪.‬‬

‫❖ تشجيع المشغلين التابعين للمؤسسة؛‬

‫❖ بذل جهد لتعلم تشغيل الحاسوب وكيفية التعامل معها لالطالع عن قرب على أهمية استغاللها‬

‫في التسيير‪.‬‬

‫‪-5‬دور اإلعالم اآللي والتسيير الحسن في الحفظ ‪ :2‬إن تامين المعلومات هو إحدى المشاكل التي الزالت‬

‫تشغل بال المختصين والمشغلين على حد سواء وذلك نتيجة لما تتعرض له المعلومات من تلف وضياع‬

‫ولذلك أصبح ضروريا اخذ الحيطة والحذر في التعامل مع المعلومات بإتباع طرق التامين التالية ‪:‬‬

‫التامين من الضياع ‪ :‬ويشمل ‪:‬‬

‫‪ -‬حفظ المعلومات على أدوات الحفظ المخلفة (أقراص مضغوطة‪ ،‬أقراص مرنة ‪...‬الخ)‬

‫‪ -‬حفظ المعلومات وأرشفتها دوريا على حسب أهمية المعلومات‬

‫‪ -1‬دريش شيماء ‪ ،‬مرجع سايق ‪ ،‬ص ‪62‬‬

‫‪ -2‬دريش شيماء ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪62‬‬

‫‪34‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫‪ -‬حماية األجهزة من التلف وذلك بواسطة أجهزة الحماية (معدل التيار ‪ ...‬الخ )‬

‫التامين من القرصنة ‪:‬ويشمل‬

‫‪ -‬استعمال كلمات المرور (كلمة السر)؛‬

‫‪ -‬استخدام طرق الوقاية من الفيروسات (تقسم القرص الصلب ‪،‬مراقبة األقراص ‪...‬الخ)؛‬

‫‪ -‬استخدام مضادات الفيروسات في حالة عدوى الجهاز‪.‬‬

‫‪35‬‬
‫اإلطار النظري لدراسة السكرتارية‬ ‫الفصل الثاني ‪:‬‬

‫خالصة الفصل الثاني ‪:‬‬

‫من خالل ما سبق يمكن القول أن السكرتارية تعتبر من إحدى الوظائف المهمة ومن بين أهم األجهزة‬

‫األساسية لتسيير العمل بالمؤسسة‪ ،‬والقلب النابض الذي يضمن ديمومة المؤسسة فهي بالتواصل الخارجي‬

‫بين المؤسسة واإلدارات العمالء‪ ،‬الزبائن والتنسيق بين مختلف المصالح داخليا تعد وسيلة ربط دائمة‪ ،‬مميزة‬

‫فهي جزاء ال يتجزءا من التنظيم اإلداري ألي مؤسسة وتكتمل صورة جهاز السكرتارية باحتوائها على‬

‫الموظف الذي يسمى بالسكرتير (ة) الذي يتولى القيام باإلعمال المكتبية واإلدارية‪ ،‬إذ كانت في وقت مضى‬

‫ليس لها أهمية كبيرة لكن مع التقدم التكنولوجي اليوم وما يصاحبها من أعمال مكتبية متطورة وكذا‬

‫االستخدام لوسائل حديثة‪ ،‬أصبح لهذا االختصاص دور فعال في إنجاح أي مدير أو مؤسسة أو شركة‬

‫وتفرعت من هذا االختصاص اختصاصات أخرى أصبحت تدرس في المعاهد والجامعات‪ ،‬أيضا يمكننا‬

‫استنتاج بان اإلعالم اآللي اليوم أصبح ال غنى عنه اليوم في ميدان التسيير حيث تتنافس المؤسسات‬

‫العمومية والخاصة على اقتناء احدث البرامج المتعلقة بالتسيير وتقوم بتجنيد فرق من المهندسين والخبراء‬

‫إلعداد البرامج التي تتناسب مع مجال عملها ولذلك فانه على جميع المسرين أن ينتبهوا ألهمية هذه الوسيلة‬

‫التي تعتبر إحدى عالمات التطور ويبذلوا أقصى جهودهم من اجل استغاللها داخل مؤسساتهم‪.‬‬

