‫االجتهاد الواجب المختصر للشريك من المستوى ‪3‬‬

‫ُم َقِّدمة ‪1.‬‬

‫بالعمل مع الشركاء ذوي التفكير المماثل (المجتمع المدني والحكومة واألوساط األكاديمية والقطاع الخاص وما إلى ذلك) الذين لديهم رؤية ‪ Acted‬تلتزم‬
‫لدعم المحتاجين بشكل عاجل وحماية كرامة الناس‪ ،‬مع المشاركة في خلق فرص طويلة األجل للنمو المستدام وتحقيق إمكانات الناس‪ .‬تعتقد ‪ Acted‬متوافقة مع‬
‫عاما بعد عام وأصبحت ‪ Acted‬أنه يمكن تحقيق رؤيتها بشكل أكثر فعالية من خالل العمل مع اآلخرين‪ .‬لذلك‪ ،‬يزداد عدد الشركاء الذين تشارك معهم ‪Acted‬‬
‫بالشركاء ويتفاعل معهم بطرق متنوعة‪ ،‬بما في ذلك الشراكات طويلة األجل والتحالفات ‪ Acted‬يرحب ‪ Acted.‬الشراكات طريقة أساسية للعمل بالنسبة ل‬
‫لتسهيل وتسهيل عملية تقييم ‪ DDL‬االستراتيجية قصيرة األجل والعالقات الفردية والمشاركة النشطة في الشبكات والتحالفات‪ .‬تم تصميم الشريك المختصر‬
‫‪.‬لتوسيع وتعميق شراكاتها مع الجهات الفاعلة المحلية ‪ Acted‬الشركاء متوسطي الحجم وتعزيز استراتيجية‬

‫ما هي العناية الواجبة؟‬

‫تشير العناية الواجبة إلى اإلجراءات التي يتم التصرف بها لتقييم مخاطر وفوائد العمل مع شريك محلي أو دولي محتمل لتنفيذ مشاريع المعونة الخاصة به‪ .‬في‬
‫‪ GOCA،‬لديها أدوات أخرى‪ ،‬مثل ‪ Acted‬حين أن العناية الواجبة تأخذ نهجا قائما على المخاطر‪ ،‬بالنظر إلى مخاطر وفوائد العمل مع شريك محتمل‪ ،‬فإن‬
‫أن تكمل ‪ GOCA‬تهدف إلى تحليل قدرات الشريك المحتمل بمزيد من التفاصيل‪ ،‬بهدف توفير تدريب ودعم مصمم خصيصا لتعزيز تلك القدرات‪ .‬يمكن ألداة‬
‫تحليل العناية الواجبة‪ ،‬لتحسين فهم المجاالت التي قد يحتاج فيها الشريك إلى مزيد من الدعم‪ ،‬بهدف تحسين عمليات منظمات المجتمع المدني وقدرتها على‬
‫‪.‬إدارة المنح الفرعية‬

‫ما هو الشريك؟‬

‫الشريك هو طرف ثان (كوكالة متعاقدة‪ ،‬يتصرف كطرف أول) يتم تفويض تنفيذ نشاط‪/‬عنصر مشروع واحد أو عدة أنشطة ومشاريع ومنحة لهذه الغاية‪.‬‬
‫‪:‬نظاما من ‪ 3‬مستويات من الشركاء ‪ Acted‬طورت‬

‫المستوى ‪ :1‬أعضاء التحالف ‪ ،2015‬التأثير واألكس والتقارب (ال حاجة إلى العناية الواجبة)؛‬
‫المستوى ‪ : 2‬المنظمات الدولية ذات الحجم الحرج المعين واإلجراءات السليمة المعمول بها‪ ،‬والتي تستخدم لتلقي التمويل من الجهات المانحة المؤسسية‪،‬‬
‫؛)على مستوى المقر الرئيسي ‪ T2‬عملية العناية الواجبة( ‪ Acted‬و‪/‬أو لديها شراكات ناجحة سابقة مع‬

