LOGO

BỘ MÔN KINH DOANH QUỐC TẾ - VIỆN THƯƠNG MẠI & KINH TẾ QUỐC TẾ

CHƯƠNG 8
ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
NGOẠI THƯƠNG

ThS Trần Trọng Đức

 Mục tiêu chương 8

1. Hiểu về đàm phán trong ngoại thương, biết cách

tổ chức các cuộc đàm phán và trao đổi giao dịch
kinh doanh trong ngoại thương.

2. Nắm vững nghiệp vụ đàm phán trong các tình

huống giao dịch ngoại thương, biết sử dụng những
kỹ năng đàm phán, nghệ thuật đàm phán và tạo ra
một phong cách đàm phán riêng.

3. Trang bị kỹ năng ký kết hợp đồng, cách tổ chức ký

kết và trao hợp đồng kinh tế trong ngoại thương.

2
Đàm phán kinh doanh ngoại thương

- Đặc điểm:
üCó sự tham gia của các bên có nước ngoài
üCó sự khác biệt về văn hoá
üKhác biệt về Pháp luật, tín ngưỡng
üKhác biệt về tập quán kinh doanh như thanh
toán, giao hàng, bao gói …
üQuan niệm và giá trị khác nhau
3
CÁC CÁCH TIẾP CẬN ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

1. TIẾP CẬN CẠNH TRANH (WIN-WIN, LOSS-LOSS)

Dựa vào ưu thế của mình để đàm phán, luôn tìm cách áp đặt
đối phương
2. TIẾP CẬN HỢP TÁC: (CO-OPERATIVE)
Dựa vào quyền lợi của mình đồng thời cân nhắc quyền lợi,
nghĩa vụ và khả năng của đối tác " hướng tới kết quả cuối
cùng
3. TIẾP CẬN HỖN HỢP
Vừa hợp tác vừa cạnh tranh, hợp tác nội dung này, cạnh
tranh nội dung khác hoặc hợp tác giai đoạn này và cạnh
tranh giai đoạn khác " tập trung vào mục tiêu chiến lược
4
Các hình thức đàm phán kinh doanh quốc tế

1. ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN

2. ĐÀM PHÁN QUA PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN
THÔNG (ĐIỆN THOẠI, INTERNET, VIDEO LINE)
3. ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP

5
HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG
KINH DOANH QUỐC TẾ

1. Chào bán (sale offer)

(Chào hàng cố định, chào hàng tự do)

2. Chào mua (Buy offer)

(hỏi hàng, đặt hàng)

3. Hoàn giá (Counter-offer)

4. Chấp nhận (Acceptance)

5. Xác nhận (Confirmation)

6
 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG
KINH DOANH QUỐC TẾ
Chào mua
v Chào mua tự do (hỏi
hàng)
§ Không ràng buộc trách nhiệm
§ Có thể hỏi nhiều người
v Chào mua cố định (đặt
hàng)
§ Ràng buộc trách nhiệm
§ Thường hỏi khách hàng
quen
Chào bán
v Chào bán tự do
§ Không ràng buộc trách
nhiệm
§ Without engagement
§ Offer subject to prior sale
§ Quotation
§ Được phép chào cho nhiều
người
v Chào bán cố định
§ Ràng buộc trách nhiệm
§ Chào 1 người cho 1 lô
hàng xác định, thời gian
xác định
7
 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG
KINH DOANH QUỐC TẾ
Chấp nhận
v Chính người nhận giá chấp
nhận
v Đồng ý hoàn toàn vô điều kiện
mọi nội dung của chào
hàng/đặt hàng
v Chấp nhận trong thời gian có
hiệu lực của chào hàng/đặt
hàng
v Phải được truyền đạt đến
người phát ra đề nghị
Hoàn giá
v Sự mặc cả về giá hoặc các
điều kiện giao dịch
v Có sự ràng buộc chắc chắn
của bên đưa ra lời đề nghị
Xác nhận
v Văn bản thống nhất những
điều khoản đã thỏa thuận
mua bán có các bên ký xác
nhận
8
 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA CÁC
PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG QUỐC TẾ

1. Điện thoại (telephone)

Chuẩn bị phương án, ngôn từ, tình huống và tránh các

hiện tượng vô ý.