‫ومن خالل ما تقدم اجبنا على التساؤل األول‪ ،‬تم التأكد من صحة الفرضية الثاني‪.‬‬

‫‪36‬‬
 ‫الفصل الثالث‬
‫الدراسة التطبيقية‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫تمهيد‪:‬‬

‫بعد الدراسة التطبيقية‪ ،‬من اجل مقارنة ما يجب أن يكون وما هو كائن اخترنا سكرتارية المدير‬

‫بمعهد التكوين العالي شبه طبي كمحل لدراسة التطبيقية‪ ،‬بحيث تعرفنا على المؤسسة ومصالحها ‪،‬ذلك‬

‫لغرض العالقة التي تربطها بأمانة المدير محل دراستنا وارتكزنا في الدراسة على مجال اإلعالم اآللي‬

‫واستعماله وحسن استغالله‪.‬‬

‫‪38‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫المبحث األول‪ :‬تقديم مؤسسة محل الدراسة‪.‬‬

‫المطلب األول‪ :‬نشأة المعهد‬

‫أنشـ ـأ المعهد الوطنـــــي التكويـــــن العالــــي شبــــه طبــي ورقلــــة بموجب المرسوم التنفيذي رق ـ ـ ـ ـم ‪79/73:‬‬

‫الم ـ ـ ـؤرخ ف ــي‪ 1973/06/05‬والذي تم تعديله بالمرسـ ـ ـوم التنفيذي رقم‪ 92/11‬المؤرخ في ‪2011/02/24 :‬‬

‫والذي يقضي بتحويل مدارس التكوين شبه طبي إلى معاهد وطنية للتكوين العالي شبه طبي‪ ،‬وقد افتتح‬

‫أبوابه خالل السنة الدراسية ‪ 1975/1976‬وتخرجت منه أول دفعة سنة ‪ 1977‬والتي كانت تغطي احتياجات‬

‫المؤسسات الصحية للجنوب الشرقي من المستخدمين شبه طبيين في التمريض العام والمخبر واألشعة‬

‫والقابالت والمساعدين في التمريض‪.‬‬

‫‪39‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة الصحة والسكان وإصالح المستشفيات‬

‫المعهد الوطني للتكوين العالي شبه طبي بورقلة‬

‫العنوان ‪ :‬شارع سي الحواس ورقلة ص ب ‪ 42‬اول ماي ورقلة‬

‫اإلنشاء ‪ :‬المرسوم التنفيذي رقم ‪ 79/73‬المؤرخ في ‪ 05/06/1973 :‬والمعدل بالمرسوم التنفيذي رقم‬
‫‪ 92/11‬المؤرخ في ‪2011/02/24 :‬‬

‫طبيعة النشاط ‪ :‬تكوين شبه الطبيين للصحة العمومية‬

‫الغرض االجتماعي ‪ :‬تكويني‬

‫المساحة المغطاة ‪ 7508 :‬م‪²‬‬ ‫المساحة اإلجمالية ‪ 21.197 :‬م‪²‬‬

‫طبيعة البناء ‪ :‬خرسانة‬

‫عدد المستويات ‪1:‬‬

‫المؤسسات المجاورة ‪ :‬مستشفى محمد بوضياف ‪ ʻ‬مديرية الصحة والسكان ‪ ʻ‬مديرية الصحة الجوارية‬

‫سعة االستقبال ‪ 380 :‬منصب بيداغوجي‬

‫اإليواء‪ 250 :‬إناث ‪ 60‬ذكور‬

‫الحدود ‪ :‬يحده شماال بريد أول ماي وجنوبا روضة األطفال وشرقا المسبح البلدي وغربا شارع سي الحواس‪.‬‬

‫تاريخ االنجاز مخطط التدخل ‪:‬‬

‫عدد األعوان األمن ‪03 :‬‬

‫المجموع الكلى لموظفي المعهد ‪48 :‬‬

‫‪40‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫النظام الداخلي ‪ /‬المؤسسات التكوينية‬