‫‪.‬المستوى ‪ :3‬الشركاء الذين ليسوا من المستوى ‪ 1‬أو المستوى ‪ 2‬وبالتالي يمكنهم أن يكونوا إما منظمة محلية أو دولية‬
‫‪.‬يتم تطبيق العناية الواجبة من المستوى القياسي ‪ 3‬إذا تجاوزت المنحة للشريك ‪ 150،000‬يورو‬
‫توجد العناية الواجبة المختصرة من المستوى ‪( 3‬المدرجة في هذه الوثيقة) للشريك الحاصل على منحة تتراوح بين‬
‫‪ 60،000.‬يورو و ‪ 150،000‬يورو‬

‫‪.‬فئة منفصلة للمؤسسات العامة (ال يلزم بذل العناية الواجبة)‬

‫فئة منفصلة للقطاع الخاص‪ ،‬مع العناية الواجبة المحددة‬
‫لماذا العناية الواجبة مهمة؟‬

‫التصرف مسؤول وخاضع للمساءلة عن أموال المانحين عند العمل مع الشركاء‪ .‬تقييم العناية الواجبة المختصرة هو أداة إلدارة المخاطر تشمل األنشطة‬
‫المضطلع بها لمساعدة أكيد في الحصول على ضمان لقدرة الشريك المحتمل وقدرته على تنفيذ مشاريع أكيد‪ .‬من خالل قضاء بعض الوقت لمراجعة الجوانب‬
‫تحديد المخاطر في العمل مع ذلك الشريك‪ ،‬ووضع تدابير التخفيف‪ ،‬وتجهيز ‪ Acted‬األساسية لقدرة البارنتر وأنظمته وسياساته وعملياته المحتملة‪ ،‬يضمن‬
‫الشريك لتنفيذ حصته من التدخل‪ .‬في جوهره‪ ،‬يوفر تقييم العناية الواجبة المختصر إجابة "نعم" أو "ال" على السؤال‪ :‬هل يجب أن نتشارك مع كيان معين؟‬
‫والشريك نحو تعاون أقوى وأطول أجال‪ ،‬وإنشاء لبنات بناء أساسية الستكمال تقييم العمل الموحد ‪ Acted‬عالوة على ذلك‪ ،‬فإنه يوفر أساسا يمكن أن يبني عليه‬
‫‪.‬لجتهاد‬

‫َم ْنَهجّية ‪2.‬‬

‫‪Tier 3 IP Due Diligence Assessment - Version 5 January 2020‬‬

‫الحد األدنى من الضمان بأن ‪ Acted‬المبدأ الشامل هو أنه في ظل ظروف معينة وقبل العمل مع شريك من المستوى ‪ 2‬أو المستوى ‪ ،3‬يجب أن يكون لدى‬
‫‪.‬التدخالت المشتركة سيتم تنفيذها بطريقة شفافة ومتوافقة وخاضعة للمساءلة‬

‫‪ PDM‬ويستعرضه رؤساء اإلدارات‪/‬الوحدات ذات الصلة مثل )‪ (T&CM‬في البلد‪ ،‬يتم تنسيق تقييم العناية الواجبة المختصرة من قبل مدير الشفافية واالمتثال‬
‫‪.‬قبل مشاركته مع إدارة الشفافية واالمتثال في المقر الرئيسي ‪ CD/DCD‬وما إلى ذلك‪ .‬يتم استعراضه من قبل ‪ AMEM،‬و ‪ CLM‬و ‪ CFM‬و‬

‫المختصرة لتغطية الجوانب األساسية للحوكمة والرقابة للشريك المحتمل؛ واإلدارة المالية؛ والقدرة على التنفيذ؛ لقياس مستوى المخاطر ‪ DDL‬تم تصميم‬
‫المرتبطة بالشراكة‪ .‬تتكون من ورقة معلومات واستبيان قصير وعدد قليل من الوثائق المادية التي سيتم جمعها‪ ،‬ويمكن من الناحية النظرية إكمالها في اجتماع‬
‫‪.‬مدته ساعتان مع الشركاء المحتملين‬

‫خالل االجتماع وفي المناقشة مع الشريك المحتمل‪ ،‬يقوم الموظفون العاملون الذين يقودون عملية العناية الواجبة الموجزة بجمع وتسجيل المعلومات الالزمة‬
‫‪:‬لتحديد درجة مخاطر الكيان‪ ،‬على النحو التالي‬

