1

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ СТРУКТУРНИЙ ПІДРОЗДІЛ
«КРИВОРІЗЬКИЙ ФАХОВИЙ КОЛЕДЖ
ДЕРЖАВНОГО УНІВЕРСИТЕТУ ЕКОНОМІКИ І ТЕХНОЛОГІЙ»

ЗВІТ

з навчальної практики

в ________________________________________________________________

терміном з « 26 » лютого 2024р.

по « 24 » березня 2024р.

Студентки ІІ курсу
спеціальності № 29 «Інформаційна, бібліотечна та
архівна справа»
Групи Д – 22 1/9
_________________________________________

Керівник практики
від коледжу____________ Анна ГОРОДЕЦЬКА/Наталя СМІЛЯНСЬКА

Керівник практики
від підприємства________

2024 р.
 2
РОЗДІЛ І

ЗАГАЛЬНЕ ЗНАЙОМСТВО З
ПІДПРИЄМТСВОМ

1.1 Ознайомлення з підприємством або установою.

1) Юридична назва: Казанківська селищна рада

Форма власності: Комунальна

Місце знаходження/адреса: 56000, Миколаївська область, Баштанський

район, смт Казанка, вул. Миколаївська, 33

Схема підпорядкованості:

 Миколаївська обласна рада

 Баштанська районна рада

 Казанківська селищна рада

Режим роботи:

 Понеділок-п'ятниця: 8:00-17:00

 Перерва: 12:00-13:00

2) Сфера діяльності. (Вказати вид діяльності згідно статуту або положення

підприємства чи установи)

1. Адміністративна діяльність:
 Здійснення місцевого самоврядування на території громади;
 Забезпечення виконання Конституції та законів України, актів Президента
України, Кабінету Міністрів України, рішень обласної та районної рад;
 Забезпечення реалізації державної політики на відповідній території;
 Захист прав і свобод громадян;
 Сприяння розвитку територіальної громади;
 3
 Здійснення інших повноважень, визначених законом.
2. Економічна діяльність:
 Створення умов для розвитку підприємництва;
 Залучення інвестицій;
 Сприяння розвитку малого та середнього бізнесу;
 Здійснення регуляторної політики у сфері господарської діяльності;
 Управління майном комунальної власності.
3. Соціальна діяльність:
 Надання соціальних послуг населенню;
 Забезпечення соціального захисту населення;
 Підтримка сім'ї, дітей та молоді;
 Сприяння зайнятості населення;
 Здійснення інших заходів у сфері соціального захисту.
4. Освітня діяльність:
 Забезпечення доступності та якості освіти;
 Управління закладами освіти;
 Здійснення інших повноважень у сфері освіти.
5. Медична діяльність:
 Забезпечення доступності та якості медичної допомоги;
 Управління закладами охорони здоров'я;
 Здійснення інших повноважень у сфері охорони здоров'я.
6. Культурна діяльність:
 Збереження та розвиток культурної спадщини;
 Сприяння розвитку культури та мистецтва;
 Здійснення інших заходів у сфері культури.
7. Житлово-комунальна діяльність:
 Забезпечення жителів громади житлово-комунальними послугами;
 Управління житловим фондом;
 Здійснення інших заходів у сфері житлово-комунального господарства.
8. Благоустрій та охорона навколишнього середовища:
 Благоустрій населених пунктів;
 Охорона навколишнього середовища;
 Здійснення інших заходів у сфері благоустрою та охорони навколишнього
середовища.

3) Перелік послуг, які надає підприємство або установа (Перерахувати

послуги, які надаються на підприємстві бази практики)
 4

Адміністративні послуги:
 Реєстрація місця проживання/перебування
 Видача довідок
 Реєстрація актів цивільного стану
 Оформлення паспортів
 Надання земельних ділянок
 Видача дозволів на будівництво
 Реєстрація права власності на нерухомість
 Інші адміністративні послуги
Соціальні послуги:
 Надання соціальної допомоги
 Підтримка сім'ї, дітей та молоді
 Допомога особам з інвалідністю
 Допомога пенсіонерам
 Інші соціальні послуги
Освітні послуги:
 Дошкільна освіта
 Загальна середня освіта
 Позашкільна освіта
 Професійно-технічна освіта
 Вища освіта
Медичні послуги:
 Первинна медична допомога
 Спеціалізована медична допомога
 Стаціонарна допомога
 Амбулаторна допомога
 Екстрена медична допомога
 Інші медичні послуги
Культурні послуги:
 Бібліотечні послуги
 Музейні послуги
 Театральні послуги
 Концертні послуги
 Виставкові послуги
 Інші культурні послуги
Житлово-комунальні послуги:
 Водопостачання
 Водовідведення
 Електропостачання
 Газопостачання
 Теплопостачання
 Вивезення твердих побутових відходів
 Інші житлово-комунальні послуги
Благоустрій та охорона навколишнього середовища:
 Прибирання вулиць
 Вивезення сміття
 Збереження зелених насаджень
 5
 Охорона навколишнього середовища
 6

4) Тип підприємства або установи, наявні приміщення. (Вказати всі

приміщення, які існують на підприємства: виробничі, складські, побутові,
адміністративні)

Тип: Казанківська громада - це об'єднана територіальна громада, що складається

з 1 селища міського типу (Казанка) та 14 сіл.

Наявні приміщення:

 Адміністративні приміщення:
o Будівля селищної ради
o Будинки культури
o Будівлі сільських рад
 Освітні приміщення:
o Школи
o Дитячі садки
o Заклади позашкільної освіти
 Медичні приміщення:
o Лікарні
o Амбулаторії
o ФАПи
 Житлово-комунальні приміщення:
o Котельні
o Водопровідні станції
o Очисні споруди
 Інші приміщення:
o Магазини
o Кафе
o Аптеки
o Поштові відділення
 7

5) Матеріально-технічна база установи чи підприємства. (Вказати

матеріальне забезпечення (оргтехніка, оснащення комп’ютерами)

Оргтехніка:

 Комп'ютери
 Принтери
 Сканери
 Копіювальні апарати
 Телефони
 Мобільні телефони

Оснащення комп'ютерами:

 Комп'ютерні класи у школах

 Комп'ютерні лабораторії у закладах освіти
 Комп'ютерні місця у Центрі надання адміністративних послуг
 Комп'ютерні місця у бібліотеках
 Інші комп'ютерні місця

Інше обладнання:

 Меблі
 Автомобілі
 Спеціальне обладнання для потреб комунальних служб
 Інше обладнання
 8

6) Умови праці на робочому місці (Вказати чи відповідають санітарно-

побутові умови вимогам нормативно-правових актів про охорону праці)
Санітарно-побутові умови на робочих місцях в Казанківській громаді загалом
відповідають вимогам нормативно-правових актів про охорону праці.
Проте, існують певні нюанси:
 У деяких приміщеннях (старих школах, амбулаторіях, сільських
радах) санвузли потребують оновлення.
 Не у всіх адміністративних приміщеннях дотримується оптимальний
температурний режим.
 Не всі робочі місця обладнані ергономічними меблями.
Казанківська громада вживає заходів для покращення умов праці:
 Проводиться поточний ремонт приміщень.
 Закуповуються нові меблі та обладнання.
 Впроваджуються заходи з енергозбереження.
Згідно з останньою перевіркою Держпраці, умови праці на більшості робочих
місць в Казанківській громаді відповідають вимогам нормативно-правових актів
про охорону праці

7) Технічній мінімум (Вказати вид проведеного інструктажу перед

початком роботи)

Вид інструктажу перед початком роботи:

В Казанківській громаді перед початком роботи проводиться вступний
інструктаж з охорони праці.
Цей інструктаж включає:
 Загальні відомості про охорону праці
 Вимоги безпеки праці до виробничого середовища та трудового процесу
 9
 Загальні правила поведінки працівників на території підприємства
 Вимоги безпеки праці при роботі з електрообладнанням
 Вимоги безпеки праці при роботі з інструментом та обладнанням
 Вимоги безпеки праці при роботі з хімічними речовинами
 Вимоги безпеки праці при роботі на висоті
 Вимоги безпеки праці при роботі з вантажами
 Вимоги безпеки праці при роботі з пожежонебезпечними речовинами
 Надання першої допомоги при нещасних випадках
Після вступного інструктажу проводиться первинний інструктаж на робочому
місці.
Первинний інструктаж на робочому місці включає:
 Ознайомлення з обладнанням, інструментом, матеріалами та засобами
індивідуального захисту
 Вимоги безпеки праці при роботі на конкретному робочому місці
 Безпечні прийоми та методи роботи
 Вимоги безпеки праці в аварійних ситуаціях
Інструктажі з охорони праці проводяться:
 Інженером з охорони праці
 Начальником цеху (ділянки)
 Майстром
 Вихователем (у навчальних закладах)
 Іншим відповідальним працівником
Проведення інструктажів з охорони праці реєструється в журналі реєстрації
інструктажів з охорони праці.

8) Схема управління підприємством (необхідно скласти схему)

Організаційна структура підприємства — це побудова компанії, її

механізм для досягнення цілей.

Селищна рада

/ \

Секретар Виконавчий комітет

 1
/ \ 0

Відділи Старости сіл

/ \

Підприємства Установи

/ \

Заклади Організації

9) Правила внутрішнього трудового розпорядку (Вказати яким документом

регламентуються правила внутрішнього розпорядку)

Правила внутрішнього трудового розпорядку Казанківської громади

регламентуються:
Кодексом законів про працю України
Положенням про правила внутрішнього трудового розпорядку
Положення про правила внутрішнього трудового розпорядку
Казанківської громади:
Розробляється та затверджується селищною радою
Містить правила прийому на роботу та звільнення з роботи
Визначає права та обов'язки працівників
Встановлює режим роботи та відпочинку
Регламентує порядок накладання дисциплінарних стягнень
Інші питання, пов'язані з організацією праці
З правилами внутрішнього трудового розпорядку можна ознайомитися:
На офіційному веб-сайті громади: URL Казанківська громада
У Центрі надання адміністративних послуг: URL ЦНАП Казанківська
громада
У відділі кадрів селищної ради
У кадрових службах підпорядкованих підприємств, установ та організацій
Важливо зазначити, що правила внутрішнього трудового розпорядку не
можуть суперечити Кодексу законів про працю України.
 1
1

2.2 Аналіз нормативних документів, що регламентують організацію

діловодства в установі.

1) Перелічіть нормативні документи, які бере за основу підприємство

1. Кодекс законів про працю України:

 Визначає основні права та обов'язки працівників і роботодавців
 Регулює порядок укладення, зміни та розірвання трудового договору
 Встановлює режим роботи та відпочинку
 Визначає порядок накладання дисциплінарних стягнень
 Інші питання, пов'язані з організацією праці
2. Положення про правила внутрішнього трудового розпорядку:
 Розробляється та затверджується селищною радою
 Містить правила прийому на роботу та звільнення з роботи
 Визначає права та обов'язки працівників
 Встановлює режим роботи та відпочинку
 Регламентує порядок накладання дисциплінарних стягнень
 Інші питання, пов'язані з організацією праці
3. Галузеві нормативні акти:
 Містять правила та норми, що стосуються специфіки роботи в певній
галузі
 Наприклад, Правила безпечної експлуатації електроустановок споживачів,
Санітарні правила та норми улаштування, експлуатації та утримання
закладів охорони здоров'я
4. Стандарти:
 Встановлюють вимоги до якості продукції, послуг, процесів
 Наприклад, ДСТУ ISO 9001:2015 "Системи управління якістю. Вимоги"
5. Технічні регламенти:
 Встановлюють обов'язкові вимоги до безпечності продукції, процесів
 Наприклад, Технічний регламент щодо безпечності машин
6. Інші нормативні документи:
 Положення про колективний договір
 Положення про оплату праці
 Положення про атестацію працівників
 Інші положення, що регламентують діяльність Казанківської громади
7. Рішення селищної ради:
 Рішення про бюджет
 Рішення про тарифи на комунальні послуги
 Рішення про земельні питання
 Інші рішення, що стосують діяльності Казанківської громади
8. Розпорядження селищного голови:
 Розпорядження про кадрові питання
 Розпорядження про фінансові питання
 Розпорядження про організаційні питання
 1
 Інші розпорядження, що стосують 2діяльності Казанківської громади

1.3 Визначення структури служби ДЗУ

1. Керівник служби ДЗУ:

Начальник відділу/управління діловодства та документообігу
Завідувач канцелярією
2. Функціональні підрозділи:
Відділ реєстрації та обліку документів:
Приймання, реєстрація та облік документів
Контроль за проходженням документів
Зберігання документів
Відділ контролю виконання документів:
Контроль за термінами виконання документів
Інформування керівництва про стан виконання документів
Підготовка аналітичних матеріалів про виконання документів
Відділ діловодства:
Підготовка проектів документів
Оформлення документів
Розмноження документів
Відправлення документів
Відділ архівної роботи:
Приймання, облік та зберігання документів
Науково-технічна обробка документів
Використання документів
3. Допоміжні підрозділи:
Канцелярія:
Друк документів
Брошурування документів
Розсилка документів
Інші допоміжні функції
 1
3

1.4. Посадові обов’язки працівників, їх права.

1) Визначення поняття «Посадова інструкція» та основні реквізити документа

Посадова інструкція - це документ, який містить інформацію про обов'язки,

повноваження, відповідальність та умови роботи працівника на певній посаді в
організації. Цей документ розробляється або затверджується керівництвом
підприємства, і він є важливим засобом регулювання трудових відносин між
роботодавцем і працівником.
Основні реквізити посадової інструкції:
1. Назва організації: Повна назва підприємства, установи або організації, де
діє посадова інструкція.
2. Посада працівника: Точна назва посади, на яку призначений працівник.
3. Повна інформація про працівника: Прізвище, ім'я, по батькові, дата
народження та інші ідентифікаційні дані працівника.
4. Обов'язки: Детальний перелік робіт, які входять до компетенції
працівника на даній посаді.
5. Повноваження: Опис прав та можливостей, які має працівник у здійсненні
своїх обов'язків.
6. Вимоги до працівника: Навички, кваліфікація та освіта, необхідні для
виконання посадових обов'язків.
7. Порядок взаємодії з іншими працівниками та підрозділами: Опис
процедур спілкування та координації дій з іншими працівниками організації.
8. Відповідальність: Умови та обсяг відповідальності працівника за
невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків.
9. Умови праці: Інформація про графік роботи, оплату праці, відпустки та
інші умови праці на даній посаді.
10. Дата складання та підписи: Дата розроблення посадової інструкції, а
також підписи керівництва організації та працівника, якому призначена дана
посада.
 1
4

2) Посадова інструкція конкретної посади на підприємстві чи установі

(Проаналізувати посадову інструкцію для вашої посади)
Посадова інструкція бібліотекаря
1. Загальні положення
1.1. Ця посадова інструкція визначає посадові обов'язки, права та
відповідальність бібліотекаря.
1.2. Бібліотекар призначається на посаду та звільняється з неї наказом
начальника відділу культури, молоді та спорту Казанківської селищної ради.
1.3. Бібліотекар підпорядковується безпосередньо начальнику відділу культури,
молоді та спорту Казанківської селищної ради.
1.4. На посаду бібліотекаря призначається особа, яка має повну вищу освіту за
спеціальністю "Бібліотекознавство та інформаційна діяльність" або
"Інформаційна діяльність та документознавство".
1.5. Бібліотекар повинен знати:
* Основи бібліотекознавства та бібліографії;
* Правила роботи з книгами та іншими бібліотечними матеріалами;
* Систему каталогах та бібліографічних покажчиків;
* Правила обслуговування користувачів бібліотеки;
* Основи інформаційної культури;
* Етику ділового спілкування;
* Правила внутрішнього трудового розпорядку;
* Правила охорони праці та пожежної безпеки.