‫‪ .1‬اإلطار العام‬

‫الجماعية التي‬ ‫يهدف النظام الداخلي في المؤسسات التكوينية إلي ضبط العالقات بين األعضاء‬

‫تتكون من التالميذ وأولياء التالميذ وبين المعهد والمحيط‬

‫‪ .2‬ماهي أهداف النظام الداخلي‬

‫❖ توفير الجو المالئم وظروف العمل الضرورية التي تمكن المعهد من انجاز المهام المرسومة له‬

‫❖ تنظيم الحياة الجماعية داخل المؤسسة وضبط العالقات بين االعظاء التربوية بمختلف أطرافها‬

‫❖ التزام جميع األطراف بقواعد النظام واالنضباط وإشاعة روح التعاون واحترام الغير وتكريس مبدأ التشاور‬

‫والحوار ‪.‬‬

‫❖ تحصين المعهد من الصراعات الحزبية وتأثيرها وتثبيت مبدأ كونه مرفقا عموميا في خدمة المجتمع‬

‫بأكمله ‪.‬‬

‫❖ التقيد في أداء األنشطة التربوية والتعليمة بالبرامج والمواقيت والتوجيهات والتعليمات الرسمية ‪.‬‬

‫❖ تشجيع ممارسة النشاطات الثقافية والرياضية والترفيهية وتطويرها بهدف تنمية شخصية المتربص‬

‫وتدريبه على تحمل المسؤولية ‪.‬‬

‫❖ ترسيخ حب الوطن واالعتزاز باالنتماء إليه وتجميد القيم الحضارية واحترام الرموز والتوابث الوطنية‬

‫والتمسك بحقوق اإلنسان والحريات األساسية ‪.‬‬

‫‪41‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫❖ إقرار التدابير المناسبة في ميدان النظافة والصحة وحفظ امن األشخاص والمحافظة على الممتلكات‬

‫العامة والخاصة وصيانتها ‪.‬‬

‫ماهي األحكام الخاصة بالمعهد‬

‫‪ )1‬تتكون المؤسسة من موظفين للتعليم والتأطير والخدمات وهيئات استشارية وهياكل وتجهيزات ووسائل‬

‫مالية ومادية تسخر كلها في خدمة المتربصين ‪.‬‬

‫‪ )2‬تستعمل المؤسسة الستقبال المتربصين وتسخر للتكفل باألنشطة التربوية طبقا لألهداف المحددة في‬

‫التنظيم الجاري العمل به ‪.‬‬

‫‪ )3‬يجري تكوين المتربصين في المعهد ويزاولون الدراسة بصفة خارجين أو نصف داخليين‬

‫أو داخليين حسب التنظيم الذي تقرره المصالح المختصة ‪.‬‬

‫‪ )4‬تلتزم المؤسسة باسهر على أداء أنشطة المتربصين التكوينية طبقا للرزنامة السنوية التي تقررها و ازرة‬

‫الصحة والسكان ‪.‬‬

‫‪ )5‬تشغيل المؤسسة وفقا لمقتضيات التنظيم التربوي ومتطلبات األنشطة المبرمجة فيها بصفة قانونية ‪.‬‬

‫‪ )6‬يتعين على المؤسسة أن تستخدم الوسائل الموضوعة تحت تصرفها وفقا لألهداف المرسومة لها بصفة‬

‫كاملة وناجحة ‪.‬‬

‫‪ )7‬تستعين إدارة المعهد في إطار التشاور وحسن التسيير بالمجالس المنصوص عليها في التنظيم الجاري‬

‫به العمل ‪.‬‬

‫‪42‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫‪ )8‬يسمح بالدخول إلى المعهد لألشخاص االتى ذكرهم ‪:‬‬

‫أ‪ -‬الطلبة المتمدرسون بها والموظفين الذين يعملون فيها ‪.‬‬

‫ب‪ -‬الموظفون الذين يسكنون فيها وأفراد عائلتهم ‪.‬‬

‫ت‪ -‬الموظفون واألشخاص الذين يقومون بمهام خاصة ذات منفعة عمومية في ميدان الصحة العمومية‬