‫يشير إلى وجود خطر كبير داخل المجال المحدد الذي يجري تقييمه‪ :‬من المرجح جدا أن يتحقق وسيكون له تأثير كبير على قدرة‬
‫‪4‬‬ ‫والجهات المانحة لها‪ .‬كما يسلط ‪ Acted‬الشريك الدعي على إدارة التدخل وتنفيذه بشكل كاف‪ ،‬و‪/‬أو ينعكس بشكل سيء للغاية على‬
‫‪.‬الضوء على أن المخاطر لم يتم تخفيفها من خالل أي رقابة‪/‬عملية أخرى ينفذها الشريك‬

‫‪Tier 3 IP Due Diligence Assessment - Version 5 January 2020‬‬

 ‫يشير إلى وجود خطر كبير داخل المجال المحدد الذي يجري تقييمه‪ :‬خطر من المرجح أن يتحقق وسيكون له تأثير كبير على قدرة‬
‫‪3‬‬ ‫‪.‬والجهات المانحة لها ‪ Acted‬الشريك الدعي على إدارة التدخل وتنفيذه بشكل كاف‪ ،‬و‪/‬أو ينعكس سلبا على‬

‫‪2‬‬ ‫يشير إلى وجود خطر معتدل داخل المجال المحدد الذي يتم تقييمه‪ :‬خطر له احتمال منخفض إلى متوسط لتحقيقه وسيكون له تأثير‬
‫‪.‬وسمعة مانحيه ‪ Acted‬طفيف على قدرة الشريك الدعائي على إدارة التدخل وتنفيذه بشكل كاف‪ ،‬أو‬

‫يشير إلى وجود مخاطر منخفضة داخل المجاالت المحددة التي يتم تقييمها‪ :‬احتمال حدوثه منخفضا جدا‪ ،‬وسيكون له تأثير ضئيل أو‬
‫‪1‬‬ ‫‪.‬معدوم على قدرة الشريك المحتمل على إدارة التدخل وتنفيذه بشكل كاف‪ ،‬أو التصرف وسمعة مانحيه‬

‫الموجزة" مبادئ توجيهية وتضع معايير قياسية لتعيين درجات المخاطر لكل سؤال‪ .‬يتضمن االستبيان ‪ DDL‬العمود األول في ورقة العمل رقم‪ 3 .‬توفر "أسئلة‬
‫عشرة أسئلة "خط أحمر"‪ .‬إذا كانت درجة المخاطرة للشريك المحتمل ألي من هذه األسئلة ‪( 4‬عالية) ولكن البعثة القطرية توصي مع ذلك بالدخول في‬
‫الشراكات‪ ،‬ينبغي ملء طلب التنازل عن الشريك لتوفير‪ :‬مبرر قوي للشراكة ووصف لتدابير التخفيف القوية التي سيضعها الشريك المحتمل (يتم االتفاق عليها‬
‫مع الشريك)‪ .‬سيتم توقيع طلب التنازل من قبل مؤتمر نزع السالح‪ ،‬والموافقة عليه من قبل مدير الشؤون المالية واإلدارية‪ ،‬ومدير تطوير المشاريع والعالقات‬
‫‪.‬الخارجية‪ ،‬ومدير مراجعة الحسابات واالمتثال للعمل ليكون قادرا على توقيع اتفاقية منحة مع الشريك المحتمل‬

‫باإلضافة إلى ذلك‪ ،‬يجب ربط أي سؤال يحدد الخطر ( حتى لو كان "معتدل") بتدابير التخفيف التي تمت مناقشتها واالتفاق عليها مع الشريك المحتمل‪،‬‬
‫الموجزة" ‪ ،‬العمود واو‪ .‬يجب أن تكون تدابير التخفيف هذه محددة وقابلة للتنفيذ بشكل واقعي ضمن اإلطار ‪ DDL‬والموصوفة في ورقة العمل رقم‪" 3 .‬أسئلة‬
‫‪.‬الزمني للمشروع (وبالتالي يجب أن يكون أي تدريب مطلوب للشريك أو دعم له في الحد األدنى)‬

