ĐH.

LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)

KHOA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Chương 5
KỸ NĂNG PHẢN HỒI THÔNG
TIN TRONG QTTHCV

ThS: Nguyễn Lê Thanh Huyền 2021

 NỘI DUNG CHÍNH

1. Bản chất và v.trò của Ph.hồi TT trong QT.THCV;

2. Phân loại phản hồi thông tin;
3. Các nhân tố ảnh hưởng đến phản hồi thông tin;
4. Quy trình phản hồi thông tin trong đánh giá;
5. Phân loại trách nhiệm trong tổ chức phản hồi TT
6. Các lỗi thường gặp và yêu cầu đối với phản hồi TT
1. Bản chất và vai trò của phản hồi thông tin

1.1 BẢN CHẤT

Là tập hợp những cách thức cung cấp, tiếp nhận

(hai chiều) (trực tiếp, gián tiếp) thông tin giữa các chủ
thể (người được đánh giá, người đánh giá và khác) liên
quan đến quản trị THCV (giao mục tiêu, quản lý tình
hình THCV, đánh giá kết quả THCV).
 1. Bản chất và vai trò của phản hồi thông tin

1.1. BẢN CHẤT

 Là một trong ba yếu tố cơ bản của hệ thống

quản lý thực hiện công việc;
 Tần số phản hồi thông tin phụ thuộc vào
phương thức quản lý thực hiện công việc;
 BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ
1 CỦA PHẢN HỒI THÔNG TIN
1.1 NỘI DUNG PHẢN HỒI THÔNG TIN
 Mục tiêu của phản hồi thông tin (thiết lập và giao mục tiêu, QL
tình hình THCV, đánh giá THCV)
 G.thích các th.mắc, kh.khăn và gi.quyết các đ.xuất của NLĐ
 P.tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong THCV
 Trao đổi về kết quả đánh giá
 Nội dung về mục tiêu và cải tiến phương pháp THCV (giải
pháp, kế hoạch hành động,…)
 Nội dung về phát triển cho NLĐ,…
 1.1.CHUẨN BỊ TRƯỚC CHO MỘT BUỔI
PHẢN HỒI THÔNG TIN
- Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết (kết quả THCV kỳ
này và các kỳ trước, sự kiện xảy ra trong kỳ, các điều kiện
LĐ bất thường, thay đổi chế độ LV, …)
- Tìm hiểu đặc điểm cá nhân của người LĐ
- Dự kiến trình tự tiến hành và cách tiếp cận
- Chủ động nghiên cứu nguyên nhân ảnh hưởng đến kết
quả THCV của người LĐ và phác thảo giải pháp trao
đổi với người LĐ
 1.2. VAI TRÒ

- Giúp NLĐ tin tưởng vào kết quả ĐG (hiểu rõ kết

quả ĐG, giải đáp những thắc mắc của họ)
- Giúp NLĐ biết cần làm gì để cải thiện kết quả
THCV
- Giúp NLĐ phát triển năng lực cá nhân
- Tạo động lực lao động (NLĐ được đánh giá, khẳng
định, tăng thu nhập,…)
- Góp phần quan trọng phát huy vai trò của quản
trị THCV (Nâng cao hiệu quả lao động, hiệu quả hoạt
động SXKD),…
 2. Phân loại của phản hồi thông tin

1. Theo đối tượng được phản hồi;

2. Theo kết quả đánh giá thực hiện công việc;
3. Theo cách thức thực hiện;
4. Theo hình thức thể hiện.
 2. Phân loại của phản hồi thông tin

Theo đối tượng - Ứng viên sau thử việc: một lần,
được phản hồi;
chính thức sau khi ứng viên kết
Theo kết quả thúc giai đoạn thử việc.
ĐG.THCV
- Nhân viên chính thức gồm: trong
Theo cách thức quá trình nhân viên đang thực hiện
THCV
công việc và phản hồi thông tin
Theo hình thức mỗi cuối chu kỳ q.lý thcv (phản
thể hiện
hồi TT sau đánh giá)
 2. Phân loại của phản hồi thông tin

Theo đối tượng - Thỏa mãn – thăng tiến;

