3.4.

TRAO QUYỀN
3.4.1. Các khái niệm
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để
họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách
độc lập.
Có thể phân biệt ủy quyền và trao quyền khi trả lời các câu hỏi: (1) có trao nghĩa vụ hoàn thành
những nhiệm vụ nhất định? (2) có trao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ? (3) có trách nhiệm giải
trình trước cấp trên trực tiếp? (4) ai chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường nếu không đạt
được mục tiêu?
Với chế độ ủy quyền, người ủy quyền cho phép người được ủy quyền nhân danh mình thực hiện
công việc nhất định, trao cho họ đủ quyền hạn để thực hiện công việc đó, người được uỷ quyền có
trách nhiệm báo cáo lên người uỷ quyền không chỉ kết quả thực hiện mà cả tiến trình thực hiện công
việc và nguồn lực sử dụng. Nếu công việc không thành công, cả người ủy quyền và người được uỷ
quyền đều phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường.
Với trao quyền, người trao quyền giao cho người được trao quyền nghĩa vụ hoàn thành những
nhiệm vụ nhất định; trao cho họ đủ quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ; người được trao quyền chỉ có
trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện, không phải báo cáo lên người trao quyền tiến trình thực hiện
công việc và nguồn lực sử dụng. Nếu công việc không thành công, với trao quyền không hoàn toàn,
cả người trao quyền và người được trao quyền đều phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi
trường. Với trao quyền hoàn toàn, chỉ người được trao quyền phải chịu trách nhiệm trước tổ chức
và môi trường.
Như vậy, ủy quyền và trao quyền không hoàn toàn gắn liền với chế độ chịu trách nhiệm kép,
"quyền trao được nhưng trách nhiệm thì không".
3.4.2. Những chỉ dẫn để tiến hành uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực và hiệu quả
Ủy quyền, trao quyền là một cách phát hiện nhân tài và là động lực thúc đẩy con người hành
động theo cách có thể tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, có rất nhiều nhà quản lý đã trở nên yếu đi
khi thực hiện trao quyền. Để đạt được mức độ phi tập trung mong muốn cần có sự uỷ quyền, trao
quyền chu đáo, được đảm bảo bởi một số điều kiện tiên quyết.
Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự 26 do để họ có thể
hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là chấp nhận việc cấp dưới sẽ lựa chọn những giải pháp và
phương tiện khác đi so với suy nghĩ của cấp trên, cho phép cấp dưới được mắc sai lầm và được học
hỏi từ chính những sai lầm của mình.
Thứ hai, cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới. Những
nhà quản lý nắm được chính xác khả năng của cấp dưới sẽ có thể lựa chọn đúng đối tượng uỷ
quyền, trao quyền. Ngược lại, khi cấp dưới nhận được sự quan tâm, khuyến khích thường xuyên của
cấp trên, họ sẽ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và có trách nhiệm cao đối với công việc.
Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu của tổ chức, những
đòi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên để thực sự làm chủ quá trình uỷ quyền, trao quyền.
Những điều kiện trên là tiền đề để thực hiện có hiệu quả quá trình uỷ quyền, trao quyền sau đây:
1. Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được. Những
công việc nào người quản lý phải tự gánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi
thực hiện uỷ quyền hay trao quyền, những mục tiêu cần đạt được là gì? Và để thực hiện mục tiêu,
người được uỷ quyền, trao quyền cần phải có những quyền hạn nào? Phải đảm bảo rằng mỗi cá
nhân đều có trách nhiệm đạt được những mục tiêu nhất định và họ sẽ được trao quyền hạn cần thiết
để thực hiện điều đó.
2. Lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là
người đáp ứng đầy đủ nhất những đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp
với ai? Người đó có cam kết thực hiện nhiệm vụ? Được trao quyền hạn và có trách nhiệm gì? Một
mức độ phi tập trung cao chỉ có thể đạt được nếu có những người quản lý cấp dưới giỏi, dám chịu
trách nhiệm, có khả năng sử dụng hợp lý quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để có
những người như vậy, bên cạnh công tác định biên, các nhà quản lý cấp cao cần tích cực triển khai
những chương trình đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý.
3. Đảm bảo các nguồn lực. Mọi quyền hạn sẽ không thể giúp gì cho người được uỷ quyền, trao
quyền nếu người đó không được cung cấp hoặc tạo điều kiện để có được các nguồn lực tài chính,
nhân sự và thời gian cần thiết để tiến hành công việc.
4. Duy trì các kênh thông tin mở. Do cấp trên không trao toàn bộ quyền hạn hay trút bỏ trách
nhiệm đối với những hành động của cấp dưới nên việc phi tập trung ít dẫn đến sự độc lập hoàn toàn
của các cấp trực thuộc. Đồng thời, mức độ phi tập trung không phải là bất biến mà phụ thuộc vào
hoàn cảnh. Sự thay đổi của các kế hoạch dẫn đến sự thay đổi của các quyết định và đồng thời là sự
thay đổi của phi tập trung. Như vậy, hệ thống thông tin thông suốt sẽ đảm bảo cung cấp cho cấp
dưới những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và thực thi đúng quyền hạn được giao, cũng
như đảm bảo khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới.
5. Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực. Vì không có nhà quản lý nào có thể chối bỏ được
trách nhiệm, việc ủy quyền, trao quyền phải được kết hợp với các biện pháp kiểm soát. Muốn hoạt
động kiểm soát không gây trở ngại cho phi tập trung, chúng phải được tổ chức nhằm chỉ ra những
sai lệch so với kế hoạch để tiến hành sự hỗ trợ cần thiết, chứ không phải để can thiệp vào hành động
cụ thể của cấp dưới.
6. Khen thưởng đối với việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu quả. Mặc dù có nhiều hình
thức khen thưởng trong số đó là dưới dạng tiền, việc tăng quyền tự chủ và sự đề bạt lên cương vị
cao hơn thường có tác dụng mạnh mẽ hơn đối với những người thực hiện uỷ quyền, trao quyền có
kết quả hay tiếp thu tốt quyền hạn
1.