TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC CẦN THƠ

ASSIGNMENT
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Phân Tích Tìm Hiểu Về Công Ty Thế Hệ Trẻ Và Tổ Chức Sự Kiện

Lớp: PR18303 Sinh viên thực hiện:

Giảng viên hướng dẫn: Nhóm 5
Lai Phước Minh
Phạm Anh Thư PC07489
Hà Thị Gái PC07402
Nguyễn Hoàng Tân PC07380
Trang Mỹ Ngân PC07320
Lê Thị Kim Nhản PC07065
Trần Thị Cẩm Linh PC07158
Phạm Quốc Huy PC07704

Ngành: QHCC-TCSK
Cần Thơ, tháng 05 năm 2023
 MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH....................................................................................................III

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................V
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................VI
CHƯƠNG 1....................................................................................................................1
THÔNG TIN DOANH NGHIỆP.................................................................................1
1.1 TÓM TẮT DOANH NGHIỆP...............................................................................1
1.1.1 Khái quát doanh nghiệp...................................................................................1
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.....................................................................2
1.1.3 Sơ đồ tổ chức và vị trí phòng sự kiện..............................................................2
1.1.4 Những sự kiện trong năm vừa qua mà doanh nghiệp đã thực hiện.............3
1.2 CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN..........................4
1.2.1 Khái niệm nhân viên tổ chức sự kiện..............................................................4
1.2.2 Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện..............................................4
1.2.3 Những yếu tố và kỹ năng để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện.......5
CHƯƠNG 2....................................................................................................................7
DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN....................................7
2.1 DỰ ĐOÁN NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN...........................................................7
2.1.1 Dự đoán ngân sách sự kiện share & music “Tuổi Ấy Mình Yêu”................7
2.2 LẬP BẢNG KẾ HOẠCH HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN............8
CHƯƠNG 3....................................................................................................................9
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.....................................................................9
3.1 THÔNG TIN SỰ KIỆN..........................................................................................9
3.2 LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN:..............................9
3.2.1 Ban tổ chức........................................................................................................9
3.2.2 Tiến độ thực hiện............................................................................................10
3.3 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH...................................................................................12
3.4 ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC..........................................................................................12
3.5 CHUẨN BỊ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI..................................................14
3.6 NHÂN SỰ...............................................................................................................16

I
3.7 HẬU CẦN..............................................................................................................17
3.8 CHUẨN BỊ TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN.....................................17
3.9 CHUẨN BỊ TÀI LIỆU VÀ QUÀ TẶNG.............................................................18
3.10 TRUYỀN THÔNG TRƯỚC SỰ KIỆN.............................................................18
CHƯƠNG 4..................................................................................................................22
THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, TỔNG KẾT RÚT KINH NGHIỆM VÀ
TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN...........................................................................22
4.2 TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC ĐỂ RÚT KINH NGHIỆM
VÀ LẬP BÁO CÁO.....................................................................................................24
4.3 TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN:....................................................................26
4.3.1.Bài cảm ơn đến tất cả những người tham dự sự kiện..................................26
4.3.2. Bài đăng chia sẻ lại khoảnh khắc ở sự kiện.................................................26
KẾT LUẬN..................................................................................................................27
PHỤ LỤC.....................................................................................................................28

II
 DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1 Logo Công ty....................................................................................................1
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức....................................................................................................2
Hình 1.3 Sự kiện Lễ ra mắt kênh truyền hình quốc gia khu vực Tây Nam Bộ (VTV
Cần Thơ) ngày 13/10/2022..............................................................................................3
Hình 1.4 Lễ phát động tháng nhân đạo cấp quốc gia 2023 - kỷ niệm 160 năm ra đời
phong trào chữ thập đỏ và trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế.....................................................3
Hình 1.5 Sự kiện Xuân Yêu Thương Lần Thứ VI - 2023 tại Khu di tích lịch sử chiến
thắng Ông Hào, xã Trường Long, huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ....................4
Hình 2.1 Thống kê chi phí theo khoản mục (dự toán)....................................................7
Hình 3.1 Xung quanh cảnh dưới lầu – Tiệm cà phê nhà Mình.....................................13
Hình 3.2 Xung quanh cảnh trên lầu – Tiệm cà phê nhà Mình......................................13
Hình 3.3 Thư mời tham dự sự kiện của khách mời VIP...............................................15
Hình 3.4 Gửi thư mời qua mail cho khách mời.............................................................15
Hình 3.5 Phản hồi Email của khách mời.......................................................................16
Hình 3. 6 Bài đăng PR sự kiện trên fanpage Tuổi Ấy Mình Yêu.................................19
Hình 3.7 Bài đăng về thiện nguyện của sự kiện trên fanpage.......................................19
Hình 3.8 Bài đăng bán vé trên Fanpage........................................................................20
Hình 3.9 Bài đăng công bố Standee trên Fanpage........................................................20
Hình 3.10 Truyền thông tại trường................................................................................21
Hình 3.11 Truyền thông offline bằng cách bán vé........................................................21

