Kotter và mô hình 8 bước

I. Khái niệm quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi là sự tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát
hiện,thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi củadoanh nghiệp phù hợpvới những biến
động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường
kinh doanh biến động.

II. Mô hình thay đổi gồm 8 bước của John Kotter 

1. Vài nét về John P. Kotter. 

John P. Kotter là giáo sư-giảng viên giàu kinh ngiệm và được yêu thích tại trường
Harvard cũng như trên toàn thế giới. Ông là chuyên gia hàng đầu về lĩnh vực lãnh đạo
doanh nghiệp.

John P.Kotter đã giới thiệu quá trình thay đổi gồm 8 bước trongcuốn
“Dẫn dắt sự thay đổi”- Leading Change của ông, xuất bản năm1996, đưa ra một khái
niệm mới “quản trị sự thay đổi”. Ông đi sâu nghiên cứu vấn đề: Tại sao mọi nỗ lực thay
đổi thường thất bại bởi qua tài liệu mà ông thu thập được thì chỉ có khoảng 30% những
cuộc cải cách là thành công.

2. Nội dung mô hình 8 bướ c của John P. Kotter

Mọi tổ chức đều trải qua những giai đoạn thay đổi để thích nghi với môi trường kinh
doanh biến đổi khôn lường. Đây là điều thiết yếu không chỉ vì lợi thế cạnh tranh mà còn
vì vấn đề sống còn của doanhnghiệp. Dù đây là điều mà giới kinh doanh ai cũng biết
nhưng khi vào thực tế thì không phải tổ chức nào cũng đạt được thành công khi thực hiện
thay đổi. Thấu hiểu được nỗi lo chung này, giáo sư John P. Kotter đã nghiên cứu và cho
ra đời mô hình thay đổi bao gồm 8 bước.
 Mô hình 8 giai đoạn thay đổi của Kotter

Bước 1: Tạo tính cấp bách

Trong suốt thời gian chuyển đổi, các công ty thường cho phép sự tự mãn cao độ phá
triển. Kotter bình luận: “Không có động lực, mọi người sẽ không hỗ trợ quá trình chuyển
đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà điều hành thường đánh giá thấp việc đưa mọi
người ra khỏi vùng thoải mái của họ khó như thế nào”. Để chấp nhận sự thay đổi, doanh
nghiệp cần phải loại bỏ thói tự mãn và tính trì trệ.

Kotter muốn nhấn mạnh để thay đổi xảy ra phải tạo ra môi trường mà ta muốn có sự
thay đổi, làm cho mọi người nhận thức được rằng thay đổi là yêu cầu cấp bách, tạo ra
động lực ban đầu để làm tiền đề phát triển cho những bước tiếp theo.

Trong bước này các doanh nghiệp nên làm các việc dưới đây để xem xét tình trạng
hiện tại của doanh nghiệp:

- Đánh giá thực trạng thị trường và môi trường cạnh tranh
- Xác định cơ hội và thách thức đối với Doanh nghiệp
- Bắt đầu các cuộc thảo luận trung thực và đưa ra lý do năng động và có sức thuyết
phục để mọi người nói chuyện và suy nghĩ.

 Bước 2: Thành lập nhóm dẫn đường

 
 Theo Kotter một cá nhân khó có thể tạo nên sự thay đổi lớn, do đó để lãnh đạo sự
thay đổi doanh nghiệp phải thành lập một nhóm dẫn đường đủ mạnh, có ảnh hưởng, có
quyền lực đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm chức danh, công việc, ảnh hưởng xã
hội, tuổi tác, uy tín chuyên môn, tầm quan trong chính trị… để điều khiển quá trình thay
đổi và tạo được sự ủng hộ trong toàn tổ chức. Nhóm người này phải đoàn kết, tiếp tục tạo
ra sự khẩn cấp và động lực xung quanh sự cần thiết phải thay đổi.

 Những gì doanh nghiệp nên làm:

- Xác định các nhà lạnh đạo thực sự trong tổ chức của bạn

- Yêu cầu một cam kết tình cảm từ những người chủ chốt

- Cẩn trọng xây dựng một “nhóm làm việc” thực sự trong lien minh thay đổi

- Rà soát để phát hiện khâu yếu nhất, đảm bảo rằng có một kết hợp tốt nhất từ các
phòng ban, tổ khác nhau trong tổ chức

 Bước 3: Phát triển tầm nhìn và xây dựng chiến lược 

Đưa ra tầm nhìn thể hiện lý do vì sao chúng ta hướng đến tương lai đó. Nó khắc phục
tình trạng trì trệ giúp mọi người tiến lên. Đồng thời hình dung ra đường lối rõ rang về kết
quả cuối cùng sẽ khiến các nỗ lực được tập trung có tổ chức và hiệu quả.