‫والوقاية واألمن والصيانة والتموين والخدمات ‪.‬‬

‫وتخضع كافة أشكال الدخول األخرى إلى المعهد لرخصة تمنحها حسب الحالة مديرية المعهد‬

‫أو السلطة الوصية على مستوى الوالية ‪.‬‬

‫‪ )9‬يسمح بالدخول إلى األقسام والمخابر والورشات والقاعات والمساحات التكوينية األخرى أثناء أوقات‬

‫الدروس للطلبة واألساتذة والموظفين المكلفين بالمراقبة والتفتيش التربوي وأعوان المخابر والورشات فقط ‪.‬‬

‫‪ )10‬يمكن للمؤسسات في إطار التكوين المتواصل وانفتاح المعهد على المحيط أن يأوي خارج أوقات‬

‫الدروس نشاطات تتعلق بترقية وتكوين العمال حسب كيفيات يحددها وزير الصحة والسكان وإصالح‬

‫المستشفيات ‪.‬‬

‫‪ )11‬اليمكن بأي حال من األحوال استعمال المعهد للنشاطات السياسية والحزبية ‪.‬‬

‫‪ )12‬يتعين على مديرية المعهد‪ ،‬في إطار اإلعالم والتكوين المستمر‪ ،‬نشر التعليمات وتبليغ المعلومات‬

‫التي توجهها السلطات السلمية إلى المتربصين والموظفين ‪.‬‬

‫‪43‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫‪ )13‬تخضع كل األشكال اإللصاق واإلشهار إلى تأشيرة مديرية المعهد‪ ،‬وتمنع الملصقات باالشهاريات ذات‬

‫الطابع السياسي والحزبي‪ ،‬وتسهر مديرية المؤسسة على تطبيق هذه األحكام ‪.‬‬

‫‪ )14‬يسهر مدير المؤسسة على أن تجرى العمليات المتعلقة بالخدمات والصيانة والتموين في ظروف وأوقات‬

‫التعرقل النشاط التكويني للمتربصين والتعرض أمنهم للخطر ‪.‬‬

‫‪ )15‬تتخذ مديرية المعهد التدابير الالزمة‪ ،‬بالتعاون مع مصالح الحماية المدنية‪ ،‬على إعداد المخططات‬

‫الوقاية واألمن وتنظيم التدخالت واإلسعافات في حالة كوارث واألخطار ‪.‬‬

‫‪ )16‬يمنع داخل المعهد القيام بتظاهرات جماعية من شأنها اإلخالل بقواعد االنضباط واالظرار بتمدرس‬

‫الطلبة وعرقلة سير المؤسسة ‪.‬‬

‫الجدول رقم (‪ :)3‬يبين الوسائل المستعملة في المكتب‬

‫عدد‬ ‫معدل االستعمال في‬

‫المالحظة‬ ‫الوسائل المستعملة‬
‫المستخدمين لها‬ ‫اليوم‬

‫‪/‬‬ ‫‪03‬‬ ‫يوميا‬ ‫فاكس‬

‫حاسوب‬

‫‪02‬‬ ‫طابعة‬
‫‪/‬‬ ‫يوميا‬
‫خزانة‬

‫‪/‬‬ ‫يوميا‬ ‫هاتف‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫‪44‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬الهيكل التنظيمي‬

‫المديــــــر‬

‫مصلحة الدراسات‬ ‫أمانة المدير‬ ‫المقتصد‬

‫والتربصات‬ ‫مصلحة الموارد‬
‫المخزن‬
‫البشرية‬
‫أمانة المدير‬ ‫المطعم‬

‫مكتب اإلعالم اآللي‬ ‫اإلقامة الداخلية‬

‫مكتب شؤون الطلبة‬ ‫مصلحة اإليواء‬

‫األرشيف‬
‫قاعة االجتماعات‬

‫مكتب مسؤول الممرضين‬

‫المكتبة‬

‫األقسام‬

‫الشكل رقم (‪ :)3‬الهيكل التنظيمي لمعهد التكوين العالي شيه‬

‫طبي ورقلة‬

‫المصدر‪ :‬من إعداد الطالبات‪.‬‬

‫‪45‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬دور اإلعالم اآللي مكتب السكرتيرة‬

