TÌNH HUỐNG: LUÂN CHUYỂN NHÂN SỰ - QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Loại hình: Kịch bản tình huống

Nguồn: Trung tâm Nghiên cứu phát triển y tế cộng đồng CCRD – Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ
(USAID)

Bối Cảnh: Miêu tả tình huống 5W-1H

1. What - Sự kiện: BGD họp, bàn bạc để tái cấu trúc tổ chức. Ban giám đốc trình bày phương án
2. Where - Nơi chốn: Phòng họp
3. When - Thời điểm: Cuộc họp giao ban công ty hàng tuần vào sáng thứ hai đầu tuần
4. Why – Lý do: Công ty nhận thêm dự án mới và lớn đòi hỏi mở rộng quy mô nhân sự tổ chức
5. Who - Người tham gia: Ban Giám đốc và các phó trưởng các phòng ban, nhân viên

● Giám đốc: Chị Hằng

● Phó Giám đốc: Anh Khánh

● Anh Hùng: Trưởng bộ phận dự án

● Chị Hồng: Nhân viên

● Anh Kiên: Nhân viên

● Hai nhân viên khác

6. How: Lập bộ phận truyền thông, luân chuyển công việc của nhân viên hiện tại và tuyển nhân sự
mới

Diễn tiến tình huống: Lời thoại và hành động của người tham gia

1. Chị Hằng: “Công ty nhận thêm dự án mới và lớn đòi hỏi mở rộng quy mô nhân sự tổ chức. Trong
bối cảnh khó khăn như hiện nay, chủ trương của Ban Giám Đốc là tận dụng nguồn nhân lực sẵn
có, tránh ảnh hưởng quỹ lương và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển. Tổ chức sẽ tạo điều
kiện cho nhân viên làm quen với công việc nhanh chóng.” Phong cách nói rõ ràng để thuyết phục
2. Anh Khánh: Chúng tôi chọn gương mặt trẻ có khả năng thử sức trong lĩnh vực mới. Chúng tôi đã
nắm bắt khả năng của từng người và bố trí phù hợp. Sắp tới sẽ có lớp tập huấn giúp nhân viên
mới nắm kiến thực, có chuyên gia hướng dẫn. Người nhân viên tốt là biết chấp nhận thử thách,
 cùng với cơ quan vượt qua khó khăn trong thời gian này. Nhân viên cần lưu ý việc tuân thủ
quyết định của Ban giám đốc.
3. Chị Hồng: Truyền thông là lĩnh vực mới, chưa được đào tạo, không có chuyên môn. Bản thân
cảm thấy bối rối không biết bắt đầu thế nào
4. Anh Hùng: Đang làm Trưởng bộ phận dự án được đề cử làm phó phòng truyền thông. Chỉ
chuyên quản lý chương trình, chuyển sang lĩnh vực khác thì e ngại không đủ năng lực. Đã gắn bó
lâu với công việc đang làm và chỉ phù hợp với công việc đang làm và sợ ảnh hưởng đến tổ chức.
5. Anh Kiên: Sự thay đổi này của tổ chức hoàn toàn không phù hợp với cá nhân tôi. Tôi không
muốn làm công tác truyền thông vì mình không đủ khả năng. Đề xuất Ban giám đốc tuyển hoàn
toàn nhân sự mới cho bộ phận

Kết thúc tình huống: Kết luận cuộc họp

1. Anh Khánh: Đây là quyết định của Ban Giám đốc, nếu các bạn không hài lòng với quyết định của
tổ chức thì suy nghĩ thêm và tự tìm hướng đi khác cho mình
2. Chị Hằng: Chúng tôi biết đây là quyết định quan trọng cần nhiều thời gian để suy nghĩ. Ban giám
đốc sẽ dành thời gian để giải đáp thắc mắc liên quan vấn đề

Câu hỏi tình huống:

1. Nêu tả bản chất vấn đề của tình huống và các khó khăn cụ thể.

2. Có thể có những phương án nào? Thuận lợi và khó khăn của từng phương án

3. Bạn nghĩ gì Ban Giám đốc quyết định và thông báo việc luân chuyển công việc của 3 nhân sự?

4. Giám đốc và Phó Giám đốc nên làm gì tiếp theo sau cuộc họp?

5. Nếu bạn là giám đốc bạn nên làm gì trước cuộc họp?
PHẦN 2: GIẢI TÌNH HUỐNG

1. Vấn đề của tình huống

1. Hiện trạng: Công ty nhận thêm dự án mới và lớn đòi hỏi mở rộng quy mô nhân sự tổ chức

2. Mục tiêu: Mở 1 phòng ban mới là Phòng truyền thông

3. Vấn đề: Nhân sự làm việc tại Phòng truyền thông

4. Giải pháp: Sử dụng nhân sự hiện tại và tuyển 1 trưởng phòng là người mới. Cụ thể, Luân chuyển
1 trưởng bộ phận dự án làm phó phòng và 2 nhân viên phòng ban khác làm nhân viên

