BÀI KIỂM TRA MÔN:

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Đề bài: Hãy trình bày hiểu biết của mình đối với luận đề: “Thay đổi
có thích ứng và chức năng chính của người quản lý sự thay đổi là làm sao
để thay đổi đó diễn ra một cách hiệu quả nhất và ít bị xáo trộn nhất”.
Bài làm:
Thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt, thay đổi đang diễn ra quanh
ta và đó là quy luật tất yếu của sự phát triển. Trong thực tế, không thể không
diễn ra sự thay đổi vì thay đổi bắt nguồn từ những biến động mà cuộc sống thì
không bao giờ đứng yên. Đôi khi sự thay đổi xuất hiện do chủ trương chính sách
thay đổi. Nhiều khi thay đổi là do sứ mệnh của tổ chức thay đổi hay chức năng
nhiệm vụ có sự điều chỉnh. Sự thay đổi nhiều khi xuất phát từ nguyên nhân của
sự trì trệ hay do nguyên nhân của các vấn đề nảy sinh khi bối cảnh thay đổi.
Hiện nay, có rất nhiều sự thay đổi diễn ra trong ngành giáo dục chúng ta như thi
cử, tuyển sinh đại học,…Sự thay đổi này có thể do yêu cầu của nhà nước và xã
hội, hoặc do yêu cầu nhân dân, cũng có thể do tự thân nhà trường nhận ra không
thay đổi thì khó tồn tại và phát triển. Ví dụ: đổi mới phương pháp dạy học hiện
nay ở các nhà trường vừa là do yêu cầu tự thân của nhà trường khi triển khai chủ
trương chính sách. Dù thay đổi xuất phát từ đâu thì vẫn gây áp lực lên người
quản lý. Vì vậy “ Thay đổi có tính thích ứng và chức năng chính của một người
quản lý thay đổi là làm sao để thay đổi diễn ra một cách có hiệu quả nhất và ít
bị xáo trộn nhất”.
Để phân tích và bình luận cho luận đề này, chúng ta sẽ lần lượt đi từ các
khái niệm cụ thể, mối quan hệ biện chứng giữa các khái niệm này để thấy rõ các
nội dung cần phân tích và bình luận.
1. Quản lý là gì ?
Khi nói về khái niệm quản lý, có nhiều quan niệm khác nhau. Tuy nhiên,
quản lý theo nghĩa chung nhất từ góc độ tâm lý học là sự tác động có định
hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến
khách thể của nó.
Quản lý được tiến hành trong một tổ chức hay một nhóm xã hội. Quản lý
gồm công việc chỉ huy và tạo điều kiện cho những người khác thực hiện công
việc và đạt được mục đích của nhóm.
Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Quản lý là khoa học vì nó vận
dụng tri thức được hệ thống hóa, là sự vận dung các quy luật của chủ thể quản lý
để giải quyết các vấn đề đặt ra. Quản lý là nghệ thuật vì đây là hoạt động đặc
biệt. Hoạt động này đòi hỏi phải vận dụng hết sức khéo léo, linh hoạt và sáng
tạo những trí thức, những kính nghiệm để tác động đến đối tượng quản lý. Mỗi
con người là một nhân cách, một thế giới tâm lý phong phú và phức tạp.
Quản lý đòi hỏi tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hiệu quả của hoạt
động quản lý phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, việc đổi mới cơ cấu tổ chức để phù
hợp với hoàn cảnh và mục tiêu quản lý.
1
 Quản lý thực chất là quản lý con người vì con người là yếu tố quyết định
trong giải quyết các vấn đề. Mọi thành công hay thất bại của tổ chức đều liên
quan đến việc giải quyết các mối quan hệ giữa những con người với nhau.
Hoạt động quản lý là hoạt động mang tính kỹ thuật, quy trình, được quy
định rõ trong khuôn khổ các thể chế xác định. Hoạt động quản lý xuất hiện rất
sớm cùng với sự hình thành các cộng đồng người. Con người đã sử dụng hoạt
động quản lý vào việc tổ chức cộng đồng.
Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động để đạt
hiệu quả, năng suất lao động. Hoạt động quản lý đòi hỏi có sự chỉ huy, phối
hợp, điều hành, kiểm tra, chỉnh lý, phải có người đứng đầu. Hoạt động quản lý
giúp người thủ lĩnh phối hợp sự nỗ lực, ý chí của các thành viên trong nhóm,
trong cộng đồng để đạt được mục tiêu đề ra.
Khi nói đến hoạt động quản lý, Các Mác nhấn mạnh vai trò của người thủ
lĩnh với sự so sánh giàu hình ảnh “ Một nghệ sĩ vĩ cầm thì tự điều khiển mình,
còn dàn nhạc thì cần nhạc trưởng”.
2. Sự thay đổi là gì?
Sự thay đổi là thay cái này bằng cái khác hay là sự đổi khác, trở nên
khác trước.
Thay đổi là quá trình vận động do ảnh hưởng, tác động qua lại của sự
vật, hiện tượng, của các yếu tố bên trong và bên ngoài; thay đổi là thuộc
tính chung của bất kì sự vật hiện tượng nào. Hay đơn giản thay đổi là “làm
cho khác đi hay trở nên khác đi”
3. Tại sao phải thay đổi ?
Thay đổi tạo ra cơ hội để làm phong phú con đường sự nghiệp và cuộc
sống-cá nhân.
Thay đổi để giữ thế cân bằng và phát triển-tổ chức.
Thay đổi để thích nghi, tồn tại và phát triển.
4. Sự cần thiết của sự thay đổi
Chúng ta đang sống trong giai đoạn lịch sử mà những đổi thay về
chính trị, pháp luật, kinh tế, xã hội diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết và
chúng có tác động to lớn đến cuộc sống thường nhật của tất cả mọi người.
Không thể cưỡng lại được những thay đổi đó, cũng không thể lờ
chúng đi. Vấn đề là: có thể và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có
hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi
đó tạo ra.
Để giảm thiểu những tác động tiêu cực mà sự thay đổi đã tạo ra cho tổ
chức, một phương pháp gọi là “quản lý sự thay đổi” được sử dụng.
5. Quản lý sự thay đổi là gì ?
Quản lý sự thay đổi được xác định như một tập hợp toàn diện các quy
trình cho việc ra quyết định, lập kế hoạch, thực hiện và các bước đánh giá
quá trình thay đổi trong mọi hoạt động của tổ chức…
Triết lý của quản lý sự thay đổi là làm tốt hơn một cái gì đó để rồi làm
một cái gì đó (cái mới) tốt hơn.
Quản lý sự thay đổi thực chất là kế hoạch hóa, điều hành và chỉ đạo triển
khai sự thay đổi để đạt được mục tiêu đề ra cho sự thay đổi đó. Sự thay đổi có
2
thể có cả “đổi mới” nhưng không loại trừ khả năng đưa cái mới vào quá trình
hoạt động hay thay đổi một khâu hay vài khâu trong quy trình triển khai một
hoạt động nào đó.
“Quản lý sự thay đổi” và “thay đổi quản lý” có mối quan hệ với nhau
nhưng đây là hai khái niệm khác nhau. Khi nói quản lý sự thay đổi là muốn nói
những thay đổi diễn ra trong khách thể, đối tượng, môi trường, bối cảnh quản lý
và sự thay đổi đó trở thành đối tượng quản lý của chủ thể quản lý. Khi nói đến
sự thay đổi quản lý là nói đến sự thay đổi cách thức, phong cách, phương pháp..
của chủ thể quản lý.
“Quản lý sự thay đổi” không có nghĩa là “thay đổi sự quản lý”. Tuy
nhiên, muốn quản lý sự thay đổi phải thay đổi sự quản lý vì cách thức, phong
cách, phương pháp.. của chủ thể quản lý là các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả
đạt được của sự thay đổi. Thay vì quản lý theo kinh nghiệm, nhà quản lý phải
biêt vận dụng khoa học quản lý vào hoạt động quản lý để đem lại sự thành công
(kỹ thuật phân tích SWOT, xây dựng đơn vị thành “Tổ chức biết học hỏi”)
6. Vai trò của người quản lý trước sự thay đổi
Người quản lý là người lãnh đạo sự thay đổi. Có tầm nhìn cho sự thay đổi.
