टिप्पणी, आलेखन और कार्ाालर् संचार - अध्र्र्न सामग्री और

अभ्र्ास

1. प्रभावी संचार कौशल - कार्ाालर् संचार

2. ववभभन्न प्रकार के कार्ाालर् संचार
3. कार्ाालर् टिप्पणी
4. साधारण पत्र
5. अर्ध सरकारी पत्र
6. पररपत्र
7. कार्ाालर् आदे श भाग I एवं भाग II
8. फाइभलंग की प्रणाली और फाइल प्रबंधन के ववभभन्न पहलू

प्रभावी संचार कौशल - कार्ाालर् संचार

प्रभावी संचार : संचार कई रूपों में हो सकता है । यह एक संदेश, पत्र या जारी

ककया गया आदे श हो सकता है । संचार की भाषा हमेशा बेहतर एवं सरल शब्दों
में होना चाहहए । संचार की शब्दावली और प्रवाह में बहुत स्पष्ट होना
चाहहए और ककसी भी प्रकार की अस्पष्टता नहीं होना चाहहए । एक सार्ारण
व्याकरण संबंर्ी गलती या गलत र्ारणा संचार के दायरे को बदल सकती है एवं
परू ी तरह से, गलत व्याख्या और अनचु चत ननष्पादन को बढावा दे गा। पत्र में
ववषय वस्तु स्पष्ट एवं सही होना चाहहए। पत्राचार में उल्लेख ककए जानेवाले
तथ्यों का क्रममकसार तैयार ककया जाना चाहहए। इसके अलावा, सच
ू ना का
अचर्कार अचर्ननयम लागू होने के बाद, यह प्रत्येक अचर्कारी/कमधचारी पर ननभधर
है कक सभी मामलों में नागररकों को सही एवं स्पष्ट जानकारी प्रदान ककया
जाना चाहहए । अतः सरकार के आदे श और अन्य पत्रों का मसौदा तैयार करने
वाले व्यक्ततयों के मलए यह बहुत महत्वपण
ू ध है कक संचार की भाषा को सरल
और समझने में आसान रखा जाये।
 ववभभन्न प्रकार के कार्ाालर् संचार

कार्ाालर् टिपण्णी

उद्दे श्र् :

 उच्च अचर्काररयों को जानकारी प्रस्तुत करना ।

 एक सामान्य/ववमशष्ट मुद्दे पर उच्च अचर्काररयों के ननदे श / ननणधय प्राप्त करने के
मलए ।
 ववमशष्ट / ववत्तीय / गैर ववत्तीय / में सक्षम प्राचर्कारी की स्वीकृनत प्राप्त करने के
मलए ।
 एक ववमशष्ट मामले में अंनतम आदे श प्राप्त होने तक अस्थायी आर्ार पर एक रुख
लेने के मलए ।

मूल बबंदओ
ु ं का पालन ककर्ा जाना चाटहए :