‫نهاية االستبيان كمتوسط حسابي لمستويات المخاطر‬

‫لكل سؤال‪ ،‬ويتبع النطاقات التالية لمتوسط الدرجات‬ ‫‪˃ 3.5‬‬
‫مخاطر عالية‬ ‫‪2.5 - 3.49‬‬
‫مخاطر كبيرة‬ ‫‪1.5 - 2.49‬‬
‫مخاطر معتدلة‬ ‫‪˂ 1.5‬‬

‫مخاطر منخفضة‬

‫وباإلضافة إلى ذلك‪ ،‬يجب طلب مرجعين على األقل من المنظمات األخرى العاملة مع الشريك المحتمل (انظر المرفق ‪ .1‬لالحتفاء على النموذج المقترح)‪.‬‬
‫‪.‬الشراكة مع المنظمة إذا كانت العناية الواجبة إيجابية ‪ Acted‬ومع ذلك‪ ،‬إذا لم يكن من الممكن الحصول على إشارة‪ ،‬فال يزال بإمكان‬

‫‪.‬وبعد التقييم‪ ،‬يجب بعد ذلك إرسال العناية الواجبة إلى إدارة مراجعة الحسابات في المقر الرئيسي لمراجعتها‬
‫ورقة العمل( يقوم المدير القطري باستعراض وإقرار العناية الواجبة من خالل التوقيع على الصفحة التي تعرض تصنيف المخاطر‬
‫‪").‬الموجزة ‪" 3 DDL‬أسئلة‬

‫‪Tier 3 IP Due Diligence Assessment - Version 5 January 2020‬‬

 ‫يجب أن يتجنب التصرف الدخول في شراكة مع كيان لديه متوسط إجمالي لدرجة المخاطر أعلى من ‪2.5‬‬
‫(عتبة المخاطر الكبيرة)‪ .‬في مثل هذه الحاالت‪ ،‬قد يكون اتفاق المنح الفرعية للطرف الثالث خيارا بديال‬
‫أفضل‪ .‬ومع ذلك‪ ،‬إذا كانت الشراكة ضرورية‪ ،‬فيجب طلب تنازل من المقر الرئيسي‪ .‬ويجب أن يكون طلب‬
‫الشريك وضعها في ورقة العمل ‪" 3‬أسئلة‬
‫التي تم‬ ‫‪ DDL‬التنازل مصحوبا بتدابير مفصلة للتخفيف من ورقة‬
‫المخاطر‬
‫معلومات‬ ‫اسم الشريك‬
‫واو للتنمية‬
‫العمود العرب‬ ‫ِج ْنسّية‬
‫فارس‬ ‫‪.‬الموجزة"‬
‫فلسطيني‬
‫الوضع القانوني‬
‫تاريخ التأسيس‬ ‫رئيس مجلس اإلدارة ‪1.‬‬
‫الموظف الرئيسي (الرئيس التنفيذي والرئيس والمدير التنفيذي) ‪2.‬‬
‫نسخ من بطاقة الهوية‬ ‫يجب‪ /‬جمع‬
‫المدير ‪3.‬‬ ‫مالحظة‪:‬‬
‫المالي‬ ‫المدير‬
‫‪ DDL‬للجميع‪ .‬يجب على الشخص الذي يقود‬
‫المختصرة بعد ذلك ملء الملحق ‪ 4‬وإرساله‬
‫مع نسخة ‪: hq.annex4@Acted.org،‬إلى‬
‫‪.‬في المقر الرئيسي للبلد ‪ T&C‬من منسق‬
‫االسم الكامل‪ :‬طارق زياد فايز البنا ‪1.‬‬
‫‪.‬العنوان‪ :‬غزة ‪ -‬شارع الجالء ‪ -‬مفترق الغفارو ‪ -‬مبنى عيد حمادة ‪ -‬الطابق األول‬
‫تاريخ الميالد‪29/06/1979 :‬‬