được phản hồi;
- Thỏa mãn không thăng tiến;
Theo kết quả =>Tiếp tcông việc. Khẩu hiệu: “tốt
ĐG.THCV
nhất vẫn có thể tốt hơn“;
Theo cách thức - Không thỏa mãn – có thể cải thiện;
THCV
- Không thỏa mãn – không thể cải
Theo hình thức thiện.
thể hiện
ục duy trì và nâng cao hiệu quả
 2. Phân loại của phản hồi thông tin

Theo đối tượng - Theo hướng dẫn: loại phản hồi tt

được phản hồi;
sau đ.giá (phỏng vấn có cấu trúc);
Theo kết quả - Không theo hướng dẫn: trong cả
ĐG.THCV
quá trình thcv và sau đ.giá thcv;
Theo cách thức - Giải quyết vấn đề: một vấn đề,
THCV
một sự cố là lý do chính để phản
Theo hình thức hồi tt
thể hiện
 2. Phân loại của phản hồi thông tin

Theo đối tượng - Chính thức: được quy định, báo

được phản hồi;
trước
Theo kết quả - Phi chính thức: không được quy
ĐG.THCV
định, không được báo trước => ít
Theo cách thức gây áp lực tâm lý cho nhân viên
THCV
=> thông tin được phản hồi đầy đủ
Theo hình thức và chính xác hơn.
thể hiện
 3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN PHẢN HỒI THÔNG TIN
Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Nội dung phản ánh tình hình
trong tổ chức THCV
Văn hoá - Nội dung phản ánh kết quả
tổ chức THCV
Tổ chức => Xác định những hành vi,
công đoàn nội dung cần phản hồi.
Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách
bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Mức độ, cách thức tuyền
trong tổ chức thông
Văn hoá - Nội dung truyền thông
tổ chức => Ảnh hưởng đến mức độ,
Tổ chức cách thức và nội dung phản
công đoàn hồi.

Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách

bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Nội dung của VHTC (chuẩn
trong tổ chức mực, niềm tin, những nghi thức,
Văn hoá những điều cấm kỵ,...)
tổ chức - Mức độ thực hiện VHTC
Tổ chức => Ảnh hưởng đến cách thức
công đoàn và nội dung phản hồi.

Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách

bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Mức độ, cách thức tham gia
trong tổ chức của công đoàn
Văn hoá - Nội dung hoạt động của CĐ
tổ chức => Ảnh hưởng đến mức độ,
Tổ chức cách thức và nội dung phản
công đoàn hồi.

Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách

bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Nội dung của hệ thống văn
trong tổ chức
bản hướng dẫn
Văn hoá - Chất lượng của VBHD
tổ chức
=> Ảnh hưởng nội dung và
Tổ chức cách thức phản hồi.
công đoàn
Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách
bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Tính khí của cá nhân (nóng,
trong tổ chức linh hoạt, điềm đạm, ưu tư)
Văn hoá - Năng lực của cá nhân
tổ chức => Ảnh hưởng đến cách thức,
Tổ chức trình tự và nội dung của
công đoàn phản hồi.

Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách

bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
Đặc điểm tâm lý cá nhân
của người LĐ
 Tình hình và Đặc điểm tâm lý cá nhân
kết quả THCV của người LĐ
Truyền thông - Tính khí, năng lực của QL
trong tổ chức
- Phong cách lãnh đạo của QL
Văn hoá (độc đoán, dân chủ, tự do)
tổ chức
=> Ảnh hưởng đến cách thức
Tổ chức và nội dung của phản hồi.
công đoàn
Hệ thống văn Đặc điểm TL và phong cách
bản hướng dẫn lãnh đạo của QL trực tiếp
 4. Quy trình phản hồi TT sau đánh giá

 Bước 1: Chuẩn bị phản hồi thông tin

 Bước 2: Tiến hành phản hồi thông tin
 Bước 3: Kết thúc phản hồi thông tin
 Bước 4: Sau phản hồi thông tin
 Bước 1: Chuẩn bị phản hồi thông tin

 Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết;

 Lập kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm, không gian;
 Dự kiến trình tự tiến hành và cách tiếp cận;
 Chuẩn bị cơ sở vật chất , cá biểu mẫu cần thiết.
 Bước 2: Tiến hành phản hồi thông tin

 Bắt đầu cuộc phản hồi thông tin sau đánh giá
 Thảo luận về kết quả thực hiện công việc;
 Thảo luận về những khó khăn, những giải pháp để cải
thiện hiệu suất công tác, để “tốt nhất vẫn có thể tốt hơn”;
 Thảo luận về mối quan hệ giữa kết quả đánh giá thực
hiện công việc với các quy định về nhân sự (nếu có).
 Bước 3: Kết thúc phản hồi thông tin