 जहााँ तक हो सके लेखन की सरल शैली और सरल शब्दों का प्रयोग करें ।

 मद्
ु दे पर संक्षक्षप्त रहें । जहटल वातयांशों, वातयों और पयाधयवाची शब्दों के प्रयोग से
बचें ।
 ववषय वस्तु से ववचमलत न हों ।
 PUC के शब्दशः प्रयोग से बचें ।
 सामग्री से समझौता ककए बबना, मामले को संक्षक्षप्त रूप में प्रस्तत
ु करें ।
 नोहटंग को उचचत पैराग्राफ में ववभाक्जत करें ।
 व्याकरण में काल का सही उपयोग करें (जैसे : भत
ू , भववष्य वतधमान या अपण
ू ध
वतधमान इत्याहद)
 आलेखन की ववचर् हमेशा अन्य पुरुष में होना चाहहए।
 मामले, प्राचर्करण / आदे श के तथ्यों को प्रस्तुत करें ।
 प्राचर्कार की कमी के मामले में पूवव
ध ती / प्रथाओं को प्रस्तुत करें ।
 प्रस्तुत ववचार और कारध वाई का प्रस्ताववत पाठ्यक्रम।
 उस ववमशष्ट बबंद ु को सामने लाएाँ क्जस पर सक्षम प्राचर्कारी का अनुमोदन/स्वीकृनत
मांगी गयी है ।
 ननर्ाधररत प्रारूप पर हटके रहें ।
 पष्ृ ठ क्रमांकन, टी-मलंककंग, संदमभधत ककए जाने वाले दस्तावेजों की उचचत फ़्लैचगंग करें
।
 प्रस्ताव की जांच करते समय फाइल / फोल्डर के बाईं ओर कायाधलय नोट टै ग करें
और दाईं ओर पत्राचार और अन्य संबक्न्र्त दस्तावेज।
 ननर्ाधररत स्थान पर नतचथ के साथ हस्ताक्षर करें और श्ख
ं ृ ला में उपयुतत अचर्कारी
को पदानुक्रम चचक्ननत करें ।
 कार्ाालर् टिपण्णी का उदहारण

कार्ाालर् टिप्पणी

सं.रा.र.वव.प्र.अ/101/KMI ररपोटध हदनांक xxxx

ववषय: रा.र.वव.प्र.अ एवं क्षे.प्र.कें. पण

ु े में लेखा परीक्षक/मलवपक/बहुद्दे श्यीय
कमधचारी की तैनाती के संबंर् में ।

रा.र.वव.प्र.अ एवं क्षे.प्र.कें. पुणे में लेखा परीक्षक/मलवपक/बहुद्दे श्यीय

कमधचारी की कमी के कारण प्रशासननक एवं प्रमशक्षण कायधक्रमों को सुचारु रूप
से चलाने में कई प्रकार की कहठनाइयााँ हो रही हैं। अतः मुख्यालय कायाधलय
से इस कायाधलय में बहुद्दे श्यीय कमधचाररयों की ननयुक्तत करने का अनुरोर्
ककया जाने का प्रस्ताव प्रस्तुत है ।

2. ननदे शक महोदय, इस प्रस्ताव से सहमत हों तो मसोदा पत्र

अवलोकनाथध संलग्न है ।

व.ले.प.

स.ले.अ. (प्रशा)

व.ले.अ. (प्रशा)

ननदे शक
साधारण पत्र

उद्दे श्र् :
• इसका उपयोग औपचाररक / ननयममत पत्राचार के रूप में ककया जाता है ।
• यह एक सरकारी कायाधलय से दस
ू रे और बाहरी लोगों के मलए भी हो सकता है ।

मूल बबंदओ
ु ं का पालन ककर्ा जाना चाटहए:

• यह AAO/AO / SAO / GO / Jt.CDA / Addl CDA द्वारा हस्ताक्षररत ककया जा

सकता है ।
• यहद मामला ननयममत प्रकृनत का हो या वररष्ठ अचर्कारी का हो तो भी AAO द्वारा
हस्ताक्षर ककए जा सकते है ।
• कायाधलय संचार की अचर्कांशता सार्ारण भाषा के रूप में एवं मल
ू बबंदओ
ु ं का पालन
ककया जाना चाहहए ।
• अन्य पुरुष (Third Person) में होना चाहहए ।
• सरल भाषा का प्रयोग करें ।
• आवश्यकतानुसार माध्यम पुरुष (Second Person) भाषा का भी उपयोग कर सकता है
।
• वपछले पत्राचार का संदभध आवश्यक हदया जाता है ।
सार्ारण पत्र का उदहारण

सं.xxxx/101/xxxx हदनांक : xxxx

सेवा में ,

प्रभारी अचर्कारी
प्रशासन अनभ
ु ाग-10
र.ले.म.नन. कायाधलय
उलान बटार रोड
पालम, हदल्ली छावनी

