VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

4.1 Thông qua tìm hiểu trên các trang việc làm thì tôi thấy ngành logistics nhiều năm sau sẽ bị thiếu nhân
lực và lương của các công việc trong ngành khá cao, nên tôi đã quyết định học ngành logistics tại trường
FPT polytechnic Tây Nguyên. Sau quá trình theo học, làm các bài trắc nhiệm như MBTI đưa ra kết quả
thuộc nhóm tính cách JSTJ – người trách nhiệm, John Holland đưa ra các kết quả thuộc nhóm C – người
công chức qua hai bài trắc nhiệm tôi thấy tôi phù hợp với công việc của một nhân viên chứng từ trong
ngành học logistics.

4.2

Kiến thức:

Kiến thức về quy trình và quy định về chứng từ: Nhân viên chứng từ cần hiểu rõ về quy trình và quy định
liên quan đến việc xử lý, kiểm tra và xác nhận các loại chứng từ, bao gồm cả quy định pháp lý và quy
trình nội bộ của tổ chức.

Kiến thức về loại chứng từ: Nhân viên chứng từ cần có hiểu biết về các loại chứng từ phổ biến trong lĩnh
vực làm việc của mình, bao gồm hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất/nhập kho, v.v. Điều này bao gồm cả cách
đọc, hiểu và xử lý các thông tin trên chứng từ.

Kiến thức về hệ thống quản lý chứng từ: Nhân viên chứng từ cần am hiểu về hệ thống quản lý chứng từ
của tổ chức, bao gồm cách lưu trữ, tra cứu và bảo mật chứng từ. Điều này bao gồm cả việc sử dụng các
công cụ và phần mềm quản lý chứng từ.

Kiến thức về quy trình kiểm tra chứng từ: Nhân viên chứng từ cần biết cách kiểm tra tính hợp lệ và xác
thực của chứng từ. Điều này bao gồm việc xác minh thông tin, tính chính xác của chứng từ và đảm bảo
tuân thủ các quy định và quy trình nội bộ.

Kiến thức về quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan: Nhân viên chứng từ cần hiểu rõ về quyền
lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình xử lý chứng từ, bao gồm cả người mua, người
bán và các bên liên quan khác như ngân hàng, cơ quan chứng nhận.

Kiến thức về quy trình thanh toán và tài chính: Nhân viên chứng từ cần có kiến thức về quy trình thanh
toán và tài chính liên quan đến việc xử lý chứng từ, bao gồm cách kiểm tra tính hợp lệ của các khoản
thanh toán, quy trình xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính như hối phiếu, chuyển khoản.

Kiến thức về quy trình và quy định hải quan (nếu cần): Nếu công việc của nhân viên chứng từ liên quan
đến nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, tôi cần có kiến thức về quy trình và quy định hải quan như khai
báo hải quan, xử lý thuế và thuế nhập khẩu.

Kĩ năng:

Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong công việc của nhân viên chứng từ.
Tôi cần có khả năng giao tiếp rõ ràng và chính xác với các bên liên quan như người mua, người bán, đối
tác và cơ quan chứng nhận. Điều này bao gồm cả việc viết email, giao tiếp điện thoại và giao tiếp trực
tiếp.
Kỹ năng quản lý thời gian: Nhân viên chứng từ thường phải xử lý nhiều chứng từ và công việc đồng thời.
Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là rất quan trọng để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và
hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức: Nhân viên chứng từ cần có kỹ năng tổ chức để quản lý, lưu trữ và tra cứu các chứng từ
một cách hiệu quả. Tôi cần biết cách sắp xếp và phân loại chứng từ, đảm bảo tính chính xác và dễ tìm
kiếm.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Nhân viên chứng từ cần có khả năng phân tích và giải quyết các
vấn đề liên quan đến chứng từ, bao gồm việc xác minh thông tin, tìm ra nguyên nhân của các sai sót
hoặc tranh chấp, và đưa ra giải pháp phù hợp.

