12. Báo Cáo Kiến Tập - 9.0 Điểm

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2020 – 2024
Tên cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Địa chỉ: số 12 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ngô Thị Hoa
Sinh viên thực hiện: Lê Thị Giang
Lớp: 2005QTVB
Mã sinh viên: 2005QTVB018
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Cường
Hà Nội - 2023
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................... 2
B. PHẦN NỘI DUNG ................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ
HỘI ................................................................................................................................. 3
1.1 Khái quát về Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội ........................................... 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội . 4
1.2.1 Chức năng ............................................................................................................. 4
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................................ 4
1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội ............................... 6
Tiểu kết chương 1 .......................................................................................................... 7
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG –
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ..................................................................................... 8
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ............ 8
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ .................................. 8
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong phòng Hành chính văn phòng
Bộ .................................................................................................................................. 10
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ................................. 34
2.2.1 Các loại văn bản do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành ........... 34
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản .......................................................................... 34
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................................................. 34
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản .............................................................................. 35
2.3 Quản lý văn bản đi ................................................................................................ 36
2.4 Trình tự giải quyết văn bản đến .......................................................................... 43
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu ............................................................. 47
2.5.1 Quản lý con dấu .................................................................................................. 47
2.5.2. Sử dụng con dấu ................................................................................................ 47
2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................... 48
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức ................................................ 48
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ............................................................ 49
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ ...................................................................................... 50
2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp ............................ 52
2.7.1. Các quy định hiện hành của Văn phòng bộ về nghi thức công sở và nội ....... 52
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung.................................................................................. 54
2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng ............................................................................................................................ 56
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng ......................................................... 56
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng ........................................................ 57
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng......................................... 58
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 59
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ ................................................................. 60
3.1. Đánh giá chung ..................................................................................................... 60
3.1.1 Ưu điểm ............................................................................................................... 60
3.1.2 Hạn chế ................................................................................................................ 61
3.1.3 Nguyên nhân của hạn chế .................................................................................. 62
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp) ............................................................................. 63
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản .................... 63
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư............................................. 63
3.2.3 Một số khuyến nghị đối với văn phòng Bộ Lao Động – Thương Binh và Xã
Hội................................................................................................................................. 64
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 65
C. PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................. 66
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 67
DANH MỤC PHỤ LỤC.............................................................................................. 68
A. PHẦN MỞ ĐẦU
LỜI MỞ ĐẦU
“Cái nguy hiểm của thời đại chúng ta không phải là thấy máy móc suy
nghĩ như con người mà thấy con người suy nghĩ như một cái máy” (P.D.). Chính
sự thiếu liên kết giữa kiến thức và thực tiễn trong giáo dục hiện nay là một trong
những nguyên nhân khiến cho con người suy nghĩ một cách lý thuyết, và như
một cái máy. Giữa lý thuyết và thực hành có một khoảng cách nhất định mà
người học luôn phải đối chiếu, so sánh giữa chúng, luôn phải gắn liền chúng với
nhau đúng như lời Hồ Chủ Tịch đã dạy: “Học phải đi đôi với hành”. Bởi thế,
giáo dục Đại học – bậc giáo dục đào tạo ra nguồn nhân lực tiên phong trong quá
trình Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước đang ngày càng quan tâm đến
thực hành cho sinh viên. Thực tập là một điển hình cho điều đó, trường đại học
nào cũng buộc phải có thực tập nhưng không phải trường nào cũng có kỳ kiến
tập. Và thật may mắn rằng Học viện Hành chính Quốc gia có thêm phần thực tế
cho sinh viên, chúng em vẫn luôn tự hào rằng mình được tiếp xúc với thực tế
nhiều hơn một số trường đại học khác.
Qua thời gian kiến tập tại Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ em đã được
tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hành chính văn phòng, đây là một giai đoạn
đầy khó khăn, lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều so với những gì
đang diễn ra trên thực tế. Nhưng nhờ đó mà em đã trang bị được cho mình
những kinh nghiệm quý báu để làm việc sau này, cũng như những thông tin cần
thiết để hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.
Do thời gian có hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế công
việc của cơ quan nên bài viết của em không thể tránh khỏi những hạn chế nhất
định. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, cùng
các cô chú, anh chị tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
1
LỜI CAM ĐOAN
Trong thời gian kiến tập ngành nghề với nội dung “Tìm hiểu về công tác
văn phòng tại phòng Hành chính, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” tôi đã
hoàn thành xong bài báo cáo kiến tập của mình. Tôi xin cam đoan đây là đề tài
do chính tôi thực hiện, là kết quả thực sự từ công sức nghiên cứu, quan sát và
học hỏi từ các cô chú và anh chị tại cơ quan. Các nội dung, số liệu và hình ảnh
có trong bài báo cáo là chính xác, đầy đủ và rõ ràng mà cán bộ cơ quan đã cung
cấp cho tôi. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2023
Sinh viên
Lê Thị Giang
2
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1.1 Khái quát về Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá
trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 7 Bộ và cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội,
Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội
và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
Hình 1: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
(Nguồn tự chụp)
3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội
1.2.1 Chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, tiền lương; việc
làm; giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có
công; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (sau đây
gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước;
quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của bộ.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12
năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về các
lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội quy định tại Nghị định 186/2007/NĐ-
CP ngày 25/12/2007 của Chính phủ. Bao gồm:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Bộ đã được phê duyệt, các dự án, đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác
theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động,
người có công và xã hội.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công trình, dự án quan trọng; các dự
thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác
3. Ban hành, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế
hoạch thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ;
4
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Bộ còn quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát
trên một số lĩnh vực sau:
- Lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp;
- Lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp
đồng;
- Lĩnh vực dạy nghề;
- Lĩnh vực lao động, tiền lương, tiền công;
- Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện;
- Lĩnh vực an toàn lao động;
- Về lĩnh vực người có công;
- Về lĩnh vực bảo trợ xã hội;
- Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em;
- Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội;
- Về lĩnh vực bình đẳng giới;
- Về quản lý đơn vị sự nghiệp ngành và lĩnh vực dịch vụ công.
6. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội.
7. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính
phủ phê duyệt.
8. Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật.
9. Quản lý nhà nước đối với hoạt động của hội, tổ chức phi Chính phủ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
5
10. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ở các đơn vị
thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.
11. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
12. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng,
tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
13. Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cơ quan quản lý nhà
nước về lao động, người có công và xã hội ở địa phương.
14. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội
* Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội
- Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung
- Thứ trưởng: Lê Tấn Dũng
- Thứ trưởng: Nguyễn Thị Hà
- Thứ trưởng: Lê Văn Thanh
- Thứ trưởng: Nguyễn Bá Hoan
- Thứ trưởng: Nguyễn Văn Hồi
* Các đơn vị trực thuộc
Gồm 17 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước và 6 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh và Xã hội xem ở phụ lục
số 01)
6
Tiểu kết chương 1
Qua chương 1 tác giả đã làm rõ về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội. Việc tìm hiểu này là cơ sở để khảo
sát một số công tác tại Bộ Lao Động - Thương Binh và Xã Hội. Vấn đề này tác
giả sẽ tập trung làm rõ ở chương 2 và chương 3.
7
CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG
BINH VÀ XÃ HỘI
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ
Căn cứ vào Quyết định số 1689/QĐ-LĐTBXH ngày 25 tháng 10 năm