III
 DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Lập bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện “Tuổi Ấy Mình Yêu”....8
Bảng 3.1 Ban tổ chức......................................................................................................9
Bảng 3.2 Tiến độ thực hiện...........................................................................................10
Bảng 3.3 Danh sách khách mời VIP của sự kiện..........................................................14
Bảng 3.4 Phân công nhân sự.........................................................................................16
Bảng 3.5 Phân công nhân sự hậu cần............................................................................17
Bảng 3.6 Trang thiết bị trong sự kiện............................................................................17
Bảng 3.7 Tài liệu và quà tặng........................................................................................18
Bảng 4.1 Kịch bản time line sự kiện.............................................................................22
Bảng 4.2 Bảng báo cáo..................................................................................................25

IV
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

V
LỜI NÓI ĐẦU

VI
 CHƯƠNG 1
THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
1.1 TÓM TẮT DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái quát doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp: Công Ty CP Truyền Thông & Quảng Cáo Thế Hệ Trẻ
- Tên giao dịch: Công Ty Thế Hệ Trẻ
- Mã số thuế: 1800737683
- Địa chỉ email: tht.media@gmail.com
- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
- Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Ninh Kiều
- Địa chỉ: 243/5, đường 30/4, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, Cần Thơ
- Đại diện pháp luật: Huỳnh Thị Hồng Sen
- Giám đốc: Huỳnh Thị Hồng Sen
- Ngày cấp giấy phép: 17/11/2008
- Ngày bắt đầu hoạt động: 12/11/2008

Hình 1.1 Logo Công ty

1
 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
- Công ty Truyền thông & Quảng cáo Thế Hệ Trẻ là một trong những công ty
quảng cáo chuyên nghiệp, uy tín nhất hiện nay với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ
nhân viên năng động.
- Với phương châm “Chuyên nghiệp – Uy tín – Chất lượng”, Thế Hệ Trẻ cam
kết mang lại những sản phẩm, dịch vụ đạt chất lượng tốt nhất thoả mãn tối đa nhu cầu
của khách hàng.
1.1.3 Sơ đồ tổ chức và vị trí phòng sự kiện

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức

- Vị tri phòng tổ chức sự kiện của doanh nghiệp nằm trong phòng truyền thông. Phòng
truyền thông của doanh nghiệp không chỉ hoạt động về tổ chức sự kiện bên cạnh đó
còn các hoạt động như du lịch, booking quảng cáo và biên tập viên.

2
 1.1.4 Những sự kiện trong năm vừa qua mà doanh nghiệp đã thực hiện

Hình 1.3 Sự kiện Lễ ra mắt kênh truyền hình quốc gia khu vực Tây Nam Bộ (VTV
Cần Thơ) ngày 13/10/2022

Hình 1.4 Lễ phát động tháng nhân đạo cấp quốc gia 2023 - kỷ niệm 160 năm ra đời
phong trào chữ thập đỏ và trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế
3
 Hình 1.5 Sự kiện Xuân Yêu Thương Lần Thứ VI - 2023 tại Khu di tích lịch sử chiến
thắng Ông Hào, xã Trường Long, huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ
1.2 CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.2.1 Khái niệm nhân viên tổ chức sự kiện
- Họ là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo,
tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo.
Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối,
giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Một số trách nhiệm chính của nhân viên tổ chức sự kiện có thể kể đến như:
Tìm kiếm địa điểm, chuẩn bị hậu trường, máy móc, thiết bị, setup bàn ghế, lên kịch
bản cho sự kiện.
1.2.2 Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, đối tác hoặc phòng ban trong công ty sau đó
lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
- Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình, kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch tổ chức, ước tính chi phí, ngân sách.
- Thuê địa điểm tổ chức, tìm kiếm nhà cung cấp...
- Xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên… để vị trí
phù hợp
- Làm việc theo sự hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.