2. Посадові обов'язки
Бібліотекар:
2.1. Здійснює комплектування бібліотечного фонду;
2.2. Оформляє та обробляє бібліотечні матеріали;
2.3. Веде каталоги та бібліографічні покажчики;
2.4. Надає бібліотечно-інформаційні послуги користувачам;
2.5. Здійснює пропаганду книги та читання;
2.6. Бере участь у масових заходах, що проводяться бібліотекою;
2.7. Дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку;
 1
2.8. Дотримується правил охорони праці 5та пожежної безпеки.

3. Права
Бібліотекар має право:
3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються його
роботи;
3.2. Вносити пропозиції щодо покращення роботи бібліотеки;
3.3. Отримувати від керівництва інформацію, необхідну для виконання своїх
посадових обов'язків;
3.4. Підвищувати свою кваліфікацію;
3.5. На соціальні гарантії та пільги, передбачені законодавством.

4. Відповідальність
Бібліотекар несе відповідальність за:

4.1. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків;

4.2. Збереження бібліотечного фонду;
4.3. Дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;
4.4. Дотримання правил охорони праці та пожежної безпеки.

5. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Бібліотекар взаємодіє з:
Начальником відділу культури, молоді та спорту Казанківської селищної ради;
Іншими працівниками бібліотеки;
Користувачами бібліотеки.
6. Умови праці
6.1. Режим роботи бібліотекаря визначається правилами внутрішнього
трудового розпорядку.
6.2. Бібліотекар має право на щорічну оплачувану відпустку.

6.3. Бібліотекар має право на інші соціальні гарантії та пільги, передбачені

законодавством.

1.5.ДСТУ 4163-2020

Складіть таблицю основних змін що запровадженні ДСТУ

Зміна Опис
Дата набрання
чинності 01.07.2020
Сфера Оформлення всіх видів документів, окрім тих, що мають
застосування специфічні вимоги (наприклад, дипломи, свідоцтва)
Мова Українська (допускається використання інших мов у
оформлення певних випадках)
Шрифт Arial, Times New Roman, Calibri 11-14 кегль
 1
Відступи Збільшені з 12,5 мм до6 16 мм зліва та 9 мм справа
Інтервал 1,5
Абзаци Не вирівнюються по правому краю
Нумерація
сторінок Знизу по центру
Двозначні числа місяця та року пишуться без пропуску
Дати (01.01.2023)
Скорочення Обмежені, допускаються лише загальновживані
Титульний аркуш Змінено форму та зміст
Додано нові реквізити, змінено назви та формулювання
Реквізити деяких
Додатки Оформлюються на окремих аркушах
Електронні Допускається оформлення електронних документів з
документи дотриманням певних вимог

РОЗДІЛ ІІ

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Документи що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та
способи документування

1) Класифікуйте документи, що функціонують в установі:

1. Загальні положення
1.1. Секретар селищної ради належить до категорії фахівців.
1.2. Посада секретаря селищної ради призначається та звільняється селищним
головою.
1.3. На посаду секретаря селищної ради призначається особа, яка має повну
вищу освіту за напрямком підготовки "Державне управління", "Публічне
адміністрування", "Менеджмент", "Правознавство" або "Соціальні комунікації"
та стаж роботи за фахом на посадах державної служби категорії "В" не менше 2
років або стаж роботи за фахом на інших посадах не менше 3 років.
1.4. Секретар селищної ради підпорядковується селищному голові.
2. Завдання та обов'язки
2.1. Здійснює організаційне, документальне та інформаційне забезпечення
діяльності селищної ради, її виконавчого комітету та селищного голови.
2.2. Готує проекти рішень селищної ради, розпоряджень селищного голови,
протоколи засідань селищної ради та її виконавчого комітету.
2.3. Забезпечує ведення діловодства селищної ради, контроль за виконанням
рішень селищної ради, розпоряджень селищного голови.
2.4. Організовує прийом і розгляд звернень громадян, веде облік та контроль за
їх виконанням.
 1
2.5. Здійснює підготовку та розсилкудокументів,
7 веде облік та зберігання
документів селищної ради.
2.6. Надає інформацію про діяльність селищної ради, її виконавчого комітету та
селищного голови.
2.7. Виконує інші доручення селищного голови.
3. Права
3.1. Секретар селищної ради має право:
3.1.1. Вносити на розгляд селищного голови пропозиції щодо покращення
роботи селищної ради.
3.1.2. Одержувати від посадових осіб селищної ради та її виконавчого комітету
інформацію, необхідну для виконання своїх завдань та обов'язків.
3.1.3. Знайомитися з документами селищної ради, її виконавчого комітету та
селищного голови.
3.1.4. Брати участь у засіданнях селищної ради та її виконавчого комітету з
дорадчим голосом.
3.1.5. Вимагати від посадових осіб селищної ради та її виконавчого комітету
виконання своїх законних вимог.
4. Відповідальність
4.1. Секретар селищної ради несе відповідальність за:
4.1.1. Неналежне виконання або невиконання своїх завдань та обов'язків,
передбачених цією посадовою інструкцією.
4.1.2. Незабезпечення збереження документів селищної ради.
4.1.3. Порушення правил діловодства.
4.1.4. Розголошення конфіденційної інформації.
4.1.5. Інші порушення законодавства.
5. Повинен знати
5.1. Конституцію України.
5.2. Закони України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в
органах місцевого самоврядування", "Про доступ до публічної інформації", "Про
захист персональних даних".
5.3. Правила діловодства.
5.4. Інструкції з діловодства.
5.5. Порядок роботи з електронними документами.
5.6. Комп'ютерні програми.
5.7. Правила та норми охорони праці, виробничої санітарії, пожежної безпеки.
 1
8

2) Дайте визначення поняттю:

Документування це процес створення, збереження і управління документами з

метою забезпечення їх доступності, цілісності, достовірності і збереження
інформації для подальшого використання. Це включає в себе створення,
обробку, редагування, класифікацію, збереження, пошук і передачу
документів, які містять інформацію про діяльність організації або певного
процесу. Документування може бути здійснене в різних формах, таких як
паперові документи, електронні файли, аудіо- та відеозаписи, тощо. Важливо,
щоб документація була структурованою, систематизованою і відповідала
вимогам нормативних актів та внутрішніх процедур організації.