2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ như sau:
* Chức năng văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có

năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; giúp Bộ
trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác thi đua - khen
thưởng; thông tin – truyền thông; cải cách hành chính; kiểm soát thủ tục hành
chính; triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định của pháp
luật; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ
thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc;
phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ. Văn phòng Bộ
có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; trình Bộ
phân công các đơn vị thuộc Bộ, ngành thực hiện nội dung, công việc thuộc trách
nhiệm của Bộ
- Tổng hợp, xây dựng báo cáo về công tác chỉ đạo, điều hành, tinh hình
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ khác của Bộ
- Thực hiện nhiệm vụ thư ký, giúp việc Bộ trưởng, các đồng chí Thứ
trưởng.
8
- Làm đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tinh hình trả
lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề
thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của cơ
quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị theo quy định của pháp luật
và của Bộ.
- Bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; phục vụ
chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Bộ theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao hoặc do pháp luật
Hình 2: cửa phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
xem ở Phụ lục số 02)
9
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong phòng Hành
chính văn phòng Bộ
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)
(Ban hành kèm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ)
* Bản mô tả VTVL của Trưởng phòng Hành chính:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Trưởng phòng
(Nguyễn Tiến Mai) Ngày bắt đầu thực hiện:
Đơn vị công tác Phòng Hành chính
Quản lý trực tiếp Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách lĩnh vực
Quản lý chức năng Chánh Văn phòng Bộ
Lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị thuộc Bộ; ngoài

Quan hệ công việc
Bộ, ngành trên cả nước
Các văn bản pháp luật, hành chính về lĩnh vực văn
Công việc liên quan
thư, lưu trữ, hành chính
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên;
- Các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng hoàn thành đảm bảo tiến độ thời gian,
yêu cầu nội dung;
- Giữ gìn đoàn kết nội bộ.
10
Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính Tiêu chí đánh giá hoàn
thời gian
(Công việc cụ thể của VTVL) thành công việc
(%)
Chỉ đạo chung hoạt động của 10 - Phòng hoàn thành nhiệm
Phòng; vụ trở lên
- Nội bộ đoàn kết
Phân công, theo dõi, đôn đốc công 30 Các công việc hoàn thành
việc các công chức, người lao động theo tiến độ được giao
thực hiện tốt các nhiệm vụ được
giao;
Chỉ đạo xây dựng nội dung, tổ chức 50 Hoàn thành Chương trình,
thực hiện các Chương trình, Kế Kế hoạch và tổ chức thực
hoạch về công tác văn thư, lưu trữ; hiện
công việc hành chính
Chỉ đạo thực hiện báo cáo chuyên 10 Các Báo cáo định kỳ hoặc
môn định kỳ, đột xuất về công tác đột xuất theo yêu cầu của
văn thư, lưu trữ, hành chính Lãnh đạo Văn phòng Bộ
Thẩm quyền ra quyết định: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Từ 11 trở lên
Thẩm quyền tài chính: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành luật, kinh tế,
hành chính
11
Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 06 năm công tác
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, chăm chỉ
lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; quản lý
nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: có kiến thức về nghiệp vụ văn thư,

lưu trữ, kiến thức về hành chính; khả năng đề xuất, tổng kết
thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính;
khả năng ngoại ngữ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): tính sự vụ
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc
(ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp…): sự phối hợp công tác của đơn vị chuyên
môn
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: đủ diện tích sử dụng theo quy định
Trang thiết bị: có các thiết bị văn phòng kèm theo
Các điều kiện khác (nếu có): điều kiện về ánh sáng, điện, nước; môi trường
trong lành
Tên người thực hiện VTVL: Tên người quản lý trực tiếp:
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
12
* Bản mô tả VTVL của Phó trưởng phòng Hành chính:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Phó Trưởng phòng
(Nguyễn Thị Thu Hoài) Ngày bắt đầu thực hiện:
Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Hành chính
Lãnh đạo Văn phòng Bộ được phân công phụ trách

Quản lý chức năng
lĩnh vực

Các văn bản cụ thể hóa nhiệm vụ của Phòng theo lĩnh
vực phụ trách
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên;
- Các nhiệm vụ theo lĩnh vực được giao hoàn thành đảm bảo tiến độ thời gian,
yêu cầu nội dung
13
Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng
Tiêu chí đánh giá hoàn thành
(Công việc cụ thể của thời gian
công việc
VTVL) (%)
Theo dõi, đôn đốc, thực 60 Các công việc hoàn thành theo tiến
hiện công việc theo lĩnh độ được giao
vực văn thư, hành chính
Chỉ đạo hướng dẫn các đơn 30 Các đơn vị thuộc Bộ thực hiện
vị thực hiện công tác văn đúng các quy định về công tác văn
thư, hành chính thư, hành chính
Chỉ đạo thực hiện báo cáo 10 Các Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất
chuyên môn định kỳ, đột theo yêu cầu của Trưởng phòng
xuất theo lĩnh vực được
giao
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: từ 4 trở lên
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành luật, hành chính
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, khách quan
lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; có kiến
thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: am hiểu về các chế độ chính sách
14
liên quan đến công tác văn thư, hành chính; có khả năng
ngoại ngữ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Công việc mang tính sự
vụ, phục vụ
(ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp…):sự phối hợp công tác của đơn vị chuyên
môn
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
15
* Bản mô tả VTVL của Chuyên viên Văn thư:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc chuyên viên

văn thư Ngày bắt đầu thực hiện:
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách lĩnh vực

