QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HÀNG TỒN KHO

UNIT 1: THE ROLE OF WAREHOUSE

1. INTRODUCTION

- ECR = JIT (chiến lược phản hồi nhanh với các biến động trên thị trường): Meaning
that we will do everything to respond to consumers in an efficient way
-> Try to react as quickly as possible to everything happening in the market.
=> Đòi hỏi việc thời gian lưu trữ ngắn lại và tốc độ sản xuất phải tăng lên.
- E-commerce là một mô hình của JIT vì mức độ available gần như là 24/7, có thông
tin đặt hàng là sẽ đáp ứng được liền. Có nhu cầu thì hoàn toàn có thể chuyển yêu cầu
ngay lập tức, giúp bên cung và bên cầu đáp ứng được lẫn nhau nhanh chóng. Ngoài ra,
việc hàng hóa tiếp cận được người tiêu dùng thông qua online store giúp cho khách
hàng tiếp cận được hàng hóa một cách thuận tiện và tiết kiệm được thời gian.
-> Chuỗi cung ứng rất ngắn (từ manufacturer -> consumers).

2. TYPES OF WAREHOUSE OPERATION

- Việc nhà kho phân mảnh từ đơn hàng mấy ngàn chiếc thành những đơn hàng với số
lượng nhỏ lẻ hơn để tiện cho việc phân phối đến các retailer thì cũng là sự vận hành và
tạo ra giá trị.
=> Mỗi kênh trung gian tồn tại thì phải tạo ra giá trị cho hàng hóa mỗi khi HH đi
ngang qua nó. Nếu không tạo ra thêm giá trị mà vẫn bắt buộc HH đi ngang qua và có
giá thành cao thì sẽ tạo ra hệ quả là việc giá thành cao không tương xứng với giá trị
thực của HH -> Chuỗi cung ứng không hiệu quả.
- Component manufacturer: nhà máy sản xuất những linh kiện.
- Product assembly: nhà máy lắp ráp các linh kiện.
- Vai trò warehouse ở customers không rõ nét nhưng không đồng nghĩa là không có vì
họ cũng phải lưu trữ HH mỗi khi mua về nếu không sử dụng liền/hết trong một lần.
 2.1. Types of warehouse

2.1.1. Raw material storage

- Lưu trữ nguyên vật liệu/thành phần. Nhà kho bắt buộc ở gần nơi sản xuất những vật
liệu đấy/ cơ sở mà khai thác được những NVL mà nhà kho đó đang lưu trữ.

2.1.2. Intermediate, postponement, customization or sub-assembly

facilities

- Tương đương với việc lưu trữ những bán thành phẩm (work-in-process), hàng hóa
mình đang sản xuất nửa vời vì đang cần nhiều thứ khác.
- Khu vực này còn làm câu chuyện là điều chỉnh hàng hóa trước khi giao chặng cuối
đến tay người tiêu dùng. Điều chỉnh không phải ở khâu sản xuất mà là điều chỉnh về
đóng gói, tinh chỉnh về số lượng, dán nhãn. Cụ thể là packaging (đóng gói, dán nhãn)
và handling (xếp dỡ).
=> Một lô hàng to đang được bọc dính, nếu cần giao đơn lẻ thì khi tách đơn ra cũng
cần phải đóng gói và dán nhãn lại đàng hoàng => Người giao hàng dễ giao và kiểm
đếm số lượng.
+ Postponement: kho lưu đệm, chờ những thành phần có thể kết hợp với nhau.
+ Customization or sub-assembly facilities: cần một khu vực riêng để soạn hàng
theo đơn (làm công việc packaging và handling).

2.1.3. Finished goods storage

- Chỉ lưu trữ thành phẩm, hàng hóa được xuất ra khỏi kho này sẽ được bán ngay cho
kênh cuối cùng, chỉ chờ để tiêu thụ. Những thông tin mà nhà kho này tiếp cận thường
là những thông tin về nhu cầu của thị trường.

2.1.4. Consolidation centres and transit warehouses (kho/hàng

consol)

- Combine hàng hóa từ nhiều nơi khác nhau lại với nhau, tạo thành một lô hàng lớn để
thuận tiện cho việc vận chuyển hơn (cho những kênh có nhu cầu lớn về hàng hóa/dây
chuyền sản xuất).
- Nó còn là chức năng tổng hợp hàng hóa của những trung tâm retailer lớn như siêu
thị. Ví dụ như siêu thị có chức năng đi chợ/mua hàng hộ. Những người đi chợ hộ này
sẽ không phải là final mà chỉ là agency để kết nối NTD cuối cùng với retailer, sau khi
pick up hàng hóa xong thì chuyển sang cho bên vận tải.