Những gì doanh nghiệp nên làm:

- Xác định những giá trị trung tâm để thay đổi

- Thiết lập Tầm nhìn định hướng cho sự thay đổi 
- Xây dựng và lựa chọn chiến lược nhằm đạt Tầm nhìn đó
- Thực hành bài phát biểu tầm nhìn của doanh nghiệp một cách thường xuyên

 Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn thay đổi.

Sức mạnh thực sự của tầm nhìn là khi mọi người đều hiểu giống nhau về ý nghĩa và
định hướng của nó. Điều đó tạo động lực cho mọi người cùng nhau hành động. Chiến
lược và tầm nhìn về sự thay đổi phải được thông tin đến những người liên quan. Nếu
không truyền đạt hoặc truyền đạt không trọn vẹn, thiếu nhất quán sẽ làm cho quá trình
thay đổi bị ảnh hưởng.
  Những gì doanh nghiệp cần làm:

- Truyền đạt liên tục, thường xuyên Tầm nhìn, Chiến lược tới mọi thành viên
- Áp dụng tầm nhìn trong các hoạt động của doanh nghiệp. Hãy lấy tầm nhìn làm
thước đo cho tất cả mọi thứ
- Thúc đẩy Nhóm dẫn đường hành động tạo động lực cho Tổ chức.

Bước 5: Trao quyền tối đa 

Sau khi thực hiện bước bốn “truyền đạt tầm nhìn thay đổi” hãy khuyến khích và hỗ
trợ mọi người thực hiện những thay đổi hợp lý.

Các nhà quản trị cấp cao hãy trao quyền cho những người mà bạn cần để thực hiện tầm nhìn
của bạn bởi nó có thể giúp những thay đổi bạn mong muốn thực hiện được diễn ra 

  Những gì doanh nghiệp cần làm là:

- Gỡ bỏ mọi rào cản.

- Khuyến khích ý tưởng, hành động táo bạo, không truyền thống,chấp nhận rủi ro.

 Bước 6: Tạo ra thắng lợi ngắn hạn 

Đối với các cuộc thay đổi đòi hỏi nhiều thời gian, thì doanhnghiệp cần nhấn mạnh
những cột mốc hoặc tạo ra những thành công trong ngắn hạn, nêu bật những khía cạnh
lạc quan của sự chuyển đổi. Bởi không có gì tạo ra động lực hơn sự thành công. Một mặt,
tạo ra được hương vị chiến thắng trong mọi người với cuộc thay đổi này, mặt khác, thúc
đẩy sự ủng hộ từ mọi phía, những người đang lừng chừng trở thành người ủng hộ. Tạo đà
cho sự phát triển.

 Những gì doanh nghiệp cần làm: 

- Tạo những đổi mới dễ nhận thấy, những thắng lợi ngắn hạn.
- Khen thưởng, động viên những cá nhân làm nên thắng lợi đó.

 Bước 7: Củng cố thắng lợi và tạo nhiều thay đổi hơn

Những chiến thắng ban đầu chỉ là khởi đầu của những gì cần thực hiện để đạt được sự

thay đổi. Thay vì cứ tự mãn thêm nữa khi quá trình chuyển đổi đang mở rộng, hãy sử dụng
lòng tin đã đạt được để tiếp thêm sinh lực và mở rộng sự thay đổi đến tất cả các bộ phận
tron công ty.

Những gì doanh nghiệp nên làm:

- Sau mỗi thắng lợi, hãy phân tích những gì được và chưa được

- Tận dụng cơ hội, sự tin tưởng ban đầu, thay đổi hoặc loại bỏ hệthống, cơ cấu,
chính sách không phù hợp với Tầm nhìn mới

- Đặt ra các mục tiêu để tiếp tục cũng có những gì doanh nghiệp đạt được 

- Tiếp thêm nguồn lực gia tăng quá trình thay đổi.

 Bước 8: Biến những thay đổi thấm nhuần vào văn hóa tổ chức

  Văn hóa doanh nghiệp tác động mạnh mẽ đến mọi người trong tổ chức. Do đó cần
phải giữ chắc chắn những đổi mới đó trong văn hóa doanh nghiệp. Khi những thay đổi
bắt đầu ăn sâu là lúc chúng đạtđược hiệu quả cao nhất. 