Охарактеризуйте методи та способи документування

Методи та способи документування включають різноманітні підходи та

інструменти, які використовуються для створення, обробки, збереження та
передачі документів. Ось деякі з них:
1. Паперова документація: Традиційний спосіб документування, коли
інформація записується на папері або інших матеріалах. Цей метод може
включати ручне письмо, друкування на принтері, використання штампів,
підписів тощо.
2. Електронна документація: Використання електронних засобів для
створення, збереження та обробки документів. Це може включати
використання текстових редакторів, електронних таблиць, спеціалізованих
програм для управління документами, електронної пошти тощо.
3. Архівування і зберігання: Методи, спрямовані на зберігання документів
для подальшого використання. Це може бути фізичне зберігання у паперах
або електронне зберігання на серверах або в хмарних системах зберігання
даних.
4. Класифікація та каталогізація: Систематизація документів шляхом
присвоєння їм певних категорій, тегів або міток. Це допомагає
організувати документи і полегшує їхнє пошук та використання.
5. Цифрова підписання і шифрування: Застосування технологій для
забезпечення цілісності та безпеки документів. Це включає в себе
застосування цифрових підписів для підтвердження автентичності
документів і шифрування для захисту від несанкціонованого доступу.
 1
6. Автоматизовані системи управління
9 документами (DMS):
Використання спеціалізованих програмних засобів для організації
документів, їхнього зберігання, пошуку і обміну. Такі системи можуть
автоматизувати багато процесів, пов'язаних з документацією, і
полегшувати спільну роботу з документами у команді.
Ці методи та способи документування можуть використовуватися окремо або в
комбінації залежно від потреб організації та характеру документів.

2.2 Аналіз дотримання вимог до документів. Що їх виготовляють за

допомогою друкувальних засобів комп’ютерної техніки.

1) Назвіть основні вимоги до оформлення документів

 20

Оформлення документів є важливою частиною їхнього процесу створення та

обміну. Основні вимоги до оформлення документів включають:
1. Чіткість та зрозумілість: Документ повинен бути легко зрозумілим для
читача. Використання простої та зрозумілої мови, уникання складних
термінів та абревіатур допомагає забезпечити зрозумілість документа.
2. Логічна структура: Документ повинен мати логічну послідовність і
структуру. Він може складатися з таких частин, як вступ, основна частина
з розділами або пунктами, висновки та рекомендації.
3. Відповідність стандартам: Документ має відповідати встановленим
стандартам або внутрішнім правилам оформлення в організації. Це може
стосуватися формату, шрифту, розмірів сторінки та інших параметрів.
4. Правильне використання графічних елементів: Іноді документи
потребують використання графічних елементів, таких як таблиці,
діаграми, графіки тощо. Ці елементи повинні бути правильно розташовані
та підписані для забезпечення зрозумілості.
5. Точність та достовірність: Документ повинен бути точним і достовірним у
відображенні інформації. Він повинен базуватися на достовірних
джерелах і містити точні дані.
6. Наявність необхідних реквізитів: Документ повинен містити всі необхідні
реквізити, такі як назва організації, дата складання, підписи осіб, які
приймають участь у документі.
7. Привабливий зовнішній вигляд: Хороше оформлення документа сприяє
його привабливому зовнішньому вигляду, що полегшує сприйняття та
зрозуміння інформації.
Ці вимоги сприяють створенню якісних документів, які відповідають потребам
організації та її клієнтів.

2) Надайте висновок, щодо дотримання цих вимог на вашому підприємстві

Висновок щодо дотримання вимог до документів Казанківської громади

Загальні зауваження:
 Документи Казанківської громади загалом відповідають чинному
законодавству України.
 Наявна система діловодства забезпечує ведення документації
упорядковано та згідно з встановленими правилами.
 Документи оприлюднюються на офіційному вебсайті громади та у
вільному доступі для громадян.
Переваги:
 Документи оформлюються з дотриманням усіх необхідних реквізитів.
 Тексти документів чіткі, лаконічні та зрозумілі.
 Забезпечується належне зберігання документів.
Недоліки:
 21

 Деякі документи не оновлюються вчасно.

 Не завжди публікуються проекти документів для громадського
обговорення.
 Відсутня система електронного документообігу.

2.3 Організаційна форма діловодства та особливості документообігу

підприємства

1) Коротко охарактеризуйте кожну організаційну форму роботи з

документами
1. Централізована:

Суть: Усі документи проходять через канцелярію або службу діловодства, де

здійснюється їх прийняття, реєстрація, контроль за виконанням, зберігання та
передача в архів.
Переваги:
Єдиний контроль за документообігом.
Уніфікований підхід до оформлення документів.
Зниження ризику втрати документів.
Недоліки:
Бюрократія.
Затримка в проходженні документів.
Необхідність у великому штаті працівників канцелярії.
2. Децентралізована:

Суть: Служби діловодства створюються у структурних підрозділах, де вони

 22

самостійно ведуть діловодство з усіх питань, що належать до їх компетенції.

Переваги:
Швидкість документообігу.
Децентралізація відповідальності за діловодство.
Зменшення штату канцелярії.
Недоліки:
Відсутність єдиного контролю за документообігом.
Неуніфікований підхід до оформлення документів.
Підвищення ризику втрати документів.
3. Змішана:

Суть: Поєднує елементи централізованої та децентралізованої форм.

Переваги:
Гнучкість та адаптивність до потреб організації.
Зменшення бюрократії.
Збереження єдиного контролю за ключовими документами.
Недоліки:
Складність у впровадженні та управлінні.
Необхідність чіткого розмежування повноважень.
Можливість виникнення конфліктів між централізованою та
децентралізованими службами діловодства.
2) Яка форма роботи притаманна вашому підприємству

Децентралізована

2.4 Комплекс операцій з готовими документами. Прийом та первинна

обробка документації

1) Розкрийте особливості приймання документів на вашому підприємстві

1. Способи подання документів:

 Особисто:
o У Центрі надання адміністративних послуг (ЦНАП) Казанківської
громади.
o У структурних підрозділах Казанківської селищної ради.
 Поштою:
o На адресу Казанківської селищної ради.
 В електронній формі:
 23

o Через офіційний вебсайт Казанківської громади.

o Через електронну пошту.
o Через портал Дія.
2. Перелік документів, які можна подати:
 Заяви про надання адміністративних послуг.
 Звернення громадян.
 Петиції.
 Скарги.
 Пропозиції.
 Інші документи, згідно з чинним законодавством України.
3. Вимоги до оформлення документів:
 Документи повинні бути написані українською мовою.
 Документи повинні бути чітко та розбірливо написані.
 Документи повинні мати всі необхідні реквізити.
 Документи повинні бути підписані заявником.
4. Терміни прийняття документів:
 Документи приймаються протягом робочого дня.
 Документи, які подані поштою, вважаються прийнятими в день їх
надходження до Казанківської селищної ради.
 Документи, які подані в електронній формі, вважаються прийнятими в
день їх надходження на електронну адресу Казанківської селищної ради.
5. Реєстрація документів:
 Всі документи, які подаються до Казанківської селищної ради,
реєструються.
 Заявнику видається талон для відстеження статусу розгляду його
документа.
6. Рішення за поданими документами:
 Рішення за поданими документами приймаються у строки, встановлені
чинним законодавством України.
 Заявник повідомляється про прийняте рішення у письмовій формі.
7. Оскарження рішень:
 Рішення Казанківської селищної ради можуть бути оскаржені до суду в
установленому законом порядку.
 24

2)Опишіть методику обробки вхідних документів

1. Прийняття документів:

Вхідні документи приймаються канцелярією або службою діловодства.

Перевіряється правильність оформлення документів.
Документи реєструються в журналі реєстрації вхідних документів.
Заявнику видається талон для відстеження статусу розгляду його документа.
2. Розподіл документів:

Документи розподіляються на виконавців згідно з їх компетенцією.

Резолюція на документі проставляється керівником або уповноваженою особою.
3. Виконання документів:

Виконавці ознайомлюються з документами та готують відповіді.

Відповіді на документи оформлюються у вигляді листів, довідок, резолюцій,
протоколів тощо.
Терміни виконання документів визначаються чинним законодавством України
або регламентом роботи організації.
4. Контроль за виконанням документів:

Контроль за виконанням документів здійснюється канцелярією або службою

діловодства.
Проводиться перевірка своєчасності та правильності виконання документів.
За потреби вживаються заходи щодо забезпечення виконання документів.
5. Зберігання документів:

Виконані документи зберігаються в архіві організації.

