Professional Documents
Culture Documents
BÀI 2: Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Thông Dụng
BÀI 2: Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Thông Dụng
BÀI 2:
SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
I. Khái quát về văn bản hành chính thông dụng
1. Khái niệm, vai trò, chức năng
2. Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
3. Quy trình ban hành
II. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
1. Giấy mời
2. Thông báo
3. Biên bản
4. Công văn, công điện
5. Báo cáo
6. Đề án,
7. Tờ trình
• Hình thức của văn bản hành chính thông dụng bao gồm tên loại và thể thức, kỹ
thuật trình bày được quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
về công tác văn thư.
• Văn bản hành chính thông dụng của tổ chức chính trị (Đảng Cộng sản Việt Nam):
hình thức văn bản tuân theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của
Văn phòng Trung ương Đảng.
• Văn bản hành chính thông dụng của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, hình
thức văn bản được thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày
29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
1
06/10/2023
3. Phân loại
Theo tiêu chí chủ thể Theo tên loại Theo mục đích sử dụng và ban hành
ban hành
- Văn bản hành chính - Văn bản hành chính - VBHCTD để giao dịch công tác: công
thông dụng của Nhà CÓ tên loại: quy chế, văn, công điện, tờ trình, thông báo, báo
nước quy định, quy hoạch, cáo, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy mời
hướng dẫn, đề án,
- VBHCTD của tổ - VBHCTD để ghi nhận sự kiện: biên
chương trình, kế
chức xã hội bản, giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận,
hoạch, thông báo, báo
giấy đi đường, hợp đồng
- VBHCTD của đơn cáo, biên bản, tờ trình,
vị sự nghiệp hợp đồng, các loại giấy - VBHCTD để đặt ra quy tắc xử sự nội
tờ, các loại phiếu bộ: nội quy, quy chế, điều lệ, quy định
- VBHCTD của đơn
vị kinh tế (doanh - Văn bản hành chính - VBHCTD để trình bày dự kiến cống
nghiệp) KHÔNG có tên loại việc trong thời gian nhất định: chương
(công văn) trình, đề án, kế hoạch, phương án
4. Vai trò:
Là phương Là phương
tiện truyền Là cơ sở và
tiện truyền
đạt các nội phương tiện
đạt thông tin
dung điều cho công tác
góp phần
hành, quản lý kiểm tra,
thúc đẩy
của các cơ thanh tra,
quản lý có
quan, tổ giám sát
hiệu quả
chức
5. Chức năng
Pháp lý
Giao tiếp
2
06/10/2023
II. Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
VỀ NỘI DUNG VỀ HÌNH THỨC VỀ NGÔN NGỮ VÀ VĂN
PHONG
• Đảm bảo tính hợp pháp: • Tên loại văn bản: Phụ • Chính xác, rõ ràng
lục I Nghị định
- Phù hợp với chính sách, pháp luật của Nhà • Trang trọng, lịch sự
30/2020/NĐ-CP ngày
nước
05/3/2020 của Chính • Phổ thông, thống nhất
- Giải quyết những công việc thuộc thẩm phủ về công tác văn thư
quyền
• Thể thức, kỹ thuật trình
• Đảm bảo tính hợp lý: bày: Nghị định
30/2020/NĐ-CP, hướng
- Được ban hành kịp thời dẫn cụ thể của các tổ
- Phù hợp với thực tiễn chức chính trị-xã hội,
các đơn vị kinh tế.
- Hình thức văn bản phù hợp với công việc
đang giải quyết và mục đích của chủ thể ban
hành
- Bố cục chặt chẽ, logic; cách trình bày nội
dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ
nhớ
Một số cụm từ khóa thường gặp trong văn bản hành chính thông dụng:
Một số cụm từ khóa thường gặp trong văn bản hành chính thông dụng (tiếp):
Để nhắc nhở và yêu Để trình bày những vấn Để kết thúc văn
cầu thực hiện: đề cần phải hạn chế hay bản:
cần tiếp tục làm sáng tỏ:
+ Nhận được văn + Xin trân trọng
bản này, yêu cầu các + Theo tinh thần có ở văn cảm ơn Quý Cơ
đơn vị… bản (…) thì… quan.
+ Các đơn vị trực + Chúng tôi tạm thời giải + Xin gửi tới Quý
thuộc (…) có trách quyết… Cơ quan lời chào
nhiệm thực hiện trân trọng.
+ Xét về mặt…
quyết định này.
+ Vậy xin trân trọng
+ Trong tình hình trước
+ Bộ (…) yêu cầu các trao đổi/thông tin
mắt…
đơn vị (…) có kế để (tên cơ quan, tổ
hoạch triển khai kịp + Trong khoảng thời gian chức) biết và phối
thời… là… hợp thực hiện.