Đấu tranh với sự thay đổi. Định hướng tổ chức bằng tầm nhìn và những bến
bờ cụ thể. Dẫn dắt tổ chức vượt qua những khó khăn, thách thức.
Trao cho những cấp dưới chức năng, nhiệm vụ rõ ràng dưới hình
thức những đầu việc có tính mục tiêu. Tạo môi trường tin cậy và hợp tác.
Đánh giá đúng mọi quá trình và quản lí sự thay đổi trong nội bộ theo
hướng thích nghi tích cực, trên thế thượng phong.
Là người quản lý sự thay đổi. Xây dựng kế hoạch thực hiện sự thay đổi.
Tổ chức thực hiện sự thay đổi. Kiểm tra, đánh giá sự thay đổi; thực
hiện sự điều chỉnh khi cần thiết.
Người quản lý là người tiên phong trong thực hiện sự thay đổi.
* Để sự thay đổi đạt được hiệu quả và ít bị xáo trộn, nhà quản quản lý cần
thực hiện ba giai đoạn sau: “ Rã đông”, “Thay đổi”, “Làm đông”
1. Giai đoạn rã đông (Unfreeze): Bắt đầu chúng ta muốn thay đổi cái gì? Làm
sao có thể vượt quan các cản trở? Làm sao có được sự ủng hộ từ CB-GV-NV
của đơn vị?
2. Giai đoạn thay đổi (Change): Thực hiện thay đổi bằng cách nào? Cần phải
làm gì? Phương pháp và cách tiếp cận nào?
3. Giai đoạn làm đông (Refreeze): Củng cố và giữ vững kết quả đạt được.
Khen thưởng/kỷ luật. Hỗ trợ, động viên. Giám sát và thẩm định.
* Các giai đoạn này được cụ thể hóa thành 11 bước cụ thể
Bước 1. Nhận diện sự thay đổi
Nhà quản lý làm cho mọi thành viên trong tổ chức, đơn vị hiểu đúng mục
đích, nội dung của sự thay đổi, tránh nhiễu thông tin không cần thiết. Xác định
sự thay đổi là do chỉ đạo của các cấp (ngoại cảnh) hay xuất phát từ thực tiễn của
đơn vị. Mức độ cần thiết và sự ảnh hưởng của nó tác động đến hoạt động của
đơn vị. Hiệu quả của sự thay đổi đến sự phát triển của đơn vị.
Bước 2. Chuẩn bị cho sự thay đổi

3
 Chuẩn bị tâm thế cho bản thân và các thành viên khả năng đón nhận sự
thay đổi. Lập kế hoạch cho sự thay đổi một cách khoa học để đạt được mục đích
dự kiến. Trong quá trình lập kế hoạch cần đưa ra các ý tưởng mới học tập kinh
nghiệm các đơn vị khác.
Tổ chức các cuộc thảo luận để đi đến thống nhất nội dung của kế hoạch.
Xác định khả năng thực hiện sự thay đổi, hệ thống thông tin, các nguồn lực, kinh
nghiệm (chuyên môn) quản lý cái mới. Dự kiến thời gian và chi phí cho sự thay
đổi.
Tạo bầu không khí thân thiện cho sự thay đổi diễn ra; tạo niềm tin cho đội
ngũ để có sự đồng lòng, quyết tâm trong thực hiện sự thay đổi.
Bước 3. Thu thập số liệu, dữ liệu
Thu thập các thông tin về sự thay đổi. Sự thay đổi xuất phát từ đâu. Phân
tích những mặt mạnh, mặt yếu của đơn vị; những thời cơ, thách thức của bối
cảnh, đánh giá tình hình thực tế của đơn vị để thực hiện sự thay đổi.
Xây dựng cơ sở dữ liệu bằng cách truyền thông các văn bản, các bài báo,
bài phát biểu, các kinh nghiệm được thực hiện thành công ở các đơn vị khác để
mọi thành viên nắm bắt thông tin.
Bước 4. Tìm các yếu tố khích lệ, hỗ trợ “sự thay đổi”
Không phải tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều đồng thuận, chấp
nhận sự thay đổi. Vì vậy, nhà quản lý phải xây dưng tổ chức của mình thành “Tổ
chức biết học hỏi”.
