‫كلية االدارة واالقتصاد‬

‫قسم ادارة االعمال‬

‫الدراسات العليا‬
‫الدبلوم العالي‪/‬ادارة مكتب‬

‫ادارةالوقت‬
‫اشراف‬ ‫اعدادالطالبة‬
‫ا‪.‬م‪.‬د‪.‬نغم علي جاسم‬ ‫اشواق منذراسماعيل‬
 ‫اليات إدار!ة الوقت وممارستها ومداخلها واساليبها‬

‫‪ -‬ممارسات إدارة الوقت‪.‬‬

‫‪ -‬أساليب إدارة الوقت‪.‬‬
‫المقدمة‬
‫يعتبر الوقت من اغلى الموارد التي يجب استغاللها بكفاءة ويعد مهما ً ال بد من‬
‫استغالله في الحاضر والتخطيط لالستفادة منه بشكل فعال في المستقبل‪ .‬وإن الوقت‬
‫مهم فالوقت الذي يمضي ال يعود والوقت يقسم الى اجزاء ابتدا ًء من الساعة التي تقسم‬
‫الى دقائق والدقائق الى ثواني يعني هناك ‪ 86,400‬ثانية باليوم‪ .‬وقد قيل قديما ً بأن‬
‫الوقت كالسيف إذا لم تقطعه قطعك‪ ،‬فلدى البشر على اختالف اماكن سكنهم أربعة‬
‫وعشرون ساعة كل يوم ولهم حرية االختيار في كيفية ومكان قضائها ويعد االستغالل‬
‫االمثل للوقت هو الخط الفاصل بين النجاح والفشل و التقدم والتخلف‪.‬‬
 ‫ولعظمة اهمية الوقت نجد ان هللا سبحانه وتعالى اقسم جل وعال في فواتح‬
‫بعض الصور القرآنية الن هللا سبحانه وتعالى عندما أقسم بشيء فهذا يدل على‬
‫عظم شأنه كقوله تعالى (والعصر إن االنسان لفي خسر) وقوله تعالى (والليل‬
‫وليل عشر)‬
‫ٍ‬ ‫‪.‬اذا يغشى والنهار اذا تجلى) وقوله تعالى (والفجر‬
‫ومن السنة النبوية الشريفة قال (ص)‪(( :‬اغتنم خمسا ً قبل خمس شبابك قبل‬
‫هرمك‪ ،‬وصحتك قبل سقمك‪ ،‬وغناك قبل فقرك‪ ،‬وفراغك قبل شغلك‪ ،‬وحياتك‬
‫قبل مماتك))‬
‫‪ .‬ومن التراث‪ ،‬الوقت والموج ال ينتظران احد‬
‫‪.‬الوقت هو االساس‪ ،‬الوقت هو المال وهذا غيض من فيض مما قيل في الوقت‬
 ‫مفهوم إدارة الوقت‬
‫تعرف إدارة الوقت بأنها فن وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال‪ ،‬وهي عملية‬
‫قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة واالتصال‪،‬‬
‫وهي كمية ونوعية معا ً في ذات اللحظة‪.‬‬
‫وهي ال تنظر الى الماضي او الى الحاضر وانما هي اساسا ً موجه نحو المستقبل‪.‬‬
‫ويبدو واضحا ً وجود عالقة وثيقة وترابط قوي بين مفهوم الوقت واالدارة من‬
‫خالل تركيز اإلدارة على استغالل الموارد االقتصادية والبشرية بشكل عام‪.‬‬
‫وكذلك من خالل كون الوقت ورداً نادراً ال يمكن احالله او تراكمه او ايقافه‪.‬‬
‫وبالتالي يفترض ان يستغل بشكل فعال لتحقيق االهداف المحدودة في الفترة‬
‫الزمنية المعنية لذلك‪.‬‬
‫ويؤيد بيتر دركر هذه العالقة بقولة ((ان الشخص الذي ال يستطيع إدارة وقته ال‬
‫يستطيع إدارة شيء اخر)) لذلك يعتبر مفهوم إدارة الوقت مفهوم شامل متكامل‬
‫ألي زمان او مكان او انسان‪.‬‬
 ‫ادارة الوقت‬
‫هي اساليب وطرق ادارة الذات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫هي طرق ادارة الذات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫هي طرق ادارة الذات مع المحيط الخارجي في كفاءة قصوى‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫هي الستخدام العمال للموارد المتاحة بما فيها الوقت‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫وهذا يتطلب من‪....‬‬
‫المدير‬