4
 - Bảo mật những thông tin liên quan đến sự kiện.
- Đảm nhận vai trò người chào đón khách trong một số trường hợp.
- Chuẩn bị, thiết lập các thiết bị chiếu sáng, âm thanh…
- Lên kế hoạch phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách khi tham dự sự
kiện.
- Phân phối, cung cấp những thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
- Theo dõi, giám sát các hoạt động tổ chức cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Sau khi sự kiện kết thúc, báo cáo kết quả công việc với người quản lý.
1.2.3 Những yếu tố và kỹ năng để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện
- Yếu tố:
+ Có tính sáng tạo
+ Năng động
+ Nhạy bén
+ Có khả năng tổ chức
+ Sức khỏe tốt
+ Chịu được áp lực tính chất công việc
+ Tỉ mỉ trong công việc
- Kỹ năng:
+ Kỹ năng làm việc nhóm
+ Kỹ năng giao tiếp tốt
+ Kỹ năng lập kế hoạch và xây dựng kịch bản
+ Kỹ năng dự đoán và quản lí rủi ro
+ Kỹ năng ứng biến xử lí tình huống
+ Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
+ Kỹ năng quản lí thời gian và chi tiêu
1.2.4 Thách thức và cơ hội trong công việc của một nhân viên tổ chức sự
kiện:
- Thách thức:
+ Để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện ngoài những yếu tố và kỹ năng cần
phải có thì bạn phải làm quen với việc không cố định giờ làm việc. Sẵn sàng đi công
tác, bạn cũng có thể phải làm việc ngoài giờ để lên kế hoạch sự kiện hoặc đến địa điểm

5
từ sớm để chuẩn bị và chỉ trở về khi sự kiện kết thúc hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự
kiện cũng có thể không có ngày nghỉ cuối tuần
+ Mỗi khách hàng là doanh nghiệp hay cá nhân khác nhau có tính cách, thói quen
và sở thích khác nhau. Do đó, người làm tổ chức sự kiện phải có sự nhanh nhạy và tinh
tế, giỏi đoán ý.
+ Thích nghi với sự gia tăng không thể tránh khỏi của chi phí hoặc tìm ra những
cách khác để giảm chi phí là một mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ tổ chức sự
kiện. Bạn cũng sẽ là người kiểm soát chi phí sự kiện, tránh bội chi.
- Cơ hội:
+ Các nhân viên tổ chức sự kiện có rất nhiều cơ hội phát triển nhờ khả năng
chuyển từ một tổ chức nhỏ sang một tổ chức lớn hơn. Ngoài ra, ngành tổ chức sự kiện
hiện nay rất đa dạng và phát triển hầu hết trong tất cả các lĩnh vực dịch vụ sẽ giúp bạn
có tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm và thích nghi được với nhiều môi trường khác
nhau là bước đệm vững chắc để thăng tiến trong sự nghiệp.
+ Bên cạnh đó ngành tổ chức sự kiện cũng mở ra một con đường lớn cho việc
phát triển cơ hội việc làm trong nước và ngoài nước tương đương với năng lực và
những kinh nghiệm học hỏi trau dồi trong quá trình làm việc.
+ Nhân viên tổ chức sự kiện có thể kiếm thêm thu nhập thông qua việc nhận
lương làm ngoài giờ, tiền công tác phí, hoa hồng cho mỗi sự kiện khác nhau. Sau khi
đã có kinh nghiệm và uy tín, bạn có thể nhận lập kế hoạch hoặc tư vấn tổ chức sự kiện
để tăng thu nhập cho bản thân.

6
 CHƯƠNG 2
DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
2.1 DỰ ĐOÁN NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
2.1.1 Dự đoán ngân sách sự kiện share & music “Tuổi Ấy Mình Yêu”

Hình 2.1 Thống kê chi phí theo khoản mục (dự toán)

7
2.2 LẬP BẢNG KẾ HOẠCH HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
Bảng 2.1 Lập bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện “Tuổi Ấy Mình Yêu”

ST Khoản Đơn vị Thành

Số lượng Đơn giá Ghi chú
T mục tính tiền
Chi phí cá
1 VNĐ 7 200.000 1.400.000
nhân
2 Bán vé VNĐ 144 69.000 9.936.000
Mạnh
3 thường 1.000.000
quân
Tổng: 12.336.000 VNĐ