‫المطلب األول ‪ :‬استخدامات اإلعالم اآللي في مصلحة األمانة‬

‫يعتبر اإلعالم اآللي بؤرة في عالم التكنولوجيا الحديث‪ ،‬واهم مظاهر ثورة االتصاالت المعاصرة التي أدت‬

‫إلى الكثير من الصعوبات التي تعترض اإلنسان في هذا المجال‪ ،‬بحيث أصبح وصوله إلى المعلومات‬

‫ميسورة دون عناء‪ ،‬السيما بعد تعميم استعمال الشبك العنكبوتية عبر العالم‪ ،‬ومن هنا زادت حاجة اإلنسان‬

‫إلى هذا الجهاز سواء األفراد أو المؤسسات‪.‬‬

‫مساهمة اإلعالم اآللي في مصلحة األمانة‬

‫لقد كانت اإلدارة قبل ظهور الحاسوب تعتمد على اآللة الراقنة في كتابة الوثائق‪ ،‬فكانت الكتابة ثقيلة‬

‫ومملة وصعبة وتتطلب وقتا طويال مليئة باألخطاء يصعب تصحيحها وال يسمح لنسخ العديد من النسخ إال‬

‫عن طريق إعادة نسخها أو كتابتها أما األلوان والطرق األخرى تنعدم أما من ناحية السجالت تتعرض للتلف‬

‫والبحث عنها يضيع الوقت‪.‬‬

‫لقد كان ظهور الحاسوب أصهرت تلك الصعوبات و أصبحت أعمال اإلدارة سهلة بطرق حديثة وفي‬

‫اقل وقت بواسطة البرامج المعالجة وتخطي كل الصعوبات سالفة الذكر‪ ،‬أصبح التخزين الملفات أو تعديلها‪،‬‬

‫البحث عنها سهل‪.‬‬

‫فا صبحت السكرتارية اليوم ال تخلو على مستوى أي إدارة جهاز الكمبيوتر لتسيير مهامها‪ ،‬مثال على‬

‫ذلك سكرتارية المعهد‪.‬‬

‫‪46‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬قيمة اإلعالم اآللي في مكتب األمانة‬

‫❖ االيجابيات‪:‬‬

‫منذ دخول اإلعالم اآللي مصلحة السكرتارية بالمعهد أضفى عليها تأثير ايجابي خاصة بتسيير أعمالها‬

‫في مجال التحرير‪ :‬أصبحت كل الوثائق التي تنجزها السكرتيرة بالمعهد تنجز بواسطة الحاسوب بعد أن‬

‫كانت تنجز باآللة الراقنة ووفر إمكانية التصحيح الفوري‪ ،‬التعديل فيها عن طريق معالج النصوص من كل‬

‫النواحي‪.‬‬

‫تتمكن من الحصول على جميع المعلومات المراد استغاللها‪ ،‬أيضا إرسال الرسائل عبر البريد االلكتروني‬

‫رغم وجود هذه الشيك إال أنها غير مستعملة في اإلدارة‪ ،‬وجود هذا جهاز الفاكس ألنه الوسيلة المثلى لوصوله‬

‫الرسائل بسرعة إلى جانب هذا التأثر االيجابي الذي أضافه اإلعالم اآللي علي أعمال السكرتارية إال انه‬

‫هناك بعض المعوقات التي تعاني منها‪.‬‬

‫❖ السلبيات ‪:‬‬

‫مشكلة تامين المعلومات ‪:‬‬

‫إن سبب تلف المعلومات يعود إلى وجود فيروسات المخربة وأحيانا ملفات التجسس تنقل إلى‬

‫الحاسوب عن طريق أقراص الحفظ المحمولة (‪ )FLASH DISK‬حيث تقوم بإتالف المستندات والملفات‬

‫المخزنة في الحاسوب وأحيانا تخرب نظام التشغيل‪ ،‬ألخذ الحيطة‪ ،‬الجذري في التعامل يجب إتباع طريقة‬

‫التامين‪.‬‬

‫‪47‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫المبحث الثالث‪ :‬المقابلة‬