ववषय: रा.र.वव.प्र.अ./र.ले.नन.(प्रमश), पुणे कायधलय में वाहन चालक की तैनाती के

संबंर् में ।

इस कायाधलय में कायधरत वाहन चालक श्ी XXXXX हदनांक 30 नवंबर 2019 को
अचर्ववषधता के आयु प्राप्त करने पर सेवा ननवत्त
ृ होने वाले है ।

2. वाहन चालक की सेवाएाँ मुख्यतः ननयंत्रक के मलए उपयोग ककए जा रहे हैं। यह एक
प्रमशक्षण केंद्र होने के कारण आवशयततानुसार अनतचथ संकाय के मलए भी स्टाफ कार का
उपयोग ककया जाता है ।

3. अतः आप से अनुरोर् है कक इस कायाधलय में यथा शीघ्र वाहन चालक की तैनाती

ककया जाए।

ले.अ(प्रशा)
अधा सरकारी पत्र

उद्दे श्र्:

 इसका उपयोग ववभाग में वररष्ठ स्तर के अचर्काररयों के बीच संचार के एक माध्यम
के रूप में ककया जाता है ।
 ककसी ववषय पर वररष्ठ स्तर के अचर्कारी का तत्काल ध्यान आकवषधत करने के
मलए।
 उन मद्
ु दों का समार्ान के मलए जहााँ वररष्ठ अचर्काररयों के हस्तक्षेप की आवश्यकता
हो ।
 लंबबत मुद्दों को हल करने के मलए।

मूल बबंदओ
ु ं का पालन ककर्ा जाना चाटहए:

 संचार की भाषा उत्तम/मध्यम/अन्य पुरुष के रूप में मलखा जा सकत है ।

 अर्धसरकारी पत्र मलखने वाला अचर्कारी पत्राचार की तारीख मलखता है ।
 अर्धसरकारी पत्र मलखने वाले अचर्कारी द्वारा वप्रय, सम्माननत आहद शब्दों का प्रयोग
ककया जाता है ।
 अर्धसरकारी पत्र में कोई ववमशष्ट संदभध और ववषय नहीं मलखा जाता है ।
 अर्ध सरकारी पत्र का उदहारण
XXXX , भा.र.ले.से.
ननर्ंत्रक

सं.XXX/101/xxx. हदनांक : xxxx

मैं आपको यह अर्धसरकारी पत्र इस कायाधलय में वाहन चालक के तैनाती के संबंर् में
यह पत्र मलख रहा हूाँ। वतधमान में इस कायाधलय में कायधरत वाहन चालक श्ी XXX हदनांक
30 नवंबर 2019 को अचर्ववषधता के आयु प्राप्त करने पर सेवा ननवत्त
ृ होने वाला है ।

2. अतः आप से अनुरोर् है कक इस कायाधलय में वाहन चालक की तैनाती पर ववचार

ककया जाए।

आपका

श्ी xxxxxxx, भा.र.ले.से.

र.ले.व.सं.म.नन (प्रशा)
र.ले.म.नन. कायाधलय
हदल्ली छावनी
पररपत्र

उद्दे श्र्:

 मख्
ु य कायाधलय और उप कायाधलयों को ननदे श जारी करने के मलए ।
 वररष्ठ अचर्काररयों जैसे र.ले.म.नन/ र.ले.प्र.नन/ र.ले.नन आहद के ननणधय के मलए ।
 एकरूपता स्थावपत करने के मलए एक ववमशष्ट मामले पर स्पष्टीकरण जारी करना ।
 कायाधलय के अचर्कार क्षेत्र के अंतगधत अचर्काररयों और कमधचाररयों को ननदे श जारी
करना ।

मूल बबंदओ
ु ं का पालन ककर्ा जाना चाटहए :