Tổ chức biết học hỏi là tổ chức có cơ cấu tổ chức theo mô hình mạng
lưới, có nghĩa là các bộ phận, cá nhân trong tồ chức được phân quyền rộng rãi,
Lãnh đạo, quản lý theo tư tưởng công khai, dân chủ hóa. Có văn hóa tổ chức
mạnh, có nghĩa là mọi người đối xử với nhau đầy tình thương và trách nhiệm,
mọi người đều nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của bản thân, tự nguyện, tự giác
thực hiện.
Việc xây dựng “Tổ chức biết học hỏi” trải qua 3 bước:
Phân tích trạng thái của tổ chức hiện hành.
Đưa các đặc điểm của “Tổ chức biết học hỏi” vào tổ chức của mình.
Phát triển tổ chức của mình và khẳng định tổ chức của mình đã trở thành
tổ chức biêt học hỏi và đầy đủ các đặc trưng của nó, phát huy tác dụng trong
thực hiện sứ mạng của đơn vị.
Không phải “sự thay đổi” nào cũng đem lại “sự đổi thay”, sự thành công.
Đôi khi nhà quản lý phải biết chấp nhận sự thất bại, không duy ý chí. Cần nâng
niu những thành công dù rất nhỏ, động viên, khích lệ các thành viên, đặc biệt là
những người tiên phong, tự nguyện thay đổi.
Bước 5. Xác định mục tiêu cụ thể cho các bước chỉ đạo sự thay đổi
Sự thay đổi cần phải có thời gian, không vội vàng trong thay đổi. Mục
tiêu cụ thể của giai đoạn đầu của sự thay đổi là “phá vỡ sức ỳ” và thay đổi dần
thói quen không phù hợp với yêu cầu đặt ra cho sự thay đổi mà người quản lý dự
kiến tiến hành. Người quản lý làm cho mọi thành viên hiểu nội dung và mục
đích của sự thay đổi; sau đó thống nhất cách làm và cách thức nhận diện sự thay
đổi diễn ra theo đúng hướng của người quản lý. Đánh giá những “thay đổi tích

4
cực” đã được thực hiện so với mục tiêu dự kiến đặt ra cho sự thay đổi. Mục tiêu
cuối cùng là duy trì những mặt tích cực đã làm được của sự thay đổi.
Bước 6. Xác định trọng tâm của các mục tiêu
Sự thay đổi có thể diễn ra thông qua các giai đoạn và mỗi giai đoạn đều
có “mục tiêu” cụ thể. Tuy nhiên, cần đặt trọng tâm cho mục tiêu từng giai đoạn
“thay đổi”. Trọng tâm của bước chuẩn bị sự thay đổi là phá vỡ sức ỳ của thói
quen, bảo thủ; trọng tâm của giai đoạn triển khai sự thay đổi là chọn đúng việc
mà làm và làm đúng cách việc đã chọn; trọng tâm của giai đoạn cuối là đánh giá
đúng sự thay đổi đã diễn ra và hiệu quả của chúng.
Bước 7. Xem xét các giải pháp
Để sự thay đổi diễn ra đúng ý đồ của người quản lý, việc lập kế hoạch tiến
hành thay đổi là cần thiết và vì sự thay đổi rất khó lường trước được cái đích và
thời gian đạt được đích nên đây là một kế hoạch mang tính “động” và phải lên
kế hoạch cho từng thành tố liên quan đến sự thay đổi. Các kế hoạch được xây
dựng trên cơ sở tham khảo ý kiến của nhiều thành viên để tranh thủ sự ủng hộ và
có tính khả thi. Các kế hoạch cần cụ thể từng giai đoạn thực hiện và những
người phụ trách các nội dung. Dự kiến những điều có thể xảy ra ảnh hưởng đến
hoạt động của tổ chức và có các giải pháp để đối phó với vấn đề này.
Khi thực hiện sự thay đổi cần quan tâm đến nguyên tắc thích ứng: phù
hợp với điều kiện hoàn cảnh và khả năng quản lý sự thay đổi; nguyên tắc kế
thừa và phát triển: tôn trọng lịch sử để lại và đừng phủ định sạch trơn, chú ý tư
duy “cân bằng động”.