2. Mạng toàn cầu (internet)

Đơn giản ngắn gọn, súc tích tránh cộc lốc, vội vàng hoặc
không kịp thời

3. Video on-line

Cần chuẩn bị kỹ, tránh chiếu vào những chỗ nhạy cảm,
thiếu mỹ quan vv…
9
ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP

BA GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN CƠ BẢN

1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

2. Giai đoạn tổ chức đàm phán

3. Giai đoạn kết thúc đàm phán

10
CÁCH MỞ ĐẦU, YÊU CẦU VÀ NGUYÊN
TẮC ĐÀM PHÁN

1. Cách mở đầu
ü Mở đầu trực tiếp
ü Mở đầu kiếm cớ

2. Yêu cầu
Ø Lễ phép lịch sự
Ø Hòa nhã, thiện cảm
Ø Chủ động, không xa rời mục tiêu

3. Nguyên tắc đàm phán

11
 Các nguyên tắc đàm phán

1. Nghiêm túc

2. Cẩn trọng

3. Tiết kiệm thời gian

4. Tỏ ra đáng tín nhiệm

5. Tích cực

12
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

§ Thu thập thông tin liên quan đến đàm

phán

§ Chuẩn bị các mục tiêu đàm phán

§ Lựa chọn các phương án đàm phán

§ Lập kế hoạch tiếp đón, tổ chức đàm

phán
13
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

üDiễn đạt rõ ràng dễ hiểu

üTrình bày với vẻ thật thà nhưng khéo léo

sử dụng tình huống với từ “nhưng”

üNêu câu hỏi và vấn đề đối tác tự trả lời

üĐề ra yêu cầu cao và hạ dần

üNêu nhiều phương án để có sự lựa chọn

14
GIAI ĐOẠN KẾT THÚC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

üPhải bày tỏ thiện chí và kết thúc từng vấn đề

üCố gắng tổng kết những thỏa thuận đã đạt

được để hai bên cùng nhất trí

üCố gắng đưa ra cách kết thúc kết quả đàm

phán bằng những văn bản xác nhận
(MEMORANDUM, AGREEMENT, CONTRACT)

15
Các kỹ năng đàm phán

ü Kỹ năng truyền đạt thông tin

ü Kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe
ü Kỹ năng quan sát hành vi
ü Kỹ năng im lặng
ü Kỹ năng trình bày
ü Kỹ năng trả lời câu hỏi
ü Kỹ năng lập luận (chứng minh và phản biện)
16
 PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN ÂU MỸ

üThẳng thắn và đi trực tiếp vào vấn đề

üChia nhỏ vấn đề để đàm phán

üMuốn đàm phán với người có quyền ra

quyết định ngay

üKiên định và trung thực trong đàm

phán
17
 Đàm phán với người Mỹ

v Biên độ giá rộng

§ Áp lực thời gian: “tuần tới chúng tôi tăng giá 10%”
§ Giảm dần theo số lượng
§ Mua thử: mua số lượng nhỏ với giá thấp
v Ra quyết định nhanh, chủ động
v Thời gian là tiền bạc
v Bình đẳng: không phân biệt già trẻ, giới tính, quốc
tịch, màu da
v Dễ bắt liên lạc: có thể giao dịch dù không cần người
giới thiệu
v Hợp đồng mẫu
v Số lượng giao dịch lớn 18
 PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN Á ĐÔNG

üHay gật đầu và nói “vâng vâng”

üNói lòng vòng và hỏi thăm chuyện cá

nhân

üCử chỉ khéo léo và hay biếu xén

19
NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN

1. Đối với người châu Á

n Không nên đàm phán trực tiếp bằng tiếng nước họ khi chưa thông thạo,
chỉ sử dụng để thăm hỏi
n Đừng coi việc gật đầu hay nói “vâng” là sự xác nhận
n Tránh dùng thành ngữ và từ lóng
n Nên tạo không khí cởi mở và thân mật bằng cách hỏi về gia đình, sức
khỏe
2. Đối với người châu âu
n Đừng bao giờ gật gù tán thưởng khi chưa rõ
n Không nên dừng đàm phán giữa chừng hay phải xin ý kiến cấp trên
n Luôn bền bỉ theo đuổi mục tiêu đàm phán bằng nhiều phương án đàm
phán và lập luận đàm phán
n Chú trọng thời gian và công việc là chính 20
 Đàm phán với thương nhân Ý

v Ưa ngoại hình, trang phục thanh lịch

§ Nam mặc comple màu sẫm
§ Nữ mặc váy cổ điển hoặc comple
v Tiếp xúc trực tiếp đối với thương vụ quan trọng
v Thời gian
v Quà tặng: thích được tặng quà và tặng quà (đồ thủ công
mỹ nghệ, phale, ko rượu)
v Thích tạo dựng các mối quan hệ cá nhân trước khi đi vào
vấn đề chính
v Xưng hô: dùng tên họ, kèm học hàm học vị
v Cách nhìn: nhìn thẳng người đối diện để tỏ sự quan tâm