 संचार की भाषा का प्रयोग अन्य पुरुष में होता है ।

 संचार बबंदए
ु ाँ दृढ, स्पष्ट और ववमशष्ट होना चाहहए ।
 इसमें आवश्यकता के अनुसार वपछले पत्राचार का संदभध हो सकता है ।
 यहद आवश्यक हो तो "महत्वपूण"ध शब्द "पररपत्र" के मलए उपसगध ककया जा सकता है ।
 सभी संबंचर्त अचर्काररयों / कमधचाररयों से ववषयवस्तु का नोट ककया जाता है ,
तदनुसार उनसे हस्ताक्षर कराया जा सकता है ।
 पररपत्र का उदहारण
पररपत्र संख्र्ा

सं. क्षे.प्र.के./102/आदे श एवं पररपत्र/क्जल्द-1 हदनांक xxxxx

ववषय : क्षे.प्र.कें. की छात्रावास के दे खभाल के मलए Caretaker की ननयक्ु तत के संबंर् में ।

क्षे.प्र.कें. के अंतगधत भा.र.ले.से. अचर्कारी, अन्य अचर्कारी एवं कमधचाररयों के मलए

ववमभन्न प्रमशक्षण कायधक्रम के आयोजन होते है एवं इस संस्थान में छात्रावास एवं अनतचथ
गह
ृ की भी व्यवस्था है । प्रमशक्षणाचथधनयों एवं अन्य अचर्कारी/कमधचारी
प्रमशक्षण/स्थानांतरण/अस्थाई ड्यट
ू ी/छुट्टी की अवचर् में इस सवु वर्ा का लाभ पाते हैं।

2. अतः इस छात्रावास एवं अनतचथगह

ृ की सुव्यवस्था के मलए एक Caretaker की
ननयुक्तत अननवायध है । इस कायाधलय में कायधरत सभी Gp ‘B’ Non-gazetted एवं Gp ‘C’
कमधचाररयो से ननवेदन है कक, उपरोतत पद के मलए इच्छुक कमधचारी अपना नाम हदनांक
XXXXX तक प्रशासन ववभाग में दें ।

XXXX
व.ले.अ (प्रशा)
 कार्ाालर् ज्ञापन

उद्दे श्र् :

 केंद्र सरकार/मंत्रालय स्तर पर सरकारी आदे श, कायाधलय ज्ञापन के माध्यम से जारी

ककए जाते हैं, जैसे काममधक एवं प्रमशक्षण मंत्रालय, ववत्त मंत्रालय, रक्षा मंत्रालय आहद
मंत्रालयों द्वारा जारी आदे श।
 एकरूपता स्थावपत करने के मलए ककसी ववमशष्ट मामले पर ववभागों द्वारा शंकाओं के
बबंद ु मंत्रालयों को स्पष्टीकरण/ननणधय जारी करने के मलए भेजे जाते हैं।
 ववभागों के प्रमख
ु द्वारा इन आदे शों को अर्ीनस्थ कायाधलयों को जारी ककया जाता है
।
 कायाधलय ज्ञापन सभी उप कायाधलयों, इकाइयों और संरचनाओं द्वारा पररचामलत ककया
जाता है
 संगठन के सभी अनुभागों द्वारा कायाधन्वयन के मलए भाग I कायाधलय आदे श /
अनुदेशात्मक आदे श प्रकामशत करना

मूल बबंदओ
ु ं का पालन ककर्ा जाना चाटहए :

 संचार की भाषा का प्रयोग अन्य पुरुष में ककया जाता है ।

 संचार के बबंद ु दृढ, स्पष्ट और ववमशष्ट होना चाहहए ।
 इसमें आवश्यकता के अनुसार वपछले पत्राचार का संदभध हो सकता है ।
कार्ाालर् आदे श भाग I एवं भाग II

प्रत्येक कायाधलय में भाग I और भाग II कायाधलय आदे शों के मलये प्रत्येक फाइल रखी जाती
है ।