2.1.5. Transhipment or break-bulk centres

- Chỉ tiếp nhận hàng hóa có số lượng lớn từ supplier -> Nhà kho phân mảnh thành
những nhỏ nhỏ hơn để chuyển tiếp đến nhà sản xuất.
=> Làm cầu nối giữa supplier và manufacturer.

2.1.6. Cross-dock centres

- Là nhà kho nhưng không làm chức năng lưu trữ, chỉ tiếp nhận và phân loại hàng hóa
xong out hàng hóa ra trong ngày.

2.1.7. Sortation centres (trung tâm phân loại/kho tổng)

- Thường là đầu mối tổng thể hàng hóa của rất nhiều nơi khác nhau, tổng hợp tại đấy.
Sau đó, tùy thuộc vào sự phân bổ của trung ương địa phương hoặc sự phân bổ của
công ty tổng, cho phép từng loại hàng được phân bổ ở đâu với số lượng là bao nhiêu.

2.1.8. Fulfilment centres

- Loại hàng ít nhưng mà số lượng lưu trữ từng loại hàng đó thì lớn. Ví dụ như ở Tân
cảng Sóng thần, Cát Lái. Dành cho những chủ hàng có nhu cầu lưu trữ một loại hàng
với số lượng lớn và thường xuyên.
- Hoặc hàng hóa của chủ hàng đó là loại hàng đặc biệt (về độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ
thích hợp) -> Thiết kế riêng kho đó chỉ cho một mình chủ hàng đó thì cũng được coi
là fulfilment centres.

2.1.9. Reverse Logistics centres

- Khi NTD có nhu cầu đổi/trả hàng hoặc gửi hàng về để tiêu hủy/bảo trì/tái đóng
gói/tái chế/cần kiểm tra -> Cần một nhà kho/trung tâm để tiếp nhận những hàng hóa
này. Hoặc nhà kho cũng cần một khu vực riêng để hàng hóa đổi/trả không bị nhầm lẫn
với những mặt hàng khác.

2.1.10. Public sector warehousing

- Lưu trữ những HH liên quan đến trung ương/địa phương/chính phủ -> Gần khu vực
như phường/quận. Ví dụ như đồng phục quân sự, bình phòng cháy, còi báo cháy,....

2.2. Why do we hold stock?

Hàng hóa thường xuyên biến động và vẫn luôn biến động, do đó nếu mình
không lưu trữ hàng hóa thì sẽ trở nên bị động với thị trường. Mình không lưu trữ thì
khi thị trường có biến động (nhu cầu tăng/giảm đột ngột) mà mình không xoay chuyển
được (không chủ động) thì sẽ bị hao hụt về doanh thu.
Có sự đánh đổi giữa vận chuyển với shipping costs (chi phí vận tải tính chung
cho một chuyến hàng). Muốn tiết kiệm thì cần phải lưu trữ sẵn một lượng HH lớn.
Mua hàng với số lượng lớn (bulk buying) thì sẽ được discounts. Việc mua hàng
như vậy thì sẽ đòi hỏi một nhà kho của doanh nghiệp đó phải vừa có chức năng vừa có
khả năng lưu trữ để đảm bảo được số lượng HH đó sau khi mua sẽ luôn được bảo
quản trong điều kiện tốt.
Khoảng cách về thời gian sản xuất xong của manufacturer và thời điểm mà
consumer cần nó. Thời điểm mà HH được sản xuất xong thì không đồng nghĩa với
việc là KH sẽ cần nó ngay -> Luôn luôn tồn tại một cái gap time. Do đó, HH này sẽ
phải đi vào kho để chờ tới thời điểm được xuất ra thị trường.
Lưu trữ HH để phòng hờ cho việc dây chuyền sản xuất đến thời gian bảo trì,
cần kiểm tra và thay mới. Hoặc cũng có thể do dây chuyền sản xuất gặp phải thiên tai
như bão, lũ lụt,... và không sản xuất được (do cúp điện) nhưng nguồn cầu vẫn còn thì
HH bắt buộc vẫn phải sẵn có để cung ứng ra thị trường.
Có năng lực tăng lực sản xuất. Nhu cầu có thể co dãn (tăng/giảm) -> Khi tăng
thì đòi hỏi HH cần phải được sản xuất ra nhiều hơn -> Finished goods tăng -> Cần nơi
lưu trữ để xoay chuyển được số lượng HH mà mình sản xuất lố để cung ứng ra tt.
 Phải sản xuất và lưu trữ trước những mặt hàng phụ thuộc theo mùa để chắc
chắn rằng khi tới mùa đó, thị trường cần thì sẽ đáp ứng được ngay -> Cần nơi lưu trữ.
Ví dụ như bánh trung thu, mặt hàng cần thời gian sản xuất dài,...
Spare parts là những MRO. Cần nơi lưu trữ những vật dụng này để đáp ứng
được những vấn đề bất chợt xảy ra trong kho và cần sửa chữa ngay.
Lưu trữ những bán thành phẩm chẳng hạn như áo thun cần in ấn. Với ví dụ đó
thì sẽ cần phải lưu trữ những áo thun này và chờ tới lượt được khách hàng chọn lựa in.
Lưu trữ những mặt hàng theo dạng đầu tư như vàng, bất động sản, trang sức,...
để chờ tới một mức giá hợp lý thì tiến hành bán.
Lưu trữ những chứng từ, đặc biệt là những hồ sơ liên quan đến bản gốc, cần có
bản cứng. Ví dụ như sổ hồng, sổ hộ khẩu, hồ sơ doanh nghiệp,....

2.3. Warehouse Location

● Cost: Xem xét tốn bao nhiêu tiền cho nhà kho của mình
+ Land cost (chi phí mặt bằng): càng gần retailer, đắc địa, nằm ở highway, gần
với thị trường thì chi phí thuê sẽ đắt đỏ hơn.
+ Labour cost (Chi phí nhân công): sự khác biệt về chi phí giữa các địa phương
khác nhau. Những thành phố lớn đòi hỏi mức thu nhập cao hơn nên chi phí
nhân công sẽ cao hơn so với những nơi xa xôi hẻo lánh.
+ Transportation cost: đánh đổi với chi phí mặt bằng. Tức là chi phí mặt bằng
càng đắt, mặt bằng kho càng dễ dàng tiếp cận và thuận tiện thì chi phí vận
chuyển sẽ thấp hơn.
+ Tax incentives: Ưu đãi về thuế. Trong chính sách phát triển quốc gia thì sẽ có
một vài khu vực được Chính phủ ưu đãi về thuế để thúc đẩy sự phát triển cho
những địa điểm đó -> Các nhà kho có thể cân nhắc.
+ Tax structures (cơ cấu thuế): liên đới với tax incentives. Thành phố lớn thì cơ
cấu sẽ nhiều hơn, tương ứng với việc phải đóng nhiều loại thuế hơn -> Phức tạp
hơn cho từng loại đất khác nhau -> Nếu có quá nhiều loại thuế mà không có
mang lại hiệu quả kinh doanh thì nên cân nhắc kỹ lưỡng.
 + Financial incentives: ưu đãi về tài chính. Thường là về lãi suất vay ngân hàng.
Tùy thuộc vào khu vực, vị trí của nhà kho mà ngân hàng sẽ đánh giá/định giá
tài sản của mình ở những mức khác nhau.
+ Handling costs (chi phí nâng đỡ/xếp dỡ HH): Nếu nhà kho ở những khu vực
không phẳng thì buộc phải trang bị những thiết bị xếp dỡ đặc thù hơn -> Tốn
chi phí hơn và ngược lại.
● Macro Environment (môi trường vĩ mô)
- Liên quan đến Chính phủ, quốc tế:
+ Government policies: Chính phủ có đang thúc đẩy mình nên kinh doanh ở nơi
đó nhiều hay không (khu vực đó cho phép kinh doanh những loại hình gì, có
cho phép kinh doanh dịch vụ lưu trữ kho bãi hay không, có kế hoạch cơ cấu
đến khu đô thị của dân hay không,...)
+ Industry regulations: những quy tắc của ngành, của nghề khi muốn kdoanh dvu
lưu trữ -> Cần liên hệ, kết nối với các bên nào, phòng ban nào để xin giấy phép
vận hành, giấy phép kdoanh.
+ Enterprise zones and construction plans: khi mình lựa chọn điểm đặt kho thì
cần lưu ý có đang bị quy hoạch hay không.
+ Planning regulations: luật/xu hướng về phát triển đô thị cũng cần phải xem xét.
+ Political stability: các yếu tố về chính trị có ổn định hay không. Có tệ nạn và
bạo động, cướp giật nhiều hay không.
+ Security: khả năng bảo vệ, bảo mật ở khu vực đấy là cao hay thấp. Có khả năng
bảo vệ chính bản thân mình ở khu vực đấy hay không.
● Labour Characteristics (đặc điểm của nhân công)
+ Labour availability: ở đó có người làm/nhân công hay không. Khả năng huy
động nhân công như thế nào.
+ Skilled labour availability: nhân công có rành nghề/công việc hay không.
+ Transport links for staff: nếu chấp nhận đặt nhà kho ở khu vực thiếu hụt về
người làm (hiện hữu của nhân công thấp) thì phải tạo lập dvu đưa đón nhân
công thế nào để thuận tiện cho việc làm cũng như nhịp độ kdoanh của mình.
 + Industrial relations record: khả năng lưu trữ dữ liệu/kết nối với ngành. Khả
năng tạo lập mạng lưới giữa mình với các đơn vị khác (có thể kết nối với các
kênh khác hay không như retailer,...) hoặc giữa các nhân công với nhau.
● Infrastructure:
+ Existence of modes of transport (sự hiện hữu của các phương thức vận tải): để
đến được nhà kho của mình thì sẽ sử dụng phương thức gì -> Nên đặt nhà kho
ở vị trí phù hợp để chỉ cần sử dụng những phương thức vận tải bình thường,
không cần đòi hỏi những phương thức quá đặc thù -> Giảm thiểu sự bất tiện.
+ Telecommunication systems: kho cần được lắp đặt ở nơi có mạng sóng vô
tuyến, wifi mạnh để kết nối được với đối tác, trao đổi và giao tiếp với nhau.
+ Energy and water utilities: đường dây điện và đường ống nước được bố trí như
thế nào, có chằng chịt không. Vì nhiều khu vực không sử dụng đường
ống/nước máy mà sử dụng nước lấy từ giếng khoan (nước thô, chưa qua tinh
lọc, cần phải được xử lý bằng cách đun lên).
● Environment:
Cần phải quan tâm về điều kiện thời tiết. Tránh những khu vực khô hạn, ngập
lụt hoặc thường xảy ra thiên tai như sạt lở, lũ lụt,.... Thời tiết có thất thường không,
hàng xóm có dễ chịu không (sự khác nhau giữa khu dân cư và khu công nghiệp).
Đường đi đến kho có bất tiện không (kẹt xe, khó khăn di chuyển).
● Markets
3. THE GROWTH OF E-FULFILMENT AND ITS EFFECT ON THE
WAREHOUSE

3.1. Job description and the core accountabilities

1. Phải bắt kịp những xu hướng đang diễn ra hiện nay trên thị trường quốc tế để
xem hàng hóa đang có những thay đổi về đặc điểm như thế nào và mình sẽ phải vận
hành kho sao cho đáp ứng được cái đặc điểm đấy của hàng hóa với chi phí thấp nhất.
2. Lãnh đạo và điều phối đội ngũ nhân viên, nhân sự ở trong kho. Ví dụ hnay
tiếp nhận 5 lượt xe chở hàng với 10 nhân công (5 kho, 5 xếp dỡ) -> Chia team thế nào
để thuận tiện và có trách nhiệm với việc phân bổ như thế (phải giám sát).
 3. Phải có khả năng cung cấp đủ hàng cho những DN đang cần và cung cấp đủ
không gian cho những lượt HH đang cần được nhập vào. Phải luôn luôn hiểu được cái
layout của kho cũng như sự ra vào của hàng hóa trong kho -> Khá nặng nề.
4. Liên tục cải tiến để giảm thiểu chi phí. Làm báo cáo -> Nhận diện -> Tìm
cách để giảm bớt chi phí.
5. Phải đóng góp vào tầm nhìn của DN trong việc tương lai, kho của mình có
thể làm thêm được gì (tận dụng những không gian trống để bố trí những kệ đỡ mới ->
Tăng số lượng lưu trữ mà không cần mở rộng mặt bằng). Hoặc có thể thiết lập thêm
một vài khu mát để lưu trữ những hàng mát nếu tương lai DN có ý định lưu trữ.
6. Bảo vệ sự an toàn cho con người, vật chất, hàng hóa và mọi thứ. Ví dụ như
quan sát nhân công khi chất hàng cao thì phải với tay và rướn người -> Dễ xảy ra tai
nạn lao động -> Điều chỉnh, gia giảm độ cao hoặc thiết kế thêm bệ đỡ, tay cầm.
7. Phải có kỹ năng đổi mới sáng tạo, góc nhìn mới trong việc vận hành kho, tạo
không khí trong kho, bố trí lại kho,...
8. Phải có khả năng tạo lập được sự kết nối chặt chẽ với nhà cung cấp để họ
yên tâm giao hàng cho mình và tin tưởng mình lưu trữ hàng hóa cho họ hơn.
9. Cũng cần xây dựng mạng lưới quan hệ với các kho khác hoặc là những DN
cùng cung ứng dịch vụ giống mình (đối thủ/đối ứng) vì họ chính là những phương án
backup cho những trường hợp khẩn cấp.

3.2. Warehouse Trade-offs

Gia tăng mức độ / nhịp độ hàng hóa ra vào kho -> Chi phí nhân công sẽ cao
hơn vì họ phải trực ở đó nhiều hơn, làm hàng nhiều hơn.
Mật độ lưu trữ với trích xuất pallet HH một cách nhanh chóng. Nếu tiếp nhận
nhiều HH vào kho -> Mật độ hàng trong kho sẽ dày đặc -> Khả năng trích xuất HH ra
vào kho sẽ khó khăn hơn, lâu hơn. Nhưng bù lại không gian lưu trữ trong kho sẽ nhiều
hơn và sẽ thu được nhiều doanh thu hơn.
Thủ công và tự động. Nếu làm thủ công nhiều -> Cần nhiều nhân công hơn ->
Không cần máy móc -> Không cần đầu tư -> Tiết kiệm được chi phí và ngược lại.
Tỉ lệ bốc dỡ hàng sẽ đánh đổi với mức độ chính xác. Làm nhanh thì khó đúng.
 Chi phí lưu kho với chi phí khi không đáp ứng nhu cầu. Trữ nhiều hàng thì khả
năng thiếu hụt HH sẽ không có -> Chi phí lưu trữ cao và ngược lại.
Tốc độ với mức độ an toàn. Làm nhanh thì khó đảm bảo an toàn.
 UNIT 2: WAREHOUSE PROCESSES

1. RECEIVING AND PUT-AWAY

1.1. Warehouse Operation

- Pre-receipt: before we receive the product, we will have to discuss it with the
supplier. This is a type of document where the supplier and the warehouse agree with
some rules, regulations about the products that we will receive from each other.
- Receiving: is a stage where the supplier arrives at the warehouse and put-away the
product. Then, we put that product into the warehouse.

1.2. Preparation

Chủ kho sẽ chốt thời điểm nào để chủ hàng mang hàng tới để chủ kho sắp xếp
đội ngũ nhân công và có sự chuẩn bị tốt hơn nhằm đảm bảo cho việc điều động nhân
công cũng như máy móc thiết bị -> Cân đối cho những chủ hàng khác.
Phần lớn các kho đều sử dụng dock-door cho cả việc giao và nhận hàng hóa
nhằm tối ưu hóa những không gian khác cho việc lưu trữ hàng hóa, thay vì xây dựng
cửa -> Để dock-door làm việc hiệu quả thì phải phân chia theo ca, thường là sáng sẽ
nhận hàng và chiều sẽ giao hàng hóa.
Thời gian dự đoán cho việc bố trí hàng hóa trọn vẹn vào kho nên được tương
thích/khớp với khung thời gian đưa hàng vào kho ở trong thực tế -> Nếu chủ hàng đến
trễ và làm ảnh hưởng đến những chủ hàng sau thì chủ kho có quyền phạt chủ hàng đó.
Mỗi một loại hàng sẽ có một quỹ thời gian xếp dỡ hàng hóa khác nhau, đặc biệt
là những hàng hóa có hình dạng đặc thù -> Việc ghi nhận sẽ giúp cho mình nắm bắt
được và chuẩn bị đội ngũ nhân công để dự trù tốt hơn cho các mặt HH tương tự.
Phân bổ khung thời gian cho nhiều chủ hàng cùng một lúc -> Chủ động đo
lường hiệu suất xếp dỡ HH vào trong kho -> Bố trí nhân công phù hợp với time slots
-> Nếu phân bổ không đồng đều thì sẽ dễ bị phạt từ chủ hàng.
Chú trọng đến loại HH mà mình sẽ tiếp nhận/giao hàng -> Chuẩn bị những
thiết bị/công cụ xếp dỡ/phương tiện vận tải sao cho phù hợp.
 2. PICKING STRATEGIES AND EQUIPMENT

2.1. Picking strategies - Picker to goods

- Pick to order: 1 nhân viên chỉ cần cover 1 đơn hàng. Ví dụ: Một buổi, kho có thể
tiếp nhận nhiều đơn, thì để phân công cho ekip thì quản lý sẽ phân công cho từng
người phụ trách một đơn hàng -> Người đó sẽ chỉ cần tập trung vào đơn hàng mình
được phân công. Trong trg hợp đơn đó là một item hoặc số lượng items trong đơn đó
vừa đủ cho một người để có thể quản lý hết -> Nếu đơn có quá nhiều loại hàng/sản
phẩm thì có thể chia đơn ra và mỗi phần trong đơn sẽ được phụ trách bởi một cá nhân
duy nhất -> Mỗi người sẽ chỉ tập trung quản lý, kiểm đến khi HH xuất ra khỏi kho.
- Cluster picking: Pickup HH theo cụm. Tức là một nhân viên sẽ cover/pick up cùng
lúc nhiều hơn 1 đơn hàng (phụ trách việc pick up toàn bộ HH có trong đơn). Đặc điểm
của những đơn hàng này chính là giống nhau về loại hàng và khu vực hàng hóa được
lấy ra -> Yêu cầu sự tương đồng nhất có thể.
- Batch picking: pickup một nhóm HH giống nhau/trùng nhau của nhiều đơn hàng.
Một nhân viên sẽ quản lý một loại hàng của nhiều đơn -> Sau khi lấy ra hết thì sẽ tiến
hành ráp vào các đơn tương ứng.
- Zone picking: pickup HH theo khu vực. Một nhân viên sẽ chịu trách nhiệm lấy hàng
cho một khu vực nhất định -> Hơi bất cập vì mỗi khu sẽ có số lượng hàng và tần suất
lấy hàng ra vào khác nhau. Nếu nhiều thì nhân viên đó sẽ bận rộn và ngược lại -> Sự
không đồng đều và không công bằng -> Khắc phục bằng cách phân những nhân viên ở
khu vực ít hàng tiến hành quản nhiều khu vực hơn hoặc đối với khu hàng nhiều thì sẽ
cho nhiều nhân viên quản lý cùng lúc.
- Wave picking: pickup hàng theo đợt/theo chuyến. Phân theo team pickup cho từng
lượt xe đến hoặc phân theo ca/kíp trực.

