Hazırlayan :

Yalçın KILIÇ
Kalite Yönetim Müdürü
 DÜZELTİCİ FAALİYET
Problemler ortaya çıktıktan
sonra yapılan tedavi edici
faaliyetlerdir. Kısaca DF ile
ifade edilir.
 ÖNLEYİCİ FAALİYET
Problemler ortaya
çıkmadan önce yapılan
tedavi edici faaliyetlerdir.
Kısaca ÖF ile ifade edilir.
 DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ
FAALİYETLERE BAZI ÖRNEKLER
DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ
Yangın çıktıktan sonra Yangın çıkmaması için
söndürmek tedbir almak
Bozuk ürünü onarmak, Bozuk ürün olmamasını
hurda etmek sağlamak
Arıza çıkınca tamir Koruyucu, önleyici bakım
etmek yapmak
Müşterileri küstürünce Müşterileri küstürmemek
gönüllerini almak için tedbirler almak
Suyu boşaltmaya Damlaları ve akan
uğraşmak delikleri kapatmak
 DÜZELTİCİ-ÖNLEYİCİ FAALİYET
KARŞILAŞTIRMASI
DÜZELTİCİ FAALİYET ÖNLEYİCİ FAALİYET
Problemler ortaya Problemler ortaya
çıktıktan sonra yapılır. çıkmadan önce yapılır.
Problemin etkisini Problemin kendisini
ortadan kaldırır. ortadan kaldırır.
Problemlerin ortaya Problemlerin ortaya
çıkmasını sağlayan çıkmasını sağlayan
sebepleri düzeltir. sebepleri önler.
Etkisi kısa sürer. Kalıcı Etkisi uzun süre devam
değildir. eder. Kalıcıdır.
 Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin
her ikisi de gereklidir.
Problemler ortaya çıktıktan sonra daha fazla zarar
vermelerini önlemek için düzeltilmeleri gerekir.
Ortaya çıkması muhtemel problemleri çıkmadan
önce önlemek gerekir. Bazı problemler sonradan
düzeltilse bile etkisi uzun süren zararlar bırakabilir.
Bazı problemler kendini hissettirmeden umulmadık
anda ortaya çıkar. Bunu önceden fark edemeyiz. Bir
takım tedbirler alarak bunların bir kısmını önlemek
mümkün olabilmektedir.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ
FAALİYETLERİN FAYDALARI
Problemlerin ortadan kaldırılmasını, düzeltilmesini
ve Problem oluşmamasını sağlar.
Verimliliği ve kaliteyi arttırır.
Sürekli iyileştirme faaliyetlerine katkı sağlar.
Hataların en aza indirilmesini sağlar. (sıfır hata)
Maliyetlerin düşmesini, karlılığın artmasını sağlar.
Zaman kaybını önleyerek performansın artmasını
sağlar.
Sistemin sürekli gelişmesini ve yenilenmesini sağlar.
 1.AMAÇ ve KAPSAM
Bu Prosedürün amacı mevcut ve potansiyel
uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmaya ve
sistemi geliştirmeye yönelik düzeltici ve önleyici
faaliyetlerin yürütülmesi için yöntem geliştirmektir.
Bu Prosedür kalite sistemiyle ilgili tüm uygunsuzluklar,
iç denetim, dış denetim ve müşteri denetimleri,
gözetim ve incelemeler sırasında rastlanılan tüm
potansiyel uygunsuzluklar ve firmanın gelişimine
yönelik tüm fikir ve öneriler için uygulanabilir. Yazılı
veya sözlü müşteri şikâyetleri için de kullanılır.
 2.TANIMLAR
DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Düzeltme: Tespit edilen uygunsuzluğu ortadan
kaldırmak için gerçekleştirilen faaliyet.
Düzeltici Faaliyet (DF): Meydana gelen ürün/hizmet
uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin sebeplerini
tespit etmek ve tekrarını önlemek için planlanan
faaliyetlerdir.
Önleyici Faaliyet (ÖF): Meydana gelebilecek ürün /
hizmet uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin, daha
meydana gelmeden potansiyel sebeplerini tespit etmek,
analiz etmek ve ortadan kaldırmak için alınması
gereken kısa veya uzun vadeli tedbirlerdir.
 3.SORUMLULUK ve YETKİ
DÖF talep edilen bölüm yöneticisi bu faaliyetleri
gerçekleştirmekle sorumludur. İyileştirmeye açık alan
tespit eden çalışanlarımız faaliyet isteğinde
bulunabilirler.