‫المتابعة‬
‫وإعادة‬ ‫االلتزام‬
‫التحليل‬ ‫التخطيط‬ ‫التحليل‬
 ‫إدارة الوقت‬

‫ا!!ال!لتزا!م!‪ :‬إ!نا!!الدارة ا!!لسيئة ل!!لوقتت!!!شبه! إ!حدىا!!لع!ادا!تا!!لقبيحة ا!!لتيي!!نبغيعلىا!!لمدير ‪1-‬‬

‫‪.‬ا!ني!!تخلصمنه!ا وهيت!!!ستدعيت!!!صحيح ا!!لوقتت!!!صحيحا ُ س!!ليماً‬
‫ا!!لتحلي ‪:‬ل وهذا ي!!تطلبا!نت!!!توا!فر ل!!دىا!!لمدير ب!!!ياناتت!!!وضح طريق!ة ق!!ضائه! ل!!وقت‪2-‬‬
‫‪.‬وتوضح ا!!لمشكالتا!!لناتجة عنذلك وأ!سبابه!ا‬
‫‪ -3‬التخطيط‪ :‬ربما يقول شخص ما ربما ال يجد الوقت الكافي للتخطيط ولكن اإلدارة‬
‫الفعالة تتطلب التخطيط في كل عمل وان كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر ساعات‬
‫طويله عند التنفيذ فدقائق من هذا اليوم كما يقال خير من يوم غد‪.‬‬
‫‪ - 4‬المتابعة وإعادة التحليل‪ :‬مهما تكن الخطة جيدة فإنها لن تنجح إذا لم يتم التعرف‬
‫على النتائج والمشكالت بهدف تعديل الخطة وفقا ً لذلك‪.‬‬
 ‫اساليب إدار!ة الوقت او تنظيمه‬
‫‪ -1‬أسلوب الطماطم‬
‫ان هذا االسلوب قد يكون مضحكا ً جداً للبعض‪ ،‬لكن هذا االسلوب الفكاهي من‬
‫‪.‬حيث االسم اثبت فعلة‬
‫أهميته وجدواه في ادارة الوقت عند العمل خصوصا ً في مشاريع مثل البرمجة‬
‫والتصميم‪ ،‬او الكتابة في أحيان كثيرة‪ .‬اسلوب الطماطم ثم استخدامه ألول مرة‬
‫في تسعينات القرن الماضي (وهو يعتمد على مبدأ العمل لفترة محدودة ثم اخذ‬
‫‪.‬قسط من الراحة ثم المعاودة للعمل من جديد)‬
‫فترات العمل والراحة ليست عشوائية فعند استخدام هذا االسلوب يتم ضبط ‪25‬‬
‫دقيقة على الساعة فيها يتم التركيز فقط على العمل وبعد انقضاء الفترة يتم اخذ‬
‫راحة لمدة ‪ 5‬دقائق ثم تعاد الكرة من جديد ‪ 25‬دقيقة للعمل و‪ 5‬دقائق للراحة‬
‫وهكذا يتم تكرار العملية ‪ 5-4‬مرات باليوم لعدها اخذ قسط اكبر للراحة من ‪-15‬‬
‫‪ 30‬دقيقة وهذا االسلوب اكتسب شهرته من بساطته ولوحظ استخدامه‬
 ‫اساليب إدار!ة الوقت او تنظيمه‬
‫يمكن الوصول الى مستوى انتاجية اعلى في االساليب التقليدية ال يحتاج سوى‬
‫ضبط منبه هاتفك او الحاسبة‪.‬‬
‫‪ -2‬اسلوب اتمام االشياء ‪:GTB‬‬
‫هو اسلوب يخوض اكثر في طريقة اتمام المهام وليس فقط في تنظيم الوقت‬
‫وادارته‪ .‬ويركز هذا االسلوب على كتابة المهام التي في بالك مباشرة بدون تردد‪.‬‬
‫‪ -3‬اسلوب ال تكسر السلسة‪:‬‬
‫يتم تدوين المهام التي عليك انجازها ثم ابدأ بالعمل‪.‬‬
‫‪ -4‬اسلوب طريقة العمل‪:‬‬
‫احدث اسلوب الن شركة بهانس في شركة ادولي هي من قامت بإطالقة ألول‬
‫مره ووفرت تطبيقات لألجهزة الذكية لمساعدة في تلبيته بأفضل صورة ممكنة‪.‬‬
‫ويقوم على مبدأ تقسيم المهام االساسية الى قائمة مهام يومية‪.‬‬