‫المقابلة‪ :‬تعتبر أداة أساسية وضرورية ألي باحث حيث يتم إعداد مجموعة من األسئلة لكي يتم طرحها في‬

‫المقابالت الفردية أو الجماعية وجه لوجه مع مالحظة تصرفات وإيماءات المبحوثين للحصول على إجابات‬

‫محددة لتحللها بهدف التوصل إلى النهائية‪ ،‬ويشترط لكي تكون المقابلة ناجحة إتباع عدد من الخطوات التي‬

‫تتمثل في إعداد أسئلة مالئمة مرتبطة بالبحث العلمي‪ ،‬توفير مقدمة مالئمة مع المبحوث وتجهيز مكان‬

‫مريح في وقت يالءم ظروف المبحوث‪.‬‬

‫لقد استخدمنا المقابلة مع مدير المكتب ألخذ بعض المعلومات منها واالستفادة منها للتعرف أكثر‬

‫على كل الجوانب المتعلقة بوظيفة السكرتارية وكيف يرها كمدير وصاحب مكتب‪ ،‬لمقابلة كما عرفها صالح‬

‫الدين شروخ « هي عبارة عن محادثة موجهة يقوم بها فرد مع أخر أو آخرين بهدف الحصول على‬

‫المعلومات الالزمة لالستخدام في بحث علمي أو في التوجهات والتشخيص‪ ،‬العالج أو من اجل معرفة‬

‫حقيقة أمر معين وجوهر هذه المحادثة السؤال والجواب»‪.‬‬

‫قد تم تقسيم المقابلة أي قسمين الفصل األول الجانب النظري الذي تطرق إلى أساسيات الحاسوب‬

‫أجرينا مقابلة مع موظفي السكرتارية في المكتب‪.‬‬

‫والجزء الثاني الجانب النظري كان خليط من أسئلة عن اإلعالم اآللي والسكرتارية لمدير مكتب‪.‬‬

‫‪48‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫عرض وتحليل نتائج المقابلة‪:‬‬

‫لقد سرت على خطى أسلوب المقابلة ألنه األنسب لموضوع دراستنا ولهذا قمت بجمع األسئلة ومن‬

‫ثم قمنا بعرض وتحليل نتائجها لمعرفة دور اإلعالم اآللي تسيير أعمال السكرتارية بالمؤسسة والدور الذي‬

‫يلعبه السكرتير داخل المعهد‪.‬‬

‫المحور األ ول ‪ :‬العوامل المساعدة للسكرتيرة في أداء مهامها‬

‫‪ -1‬ماهي الشهادة المتحصل عليها ؟‬

‫شهادة تقني مساعد مهندس أول في اإلعالم اآللي‪.‬‬

‫‪ -2‬ما هي مهامك في مكتب السكرتارية ؟‬

‫تختلف مهامهم وتختلف وال استطيع حصرها وتضيقها في عرض واحد أو عمل واحد إال أننا‬

‫تستطيع القول أن السكرتيرة الناجحة يجب أن تكون فضولية وتسعى لتقديم األفضل وتواكب التطورات إذا‬

‫هي متعددة الخدمات وتهدف إلى تقديم العون وتخفيف الضغط على المكتب وتسهيل كل ما هو صعب‬

‫وتنظيم المكتب على سبيل المثال‪ :‬يتولون الرد على الهاتف واستقبال وتوجيه الزوار ومعالجة البريد الصادر‬

‫والوارد وان تكون جديرة باسم اليد اليمن للمدير‪.‬‬

‫‪ -3‬كم شخص يتواجد في مكتبك ؟‬

‫❖ سكرتيرة موظفة بصفة رسمية باإلضافة إلى متربصة توكل إليها بعض األعمال‪.‬‬

‫‪49‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫‪ -4‬ماالفرق بين وسائل عملك في السابق والحاضر ؟ وهل ساعدتك في سير العمل ؟‬

‫❖ في السابق كانت وسائل تقليدية مما أدي إلي بطئ العمل أما في الحاضر تطورت الى وسائل‬

