BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Đơn vị: PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ

Chức danh: Trưởng phòng
Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00
Mã số: IX.02
Ngày
Người viết Người kiểm tra Người duyệt
Họ và tên
NGUYỄN THANH LIÊM HOÀNG VĂN HÙNG CÁI HỒNG THU

Chữ ký

1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )
- Phụ trách chung có trách nhiệm điều hành hoạt động toàn bộ phòng HCNS theo chức năng nhiệm vụ và
phân cấp của Nhà máy và Công ty giao bao gồm: Công tác quản trị hành chánh, quản trị nhân sự, chăm sóc
sức khỏe, khám bệnh định kỳ, nhà ăn, nhà khách, công trình phúc lợi, thi đua khen thưởng, kỷ luật, phát triển
nguồn nhân lực, tham mưu cho Giám Đốc công tác đối nội, đối ngoại, kiểm soát thể thức các công văn giấy tờ
trước khi trình Giám Đốc ký các giấy tờ theo thẩm quyền và uỷ quyền. Tổ chức hội, họp, đưa rước CBCNV
trong Nhà máy, đi công tác, khách đến làm việc với Nhà máy.
- Mục tiêu công việc là đáp ứng kịp thời nhu cầu các công văn đi, đến, fax, thông tin liên lạc, chế độ chính
sách cho người lao động, chăm sóc sức khỏe, khám bệnh định kỳ, đảm bảo các suất ăn, bồi dưỡng, bố trí xe
đưa đón CBCNV, khách đến công tác của các đơn vị trong và ngoài Nhà máy, nhằm mục đích phục vụ hoạt
động sản xuất của Nhà máy, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của Công ty giao.

2. Công việc đo lường bằng chỉ số KPI :

Tần
suất
ST
Nội dung (ngày/ Tiêu chí đo lường đánh giá
T
tuần/
tháng)
A Nhóm công việc theo KPI
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)
Chỉ đạo, quản lý, điều hành, phân công nhiệm vụ Không sai sót, không chậm trễ, đáp
hiệu quả các bộ phận quản trị hành chánh đảm bảo ứng kịp thời, nhanh chóng phục vụ
công tác lễ tân, tiếp nhận văn thư lưu trữ, báo cáo, Hàng hiệu quả công tác quản trị hành chánh
fax, thông tin liên lạc đến và đi kịp thời chính xác, tổ ngày BGĐ, và các đơn vị /năm
chức sự kiện, bố trí phòng. Sắp xếp lịch công tác
Giám đốc hợp lý, hiệu quả.
1 Quản lý trang thiết bị văn phòng, trụ sở, văn phòng -Không sai sót , chậm trễ quá 30 phút
làm việc, nhà khách, khai thác hồ bơi, sân tennis, từ khi nhận lệnh, không để phản ánh
hội trường, công trình phúc lợi, điều động xe Nhà Hàng cung cách phục vụ của nhân viên lái
máy, theo dõi các xe thuê ngoài đưa rước CBCNV ngày xe và Nhà khách
nhà máy đi làm, trực PCCC, đi công tác, khách đến
công tác làm việc với Nhà máy an toàn, hiệu quả
2 Chỉ đạo, quản lý, điều hành bộ phận quản trị nhân Không sai sót, không chậm trễ, đúng
sự, đảm bảo thực hiện hoạt động quản lý lao động Hàng quy định, quy trình của Nhà nước,
Nhà máy, chế độ chính sách của Công ty, chế độ ngày Công ty, Nhà máy.
bảo hiểm xã hội toàn Nhà máy;

MTCV-NMKL Trang 1/5

 -Đáp ứng kịp thời công tác thi đua, khen thưởng, kỷ -Không sai sót, chậm trễ/năm
luật. Quản lý, bố trí sắp xếp nguồn nhân lực Nhà Hàng
máy, xác định nhu cầu tuyển dụng các đơn vị . tuần