3
06/10/2023
III. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
• Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích nội dung của văn bản cần soạn thảo, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản
• Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
- Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
- Soạn thảo văn bản đúng hình thức,thể thức và kỹ thuật trình bày
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tiến hành lấy ý kiến của
các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản
thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo các tài liệu có liên quan
*Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước
pháp luật về bản thảo văn bản
• Người có thẩm quyền ký văn bản – Bản gốc văn bản
1.2 Độ mật và độ khẩn: để lựa chọn thủ tục phù hợp và dành ưu tiên giải quyết
4
06/10/2023
5
06/10/2023
Một số hạn chế trong soạn thảo văn bản hành chính
ở các cơ quan, tổ chức
- Còn sai sót, thiếu thống nhất trên các phương diện: tên loại văn bản và chức năng
thực tế của chúng trong quản lý, cách xử lý thông tin trong văn bản, thể thức văn
bản, thẩm quyền ban hành…
- Quan hệ giữa các cơ quan trong quá trình soạn thảo văn bản và quan hệ giữa các
văn bản nhiều khi không được xác định rõ ràng.
- Quá trình kiểm tra việc thực hiện văn bản sau khi ban hành ở nhiều cơ quan không
được quan tâm đúng mức, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản
chậm được khắc phục.
- Nhiều công văn, giấy tờ không có ích tạo cơ sở cho bệnh quan liêu giấy tờ.
6
06/10/2023
Ví dụ về việc ban hành văn bản hành chính có sai sót nghiêm trọng
https://tuoitre.vn/so-y-te-tp-hcm-1-ngay-ra-3-van-ban-thu-hoi-2-ca-3-deu-co-nhung-
sai-sot-nghiem-trong-20210804224809276.htm
BÀI TẬP:
1. Soạn 01 giấy mời tham dự một hội thảo do Học viện Ngoại giao tổ chức.
2. Đọc “Chương VIII: Soạn thảo văn bản Hành chính”, Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo
văn bản (Nguyễn Đăng Dung, Nguyễn Hoàng Anh, Võ Trí Hảo)
3. Đọc Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn
thư
7
06/10/2023
- Tuân thủ hướng dẫn tại Phần I: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính của Phụ lục I: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản
sao Văn bản (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 của
Chính phủ về công tác văn thư)
8
06/10/2023
Tên
loại
văn
bản
hành
chính
và
Chữ
viết
tắt
9
06/10/2023
Ví dụ về
Quyết
định (cá
biệt)
quy
định
trực tiếp
Ví dụ về
Quyết
định (cá
biệt)
quy
định
gián
tiếp
10
06/10/2023
11
06/10/2023
Yêu cầu:
Nêu rõ thông tin truyền đạt; thông tin phải đảm
bảo chính xác, trung thực, kịp thời
Nội dung của thông báo phải cụ thể, đúng trọng
tâm cần thông báo, không được chung chung
Cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu, nêu trực tiếp
thông tin cần truyền đạt mà không phải lập luận
như Tờ trình, nhận xét đánh giá như báo cáo hay
thể hiện tính lịch sự, xã giao như công văn hành
chính.
1. Khái niệm:
Báo cáo là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ
việc trên thực tế, trình bày kết quả thực hiện trong công việc trong hoạt động của cơ quan, đơn vị
làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương, biện pháp mới phù
hợp.
3. Yêu cầu:
Đảm bảo tính kịp thời
Đảm bảo tính chính xác, trung thực
Đảm bảo tính cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
12
06/10/2023
Ví dụ 1:
Đề cương
báo cáo tổng
hợp
Ví dụ 2 về
Báo cáo nhanh
1. Khái niệm: Là văn bản hành chính thông dụng được 4. Yêu cầu đối với biên bản:
sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ - Về hình thức:
sở để chủ thể quản lý ra các phán quyết trong công
Tuân theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày
việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Phân loại: Biên bản vi phạm hành chính được quy định
Biên bản vụ việc theo Thông tư số 34/2014/TT-BCA ngày
Biên bản hội nghị 15/8/2014 của Bộ Công an quy định về biểu
mẫu xử phạt vi phạm hành chính của công an
3. Cách ghi biên bản: nhân dân…
Ghi đầy đủ, chi tiết các nội dung của diễn biến sự Lưu ý: đối với thể thức ký biên bản thì yêu cầu
việc phát sinh: áp dụng cho loại biên bản vụ việc như bắt buộc phải tối thiểu hai người ký (người lập
biên bản kiểm tra, biên bản bàn giao, biên bản xử lý biên bản vụ việc/chủ tọa hội nghị luôn ký ở
vi phạm hành chính, biên bản trong tố tụng hình sự, phía bên phải cuối trang giấy. Đối với biên bản
dân sự. vụ việc, người ký phải tự đọc biên bản để xác
Ghi tổng hợp các nội dung diễn biến của sự việc phát thực nội dung được ghi nhận. Đối với biên bản
sinh: thường áp dụng cho biên bản hội nghị => Người hội nghị, thư ký/người có thẩm quyền cần đọc
viết phải có khả năng tổng hợp lại thông tin, lời phát biên bản để mọi người cùng nghe và làm thủ
biểu mới phản ánh trung thực, đầy đủ sự kiện. Tránh tục thông qua nội dung biên bản, sau đó chủ
tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin tọa và thư ký mới ký xác nhận.
