‫دليل االستخدام لبرنامج الموظف المثالي‬

‫‪1‬‬
 ‫محتويات الدليل ‪:‬‬
‫مميزات البرنامج‬ ‫‪-1‬‬
‫إدارة الفروع (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل)‬ ‫‪-2‬‬
‫إدارة الموظفين (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل)‬ ‫‪-3‬‬

‫‪2‬‬
 ‫‪ -4‬إدارة الفترات والنوبات (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل)‬
‫‪ -5‬توزيع الموظفين على الفترات والنوبات‬
‫‪ -6‬ضبط قواعد الراتب للموظفين‬
‫‪ -7‬اكتشاف أخطاء التبصيم للموظفين‬
‫‪ -8‬تصحيح أخطاء التبصيم يدويا‬
‫‪ -9‬تصحيح أخطاء التبصيم تلقائيا‬
‫حساب الراتب وإعتماده‬ ‫‪-10‬‬
‫‪ -11‬طباعة التقارير اإلجمالية والتحليلية‬
‫‪ -12‬إدارة مستخدمين البرنامج والصالحيات‬
‫‪ -13‬التحديثات الجديدة‬

‫مميزات البرنامج ‪:‬‬

‫يربط البرنامج بين الفروع محليا او عبر النت ( يحتاج الى اشتراك سنوي)‬ ‫‪-1‬‬
‫بحيث كل فرع يوجد فيه جهاز بصمة‬
‫يمكن إضافة عدد النهائي من الموظفين من البرنامج حتى وان لم يكن جهاز‬ ‫‪-2‬‬
‫البصمة يسمح بذلك (يتم تحضير الموظفين اللذين لم يقبلهم جهاز البصمة‬
‫يدويا عبر البرنامج)‬
‫دعم أجهزة البصمة المختلفة وقابلة دمجها في البرنامج مثل ‪zktec-‬‬ ‫‪-3‬‬
‫‪realand and fingertec‬‬
‫يدعم البرنامج نظام المكافئات والجزاءات والسلف والسدادات والتي تندمج‬ ‫‪-4‬‬
‫مع نظام الراتب كما يوجد أرشيف متكامل لبيانات الموظفين وصورهم‬
‫يدعم البرنامج تحضير الموظفين يدويا لتفادي حاالت عطل أو انقطاع التيار‬ ‫‪-5‬‬
‫الكهربائي عن جهاز البصمة أو عدم قبول جهاز البصمة لبصمات بعض‬
‫الموظفين‬
‫نظام الفترات والنوبات يقوم بضبط ساعات العمل ووقت حساب التأخير‬ ‫‪-6‬‬
‫واإلضافي والغياب واإلجازات األسبوعية والشهرية والسنوية‬
‫اكتشاف أخطاء التبصيم والتالعب بالبصمة من قبل الموظفين مثل تكرار‬ ‫‪-7‬‬
‫البصمات أو نسيان التبصيم او قلب حالة التبصيم من حضور إلى انصراف‬
‫‪3‬‬
 ‫التصحيح التلقائي لألخطاء والذي يقلل من الوقت والجهد المبذول لتصحيح‬ ‫‪-8‬‬
‫األخطاء يدويا‬
‫يعمل البرنامج على قاعدة البيانات ‪ Sql server‬القوية واالمنة والتي تدعم‬ ‫‪-9‬‬
‫الشبكة بحيث يمكن تشغيل البرنامج من أي جهاز في الشبكة‬
‫التحديثات المستمرة للبرنامج والدعم الفني‬ ‫‪-10‬‬

‫إدارة الفروع (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل) ‪:‬‬

‫الخطوة األولى لتهيئة نظام البصمة هي إضافة الفروع ويمكن ربط فروع‬
‫الشركة أو المنشأة محليا أو عبر النت (يحتاج اشتراك سنوي) بحيث يمثل كل‬
‫فرع جهاز بصمة لذا عند إضافة الفرع يجب تحديد بيانات االتصال بجهاز‬
‫البصمة (رقم األي بي والمنفذ)‬
‫إلضافة أو تعديل أو حذف أي فرع ندخل من تهيئة النظام ‪ <--‬إضافة الفروع‬
‫كما في الصورة التالية ‪:‬‬

‫‪4‬‬
 ‫مالحظة ‪:‬‬
‫رقم الجهاز ورقم األي بي ومنفذ االتصال ونوع الجهاز وموديله نقرأها من‬ ‫‪-1‬‬
‫جهاز البصمة‬
‫لحذف أو تعديل بيانات الفرع يجب اختياره من شبكة بيانات الفروع‬ ‫‪-2‬‬
‫يجب كتابة رقم األي بي ورقم المنفذ بشكل صحيح لكي تتم عملية استيراد‬ ‫‪-3‬‬
‫بيانات الموظفين من جهاز البصمة من شاشة إضافة الموظفين وكذلك‬
‫استيراد بصمات التحضير للموظفين من شاشة االستيراد كما في الصورة‬
‫التالية‪:‬‬