कार्ाालर् आदे श भाग I के फाइल में कायाधलय की प्रकक्रया और आंतररक कायध से संबंचर्त
सभी आदे श दजध ककए जाते हैं ,और एक स्थायी ररकॉडध के रूप में बनाए रखा जाता है ।
कार्ाालर् आदे श भाग II के फाइल में कायाधलय के कममधयों से संबंचर्त आदे श होते हैं ,जैसे कक
ननयक्ु ततयााँ, स्थानान्तरण, पदोन्ननत, दं ड, आहद।

 प्रत्येक पुस्तक में आदे शों के मलए क्रमबद्र् सीररयल नंबर हदए जाते हैं ।
 प्रत्येक वषध की पहली जनवरी से नए नंबर शुरू ककए जाते हैं। मुख्य कायाधलय के प्रत्येक
अनुभागों/अर्ीनस्थ कायाधलयों के कममधयों को इन आदे शों से पूरी तरह जानकारी होनी
चाहहए । आदे शों की अनदे खी ककसी भी हालत में गैर-अनुपालन के बहाने के रूप में
स्वीकार नहीं की जाएगी।
 दै ननक आदे श भाग I कायाधलय के आदे शों की पयाधप्त प्रनतयां जो कोड और ननयमावली में
मौजूदा आदे शों के मलए संशोर्न / पररवर्धन को सूचचत करती हैं।
 दै ननक आदे श भाग II में अचर्काररयों/कमधचाररयों की ननयुक्ततयों,ननयुक्ततयों में पररवतधन
स्थानान्तरण, पदोन्ननत, दं ड, आहद के संबंर् में भाग II कायाधलय आदे शों जारी ककया
जाता है एवं इसकी प्रनत सभी संबंचर्तों (जैसे रक्षा लेखा ननयंत्रक, सेवाओं के ववमभन्न
मुख्यालयों और लेखा परीक्षण के परीक्षा के मलए समथधन के मलए की जाएगी)
कार्ाालर् आदे श भाग II का उदहारण

भाग II कायधलय आदे श संख्या : @@ हदनांक: XXXXX

ववषर्: भारतीय रक्षा लेखा सेवा (परर) का Regional CDA Module के अंतगधत वेतन लेखा कायाधलय (अन्य
श्ेणी ) तोपखाना नामशक के अर्ीन प्रमशक्षण

भारतीय रक्षा लेखा सेवा (परर) का Regional CDA Module के अंतगधत हदनांक XXXX से xxxxx
तक वेतन लेखा कायाधलय (अन्य श्ेणी) तोपखाना नामशक के अर्ीन प्रमशक्षण प्रस्ताववत है । अचर्काररगण
प्रमशक्षण समाक्प्त के उपरांत मख्
ु यालय को वापस लौटें गे ।

यात्रा भत्ता/दै ननक भत्ता ननयमानुसार दे य है ।

प्राधधकार :-Pr.CDA का पत्र संख्या AN/TRG/91002/IDAS/(P)B ,हदनांक XXXXX

सहायक ननदे शक
फाइल संख्या xxxxx/101/भा.र.ले.से.(परर)
प्रनतमलवप:-
1.रक्षा लेखा महाननयंत्रक, प्रशासन–1, उलान बटर मागध,पालम,हदल्लीछावनी,111010(2 प्रनत)
2.प्रमशक्षण एवं ववकास केंद्र, सेंटरद, बरार स्केवेयर, हदल्ली छावनी – 111 010
3.र.ले.प्र.नन.(अफसर),प्रशासन/प्रशासन वेतन, गोलीबार मैदान, पण
ु े – 411 001
4.र.ले.प्र.नन (पें शन), द्रौपदी घाट, इलाहबाद – 211 014
5.स्थानीय लेखा परीक्षा कायाधलय, टी 4, मारहा लाइंस, पुणे – 411 001
6.वेतन लेखा कायाधलय (अन्य श्ेणी) तोपखाना नामशक
7. गाडध फाइल
8.अनतररतत प्रनत
लेखा अचर्कारी
(प्रशासन)