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Công việc của nhân viên chứng từ thường liên quan đến việc sử
dụng các phần mềm và công cụ quản lý chứng từ. Tôi cần có kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm văn
phòng và hệ thống quản lý chứng từ để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Kỹ năng đọc hiểu và hiểu biết về quy định: Nhân viên chứng từ cần có khả năng đọc hiểu và hiểu biết về
các quy định, quy trình và quyền lợi liên quan đến chứng từ. Điều này giúp tôi áp dụng đúng các quy
định và quy trình khi xử lý chứng từ.

Kỹ năng làm việc nhóm: Trong một số trường hợp, nhân viên chứng từ cần làm việc cùng với các đồng
nghiệp và các bộ phận khác trong tổ chức. Kỹ năng làm việc nhóm giúp tôi giao tiếp và làm việc hiệu quả
với những người khác để đạt được mục tiêu chung.

Thái độ:

Tận tâm và trách nhiệm: Nhân viên chứng từ cần có tinh thần tận tâm và trách nhiệm trong việc thực
hiện nhiệm vụ của mình. Tôi phải đảm bảo tính chính xác, đúng hạn và hoàn thiện công việc của mình
một cách tốt nhất.

Kiên nhẫn và tỉ mỉ: Nhân viên chứng từ cần có kiên nhẫn và tỉ mỉ trong việc xử lý chứng từ. Tôi phải kiểm
tra chi tiết từng thông tin, số liệu và văn bản để đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót.

Tôn trọng và cẩn trọng: Nhân viên chứng từ phải có thái độ tôn trọng và cẩn trọng đối với thông tin và tài
sản của khách hàng, đối tác và tổ chức. Tôi phải tuân thủ các quy định và quy trình bảo mật thông tin và
đảm bảo tính riêng tư của các bên liên quan.

Linh hoạt và sẵn sàng tôi hỏi: Nhân viên chứng từ cần sẵn lòng thích nghi với các thay đổi và yêu cầu
mới trong công việc. Tôi phải linh hoạt trong việc xử lý các tình huống khác nhau và sẵn sàng tôic hỏi để
nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.

Tích cực và giao tiếp tốt: Nhân viên chứng từ cần có thái độ tích cực và giao tiếp tốt với đồng nghiệp và
các bên liên quan. Tôi phải có khả năng làm việc nhóm, trao đổi thông tin một cách hiệu quả và giải
quyết các vấn đề một cách xây dựng và hợp tác.

Tự tin và chuyên nghiệp: Nhân viên chứng từ cần có sự tự tin trong công việc của mình và thể hiện thái
độ chuyên nghiệp trong giao tiếp và hành vi làm việc. Tôi phải có thể đại diện cho tổ chức một cách đúng
mực và tạo niềm tin cho các bên liên quan.

4.3 Lộ trình công danh

 0 – 2 năm 3 – 5 năm 5 – 10 năm 10 – 15 năm
Thực tập sinh Quản lí chứng từ Chuyên gia chứng từ Quản lí cấp cao
Chuyên viên chứng từ
Nhân viên chứng từ

Thực tập viên chứng từ: Trong giai đoạn đầu, thực tập viên chứng từ thường làm các nhiệm vụ hỗ trợ và
làm quen với quy trình chứng từ. Tôi cần hoàn thành công việc một cách chính xác và hiệu quả để xây
dựng nền tảng cho sự phát triển tiếp theo.

Chuyên viên chứng từ: Sau khi hoàn thành giai đoạn thực tập, thực tập viên có thể được thăng chức
thành chuyên viên chứng từ. Trong vai trò này, tôi có trách nhiệm kiểm tra và xác minh chứng từ, xử lý
các vấn đề phát sinh và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định.

Nhân viên chứng từ: Với kinh nghiệm và sự phát triển kỹ năng, chuyên viên chứng từ có thể tiến lên trở
thành nhân viên chứng từ. Ở vai trò này, tôi có thể đảm nhận các nhiệm vụ quản lý, giám sát và đào tạo
nhân viên mới.