‫إدارة أقسام الشركة (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل) ‪:‬‬

‫‪5‬‬
 ‫إدارة الموظفين (إضافة – حذف – تعديل ‪ -‬بحث) ‪:‬‬
‫بعد إضافة الفروع تأتي الخطوة الثانية لتجهيز نظام البصمة وهي إضافة الموظفين‬
‫وتفاصيل بياناتهم من شاشة الموظفين ويمكن من هذه الشاشة إستيراد بيانات‬
‫الموظفين من جهاز البصمة او إضافة الموظفين الجدد والغير موجودين في جهاز‬
‫البصمة‬
‫مالحظة ‪:‬‬
‫‪ - 1‬تتم عملية إضافة الموظفين بطريقتين‪:‬‬
‫إضافة الموظفين من جهاز البصمة ثم استيراد بياناتهم من البرنامج‬ ‫‪-1‬‬
‫إضافة الموظفين من البرنامج ثم أخد بصمات أصابعهم من جهاز البصمة بحيث‬ ‫‪-2‬‬
‫يتم تعين رقم لكل موظف عند إضافته بهذه الطريقة هذا الرقم هو دليلنا للدخول‬
‫على بيانات الموظف في جهاز البصمة‬
‫‪ - 2‬لحذف أو تعديل بيانات الموظف يجب اختياره من شبكة بيانات الموظف‬
‫‪ – 3‬يمكن توقيف الموظفين بحيث اليتم إظهارهم في بقية الشاشات‬

‫‪6‬‬
7
 ‫إدارة الفترات والنوبات (إضافة – حذف ‪ -‬تعديل) ‪:‬‬
‫بعد إضافة الفروع والموظفين تأتي الخطوة الثالثة لتجهيز نظام البصمة وهي إضافة‬
‫الفترات أو النوبات من شاشة إضافة الفترات أو إضافة النوبات ويمكن في هذه الشاشة‬
‫تحديد أوقات بداية الدوام ونهايته للفترة الواحدة أو للفترتين ومتى يتم احتساب التأخير‬
‫واإلضافي والغياب وتخصيص أيام العمل األسبوعية وقواعد الحضور لكل موظفين‬
‫هذه الفترة (ويمكن عمل ذلك لموظف واحد أو أكثر من شاشة توزيع الفترات ) والتي‬

‫‪8‬‬
‫تعتمد عليها طريقة التصحيح التلقائي لألخطاء (سيأتي ذكره الحقا) كما في الصور‬
‫التالية‪:‬‬
‫لحذف أو تعديل بيانات الفترة يجب اختياره من شبكة بيانات الفترات‬

‫شاشة تحديد أيام العمل األسبوعية لكل موظفين الفترة المحددة‬

‫شاشة قواعد الحضور واالنصراف لكل موظفين الفترة المحددة‬

‫‪9‬‬
 ‫مالحظة ‪:‬‬
‫‪ -1‬تم تطوير شاشة قواعد الحضور واالنصراف لتساعد آلية تصحيح األخطاء تلقائيا‬
‫بتحديد الوقت الذي يتم فيه البحث عن الحضور واالنصراف كما هو موضح في الشاشة‬
‫التالية ‪:‬‬

‫‪10‬‬
 ‫كمثال لتوضيح خيارات البحث عن الحضور واالنصراف نفرض أن الموظف لديه‬
‫الدوام التالي‪:‬‬
‫الفترة الصباحية ‪ :‬من الثامنة صباحا حتى الواحدة ظهرا‬
‫الفترة المسائية ‪ :‬من الرابعة عصرا حتى التاسعة مساءا‬
‫وإذا كان عدد الدقائق المسجلة في خانة ( قبل الحضور ‪ 300 = ) 1‬دقيقة = ‪5‬‬
‫ساعات‬
‫وكانت عدد الدقائق المسجلة في خانة ( بعد الحضور‪ 240 = ) 1‬دقيقة = ‪ 4‬ساعات‬
‫فهذا يعني أن البرنامج سيبحث عن الحضور األول (الساعة الثامنة صباحا) من‬
‫الساعة الثالثة فجرا ( ‪ ) 3 = 5 – 8‬إلى الساعة الثانية عشر ظهرا ( ‪) 12 = 4 + 8‬‬
‫فإن لم يجد الحضور األول في هذا التوقيت سيقوم بتطبيق أحد الخيارات المسجلة في‬
‫خانة نسيان التبصيم للحضور ‪ 1‬وهي ‪:‬‬
‫غياب لتلك الفترة‬ ‫‪-1‬‬
‫إضافة حضور متأخر بعدد الدقائق المسجلة في خانة ( دقائق الحضور المتأخر )‬ ‫‪-2‬‬
‫إضافة حضور حسب الفترة ( يعني في مثالنا سيتم إضافة حضور بالساعة الثامنة‬ ‫‪-3‬‬
‫صباحا )‬
‫وهكذا باقي خيارات البحث عن الحضور واالنصراف وملخص ذلك مايلي‪:‬‬
‫يتم البحث عن الحضور‪ 1‬من ‪3‬ص إلى ‪12‬م‬ ‫‪-1‬‬
‫يتم البحث عن الحضور‪ 2‬من ‪3‬م إلى ‪9‬م‬ ‫‪-2‬‬
‫يتم البحث عن االنصراف‪ 1‬من ‪9‬ص إلى ‪2‬م‬ ‫‪-3‬‬
‫يتم البحث عن االنصراف‪ 2‬من ‪5‬م إلى ‪2‬ص‬ ‫‪-4‬‬

‫شاشة إضافة النوبات هي مثل شاشة إضافة الفترات والفرق بينهما هي أن فترة‬ ‫‪-2‬‬
‫االستراحة بين الفترتين تكون قصيرة مثل ساعة أو نصف ساعة‬

‫‪11‬‬
 ‫توزيع الموظفين على الفترات والنوبات ‪:‬‬
‫الخطوة الرابعة في عملية تهيئة البرنامج هي توزيع الموظفين المضافين في شاشة‬
‫إضافة الموظفين على الفترات المضافة في شاشة إضافة الفترات وبهذا التوزيع يتعرف‬
‫البرنامج على زمن بدء الدوام ونهايته‬

‫‪12‬‬
 ‫مالحظة ‪:‬‬
‫ذكرنا في قسم إدارة الفترات والنوبات أنه يمكن تخصيص أيام العمل وقواعد الحضور‬
‫واالنصراف ألي موظف بحيث نستثنيه من هذه الخيارات المسجلة لكل موظفين الفترة‬
‫المسجلة لهذا الموظف في شاشة الفترات وذلك باختيار ( تخصيص أيام العمل – قواعد‬
‫الحضور واالنصراف ) من شاشة التوزيع كما يلي‪:‬‬

‫‪13‬‬
 ‫ضبط قواعد الراتب للموظفين ‪:‬‬
‫أخر وأهم خطوة لتهيئة البرنامج هي ضبط رواتب الموظفين من شاشة قواعد الراتب‬
‫في هذه الشاشة يتم تحديد الراتب األساسي واجر اليوم والساعة والتأمينات السنوية‬
‫والشهرية والزيادات السنوية والشهرية والبدالت وكيف يتم التعامل مع دقائق التأخير‬
‫واإلضافي والغياب كما في الصورة التالية ‪:‬‬

‫اكتشاف أخطاء التبصيم للموظفين وتصحيحها يدويا ‪:‬‬

‫من شاشة حساب الراتب يمكن متابعة أخطاء البصمة ومراقبة الموظفين المتالعبين‬
‫بالبصمة تتمثل هذه األخطاء بالتالي ‪:‬‬
‫تكرار التبصيم للحضور او االنصراف‬ ‫‪-1‬‬
‫نسيان التبصيم للحضور او االنصراف‬ ‫‪-2‬‬
‫قلب حالة التحضير بحيث يصبح بدل الحضور انصراف أو بدل االنصراف حضور‬ ‫‪-3‬‬
‫الحضور في يوم إجازة مثل إجازة األعياد ( قد اليعتبر هذا خطأ ولكن يجب التنبيه‬ ‫‪-4‬‬
‫عليه حتى يتم احتساب ساعات إضافية لهذا الحضور)‬
‫قد تكون هذه األخطاء مفتعلة أو غير ذلك ولكن هذه الشاشة تظهر هذه األخطاء‬

‫‪14‬‬
 ‫خطأ التكرار ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬
‫يظهر هذا الخطأ عندما نجد سجالن أو أكثر للحضور أو االنصراف لموظف في نفس‬
‫ساعات العمل مثل الصورة التالية‪:‬‬

‫تتم معالجة هذا الخطأ بحذف جميع التكرارات عدا واحد باختيارها من نفس الشاشة ثم‬
‫اختيار حذف كما في الصورة التالية ‪:‬‬

‫‪15‬‬
 ‫خطأ النسيان ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫يظهر هذا الخطأ عندما النجد سجل للحضور أو االنصراف لموظف في نفس ساعات‬
‫العمل مثل الصورة التالية ‪:‬‬