21
 Đàm phán với doanh nhân Anh

v Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng
đến sớm.
v Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá
nhân.
v Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay
vấn đề này đang dần thay đổi.
v Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên
rồ như người Mỹ.
v Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ

22
 Đàm phán với doanh nhân Đức

vPhong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ.

vHẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng
vTập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ
mối quan hệ giữa các bên đối tác
vThích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện
chính xác các hợp đồng đó. Không thích thay đổi
hợp đồng khi đã soạn thảo xong.
vRất chú ý đến các chức danh: Ví dụ: Ngài Giáo sư
Schmitt.

23
 Doanh nhân Pháp

v Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy

thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm.
v Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả
năng hùng biện của dân tộc mình.
v Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn
đề mình đưa ra.
v Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là
chúng ta hãy cùng thỏa thuận.
v Hãy luôn đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn
chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa.

24
 Doanh nhân theo đạo Hồi ở ĐNA

v Hạn chế có phụ nữ trong đoàn đàm phán, nếu có cần ăn mặc kín đáo,
lịch sự (váy dài kín gót hoặc comple)
v Chào hỏi
§ Thích bắt tay nhẹ, hơi gật đầu và mỉm cười trước khi đàm phán
§ Thường đặt tay lên ngực sau khi chào để biểu thị lời chào xuất
phát từ trái tim, áp dụng với người cùng giới
§ Cúi đầu nhẹ khi gặp phụ nữ
§ Doanh nhân gốc Ấn Độ có thể chào theo kiểu truyền thống: chắp
tay trước ngực và cúi đầu
v Tháng Ramadam, tuần làm việc của Hồi giáo là từ thứ 7 đến thứ 4
tuần sau, thứ 5+6 là ngày nghỉ nên tránh đặt lịch đàm phán
v Thích các câu hỏi làm quen mang tính cá nhân
v Lịch hẹn không cần thông báo trước quá lâu
v Người Indonesia hay cười trong cuộc đàm phán để giải tỏa căng thẳng
v Thường không ưa mạo hiểm trong đàm phán
25
 Doanh nhân Nhật

v Khó tính với đối tác chưa quen và không coi đối tác là bạn.
Nhưng khi đã thân thiết, thích mời đối tác đi ăn và ngược
lại
v Thích ăn tại nhà nhà Nhật, thích được phái yếu phục vụ
nhưng ko bê bối
v Chào: cúi thấp, thẳng lưng
v Thích dùng tiếng Nhật khi đàm phán
v Danh thiếp: rất quan trọng
v Quan tâm nhiều đến năng lực của đối tác nên hỏi nhiều lần
v Đặt câu hỏi vòng vèo, ko đi thẳng ngay vào vấn đề chính
v Thương lượng giá: rất kỹ, rất lâu -> không nên hạ giá quá
nhanh
26
Giống như chơi đàn hay vẽ một
bức tranh, đàm phán là một
nghệ thuật

27
Tính ràng buộc pháp lý của các văn bản ký
kết trong đàm phán quốc tế

1. Biên bản ghi nhớ (Memorandum)

Ràng buộc Thấp mang tính ghi nhận nội dung khả thi
trở thành một thương vụ kinh doanh

2. Thỏa thuận (Agreement)

Ràng buộc mức độ Trung bình vì thiếu nội dung thiết
lập thương vụ kinh doanh

3. Hợp đồng (Contract)

Ràng buộc pháp lý Cao nhất đầy đủ 6 nội dung về
hàng hóa, chất lượng, giá cả, thanh toán, giao hàng
và hiệu lực
28
Ký kết hợp đồng ngoại thương

1. Khái niệm
2. Vai trò và ý nghĩa của ký kết hợp đồng ngoại
thương
3. Các hình thức ký kết hợp đồng ngoại thương
4. Nghiệp vụ tổ chức ký kết hợp đồng ngoại
thương

29
 Quy trình nghiệp vụ tổ chức

ü Lên kế hoạch lựa chọn nơi, thời điểm ký kết hợp

đồng
ü Tổ chức trang trí, thiết kế khung cảnh ký kết hợp
đồng
ü Liên hệ và đón tiếp đại biểu, thậm chí các nhà báo,
phóng viên
ü Bố trí phục vụ các chương trình phụ sau lễ ký kết
như liên hoan, ca nhạc…
ü Kết thúc lễ ký kết hợp đồng, đánh giá sự kiện rút
kinh nghiệm
LOGO

NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG