ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI
----------

KHÓA LUẬN THƯ KÝ Y KHOA – KHÓA 10

Đề tài: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ CÔNG VIỆC CỦA
THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN

Họ và tên sinh viên:

BÙI NGUYỄN QUỲNH TRÂM
NGUYỄN THỊ XUÂN HƯƠNG
NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY
NGUYỄN PHƯƠNG NHI
NGUYỄN PHƯỚC LỘC
LÂM TUYẾT XUÂN
PHAN THỊ THẢO
Giảng viên hướng dẫn: ThS. VÕ THỊ MỸ DUNG

Thành phố hồ chí minh, năm 2022

[Type text] [Type text] [Type text]

 LỜI CẢM ƠN
Sau mười tuần ngắn ngủi được thực tập tại Bệnh viện Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh nhóm em đã học hỏi được rất nhiều điều mới mẻ, nhận
được giúp đỡ một cách tận tình trong quá trình thực tập, đây cũng là cơ hội cho
nhóm em có thể tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiến thức đã học khi còn ngồi
trên ghế nhà trường, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên
môn. Tuy chỉ có mười tuần thực tập, nhưng trong quá trình thực tập, nhóm em đã
được mở rộng tầm nhìn và tiếp thu rất nhiều kiến thức và trau dồi những kĩ năng
làm việc thực tế, đồng thời cảm nhận được những áp lực và những yêu cầu trong
công việc mà khi đi học bọn em sẽ không thể nào hiểu được. Từ đó em nhận thấy,
tổ chức các đợt thực tập để sinh viên có thể cọ sát thực tế là vô cùng quan trọng –
nó giúp sinh viên củng cố nền tảng lý thuyết được học ở trường vững chắc hơn.
Trong quá trình thực tập, từ chỗ còn bở ngỡ khi lần đầu tiếp xúc với công việc cho
đến việc thiếu kinh nghiệm, nhóm em đã gặp phải rất nhiều khó khăn nhưng với
sự giúp đỡ tận tình của quý thầy cô, anh chị hướng dẫn của khoa đã giúp em có
được những kinh nghiệm quý báu, cũng như cách xử lý các tình huống xảy ra
trong quá trình làm việc để hoàn thành tốt kì thực tập. Nhóm em xin chân thành
cám ơn.
Lời cám ơn đầu tiên nhóm em xin gửi đến ban lãnh đạo cùng các phòng ban,
các cô chú, anh chị tại các khoa của bệnh viện Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí
Minh đã tiếp nhận và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhóm em tiếp cận
thực tế công việc của một người Thư ký Y khoa.
Nhóm em cũng xin gửi lời cám ơn chân thành đến Quý Thầy Cô của Trung
tâm đào tạo nhân lực y tế theo nhu cầu Xã hội – Đại học Y Dược TP, cô Võ Thị
Mỹ Dung trưởng bộ môn, cô Võ Thùy Trang chủ nhiệm lớp Thư ký Y khoa khóa
10 đã tận tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho
em. Vì thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo không thể tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong sự góp ý của quý thầy cô và các bạn, để nhóm em rút
kinh nghiệm và hoàn thành tốt hơn.
Nhóm em xin chân thành cám ơn!

[Type text] [Type text] [Type text]

 LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây kinh tế nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ, kèm
theo đó là nhu cầu đời sống của người dân ngày càng được nâng cao. Hiện nay,
ngành dịch vụ khám, chữa bệnh có những thay đổi mạnh mẽ, đặc biệt là sau khi
nước ta trải qua Đại dịch COVID-19 người dân càng thấy rõ được tầm quan trọng
của việc chăm sóc sức khỏe. Vì nhu cầu xã hội tăng lên, lượng công việc của y
bác sĩ tương đối nhiều không thể đảm bảo chất lượng trong công tác khám chữa
bệnh, vì vậy sự ra đời của Thư ký Y khoa đã giải quyết được phần nào khó khăn
trong công việc của y bác sĩ, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cũng như giảm
tải được lượng công việc không cần thiết giúp y bác sĩ tập trung vào chuyên môn
hơn. Thư ký Y khoa sẽ thực hiện những công việc hành chính văn phòng, sắp xếp
quy thời gian, giúp y bác sĩ có kế hoạch hiệu quả và làm việc với năng xuất cao
hơn.
Để làm được điều đó Thư ký Y khoa cần có kỹ năng tổ chức, biết cánh ưu tiên
hóa công việc theo mức độ,phải biết cách sắp xếp công việc một cách có trình tự,
xác định những quy trình cụ thể, kết hợp nhiều tác vụ cùng lúc một cách trơn tru
từ đó nâng cao hiêu suất công việc.
Ví dụ: Bạn có chức năng lên kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho khoa
hoặc phòng / ban tại bệnh viện. Vậy làm thế nào để tuyển dụng? câu trả lời là bạn
sẽ áp dụng quy trình tuyển dụng. Mỗi bước trong quy trình tuyển dụng bạn đặt
câu hỏi theo 5W1H sẽ giúp cho việc tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn.
Vì thế, việc Thư ký Y Khoa cần được đào tạo và áp dựng tốt kỹ năng tổ chức
trong công việc là vô cùng quan trọng. bài luận này sẽ cung cấp cho các bạn
những kiến thức và kinh nghiệm áp dụng kỹ năng tổ chức trong công việc của thư
ký.