‫تكنولوجية ساهمت في سرعة انجاز العمل‪.‬‬

‫‪ -5‬فيما تتمثل مهامك اليدوية والمتعلقة بالحاسوب ؟‬

‫❖ تتمثل المهام اليدوية في الختم و اإلمضاء والتسجيل في سجل البريد الصادر والوارد والرد على‬

‫المكالمات الهاتفية أما المتعلقة بجهاز الحاسوب الشهادات االدارية وجدول اإلرسال والمذكرات‬

‫‪....‬الخ‬

‫‪ -6‬هل من الضرورة أن يكون جهاز الحاسوب الخاص بك مرتبط بشبكة االنترنت ؟وكيف يمكنك‬

‫استعمالها ؟‬

‫❖ نعم يجب أن يكون الجهاز متصل باالنترنت وذلك لربح الوقت والجهد حيث تتمثل استعماالتها‬

‫في االيمايل‪.‬‬

‫المحور الثاني ‪ :‬أهمية اإلعالم في مكتب السكرتارية‬

‫‪ -7‬ماهي الميزة التي يقدمها االعالم االلي لك في مكتب السكرتارية ؟‬

‫❖ بالطبع نعم فهو يختصر الوقت ويقلل من ساعات العمل فهو يساهم في العديد من األعمال التي‬

‫تتطلب وقتا طويال مثل انجاز المراسالت والشكاوي والعمليات الحسابية‪.‬‬

‫‪50‬‬
‫الدراسة التطبيقية‬ ‫الفصل الثالث‪:‬‬

‫‪ -8‬هل ترى أن اإلعالم اآللي ضروري في عمل السكرتير داخل المكتب ؟‬

‫❖ نالحظ أن جميع مكاتب السكرتارية في المؤسسات والمكاتب المختلفة ال تخلو من الحاسوب اآللي‬

‫وهذا نظ ار ألهميته وللمكانة التي يحضى بها والن اغلب أعمال السكرتير تتم بواسطة هذا الجهاز مثل‬

‫إعداد المرسالت اإلدارية والشكاوي بمختلف أنواعها سواء الداخلية أو الخارجية كما انه يستعمل في‬

‫عملية االتصال أو اإلرسال عن طريق اإليمايل‪.‬‬

‫‪ -9‬ما هي موصفات جهاز اإلعالم اآللي الخاص بك ؟ هل هو من النوع القديم أم الجديد ‪ ،‬السريع‬

‫ام البطيء ؟‬

‫❖ جهاز متطور‪.‬‬

‫‪ -10‬هل تتلقى مشاكل أو عراقيل في استخدام اإلعالم اآللي أثناء أدائك لمهامك؟‬

‫❖ بالطبع تواجهنا العديد من المشاكل والعراقيل في استخدام اإلعالم اآللي والتي تحول من غير شك‬

‫بيننا وبين انجاز األعمال في الوقت المحدد هي الفيروسات التي تعطل األجهزة وتتلف الملفات‬

‫وتجعل المكتب يتأخر لسبب عدم استجابة لألوامر‪.‬‬

‫‪51‬‬
‫الخاتمة‬
 ‫الخاتمة‬

‫خاتمة عامة ‪:‬‬

‫تمت بعون هللا وتوفيقه التي كانت بمثابة تجربة جديدة باإلضافة إلى مكتسبتي القبلية‪،‬من طرف‬

‫البحث و االستنباط وقد خصصناها لدراسة دور اإلعالم اآللي بتسيير أعمال السكرتارية ومما الحظتاه من‬

‫خالل قيامنا بهذه البحث أن لكل مؤسسة أو مديرية‪ ،‬لكل إدارة هيكل تنظيمي خاص بها‪ ،‬يحتوى على‬

‫سكرتير(ة)‪ ،‬التي تعتبر الساعد األيمن األول للمدير واألمين في تنظيم وتسيير شؤون العمل وهي همزة‬

‫وصل بين المحيط الداخلي والخارجي للمؤسسة وبزيارتنا إلى مكتب السكرتارية المعهد العالي للتكوين شبه‬

‫طبي ورقلة والتي إتاحة لنا الفرصة باإلطالع على دور اإلعالم اآللي بتسيير أعمال السكرتير(ة) واستعمال‬