‫نستنتج من مما سبق ان ادارة الوقت عملية مستمرة تتطلب توافر الرغبة في التطوير‬
‫كما تتطلب التحليل والتخطيط والمتابعة وإعادة التحليل‪ .‬إنها عملية مستمرة متصلة‪.‬‬
 ‫تنظيم الوقت‬
‫إن كلمة تنظيم الوقت هي كلمة غير صحيحة ألن الوقت منظم اصالً فالدقيقة‬
‫مقسمة الى ‪ 60‬ثانية والساعة تساوي ‪ 60‬دقيقة واليوم يساوي ‪ 24‬ساعة إذاً‬
‫الوقت مقسم ومنظم تنظيما ً جيداً‪.‬‬
‫إذنت!!!نظيم! ا!!لوقتهنا ي!!قصد ب!!!ه! ت!!!نظيم! وقتا!!لعملوهو ي!!عنيت!!!رتيبا!!الفراد ‪-‬‬
‫‪.‬وا!!لموارد ا!!لمادية ف!!!يمجموعاتهيكلية ل!!تنظيم! ا!!لخطط وتحقيقا!هدا!فا!!لمنظمة‬
‫ونستطيع القول ان التنظيم يشكل حلقة الوصل بين وظيفة التخطيط ووظيفة‬
‫التنفيذ وعلى هذا فإن اي خلل في وظيفة التنظيم سينتج عنه هدر وضياع للوقت‬
‫وتأخير في التنفيذ فبالتالي فأن التنظيم السيئ يؤثر على اداء المنظمة اما التنظيم‬
‫‪.‬الجيد سوف يقلص من الوقت المطلوب لك‬
 ‫فوائد تنظيم الوقت‬

‫‪ -1‬تحقيق نتائج افضل في العمل‪.‬‬

‫‪.‬ت!!!حسينن!!وعية ا!!لعمل‪2-‬‬
‫‪.‬زيادة س!!رعة ا!!لعمل‪3-‬‬
‫‪.‬ا!!لتخفيفمنض!!غط ا!!لعمل‪4-‬‬
‫‪.‬ت!!!قليلا!!ألخطاء ا!!لممكنارتكابه!ا ‪5-‬‬
‫‪ -6‬تحسين نوعية الحياة غير العملية‪.‬‬
‫‪ -7‬تعزيز الراحة في العمل‪.‬‬
 ‫كيف ترى الوقت‬

‫ان الوقت موزع على بني البشر بالتساوي‪ .‬وعلية فإن المشكلة االساسية ليس‬
‫في مدى العدل في توزيعه وال في درجة توافره بل في فعالية توظيفه‪ ،‬هذا‬
‫يعتمد على اختالف الرؤى والصورة الذهنية واالتجاهات نحوه‪.‬‬
‫وهذه الرؤى تحدد اسلوب التعامل معه‪ ،‬وهي المسؤولة عن بعض االنماط‬
‫السلوكية للناس تجاه الوقت‪.‬‬
‫إن اكثر التصورات شيوعا ً لدى المدراء هي‪.:‬‬