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Y KHOA.........................................................4
1.1. Nhiệm vụ của Thư ký Y khoa.......................................................................................................................... 4

[Type text] [Type text] [Type text]

 1.1.1. Đưa thông tin vào phần mềm quản lý................................................................................................ 4
1.1.2. Lập kế hoạch làm việc cho các y bác sĩ và điều dưỡng................................................................4
1.1.3. Xử lý các thủ tục cần thiết....................................................................................................................... 4
1.1.4. Giúp bệnh nhân trong việc thực hiện các thủ tục..........................................................................4
1.1.5. Tổ chức các cuộc họp................................................................................................................................. 4
1.1.6. Các công việc khác trong bệnh viện.................................................................................................... 4
1.2. Kỹ năng tổ chức của người thư ký y khoa................................................................................................. 4
1.2.1. Lập kế hoạch................................................................................................................................................. 4
1.2.2. Kỹ quản lý thời gian.................................................................................................................................. 4
1.2.3. Kỹ năng giao tiếp........................................................................................................................................ 4
1.2.4. Kỹ năng đặt mục tiêu................................................................................................................................ 4
1.2.5. Kỹ năng làm việc dưới áp lực................................................................................................................ 4
1.2.6. Kỹ năng chủ động....................................................................................................................................... 4
1.2.7. Kỹ năng ghi chú chi tiết............................................................................................................................ 4
1.2.8. Kỹ năng ra quyết định.............................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 2. CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC...............................4
2.1. Giới thiệu cơ quan thực tập.................................................................................................................................... 4
2.1.1. Lịch sử hình thành............................................................................................................................................. 4
2.1.2. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y dược TP.HCM.............................................................................4
2.2. Công việc của Thư ký Y khoa tại Bệnh viện Đại học Y Dược..................................................................4
2.2.1. Thư ký Y Khoa Khám bệnh, Khoa Lâm sàng, Khoa Cận lâm sàng.............................................4
2.2.2. Thư ký Phòng chức năng................................................................................................................................ 4
2.2.3. Thư ký Ban Giám đốc...................................................................................................................................... 4
2.2.4. Thư ký phụ trách Bảo hiểm y tế.................................................................................................................. 4
2.2.5. Các công việc khác............................................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP................................................................................................................. 4

Danh mục từ viết tắt

[Type text] [Type text] [Type text]

Danh mục hình ảnh, bảng biểu

[Type text] [Type text] [Type text]

 MỞ ĐẦU

Kỹ năng tổ chức là những kỹ năng mềm liên quan đến việc lên kế hoạch các
nhiệm vụ và thời gian hoàn thành một cách rõ ràng cụ thể, sắp xếp thứ tự  ưu tiên,
quản lý tốt thời gian, nguồn lực, không gian làm việc, để hoàn thành tốt mọi
nhiệm vụ được giao. Kỹ năng tổ chức công việc là quá trình tạo ra cấu trúc của
những tác vụ có trình tự giúp gia tăng năng suất. Để tổ chức được như vậy, những
tác vụ phải được ưu tiên hóa theo từng mức độ: cần hoàn thành ngay, có thể hoãn
lại, có thể giao cho người khác làm và có thể giảm bớt.
Kỹ năng tổ chức công việc giúp giảm thiểu những thói quen làm việc kém hiệu
quả như mất bình tĩnh, trì hoãn, không hiểu ý nhau. Người có kỹ năng tổ chức tốt
sẽ giúp giảm các nguy cơ xấu có thể xảy ra trong quá trình làm việc như trì hoãn,
lộn xộn, chậm trễ, bỏ sót các công việc cần phải làm và hiệu quả đạt được không
cao. Đây là kỹ năng quan trọng giúp bạn có thể làm việc đa nhiệm và giúp công
việc được vận hành một cách trơn tru và mang lại hiệu quả cao. 

[Type text] [Type text] [Type text]

 Thư ký y khoa là một ngành rất phát triển trên thế giới, hỗ trợ đắc lực giúp các
bác sĩ giảm thiểu tối đa những công việc hành chính để tập trung vào chuyên môn
của mình. Tại Việt Nam trong những năm gần đây, hình ảnh người thư ký y khoa
dần trở nên quen thuộc với người dân khi đến khám chữa bệnh tại các cơ sở y
tế..Theo xu thế phát triển trên thế giới tại VN rất nhiều bệnh viện cũng đang có
nhu cầu Thư ký y khoa rất lớn.
Thư ký y khoa phải có kỹ năng tổ chức tuyệt vời và khả năng đa nhiệm, hầu hết
các công việc của TKYK đều liên quan đến kỹ năng tổ chức, và chứng ta thấy rõ
được tầm quan trọng của nó thông qua các công việc như sắp xếp lịch trình, lên kế
hoạch, thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên, …
Hiện nay, Bệnh viện Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh sở hữu một hệ
thống TKYK với số lượng lớn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp ,với mô hình
quản trị chuyên nghiệp, bên cạnh đội ngũ chuyên môn, TKYK là bộ phận không
thể thiếu trong tổ chức nhân sự của các đơn vị.
Hệ thống thư ký tại Bệnh viện với 3 bộ phận chính:
 Thư ký Khoa Khám bệnh, Khoa Lâm sàng, Khoa Cận Lâm sàng.
 Thư ký Phòng chức năng.
 Thư ký Ban Giám đốc.
Hệ thống thư ký Bệnh viện hoạt động theo mạng lưới, sinh hoạt định kỳ nhằm
gia tăng tính liên kết. Môi trường làm việc được xây dựng trên tinh thần đoàn kết,
sẻ chia và kiến tạo cơ hội để mỗi nhân viên phát huy năng lực, tích lũy kinh
nghiệm.
Bên cạnh đó, mỗi người thư ký còn góp phần truyền tải hình ảnh tương thân tương
ái, kết nối tấm lòng vàng cùng chung tay hỗ trợ các hoàn cảnh khó khăn, người
già neo đơn, gia đình chính sách...Đây là những hoạt động gia tăng sự gắn kết
giữa các thành viên trong Hệ thống thư ký, cùng nhau lan tỏa sự quan tâm, chăm
sóc và sẻ chia đến cộng đồng.

Tại BVĐHYD, kỹ năng tổ chức của người TKYK đã được tối ưu hóa hay chưa
và đã góp phần trong hỗ trợ công việc như thế nào, có những ưu điểm và những
hạn chế gì, để hiểu rõ hơn về điều đó, nhóm em đã chọn đề tài: “ Kỹ năng tổ chức
và công việc của Thư ký Y khoa tại bệnh viện”.
Đề tài gồm ba phần:
1. TKYK và kỹ năng tổ chức của người TKYK.
2. Công việc của TKYK tại bệnh viện Đại học Y dược.
3. Thực trạng và giải pháp.

[Type text] [Type text] [Type text]

CHƯƠNG 1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Y
KHOA

Thư ký làm việc tại các cơ sở y tế được gọi là thư ký y khoa. Hiện nay, thư ký
y khoa là người trợ thủ đắc lực cho các cấp quản lý và đội ngũ y bác sĩ, là cầu nối
giữa đội ngũ y bác sĩ và người bệnh, người nhà người bệnh trong các thủ tục đăng
ký khám chữa bệnh, hướng dẫn trong quá trình khám, chữa bệnh. Thư ký y khoa
được đào tạo về quản lý hành chính và một số kiến thức cơ bản về nghiệp vụ y tế
như Bảo hiểm y tế, thuật ngữ y khoa, dược khoa, các thông số sức khỏe, y đức và
được phân công đảm nhiệm công tác hành chính tại các phòng, khoa trong các cơ
sở y tế. Chính từ sự đào tạo bài bản, thư ký y khoa đã đảm đương tốt công việc
của mình, dần đã khẳng định vai trò tại các vị trí trợ lý, thư ký hành chính, nhân
viên chăm sóc khách hàng, nhân viên hướng dẫn; hỗ trợ hiệu quả cho cấp lãnh
đạo, bác sĩ tập trung vào công tác chuyên môn.
     Tại Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM, Giám đốc đã bố trí đội ngũ thư ký y
khoa vào các vị trí hành chính của Bệnh viện, đồng thời chú trọng công tác đào
tạo, nâng cao nghiệp vụ và phát triển đội ngũ thư ký tự tin, chuyên nghiệp. Mỗi vị
trí thư ký có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng luôn gắn kết chặt chẽ, tạo thành
mạng lưới hệ thống gọi là hệ thống thư ký Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM.
Bệnh viện luôn tiên phong ứng dụng công nghệ số hóa trong quản trị hành chính,
đáp ứng công cụ cho việc tổ chức và quản lý công việc của thư ký cũng như hệ
thống quản lý của Bệnh viện.
1.1.Nhiệm vụ của Thư ký Y khoa
Thư ký y khoa có trách nhiệm đối với một số nhiệm vụ bao gồm: lên lịch và
theo dõi các cuộc hẹn, thủ tục thanh toán cho bệnh nhân, biên soạn và lưu trữ hồ
sơ và các báo cáo y tế và đảm bảo các mẫu xét nghiệm được đánh dấu và bảo

[Type text] [Type text] [Type text]

quản theo đúng tiêu chuẩn và được gửi đi đúng thời gian. Thư ký y khoa cũng
thực hiện các hoạt động hành chính tổng hợp như soạn và gửi những bức thư, báo
cáo chuyên môn, trả lời điện thoại, sắp xếp văn thư và chuẩn bị lịch làm việc, ghi
chú và các kế hoạch.
1.1.1. Đưa thông tin vào phần mềm quản lý
Như đã nói ở trên, với nhiệm vụ là nhập các dữ liệu của bệnh nhân bao gồm:
thông tin, thể trạng sức khỏe, kết quả khám bệnh vào phần mềm quản lý để lưu trữ
được thông tinh bệnh nhân và quản lý một cách dễ dàng nhất.
Không chỉ có nhiệm vụ là nhập liệu những thông tin của bệnh nhân mà thư ký
y khoa còn có nhiệm vụ chuyển tiếp các thông tin nhập liệu đó đến các phòng ban
liên quan trong bệnh viện để họ nắm bắt được tình hình bệnh án của bệnh nhân để
đưa ra các phương án điều trị sau khi họ thăm khám tại bệnh viện.
Thực hiện việc quản lý hồ sơ bệnh án, quản lý bệnh nhân, các bác sĩ, điều
dưỡng viên thông qua sự hỗ trợ của phần mềm quản lý. Thư ký y khoa là người sẽ
nhận toàn bộ thông tin này lên phần mềm để dễ quản lý và đặc biệt là lưu trữ
thông tin được dễ dàng.
Điều này khiến các thư ký y khoa phải biết sử dụng các phần mềm, ứng dụng
công nghệ thông tin trong ngành y học hiện nay để thực hiện công việc này được
hiệu quả nhất.
1.1.2. Lập kế hoạch làm việc cho các y bác sĩ và điều dưỡng
Trong kế hoạch làm việc của một TKYK họ bắt buộc phải có nhiệm vụ thực
hiện việc lên kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc cho các bác sĩ và điều dưỡng để
họ có thời gian làm việc hiệu quả nhất. Các bác sĩ thường xuyên phải quan tâm
đến các bệnh nhân nên việc lên kế hoạch làm việc cho họ sẽ giúp họ gánh tải bớt
lượng công việc và giúp họ đem lại năng suất làm việc cao hơn.
1.1.3. Xử lý các thủ tục cần thiết
Hầu hết, những văn bản liên quan đến hành chính, hồ sơ bệnh nhân, giấy tờ
liên quan trong bệnh viện đều cần đến sự đảm nhiệm của TKYK. Không chỉ vậy,
các vấn đề liên quan đến chi trả bảo hiểm của bệnh nhân và các vấn đề về thuế tại
bệnh viện cùng cần đến TKYK xử lý và lo liệu.
Thư ký y khoa còn thực hiện việc xử lý đối với các thủ tục hành chính như lập
hồ sơ bệnh án, giải quyết các vấn đề về giấy tờ thay cho các bác sĩ, điều dưỡng
viên. Việc này giúp các bác sĩ có thể chuyên tâm nhất trong việc khám chữa bệnh
cứu người hiện nay.
Thay mặt các bác sĩ giải đáp các thắc mắc trong thủ tục làm hành chính, hướng
dẫn bệnh nhân tiến hành các thủ tục hành chính theo đúng quy trình của bệnh