Những gì doanh nghiệp nên làm: 

- Kế thừa và phát triển khả năng lãnh đạo 

- Chuyển hóa hành động đúng, phù hợp trởt hành hành vi, văn hóa công ty.
 Lời khuyên cho các nhà quản lý.

Bảo đảm rằng tiến trình thay đổi của bạn có một người lãnh đạo, để sắp xếp, thúc
đẩy, và tạo cảm hứng cho lực lượng lao động, cùng với một người quản lý, để khiến cho
hệ thống quy trình phức tạp triển khai được êm xuôi nhất và theo đúng kế hoạch.

- Tạo ra một tầm nhìn về quá trình, cũng như chuỗi sự việc sẽ xảy ra, và truyền đạt
điều này trong toàn bộ tổ chức của bạn. 
- Vẽ ra một tầm nhìn đầy thuyết phục về tương lai và đưa ra các chiến lược để hiện
thực hóa tầm nhìn này.

II. Ưu và nhược điểm học thuyết gồm 8 bước của John Kotter

1.Ưu điểm

Học thuyết của Kotter được rút ra từ việc nghiên cứu những thay đổi xảy ra trong thực
tế với đối tượng nghiên cứu là các doanh nghiệp ở Mỹ. Do đó học thuyết gồm một chuỗi
có 8 bước hành động này rất hữu ích cho các doanh nghiệp, giúp hỗ trợ  quá trình thay
đổi chiến lược được thành công.

Ưu điểm của học thuyết Kotter đó là lấycon người làm trung tâm,con người trong học
thuyết của ông đóng vai trò chủ động được thể hiện rất rõ trong  bước trao quyền. Học
thuyết chỉ ra chi tiết, cụ thể từng bước đi phù hợp với những thay đổi lớn, phức tạp trong
doanh nghiệp.  

Dưới đây là một số ưu điểm nổi trội khác trong học thuyết Kotter: 

- Tạo tính cấp bách hình thành một sự đồng thuận giữa các nhân viên trong tổ chức,
khiến cho họ mong muốn thay đổi và sẵn sang cống hiến. Mặt khác, tạo tính cấp bách là
tạo động lực cho mầm mống của sự thay đổi xuất hiện trong tổ chức, nhằm đánh giá được
thực trạng và môi trường cạnh tranh trên thị trường, bên cạnh đó doanhnghiệp còn xác
định được các cơ hội kinh doanh của mình trên thị trường và những thách thức mà doanh
nghiệp phải trải qua.

 - Thành lập nhóm dẫn đường đó chính là tạo ra ý thức đoàn kết, phối hợp giữa các
thànhviên trong tổ chức. Bởi lẽ, một cá nhân khó có thể tạo nên sự thay đổi lớn.

- Trong bước phát triển tầm nhìn và xây dựng chiến lược, Kotter đã giúp cho doanh
nghiệp tự định ra triển vọng tương lai của chính mình. Chính tầm nhìn sẽ làm cho các cá
nhân phối hợp với nhau một cách hiệu quả, nhà quản lý và nhân viên có thể chủ động
hành động trong công việc của mình, khiến cho hoạt động doanh nghiệp trơn tru và
nhanh chóng hơn. 
- Truyền đạt tầm nhìn: Nếu tầm nhìn giúp khắc phục tình trạng trì trệ thì truyền đạt
tầm nhìn sẽ giúp điều này lan rộng trong mọi thành viên của doanh nghiệp.
- Trao quyền tối đa sẽ kích thích sự phát triển của các nhà quản trị, khả năng thực
hiện quyền tự quản nhiều hơn vì vậy việc thực hiệncông việc được nhanh hơn. Đối với
nhân viên cấp dưới, trao quyền sẽ tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích
thích họ làm việc tốt hơn, còn đối với nhà quản trị cấp trên, trao quyền tạo điều kiện cho
họ tập trung vào các vấn đề chiến lược.
- Công cuộc thay đổi có quy mô đòi hỏi một khoảng thời gian lâu dài, do đó cần có
những  bằng chứng thuyết phục chứng minh nhữngnỗ lực sẽ được đền đáp xứng đáng.
Hiểu được điều này giáo sư Kotter đã đưa ra bước thứ sáu “Tạo ra thắng lợi ngắn hạn”.
Bướcnày giúp tạo ra tinh thần và động lực trong các nhân viên, duy trì sự ủng hộ của các
nhà lãnh đạo cấp cao, bằng chứng cho việc thay đổi đang đi đúnghướng. 
 - Mọi thay đổi chỉ trở nên vững chắc khi nó thấm sâu vào hành vi, thái độ của mọi
nhân viên và thấm nhuần vào thành văn hoá công ty. Đây chính là ưu điểm trong bước
thứ 8 của mô hình Kotter. 