2.2. Handling equipment

● Sự khác nhau giữa Stringer pallet với Block pallet

+ Stringer pallet: chỉ có thể đi vào hai đầu hở ra, còn những chỗ khác sẽ bị bít lại
-> Khi kê hàng lên pallet này thì phải xoay forklift sao cho tìm được đúng cửa
vô thì mới đưa lưỡi của forklift vào được.
 + Block pallet: Kê hướng nào cũng được (4 chiều).

2.3. Picking methods are currently in use in today’s warehouses

- Paper pick lists - the most traditional, the most manual: thủ công nhất, truyền thống
nhất. Bảng kê khai chi tiết HH, dựa vào bảng đó để đi tìm HH và lấy ra. Trong bảng
này, ít nhất phải thể hiện được các thông tin sau: số đơn hàng, vị trí của món hàng (mã
vị trí), mã HH, một số những mô tả cơ bản về món HH đó (để nhận dạng HH như
đóng thùng carton, thùng hàng,...), số lượng hộp hàng cần trích rút.
- Pick by label: truy xuất HH dựa theo mã hàng (nhãn dán trên hộp hàng). Sử dụng
máy đọc nhãn dán, máy cầm tay như handheld. Cũng sẽ có một vài loại nhãn dán
được thiết kế để nhận diện bằng mắt thường (sử dụng màu sắc).
- Pick by voice: trích rút HH bằng giọng nói. Sử dụng phổ biến ở những kho lưu trữ
hàng lẻ và lấy HH theo những số hàng lẻ (1h, 2h or 1c, 2c). Nhân công sẽ sử dụng tai
nghe, micro và họ sẽ nói chuyện với hệ thống -> Hệ thống cũng tương tác với họ
thông qua giọng nói. Trò chuyện bằng mã code.
- Barcode scanning: Cần nhãn dán có hình ảnh của barcode nhưng ở dạng ngắn và to.
Những thông tin được mã hóa cũng rất cơ bản về vị trí, loại hàng. Sử dụng handheld
để quét barcode của HH và barcode của kệ để chắc chắn là nó khớp với nhau.
- Radio frequency identification (RFID): một con chip rất nhỏ và được đính lên bất kỳ
vị trí nào trên hộp hàng. Tiện dụng ở chỗ là quét theo dạng mặt cắt -> Ở đâu cũng quét
được (xa/gần) và có thể quét được toàn bộ dù chỉ đứng ở một chỗ => Tiết kiệm được
thời gian rất nhiều. Nước ngoài rất phổ biến.
- Pick by light/pick to light: trích xuất HH dựa vào bóng đèn. Khi để HH vào trong
kho, ở mỗi vị trí của cột hàng/kệ hàng, mình sẽ bố trí một đèn nháy. Nhập mã HH
muốn tìm lên hệ thống thì đèn ở kệ HH đó sẽ nháy lên để mình tới lấy.
- Put to light: giống pick by light.
- Automated picking: trích rút HH tự động. Kho sẽ vận hành tự động, cho robot đi lấy
HH và nhân công sẽ chỉ tiếp nhận xong làm công việc đóng gói rồi gửi đi thôi.
 UNIT 3: WAREHOUSE MANAGEMENT

1. WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEMS

1.1. The potential benefits of having a WMS

- Real-time stock visibility and traceability: Đòi hỏi phải có ekip nhiều nhân công phối
hợp với nhiều máy móc để có thể cập nhật mọi thứ lên form chung để tất cả mọi người
có thể nắm bắt kịp thời và nhanh chóng (về sự hiện hữu của HH và sự thuận tiện cho
việc truy xuất HH ở trong kho).
- Improved productivity: Bởi vì WMS xoay quanh câu chuyện hiệu suất -> Luôn nắm
bắt được tỉ lệ của input và output -> Nếu có sự không cân bằng thì sẽ tiến hành điều
chỉnh kịp thời để gia tăng hiệu suất.
- Accurate stock: Nhờ WMS, mình sẽ biết được chính xác số lượng HH mà mình đang
giao dịch bên trong kho.
- Reduction in mis-picks: WMS hỗ trợ giảm thiểu sự lấy nhầm hàng.
- Automatic replenishments: Hàng vừa ra thì mình có thể điều tiết hàng vào ngay.
- Reductions in returns: Hỗ trợ giảm sự trả lại HH vì mình lấy đúng hàng, giao đúng
hàng, đúng số lượng. Được bảo quản đúng chất lượng -> Không có lý do trả HH.
- Accurate reporting: Tất cả các thông số báo cáo của các hoạt động trong kho cũng sẽ
được thực hiện và báo cáo một cách chính xác.
- Improved responsiveness: Tăng khả năng/nhịp độ phản hồi của hoạt động.
- Remove data visibility: Nhờ WMS mà dữ liệu trong kho có thể hiện hữu ngay cả khi
mình không ở kho/ở ngoài/ở xa. Thông qua các hệ thống input với mình -> Biết được
ai sẽ chịu trách nhiệm cho việc gì -> Mọi người connect nhịp nhàng với nhau. Công
việc được phân chia một cách rõ ràng và minh bạch, giúp mọi người hiểu được trách
nhiệm của mình cũng như nắm được công việc của những người khác -> Dễ dàng tìm
kiếm mỗi khi có vấn đề xảy ra.
- Improved customer service: Tăng được dịch vụ chăm sóc khách hàng nhờ vào việc
kiểm soát tốt hàng hóa và các hoạt động trích xuất/bảo quản trong kho.
- Minimized paperwork: Giảm thiểu các công việc giấy tờ nhờ vào sự kết hợp nhịp
nhàng các input với nhau -> Cập nhật lên hệ thống nhanh chóng (báo cáo qua Zalo,...).
 1.2. Selecting the right WMS

- Form a project team: Thiết lập đội ngũ liên quan đến WMS. Đội ngũ này nên có ít
nhất đại diện của từng bộ phận đến từ các phòng ban khác nhau như thủ kho, đóng
gói, dán nhãn,.... Để mỗi người còn biết vị trí của mình có những khó khăn gì -> Giải
quyết khó khăn đó với các đội ngũ khác như thế nào -> Liên kết nhau như thế nào.
- Define, record, review and improve current process: Team này sẽ tiến hành đánh giá
những quy trình hiện thời mà nhà kho đang triển khai -> Định nghĩa lại từng quy trình
một -> Cập nhật thông tin, dữ liệu được báo cáo -> Đo lường quy trình -> Cải tiến.
- Create a list of key functions required of the new system: Sau khi làm xong bước 2
và biết được vấn đề của nhà kho thì sẽ tiến hành lọc lại các vấn đề đó -> Lập danh
sách ưu tiên cần giải quyết -> Lựa ra những chức năng then chốt nhất của nhà kho và
tiến hành giải quyết những vấn đề trong chức năng đó.
- Incorporate any future growth plans in your specification: Hoạch định sự phát triển
trong tương lai của những chức năng then chốt trên bằng cách tìm ra những biện pháp
để cải tiến/cải thiện.
- List the benefits to your company of a WMS: Làm một báo cáo/văn bản để giải trình
cho các cấp lãnh đạo về những ưu điểm của việc cải tiến.
- Research and approach a select number of vendors with experience: Sau khi giải
trình thì tiến hành tìm những nhà cung cấp có thể làm được/khắc phục cũng như hỗ trợ
mình giải quyết được vấn đề trên.
- Visit reference sites to look at operational effectiveness and discuss the benefits: Tìm
kiếm những cơ hội thông qua việc đi khảo sát/tham quan các mô hình kho của những
đơn vị lưu trữ khác (về ưu điểm/khuyết điểm) để học hỏi.
- Produce a return on investment (ROI) report: Tỷ suất đầu tư bằng lợi nhuận thu về
được nhờ vào việc đầu tư 1 đơn vị tiền.

1.3. What to look for in a system

- Ability to interface with other systems: Khả năng liên kết được với các hệ thống
khác. Mọi thông tin khi chuyển giao cho các phòng ban thì phải được thực hiện nhịp
nhàng để các bên liên quan nắm bắt được tình hình -> Hỗ trợ lẫn nhau.
- Modular and scalable: Bảng phân công nhiệm vụ giúp nhân viên nắm bắt được trách
nhiệm của mình -> Các module công việc sẽ phải có thang đo, đầu ra.
- Accessible: Có khả năng dễ tiếp cận, tức là hệ thống quản trị kho sẽ phải có sự đón
nhận những cái mới -> Những cái mới này cần được thích nghi nhanh chóng.
- Ease of operation: Khía cạnh/Mức độ trong việc vận hành kho phải dễ dàng. Mô tả
công việc họ phải làm sao cho nhân công đọc và hiểu được ngay lập tức.
- Standard system: Tất cả công việc trong kho cũng cần có những mức tiêu chuẩn
giống với những kho khác (không phải hoàn toàn) về mặt cơ bản (list đầu việc).
- Meets specific needs: Needs ở đây là về output. Các yếu tố đầu vào phối hợp với
nhau sao cho đạt được tất cả những yêu cầu về đầu ra, doanh thu.
- Capable of supporting warehouse best practice: Xử lý được tất cả những sự cố, rủi
ro trong kho của mình -> Đòi hỏi việc thiết lập quy trình cụ thể cho từng sự cố đó ->
Nếu xảy ra thì nhân công sẽ chỉ có việc là thực hiện các công việc đó thôi.
- Reporting capabilities: Khả năng phản hồi/báo cáo thông tin -> Nhằm review lại và
cải tiến để nó trở nên tốt hơn.