‫‪ ID/Passeport: 410562078‬رقم‬

‫االسم الكامل‪ :‬مروان حسين علي الديراوي ‪2.‬‬

‫عنوان‬ ‫العنوان‪ :‬غزة ‪ -‬مدينة الرمال ‪ -‬برج جوندي ‪ -‬الطابق التاسع‬
‫تاريخ الميالد‪19/09/1978 :‬‬
‫رقم الهوية‪/‬االسم الباس‪900573130 :‬‬

‫االسم الكامل‪ :‬هبة مصلح خليل الداداح ‪3.‬‬

‫العنوان‪ :‬غزة ‪ -‬الشيخ لطفان ‪ -‬مدينة الغزالي‬
‫تاريخ الميالد‪25/01/2001 :‬‬

‫رقم الهوية‪/‬جواز السفر رقم‪407050418 :‬‬

‫االسم الكامل‪ :‬أريج بسام مصطفى الماسي ‪4.‬‬

‫العنوان‪ :‬شمال غزة ‪ -‬بيت حانون ‪ -‬شارع الماسي‬
‫رقم الهوية‪/‬جواز السفر‪804361533 :‬‬ ‫إجمالي الميزانية السنوية (باليورو)‬
‫تاريخ الميالد‪23/07/1993 :‬‬
‫‪ N-1‬السنة‬ ‫العدد اإلجمالي للموظفين بأجر‬
‫‪ N-2‬السنة‬

‫‪ N-2‬السنة‬
‫موقع المكاتب‪/‬المكاتب الفرعية‬ ‫قطاعات التدخل (بما في ذلك أمثلة على‬
‫األنشطة المنفذة لكل قطاع خالل السنوات‬
‫الثالث الماضية التي سيتم تقديمها‪ ،‬خاصة‬
‫‪:‬االستجابة للطوارئ‬ ‫لألنشطة‬
‫ذلك‬ ‫مشابهة‬
‫بما في‬ ‫الغذائي‪/‬أو‬
‫والتغذية‬ ‫ذات صلة و‬ ‫إذا كانت‬
‫‪:‬األمن‬

‫‪:‬بما في ذلك ‪WASH‬‬ ‫‪:‬الصحة بما في ذلك‬

‫‪:‬التغذية على سبيل المثال‬ ‫‪:‬المأوى بما في ذلك‬

‫‪:‬المواد غير الغذائية بما في ذلك‬ ‫الحد من مخاطر الكوارث‬

‫‪ N-1‬السنة‬
‫‪:‬تشمل الحماية‬ ‫‪:‬يشمل الجنس‬

‫‪:‬يشمل التعليم والتدريب‬ ‫‪:‬يشمل الدخل والعمالة‬

‫‪:‬المجتمع المدني‪/‬الحكم بما في ذلك‬ ‫‪NRM‬تغير المناخ و‬

‫‪Tier 3 IP Simplified Due Diligence Assessment - Version XXX 2023‬‬

 ‫تشمل اإلجراءات المتعلقة باأللغام‬:

‫أخرى‬:

Tier 3 IP Simplified Due Diligence Assessment - Version XXX 2023

 ‫أمثلة على األنشطة المنفذة لكل قطاع ذي صلة‬:
1 2

2 4
‫اسم ممثل المنظمة وتفاصيل االتصال به‬:
4
‫التدابير المقترحة للتخفيف‬
‫درجة المخاطر‬ ‫تعليقات الشريك‬/‫إجابات‬ ‫من المخاطر‬
‫غير متوفر‬ 4 ‫أسئلة‬ ‫المستندات التي يجب تقديمها‬ ‫حالة التنفيذ‬
‫المحتمل‬ (‫محدد وواقعي وعملي‬
‫)وموجه نحو العمليات‬
‫لتعيين درجات المخاطر‬ ‫إرشادات‬
‫متوفر‬ ‫غير‬

1 ‫الوضع القانوني وتاريخ‬/‫ فيرجى مالحظة التسجيل‬،‫هل الكيان مسجل بشكل صحيح وفقا للوائح المحلية؟ إذا كان األمر كذلك‬
‫أسئلة الخط األحمر‬ 1.1
‫إنشاء الكيان‬.