13
06/10/2023
- Về nội dung: Thông tin được tường thuật đầy đủ, chính
xác, trung thực và khách quan; số liệu phải chính xác, cụ
thể.
- Về ngôn ngữ: bằng tiếng Việt, ngôn ngữ viết, đảm bảo
tính chính xác, phổ thông, dễ hiểu. Ngôn ngữ trong biên
bản có tính khuôn mẫu ở mức độ cao => việc trình bày,
sắp xếp bố cục nội dung của biên bản phải tuân theo
trình tự của sự việc diễn ra.
SOẠN THẢO ĐỀ ÁN
1. Khái niệm Đề án:
Là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để trình bày dự kiến về một công việc cần
thực hiện trong thời gian nhất định nhằm đạt được mục đích đặt ra với hiệu quả cao nhất.
Phân biệt:
Đề án và Kế hoạch
Đề án và Dự án
Chương trình và kế hoạch
14
06/10/2023
Thực hành:
http://nghean.edu.vn/upload/21411/20220318/Quyet_dinh_phe_duyet_de_an_Phat_trien_doi_n
gu_nha_giao__can_bo_quan_ly_co_so_giao_duc_nganh_giao_duc_Nghe_An_giai_doan_202
2-2025__dinh_huong_den_nam_2030__8a52bb1727.pdf
Câu hỏi: Khi nào sử dụng Tờ trình? Khi nào sử dụng công văn (để trình)? Giống và khác nhau giữa
Đề án và Tờ trình?
Các loại tờ trình:
• Tờ trình độc lập
• Tờ trình kèm theo văn bản đề xuất
15
06/10/2023
16
06/10/2023
BỐ CỤC
Một số
vấn đề
cần
lưu ý
Người soạn thảo đặt mình vào vị trí
của cấp trên để nhìn nhận vấn đề, Nếu là phương án lớn, đề nghị phức
xem cấp trên cần những cơ sở pháp tạp, khó được cấp trên chấp nhận
lý và thực tiễn nào, những thông tin ngay thì có thể tách thành nhiều
cần thiết làm cơ sở cho việc chấp bước và trình thành nhiều lần sẽ dễ
nhận đề nghị để tìm, nêu, phân tích được chấp nhận hơn.
và hướng toàn bộ nội dung tờ trình
vào việc đáp ứng yêu cầu đó lường
trước các vấn đề
Hiểu rõ cấp trên hạn chế
ở mặt nào để tìm cách
thuyết phục tốt nhất
Thời gian trình phải
hợp lý
Ví dụ 1:
Tờ trình
về đề
nghị
sửa
chữa
17
06/10/2023
Ví dụ 2:
Tờ trình
về tổ
chức sự
kiện
18
06/10/2023
Bài tập:
CÁCH THỨC SOẠN THẢO 1. Em hãy thay mặt UBND thành phố Hà
(NỘI DUNG) Nội soạn thảo một công văn đôn đốc
nhắc nhở các cơ quan hành chính nhà
1. Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt nước thuộc phạm vi chức năng quản
mục đích viết công văn lý của UBND thành phố Hà Nội thực
hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định
2. Phần nội dung chính: Nêu cách giải kỳ .
quyết, nêu quan điểm, thái độ của 2. Em hãy thay mặt UBND quận Y, soạn
cơ quan gửi công văn thảo một công văn đề nghị Ủy ban
3. Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức nhân dân thành phố, Thường trực Hội
(thường bằng lời chào) đồng thi đua khen thành phố, Sở Giáo
dục và đào tạo thành phố xét khen
thưởng cho một số đơn vị và cá nhân
thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo của
quận Y vì đã có thành tích xất sắc
trong sự nghiệp giáo dục của quận và
thành phố.
19
06/10/2023
Mẫu
công điện
của BNG
Ví dụ
về
công
điện
20