1.4. Selecting a partner who

- Has experience.
- Has longevity.
- Know how to emphasize the benefits of the software, not just the features: Biết cách
tư vấn cho mình một hệ thống, phần mềm, website, ứng dụng sao cho vừa đủ với nhu
cầu quản lý kho của mình -> Focus vào cái lợi ích của software chứ không phải là
features, giảm thiểu sự lãng phí nếu không sử dụng hết.
- Supply the installation, training, maintenance and help-desk service: Hỗ trợ thiết
lập/tập huấn về cách sử dụng/lắp ráp các hệ thống vào với nhau hoặc là bảo trì/bảo
dưỡng và các dịch vụ về hậu mãi.
- Maintain research and development, future product enhancements: Chủ động nghiên
cứu tìm tòi, phát triển, cải tiến về sản phẩm/quy trình đang cung cấp cho mình.
- Is comfortable working with: Dễ làm việc cùng.
- Is willing to receive modifications: Sẵn lòng điều chỉnh những thay đổi nếu có.
- Has resources: Có nguồn lực.
- Is available to give a help: Luôn luôn sẵn sàng giúp đỡ.
- Has established partnerships with hardware providers: Bản thân partner cũng phải có
mạng lưới riêng của họ.

UNIT 4: WAREHOUSE COSTS

1. TYPES OF COSTS - ROI

1.1. Type of costs

- Rent/Lease cost: chi phí thuê mặt bằng, xe forklift (nếu kho bị giới hạn nguồn vốn,
không thể gánh được chi phí bảo trì và không sử dụng xe nâng hạ thường xuyên).
- Rates, building insurance: Bảo hiểm cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất như phòng chống
cháy nổ, bảo hiểm về thiên tai, phòng chống trộm cắp,...
=> Chi phí storage và handling xuất hiện khi HH bắt đầu được đưa vào kho.
 BÀI TẬP LMS

C1: INTRODUCTION

LMS 1

- Uncertain and erratic demand patterns.

- The trade-off between transport and shipping costs, justifying larger shipments.
- Discounts via bulk buying.
- Distance between manufacturer and the end consumer.
- Cover for production shutdowns.
- Ability to increase production runs.
- To manage seasonal production.
- High seasonality.
- Spare parts storage.
- Work-in-progress storage/
- Investment stocks.
- Document storage.

LMS 2

- Demand for staff and equipment varies tremendously with the seasons
(Significantly impacted by seasonality).
- Accuracy and on-time delivery become paramount (Flexible consumers).
- Pressure on the number of pick locations (Inventory management).
- Requires warehouse managers to efficiently process low-value, single-item
orders (Wide range of product stored).

C2: ROLE OF THE WAREHOUSE MANAGER

LMS 3

- The provision of a responsive and cost-efficient warehouse that is aligned with

the current and long-term requirements of the global business strategy;
 - Responsibility for the leadership and direction of the warehouse team;
- To ensure that the warehouse is capable of delivering the volume requirements
of the business;
- To drive continuous improvement in the cost-efficiency of the operations;
- To set the long-term vision for the warehouse in line with the strategic plan and
to ensure that future volumes and customer service requirements can be met;
- To safeguard the human and physical assets employed in the warehouse;
- The management of projects and introduction of new initiatives;
- To maintain strong relationships with suppliers; and
- The development and management of industrial relations within the warehouse
environment.

C3: WAREHOUSE PROCESS

LMS 4

- You need to ensure that suppliers deliver into the warehouse when it suits them,
not when you decide. ( FALSE )
- You are not the one who decides when you are going to receive products into
the warehouse. (FALSE)
- You are responsible to match the length of the time slots to the time estimated
to fulfill the task. (TRUE)
- You have to keep records of the time it takes for each type of delivery and share
this information with your booking-in team. (TRUE)
- You have to allocate accurate time slots, measure productivity, organize labour,
and check penalty charges ( TRUE)
- You don’t need to be aware of the products being delivered, the type of vehicle
and the equipment required offload. (FALSE).