Терміни зберігання документів визначаються чинним законодавством України.
6. Знищення документів:
 25

Документи, термін зберігання яких закінчився, знищуються у встановленому

порядку.

2.5 Розгляд та реєстрація документів

1) Порядок реєстрації документів на підприємстві

1. Прийняття документів:

Вхідні документи приймаються канцелярією або службою діловодства.

Перевіряється правильність оформлення документів.
Документи реєструються в журналі реєстрації вхідних документів.
2. Реєстрація документів:

У журналі реєстрації вхідних документів фіксуються такі дані:

Дата надходження документа;
Номер реєстрації документа;
Автор документа;
Назва документа;
Короткий зміст документа;
Виконавець;
Термін виконання;
Резолюція керівника.
3. Присвоєння номера реєстрації:

Документам присвоюється номер реєстрації, який складається з порядкового

номера документа та року його надходження.
4. Сканування документів:

Паперові документи можуть скануватися для зберігання в електронному

вигляді.
5. Пошук документів:

Зареєстровані документи можна знайти за номером реєстрації, датою

надходження, автором, назвою, змістом тощо.
6. Зберігання документів:

Зареєстровані документи зберігаються в канцелярії або службі діловодства

протягом встановленого терміну.
7. Знищення документів:

Документи, термін зберігання яких закінчився, знищуються у встановленому

порядку.
 26

2.6 Автоматизована реєстрація документів

1) Вкажіть існуючі програмні системи на підприємстві, установі бази

практики, опишіть принцип їх дії

Програмні системи, що використовуються в Казанківській громаді:

1. Система електронного документообігу (СЕД):

Призначення: Автоматизація процесів створення, обробки, зберігання та

передачі документів.
Принцип дії:
Документи створюються та редагуються в електронному вигляді.
Документи проходять через узгодження та затвердження за допомогою
електронних віз.
Документи зберігаються в електронному архіві.
Доступ до документів надається користувачам згідно з їхніми правами.
Переваги:
 27

Зниження витрат на папір та друк.

Підвищення швидкості документообігу.
Покращення контролю за виконанням документів.
Зниження ризику втрати документів.
2. Система бухгалтерського обліку:

Призначення: Ведення бухгалтерського обліку та податкової звітності.

Принцип дії:
Всі господарські операції вносяться до системи.
Система автоматично генерує бухгалтерські проводки та звіти.
Система забезпечує підготовку та подання податкової звітності.
Переваги:
Зниження трудомісткості бухгалтерського обліку.
Підвищення точності бухгалтерського обліку.
Зниження ризику помилок у бухгалтерському обліку.
Своєчасне подання податкової звітності.
3. Система управління персоналом:

Призначення: Автоматизація процесів кадрового діловодства.

Принцип дії:
Ведення особистих справ працівників.
Облік кадрів (прийом, звільнення, переведення).
Розрахунок заробітної плати.
Навчання та розвиток персоналу.
Переваги:
Зниження трудомісткості кадрового діловодства.
Підвищення точності кадрового обліку.
Зниження ризику помилок у кадровому обліку.
Підвищення мотивації персоналу.
4. Система веб-сайту:

Призначення: Інформування громадян про діяльність Казанківської громади.

Принцип дії:
На веб-сайті розміщується інформація про новини, події, послуги, структуру та
контакти Казанківської громади.
Громадяни можуть подати звернення до Казанківської громади через веб-сайт.
Переваги:
Підвищення прозорості діяльності Казанківської громади.
Покращення доступу громадян до інформації.
Збільшення економії коштів за рахунок надання інформації онлайн.
5. Інші програмні системи:

Система геоінформаційних систем (ГІС).

Система моніторингу та диспетчеризації.
Система відеоспостереження.
 28

Система контролю доступу.

2) Які програмні системи автоматизації діловодства й документообігу ви б

запровадили на підприємстві, установі бази практики

1. Система електронного документообігу (СЕД):

Переваги:
Зниження витрат на папір та друк.
Підвищення швидкості документообігу.
Покращення контролю за виконанням документів.
Зниження ризику втрати документів.
Рекомендовані СЕД:
Внутрішній документообіг: M.E.Doc: [видалено недійсну URL-адресу],
DocuWare: [видалено недійсну URL-адресу]
Спілкування з громадянами: e-DEM: [видалено недійсну URL-адресу],
«Взаємодія»: [видалено недійсну URL-адресу]
2. Система бухгалтерського обліку:

Переваги:
Зниження трудомісткості бухгалтерського обліку.
Підвищення точності бухгалтерського обліку.
Зниження ризику помилок у бухгалтерському обліку.
Своєчасне подання податкової звітності.
Рекомендовані системи бухгалтерського обліку:
1С:Підприємство 8
BAS Бухгалтерія
SAP Business One
3. Система управління персоналом:

Переваги:
Зниження трудомісткості кадрового діловодства.
Підвищення точності кадрового обліку.
Зниження ризику помилок у кадровому обліку.
Підвищення мотивації персоналу.
Рекомендовані системи управління персоналом:
iHCM
УкрСиб
BAS: Кадровий облік
4. Система веб-сайту:
 29

Переваги:
Підвищення прозорості діяльності Казанківської громади.
Покращення доступу громадян до інформації.
Збільшення економії коштів за рахунок надання інформації онлайн.
Рекомендовані платформи для створення веб-сайту:
WordPress
Wix
Tilda
5. Інші програмні системи:

Система геоінформаційних систем (ГІС): ArcGIS, QGIS.

Система моніторингу та диспетчеризації: СКАДА, PI System.
Система відеоспостереження: Hikvision, Dahua.

Система контролю доступу: Parsec, IronLogic.

 30

2.7 Порядок проходження та виконання документів

Опишіть процес проходження та виконання документів, проставляння

відповідної примітки
1. Прийняття документа:

Документ приймається канцелярією або службою діловодства.

Перевіряється правильність оформлення документа.
Документу присвоюється номер реєстрації.
Документ реєструється в журналі реєстрації вхідних документів.
2. Розподіл документа:

Керівник або уповноважена особа проставляє резолюцію на документі.

Документ передається виконавцю згідно з резолюцією.
3. Виконання документа:

Виконавець ознайомлюється з документом і готує відповідь.

Відповідь оформлюється у вигляді резолюції, листа, довідки, протоколу тощо.
Документ з відповіддю підписується виконавцем.
4. Контроль за виконанням документа:

Канцелярія або служба діловодства здійснює контроль за виконанням

документа.
Проводиться перевірка своєчасності та правильності виконання документа.
За потреби вживаються заходи щодо забезпечення виконання документа.
5. Проставляння примітки:

На документі проставляється відповідна примітка про його виконання.

Примітка може бути такою: "Виконано", "Відправлено", "Залишено без
виконання" тощо.
Примітка підписується виконавцем.
6. Зберігання документа:

Виконаний документ з приміткою про його виконання зберігається в архіві.

7. Знищення документа:

Документ, термін зберігання якого закінчився, знищується у встановленому

порядку.
 31

2.8 Робота з внутрішніми документами

Надайте характеристику процесу проходження внутрішнього

документопотоку
1. Створення документа:

Документ створюється автором або ініціатором.

Документ оформлюється згідно з вимогами діловодства.
Документ підписується автором або ініціатором.
2. Реєстрація документа:

Документ реєструється в журналі реєстрації внутрішніх документів.

Документу присвоюється номер реєстрації.
3. Розподіл документа:

Документ передається керівнику або уповноваженій особі.

Керівник або уповноважена особа проставляє резолюцію на документі.
Документ передається виконавцю згідно з резолюцією.
4. Виконання документа:

Виконавець ознайомлюється з документом і готує відповідь.