5. Thách thức: Ba nhân viên được chỉ định luân chuyển không muốn luân chuyển với các lý do khác
nhau.

Thách thức: Sự hợp lý và toàn diện, độ tác động của các giải pháp Giải pháp khác không được nêu/lựa
chọn

Giải pháp Thuận lợi Khó khăn

Tuyển mới hoàn toàn
nhân sự phòng truyền
thông
· Tuyển người đúng
chuyên môn
· Kỳ vọng có những
nhân lực mới sáng
tạo, đột phát
· Mất thời gian để am
hiểu kiến thức sản
phẩm, văn hóa công
ty
· Thời gian lực thời
gian và Chi phí
tuyển dụng

Sử dụng nhân viên hiện · Nhân viên cũ có thể · Thiếu chuyên môn
tại của công ty, luân nằm rõ văn hóa và sâu, cần thời gian
chuyển qua phòng quy trình của công đào tạo
truyền thông ty
 · Khả năng không
hoàn thành dự án
cao

Tuyển mới nhân sự và
lựa chọn luân chuyển 1
số nhân sự
· Ngay lập tức triển · Thay đổi việc trong
khai được dự án thời gian ngắn
· Nhân sự hiện tại có · 1 số nhân viên thiếu
thể học hỏi và bắt chuyên môn
đầu công việc

· Nối tiếp các hoạt

động của công ty

2. Phân tích quyết định của Ban Giám đốc cách thông báo việc luận chuyển 3 nhân viên và phản ứng
của 3 nhân viên này.

1. Công tác truyền thông, dẫn dắt sự thay đổi của Ban Giám đốc chưa hợp lý: Bất ngờ, không giải
thích rõ, không nêu rõ kế hoạch với dự liệu

2. Nhân viên: thụ động, chưa có tinh thần về sự thay đổi, chưa nhận thức được sự thay đổi

Phân tích tình huống theo FTO

Fact Truth Opinion

Ban Nhận thêm dự án mới và Loại dự án, nhu cầu dự án Tận dụng nguồn nhân lực sẵn có,
Giám lớn đòi hỏi mở rộng quy tránh ảnh hưởng quỹ lương và tạo
đốc mô nhân sự tổ chức điều kiện cho nhân viên phát triển

Chọn gương mặt trẻ có

khả năng thử sức trong
Nhu cầu kỹ năng cụ thể
lĩnh vực mới.
của lĩnh vực mới

Năng lực cần có của nhân

viên

Chúng tôi đã nắm bắt

khả năng của từng người
Số năm làm việc, các kỹ
và bố trí phù hợp.
năng và kết quả công việc
hiện tại

Sắp tới sẽ có lớp tập

huấn giúp nhân viên
Nội dung, phương pháp
tập huấn
 Nhân Lĩnh vực mới, chưa được Sự nội tiếp hoặc liên quan Chuyển sang lĩnh vực khác thì e
viên đào tạo, không có giữa các lĩnh vực: Quản lý ngại không đủ năng lực
chuyên môn dự án và truyền thông

Sự thay đổi này của tổ chức hoàn

Chỉ chuyên quản lý Chuyên môn của lĩnh vực toàn không phù hợp với cá nhân
chương trình, dự án truyền thông là gì? Sản tôi
xuất nội dung, PR..

Không đủ khả năng Không muốn làm công tác truyền

thông

Việc làm tiếp theo:

Chuẩn bị các dữ liệu và kế hoạch thực thi Cấu trúc nhân sự:

1. Lý do cần mở phòng truyền thông: Giới thiệu dự án mới, thuận lợi, thách thức của dự án

2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng truyền thông: Sản xuất nội dung, quan hệ công chúng, sản xuất
dự án

3. Cơ cấu tạm thời và định hướng phát triển của phòng truyền thông: bao nhiêu người

4. Lộ trình phát triển nhân sự dự kiến: Trưởng phòng là ai?

Việc làm tiếp theo:

Truyền thông, động viên và dẫn dắt sự thay đổi:

1. Sự hấp dẫn của công việc phòng truyền thông

2. Lộ trình chuyển giao công việc: thử nghiệm, chuyển sang hẳn
 3. Công việc (Job Description) cụ thể của từng vị trí ở phòng truyền thông và người thay thế vị trị
được luân chuyển

4. Cam kết quyền lợi, cơ hội đào tạo

Việc có thể làm trước

Phân định rõ nhân viên

1. E dè, thiếu năng lực

2. Không dám thoát khỏi vùng an toàn, muốn giữ công việc hiện tại

3. Chống đối, không có khả năng thay đổi

Bạn nghĩ anh Kiên, chị Hồng và anh Hùng xem ai có thể là nhân vật như vậy để thay đổi

Dựa vào 4 nhóm nhân viên sau để tìm hiểu động lực thay đổi và kỹ năng của từng nhân viên để đưa ra
giải pháp

1. Nhân viên Thành tích thấp Thiếu động lực và Thiếu Kỹ năng

Nhân viên Thiếu động lực: động lực tự thân và bên ngoài

Nhân viên : Thiếu Kỹ năng – Đào tạo

2. Nhân viên: Thành tích cao – Đã thành tích cao ở vị trí hiện tại và cân nhắc để phát huy năng lực