‫‪.‬ا!!لوقتك!ا!!للغ!ز ا!!لغ!امض‪-‬‬ ‫‪.‬ا!!لوقتك!ا!!لع!دو ‪-‬‬ ‫‪.‬ا!!لوقتك!ا!!لسيد ا!!لمطاع ‪-‬‬

‫‪.‬ا!!لوقتك!ق!وة محايدة ‪-‬‬ ‫‪.‬ا!!لوقتك!حكم! ق!!اضي‪-‬‬

 ‫العوامل المضيعة للوقت‬
‫إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف واألزمان‬
‫واألمكنة واالشخاص‪ .‬وهو نشاط يأخذ وقتا ً غير ضروري‪ .‬أو يستخدم وقتا ً بطريقة‬
‫غير مالئمة‪ .‬أو أنه تشاط ال يعطي عائداً يناسب الوقت المبذول من اجله‪.‬‬
‫‪.‬ي!!عتبر ا!ين!!شاط مضيع!اً ل!!لوقتأذا ما ا!عتبرته! وادركته! ا!نتك!ذلك‪-‬‬
‫ك!لمضيعه! ل!!لوقتهو ت!!!وظيفغير مالئم! ل!!وقتك‪ .‬ف!!!ا!!لمدير ي!!ضيع! وقته! عندما ي!!نفقعلى‪-‬‬
‫‪.‬ا!!لعملا!!القلا!هميه! وقتاً ك!انب!!!إمكانه! ا!ني!!نفقعلىا!!لعملا!!الكثر ا!همية‬
‫‪.‬إ!نس!!ببمضيع!ة ا!!لوقتهو أ!نتأو ا!!ألخرونأو ا!نتا!!ألخرون‪-‬‬
‫‪.‬حلا!!لمشكلة ب!!!يدك‪ .‬إدارة ا!!لوقتمفتاحه!ا إدارة ا!!لذا!ت‪-‬‬
 ‫العوامل المضيعة للوقت‬

‫‪ -‬إضاعة االشياء‪.‬‬
‫س!!وء ا!!إلدارة وعدم! ك!ف!اية ‪-‬‬
‫مكا!!لم!ماتا!!له!اتفية ا!!لزا!ئدة عنا!!لحد وقراءة ا!!لصحفوا!!لمجالت‪-‬‬
‫‪.‬ا!!للتنظي‬
‫‪.‬ا!!‬
‫‪.‬ا!!لمق!اطع!ات_ ا!!لتأجيل_ ا!!ألزمات_ ا!!الورا!قا!!لتيال! ق!!يمة ل !ه!ا ‪-‬‬

‫التكاليف المعكوسه اللهو والدردشات‬

‫التضخم في عدد العاملين‪-‬الزيارات مفاجأة‬
 ‫التخلص من عادات هدر! الوقت (تغير عاداتنا)‬

‫‪ -‬اكتب السبب الذي يؤدي الى ضياع وقتك‪.‬‬

‫‪.‬ع!دد ا!!لمشاكلا!!لتيت!!!سببه!ا ع!ادة هدر ا!!لوقت‪-‬‬
‫‪.‬ت!!!صور ع!ادة ت!!!نظيم! ا!!لوقت‪-‬‬
‫‪.‬ت!!!نمية ع!ادة ت!!!وفير ا!!لوقت‪-‬‬
‫‪.‬ت!!!وقفعنا!ستخدا!م! أ!عذار وهمية مثلح!اجتك ا!!لىمزيد منا!!لمعلومات‪-‬‬
‫‪.‬ازلا!!الشياء ا!!لمغ!رية عنمكتبك‪-‬‬
‫‪.‬خطط ل!!يومك ب!!!ه!دوء ‪-‬‬
‫‪.‬ح!ولا!!لمشاريع! ا!!لضخمة ا!!لىا!شياء ي!!مكنت!!!أديته!ا ‪-‬‬
‫‪.‬ا!بدأ ب!!!ا!!لمسائلا!!لمتعبة ومنث!!!م! ك!افئن!!فسك ب!!!ما هو ممتع! ‪-‬‬
 ‫ثانياً‪ :‬اآلليات االدارية‬
‫ادارة الوقت‬
‫الوقت هو‪:‬‬
‫اندرمواردالمدير‬
‫ليس من الممكن تعويضه‬
‫واليمكن ادخاره في حالة عدم استخدامه‬
‫ومن المستحيل ان تحصل على الوقت الذي تحتاجه‬
‫كما ان الوقت يكلف ماال‬