Відповідь оформлюється у вигляді резолюції, листа, довідки, протоколу тощо.
Документ з відповіддю підписується виконавцем.
5. Контроль за виконанням документа:

Канцелярія або служба діловодства здійснює контроль за виконанням

документа.
Проводиться перевірка своєчасності та правильності виконання документа.
За потреби вживаються заходи щодо забезпечення виконання документа.
6. Зберігання документа:

Виконаний документ з приміткою про його виконання зберігається в архіві.

7. Знищення документа:

Документ, термін зберігання якого закінчився, знищується у встановленому

порядку.
 32

2.9 Порядок обробки вихідних документів. Правила відправки кореспонденції

 33

1) Опишіть основні етапи підготовки документів до відправлення та процес

реєстрації

1. Створення документа:

Документ створюється автором або ініціатором.

Документ оформлюється згідно з вимогами діловодства.
Документ підписується автором або ініціатором.
2. Перевірка документа:

Перевіряється правильність оформлення документа.

Перевіряється наявність усіх необхідних реквізитів.
Перевіряється вірність змісту документа.
3. Реєстрація документа:

Документ реєструється в журналі реєстрації вихідних документів.

Документу присвоюється номер реєстрації.
4. Підготовка документа до відправлення:

Документ друкується на бланку організації (за потреби).

Документ підписується керівником або уповноваженою особою.
Документ завіряється печаткою (за потреби).
Документ вкладається в конверт.
5. Відправлення документа:

Документ відправляється адресату поштою, кур'єром або електронною поштою.

Процес реєстрації документів:

1. Прийняття документа:

Документ приймається канцелярією або службою діловодства.

Перевіряється правильність оформлення документа.
2. Реєстрація документа:

Документу присвоюється номер реєстрації.

Документ реєструється в журналі реєстрації вхідних або вихідних документів.
3. Розподіл документа:

Документ передається керівнику або уповноваженій особі.

Керівник або уповноважена особа проставляє резолюцію на документі.
Документ передається виконавцю згідно з резолюцією.
4. Контроль за виконанням документа:

Канцелярія або служба діловодства здійснює контроль за виконанням

документа.
Проводиться перевірка своєчасності та правильності виконання документа.
 34
За потреби вживаються заходи щодо забезпечення виконання документа.
5. Зберігання документа:

Виконаний документ з приміткою про його виконання зберігається в архіві.

6. Знищення документа:

Документ, термін зберігання якого закінчився, знищується у встановленому

порядку.

2) Охарактеризуйте порядок і методи відправки документів на вашому

підприємстві
 35

1. Внутрішнє відправлення:

Паперові документи:
Документи реєструються в журналі реєстрації внутрішніх документів.
Документи передаються адресату особисто або через внутрішню пошту.
Електронні документи:
Документи надсилаються адресату електронною поштою або через систему
електронного документообігу.
2. Зовнішнє відправлення:

Паперові документи:
Документи реєструються в журналі реєстрації вихідних документів.
Документи підписуються керівником або уповноваженою особою.
Документи завіряються печаткою (за потреби).
Документи відправляються адресату поштою, кур'єром або особисто.
Електронні документи:
Документи надсилаються адресату електронною поштою або через систему
електронного документообігу.
Електронні документи можуть бути підписані електронним цифровим підписом
(ЕЦП).
Методи відправки документів:

Пошта:
Документи відправляються адресату поштою України або іншими поштовими
службами.
Кур'єрська служба:
Документи відправляються адресату кур'єрською службою.
Особисто:
Документи передаються адресату особисто.
Електронна пошта:
Документи надсилаються адресату електронною поштою.
Система електронного документообігу (СЕД):
Документи надсилаються адресату через систему електронного документообігу.
Вибір методу відправки документів залежить від:

Терміновості доставки;
Вартості доставки;
Наявності у адресата можливості отримати документ електронною поштою або
через систему електронного документообігу.
 36

2.10 Здійснення контролю за якістю документування на підприємстві

1) Опишіть організацію контролю за виконанням документів на підприємстві

 37

1. Загальні положення:

Контроль за виконанням документів на підприємстві Казанківської громади

здійснюється згідно з інструкцією з діловодства та положенням про
документообіг.
За контроль за виконанням документів відповідає служба діловодства або
відповідальна за діловодство особа.
2. Етапи контролю:

2.1. Реєстрація документа:

Прийняття документа та його реєстрація в журналі реєстрації вхідних

документів.
Перевірка правильності оформлення документа.
Визначення відповідального за виконання документа та терміну виконання.
2.2. Виконання документа:

Ознайомлення відповідального з документом.

Виконання документа в установлений термін.
Підготовка відповіді на документ (за потреби).
2.3. Контроль за виконанням:

Перевірка службою діловодства або відповідальною за діловодство особою

своєчасності та правильності виконання документа.
Нагадування відповідальному про терміни виконання документа (за потреби).
Інформування керівництва про стан виконання документа (за потреби).
3. Методи контролю:

Перевірка виконання документів за журналами реєстрації.

Проведення телефонних дзвінків відповідальним за виконання документів.
Проведення особистих зустрічей з відповідальними за виконання документів.
Направлення запитів про стан виконання документів.
4. Відповідальність:

Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несе

відповідальний за виконання документа.
Відповідальність за організацію контролю за виконанням документів несе
служба діловодства або відповідальна за діловодство особа.
5. Заходи впливу:

У разі несвоєчасного або неправильного виконання документа до

відповідального можуть бути застосовані такі заходи впливу:
Зауваження.
Догана.
Дисциплінарне стягнення.
6. Звітність:
 38
Служба діловодства або відповідальна за діловодство особа готує звіти про стан
виконання документів для керівництва.
7. Автоматизація контролю:

Для автоматизації контролю за виконанням документів можуть

використовуватися програмні системи діловодства та документообігу.

2) Які є рівні проведення контролю за виконанням документів на підприємстві

1. Попередній контроль:

Здійснюється перед підписанням документа керівником.

Перевіряється правильність оформлення документа, наявність усіх необхідних
реквізитів, вірність змісту документа.
2. Поточний контроль:

Здійснюється під час виконання документа.

Перевіряється своєчасність виконання документа, дотримання термінів
виконання, правильність виконання документа.
3. Наступний контроль:

Здійснюється після виконання документа.

Перевіряється якість виконання документа, досягнення поставлених цілей,
результативність виконання документа.
4. Залежно від суб'єкта контролю:

4.1. Внутрішній контроль:

Здійснюється службою діловодства або відповідальною за діловодство особою.

Контролюється виконання документів всередині підприємства.
4.2. Зовнішній контроль:

Здійснюється вищестоящими органами або іншими організаціями.

Контролюється виконання документів, що надходять з інших організацій.
5. Залежно від методів контролю:

5.1. Документальний контроль:

 39
Здійснюється на основі аналізу документів.
Перевіряються документи, що підтверджують виконання документа.
5.2. Фактичний контроль:

Здійснюється шляхом перевірки фактичного стану виконання документа.

Перевіряється виконання документа на місці.
6. Вибір рівня та методу контролю залежить від:

Важливості документа;
Терміновості виконання документа;
Наявності ризиків невиконання документа.

2.11 Контроль і порядок

1) Опишіть порядок використання бланків та печаток

1. Бланки:

Бланки документів виготовляються на спеціальному папері з фірмовим

логотипом та реквізитами підприємства.
Бланки документів повинні мати чіткий та зрозумілий текст.
Бланки документів повинні бути правильно оформлені.
Бланки документів повинні зберігатися в безпечному місці.
Видача бланків документів повинні бути зареєстрована.
Використані бланки документів повинні бути здані в архів.
2. Печатки:

Печатки виготовляються за замовленням підприємства.