Quản lý trực tiếp
văn thư, hành chính
Quản lý chức năng Trưởng phòng Hành chính

vực phụ trách
Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên
Tỷ trọng
thời gian
(%)
Hướng dẫn, kiểm tra thể thức, thủ 60 Văn bản đi đảm bảo đúng
tục ban hành văn bản đi theo quy thể thức
định
16
Thực hiện công tác bảo vệ bí mật 40 Công tác bảo vệ bí mật
nhà nước của cơ quan Bộ: hướng được thực hiện theo quy
dẫn, kiểm tra, quản lý văn bản mật định
của Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 0
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành văn thư, hành
chính
Kinh nghiệm công tác:
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, khách quan
lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; có kiến
thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: có kiến thức, am hiểu về các chế độ

chính sách liên quan đến công tác văn thư, hành chính; có
khả năng ngoại ngữ
vụ, phục vụ
môn
17
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
18
* Bản mô tả VTVL của Cán sự Văn thư:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Cán sự văn thư
Ngày bắt đầu thực hiện:
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách văn thư,

hành chính

vực phụ trách
Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính Tiêu chí đánh giá hoàn thành
thời gian
(Công việc cụ thể của VTVL) công việc
(%)
Phân loại văn bản đi, đến. Sắp 70 Văn bản đi, đến được cập nhật
xếp, cập nhật thông tin văn đầy đủ, dễ tra cứu, không thất
19
bản đi, đến lạc
Quản lý, sử dụng con dấu theo 30 Con dấu được quản lý theo quy
quy định định
Trình độ chuyên môn: Trình độ Trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, hành
chính
lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc
Năng lực chuyên môn: am hiểu về các chế độ chính sách,

có kiến thức liên quan đến công tác văn thư, hành chính
vụ, phục vụ
môn
20
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
21
* Bản mô tả VTVL của Chuyên viên Lưu trữ:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc chuyên viên

lưu trữ Ngày bắt đầu thực hiện:
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách lĩnh vực lưu
trữ, thư viện

vực phụ trách
Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính Tiêu chí đánh giá hoàn thành
thời gian
(Công việc cụ thể của VTVL) công việc
(%)
Xây dựng, tổ chức thực hiện Kế 40 Kế hoạch được xây dựng và
22
hoạch hoạt động lưu trữ hàng thực hiện
năm
Xây dựng văn bản; hướng dẫn, 40 Công tác lưu trữ tại các đơn vị
kiểm tra việc thực hiện các đơn được triển khai theo quy định
vị về công tác lưu trữ tại các đơn
vị
Báo cáo thống kê công tác lưu 20 Báo cáo theo yêu cầu đảm bảo
trữ hàng năm và đột xuất. nội dung và thời gian
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành lưu trữ
lực

có kiến thức liên quan đến công tác lưu trữ; có khả năng
ngoại ngữ
vụ, phục vụ
23
môn
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
24
* Bản mô tả VTVL của Cán sự Lưu trữ:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc cán sự lưu trữ
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách lĩnh vực lưu
trữ, thư viện

vực phụ trách

công việc
VTVL) (%)
Sắp xếp, phân loại, tổ chức 70 Tài liệu lưu trữ khoa học, gọn
25
các tài liệu lưu trữ. gàng, dễ tra cứu
Lựa chọn, vận chuyển, giao 30 Theo quy định

nộp tài liệu vào lưu trữ
quốc gia khi đến hạn
Trình độ chuyên môn: Trình độ Trung cấp trở lên chuyên ngành lưu trữ
lực

có kiến thức liên quan đến lưu trữ
vụ, phục vụ
môn
26
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
27
* Bản mô tả VTVL của người phụ trách mảng kỹ thuật nghiệp vụ Văn phòng:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc kỹ thuật

nghiệp vụ văn phòng Ngày bắt đầu thực hiện:
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách văn thư,

hành chính

vực phụ trách

công việc
VTVL) (%)
Đánh máy văn bản khi có 10 Văn bản được đánh máy đảm bảo
yêu cầu hình thức, trình bày
28
Quản lý, sử dụng thiết bị 90 Theo quy định
văn phòng: máy in, fax,
photocopy
Trình độ chuyên môn: Trình độ Trung cấp trở lên chuyên ngành lưu trữ, hành
chính, kỹ thuật, văn thư
lực
Năng lực chuyên môn: nghiệp vụ văn phòng
vụ, phục vụ
môn
29
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
30
* Bản mô tả VTVL của người phụ trách mảng thư viện:
Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc thư viện
Quản lý trực tiếp Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách lĩnh vực

vực phụ trách
Tỷ trọng
thời gian
(%)
Phục vụ nhu cầu đọc hàng ngày của 10

bạn đọc
31
Đặt mua; Tiếp nhận; Phân loại, 30 Sách, báo được cập nhật,
Dán nhãn; Nhập dữ liệu các loại phân loại hợp lý
sách, báo
Tổ chức sắp xếp và bảo quản các 30 Tài liệu sắp xếp khoa học,
loại hình tài liệu theo một trật tự dễ tra cứu
nhất định
Kiểm kê sách; Tu bổ, vệ sinh kho 20 Không thất lạc tài liệu
sách; Kiểm tra, kiểm soát việc
mượn sách, đọc sách của bạn đọc
Giới thiệu sách mới 10 Đầu sách được cập nhật

thường xuyên
Trình độ chuyên môn: Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành thư viện
lực

có kiến thức liên quan đến công tác thư viện; có khả năng
ngoại ngữ
32
vụ, phục vụ
môn
trong lành
Chữ ký Chữ ký
Ngày Ngày
33
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1 Các loại văn bản do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban
hành
Văn bản quy phạm pháp luật Thông tư, thông tư liên tịch. Văn bản khác là
chỉ thị, công văn, tờ trình, giấy mời, thông báo, kế hoạch, quyết định
Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Bộ Trưởng, Vụ trưởng (được ủy quyền)
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1, Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo quy định hiện hành
2, Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 về công tác văn thư
3, Văn bản chuyên ngành Lao động - Thương binh và Xã hội
Do Bộ trưởng quy định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4, Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Kỹ thuật trình bày văn bản
1. Khổ giấy: Khổ A4 (220 mm x 297 mm)
34
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn
bản có các bảng, biểu nhưng không làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có
thể được trình bày theo chuẩn rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20-25 mm, cách mép trái 30-
35 mm, cách mép phải 15-20mm
4. Phông chữ: Phông chữ Tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự

Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức
6. Vị trí trình bày các thành phần thứ thức: Được thực hiện theo mục IV
phần I phụ lục
7. Số trang văn bản: Được đánh số tờ từ 1, bằng sô Ả Rập, cỡ chữ 13 đến