[Type text] [Type text] [Type text]

viện, phòng khám hiện nay, thay bác sĩ ghi chép lại toàn bộ bệnh án của bệnh
nhân và các vấn đề khi được bác sĩ hoặc các điều dưỡng viên yêu cầu.
1.1.4. Giúp bệnh nhân trong việc thực hiện các thủ tục
Mỗi khi bệnh nhân đến thăm khám, chữa bệnh tại bệnh viện thì sẽ cần đến vô
vàn các thủ tục rắc rối khác nhau và với vai trò là một TKYK thì sẽ phải có nhiệm
vụ hướng dẫn cách làm các thủ tục đó. Bên cạnh đó, khi bệnh nhân có bất cứ thắc
mắc gì liên quan đến các thủ tục, tư vấn thì TKYK cũng phải giải đáp.
Trong việc tiến hành làm các thủ tục về hành chính, bệnh nhân cũng sẽ gặp
không ít các vấn đề vướng mắc hoặc không biết cách thực hiện, lúc này rất cần
đến sự giúp đỡ từ TKYK. Thông qua sự giúp đỡ này bệnh nhân nhanh chóng hoàn
thành thủ tục hành chính, hài lòng với sự phục vụ của bệnh viện.
1.1.5. Tổ chức các cuộc họp
Để tổng kết lại quá trình làm việc trong ngày, tuần, tháng hoặc khi có vấn đề
cần bàn bạc giải quyết thì những cuộc họp trong bệnh viện là vô cùng cần thiết.
TKYK lúc này sẽ là người lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp đó và chuẩn bị
những tài liệu liên quan để cuộc buổi họp diễn ra một cách thành công tốt đẹp.
Việc ghi chép và tổng kết nội dung cuộc họp cũng cần được TKYK ghi chép lại
một cách đầy đủ để báo cáo lên các cấp trên và bác sĩ trong bệnh viện. Các bác sĩ
thường có những buổi họp rất quan trọng thường xuyên hoặc bất ngờ, người
TKYK sẽ là người lên kế hoạch tổ chức cho buổi hợp và chuẩn bị đầy đủ các thiết
bị, tài liệu, các vấn đề liên quan đến trong cuộc họp để đảm bảo cuộc họp diễn ra
tốt đẹp. 
Trong cuộc họp, TKYK cũng là người sẽ ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong
cuộc họp để lập thành tài liệu và gửi đến các bác sĩ, điều dưỡng, các nhân viên có
liên quan làm việc tại bệnh viện hoặc các phòng khám nơi bạn làm việc.
1.1.6. Các công việc khác trong bệnh viện
Không chỉ cần đảm nhiệm tốt những công việc đã kể trên thì TKYK còn cùng
cần phải làm các công việc khác trong bệnh viện bao gồm:
- Xử lý các vấn đề nghiệp vụ chuyên môn của các điều dưỡng trong bệnh viện.
- Quản lý các vấn đề liên quan đến hành chính văn phòng, các phòng khám trong
nội vụ của bệnh viện. Ngoài ra, TKYK cũng cần phải nắm bắt rõ các vấn đề hành
chính của các cơ sở khác của bệnh viện.
- Triển khai, hoàn thành các công việc khác khi bác sĩ, trưởng khoa bệnh viện
yêu cầu.
Ngoài những công việc chính được nói ở trên, thì một thư ký y khoa còn cần
thực hiện các công việc khác như:

[Type text] [Type text] [Type text]

 Thứ nhất, thực hiện việc quản lý về hành chính văn phòng, quản lý các vấn đề
về nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên điều dưỡng.
Thứ hai, với các trường hợp cần làm thủ thuật tại bệnh viện thì thư ký y khoa
cần tiến hành trình hội chuẩn nên các bác sĩ có thẩm quyền.
Thứ ba, thực hiện các công việc khác khi được bác sĩ yêu cầu hoặc các bộ phận
chức năng khác tại bệnh viện, phòng khám hoặc các cơ sở y tế hiện nay.
1.2. Kỹ năng tổ chức của người thư ký y khoa
Kỹ năng tổ chức có vai trò giúp bạn biết những nhiệm vụ cần tập trung vào bất
kỳ thời điểm nào mà không bỏ sót bất kỳ công việc nào, dù là nhỏ nhất. Nó
giúp bạn biết cách sử dụng hợp lý thời gian của mình vào các công việc để đạt
được kết quả như mong muốn. 
Kỹ năng tổ chức có thể có nhiều dạng. Chúng khác nhau dựa trên nơi bạn làm
việc và chức danh công việc cụ thể của bạn, nhưng chúng thường liên quan đến
việc duy trì không gian làm việc ngăn nắp, quản lý khối lượng công việc và thời
gian hoàn thành cũng như hiểu thời gian tổ chức các cuộc họp nhóm và công ty.
1.2.1. Lập kế hoạch
Trong các kế hoạch làm việc của một TKYK, họ phải chịu trách nhiệm lập kế
hoạch và sắp xếp lịch làm việc của các bác sĩ và điều dưỡng để họ có giờ làm việc
hiệu quả nhất. Các bác sĩ thường xuyên phải quan tâm chăm sóc bệnh nhân nên
việc có thư ký y khoa lên lịch làm việc sẽ giúp họ giảm tải công việc và đạt năng
suất cao hơn. Trong quá trình làm việc, khi có những vấn đề ảnh hưởng đến lịch
làm việc của bác sĩ, thư ký y khoa trực tiếp góp ý để điều chỉnh lịch làm
việc phù hợp và ưu tiên những trường hợp khẩn cấp để bác sĩ có mặt và giải
quyết kịp thời.
1.2.2. Kỹ quản lý thời gian
Giá trị của thời gian đem lại là rất lớn, những người TKYK hiểu rất rõ
điều này, vì vậy việc họ cần biết cách quản lý thời gian để đạt được hiệu quả trong
công việc là điều vô cùng cần thiết, nó là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn có thể
thăng tiến trong sự nghiệp.
Vẫn là một ví dụ điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một
khối lượng công việc như nhau với thời gian xác định, có những người làm việc
rất nhẹ nhàng mà kết quả lại cực kỳ tốt nhưng có những người luôn bận rộn với áp
lực và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được
lại không như mong đợi.

1.2.3. Kỹ năng giao tiếp

[Type text] [Type text] [Type text]

 Có 03 loại giao tiếp TKYK thường dùng như sau:
 Trong giao tiếp bằng ngôn của TKYK phải nói chuyện lịch sự,nói chuyện nhẹ
nhàng, nói dễ hiểu, tốc độ nói phù hợp với độ tuổi của bệnh nhân, khi nói giao
tiếp với bệnh nhân phải chăm chú lắng nghe bệnh nhân và gật đầu hoặc "dạ",
"vâng”.
Kỹ năng giao tiếp bằng hình thể của TKYK, trong khi giao tiếp với bệnh nhân,
thì nhân viên phải giơ lòng bàn tay lên với ánh mắt chăm chú lắng nghe bệnh
nhân và tránh các cử động gây khó xử như quay đầu từ bên này sang bên
kia, nhìn sang hướng khác hoặc khoanh tay khi tiếp nhận bệnh nhân hoặc làm các
động tác dư thừa không phù hợp với nội dung cuộc giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi TKYK gọi cho bất kì ai thì phải giới thiệu
tên của mình và bộ phận mình đang làm khi đang nghe điện thoại nhân viên
"vâng" để cho người bên đầu dây bên kia vẫn biết nhân viên vẫn chú ý lắng nghe
họ đang nói.
1.2.4. Kỹ năng đặt mục tiêu
Kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc cũng liên quan đến việc thiết lập mục tiêu tại
nơi làm việc. TKYK có kỹ năng tổ chức sẽ đặt ra các mục tiêu cá nhân và nghề
nghiệp của chính mình, điều này sẽ giúp nhân viên có động lực hơn trong
công việc, định hướng được công việc và làm việc chăm chỉ để đạt được mục
tiêu của họ.
  Cần phải đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để nhân viên biết
cần tập trung vào điều gì, và việc thiết lập một bộ phận giúp nhân viên không cảm
thấy nhàm chán trong công việc.
1.2.5. Kỹ năng làm việc dưới áp lực
Kỹ năng tổ chức cực kỳ hữu ích đối với bạn trong các tình huống công việc
áp lực cao. Trong một môi trường như Bệnh viện Đại học Y Dược có nhịp độ
nhanh, đòi hỏi TKYK phải nắm bắt được tình huống và một nơi làm việc tiến độ
thời hạn nghiêm ngặt, kỹ năng tổ chức là điều quan trọng để một nhân viên giữ
bình tĩnh và tập trung. Nếu bạn có thể sắp xếp thời gian, quản lý năng lượng và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực của mình, thì khả năng làm việc tốt dưới áp lực có
thể khiến bạn trở thành một nhân viên giỏi và ưu tú của bệnh viện.

1.2.6. Kỹ năng chủ động

Một yếu tố quan trọng của kỹ năng tổ chức là khả năng chủ động. Các nhân
viên có tổ chức phải nhận thức rõ ràng về các nhiệm vụ họ cần phải thực hiện,
trách nhiệm trong công việc và có thể thực hiện các nhiệm vụ được giao mà
không cần sự giám sát hoặc trợ giúp. 

[Type text] [Type text] [Type text]

 Nếu bạn có kỹ năng tổ chức tốt và khả năng tự chủ ở nơi làm việc, bạn sẽ đạt
được hiệu suất cao và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
1.2.7. Kỹ năng ghi chú chi tiết
Kỹ năng tổ chức cũng liên quan đến mức độ chu đáo, tỉ mỉ và kỹ lưỡng của
bạn trong công việc. Việc ghi chép chi tiết sẽ giúp bạn không bỏ sót thông tin
trong quá trình làm việc, điều này giúp cho TKYK tiết kiệm được nhiều thời gian
cho một công việc nào đó.
1.2.8. Kỹ năng ra quyết định
Những người có kỹ năng tổ chức có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và
chính xác. Đưa ra quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng có nghĩa là thu thập tất cả
thông tin cần thiết, xem xét hậu quả và suy nghĩ trước để dự đoán kết
quả. Nếu bạn có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái
độ hướng tới mục tiêu cần thiết để đưa ra các quyết định hiệu quả. 

CHƯƠNG 2. CÔNG VIỆC CỦA

THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH
VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC

2.1. Giới thiệu cơ quan thực tập

Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM
là Bệnh viện Công lập, Đa khoa, hoạt
động theo mô hình tiên tiến kết hợp
Trường – Viện nhằm nâng cao chất

[Type text] [Type text] [Type text]

lượng và hiệu quả trong công tác khám chữa bệnh, đào tạo và nghiên cứu khoa
học.
Với đội ngũ Bác sĩ chuyên môn cao và trang thiết bị hiện đại, Bệnh viện Đại
học Y Dược luôn khẳng định trách nhiệm của mình trong việc phục vụ và chăm
sóc sức khỏe nhân dân với chất lượng cao nhất.
Địa chỉ: 215 Hồng Bàng, phường 11, quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: +84 (8) 3855 4269
Fax: +84 (8) 3950 6126 Hình 1: Bệnh viện Đại học Y dược TP.HCM
Email: bvdh@hcm.vnn.vn
2.1.1. Lịch sử hình thành
 10/4/1994: Khai trường Phòng khám Đa khoa Đại học Y Dược TP.HCM có
giường lưu.
 18/10/2000: Thành lập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM trên cơ sở sáp
nhập Phòng khám Đa khoa Đại học Y Dược, phòng khám bệnh ngoài giờ
thuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học và cơ sở khám chữa bệnh nội ngoại
trú thuộc Khoa Y học cổ truyền.
 12/4/2006: Khởi công xây dựng tòa nhà bệnh viện 15 tầng.
 21/9/2010: Chuyển đổi mô hình hoạt động từ bệnh viện bán công sang bệnh
viện công.
 07/01/2013: Triển khai hoạt động từng phần tòa nhà 15 tầng.

[Type text] [Type text] [Type text]

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

2.1.2. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y dược TP.HCM

ĐƠN VỊ
KIỂM
SOÁT
NHIỄM
KHUẨN

TRUNG TÂM ĐƠN VỊ

HỒI SỨC TIÊM
TÍCH CỰC CHỦNG
NGƯỜI BỆNH
COVID-19

ĐƠN VỊ
TRUNG TÂM HỖ TRỢ
TRUYỀN SINH SẢN
THÔNG

ĐƠN VỊ
BỆNH
TRUNG TÂM
VIÊM
NGHIÊN CỨU
RUỘT
PHẪU LÂM SÀNG
ĐƠN VỊ MẠN
THUẬT PHẪU ĐƠN VỊ RỐI
TIM SÀN ĐÁY LOẠN VẬN
THUẬT
NGƯỜI CHẬU ĐỘNG TIÊU
TIM TRẺ
LỚN EM HÓA

Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là bệnh viện đạt chuẩn hạng I, trực thuộc Bộ Y tế. Với cơ cấu tổ chức bao gồm
12 phòng chức năng, 12 Ban, 42 khoa Lâm sàng, 14 khoa Cận lâm sàng, 8 trung tâm, 41 đơn vị .
[Type text] Page 15
 [Thư ký Y khoa khó a 10]

2.2. Công việc của Thư ký Y khoa tại Bệnh viện Đại học Y Dược
2.2.1. Thư ký Y Khoa Khám bệnh, Khoa Lâm sàng, Khoa Cận lâm sàng.
Đối với một TKYK hành chính thì công việc của họ sẽ liên quan đến những vấn
đề về hành chính, bao gồm:
 Tiếp nhận và phân loại bệnh
- Tiếp nhận hồ sơ bệnh án.
- Tư vấn, đặt lịch hẹn nhập viện và làm thủ tục nhập viện
- Đo dấu hiệu sinh tồn.
- Sắp xếp, chuẩn bị hồ sơ, in xét nghiệm cho bác sĩ khám bệnh.
- Gọi bệnh và hỗ trợ cho bác sĩ khám bệnh.
- Cho BN ký trả BHYT.
 Thư ký tại phòng khám thực hiện diều phối tại phòng khám, hướng dẫn
đầy đủ các thủ tục trước khi vào khám, thủ tục chuyển viện, vị trí thực
hiện các cận lâm sàng, mua thuốc cho người bệnh.
 Nhập liệu thông tin
- Tư vấn, đặt lịch hẹn nhập viện và làm thủ tục nhập viện
- Hỗ trợ bác sĩ nhập liệu thông tin bệnh án và thuốc của người bệnh nội
trú.
- Nhập liệu chi phí phát sinh trong ngày của người bệnh nội trú.
- Cập nhật thông tin và làm các thủ tục xuất viện cho NB.
- In tổng chi phí của người bệnh, theo dõi và cập nhật cho người bệnh
đóng tạm ứng và thanh toán viện phí.
- Phát giấy hẹn khám lại và hướng dẫn tái khám.
 Tiếp đón người bệnh
Tiếp nhận thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại của người
bệnh và chuyển thông tin đến người có trách nhiệm để giải quyết vấn
đề.
 Tiếp nhận mời hội chẩn chuyên khoa và hội chẩn liên chuyên khoa nội
viện.
Tiếp nhận mời hội chẩn chuyên khoa và hội chẩn liên chuyên khoa từ
các khoa và nhắc nhở bác sĩ tham dự hội chẩn theo lịch đã phân công
hoặc đột xuất.
 Thực hiện 5S trong khoa
- Sắp xếp khoa, phòng theo tiêu chí 5S.
- Chủ động sắp xếp phòng ngăn nắp, sạch sẽ.
- Hợp tác với nhân viên đã được phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S
 Quản lý phần mềm HIS
- Quản lý phần mềm his về xuất – nhập vật tư thông dụng tại khoa.
[Type text] Page 16
 [Thư ký Y khoa khó a 10]