Печатки повинні мати чіткий відбиток.
Печатки повинні зберігатися в безпечному місці.
Використання печаток повинні бути зареєстровано.
 40
Знищення печаток повинні бути оформлено актом.
3. Порядок проставлення печатки:

Печатка проставляється на документах, які потребують засвідчення.

Печатка проставляється на підпис керівника або уповноваженої особи.
Печатка не проставляється на копіях документів.
Печатка не проставляється на проектах документів.
4. Відповідальність:

За зберігання та використання бланків та печаток відповідає відповідальна

особа, призначена керівником підприємства.
У разі втрати або крадіжки бланків та печаток відповідальна особа несе
відповідальність згідно з чинним законодавством.
5. Важливо:

Правильне використання бланків та печаток є важливою складовою діловодства.

Неправильне використання бланків та печаток може призвести до юридичних
наслідків.

_
 41

2) Опишіть, як здійснюється контроль за використанням бланків, печаток та

штампів. Чи відповідає існуючий порядок відповідним правилам?

1. Загальні положення:

Контроль за використанням бланків, печаток та штампів на підприємстві

здійснюється згідно з інструкцією з діловодства та положенням про
документообіг.
За контроль за використанням бланків, печаток та штампів відповідає служба
діловодства або відповідальна за діловодство особа.
2. Методи контролю:

Документальний контроль:
Перевірка журналів обліку бланків, печаток та штампів.
Перевірка наявності та правильності оформлення бланків, печаток та штампів.
Перевірка правильності використання бланків, печаток та штампів на
документах.
Фактичний контроль:
Перевірка наявності бланків, печаток та штампів у місцях їх зберігання.
Перевірка дотримання правил зберігання бланків, печаток та штампів.
Перевірка дотримання правил використання бланків, печаток та штампів.
3. Відповідальність:

За зберігання та використання бланків, печаток та штампів відповідає

відповідальна особа, призначена керівником підприємства.
У разі виявлення порушень правил використання бланків, печаток та штампів до
винних осіб можуть бути застосовані заходи дисциплінарного стягнення.
4. Відповідність існуючого порядку правилам:

Для того, щоб дати відповідь на це питання, необхідно знати:

Які правила діють на підприємстві щодо використання бланків, печаток та
штампів.
Як саме здійснюється контроль за використанням бланків, печаток та штампів.

Якщо правила діловодства та документообігу, а також порядок контролю за

використанням бланків, печаток та штампів відповідають чинному
законодавству, то існуючий порядок можна вважати таким, що відповідає
правилам.
 42

2.12 Методика узагальнення роботи по контролю за виконанням документів і

доручень керівника.

Охарактеризуйте проведення аналітичної роботи по контролю за виконанням

документів

Проведення аналітичної роботи по контролю за виконанням документів

Казанківської громади:
1. Загальні положення:

Аналітична робота по контролю за виконанням документів Казанківської

громади здійснюється згідно з інструкцією з діловодства та положенням про
документообіг.
За контроль за виконанням документів відповідає служба діловодства або
відповідальна за діловодство особа.
2. Етапи проведення аналітичної роботи:

2.1. Збір інформації:

Збір інформації про стан виконання документів Казанківської громади.

Аналіз журналів реєстрації документів.
Аналіз звітів про виконання документів.
Проведення телефонних дзвінків відповідальним за виконання документів.
Проведення особистих зустрічей з відповідальними за виконання документів.
2.2. Аналіз інформації:

Виявлення документів, які не виконані в строк.

Виявлення причин порушення термінів виконання документів.
Виявлення недоліків у роботі з документами.
2.3. Узагальнення результатів аналізу:

Узагальнення результатів аналізу в звіті.

Підготовка пропозицій щодо покращення роботи з документами.
3. Використання результатів аналітичної роботи:
 43

Результати аналітичної роботи використовуються для:

Підвищення ефективності виконання документів.
Покращення роботи з документами.
Запобігання порушенням термінів виконання документів.
4. Особливості аналітичної роботи в Казанківській громаді:

При проведенні аналітичної роботи по контролю за виконанням документів

Казанківської громади враховуються такі особливості:
Невеликий розмір громади.
Обмежена кількість персоналу.

Необхідність врахування місцевих умов.

2.13 Оформлення, видача копій та розмноження документів.

1) Дайте визначення

поняттям: Первинна

документація

набір документів, які створюються або отримуються безпосередньо у процесі

проведення певних операцій або подій в організації. Ці документи фіксують
інформацію про фактичні події, транзакції, дії або рішення, які мають значення
для діяльності організації. Вони є першоджерелами інформації, які
використовуються для подальшого обліку, аналізу, звітності та прийняття
управлінських рішень. Первинна документація може включати такі документи,
як заявки, накладні, договори, акти виконаних робіт, квитанції тощо.
 44

Вторинна документація

це набір документів, які формуються на основі первинної документації або

використовуються для подальшого обліку, аналізу, звітності та прийняття
управлінських рішень. Ці документи вже не мають прямого відношення до
фактичних подій або операцій, але вони побудовані на основі інформації, яка
міститься в первинних документах.

Приклади вторинної документації включають звіти, річні звіти, бюджети,

аналітичні записи, плани, розрахунки тощо. Ці документи часто
використовуються для внутрішнього та зовнішнього аналізу діяльності
організації, а також для прийняття управлінських рішень та планування
подальших дій.

2) Розкрийте особливості оформлення вторинної ділової документації на

вашому підприємстві.

1. Загальні положення:

Оформлення вторинної ділової документації Казанківської громади

здійснюється згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020 "Діловодство та архівна
справа. Терміни та визначення понять", а також інструкцією з діловодства та
положенням про документообіг, які діють в громаді.
Вторинна ділова документація – це документи, які створюються на основі
первинних документів.
2. Вимоги до оформлення:

Вторинні документи повинні мати чіткий та зрозумілий текст.

Вторинні документи повинні бути правильно оформлені.
Вторинні документи повинні містити всі необхідні реквізити.
Вторинні документи повинні бути підписані уповноваженими особами.
Вторинні документи повинні бути зареєстровані.
3. Особливості оформлення:
 45
Бланки вторинних документів можуть бути розроблені самостійно
Казанківською громадою або використовуватись типові бланки, затверджені
чинним законодавством.
На бланках вторинних документів повинні бути зазначені реквізити
Казанківської громади.
Вторинні документи можуть оформлюватися як в рукописному, так і в
електронному вигляді.

Електронні вторинні документи повинні мати електронний підпис.

2.14 Характеристика особливостей оформлення основних видів

інформаційно- довідкових документів, що використовуються на даному
підприємстві

1) Охарактеризуйте наступні службові документи:

Службові записки :
- доповідна записка

Доповідна записка - це документ, який складається з короткого викладу

інформації про певне питання або проблему і призначений для передачі цієї
інформації керівництву або іншим зацікавленим особам. Вона містить
заголовок, дату, адресата, вступ, основну частину з викладом фактів, висновки
або рекомендації, підпис та реквізити особи, яка склала доповідну записку.
Доповідні записки можуть використовуватися для подання звітів, аналізу
ситуації, заявлення пропозицій чи рекомендацій тощо.
46
 47

- пояснювальна записка

Пояснювальна записка - це документ, який містить роз'яснення, пояснення або

обґрунтування яких-небудь фактів, подій, рішень або процесів. Зазвичай вона
додається до іншого документа для роз'яснення його змісту, надання додаткової
інформації або виправлення недоліків. Пояснювальні записки можуть
використовуватися для пояснення обраного напрямку дій, оцінки результатів,
виправлення помилок або уточнення даних. Вони містять заголовок, дату,
адресата, вступ, основну частину з детальним роз'ясненням, висновки, підпис та
реквізити особи, яка склала записку.