 Đưa ra các dấu hiệu kết thúc phản hồi;

 Tóm tắt nội dung;
 Nhấn mạnh sự cam kết của người lao động, sự hỗ
trợ…kế hoạch phản hồi tiếp theo (nếu cần);
 Lưu ý: nên mang tính tích cực và tinh thần xây
dựng.
 Bước 4: Sau phản hồi thông tin

 Người đánh giá cần tự kiểm những việc đã làm được

trong cuộc phỏng vấn vừa hoàn tất;
 Các thông tin thu thập được cần chuyển các bộ phận
liên quan để xử lý;
 Các lưu ý, dự kiến cần cân nhắc cho kỳ thcv tiếp theo.
 5. Phân định trách nhiệm trong phản hồi
thông tin
- Nghiên cứu, nắm bắt tình hình thcv của

Quản lý trực tiếp nh.viên, tìm ra ưu/nhược điểm trong thcv của
họ;
- Đề xuất với các b/phận liên quan nhằm thu
Người lao động
thập thêm th.tin về hồ sơ nhân sự, lịch sử thcv,
chiến lược, kế hoạch,...;
Bộ phận chuyên
- Trực tiếp phản hồi thông tin, mời các bên liên
trách nhân sự
quan tham gia...;
- Tổng hợp, chuyển gửi báo cáo cho các bên
Quản lý cấp cao
liên quan
 5. Phân định trách nhiệm trong phản hồi
thông tin

Quản lý trực tiếp - Thảo luận, trao đổi về kết quả thực hiện công
việc với người quản lý trực tiếp;
- Chủ động bày tỏ quan điểm cá nhân về các
Người lao động
vấn đề qtthcv;
- Hợp tác;
Bộ phận chuyên
trách nhân sự - Thực hiện hướng dẫn;
- Đề xuất

Quản lý cấp cao

 5. Phân định trách nhiệm trong phản hồi
thông tin

Quản lý trực tiếp - Xây dựng quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn nhà
quản trị các cấp trong phản hồi tt;
- Cung cấp thông tin liên quan;
Người lao động
- Triển khai;
- Tập huấn
Bộ phận chuyên
trách nhân sự

Quản lý cấp cao

 5. Phân định trách nhiệm trong phản hồi
thông tin

Quản lý trực tiếp - Đưa ra quan điểm chỉ đạo tổng thể;
- Đề xuất phương hướng và định kỳ phản hồi
thông tin;
Người lao động
- Quy định trách nhiệm của các cấp;
- Nhận tổng hợp từ các bên liên quan
Bộ phận chuyên
trách nhân sự

Quản lý cấp cao

6. Các lỗi thường gặp và yêu cầu với phản
hồi thông tin
 Coi trọng yếu tố cá nhân hơn so với hiệu suất công việc;
 Trì triết, tập trung vào lỗi;
 Nói với nhân viên chung chung;
 Nói quá nhiều, nghe ít;
 Không chọn được kiểu lắng nghe phù hợp, gây mệt mõi,
mất thời gian;
 Không đưa ra phản hồi kịp thời;
 Thiếu động viên;
 Sớm đầu hàng với những nhân viên không cởi mở
 Nóng giận, mất bình tĩnh trước phòng ngự của nhân viên;
 Các lỗi thường gặp và Yêu cầu
đối với phỏng vấn ĐG
 Không có khả năng phê bình:
 Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi:
 Không biết cách phê phán các sự việc vấn đề cụ
thể
 Thiếu nhất quán;
 Thiên vị;
 MỘT SỐ LƯU Ý

- Quá trình phản hồi thông tin sau đánh giá THCV đối với
NLĐ này có thể góp phần cải thiện hiệu suất LV đối với
NLĐ khác
- Nội dung của phỏng vấn ĐG không nên tập trung quá vào
những hạn chế của NLĐ
- Sau phỏng vấn ĐG, NLĐ cần có được giải pháp để cải
thiện KQ THCV ở các kỳ sau
- “Tốt nhất vẫn có thể tốt hơn” là khẩu hiệu và mục tiêu của phản
hồi thông tin sau ĐG đối với trường hợp “Thỏa mãn-Không
thăng tiến”.