14, kiểu dáng chữ, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên văn
bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
* Quy trình soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của
Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và Luật số 63/2020/QH14 ngày 18 tháng 06 năm 2020 sửa đổi
bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Bộ (hoặc
lãnh đạo đơn
vị) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ
trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
35
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) tổ
chức lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (hình thức lấy ý kiến
có thể bằng văn bản hoặc đăng tải thông tin lên cổng thông tin điện tử của Bộ);
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan cho người có
thẩm quyền.
2.3 Quản lý văn bản đi
*Tất cả văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau:
1. Văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng
năm ban hành của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi
3. Nhân bản văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu
có).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản,lưu văn bản đi.
* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm
ban hành của văn bản:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi phát hành văn
bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
36
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số riêng.
*Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Văn phòng Bộ
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu máy tính .Việc đăng ký văn bản đi
vào cơ sở dữ liệu trên máy tính được thực hiện theo công văn số 139/VTLTNN-
TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
37
Vào tháng 01 của năm tiếp theo, toàn bộ cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
của năm liền trước được kết xuất ra file word hoặc excel, in và đóng thành sổ
quản lý văn bản đi. Sổ quản lý văn bản đi có chữ ký của Trưởng phòng Hành
chính hoặc người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cuối cùng và có đóng dấu
giáp lai giữa các trang. Sổ quản lý văn bản đi phải lưu ít nhất 20 năm.
Hình 3 : Sổ đăng ký văn bản Ban cán sự Đảng
(Nguồn: tự chụp)
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản
văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt, số lượng văn bản cần nhân bản
để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản hoặc theo
yêu cầu cụ thể của người có thẩm quyền ký văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi
38
mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ
lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông
tư 03/2013/TT-BLĐTBXH ngày 19/02/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và
Xã hội quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Lao động -
Thương binh và Xã hội, Nghị định 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định khác của pháp
luật có liên quan.
2. Đóng dấu
a) Đóng dấu lên chữ ký: dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục. Văn bản có nhiều phụ lục kèm theo, chia thành các phụ lục
số 01, phụ lục số 02..., thì dấu được đóng lên từng phụ lục. Đối với phụ lục có từ
2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu lên phụ lục như đã nêu ở trên cần đóng
thêm dấu giáp lai.
d) Đóng dấu giáp lai

39
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-
BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Hình 4: Dấu chỉ mức độ mật
* Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản. Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây
khi phát hành:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
40
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Hình 5: Viết bì thư để gửi văn bản đi
Nguồn: tự chụp
2. Chuyển phát văn bản đi
- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành
ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
- Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG
KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm
tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc
cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản;
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
41
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc
phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy
định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo
cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
*Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01
bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn
bản.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải sử dụng loại giấy tốt, mực in tốt để đảm
bảo tuổi thọ của tài liệu lưu trữ; phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký, lập thành các hồ sơ văn bản lưu.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước và Thông tư 03/2013/TT-BLĐTBXH ngày 19/02/2013 của Bộ Lao động -
42
Thương binh và Xã hội quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành
Lao động - Thương binh và Xã hội.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư.
* Đính chính văn bản
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về mặt nội dung phải được đính
chính bằng văn bản có hình thức tương đương.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản, thủ tục ban hành, phải được đính chính bằng Công văn của cơ quan
phát hành.
2.4 Trình tự giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến của Bộ Lao động phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
2. Trình, chuyển giao văn bản đến
3. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao tiếp
nhận văn bản đến (trong trường hợp văn bản đến được chuyển đến ngoài giờ làm
việc hoặc vào ngày nghỉ phải kiểm tra số lượng, tình trạng bị, nơi nhận, dấu
niêm phong v.v... trên bị văn bản với số giao nhận, nếu đúng mới ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển
phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục
đóng dấu Đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu Đến vào bản chính và
làm thủ tục đăng ký số đến, ngày đến theo đúng số, ngày đã đăng ký ở bản fax,
bản gửi qua mạng.
43
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghi, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc đăng ký trên máy tính
không nối
mạng Internet, Intranet, LAN. Khi tiếp nhận văn bản mật đến phải kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản mật đến không
đảm bảo đúng thủ tục bảo mật (có dấu hiệu bị bóc bì, mở bao bì, lộ lọt thông tin,
bị tráo đổi, mất, hư hỏng...), văn bản hoả tốc hẹn giờ đến chậm thì cán bộ văn
thư phải báo cáo thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng, tiến hành lập biên bản
đồng thời thông tin lại nơi gửi để xử lý.
* Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình Chánh văn phòng.
Trưởng phòng Hành chính và chuyên viên có trách nhiệm giải quyết theo từng
lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
Các chuyên viên sau khi nhận được văn bản sẽ căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ được giao, xem xét, nghiên cứu và ghi ý kiến phân phối văn bản cho
các đơn vị, hoặc cá nhân, đồng thời cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản tùy theo yêu cầu của nội dung văn bản. Ý kiến phân phối,
giải quyết văn bản được ghi vào “Phiếu xử lý văn bản”.
Sau khi có ý kiến phân phối và giải quyết văn bản của Chánh văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính và các chuyên viên, văn bản đến được trả về bộ phận
văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy
tính của văn thư.
44
Chuyển giao văn bản đến:
Ngay sau khi hoàn thành các trình tự trên văn bản đến được chuyển giao
đến các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ ý kiến của các chuyên viên đã ghi
trong “Phiếu xử lý văn bản”.
Các văn bản đến có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”, được văn thư
chuyển ngay đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Các văn bản đến loại mật được văn thư chuyển giao đến tận tay người
nhận.
Các văn bản được chuyển giao phải vào “Sổ chuyển giao văn bản đến”
ghi rõ ngày chuyển, số đến, đơn vị hoặc người nhận, ký nhận của đơn vị hoặc cá
nhân nhận văn bản.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào số chuyển
giao văn bản.
* Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu người có thẩm quyền; theo thời hạn yêu
cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết
được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.
- Văn thư Bộ có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải
quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn
phòng Bộ. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi", Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
45
- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho
các đơn vị liên quan.
- Thủ trưởng đơn vị được giao giải quyết văn bản có trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản ở đơn vị mình.
- Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết văn bản đến phải lập hồ sơ
quá trình giải quyết công việc.
Hình 6: Dấu đến của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Hình 7: sổ đăng ký văn bản Ban cán sự đến
46
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo đúng
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu và Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ.
2.5.1 Quản lý con dấu
1. Chánh văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về quản lý và

sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ
chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị mình.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
- Con dấu của Bộ, đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụ chỉ giao con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác khi được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan phải được lập biên bản.
- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Bộ ban hành và bản sao
văn bản.
- Chỉ được đóng dấu, ký số của Bộ vào văn bản đã có chữ ký của người có
thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
- Trường hợp bị mất con dấu thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Bộ trưởng và
thông báo với cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản.
2.5.2. Sử dụng con dấu
Sử dụng con dấu:
- Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu, dấu đóng
phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy
định.
47
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được
đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan hồ sơ hình thành trong cơ quan:
như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ chuyên môn kỹ thuật khác, hồ sơ
điện tử. Các loại hồ sơ có đặc điểm như sau:
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một
cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ
pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án,
hồ sơ thiết kế thi công.
-Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có điểm chung, hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
48
Hình 8: Vận chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
* Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
- Nghị định 14/2017/NĐ-CP này 17/02/2017 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội.
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của đơn vị;
- Quyết định 486/QĐ-LĐTBXH ngày 29/03/2017 của Bộ Lao động –

Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế làm việc của Bộ LĐTBXH
- Quy chế làm việc của các đơn vị ;
- Quyết định 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 của Bộ LĐTBXH ban

hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ LĐTBXH
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị;
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, của các đơn vị và
của mỗi cá nhân;
- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục
lục hồ sơ của các đơn vị (nếu có) và các quy định hiện hành của nhà nước về
thời hạn bảo quản tài liệu.
49
* Nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người
lập
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
(Mẫu danh mục hồ sơ trình bày chi tiết tại phục lục số 03)
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ
* Mở hồ sơ:
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ, và thực tế công
việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải chuẩn bị bìa
hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trường hợp các hồ sơ không có trong
Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định
các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và kí hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người
lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
* Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở,
kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo,
tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Hồ sơ có thể được lập theo cách sau:
- Theo vấn đề
- Theo tên gọi của văn bản
50
- Theo tác giả văn bản
- Theo đặc trưng cơ quan giao dịch
- Theo đặc trưng thời gian
* Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các
văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp
cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử
dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện.
* Kết thúc hồ sơ:
- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ, bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng thừa, bản
nháp, bản không có giá trị; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ, chỉnh sửa
tiêu đề, số và kí hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
* Lưu và bảo quản
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời
hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định
* Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan:
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ
ngày công trình được quyết toán
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc.
+ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ
hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại
hồ sơ, tài liệu sau:
51
a) Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân,
đơn vị;
b) Các hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở xuống;
c) Các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị phối hợp giải quyết công
việc nhưng trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết;
d) Các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản
nháp, các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải
đưa vào hồ sơ;
* Thủ tục nộp lưu
+ Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30.
Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
+ Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện
nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh
mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế
độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1. Các quy định hiện hành của Văn phòng bộ về nghi thức công sở và
nội
quy văn hóa công sở tại cơ quan
Đối với quy định giao tiếp Văn phòng bộ căn cứ theo Quyết định số
697/QĐBLĐTBXH ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng BLĐTBXH về quy tắc ứng
xử của công chức, viên chức.
52
Đối với quy định về nghi thức nhà nước Văn phòng bộ căn cứ áp dụng
theo Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ quy định
về ngày tổ chức kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng,
danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài.
Về quy định về văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước, Văn
phòng bộ căn cứ áp dụng Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của
Thủ tướng ban hành kèm theo quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước.
* Về văn hóa làm việc tại Văn phòng bộ
+ Mỗi cán bộ, công chức phải đi làm đúng giờ, trong giờ làm việc không
nói chuyện riêng, không tiếp tổ chức hoặc công dân ngoài giờ quy định. Trong
quá trình làm việc phải đeo thẻ và mặc trang phục đúng quy định.
+ Làm việc nghiêm túc, không sử dụng các trang thiết bị cho mục đích cá
nhân.
+ Bảo đảm bí mật thông tin Nhà nước, cơ quan, không tiết lộ thông tin bí
mật của cơ quan cho các đối tượng bên ngoài cơ quan.
+ Mỗi người được phân công công việc rõ ràng, đảm bảo hoàn thành tốt
công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
* Về văn hóa hội họp tại Văn phòng bộ
+ Các cuộc họp được tổ chức trong hội trường của cơ quan, đảm bảo đến
đúng giờ, đúng địa điểm, trong cuộc họp không nói chuyện, làm việc riêng.
+ Không tự ý bỏ về khi cuộc họp đang diễn ra, trường hợp có việc đột
xuất và quan trọng cần giải quyết phải báo ngay với người có thẩm quyền để xin
ý kiến.
+ Khuyến khích chủ động, tích cực phát biểu, trình bày ý kiến, quan điểm
trên tình thần xây dựng.
53
+ Trong cuộc họp phải lắng nghe và khi muốn phát biểu ý kiến phải có sự
cho phép của cấp trên…
* Về văn hóa ứng xử tại Văn phòng bộ
Đối với đồng nghiệp tại cơ quan
+ Có thái độ hòa nhã, luôn quan tâm, chia sẻ và lắng nghe đối với các
đồng nghiệp tại cơ quan.
+ Luôn có tinh thần hợp tác, tương trợ và giúp đỡ nhau trong thực thi các
công việc.
+ Không chia bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ của cơ quan, tổ chức;
không to tiếng thiếu lành mạnh, cãi nhau, đánh lộn nơi cơ quan, công sở. Ứng
xử có văn hóa, tôn trọng, bảo vệ danh dự, uy tín của đồng nghiệp; có thái độ
trung thực, thân thiện.
+ Bảo vệ danh dự của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan khi có phản
ánh, tố cáo hay bôi nhọ danh dự không đúng sự thật.
+ Đối với những cán bộ đứng đầu cơ quan cần công tâm, gương mẫu, tận
tâm, tận lực với cơ quan và các công chức làm việc, nêu cao tinh thần làm
gương cho tập thể.
+ Công tâm, khách quan trong sử dụng và đánh giá cán bộ, công chức tại
cơ quan. Luôn khích lệ, động viên tinh thần làm việc và sự sáng tạo trong công
việc của mỗi công chức trong cơ quan…
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung
Qua thu thập và tìm hiểu về các quy chế quy định của Bộ Lao động -
Thương Binh và Xã hội tác giả nhận thấy quy định áp dụng cho cán bộ, viên
chức, công chức, quy định các chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên
chức có những ưu điểm, nhược điểm như sau:
* Ưu điểm
Bài trí nơi công
54
- Bài trí nơi công sở quốc kỳ của cơ quan treo nơi trang trọng tại phía trên
cổng chính của tòa nhà Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội
- Biển tên của cơ quan có tên và được lắp chạy tự động tại cổng chính đẹp
mắt và trang trọng
Trong giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức, viên chức
- Trong giao tiếp cán bộ, công chức, viên chức luôn nhã nhặn, lắng nghe ý
kiến, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan đến giải quyết các công
việc.
- Trong giao tiếp với đồng nghiệp cán bộ, công chức, viên chức có thái độ
trung thực, thân thiện, hợp tác.
Trong trang phục của cán bộ, công chức, viên chức ăn mặc gọn gàng, lịch sự
- Các cán bộ, công chức, viên chức ăn mặc gọn gàng, lịch sự và đúng quy định
* Hạn chế
- Bên cạnh những ưu điểm thì cũng tồn tại một số hạn chế như các quy
định văn hóa
công sở Bộ chưa có ban hành văn bản riêng cho cơ quan mà chỉ sử dụng văn bản
chung do nhà nước quy định, nên còn nhiều những hạn chế vì mỗi cơ quan đơn
vị đều đặc thù riêng nên cần ban hành một văn bản cho cơ quan
- Còn một số cán bộ, công chức, viên chức còn quên đeo thẻ trong quá
trình làm việc