Bu Prosedürün işleyişinden, DÖF’ lerin
sonuçlandırılması ve takibinden Kalite Yöneticisi
sorumludur.
Gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğinin
değerlendirilmesi ve sonuçların üst yönetime
raporlanması ve YGGT’ na sunulmasından Yönetim
Temsilcisi sorumludur.
 4. UYGULAMA
a) Genel: Sistem uygunsuzluklarının sebeplerini ortadan
kaldırmak için DF yürütülür. Potansiyel uygunsuzlukların
sebeplerini ortadan kaldırmak için ÖF gerçekleştirilir.
Aşağıdaki hallerde kalite sistemi dâhilinde DÖF başlatılması
gerektiren uygunsuzluklar, potansiyel uygunsuzluklar ve
eksiklikler var demektir;
Yapılan düzenli gözetim, muayene ve testlerin sonuçları ile
tespit edilen uygunsuzluklar.
Sistemle ilgili uygunsuzluklar ya da potansiyel
uygunsuzluklar, kalite kayıtları, süreçler ve operasyonların
incelenmesi sırasında tespit edilen uygunsuzluklar.
İç, dış ve müşteri denetimleri sırasında tespit edilen
uygunsuzluklar
Değerlendirme sonucuna göre müşteri şikâyetleri, önerileri ve
talepleri
HANGİ SEBEPLERDEN DOLAYI DÖF
YAZILIR?
Kalite sisteminden sapmalar (prosedüre, talimata
uymama)
Uygun olmayan ürünler
İç denetimlerde saptanan uygunsuzluklar
Görev gereklerinin, sorumlulukların yerine
getirilmemesi
Toplantı kararlarına uyulmaması
Tedarikçilerle ilgili problemler ve sıkıntılar
İyileştirme önerileri
Belirlenen gerekleri aşırı oranda aşmayan eksiklikler ve
benzeri küçük uygunsuzluklar tutanaklar ve raporlar ile
çözüme kavuşturulur. Tekrar etme riski bulunmayan bu tür
hallerde DF açılmaz.
b) Faaliyet talebi / değerlendirme / yürütme: DÖF
talepleri FR 8 01 (DÖF Formu) ile yapılır. Talepte bulunan
bölüm / kişi ilgili formun ilk bölümünü doldurur. Bu
kısımda yapılması istenen faaliyetin türü (düzeltici,
önleyici) işaretlenir. Faaliyeti talep eden kişinin ismi,
faaliyeti gerçekleştirmesi istenen bölüm / kişi yazılır.
Hatanın / muhtemel hatanın tespit şekli işaretlenir.
Uygunsuzluk / muhtemel uygunsuzluk özetlenir. Faaliyet
gerçekleştirilmesi istenen konunun ilgili standardın (ISO
9001) hangi maddesine denk geldiği parantez içinde
belirtilir. Faaliyetin talep edildiği tarih yazılır.
Talepler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir. Faaliyet
yapılması uygun görülenler için gerekli faaliyet yürütülür.
Faaliyetin tamamlanması öngörülen tarih yazılır. Bu
kapsamda Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulaması
sırasında mevcut kalite dokümanlarında revizyon
ihtiyacının tespit edilmesi halinde Kalite Yöneticisi
tarafından durum değerlendirilir ve gereği yerine getirilir.
Açılan Düzeltici faaliyetlerde öncelikle uygunsuzluğun
gözden geçirilmesi (müşteri şikâyetleri dâhil) sağlanır.
Hatanın (uygunsuzluğun) temel sebebi belirlenir. Tekrar
etmemesini sağlayıcı tedbirlere yönelik ihtiyaç
değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenerek uygulamaya
konulur. Uygulanan faaliyetlerin kayıtları tutulur.
Önleyici faaliyet gerçekleştirilmesi gerekli hallerde;
öncelikle muhtemel uygunsuzluklar ve bunların sebepleri
belirlenir. Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önleyici
faaliyet ihtiyacı değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenir
ve uygulanması sağlanır. Uygulanan faaliyetin sonuçları
kaydedilir. Uygulanan önleyici faaliyet gözden geçirilir.
c) Müşteri ve 3. taraf şikâyetleri: DÖF ile ilgili gerekli
faaliyetleri talep etmek uygunsuzluğu tespit eden kişiye
aittir. Uygunsuzluk, dış bir kurum (müşteri ve üçüncü
şahıslar) tarafından tespit edilmişse DÖF başlatmak Kalite
Yöneticisinin sorumluluğundadır.