‫ (د) دفع ثمن‬،‫ (ج) المحاسبة عن السلع والخدمات‬،‫ (ب) االستالم‬،‫ أي أن وظائف (أ) الطلب‬،‫هل هناك فصل كاف بين الواجبات‬
‫شهادة التسجيل‬ 1.2
1 = ‫ في هذا السؤال‬3‫ و‬2 ‫ ال يمكن منح درجة المخاطر‬:‫ = نعم؛ مالحظة‬4 ‫ال؛‬. ‫ (ز) التحقق من كشوف المرتبات منفصلة بشكل‬،‫ (و) إعداد كشوف المرتبات ودفعها‬،‫ (ه) التسوية المصرفية‬،‫السلع والخدمات‬
‫مناسب؟‬

1 = = 3 ‫ ولكن بالنسبة لجميع العمليات األخرى؛‬،)‫ = ال يوجد فصل بين الواجبات ل أ) و ب‬2 ‫ ز) مضمون؛‬- )‫الفصل بين الواجبات لجميع العمليات أ‬ ‫هل كانت هناك أي قضايا رئيسية تتعلق بالمساءلة (مثل االحتيال والنفقات غير المؤهلة) في تقارير مراجعة الحسابات للسنوات‬
‫الهيكل التنظيمي‬ 1.3
7 ‫ من أصل‬4 ‫ = ال يوجد فصل بين الواجبات على اإلطالق أو ألقل من‬4 ‫ عمليات؛‬7 ‫ من أصل‬4 ‫ال يوجد فصل فقط بين الواجبات لما ال يقل عن‬ ‫الثالث الماضية (من تقارير مراجعة البيانات المالية األخيرة أو تقارير مراجعة الحسابات للمشاريع الممولة من الجهات المانحة‬
‫عمليات‬ ‫ فهل هناك إجراء عالجي؟‬،‫ وإذا كان األمر كذلك‬،)‫المؤسسية أو تقييمات العناية الواجبة التي يقوم بها المانحون‬

1 = ‫ = أثيرت قضايا المخاطر المعتدلة واتخذت إجراءات‬2 ‫لم يثار مراجع الحسابات أي قضايا مساءلة طفيفة أو لم يتم اتخاذ إجراءات عالجية بشأنها؛‬
‫أو تقرير مراجعة الحسابات للمشاريع التي تمولها الج‬/‫تقرير مراجعة الحسابات السنوية األخيرة للبيانات المالية و‬ ‫المقاولون ومقدمو الخدمات المالية) مقابل‬/‫هل لدى المنشأة إجراءات تشغيلية لفحص جميع أطرافها الثالثة (الموظفون والموردون‬
‫ = تم طرح قضايا عالية المخاطر أو حتى تم‬4 ‫ = أثيرت قضايا عالية المخاطر أو حتى تم اكتشاف االحتيال ولكن تم اتخاذ إجراءات عالجية؛‬3 ‫عالجية؛‬ 1.4
‫قوائم العقوبات؟‬
‫ اكتشاف االحتيال ولم يتم اتخاذ أي إجراء عالجي؛‬N/A = ‫فقط إذا لم تكن هناك بيانات‬

1 = ‫ المقاولون ومقدمو الخدمات المالية وما إلى ذلك) مقابل‬/ ‫لدى المنشأة إجراءات تشغيلية شاملة لفحص جميع أطرافها الثالثة (الموظفون والموردون‬
‫ أو حسب‬،‫ المقاولين أو مقدمي الخدمات المالية‬/ ‫ = تقوم المنشأة بفحص أطرافها الثالثة جزئيا (يتم الفحص فقط للموظفين أو الموردين‬3 ‫قوائم العقوبات؛‬
‫إجراء الفحص‬
‫ = ال تقوم المنشأة بفحص أطرافها الثالثة مقابل قوائم‬4 ‫ الرتبة)؛‬/ ‫العتبة‬ 1.5 ‫هل الكيان خال من الديون؟‬
‫مالحظات‬:
- ‫ في هذا السؤال‬2 ‫ال يمكن منح النتيجة‬.