8
 CHƯƠNG 3
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3.1 THÔNG TIN SỰ KIỆN
- Tên: Tuổi Ấy Mình Yêu
- Thời gian: 18:30 – 21:30, 09/06/2023
- Địa điểm: Tiệm cà phê nhà Mình
- Địa chỉ: Hẻm 311, đường Nguyễn Văn Cừ, phường An Hòa, quận Ninh Kiều
- Giới thiệu chung: Sự kiện share & music “Tuổi Ấy Mình Yêu” là một sự kiện
đan xen giữa âm nhạc và chia sẻ về những câu chuyện tình yêu bản thân đã từng trải
qua, ở chương trình sẽ được lắng nghe những bài nhạc tình lãng mạn, đan xen đó là
hoạt động trò chơi ghép đôi, sau sự kiện kết thúc lợi nhuận từ việc bán vé sẽ được sử
dụng để gây quỹ từ thiện hỗ trợ các hoàn cảnh khó khăn, người vô gia cư.
- Thông điệp truyền tải của sự kiện hướng đến: Hát lên khúc tình ca để lan tỏa
yêu thương.
- Đơn vị tổ chức: Nhóm Youthful Rebels thành viên lớp PR18303 và hai cộng tác
viên thuộc Media: Đặng Thành Lộc, Nguyễn Huỳnh Đăng Khoa thành viên lớp
PR18302 ngành PR&Event.
3.2 LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
3.2.1 Ban tổ chức
Bảng 3.1 Ban tổ chức

STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NHIỆM VỤ, VAI TRÒ

1 Phạm Anh Thư Trưởng BTC Soát vé, giám sát sân khấu
2 Trang Mỹ Ngân BTC Soát vé
Take care khách thêm dự trên lầu, xếp
3 Nguyễn Hoàng Tân BTC
ghế
Take care khách thêm dự dưới lầu, xếp
4 Trần Thị Cẩm Linh BTC
ghế
Take care khu vực VIP, giám sát sân
5 Hà Thị Gái BTC
khấu
6 Lê Thị Kim Nhản BTC MC
7 Phạm Quốc Huy BTC Đón tiếp và tiễn khách mời
9 Đặng Thành Lộc CTV Quay phim

9
 Nguyễn Huỳnh Đăng
10 CTV Chụp ảnh
Khoa

3.2.2 Tiến độ thực hiện

Bảng 3.2 Tiến độ thực hiện

NGÀY NHÂN SỤ NGÀY

NỘI DUNG THỰC
STT THỰC THỰC GIÁM SÁT HOÀN
HIỆN
HIỆN HIỆN THÀNH
Thống nhất tên sự Nhóm Nhóm
1 15/5/2023 kiện, thời gian và địa Youthful Youthful 16/5/2023
điểm Rebels Rebels
2 16/5/2023 Lập ngân sách Mỹ Ngân Mỹ Ngân 16/5/2023

Thiết kế: coming Anh Thư

soon, logo, ảnh bìa Thị Gái Mỹ Ngân

3 17/5/2023 Cẩm Linh 19/5/2023

Nhóm
Tạo page Hoàng Tân Youthful
Rebels
Anh Thư Anh Thư
Đàm phán xin tài trợ Kim Nhản Kim Nhản
4 18/5/2023 19/5/2023
địa điểm và giá nước Hoàng Tân Hoàng Tân
Thị Gái Thị Gái
Kim Nhản
Thiết kế & viết Anh Thư
bài cho tình yêu 20/5/2023
5 19/5/2023 Anh Thư Mỹ Ngân
tuổi trẻ và tình 23/5/2023
yêu ông bà Cẩm Linh
Thị Gái
Anh Thư
6 20/5/2023 Thiết kế standee Thị Gái 25/5/2023
Thị Gái
Tạo google form đặt
7 21/5/2023 Hoàng Tân Mỹ Ngân 29/5/2023
vé
8 22/5/2023 Kịch bản và timeline Kim Nhản Anh Thư 7/6/2023

10
 Kim Nhản
Band nhạc Thị Gái Thị Gái 25/5/2023
9 23/5/2023 Anh Thư
Chụp ảnh cặp đôi Anh Thư 23/5/2023
Mỹ Ngân
Anh Thư
Viết và thiết kế bài Anh Thư
10 24/5/2023 Kim Nhản 27/5/2023
đăng từ thiện Thị Gái
Thị Gái