‫‪16‬‬
 ‫مالحظة‪:‬‬
‫في حالة عدم وجود سجل حضور ويوجد سجل انصراف لموظف لفترة واحدة فإن‬ ‫‪-1‬‬
‫البرنامج يظهر له سجل غياب لتلك الفترة كما في الصورة‬
‫في حالة عدم وجود سجل حضور وانصراف لموظف لفترة واحدة فإن البرنامج‬ ‫‪-2‬‬
‫يظهر له سجل غياب لتلك الفترة كما في الصورة‬

‫خطأ عكس الحالة ‪:‬‬ ‫‪-3‬‬

‫يظهر هذا الخطأ عندما نجد سجل إنصراف بدل الحضور اوسجل حضور بدل‬
‫االنصراف لموظف في نفس ساعات العمل مثل الصورة التالية ‪:‬‬

‫‪17‬‬
 ‫خطأ حضور في يوم إجازة ‪:‬‬ ‫‪-4‬‬

‫تصحيح أخطاء التبصيم تلقائيا ‪:‬‬

‫أخطاء التبصيم متواجدة دائما ولكن تصعب عملية تصحيحها عندما تكون كثيرة وعدد‬
‫الموظفين كثير لذلك يدعم البرنامج تصحيح هذه األخطاء تلقائيا بتحديد قواعد الحضور‬
‫واإلنصراف كما في الشاشة التالية ‪:‬‬

‫‪18‬‬
 ‫تم تطوير شاشة قواعد الحضور واالنصراف كما في هذه الشاشة‬

‫تم شرح هذه الشاشة في قسم إدارة الفترات والنوبات‬

‫قواعد ومعايير الحضور المتوفرة كما يلي ‪:‬‬

‫نسيان التبصيم للحضور ‪ -1(:‬غياب لتلك الفترة – ‪ -2‬إضافة حضور متأخر‬ ‫‪-1‬‬
‫بدقائق محددة – ‪ -3‬إضافة حضور حسب الفترة)‬
‫نسيان التبصيم لإلنصراف ‪ -1(:‬غياب لتلك الفترة – ‪ -2‬إضافة إنصراف مبكر‬ ‫‪-2‬‬
‫بدقائق محددة – ‪ -3‬إضافة إنصراف حسب الفترة)‬
‫تكرار التبصيم للحضور ‪ -1( :‬إحتساب أول حضور – ‪ -2‬إضافة حضور‬ ‫‪-3‬‬
‫متأخر بدقائق محددة – ‪ -3‬إحتساب أخر حضور)‬
‫تكرار التبصيم لإلنصراف ‪ -1( :‬إحتساب أول إنصراف – ‪ -2‬إضافة إنصراف‬ ‫‪-4‬‬
‫مبكر بدقائق محددة – ‪ -3‬إحتساب أخر إنصراف)‬
‫خطأ عكس الحالة ‪( :‬يتم تصحيحه تلقائيا)‬ ‫‪-5‬‬
‫خطأ حضور في يوم إجازة ‪( :‬يتم تصحيحه تلقائيا)‬ ‫‪-6‬‬

‫‪19‬‬
 ‫حساب الراتب وإعتماده ‪:‬‬
‫حساب الراتب من تقرير ‪ 2‬بعد تصحيح األخطاء‬ ‫‪-1‬‬
‫بعد التأكد من تصحيح جميع أخطاء التبصيم نقوم بحساب الراتب من شاشة التقارير كما‬
‫في الصورة ‪:‬‬

‫حساب الراتب من تقرير ‪ 5 - 4 – 3‬واليحتاج الى تصحيح األخطاء وإنما‬ ‫‪-2‬‬

‫يعتمد على قواعد الحضور واالنصراف وخيارات التصحيح التلقائي‬

‫‪20‬‬
21
‫نظام اإلجازات (إضافة – حذف – تعديل ‪ -‬بحث) ‪:‬‬

‫‪22‬‬
‫نظام اإلستئذانات (إضافة – حذف – تعديل ‪ -‬بحث) ‪:‬‬

‫‪23‬‬
24
‫نظام الدوام اإلضافي (إضافة – حذف – تعديل ‪ -‬بحث) ‪:‬‬

‫‪25‬‬
‫نظام المكافئات والجزاءات (إضافة – حذف – تعديل ‪ -‬بحث) ‪:‬‬

‫‪26‬‬
 ‫طباعة التقارير اإلجمالية والتحليلية ‪:‬‬
‫التقرير ‪1‬‬ ‫‪-1‬‬

‫‪27‬‬
 ‫التقرير ‪2‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪28‬‬
 ‫التقرير ‪3‬‬ ‫‪-3‬‬
‫نموذج ‪1‬‬

‫نموذج ‪2‬‬

‫نموذج ‪3‬‬

‫‪29‬‬
 ‫نموذج ‪4‬‬

‫‪30‬‬
 ‫كشوفات الراتب ‪:‬‬

‫‪31‬‬