CHƯƠNG 6 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA

1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

- Khái niệm :

+ kiểm tra là một quá trình, dành cho các hoạt động ở mọi thời điểm, nhằm phát hiện sai lệch, tìm biện
pháp khắc phục đồng thời tìm kiếm cơ hội, nguồn lực có thể khai thác  T/c sớm đạt mục tiêu

+ Kiểm soát : thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh KQ với thực tế với những
tiêu chuẩn đã đặt ra  phát hiện sai sót, điều chỉnh

- Tầm quan trọng

 Xác định kịp thời thành quả để động viên, nhắc nhở, đôn đốc các TV, TC
 Chủ động phát hiện sai lầm thiếu sót để khắc phục
 Kịp thời ứng phó với sự thay đổi của môi trường
 Đảm bảo thực thi quyền lực của nhà quản trị

 Cần thiết và hữu ích cho tất cả cá nhân, tổ chức hướng tới mục đích của họ

- Nội dung kiểm tra : tập trung vào cá khu vực, khâu có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại và phát triển
của tổ chức : con người, tài chính, tác nghiệp, thông tin, các hoạt động chung của tổ chức.

- Các bước kiểm tra : Tiêu chuẩn và PP đo lường  đo lường  điều chỉnh sai lệch

- Nguyên tắc :

 Căn cứ vào kế hoạch, cấp bậc của đối tượng KT

 Theo y/c của cá nhân NQT
 Chú trọng kiểm tra tại điểm trọng yếu
 Khách quan
 Phù hợp với KK, VH của tổ chức
 Tiết kiệm, hiệu quả
 Đi đến hành động, khắc phục, cải tiến

- Bản chất : là hệ thống phản hồi về kết quả cá hoạt động , dự báo.

2. HÌNH THỨC VÀ CÔNG CỤ KIỂM TRA

* Hình thức kiểm tra

 Quá trình : trước, trong, sau

 MQH trong thứ tự : kiểm tra đi, kiểm tra lại
 Mức độ : toàn bộ, bộ phận, cá nhân
 MQH giữa chủ thể- đối tượng : kiểm tra và tự kiểm tra
 Dựa vào tần suất : đột xuất, định kì, thường xuyên
 Mục đích : lường trước, đồng thời, phản hồi

- Kiểm tra theo mục đích

  Lường trước : đoán các vấn đề phát sinh để ngăn chặn VD: trong kĩ thuật công trình, hệ thống
đầu vào để kiêm tra về tiền,
 Đồng thời ( Đạt/ không đạt) : thông dụng nhất là giám sát trực tiếp VD: các thiết bị kĩ thuật
 Phản hồi : sau khi hđ xảy ra, có độ trễ thời gian khá lớn so với sự cố

- Công cụ kiểm soát

 Ngân quỹ : vừa là công cụ lập kế hoạch vừa là công cụ kiểm soát  tạo điều kiện để chuyển giao
quyền hạn. Nghĩa hẹp : nguồn lực tài chính / nghĩa rộng : nguồn lực về thời gian, KG, NVL, máy
móc …
 Kỹ thuật phân tích thống kê : rất quan trọng, phản án rõ ràng kết quả thực hiện trong từng lĩnh
vực hay toàn bộ hđ . Biểu hiện dạng : biểu, bảng
 Báo cáo và phân tích chuyên môn : sử dụng trong phạm vi vấn đề riêng lẻ, phát hiện những
nguyên nhân sâu xa của những sai lệch

- Phương pháp kiểm tra: trực quan, dụng cụ, tự động hóa, phân tích tài liệu

CHƯƠNG 7 : THÔNG TIN – TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ

1. THÔNG TIN

- KN : là những tín hiệu mới được thu tập được biểu hiện và đánh giá là có ích cho việc quyết định quản
trị

- Vai trò

 Yếu tố không thể thiếu trong quản trị

 Yếu tố đầu vào + ra
 Vừa là ĐTLC + SPLĐ của NQT
 Là tiền đề, cơ sở, công cụ của quản trị

- Yêu cầu : chính xác, cụ thể, kịp thời, cập nhật, đầy đủ có hệ thống, dễ hiểu, tính thẩm quyền, bí mật và
kinh tế

- Phân loại

 Chiều thông tin : xuống dưới, lên trên chéo

 Hình thức : văn bản, lời, không lời
 Tính chất pháp lí : chính thống – không chính thống
 Phạm vi : bên trong, bên ngoài

2. TRUYỀN THÔNG
KN : là sự chia sẻ thông tin giữa hai hay nhiều người để đạt được một quan điểm chung về một vấn đề

2.1. Truyền thông trong tổ chức : là hđ NQT truyền đạt thông tin đến toàn bộ tổ chức theo chiều dọc +
ngang

Nhiệm vụ :

 Cá nhân, đơn vị hiểu rõ vị trím nhiệm vụ, đủ thông tin để làm việc
 Phát hiện xử lí kịp thòi các hiện tượng tâm lí bất lợi
 Đảm bảo mệnh lênh của NQT được cấp dưới hiểu rõ, đúng, thực hiện tốt
 Che giấu bí mật, nắm bắt tiềm năng để khai thác, cơ hội, rủi ro để xử lí

2.2. Truyền thông ra bên ngoài :

- Kn : là hđ truyền thông để thiết lập mối quan hệ với môi trường bên ngoài

- Công cụ : quảng cáo , quan hệ cộng đồng ( PR) , khuyến mãi ( xúc tiến bán ), bán hàng cá nhân, mar
trực tiếp.

- Các bước: xác định công chúng nhận mục tiêu  mục tiêu  thông điệp  chọn phương tiện  quyết
đinh về công cụ  QĐ về ngân sách.

2.3 Các trở ngại đối với truyền thông :

Nhiễu tâm lí, tâm lí sàng lọc thông tin, nhận thức có chọn lựa, cảm xúc, ngôn từ, nền văn hóa quốc gia

2.4 Các biện pháp khắc phục trở ngại truyền thông

 Sử dụng thông tin phản hồi

 Đơn giản hóa ngôn từ
 Chăm chú lắng nghe
 Hạn chế cảm xúc
 Sử dụng thận trọng dấu hiệu không lơi
 Điều hòa dòng thông tin
 Sử dụng tin đồn.