7. A PDCA és a folyamatábra jellemzői.

PDCA ciklus:

Fontold meg hogy mit akarsz tenni (Plan)

 A folyamatok javítási lehetőségeit felismerni
 Célokat kitűzni
 Folyamatokat megvizsgálni és az eltérések okait felderíteni
A célok elérésének módját meghatározni

Tedd meg (Do)

 Kiképzés és begyakorlás
 Javító módszereket választani
 Adatokat gyűjteni

Vizsgáld meg, hogy elérted-e azt, amit szándékoztál (Check)

 Adatokat elemezni
 Jelenlegi és tervezett eredményeket összehasonlítani
 Javított munkát elbírláni

Cselekedj tevékenységed eredményeként (Action)

 Folyamatot dokumentálni és szabványosítani
 Eredményeket ellenőrízni
 Szükség esetén további javításokat értékelni

Kezdd újra, a tanultak hasznosításával (Plan)

A TQM állandóan ismétlődő körfolyamat, ugyanis mindig eleht valamit jobban csinálni- állapítja meg
Deming, igen szemléletesen mutatva be a tevékenység lényegét.

A tervezés (Plan) fázisba felvázolják az adott feladattal összefüggő problémákat, adatokra és

tapasztalatokra támaszkodva. Ezután rangsorolják, elsőként azokat, adatokra és tapasztalatokra
támaszkodva. Ezután rangsorolják, elsőkén azokat, amelyek a legkönnyebben elérhető sikerekkel
kecsegtetnek. Megállapíthatják a probléma okait, és kidolgozzák a kiküszöbölésre vonatkozó
stratégiát. Ez tartalmazza, hogy MIT és HOGYAN kell tenni.

A végrehajtás (Do) fázisban valósítják meg a stratégiát, és végrehajtják az elhatározott javítási

munkálatokat. Kidolgozzák a tevékenység folyamatábráját, meghatározzák a jellemző adatokat é
feldolgozásuk módját, elvégzik a statisztikai értékeléseket.

Az ellenőrzés (Check) fázis során megítéljük, hogy a bevezetett intézkedések elérték-e a kívánt hatást.
A vizsgált adatok feldolgozásával meghatározzák a korábbi és az aktuális eredmények közötti
különbségeket.

A beavatkozás (Action) fázis zárja a körfolyamatot. Az ellenőrzés fázis adatainak tanulmányozás

alapján megállapítják, hogy milyen helyesbítő beavatkozásra van szükség a célok megvalósításához,
és felderítik a további javítás lehetőségeit. Ezzel egy újabb tervezési fázis és újabb körfolyamat veszi
kezdetét.

Folyamatábra:

Előnye:
A csoport meghatározza egy adott folyamat eseményeinek lefolyását vagy sorrendjét. Folyamatábrát
minden eseménysorra lehet alkalmazni.
Várható eredménye:
Megmutatja a folyamat összetettségét, a problémás területeket, a fölösleges lépéseket vagy
visszacsatolásokat, valamint azt, hogy ha van lehetőség az egyszerűsítésre és szabványosításra. Segít
összehasonlítani a tényleges folyamatot az ideálissal, illetve az elvárttal és láthatóvá teszi a javítási
lehetőségeket. Lehetővé teszi a csapat számára a folyamatlépésekben való megegyezést és annak
kiderítését, hogy mely tevékenységek befolyásolják a folyamat teljesítményét. Kimutatja azokat a
helyeket, ahol kiegészítő adatokat lehet gyűjteni és vizsgálni. Alkalmazható képzési eszközként
segítve a teljes folyamat megértését.
Folyamata:
1) Meg kell határozni a folyamat keretét vagy határait:
Egyértelműen meg kell állapítani, hogy a vizsgálandó folyamat hol kezdődik(bemenet) és hol
végződik(kimenet). Meg kell állapodni a folyamatábra részletességében. Ez lehetővé kell
tegye a folyamat pontos megértését és a problémás területek felismerését. A folyamatábra
lehet egy egyszerű áttekinthető ábra , amely épp elegendő információt tartalmaz a folyamat
általános megértéséhez, vagy annyira részletezett, hogy minden elhatárolható tevékenységet és
minden döntési pontot ábrázoljon. Javasolt egy áttekintő folyamatábrával kezdeni a
szerkesztést és a későbbiekben szükség szerint törekedni kell a részletezésre.
2) Meg kell határozni a folyamat lépéseit:
Gyűjtsék össze egy flip-chart lapra ötletroham segítségével a folyamat elejétől a végéig
szükséges összes fontos tevékenységet, bemenetet, kimenetet és döntést.
3) A lépéseket sorrendbe kell helyezni:
A lépéseket elvégzésük sorrendjében kell feltüntetni. Használjunk Post-it cédulákat, mert azt
szükség esetén át tudjuk helyezni. Még ne rajzoljunk nyilakat. Amennyiben a folyamat
résztevékenységeihez hozzárendelhetőek a végrehajtásért viselt felelősségek javasolt ezt az
információt is feltüntetni a cédulákon. A folyamatok elemezhetősége és a problémák
kiderítése céljából a folyamatábrában a jelen állapotot és nem az ideális állapotot kell
feltüntetni.
4) A diagram megrajzolása:
A diagram megrajzolásánál a kiválasztott részletezési szintnél kell maradni. Egy áttekintő
folyamatábra csak fő tevékenységeket tartalmazza döntések nélkül.
5) Vizsgáljuk meg a folyamat teljességét:
Meg kell vizsgálni, hogy:
 A jelöléseket helyesen használtuk-e
 Azonosítottuk-e a folyamat lépéseit(bemenet, kimenet, tevékenység, döntés,
várakozási idő, késedelem, stb.)?
 Lezártunk-e minden visszacsatolást, azaz mindegyik útvonal elvezet-e a következő
lépéshez vagy a folyamat végéhez?
 Minden megszakítási pontnak van-e folytatása folyamatábrán vagy a folyamatábra
egy másik oldalán?
 Minden tevékenység négyszögből csak egy nyíl indul-e ki?

Javasolt a folyamatábra érvényességének elfogadását nem a csapatba dolgozó személyekre bízni,
leginkább olyan személyekre, akik a folyamatot a gyakorlatba végzik. Vegyük figyelembe a
külső(csoporton kívüli) személyek javaslatait, de minden változtatást a csoport tagjaival meg kell
beszélni a végleges folyamatábrába illesztés előtt.
6) Véglegesítsük a folyamatábrát:
Elenőrizni kell a következőket:
 Úgy zajlik-e a folyamat ahogy lerajzoltuk?
 Betartják-e az ábrázolt folyamatokat?
 Vannak-e olyan bonyolult részek, amelyeket egyszerűsíteni lehet?
 Mennyire különbözik a jelenlegi folyamat az ideálistól?
 (ennek érdekében javasolt ábrázolni az ideális folyamatot és ezt összehasonlítva az
eredetivel meghatározóak a javítási lehetőségek)