‫‪ -‬هناك طريقة سريعة تعطيك فكرة عن مدى تكلفة وقت عملك ولكن عليك اوالً ان‬
‫تقدر تكلفة وقت عملك على الشركة او المؤسسة التي تعمل بها‪.‬‬
‫‪ -‬ان مشكلة الوقت هي مشكلة كل المديرين‪ ،‬فهي مشكلة المدير ورئيس القسم‬
‫والموظفين‪.‬‬
‫‪ -‬ومن الطبيعي انت تكون مشكلتك انت ايضاً‪ ،‬كذلك هي مشكلة منافسيك ومشكلة‬
‫االدارة في مؤسستك‪.‬‬
‫وفي الحقيقة إن نجاح أو فشل مؤسستك يعتمد على مدى فعاليتك انت في استعمال‬
‫الوقت‪ .‬وعندما نحاول اإلجابة عن السؤال التالي‪:‬‬
‫إذا كان الوقت المتاح متساويا ً بالنسبة لكل المديرين فما معنى إدارة الوقت؟‬
 ‫ان ادارة الوقت تعني ادارة الذات‬

‫ال بد ان تكون قد قابلت في حياتك العملية مديراً تعتبره كفؤاً في إدارة وقته هذا‬
‫يعني ان هذا المدير قد نجح في ادارة زمنه‪ .‬اي أنه نجح في تنظيم نفسة‪.‬‬
‫كذلك يمكن إضافة أن هذا المدير متحمس لعمله‪ ،‬فالحماس عامل مهم جداً في ادارة‬
‫الوقت ومن دون حماس ال يمكن ان يكون المدير فعاالً‪.‬‬
‫ولكن كيف نعرف المدير الذي يجيد وقته؟ وماهي التي نستعملها‪.‬‬
‫وبمعنى اخر كيف نحكم بأن مديراً ما يدير وقته بنجاح ؟‬
‫•لقد سجلنا في هذا الموضوع عدة معايير نستطيع بأن نحكم على مدى فعالية المدير‬
‫في استخدام وقته‪.‬‬
‫• إن وظيفة محطة القوى هي انتاج طاقة وليس استهالك وقود‪ .‬انظر الى وظيفتك كما‬
‫لو كانت محطة قوى‪.‬‬
‫• إنه إنتاجية محطة القوى تقاس بكمية الطاقة التي تنتجها وليس لكمية الوقود التي‬
‫تستهلكها‪.‬‬
 ‫ملخص‬

‫لقد توصلنا إلى ان الوقت هو اندر مورد للمدير ال يمكن تعويضه‪.‬‬

‫وال يمكن اقتصاده بعدم استخدامه‪ ،‬وليس من الممكن الحصول على وقت‬
‫اكثر من الموجود‪.‬‬
‫كذلك توصلناالى ان ادارة الوقت تعني ادارة المدير نفسه‬
‫وإن ادارة المدير لنفسه تعني الحصول على النتائج المطلوبة في الوقت‬
‫المتاح‪.‬‬
 ‫ما هو تنظيم الوقت؟‬

‫يعني تنظيم الوقت استخدام احد اهم المصادر التي تملكها بطريقة ناجحة ومن خالل‬
‫طرق محببة لك‪.‬‬