‫سنوي لمراجعة البيانات المالية‬ 1.6

1 = ‫تقرير‬ ‫ = الكيان لديه آخر‬4 ‫قرض؛‬/‫ = الكيان لديه ديون سحب على المكشوف‬3 ‫ = الكيان لديه ديون طويلة األجل فقط؛‬2 ‫الكيان خال من الديون؛‬
‫ديون مالية‬ ‫ بما في ذلك تخصيص النفقات وفقا للميزانية؟‬،‫هل لدى المنشأة نظام محاسبي يسمح بالتسجيل السليم للمعامالت المالية‬

1 = entity holds separate accounts for each funding contract; 2 = entity uses an analytical
1 = ‫ = الكيان‬2 ‫يستخدم الكيان برنامج محاسبة مزدوج القيد مسجل يتم تحديثه بانتظام والموظفون على دراية جيدة باستخدام برنامج المحاسبة هذا؛‬
،)‫الخاص بالمنشأة (محاسبة الدخول المفرد أو المزدوج‬ ‫لبرنامج المحاسبة‬ ‫الرئيسية‬ 1.7 accounting system as well as an internal tracking system; 3 = entity performs the
= 3 ‫استخدامه؛‬ ‫جيدا على‬ ‫والميزات تدريبا‬ ‫االسم‬
‫غير مدربين‬ ‫أو الموظفون‬/‫أو أن برنامج التراكم هو إدخال واحد و‬/‫ و‬،‫يستخدم برنامج محاسبة مزدوج القيد ولكنه قديم‬
allocation of funding and expenses manually ; 4 = entity doesn't have any process to
‫ النظام المحاسبي للكيان يستند إلى‬Excel‫ = النظام المحاسبي لل‬4 ‫؛‬
allocate the expenses and funds

Title:
Does the entity have dedicated programme staff with knowledge and skills in project cycle management
1.8 (assessment, proposal conceptualization, proposal writing, project implementation, M&E)? (Please mention Name:
Organization chart 1 = yes; 4 = no; NOTE: The risk score 2 and 3 cannot be awarded in this question.
email:
the exact title in your answer, as well as name, phone number and email address)
Phone number:

Does the entity have procedures or tools in place for ensuring that activities are undertaken as planned and
1.9 in a quality fashion (project follow-up tool, workplans, formalized project review meetings, M&E framework
and follow-up/monitoring
etc.)?
1 = the entity conducts monthly meetings to review work plans and budgets and has
formalized tools in place to check project progress; 2 = the entity conducts quarterly
Project management
meetings to review work plans and budgets and has formalized tools in place to check
procedures/handbook
project progress; 3 = the entity conducts at least quarterly meetings to review work plans
and budgets but has no other formalized tools in place to check project progress; 4 = the
tools
entity does not conduct regular meetings to review work plans and budgets and has no
formalized tools in place to check project progress

1.10 Is the entity linked to armed groups/militias and/or political parties? 1 = no; 4 = yes; NOTE: The risk score 2 and 3 cannot be awarded in this question.
2 Complementary mandatory questions
Last 2 years annual 1 = annual budget increased over the last year; 2 = annual budget has been stable over
2.1 What is the entity's annual budget over the past 2 years? financial statements audit the last year; 3 = annual budget has decreased over the last year but less than 20%; 4 =
reports annual budget has decreased by over 20% in the last year
1 = entity as a positive equity and the capacity to pre-finance the project; 2 = entity has
2.2 Does the entity have the ability to pre-finance project activities (before receiving Acted installments?) Last annual financial
the capacity to pre-finance the project on a period of one quarter; 3 = entity does not
statements audit report
have positive equity; 4 = entity has a negative equity

Bank account details or 1 = through international money transfer directly from HQ; 2 = only through national bank
2.3 How does the entity receive and transfer funds? money dealer (i.e. Money transfer from Acted country office; 3 = through money dealers (i.e. MTA); 4 = only by
Transfer Agent) contracts physical cash payment;

1 = support costs are allocated based on an objective, fair and reliable allocation method
Policy for the allocation
with timesheets for the staff and linked to it also the allocation of premises and logbooks
Is there a formalised allocation system to allocate shared costs expenses (staff, premises/offices and method for shared costs
2.4 assets used over projects)? Are expenses allocated on an objective, fair and reliable allocation method and for vehicles and generators; 2 = support costs are fairly allocated to projects based on
and templates or
detailed allocation tables updated on a monthly basis; 3 = support costs are allocated to
backed up by appropriate supporting documents (e.g. timesheets, allocation tables)? exemples of allocation
projects based on a global ratio defined for each project; 4 = support costs are randomly
tables/timesheets if any.
allocated to projects.