- Phối hợp cùng phòng Tài chính kế toán thực hiện báo cáo kiểm kê vật
tư thông dụng vào mỗi cuối tháng.
 Theo dõi tin tức thông tin, thông báo trên trang Điều hành tác nghiệp và
báo cáo kịp thời
- Thường xuyên theo dõi tin đăng trên trang điều hành tác nghiệp để
thông báo lịch họp của lãnh đạo và các nhân viên có liên quan.
- Cập nhật thông tin yêu cầu của các phòng ban để giải quyết kịp thời
đúng hạn, đúng thời hạn.
 Lên kế hoạch, sắp xếp lịch làm việc cho các bác sĩ, điều dưỡng
- Lên kế hoạch sắp xếp lịch làm việc hàng ngày của Bác sĩ, điều dưỡng.
- Cập nhật, đề xuất và chỉnh sửa lịch làm trình làm việc hợp lý.
- Đăng kí nghỉ phép và hủy phép của Bác sĩ, điều dưỡng
- Thực hiện các hồ sơ đi công tác, hỗ trợ chuyên môn, lịch tiêm ngừa cho
Bác sĩ.
- Sắp xếp các buổi họp, chuẩn bị phòng họp theo đúng yêu cầu và quy
định tại bệnh viện
 Quản lý công tác lưu trữ công văn, giấy tờ
- Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng và Trưởng khoa xây dựng các quy trình, quy
định của khoa khi cần.
- Nhận công văn đến, gửi công văn đi, các giây tờ liên quan đến hoạt
động khoa.
- Soạn thảo đề nghị, tờ trình, báo cáo, ….. trình ký và theo dõi thông tin
phản hồi trên phần mềm iOffice
- Là thư ký trong các cuộc họp tại khoa, liên quan đến khoa, ghi chép lại
các biên bản cuộc họp và trình lãnh đạo.
- Hỗ trợ thực hiện hồ sơ xem xét thành tích thi đua, bình bầu, bổ nhiệm
và tái kí hợp đồng
- Chuẩn bị giấy tờ cho các bác sĩ đi công tác trong và ngoài nước.
- Xin phép và báo cáo các buổi sinh hoạt khoa học tại khoa.
 Quản lý và triển khai thi đua hằng năm và đột xuất của tập thể và cá nhân
- Báo cáo thành tích thi đua hằng năm của tập thể.
- Hỗ trợ nhân viên trong khoa các biểu mẫu báo cáo thi đua hàng năm.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ thi đua hàng năm của khoa.

 Hỗ trợ Điều dưỡng

- Hỗ trợ Điều dưỡng hành chánh nhập liệu thông tin trả hồ sơ bệnh án về
kho lưu trữ.

[Type text] Page 17

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

- Hỗ trợ Điều dưỡng nhập liệu báo cáo kiểm kê vật tư y tế tiêu hao mỗi
cuối tháng.
 Hỗ trợ các vị trí khác
Thế các vị trí như: thư ký phòng khám, thư ký xác nhận BHYT khi có
nhân viên nghỉ phép hoặc đi học.
2.2.2. Thư ký Phòng chức năng
 Theo dõi tin tức thông tin, thông báo trên trang Điều hành tác nghiệp và
báo cáo kịp thời
- Thường xuyên theo dõi tin đăng trên trang điều hành tác nghiệp để
thông báo lịch họp của lãnh đạo và các nhân viên có liên quan.
- Cập nhật thông tin yêu cầu của các phòng ban để giải quyết kịp thời
đúng hạn, đúng thời hạn.
 Thực hiện 5S trong khoa
- Sắp xếp khoa, phòng theo tiêu chí 5S.
- Chủ động sắp xếp phòng ngăn nắp, sạch sẽ.
- Hợp tác với nhân viên đã được phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S.
 Quản lý công tác lưu trữ công văn, giấy tờ
- Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng và Trưởng khoa xây dựng các quy trình, quy
định của khoa khi cần.
- Nhận công văn đến, gửi công văn đi, các giây tờ liên quan đến hoạt
động khoa.
- Soạn thảo đề nghị, tờ trình, báo cáo, ….. trình ký và theo dõi thông tin
phản hồi trên phần mềm iOffice
- Là thư ký trong các cuộc họp tại khoa, liên quan đến khoa, ghi chép lại
các biên bản cuộc họp và trình lãnh đạo.
- Hỗ trợ thực hiện hồ sơ xem xét thành tích thi đua, bình bầu, bổ nhiệm
và tái kí hợp đồng
- Chuẩn bị giấy tờ cho các bác sĩ đi công tác trong và ngoài nước.
- Xin phép và báo cáo các buổi sinh hoạt khoa học tại khoa.