2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm thì trong các bước của học thuyết cónhững nhược điểm đó
là các bước trong mô hình này phải đi theo trìnhtự của nó, yêu cầutrong mỗi bước đều
phải được giải quyết dứt điểm. Nhiều bước có thể cùng diễn ra, nhưng chỉ cần
bỏ mộtbướchoặc một bước nào đó chưa được giải quyết triệt để thì doanh nghiệp có thể
gặp rắc rối. Thêm một nhược điểm nữa là học thuyết này chỉ phù hợp với những thay đổi
có quy môlớn hoặc những thay đổi mang tính chất phức tạp. 

- Tạo tính cấp bách có một nhược điểm đó là việc tăng tính cấp bách đòi hỏi phải
chấp nhận rủi ro và tạo ra áp lực cao trong công việc, gây ra mất ổn định và tạo them sự
khó khăn cho doanh nghiệp. 

- Nhóm dẫn đường là tập hợp nhóm người biết phối hợp tốt, tin cậy lẫn nhau để đem
đến thành công. Tuy nhiên, để thành lập đượcmột nhóm như thế không phải là một điều
dễ dàng vì những xung độtquyền lợi cá nhân và mất thời gian để tìm được những người
thực sự phù hợp cho nhóm dẫn đường này. 

- Thiết lập tầm nhìn luôn là một việc khó khăn, phức tạp và đôi khi cảm tính. Để
thiết lập tầm nhìn thì đòi hỏi phải có khối óc và con tim và chính điều này có thể khiến
doanh nghiệp mất nhiều thời và cần sự tham gia của nhiều người. Mặt khác, tầm nhìn sẽ
trở nên vô giá trị nếu như tổ chức không hiểu về nó. 

- Hình thành và phát triển tầm nhìn đã khó thì việc truyền đạt mộttầm nhìn lại càng
khó hơn. Không phải ai cũng có khả năng truyền đạt một cách trọn vẹn, nhất quán tầm
nhìn để khiến cho mọi người trongtổ chức đều hiểu giống nhau về ý nghĩa và định hướng
của nó. 

- Trao quyền có nhiều lợi ích, nhưng bên cạnh đó nó cũng là mộtđiều khiến các nhà
lãnh đạo băn khoăn. Câu hỏi đặt ra cho họ là nêntrao quyền cho ai và những người này có
khả năng đảm đương quyềnđược giao hay không. Khi trao quyền cho cấp dưới thì phải
tin tưởng và phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới khi người dưới quyền không đủ
năng lực. 

- Tạo thắng lợi ngắn hạnlà có thể làm mất đi tính cấp bách màdoanh nghiệp đã cố
gắng tạo ra trong bước đầu tiên.Nếu dừng lạitrước khi một công việc được hoàn thành
hẳn, mọi nỗ lực trước đó có thể sẽ biến mất và doanh nghiệp cũng có thể phải bắt đầu lại
từ đầu. 

- Văn hóa tổ chức được hình thành trong nhiều năm, được củng cố duy trì và phát
triển qua nhiều thế hệ các thành viên của doanh nghiệp.Mọi thành viên đều ngầm định
thừa nhận các giá trị văn hóa và rất longại thay đổi sang các giá trị mới. Do đó để thay
đổi nó cần nhiều thờigian và quá trình có thể gập ghềnh. Doanh nghiệp càng hoạt động
lâu nămthìcác yếu tố này càng trở nên bền vững. Nó được mặc nhiênthừa nhận và trở
thànhthóiquen của mọi người, vì vậy thay đổi vănhóa doanh nghiệp không phải là điều dễ
dàng. 

- Cần có đủ thời gian để hoàn thành toàn bộ kế hoạch thay đổi vì “Việc bỏ qua vài
bước sẽ chỉ tạo ra ảo giác về tốc độ và không bao giờtạo được những kết quả vừa ý.Mắc
phải sai lầm nghiêm trọng ở bất cứgiai đoạn nào cũng có thể gây ra sức ảnh hưởn phá
hủy,làm chậm lại đà phát triển, và phủ định những thành quả đã giành được một cách khó
khăn”.

- Áp dụng theo quy trình 8 bước Kotter, các tổ chức có thể tránhđược thất bại và trở
nên lão luyện thay đổi. Bằng cách cải thiện khảnăng của chính mình để thay đổi, tổ chức
có thể làm tăng cơ hội thànhcông cả hiện tại và trong tương lai.