- Quản lý, tổ chức thuê lao động thuê ngoài , công Hàng -Không để các đơn vị phản ánh chậm
tác vệ sinh công nghiệp, phục vụ hiệu quả công tác ngày trễ, hiệu quả công việc vệ sinh.
của các đơn vị Nhà máy
Phối hợp P.TCHC, các đơn vị liên quan, đào tạo Hàng -Đáp ứng đòi hỏi các kỹ năng và trình
3 phát triển nguồn nhân lực, đáp ứng công tác các tuần độ chuyên môn các vị trí các đơn vị
đơn vị, hiện tại và lâu dài.
Quản lý việc thực hiện đúng chế độ, khám bệnh định hàng Không để sai sót, chậm trễ công tác
kỳ và chăm sóc khức khỏe cho người lao động. ngày sơ cứu, chăm sóc sức khỏe, ngăn ngừa
4 Phòng ngừa ngăn chặn các nguy cơ bệnh nghề bệnh nghề nghiệp, Tỉ lệ % CBCNV
nghiệp, các ổ dịch bệnh lây lan được khám bệnh định kỳ /năm
Đáp ứng phục vụ kịp thời các suất ăn cho toàn thể hàng Số lần sai sót trong quản lý và phục vụ
CBCNV Nhà máy và khách đến công tác, đảm bảo ngày nhân viên Nhà ăn/năm
5
đủ định lượng suất ăn, an toàn thực phẩm đúng quy
định
Phối hợp P.TCHC công ty và các đơn vị xây dựng hàng Đảm bảo đúng tiến độ thời gian quy
6 và áp dụng đánh giá KPI các đơn vị toàn Nhà máy tháng định
đúng thời gian
Quản lý sử dụng ngân sách được giao hiệu quả Hàng Tỉ lệ % sử dụng hiệu quả/năm
7
ngày
Quản lý, duy trì HTQLCL ISO 9001 của P.HCNS Hàng Không để xảy ra các lỗi vi phạm/năm
8
hiệu quả tháng
Đảm bảo tham gia các lớp đào tạo chuyên môn Hàng Tỉ lệ % tham gia của CBCNV
nghiệp vụ, an toàn. quý
Đảm bảo chấp hành ATVSLĐ, quy định về môi Hàng Đảm bảo không để vi phạm các lỗi
trường,nội quy lao động ngày nặng
II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)
Lãnh đạo công tác công Đoàn CSTV Nhà máy Hàng Theo đánh giá của công đoàn cấp trên
1 ngày và các công đoàn Nhà máy.
Quản lý công tác giám sát đơn vị thuê ngoài xuất Hàng Không để chậm trễ, sai sót, phản ánh
2
sản phẩm xi măng của đơn vị P.XNXM ngày của các đơn vị
Thực hiện công tác khác do Giám Đốc phân công Hàng
3 Đáp ứng đúng các yêu cầu được giao.
tháng
III Kế hoạch hành động
Lập kế hoạch kiểm tra, giám sát công tác phòng Hàng Không để sai sót, chậm trễ lặp lại quá
1 hành chánh,Nhân sự tuần 1 lần/ttháng
Báo cáo phòng chống ngăn ngừa các tình huống cần Hàng Ngăn ngừa báo cáo kịp thời, sai sót lặp
2 cảnh báo cho Giám đốc tuần lại quá 1 lần/tháng
Lập kế hoạch kiểm soát sử dụng ngân sách Hàng Không để sai sót, lặp lại quá 1
3
tuần lần/tháng
Lập kế hoạch kiểm soát hệ thống ISO của phòng Hàng Không để sai sót, chậm trễ lặp lại quá
4
tháng 1 lần/Tháng
IV Phối hợp
Phối hợp với các đơn vị trong công ty Hàng
1 Không để sai sót, chậm trễ phản ánh
ngày
2 Phối hợp với các đơn vị Nhà máy Hàng Không để sai sót, chậm trễ phản ánh
MTCV-NMKL Trang 2/5
 ngày
Phối hợp với các đơn vị Ngoài Nhà máy để giải Hàng
3 Không để sai sót, chậm trễ phản ánh
quyết công tác liên quan Nhà máy/ phòng ngày
B Năng lực đóng góp
Giải quyết công việc chính xác đúng
V Kiến thức (Y1)
quy định
Giải quyết công việc linh hoạt, nhanh
VI Kỹ năng (Y2)
chóng đúng quy định
VI Việc chấp hành phân công nhiệm vụ
Hành vi (Y3)
I công tác và ý thức cầu thị
3. Công việc cụ thể thực hiện hàng ngày:
Chỉ đạo, quản lý, điều hành, phân công nhiệm vụ các bộ phận quản trị hành chánh và Nhân sự,
Y tế, Nhà ăn, vệ sinh công nghiệp hàng ngày như sau:
+ Đảm bảo công tác lễ tân, tiếp nhận văn thư lưu trữ, báo cáo fax, thông tin liên lạc đến và
đi, kiểm soát thể thức các công văn giấy tờ trước khi trình ký phê duyệt, công tác soạn thảo văn bản,
báo cáo trong và ngoài Nhà máy kịp thời chinh xác đáp ứng công tác quản trị sản xuất của Ban Giám
đốc.
+Tham mưu cho Giám Đốc công tác đối nội, đối ngoại. Tổ chức sự kiện,hội, họp, điều động
đưa xe Nhà máy và thuê ngoài rước CBCNV trong Nhà máy, đi công tác, khách đến làm việc với
Nhà máy ăn nghỉ cho khách lịch sự, văn minh, ân cần, chu đáo.
+ Kiểm tra giám sát định mức kinh tế kỹ thuật tiêu hao nhiên liệu xe, hồ bơi, các suất ăn Nhà
ăn và công tác bảo dưỡng chữa đại tu xe, thiết bị văn phòng, công trình kiến trúc 2 khối Nhà làm
việc, công trình phúc lợi.
+ Chỉ đạo công tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh thông thường, cấp cứu kịp thời,
khám bệnh định kỳ, ngăn ngừa các bệnh nghề nghiệp và ổ dịch. Đảm bảo chế biến các suất ăn nhà ăn
đảm bảo sức khỏe ATVSTP, quản lý nhà khách, công trình phúc lợi an toàn hiệu quả
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát thực hiện đúng các chế độ, BHXH, thi đua khen
thưởng, kỷ luật đảm bảo quyền lợi người lao động; Nhu cầu tuyển dụng, sắp xếp bố trí và đào tạo
phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu sản xuất, chuyên môn các đơn vị.
+ Kiểm tra, giám sát đôn đốc bộ phận Nhân sự thực hiện công tác quản lý lao động, chấm
công Nhà máy, lực lượng thuê ngoài, vệ sinh công nghiệp, xuất xi măng hiệu quả
+ Chỉ đạo, điều hành công tác Công đoàn đáp ứng các chỉ thị, kế hoạch của Đảng ủy, công
Đoàn các cấp.
+ Chịu trách nhiệm ký duyệt các giấy tờ theo thẩm quyền và uỷ quyền bộ phận quản trị hành
chánh và Nhân sự, Y tế, Nhà ăn, Công Đoàn hàng ngày.