2.2.3. Thư ký Ban Giám đốc

- Ngoài chuyên môn hành chính, đòi hỏi phải có kiến thức nâng cao về
quản trị và pháp lý, đảm bảo mọi thủ tục hành chính của Bệnh viện đều
được kiểm soát chặt chẽ và chuẩn mực, đặc biệt là vai trò trợ lý cho cấp

[Type text] Page 18

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

lãnh đạo trong công tác đối ngoại, duy trì và phát triển mối quan hệ với
các cấp chính quyền, đối tác của Bệnh viện.
2.2.4. Thư ký phụ trách Bảo hiểm y tế
 Tiếp nhận và xác nhận BHYT trên phần mềm
- Tiếp nhận hồ sơ nhập viện từ người bệnh.
- Kiểm tra thông tin thẻ và thực hiện xác nhận BHYT của người bệnh lên
phần mềm.
- Hướng dẫn người bệnh các thông tin như đổi thẻ, xin giấy chuyển tuyến
(khi cần).
- Hỗ trợ cung cấp thông tin và hướng dẫn cho người bệnh xin giấy
chuyển tuyến.
 Cấp giấy nghỉ hưởng BHXH
Kiểm tra thông tin và thực hiện xác nhận nghỉ hưởng BHXH cho người
bệnh lên trang BHXH TP.HCM.
 Xác nhận nhập viện
- Nhập liệu thông tin nhập viện.
- Cho người bệnh đóng tạm ứng và theo dõi giám sát.
- Hỗ trợ bác sĩ nhập cận lâm sàng cho người bệnh (khi cần).
 Thực hiện 5S trong khoa
- Sắp xếp khoa, phòng theo tiêu chí 5S.
- Chủ động sắp xếp phòng ngăn nắp, sạch sẽ.
- Hợp tác với nhân viên đã được phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S.
 Báo cáo giám sát 5S
- Báo cáo kết quả giám sát 5S từ Điều dưỡng trưởng và nhập trên phần
mềm.
- In báo cáo thực hiện, trình lãnh đạo khoa ký và gửi về Phòng Quản lý
chất lượng.
- In thông tin gắn lên bảng quản lý chất lượng của khoa.
 Quản lý phần mềm his
- Quản lý phần mềm his về xuất – nhập vật tư thông dụng tại khoa.
- Phối hợp cùng phòng Tài chính kế toán thực hiện báo cáo kiểm kê vật
tư thông dụng vào mỗi cuối tháng.
 Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng
Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng chỉnh sửa các biểu mẫu khi Điều dưỡng
trưởng được phân công
 Lưu trữ biên bản hội chẩn khoa
Tập hợp, lưu trữ biên bản hội chẩn khoa.
 Bệnh án ngoại trú

[Type text] Page 19

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

In bệnh án ngoại trú, trình ký các bác sĩ, gửi Khoa khám bệnh
2.2.5. Các công việc khác
- Dự trù văn phòng phẩm, vật tư thông dụng, y tế hàng tháng..
- Quản lý các thiết bị vật tư thông dụng, vật tư y tế theo đúng quy định
- Lập kiểm kê, báo cáo kiểm kê các thiết bị vật tư
- Thực hiện các đề nghị thanh lý tài sản, mang tài sản ra cổng..
- Thực hiện kiểm soát nhiễm khuẩn, an toàn người bệnh..
- Giám sát các thiết bị hư hỏng tại khoa, phòng và liên hệ với phòng hỗ
trợ kĩ thuật.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hiến pháp năm 2013
2. Luật cán bộ, công chức được Quốc hội khóa 12 thông qua ngày 13/11/2008
3. Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 2 năm 2004 quy định về chế độ tiền
lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang
4. Quyết định số 18/2016/QĐ-UBND ngày 27/4/2016 của UBND tỉnh về ban
hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh Quảng Ngãi
5. Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi
http://www.quangngai.gov.vn/vi/sonv/Pages/qnp-intro-chucnangnhiemvu-
qnpstatic-14-qnpdyn-0-qnpsite-1.html
[Type text] Page 20
 [Thư ký Y khoa khó a 10]

6. Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 quy định mức lương
cơ sở đối với cán bộ. công chức, viên chức và lực lượng vũ trang
7. Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BNV ngày 22 tháng 7 năm 2014 quy định về
tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang
8. Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 7 năm 2013 hướng dẫn thực hiện
chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
9. Quyết định số 13/2014/QĐ-UBND ngày 22 tháng 4 năm 2014 của UBND tỉnh
Quảng Ngãi ban hành Quy định cụ thể về điều kiện, tiêu chuẩn xét nâng bậc
lương trước thời hạn đối vớ cán bộ, công chức,viên chức và người lao động do
lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ công vụ.

PHỤ LỤC
Bảng 1.1: Thông tin nhân sự về số lượng của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi
Nhân sự Giới tính Ngạch
Tiêu chí Công Viên Chuyên
Nam Nữ Cán sự
chức chức viên
Số lượng 71 10 39 42 16 2
Tổng số:81

[Type text] Page 21

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

Bảng 1.2: Thông tin nhân sự về chất lượng của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Tiêu chí
Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trung cấp

Số lượng 9 59 2 6

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI
----------

[Type text] Page 22

 [Thư ký Y khoa khó a 10]

KHÓA LUẬN THƯ KÝ Y KHOA – KHÓA 10

Đề tài: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y
KHOA TẠI BỆNH VIỆN
Họ và tên sinh viên:
BÙI NGUYỄN QUỲNH TRÂM
NGUYỄN THỊ XUÂN HƯƠNG
NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY
NGUYỄN PHƯƠNG NHI
NGUYỄN PHƯỚC LỘC
LÂM TUYẾT XUÂN
PHAN THỊ THẢO
Giảng viên hướng dẫn: ThS. VÕ THỊ MỸ DUNG

Thành phố hồ chí minh, năm 2022

[Type text] Page 23