- Vẫn còn một số cán bộ, công chức, viên chức còn làm việc riêng trong
giờ hành chính
- Do tính chất công việc nhiều áp lực nên một số cán bộ khi tiếp xúc với
người dân lượng công việc là rất lớn thế nên không tránh khỏi việc có lúc cư xử
chưa thật sự đúng mực với người dân.
55
2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong
công tác văn phòng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Trang thiết bị văn phòng của Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội các thiết bị
được trang bị đầy đủ phục cho hoạt động của cơ quan như: máy tính, máy in,
điện thoại bàn, máy photo, máy tiêu hủy tài liệu, giá đựng tài liệu, hồ sơ…vv
Hình 9: máy photo phòng hành chính
Hình 10: máy tiêu hủy tài liệu
(Nguồn: tự chụp)
(xem thêm hình ở phụ lục)
56
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng giúp công
việc năng suất hơn, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một
trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình. Trong thời kỳ hiện đại hóa khoa và phát triển như hiện nay, các tiến
bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng
dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.
• Yêu cầu về quản lý
– Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của Bộ
– Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
Phòng quản trị là chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ, bố trí, điều
chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; phân công người quản lý sử
dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các
hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn
phòng của Bộ; thông báo và đề nghị Văn phòng trực quản lý tài sản của cơ quan
Bộ như trang thiết bị làm việc, đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm,
nâng cấp, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ.
• Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục
đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của Bộ;
điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được
phép của người có thẩm quyền.
• Yêu cầu đối với người sử dụng
Người sử dụng có trách nhiệm:
– Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
– Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và
đề nghị Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) sửa chữa;
57
– Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay
đổi liên quan đến trang thiết bị được giao;
– Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn
giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Phần mềm văn phòng là những phần mềm hữu ích đối với các nghiệp vụ
văn phòng. Những phần mềm văn phòng được sử dụng sẽ là công cụ để các
công chức văn phòng có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng và có
hiệu quả cao hơn.
Thông thường, phần mềm văn phòng sẽ phục vụ nhu cầu của nhân viên
văn phòng trong việc soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ, làm hồ sơ, báo
cáo,…Ngoài ra, nhờ vào các phần mềm văn phòng, các nhân viên sẽ có thể số
hóa các dữ liệu để không cần quản lý theo phương pháp thủ công.
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ đã sử dụng một số phần mềm
trong tác văn phòng như:
+ Phần mềm quản lý văn bản đi, đến eMolisa
+ Phần mềm Excel: giúp người dùng tạo các bảng tính và thực hiện các
phép tính cũng như xử lý các số liệu cần thiết.
+ Phần mềm word: hỗ trợ soạn thảo văn bản với đầy đủ các công cụ định
dạng và các font chữ đa dạng.
+ Phần mềm Outlook giúp người dùng quản lý email cũng như các lịch
làm việc một cách hiệu quả.
+ Phần mềm quản lý công văn, giấy tờ.
58
Hình 11: Phần mềm Molisa quản lý văn bản đi, đến
Trên đây là thực trạng một số công tác văn phòng tại Văn Phòng bộ và
Phòng Hành chính thuộc VPB nơi tôi trực tiếp kiến tập. Tất cả những hình ảnh
và số liệu trên do tôi thu thập được tại cơ quan là đúng theo như số liệu mà cơ
quan cung cấp cũng như những tấm ảnh tôi tự chụp được tại cơ quan. Từ những
vấn đề mà tôi khai thác ở chương 2 sẽ làm cơ sở để tôi chỉ ra những ưu điểm và
hạn chế trong công tác văn phòng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác văn phòng cho bộ phận Văn Phòng bộ tại chương sau.
59
CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
3.1. Đánh giá chung
3.1.1 Ưu điểm
Thứ nhất: Đội ngũ công chức, người lao động làm công tác hành chính tại
Văn phòng Bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo yêu cầu, phù hợp với
công việc, nhiệm vụ chức trách được giao; có thâm niên công tác, tâm huyết,
nhiệt tình, chủ động với công việc.
Thứ hai: Công tác văn phòng luôn được cấp lãnh đạo quan tâm một phần
vì văn phòng là bộ mặt của cơ quan thường xuyên tiếp xúc với nhiều người
trong đó bao gồm công dân đến làm thủ tục hành chính, tiếp xúc với những vị
khách quý của cơ quan…nên văn phòng thường được quan tâm, huấn luyện làm
sao để mọi người có cái nhìn tốt về cơ quan. Mặt khác văn phòng là bộ phận vất
vả nhất, thường xuyên phải đảm nhận rất nhiều công việc thậm chí có những
công việc không thuộc phạm vị giải quyết nhưng văn phòng vẫn phải đảm
nhiệm chính vì vậy giành sự quan tâm
với bộ phận văn phòng để động viên họ, khiến họ an tâm công tác, cống hiến hết
mình vì sự phát triển của bộ.
Thứ ba: Văn phòng Bộ đã chủ động mở các lớp tập huấn, kiểm tra, hướng
dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc, chủ động xây dựng, ban hành các văn
bản quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ, sao gửi văn bản đến các đơn vị trực
thuộc để triển khai thực hiện.
Thứ tư: Trang thiết bị đầu tư cho hoạt động của hành chính khá đầy đủ và
hiện đại: máy tính, máy in, máy fax, máy scan… điều kiện làm việc tốt, được
trang bị đầy đủ điều hòa, bàn ghế, tủ tài liệu, két sắt… giúp cho công chức,
người lao động triển khai công việc được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.
Bộ có bố trí nguồn kinh phí nhất định cho hoạt động lưu trữ (chỉnh lý tài liệu,
mua bìa, hộp, giá lưu trữ, vệ sinh kho, tập huấn...).
60
Thứ năm: Nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện tốt, đảm bảo chất
lượng, hiệu quả, bảo mật. Công tác quản lý con dấu, bảo mật tài liệu tốt, chưa để
xảy ra tình trạng đóng dấu không đúng thẩm quyền, lộ lọt bí mật nhà nước, mất
mát, hư hỏng tài liệu. Đặc biệt, với việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn
bản quản lý văn bản Emolisa vào tháng 7 năm 2008 đã làm tạo ra một bước
ngoặc trong công tác Văn thư nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói
riêng, tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản. Đồng thời, với việc
sử dụng phần mềm này thì việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải quyết
văn bản và tìm kiếm văn bản thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian khi thông qua
mạng nội bộ ( LAN).
Thứ sáu: Nghiệp vụ công tác lưu trữ: Các tài liệu đã chỉnh lý đều đạt chất
lượng, đúng quy định, đảm bảo khoa học, dễ dàng khai thác sử dụng.
3.1.2 Hạn chế
* Về trang thiết bị trong văn phòng:
+ Hiện nay, Văn phòng Bộ chưa xây dựng được phần mềm quản lý công
tác lưu trữ, vì vậy quy trình nghiệp vụ lưu trữ hiện nay chủ yếu dựa trên phương
pháp thủ công, sử dụng word, excel để đánh mục lục hồ sơ tra cứu và mác hộp.
Nên việc tìm kiếm vẫn mất nhiều thời gian.
* Về thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
+ Bộ chưa xây dựng, ban hành được bảng thời hạn bảo quản riêng của Bộ,
ngành, gây khó khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
+ Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của một số đơn vị vào Lưu trữ cơ
quan Bộ còn chưa được quan tâm, chủ yếu mới chỉ lưu văn bản đi, đến của đơn
vị, chưa chú trọng thu hồ sơ công việc về lưu trữ.
+ Công tác lập hồ sơ: Phần lớn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Bộ trong tình
trạng bó gói, chưa được chỉnh lý, tài liệu phân tán, cán bộ lưu trữ mất nhiều
công phân loại, sắp xếp, hoàn thiện, xây dựng công cụ tra cứu.
61
+ Công tác thu thập tài liệu còn nhiều khó khăn do phụ thuộc vào các đơn