Thiết kế vé, bảng tên Anh Thư

11 25/5/2023 Thị Gái 29/5/2023
BTC Mỹ Ngân
Viết thư cảm ơn làm
12 29/9/2023 Cẩm Linh Cẩm Linh 9/6/2023
quà tặng
Bài đăng những tấm
13 1/6/2023 Anh Thư Thị Gái 1/6/2023
vé
Nhóm Nhóm
Truyền thông ở
14 2/6/2023 Youthful Youthful 2/6/2023
trường
Rebels Rebels
Thiết kế bài công bố
và thư mời Anh Thư
Anh Thư
Viết bài công bố Cẩm Linh 4/6/2023
vocal, diễn giả Thị Gái
Thị Gái
15 3/6/2023
Anh Thư
Anh Thư Cẩm Linh
Lên list bài nhạc 5/6/2023
Hoàng Tân Kim Nhản
Quốc Huy Thị Gái
Video postcard Kim Nhản
Anh Thư 8/6/2023
Anh Thư
16 4/6/2023
Gửi thư mời qua
Mỹ Ngân Mỹ Ngân 4/6/2023
mail
Bài công bố thay đổi Thị Gái Thị Gái
17 6/6/2023 7/6/2023
Vocal Anh Thư Anh Thư
18 7/6/2023 Quay clip chỉ đường Thị Gái Thị Gái 8/6/2023
11
 Anh Thư Anh Thư
Mỹ Ngân Mỹ Ngân
Cẩm Linh Cẩm Linh
Kim Nhản Anh Thư
Mỹ Ngân Cẩm Linh
Rehearsal Cẩm Linh Mỹ Ngân
Anh Thư Kim Nhản
Thị Gái Thị Gái
Quốc Huy
Tìm đồ trang trí Thị Gái
Hoàng Tân
Anh Thư Anh Thư
Sắp xếp bàn ghế Mỹ Ngân Mỹ Ngân
Cẩm Linh Cẩm Linh
19 8/6/2023 9/6/2023
Thị Gái Thị Gái
Cẩm Linh Cẩm Linh
Trang phục
Kim Nhản Kim Nhản
Anh Thư
Mỹ Ngân
Mỹ Ngân
20 9/6/2023 Trang trí sân khấu Quốc Huy 9/6/2023
Quốc Huy
Hoàng Tân
Thiết kế thư cảm ơn Thị Gái Thị Gái
21 10/6/2023
Viết bài cảm ơn Anh Thư Anh Thư

3.3 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

3.4 ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
- Địa điểm: Tiệm cà phê nhà Mình
- Địa chỉ: Hẻm 311, đường Nguyễn Văn Cừ, phường An Hòa, quận Ninh Kiều
- Lý do:
 Ở Tiệm cà phê Nhà Mình trước đây từng có những show âm nhạc vào mỗi thứ
bảy, nhân viên và chủ quán cũng rõ về việc tổ chức một show âm nhạc dễ làm việc.
12
  Không gian mát mẻ,lãng mạn về đêm phù hợp bối cảnh sự kiện âm nhạc Tuổi
Ấy Mình Yêu.
 Vị trí địa lý thích hợp vì nó nằm gần trung tâm thu hút khách đến.

Hình 3.1 Xung quanh cảnh dưới lầu – Tiệm cà phê nhà Mình

Hình 3.2 Xung quanh cảnh trên lầu – Tiệm cà phê nhà Mình

13
 3.5 CHUẨN BỊ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI
- Lập danh sách khách mời.
Bảng 3.3 Danh sách khách mời VIP của sự kiện.

STT Họ và tên Chức vụ Email

Nguyễn Thị Thanh
1 (Chủ nhiệm Bộ môn Kinh Tế) thuyntt117@fe.edu.vn
Thùy
Đặng Nguyễn Khánh
2 (Trưởng môn ngành PR-Event) linhdnk2@fe.edu.vn
Linh
3 Lai Phước Minh (Giảng viên ngành PR-Event) minhlp3@fe.edu.vn
4 Lê Quang Triệu (Giảng viên ngành PR-Event) trieulq@fe.edu.vn
Nguyễn Thị Ngọc Yến (Trưởng môn ngành Digital
5 Yenntn14@fe.edu.vn
Marketing)

6 Vũ Lê Duy (Trưởng môn Marketing – Sale) DuyVL@fe.edu.vn

(Giảng viên Bộ môn Marketing –
7 Nguyễn Hồng Tín TinNH8@fe.edu.vn
Sale)
(Giảng viên Bộ môn Marketing –
8 Trần Thị Mỹ Phụng PhungTTM@fe.edu.vn
Sale)
(Giảng viên Bộ môn Marketing –
9 Nguyễn Hữu Lợi LoiNH14@fe.edu.vn
Sale)
(Giảng viên Bộ môn Marketing –
10 Nguyễn Phương Quang QuangNP3@fe.edu.vn
Sale)
(Giảng viên Bộ môn Marketing–
11 Tạ Vĩnh Phúc PhucTV18@fe.edu.vn
Sale)
12 Nguyễn Ngọc Tân (Trưởng môn Logistics) TanNN39@fe.edu.vn
phonh2@fe.edu.v
13 Nguyễn Hoàng Pho Trưởng phòng Công tác sinh viên
n
Chủ nhiệm Bộ môn Du lịch Nhà hàng
14 Nguyễn Trung Thành thanhnt175@fe.edu.vn
Khách sạn
Phan Nguyễn Thủy
15 Cán bộ truyền thông tienpnt3@fe.edu.vn
Tiên

14
- Chuẩn bị và gửi mail thư mời cho khách mời.

Hình 3.3 Thư mời tham dự sự kiện của khách mời VIP

Hình 3.4 Gửi thư mời qua mail cho khách mời

15
 Hình 3.5 Phản hồi Email của khách mời
- Kiểm tra, xác nhận các thông tin về khách mời
- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời
3.6 NHÂN SỰ
Bảng 3.4 Phân công nhân sự

STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NHIỆM VỤ, VAI TRÒ

1 Phạm Anh Thư Trưởng BTC Soát vé, giám sát sân khấu
2 Trang Mỹ Ngân BTC Soát vé
Take care khách thêm dự trên lầu, xếp
3 Nguyễn Hoàng Tân BTC
ghế
Take care khách thêm dự dưới lầu, xếp
4 Trần Thị Cẩm Linh BTC
ghế
Take care khu vực VIP, giám sát sân
5 Hà Thị Gái BTC
khấu
6 Lê Thị Kim Nhản BTC MC
7 Phạm Quốc Huy BTC Đón tiếp và tiễn khách mời
8 Đặng Thành Lộc CTV Quay phim
Nguyễn Huỳnh Đăng
9 CTV Chụp ảnh
Khoa

16
3.7 HẬU CẦN
Bảng 3.5 Phân công nhân sự hậu cần

ST CÔNG VIỆC SỐ NGƯỜI THỰC HIỆN

T LƯỢNG
1 Quan sát đảm bảo an ninh cho sự 3 Quốc Huy
kiện Cẩm Linh
Hoàng Tân
2 Sắp xếp khách mời đảm bảo không 3 Yến Nhi
gian Cẩm Linh
Hoàng Tân
3 Chuẩn bị nước vocal, diễn giả 1 Yến Nhi
4 Hỗ trợ người tham dự sự kiện 4 Cẩm Linh
Yến Nhi
Hoàng Tân
Anh Thư

3.8 CHUẨN BỊ TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bảng 3.6 Trang thiết bị trong sự kiện

STT HẠNG MỤC SỐ LƯỢNG NHÂN SỰ ĐÊM NHẠC

1 Đèn sân khấu 1
Âm thanh, ánh sáng
2 Loa 2
3 Organ 1
4 Đàn điện tử 2 188 Band
5 Giá nhạc 1
6 Bàn 30 Hoàng Tân, Yến Nhi, Mỹ Ngân. Cẩm Linh,
7 Ghế 140 Quốc Huy, Anh Thư

17
3.9 CHUẨN BỊ TÀI LIỆU VÀ QUÀ TẶNG
Bảng 3.7 Tài liệu và quà tặng

STT HẠNG MỤC SỐ LƯỢNG

1 MC Script 3
2 Kịch bản 2
3 Thiệp cảm ơn cho VIP 3
4 Thiệp cảm ơn cho vcal, diễn giả 3
5 Thiệp cảm ơn cho khán giả 100
4 Quà tặng cho độc thân 6
5 Quà tặng cho độc thân 3

3.10 TRUYỀN THÔNG TRƯỚC SỰ KIỆN

- Xác định mục tiêu, đối tượng của truyền thông cho sự kiện sắp tới.
Mục tiêu của sự kiện là những lời tâm sự ngọt ngào của diễn giả nói về cảm nhận
của bản thân khi trải nghiệm tình yêu của diễn giả trước đây và hiện tại như thế nào
Đối tượng hướng đến là các bạn giới trẻ từ 17 tuổi đến dưới 50 tuổi
- Đăng bài quảng cáo và PR trên trang mạng xã hội như Facebook đăng ảnh các
bạn chụp với standee để thu hút các đối tượng tiềm năng khác, nhờ các bạn share và
tương tác vào bài đăng.
- Xác định các kênh truyền thông:
+Trên nền tảng online: Facebook đăng tải những hình ảnh về sự kiện, viết các bài
viết để truyền thông.

18
Hình 3. 6 Bài đăng PR sự kiện trên fanpage Tuổi Ấy Mình Yêu

Hình 3.7 Bài đăng về thiện nguyện của sự kiện trên fanpage

19
 Hình 3.8 Bài đăng bán vé trên Fanpage

Hình 3.9 Bài đăng công bố Standee trên Fanpage

- Trên nền tảng offline: Standee, poster,…sẽ đặt ở trường Cao Đằng FPT
Polytechnic Cơ sở Cần Thơ và vị trí sẽ đặt tại cầu thang, là nơi các bạn sinh viên thấy
thường xuyên.

20
 Hình 3.10 Truyền thông tại trường

Hình 3.11 Truyền thông offline bằng cách bán vé

21
 CHƯƠNG 4
THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, TỔNG KẾT RÚT KINH NGHIỆM VÀ
TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN
4.1 KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HÌNH ẢNH CỦA SỰ KIỆN.
Bảng 4.1 Kịch bản time line sự kiện

ST Hoạt Người Ghi

Thời gian Nội dung
T động thực hiện chú
+ Soát vé và bán vé
Đón cho khách vào
khách cổng Anh Thư,
1 18h-18h30p
Mỹ Ngân
+ Chụp ảnh, đón
khách
Bắt đầu
Giới thiệu quý thầy MC Kim
2 18h30p-18h40p chương
cô tham dự Nhản
trình
Tiết Mở màn cho đêm
Vocal
3 18h40p – 18h45p mục mở nhạc với bài hát
Văn Đạt
đầu “Ông Bà Anh”
Trình diễn ca khúc Vocal
Tiết tiếp theo để nối Chung
4 18h45 – 18h50 mục hát tiếp chương trình Phạm
tiếp theo “Can’t take my eye Ngọc
off you” Yến
+ Vocal Ngọc Yến Vocal
18h50 – 19h15 Giao lưu chia sẻ về chuyện Chung
5 khách tình yêu. Phạm
mời + Hát sau khi chia Ngọc
sẻ Yến

Trình bài ca khúc

mashup “Làm
Tiết Vocal
6 19h15 – 19h20 người yêu anh nhé
mục hát Văn Đạt
và Anh xấu xí chứ
không xấu xa”
7 19h20 – 19h30 Lá thư Đọc một bức thư MC Kim
tâm sự được gửi đến BTC Nhản

22
 để trải lòng
Thầy
Tiết Tiết mục “Người Nguyễn
8 19h30 – 19h40
mục hát tình mùa đông” Trung
Thành
+ Phần chia sẻ kết Thầy
thúc Nguyễn
19h45 – 20h00 Chia sẻ
+ Thầy hát thêm 1 Trung
9 của thầy
bài. Thành,
Thành
+ Gửi tặng quà cho MC Kim
thầy Nhản

+ Đến với màn xếp

sao, viết lên tờ giấy
đó về suy nghĩ hay
một mong ước
thậm chí là đôi ba
Những từ tâm sự chưa thể
MC Kim
10 20h00 – 20h10 điều nói ra vào đó và Nhản
chưa nói xếp nó lại

+ BTC sẽ thu lại để

phục vụ cho một
hoạt động vô cùng
hấp dẫn
11 20h10 – 20h40 Ghép + Lúc nảy các bạn
đôi thần vừa hoàn thành
tốc xong việc xếp
những ngôi sao và
bây giờ chúng ta sẽ
bốc ngẫu nhiên
trong những ngôi
sao này, lần lượt sẽ
bốc ra 3 ngôi sao
bên nữ và 3 ngôi
sao bên nam, nếu
bốc trúng vào các
bạn còn độc thân
thì sẽ tiến hành

23
 ghép đôi, trường
hợp nếu ngôi sao
may mắn được bốc
ra đã có chủ thì vẫn
sẽ nhận được một
phần quà đến từ
BTC.

Ca khúc “Ánh
Văn Đạt,
Tiết nắng của anh”
12 20h40 – 20h50
mục hát “Giữa đại lộ Đông Ngọc
Tây” Yến
Tiết mục giao lưu
khán giả, những
bạn nào có mong
muốn được đứng
Giao lưu Khách
13 20h50 – 21h20 trên sân khấu,
khán giả giao lưu
muốn thể hiện
giọng hát của mình
thì liên hệ với BTC
để đăng kí bài hát
Kết thúc Bế mạc chương
Các thành
14 21h20 – 21h30 chương trình, chụp ảnh
viên BTC
trình check in với BTC

4.2 TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC ĐỂ RÚT KINH NGHIỆM
VÀ LẬP BÁO CÁO
- Ngay sau khi kết thúc sự kiện, nhóm tiến hành họp nóng trong ngày 9/6/2023
- Địa điểm họp nóng: quán ăn Mậu Thân
- Thời gian: 30p
- Thành phần tham dự: các thành viên trong ban tổ chức
- Nội dung: tiền vé bán được, sắp xếp lại bảng chi thu ngân sách để cân đo đong
đếm dư bao nhiêu, bên cạnh đó chỉ ra những lôi sai mà mỗi cá nhân mắc phải để sau
này rút kinh nghiệm.

24
 Bảng 4.2 Bảng báo cáo
STT Các yếu tố cần đánh giá
1 Truyền thông content cho sự kiện
2 Mua quà tặng quý thầy cô
3 Sự kiện và tiến trình sự kiện
4 Địa điểm tổ chức
5 Thời tiết
6 Set up trang trí
7 Âm thanh ánh sáng
8 Band nhạc
Nhân viên tại Tiệm cà phê nhà
9 Làm rất tốt, nhanh nhẹn
Minh
10 Phản hồi sau sự kiên
25
Đánh giá
Được thầy Lai Phước Minh đánh
giá tốt
Chưa tốt vì phải mua hoa đồng
đều thay vì phân chia cấp bậc
Mọi thứ đều tốt tuy nhiên ở phần
trò chơi ghép đôi không diễn ra
như mong đợi, và bên cạnh đó là
hát giao lưu cũng không được
nhiều người đăng ký do thời
lượng chương trình
Tốt nhưng vẫn còn hạn chế chỗ
ngồi, (tuy nhiên may mắn không
có thêm khách nếu không sẽ phải
hồi khách làm mất lòng khách.)
Trời đẹp không mưa
Trước ngày bắt đầu có vấn đề về
mây trang trí vì không phù hợp,
nên đã đổi qua trang trí mây treo
và đưa cụm mây lên trên, kết quả
tốt.
Tốt, nhưng đèn hơi chói vào mắt
khi đứng trên sân khấu
Sự cố Band nhạc làm việc không
giống như đã tập dợt trước, khiến
vocal phàn nàn
Được nhận feedback từ những
khán giả rất tốt, chương trình hay
và ý nghĩa
4.3 TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN:
4.3.1.Bài cảm ơn đến tất cả những người tham dự sự kiện
- Link bài đăng:
https://www.facebook.com/tuoiayminhyeu23/posts/
pfbid0C4ELJtdqArTZybptkeXo43a4Vgj4iapRc3ACLSKYRPayJ6udCzrqsqw3s
F8PEYPil
4.3.2. Bài đăng chia sẻ lại khoảnh khắc ở sự kiện
- Link bài đăng:
https://www.facebook.com/tuoiayminhyeu23/posts/pfbid0qLNaWYWzsVFzXBZ
wyuazHbYwr5GeXFqMccQ1N6dSpDNR1Dgjys1A9JyT6E863Xwnl
4.3.3. Bài đăng video chia sẻ lại khoảnh khắc ở sự kiện
- Link bài đăng:
https://www.facebook.com/tuoiayminhyeu23/posts/pfbid0ArECEgmbc67t73ofq7
Em6MXXLj1ahAfWNTZxUmhemgtQLsQPmWXpzBTfJruGNTZnl
- Bài học kinh nghiệm của nhóm sau khi làm sự kiện:
+ Quan sát xung quanh tập trung cho từng phần của sự kiện tránh bị sao nhãn
+ Lựa chọn Band nhạc phù hợp hơn
+ Nên cân nhắc kĩ việc lựa chọn quà tặng cho khách mời đặc biệt, tránh phân
chia cấp bậc
+ Trước khi làm việc gì nên hỏi người dẫn dắt việc nên hay không nên làm, tránh
việc tự ý làm rồi mới xin phép

26
 KẾT LUẬN
- Sau khi kết thúc môn học Nghiệp Vụ Tổ Chức Sụ Kiện thì nhóm chúng em
cũng biết được những lỗi mà bản thân từng cá nhân mắc phải, và từ đó rút ra được
nhiều bài học sâu sắc, chúng em chân thành cảm ơn sự giảng dạy của thầy Lai Phước
Minh.
- Nắm giữ vững kiến thức, được trải nghiệm tổ chức sự kiện khi còn được ngồi
trên ghế nhà trường, dẫu có non nớt nhưng chúng em vẫn hoàn thành mọi thứ rất trọn
vẹn.
- Biết rõ cách thức và trang bị cho mình kiến thức vững vàng của một người làm
PR-EVENT.
- Hiểu rõ hơn về việc lập ngân sách, chi tiêu hợp lý.
- Cách đàm phán để nhờ được sự hợp tác của bên nhà tài trợ.

27
PHỤ LỤC

28
29
30
31