‫هذا الجهاز له في تسيير شؤون اإلدارة والعمل ‪،‬لذلك يعتبر من الضرورة المحتمة وجود اإلعالم اآللي‪،‬‬

‫مختلف تجهيزاته المتطورة‪ ،‬الحديثة لمساعدة كل فرد وكل عامل من انجاز عمله بسهولة وراحة‪.‬‬

‫نستنتج انه من الضرورة استعمال اإلعالم اآللي في كل المجاالت خاصة بتسيير عمل السكرتير(ة) ألنه‬

‫عنصر فعال في عمله‪ ،‬بحيث له مساهمة كبرى في تحسين وتوسيع كل أعمال السكرتير‪:‬‬

‫تعدد مهام المكتب؛‬ ‫‪‬‬

‫المحافظة على المستندات والوثائق بعملية منظمة؛‬ ‫‪‬‬

‫وفرة التجهيزات الحديثة؛‬ ‫‪‬‬

‫الدقة في العمل من طرف السكرتير؛‬ ‫‪‬‬

‫كيفية التعامل مع الزوار واألسلوب اللبق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التوصيات واآلفاق‪:‬‬

‫‪ -‬ضرورة تعزيز مكتب السكرتاريا باألدوات واللوازم الضرورية ألداء مهامها السيما تدفق عالي لألنترنت‬

‫وأجهزة اإلعالم اآللي ‪.‬‬

‫‪53‬‬
 ‫الخاتمة‬
‫‪ -‬اإلهتمام بالسكرتيرة وظيفيا وتحفيزها معنويا‪.‬‬

‫‪ -‬توفير الجو المالئم والمناخ الالزم للسكرتيرة في عملها‪.‬‬

‫إعطاء السكرتيرة الحرية في أداء مهامها دون اإلخالل بالنظام والقوانين الضابطة‪.‬‬

‫‪54‬‬
‫المراجع‬
 ‫المراجع‬

‫المراجع‬

‫البحوث والمذكرات‬

‫❖ مذكرة تخرج عائشة بوعيشة بعنوان دور السكرتارية في تصنيف الوثائق اإلدارية بشركة صيانة‬
‫وخدمات السيارات فرع سون لعاز –ورقلة ‪.‬‬

‫❖ دراسة الواكد كريمة بعنوان(( تنظيم مكتب السكرتارية في المؤسسة ))‪2008‬‬

‫❖ دراسة "رومان حياة" و"عتيق ياقوت " بعنوان ((دور وتأثير اإلعالم اآللي في السكرتارية )) ‪1999‬‬

‫❖ دراسة تليلي جميلة بعنوان ((تأثير اإلعالم اآللي على أعمال السكرتارية )) ‪2008‬‬

‫❖ مذكرة تخرج يازي يمينة بعنوان دور االتصال المؤسساتي في تسيير أعمال السكرتارية‬
‫❖ مذكرة تخرج بن عمارة الطيب بعنوان دور اإلعالم اآللي في أعمال السكرتارية بمديرية التجهيز‬
‫والصيانة لبلدية ورقلة ‪.‬‬

‫مواقع االنترنيت‬

‫❖ ‪http//www.mowdikez.com‬‬

‫❖ ‪http://www.alqt.com/a/251258-45269/jp9.‬‬

‫الكتب‬

‫❖ كتاب مهارات االتصال الفعال طبعة ‪. 2‬‬

‫❖ األحداث في إدارة المكاتب و السكرتارية للدكتور هاشم حمدي رضا الطبعة األولى ‪.2015‬‬

‫‪56‬‬
‫المالحق‬
 ‫المالحق‬

‫الملحق رقم ‪ :01‬إعالن‬

‫‪58‬‬
 ‫المالحق‬

‫الملحق رقم ‪ :02‬جدول إرسال‬

‫‪59‬‬
 ‫المالحق‬

‫الملحق رقم ‪ :03‬شهادة إدارية‬

‫‪60‬‬
 ‫المالحق‬

‫الملحق رقم ‪ :04‬البريد الصادر‬

‫‪61‬‬