Quản lý chứng từ: Nếu có khả năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý tốt, nhân viên chứng từ có thể tiến lên
trở thành quản lý chứng từ. Trong vai trò này, tôi có trách nhiệm quản lý và điều hành các quy trình
chứng từ, đảm bảo tuân thủ quy định và đạt được mục tiêu công việc.

Chuyên gia chứng từ: Với sự phát triển liên tục của kiến thức và kỹ năng, quản lý chứng từ có thể trở
thành chuyên gia chứng từ. Vai trò này thường liên quan đến tư vấn và hỗ trợ trong việc xây dựng và cải
tiến quy trình chứng từ, đảm bảo sự tuân thủ quy định và nâng cao hiệu suất công việc.

Quản lý cao cấp: Nếu có khả năng lãnh đạo và thành công trong vai trò chuyên gia chứng từ, một người
có thể tiến lên trở thành quản lý cao cấp trong lĩnh vực chứng từ. Ở vai trò này, tôi có trách nhiệm lãnh
đạo và quản lý toàn bộ hoạt động chứng từ của tổ chức, đảm bảo tuân thủ quy định và đạt được mục
tiêu chiến lược.

4.4 Đề xuất chương trình hoạt động trở thành chuyên viên trong ngành logistics của doanh nghiệp sau
khi ra trường :

Nắm vững kiến thức về chứng từ trong logistics: Tìm hiểu về các loại chứng từ phổ biến trong ngành
logistics như hóa đơn, vận đơn, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, v.v. Tôi phải hiểu rõ vai trò và quy
trình xử lý chứng từ trong hoạt động vận chuyển hàng hóa.

Thực tập trong lĩnh vực chứng từ trong logistics: Tìm kiếm cơ hội thực tập tại các công ty logistics hoặc
các đơn vị vận chuyển hàng hóa để trực tiếp tham gia vào quá trình xử lý chứng từ. Điều này giúp tôi áp
dụng kiến thức tôic được vào thực tế, rèn kỹ năng và làm quen với quy trình công việc.

Xây dựng kỹ năng liên quan đến chứng từ: Phát triển các kỹ năng liên quan đến chứng từ như kiểm tra
tính chính xác, xử lý thông tin, nhập liệu và quản lý tài liệu. Có thể tham gia các khóa đào tạo hoặc tự tôic
để nâng cao kỹ năng trong việc xử lý chứng từ.

Hiểu về quy trình vận chuyển hàng hóa: Để hiểu rõ về quy trình vận chuyển hàng hóa và tương tác với
các bên liên quan, tôi cần nắm vững các quy định, quy trình và quy tắc liên quan đến vận chuyển hàng
hóa. Điều này giúp tôi hiểu rõ về các chứng từ cần thiết và cách xử lý chúng một cách chính xác.
Xây dựng kỹ năng mềm: Để thành công trong vai trò chuyên viên chứng từ, tôi cần phát triển các kỹ năng
mềm như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Tham gia các khóa
tôic hoặc hoạt động ngoại khóa để nâng cao các kỹ năng này.

Cập nhật kiến thức về quy định và luật pháp: Thông qua việc cập nhật kiến thức về quy định và luật pháp
liên quan đến chứng từ và vận chuyển hàng hóa, tôi có thể trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này.
Điều này có thể bao gồm việc đọc sách, tham gia các khóa tôic hoặc tham gia các diễn đàn chuyên
ngành.

Tìm kiếm cơ hội việc làm: Theo dõi các công ty và doanh nghiệp có liên quan đến logistics để tìm kiếm cơ
hội việc làm trong vai trò chuyên viên chứng từ. Gửi hồ sơ và tham gia phỏng vấn để thể hiện khả năng
và kinh nghiệm của tôi.

Tiếp tục tôic tập và phát triển: Hãy duy trì tinh thần tôic tập và phát triển bản thân để luôn cập nhật với
các thay đổi trong lĩnh vực chứng từ và logistics. Tham gia các khóa tôic, chứng chỉ và các hoạt động liên
quan để nâng cao kỹ năng và kiến thức của tôi.