vị giao nộp.
+ Chất lượng hồ sơ tài còn nhiều hạn chế, quá nhiều tài liệu trùng thừa và
không có giá trị, không chỉ làm mất diện tích kho mà còn lãng phí một khoảng
thời gian lớn để phân loại tài liệu trong khi chỉnh lý.
+ Kinh phí đầu tư cho hoạt động hành chính còn hạn chế do đó công tác
số hóa tài liệu, lập hồ sơ điện tử còn chậm triển khai.
* Về thực hiện các nghiệp vụ văn thư:
Việc thực hiện công tác văn thư điện tử, gửi, nhận, xử lý văn bản trên trục
liên thông còn nhiều vướng mắc do chưa triển khai triệt để ở tất cả các công
đoạn, tốc độ đường truyền chậm chưa đáp ứng yêu cầu.
* Công tác lưu trữ:
Một số tài liệu khi chuyển đến phòng lưu trữ vẫn trong tình trạng chưa
được lập hồ sơ, trong tình trạng bó gói, chất đống.
3.1.3 Nguyên nhân của hạn chế
* Về trang thiết bị văn phòng
Mặc dù đã thay thế và mua bổ sung rất nhiều trang thiết bị để phục vụ cho
hoạt động của cơ quan nhưng do kinh phí còn hạn chế nên một số bàn làm việc,
máy tính, máy in của cơ quan đã cũ và chưa thay thế mới.
* Về thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lập hồ sơ: Nguyên nhân do công chức, viên chức chưa coi trọng
công tác văn thư, lưu trữ và chưa có chế tài xử phạt đối với những người chưa
thực hiện việc lập hồ sơ.
* Về thực hiện các nghiệp vụ văn thư
Nguyên nhân do phần mềm quản lý văn bản Emolisa trong quá trình sử
dụng còn bộc lộ nhiều hạn chế, chưa được giải quyết.
62
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản
- Tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện công tác kiểm tra văn bản trước khi
đóng dấu và phát hành, nhằm phát hiện kịp thời những sai sót và kịp thời sửa
chữa.
- Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các
cán bộ công chức làm công tác soạn thảo văn bản, như tổ chức hội nghị chuyên
đề, tổ chức hội thi về soạn thảo văn bản giỏi và có nhiều chế độ khuyến khích,
ưu đãi cho các cán bộ.
- Quy định cán bộ công chức phải cập nhật liên tục những thông tin, văn
bản, những quy định mới nhất về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước.
- Nghiên cứu và đưa ra phần mềm soạn thảo, mẫu hóa các loại văn bản
hành chính, văn bản quy phạm pháp luật để giảm thiểu tối đa những sai sót, tiết
kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu suất và chất lượng soạn thảo, ban hành
văn bản
- Không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức, tạo cơ sở
cho việc kiểm tra, thẩm định, kiến nghị người có thẩm quyền xác định trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký văn bản.
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư
- Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cần tiếp tục tuyên truyền, phổ
biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư đến mọi cán
bộ, công chức và viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm
nguyên nhân, giải pháp khắc phục các tồn tại và kiến nghị cấp có thẩm quyền
tháo gỡ khó khăn; thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư và cán bộ chủ chốt của các ban chức năng và các
đơn vị trực thuộc Bộ.
- Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện
các quy định về công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt chú trọng đến việc lập hồ sơ
63
hiện hành của cán bộ, công chức, viên chức liên quan đến công văn giấy tờ và
thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của
Nhà nước
- Rà soát và xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện các quy
định về công tác Văn thư đối với các đơn vị thực thuộc Bộ.
- Bộ cần sớm xây dựng ban hành: Quy chế công tác văn thư, danh mục hồ
sơ hiện hành, bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu để hướng dẫn các đơn vị thực
hiện đúng các quy định của Nhà nước, của Bộ.
- Đầu tư kinh phí hàng năm cho công tác văn thư lưu trữ: cho công tác thu
thập, chỉnh lý, xác định và tiêu hủy tài liệu, bảo quản tài liệu, công tác nghiên
cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm sửa chữa thiết bị phục
vụ cho công tác thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo điều 4 Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ và hướng dẫn tại Công văn số
2569/TC-HCSN ngày 27/06/2000 của Bộ Tài chính về bố trí kinh phí cho các
kho lưu trữ;
- Cần có những cơ chế chính sách khen thưởng đối với các đơn vị cá nhân
làm tốt công tác văn thư, động viên hơn nữa đối với đời sống vật chất, tinh thần
của các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, giúp họ thêm yêu nghề và yên tâm
công tác và cống hiến;
- Cần đẩy mạnh công tác hướng dẫn nghiệp vụ song song với thanh tra,
kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ.
3.2.3 Một số khuyến nghị đối với văn phòng Bộ Lao Động – Thương
Binh và Xã Hội
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị:
Đối với trang thiết bị văn phòng, hằng năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê
trang thiết bị và các điều kiện phục vụ cho cán bộ để kịp thời phát hiện những
thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay những thiết bị thiếu cần bổ sung ... Việc này
có thể giao cho các phòng ban trong văn phòng tự thống kê và Lãnh đạo Bộ và
64
Văn phòng sẽ kiểm tra lại, xem xét và phải có các biện pháp áp dụng phù hợp
như sữa chữa, mua mới, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cần thay thế và
trang bị thêm các máy móc, trang thiết bị hiện đại như: máy photocopy, máy
fax,…
- Bố trí phòng phô tô ở vị trí hợp lý hơn để tiếng ồn không ảnh hưởng tới
việc tiếp khách của phòng Hành chính và việc chỉnh lý tài liệu của bộ phận lưu
trữ.
- Về kinh phí hỗ trợ cho các hoạt động. Bộ nên đầu tư thêm kinh phí hỗ
trợ cho công tác văn phòng, văn thư lưu trữ, tim hoc hóa văn phòng, kết nối
cỏng thông tin điện tử, sử dụng văn bản điện tử.
- Văn phòng cần thường xuyên kiểm tra hoạt động của các phòng ban,
đôn đốc, nhắc nhở và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời nếu có sai sót;
- Quan tâm hơn nữa đến việc đánh giá năng lực của cán bộ, có nhiều biện
pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp để khuyến khích tinh thần làm việc của cán
bộ, nhân viên, tạo ra không khí làm việc tích cực, đảm bảo và nâng cao đời sống
vật chất, giúp họ yên tâm công tác và hoàn thành tốt công việc được giao.
Trên cơ sở đánh giá, phân tích những ưu nhược điểm để tìm nguyên nhân
khắc những hạn chế. Từ đó nhằm đưa thực trạng đánh giá để giải quyết những
nội dung còn yếu kém đã đưa ra một số giải pháp và khuyến nghị nâng cao hiệu
quả cho hoạt động của Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội.
65
C. PHẦN KẾT LUẬN
KẾT LUẬN
Bằng những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập, cùng với
thời gian thực tập tại phòng Hành chính - Văn phòng Bộ Lao động Thương binh
và xã hội, được sự quan tâm tạo điều kiện của Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng và
cùng với sự nỗ lực của bản thân, đến nay em đã hoàn thành chương trình thực
tập và thu được những kết quả nhất định. Lần đầu tiên tiếp xúc với công việc
thực tế đã giúp bản thân em hiểu hơn về nghiệp vụ Hành chính, tích luỹ và bổ
sung thêm nhiều kiến thức. Qua đó, đã giúp em nắm vững hơn chuyên môn
nghiệp vụ và đem lại cho bản thân nhiều kinh nghiệm quý báu trong công việc
cũng như rèn luyện tác phong làm việc và phong cách giao tiếp ứng xử. Là một
sinh viên chuyên ngành Quản lý Công thực tập tại phòng Hành chính - Văn
phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội em đã tìm hiểu, bổ sung những kiến
thức thực tế cho mình để phục vụ cho quá trình học tập và cho cả công việc sau
này.
Một lần nữa, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy, cô giáo
trong khoa Văn Thư Lưu Trữ , ban Lãnh đạo cùng với các anh chị trong phòng
Hành chính - Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội đã hướng dẫn, chỉ
bảo tận tình giúp em trong thời gian thực tập để em hoàn thành tốt công việc
được giao, hoàn thành đợt thực tập cũng như hoàn thiện bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Danh mục các văn bản:

1. Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 7 tháng 02 năm 2017 về việc Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương
binh
và Xã hội.
3. Quyết định 1698/QĐ-LĐTBXH ngày 25/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu
tổ chức của Văn phòng Bộ.
4. Quyết định số 628/QĐ-VP ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Văn phòng Bộ
về việc quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Phòng
Hành chính.
5. Quyết định số 697/QĐ-BLĐTBXH ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội về quy tắc ứng xử của công chức, viên chức.
Danh mục tài liệu tham khảo:
6. Quán Thị Thu Huyền (2016). Khảo sát công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hộ, Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
7. Nguyễn Thị Hòa (2016). Công tác văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh
và
Xã hội, Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
(ĐHQGHN)
Danh mục trang web:
8. Cổng thông tin BLĐTBXH
http://www.molisa.gov.vn/Pages/trangchu.aspx
67
DANH MỤC PHỤ LỤC
1. Phụ lục 01 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh và Xã hội
68
2. Phụ lục 02 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động Thương binh
và Xã hội
3. Phụ lục 03 – Danh mục hồ sơ
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_____________
________________________
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm ...
(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ......... của ....... )
_______________
Số và ký Thời hạn Người lập

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Ghi chú
hiệu hồ sơ bảo quản hồ sơ
(1) (2) (3) (4) (5)
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
1. Tên đề mục nhỏ
01.TCCB Tiêu đề hồ sơ 20 năm Họ và tên
Danh mục hồ sơ này có ........hồ sơ, bao gồm:

.................... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
………………. hồ sơ bảo quản có thời hạn.
69
4. Phụ lục 04 – Một số hình ảnh tác giả kiến tập tại Văn phòng Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội
Hình ảnh chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính (nguồn: tự chụp)
70
Phòng họp của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (nguồn: tự chụp)
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (nguồn: tự chụp)
71

12. Báo Cáo Kiến Tập - 9.0 Điểm

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

12. Báo Cáo Kiến Tập - 9.0 Điểm

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2020 – 2024

Tên cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Địa chỉ: số 12 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ngô Thị Hoa

Sinh viên thực hiện: Lê Thị Giang

Mã sinh viên: 2005QTVB018

Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Cường

Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2023

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

1.1 Khái quát về Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội

và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.

Hình 1: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

1.2.1 Chức năng

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp;

- Lĩnh vực dạy nghề;

- Lĩnh vực lao động, tiền lương, tiền công;

- Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện;

- Lĩnh vực an toàn lao động;

- Về lĩnh vực người có công;

- Về lĩnh vực bảo trợ xã hội;

- Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em;

- Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội;

- Về lĩnh vực bình đẳng giới;

- Về quản lý đơn vị sự nghiệp ngành và lĩnh vực dịch vụ công.

1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội

* Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội

- Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung

- Thứ trưởng: Lê Tấn Dũng

- Thứ trưởng: Nguyễn Thị Hà

- Thứ trưởng: Lê Văn Thanh

- Thứ trưởng: Nguyễn Bá Hoan

- Thứ trưởng: Nguyễn Văn Hồi

* Các đơn vị trực thuộc

Căn cứ vào Quyết định số 1689/QĐ-LĐTBXH ngày 25 tháng 10 năm

* Chức năng văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có

* Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội

Hình 2: cửa phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)

(Ban hành kèm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ

* Bản mô tả VTVL của Trưởng phòng Hành chính:

Tên VTVL: Trưởng phòng

(Nguyễn Tiến Mai) Ngày bắt đầu thực hiện:

Đơn vị công tác Phòng Hành chính

Quản lý chức năng Chánh Văn phòng Bộ

Lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị thuộc Bộ; ngoài

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên;

- Giữ gìn đoàn kết nội bộ.

- Nội bộ đoàn kết

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Từ 11 trở lên

Năng lực chuyên môn: có kiến thức về nghiệp vụ văn thư,

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: đủ diện tích sử dụng theo quy định

Trang thiết bị: có các thiết bị văn phòng kèm theo

Tên VTVL: Phó Trưởng phòng

(Nguyễn Thị Thu Hoài) Ngày bắt đầu thực hiện:

Đơn vị công tác Phòng Hành chính

Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Hành chính

Lãnh đạo Văn phòng Bộ được phân công phụ trách