4. Quan hệ trong công việc

1.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp
-Báo cáo trực tiếp Giám đốc -Toàn bộ các bộ phận quản trị Các đơn vị trong Nhà máy,
hành chánh, văn thư, lái xe, Công ty.
quản trị nhân sự, tổ y tế, nhà
ăn, công trình phúc lợi, nhà
khách, hồ bơi, sân tennis, vệ
sinh công nghiệp.

1.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)

MTCV-NMKL Trang 3/5

 Đối tượng Bản chất quan hệ
- Văn phòng chính Công
Phối hợp giải quyết công tác Nhà máy/ chuyên môn của phòng
ty, tất cả Nhà máy trạm
HCNS
nghiền thuộc Công ty.

1.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)
Đối tượng Bản chất quan hệ
- UBND tỉnh Kiên Giang, UBND
huyện Kiên Lương, UBND TT
Kiên Lương.
- Sở Tài Nguyên Môi Trường.
- Sở LĐTB&XH tỉnh Kiên Giang,
Phòng LĐTB&XH huyện Kiên Quan hệ các đơn vị chính quyền địa phương ngoài Nhà máy
Lương. công tác phục vụ chuyên môn của phòng HCNS, Nhà máy
- Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang, Kiên Lương, Công ty.
BHXH huyện Kiên Lương.
- Các cơ quan chính quyền địa
phương từ Thị Trấn Kiên Lương,
Huyện Kiên Lương, các cơ quan
cấp Tỉnh Kiên Giang.

5. Phạm vi quyền hạn

- Phối hợp, chỉ đạo/yêu cầu theo chức năng đối với các đơn vị
thuộc Nhà máy.
- Có quyền quyết định trên cơ sở tuân thủ các quy định/quy
chế về hoạt động và phân cấp hoạt động của Nhà máy, trong
các lĩnh vực sau: Giao dịch với các đơn vị bên ngoài để thực
hiện nhiệm vụ của Phòng; Thực hiện các quy trình, quy định
liên quan đến chức năng của Phòng; Sử dụng tối ưu các
nguồn lực được giao quản lý; Đề xuất đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên.Thực
hiện quản lý công tác chăm sóc sức khỏe, khám bệnh định kỳ,
nhà ăn, công trình phúc lợi. Thuê lao động ngắn hạn, phục vụ
Phạm vi quyền hạn trong công việc
công tác của các đơn vị và giám sát nguồn lao động này. Xây
dựng chương trình hành động và ngân sách hàng năm theo
chức năng phòng.
- Ký giấy tờ, công văn theo đúng chức năng và được uỷ
quyền của Giám đốc Nhà máy, Công ty với các văn bản đối
nội và đối ngoại về các lĩnh vực thuộc quyền quản lý theo
chức năng thẩm quyền phân cấp của Nhà máy, Công ty
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật các nhân viên trong phòng
HCNS
- Quan hệ các đơn vị trong Nhà máy, Công ty phục vụ cho
công tác chuyên môn của phòng.
-Ký các thanh toán, các chi phí theo phân cấp của Nhà máy và
Phạm vi quyền hạn về tài chánh
Công ty

6. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
Trình độ văn hoá tốt nghiệp:
¨ 5/12 ¨ 9/12  12/12 ¨ Khác

MTCV-NMKL Trang 4/5

 Trình độ chuyên môn:
¨ Trung cấp ¨ Cao đẳng  Đại học ¨ Trên đại học
Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………
Trình độ ngoại ngữ : (¨ Anh văn hoặc ¨ Pháp văn)
 Trình độ A ¨ Trình độ B ¨ Trình độ C ¨ Khác
Trình độ vi tính:
 Trình độ A ¨ Trình độ B ¨ Đại học CNTT ¨ Khác
Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :
¨ Dưới 1 năm ¨ 1 đến 2 năm  2 đến5 năm ¨ Trên5 năm
Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)
 Bình thường ¨ Có yêu cầu riêng biệt
Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :
 Giao tiếp  Thuyết trình  Soạn thảo văn bản  Phân tích
 Làm việc nhóm  Đàm phán  Quản lý hồ sơ  Tự học
 Tổ chức công việc  Giao việc  Đánh gía nhân viên Hội họp
 Giải quyết vấn đề  Lãnh đạo  Phỏng vấn  Tư duy
7. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)
 Văn phòng cty/nm ¨ Văn phòng đơn vị ¨ Xưởng ¨ Ngoài trời
¨ Phòng TN/ điện ¨ Trong dây chuyền ¨ Trên cao  Đi lại nhiều
Môi trường làm việc
 Bình thường ¨ Nóng, ồn, bụi ¨ Độc hại ¨ Đặc biệt độc hại
Thời gian làm việc:
 Giờ hành chánh ¨ Ca kíp ¨ Đặc thù ¨ Có tăng ca
Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)
 Công cụ văn phòng¨ Dụng cụ cầm tay ¨ Thiết bị ¨ Thiết bị nặng
Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)
¨ Nhẹ nhàng  Bình thường ¨ Ít nặng nhọc ¨ Nặng
Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)
¨ Đơn giản ¨ Ít suy nghĩ  Suy nghĩ nhiều  Quyết định
Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)
¨ Không ¨ Đồng phục  Bình thường ¨ Chuyên dùng

MTCV-NMKL Trang 5/5