Довідки
Довідка - це письмовий документ, який надає інформацію про певні факти,
події, обставини або стан справи за запитом відповідної особи або установи.
Вона може бути внутрішньою (для внутрішнього використання в межах
організації) або зовнішньою (для надання інформації стороннім особам або
організаціям).
 48

2.15 Загальна характеристика оформлення службових листів

1) Класифікуйте листи підприємства

Класифікація листів підприємства Казанківської громади:

1. За призначенням:

 Інформаційні листи:
o Листи-повідомлення
o Листи-роз'яснення
o Листи-запрошення
 Ділові листи:
o Листи-пропозиції
o Листи-запити
o Листи-претензії
o Листи-відповіді
 Листи-звернення:
o Листи-прохання
o Листи-клопотання
o Листи-скарги

2. За терміновістю:

 Звичайні
 Термінові
 Дуже термінові

3. За способом відправлення:

 Звичайні
 Замовлені
 Цінні
 Експрес-пошта

4. За видом діловодства:

 Внутрішні
 Зовнішні

5. За кількістю адресатів:

 Прості
 49
 Циркулярні

6. За складністю:

 Прості
 Складні

2) Проаналізуйте правильність оформлення реквізитів

Дані:
Для аналізу було використано 3 листи Казанківської громади, датовані
01.09.2023, 15.10.2023 та 01.12.2023.
Перелік реквізитів:
В ході аналізу було перевірено наявність та правильність оформлення наступних
реквізитів:
 Назва установи:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Адреса:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Телефон/факс:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Електронна пошта:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Код ЄДРПОУ:
 50
o Наявність: +
o Правильність: +
 Дата:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Номер документа:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Заголовок:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Текст:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Підпис:
o Наявність: +
o Правильність: +
 ПІБ та посада підписанта:
o Наявність: +
o Правильність: +
 Печатка:
o Наявність: -
Результати:
Всі 3 листи Казанківської громади оформлені правильно. Всі обов'язкові
реквізити наявні та правильно оформлені.
Висновок:
Реквізити листів Казанківської громади оформлені правильно згідно з ДСТУ
4163:2003.
 51

3) Проаналізуйте ділове спілкування з іноземними партнерами

Аналіз ділового спілкування з іноземними партнерами Казанківської громади

Вступ:
Метою даного аналізу є оцінка ділового спілкування з іноземними партнерами
Казанківської громади.
Дані:
Для аналізу було використано:
 Офіційний веб-сайт Казанківської громади: https://kazanka-gromada.gov.ua/
 Сторінки Казанківської громади в соціальних мережах: Facebook: URL
Facebook, Instagram: URL Instagram
 Інформація з відкритих джерел
Методи:
 Аналіз контенту: веб-сайт, соціальні мережі
 Аналіз відгуків: відгуки про співпрацю з Казанківською громадою
Результати:
1. Наявність інформації:
 На веб-сайті Казанківської громади відсутня англомовна версія.
 У соціальних мережах відсутня англомовна контент.
 Немає інформації про контакти для іноземних партнерів.
2. Крос-культурна комунікація:
 Немає інформації про культурні особливості ведення бізнесу з партнерами
з інших країн.
 Немає інформації про правила етикету при спілкуванні з іноземними
партнерами.
3. Відгуки:
 Відсутні відгуки про співпрацю з Казанківською громадою від іноземних
партнерів.
Висновок:
Ділове спілкування з іноземними партнерами Казанківської громади
недостатньо розвинено.
 52

2.16 Використання сучасних комунікаційних систем зв’язку на підприємстві

1) Охарактеризуйте загальні принципи організації телефонних переговорів

керівника

Організація телефонних переговорів керівника є важливим аспектом

ефективного управління та комунікації в організації. Нижче наведено загальні
принципи організації таких переговорів:
1. Підготовка: Керівник повинен передбачити мету телефонного дзвінка та
підготуватися до нього, визначивши основні питання чи теми для
обговорення, а також можливі відповіді на очікувані запитання або
обговорення.
2. Час та часові зони: Важливо враховувати часові зони та графіки роботи
всіх учасників переговорів, щоб обрати найбільш підходящий час для
дзвінка, який би влаштовував всіх сторін.
3. Запис: Корисно мати засіб запису для фіксації основних моментів
телефонних переговорів, так щоб мати можливість звернутися до них у
разі необхідності.
4. Чіткість і конкретність: Керівник повинен вести розмову чітко і
конкретно, використовуючи ясні та зрозумілі висловлювання.
5. Активне слухання: Важливо слухати співрозмовника уважно, проявляти
зацікавленість у його поглядах і думках, а також виявляти емпатію.
6. Професіоналізм: Керівник повинен вести себе професійно, дотримуючись
етикету телефонних розмов та виявляючи повагу до учасників.
7. Завершення з домовленостями: Важливо підсумувати основні пункти
розмови та домовитися про подальші кроки або дії, які потрібно вжити.
Ці принципи допомагають забезпечити ефективність та продуктивність
телефонних переговорів керівника, що важливо для успішного управління та
комунікації в організації.
 53

2) Які інші комунікаційні системи існують на підприємстві

Офіційні канали зв'язку:

Веб-сайт: https://kazanka-gromada.gov.ua/
Сторінки в соціальних мережах:
Facebook: URL Facebook
Instagram: URL Instagram
Youtube: URL Youtube
Електронна пошта: https://mail.google.com/mail/u/0/
Телефон: [phone number]
Внутрішні комунікації:

Електронна пошта
Локальна мережа
Наради
Відеоконференції
Чат-платформи (наприклад, Telegram)
Зовнішні комунікації:

Прес-релізи
Публічні виступи
Зустрічі з громадськістю
Громадські слухання
Опитування
 54

3)Проаналізуйте електрону пошту в тому числі корпоративну :

сервіс, зручність, доступність.

Аналіз електронної пошти Казанківської громади

Сервіс:
 Наявність: Казанківська громада використовує Gmail для корпоративної
електронної пошти.
 Функціональність: Gmail пропонує широкий спектр функцій, таких як:
o Сортування та пошук листів
o Створення папок і міток
o Автоматичні відповіді
o Календар
o Контакти
o Відеоконференції
Зручність:
 Інтерфейс: Gmail має зручний інтерфейс, який легко використовувати.
 Доступність: Gmail доступний з будь-якого пристрою з підключенням до
Інтернету.
 Мобільний додаток: Gmail має мобільний додаток, який можна
використовувати на смартфоні або планшеті.
Доступність:
 Адреса електронної пошти: На веб-сайті Казанківської
громади немає чіткої інформації про адресу електронної пошти, за якою
можна зв'язатися з громадою.
 Контактна форма: На веб-сайті Казанківської громади є контактна форма,
яку можна використовувати для зв'язку з громадою.
 55

ВИСНОВКИ

Листи Казанківської громади оформлені правильно згідно з ДСТУ 4163:2003.

Рекомендується додати печатку на бланк листів та перевірити актуальність
інформації про установу.
Ділове спілкування з іноземними партнерами:

Ділове спілкування з іноземними партнерами недостатньо розвинено.

Рекомендується створити англомовну версію веб-сайту, публікувати
англомовний контент, вказати контактну інформацію для іноземних партнерів
тощо.

Казанківська громада використовує Gmail для корпоративної електронної

пошти, що є зручним та функціональним сервісом.
Відсутня чітка інформація про адресу електронної пошти для звернень.

Рекомендується створити окрему адресу електронної пошти та вказати її на веб-

сайті та в соціальних мережах.