Müşteri şikâyetleri için DÖF başlatılması durumunda,
Kalite Yöneticisi yazılı olarak müşteriyi inceleme sonuçları
ve uygunsuzluk sebeplerinin ortadan kaldırılması için
gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ve alınan tedbirler
hakkında bilgilendirir.
d) Sonuçlar ve Takip: Takip, izleme veya denetim işlemleri
Yönetim Temsilcisi ya da onun yetki verdiği personel
tarafından düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü ve
hedeflere ulaşıldığının doğrulanması için yapılır.
Yürütülen düzeltici ve önleyici faaliyetlerin tatmin edici
bulunmasının ardından DÖF imzalanır ve kapatılır. Tatmin
edici bulunmayan faaliyetler için ek süre verilir ve takip
denetimi yapılır. Eğer sonuçlar yine tatmin edici değilse eski
DÖF kapatılır ve yeni kayıt numarası verilerek DÖF açılır.
Yönetim Temsilcisi –gerekli hallerde– bu konudaki
yetkilerini Kalite Yöneticisine devredebilir.
Düzeltici / Önleyici faaliyetlerin etkin olarak takibini
sağlayabilmek için açılan bütün faaliyetler Kalite Yöneticisi
tarafından DÖF Takip Listesine kaydedilir ve izlenir.
Başlatılan Düzeltici faaliyetin etkinliği senede bir Kalite
Yöneticisi tarafından kontrol edilir, değerlendirilir ve DÖF
formundaki etkinlik kontrolü kısmına kaydedilir. Düzeltici
faaliyetin etkin olmadığı görüldüğünde tekrar DF başlatılır,
farklı kök sebepler incelenerek düzeltici faaliyetler
tamamlanır.
DÖF sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından YGGT
gündemine taşınır.
e) İyileştirme Önerisi: İyileştirme talepleri FR 8 12
(İyileştirme Önerisi Formu) ile yapılır. Talepte bulunan
bölüm / kişi ilgili formun ilk bölümünü doldurur. Faaliyeti
talep eden kişinin ismi, bölümü yazılır. İyileştirme önerisi
özetlenir. Önerinin talep edildiği tarih yazılır.
Talepler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir. Uygun
görülen öneriler için gerekli faaliyet yürütülür. Faaliyetin
tamamlanması öngörülen başlama ve bitiş tarihleri yazılır.
Yapılacak faaliyetler özetlenir. Faaliyet sorumlusu belirlenir.
Yapılan faaliyetler kaydedilir.
Yapılan faaliyetlerin tatmin edici bulunmasının ardından
form imzalanır ve kapatılır. Tatmin edici bulunmayan /
tamamlanmayan faaliyetler olduğunda form kapatılmaz ve
sonuç belirlenen tarihe kadar beklemeye alınır.
İyileştirme Önerilerinin etkin olarak takibini sağlayabilmek
için açılan bütün faaliyetler Kalite Yöneticisi tarafından
DÖF Takip Listesine kaydedilir ve izlenir.
İyileştirme Önerisi sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından
YGGT gündemine taşınır.
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
FR 8 01 DÖF Formu
FR 8 12 İyileştirme Önerisi Formu
LS 8 02 DÖF Takip Listesi
İYİLEŞTİRME NASIL YAPILIR?
NE İYİLEŞTİRİLECEK? Neyin iyileştirileceği tespit edilir.
NASIL İYİLEŞTİRİLECEK? Nasıl iyileştirileceği maddeler
halinde yazılır.
NEREDEN BAŞLANACAK? İyileştirmeye nereden
başlanacağı belirlenir .
FİKİRLER ÖNERİLER NELERDİR? İyileştirme ile ilgili fikir
ve öneriler alınır.
ANALİZ YAP. Bu fikir ve öneriler analiz edilerek en
uygunları seçilir.
KARAR AL VE UYGULA. Daha sonra karar alınarak
iyileştirmeye başlanması belirlenen yerden başlanır.
PUKÖ DÖNGÜSÜ
Planla, Uygula, Kontrol et ve

PLANLA
Önlem al kelimelerinin baş
UYGULA
harflerinden oluşan PUKÖ
döngüsü iyileştirme
faaliyetlerinin özeti

KONTROL ET
ÖNLEM AL
niteliğindedir.
Deming’e ait bu döngü hala
günümüzde geçerliliğini
korumaktadır.
Bütün iyileştirme faaliyetleri
bu döngü üzerine
kurulmuştur.