1 = there is a formalized and documented procedure on exchange rate and this

Finance manual of procedure has been approved by statutory auditors entity; 2 = there is a formalized and
2.5 Does the entity have a formalized and documented exchange rate procedure guaranteeing consistent procedures or exchange documented procedure on exchange rate but it has not approved by statutory auditors; 3
accounting methods, which has been approved by statutory auditors?
rate procedure = there is a procedure on exchange rate but it has not been formalized and documented;
4 = there is no procedure on exchange rate
 Has the entity ever been funded directly or indirectly (e.g. through a partnership with NGOs) by an
2.6 institutional donor ? Please list your top 3 contracts with donors over the past 3 years, specifying the grant 1 = yes, several times including directly; 2 = only once directly; 3 = yes, several times but
only indirectly; 4 = no, never
amounts that was transfered to the entity.
1 = yes; 3 = the partner will require support from Acted to implement the proposed
2.7 Based on the staffing and office set-up information provided in the Partner Information Sheet, can the entity activities and/or oversee operations; 4 = no; NOTE: The score 2 cannot be awarded in
properly oversee the activities and operations proposed under the partnership?
this question.
Title:
Does the entity have dedicated staff members with specific knowledge and skills in finance management
2.8 including accounting, and budget follow-up? (Please mention the exact title in your answer, as well as Name:
Organization chart 1 = yes; 4 = no; NOTE: The risk score 2 and 3 cannot be awarded in this question.
email:
name, phone number and email address)
Phone number:
1 = entity has comprehensive documented procedures and these are being followed; 2 =
HR, finance and
2.9 Does the entity have documented internal procedures for HR, finance and procurement? entity has procedures which are being followed, but some gaps exist; 3 = entity has
procurements manual of
documented procedures but they have large gaps and/or they are not being followed; 4 =
procedures.
entity has no documented procedures
1 = entity has written beneficiary accountability procedures as well as dedicated and
independent accountability (or M&E) staff, has at least 2 context-specific accountability
communication means, complaints are being regularly and safely registered, categorized,
tracked and answered within 15 days, and adapted procedures in place to deal with
sensitive complaints;
2 = entity has written beneficiary accountability procedures as well as dedicated and
independent accountability (or M&E) staff, has at least 2 context-specific accountability
Accountability/MEAL
2.10 What systems and processes are in place to ensure accountability towards affected populations? communication means, complaints are being regularly and safely registered, categorized,
procedures and
tracked and answered within 15 days but there are no procedures in place to deal with
organization chart
sensitive complaints;
3 = all other scenarios;
4 = entity has no written beneficiary accountability procedures, no dedicated
accountability (or M&E) staff, has less than 2 context-specific accountability
communication means, complaints are not regularly and safely registered, categorized,
tracked and answered within 15 days, and there are no procedures in place to deal with
sensitive complaints.
Compliant, Feedback
2.11 Does the entity has a formalised Complaints, Feedback and Response Mechanism? and Response 1 = no; 4 = yes; NOTE: The risk score 2 and 3 cannot be awarded in this question.
Mechanism policy

2.12 Is any of your board members or your top management have been legally convicted for fraud, corruption, 1 = no; 4 = yes; NOTE: The risk score 2 and 3 cannot be awarded in this question.
money laundering or financing armed group or terrorism?

Summary prospective partner's risk assessment #DIV/0!

Please specify the accessibility of IP's project area by Acted (to be filled in by Acted)

Remote partnership: only the partner can work in that area, no access for either Acted international or national
staff;
Remote management: accessible by Acted national staff only;
Full access: Acted national and international staff can access the partner’s project area.

REVIEW & ENDORSEMENT BY Acted COUNTRY DIRECTOR

Name Signature Date