Trong quản lý sự thay đổi không có giải pháp nào là tối ưu, vì vậy nhà
quản lý cần lựa những giải pháp phù hợp để thực hiện sự thay đổi trong từng
hoàn cảnh cụ thể, đôi lúc cần phải mạo hiểm dẫu biết rằng có thể xảy ra sự thất
bại.
Bước 8. Lựa chọn giải pháp
Để thực hiện sự thay đổi thành công thì việc chọn các giải pháp thích hợp
là vấn đề rất đáng quan tâm của nhà quản lý. Tuy nhiên, giải pháp tối ưu là giải
pháp phù hợp với khả năng chỉ đạo của người quản lý và tính khả thi của giải
pháp trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể, cần lưu ý tính ‘‘động” khi lựa chọn các
giải pháp tối ưu vì sự tối ưu gắn với không gian, thời gian lụa chọn và tương
thích với điều kiện, hoàn cảnh, nguồn lực.
Bước 9. Lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện
Phải xác nhận rõ mục tiêu của sự thay đổi và xác định các yếu tố chính
của sự thay đổi; lên danh sách những việc cần làm và tiến độ phù hợp, dự kiến
các giải pháp, cách thức duy trì “sự thay đổi” để đạt được mục tiêu dự kiến.
Nên xây dựng kế hoạch càng sớm càng tốt. Thành lập các “Ban, nhóm
công tác” để tiến hành một số công việc liên quan đến sự thay đổi. Các Ban,
nhóm giúp cho việc duy trì “ sự thay đổi”. Nhà quản lý cần sự hỗ trợ của các nhà
tư vấn để tư vấn cho sự thay đổi.
Việc thiết kế những chiến lược và tiến hành sự thay đổi cần phải có thử
nghiệm. Xây dựng cách thức để kiểm tra sự đúng đắn của hướng dẫn.
Phải lập kế hoạch chi tiết, phân công trách nhiệm cụ thể để thực hiện các
công việc của sự thay đổi. Dự kiến những phân tích, phản hồi định kỳ. Dự kiến
5
nguồn nhân lực để thực hiện sự thay đổi. Có phương án dự phòng vì có khả
năng có kết quả không ổn định. Cần có các phương án để giảm đến mức thấp
nhất sự bất ổn hoặc sự thất bại.
Bước 10. Đánh giá thay đổi
Sự thay đổi diễn ra liên tục, kết quả của sự thay đổi này là yêu cầu cho sự
thay đổi tiếp theo. Cần tiến hành đánh giá các thành quả đạt được cho toàn bộ
giai đoạn thực hiện. Sự thay đổi thành công phải được nối tiếp bằng lề lối làm
việc mới thay thế cho cái cũ, sự kiểm tra sáng suốt phù hợp với “cái mới” đã đạt
được. Phải duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong đánh giá sự thay đổi.
Bước 11. Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới
Để sự thay đổi diễn ra thành công là vấn đề rất khó, tuy nhiên duy trì sự
thay đổi đạt được còn khó hơn. Sự thay đổi có thể bền vững khi tổ chức nhận
thức được lợi ích và mục đích của sự thay đổi là để tổ chức tồn tại và phát triển,
khuyến khích mọi người tham gia, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao để phục vụ
cho sự thay đổi.
Tóm lại, sự thay đổi là sự cần thiết để một tổ chức tồn tại và phát triển.
Nhưng không phải “ sự thay đổi” nào cũng đem lại “sự đổi thay hoàn hảo”, thậm
chí có thể đem lại sự thất bại. Vì vậy, nhà quản lý phải cân nhắc thật kỹ khi xác
định mục tiêu, nội dung, các giải pháp thực hiện sự thay đổi để có hướng đi
đúng đắn, phù hợp với thực tiễn của đơn vị, tổ chức. Kỹ năng cơ bản của người
quản lý là gây sự ảnh hưởng, sự tin cậy, lòng tôn trọng, kích thích được tính tự
giác, tự nguyện của mọi thành viên.