‫* ولكي تنظم وقتك بطريقة ناجحة ومفيدة فإنك تحتاج الى‪-:‬‬

‫‪ -1‬الوعي‪ :‬حول كيفية قضاء وقتك كل يوم‪.‬‬
‫‪ -2‬وضع األوليات‪ :‬لكي تعرف ما هو مهم وغير مهم في حياتك‪.‬‬
‫‪ -3‬تحديد االهداف‪ :‬لحياتك الشخصية وعملك وعائلتك‪.‬‬
‫‪ -4‬تنظيم خطة‪ :‬وضع خطة لمواجهة أهدافك في ضوء األوليات التي وضعتها‪.‬‬
‫‪ -5‬تطوير االساليب‪ :‬لمساعدتك في الحصول على ما تريده‪.‬‬
 ‫سؤال‪...‬‬
‫لماذا احتاج الى تنظيم وقتي؟‬
‫الن الوقت قد يفلت من بين يديك إذا لم تنظمه وهذا هو الضياع‪.‬‬
‫عندما تعرف كيف تدير وقتك بحكمة تستطيع ان‪:‬‬
‫‪-‬الشعور بضغط اقل‪.‬‬
‫‪ -‬تنجز كل اعمالك المحدد تسليمها بوقت معين مع عدم الشعور بالضغط‬
‫في العمل‪.‬‬
‫‪-‬تتحكم كثيراً في حياتك عن طريق إنجاز القرارات بأفضل حول كيفية‬
‫استغالل وقتك‪.‬‬
‫‪ -‬اإلحساس بالرضا عن النفس ألنك تستغل وتستفيد من كل وقتك في البيت‬
‫او العمل‪.‬‬
 ‫تلخيص الجدولة الزمنية‬

‫هو الجدول الذي تسجل في الوقت الذي تستخدمه للقيام بنشاطاتك اليومية‬
‫المختلفة وهكذا تستطيع تحليل هذه النشاطات الى انواع والوقت الذي يستغرقه‬
‫كل نوع في اليوم‪.‬‬
‫•ان الشيء المهم بالنسبة للمدير هو النتائج المتحققه وليس الجهد المبذول‪.‬‬
‫تكلمنا على المدى الذي يستطيع فيه المدير ان يستخدم وقته بفعالية وتوصلنا‬
‫الى ان المدير يمكنه تقسيم الوقت المتاح الى قسمين‪-:‬‬
‫‪.a‬القسم الذي يتحكم به االخرون‪.‬‬
‫‪.b‬القسم الذي يمكنك التحم فيه‪.‬‬
‫فإذا اراد المدير ان يستخدم الجدول الزمني وبما انه الهدف منه هو اكتشاف‬
‫كيفية استخدامك لوقتك حاليا ُ وتحديد مقدار الوقت الذي يمكنك فيه على االعمال‬
‫التي تستطيع لن تستخدم فيها الوسائل التقنية لتوفير الوقت‪.‬‬
 ‫اسباب ضياع الوقت‬

‫االزعاج _الهاتف _ النظم واالساليب السيئة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫عدم تواجد االخرين_ مشاكل الموظفين ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ضعف االتصال _ الزوار_ التخطيط السيء من قبل المؤسسة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫عدم كفاءة العاملين _ االجتماعات _ عدم وضع االختصاصات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫اهمية التفويض‬

‫يساعد التفويض الجيد على إنجاز اعمال اكثر وبجهد اقل‪ .‬والتفويض ما هو اال نقل‬
‫جزء من سلطة االداري الى مرؤوسيه‪.‬‬
‫وان التفويض الجيد يوفر الوقت المفوض ويمنحه الفرصة في ان يحرز كفاءة اعلى في‬
‫تحقيق أهدافة وذلك بتركيز جهوده والتأكد من القرارات التي تتوافق مع مستوى‬
‫المعلومات والخبرات المتوافرة وتطوير وتنمية اولئك الذين تفوض لهم السلطة‪.‬‬
‫ومساوئ التفويض عديدة منها‪:‬‬
‫‪ -1‬يخشى رئيس العمل نوعا ً من التهديد لشخصه ووظيفته إذا ما أوكل بعض االعمال‬
‫للغير‪.‬‬
‫‪ -2‬يخشى ايضا ً من احتمال ارتكاب االخطاء او فقدان سيطرته على عملية اتخاذ‬
‫القرارات او القيام ببعض االجراءات‪.‬‬
 ‫العادات السبع للناس االكثر فعالية‬

‫منخفضه‬ ‫الشجاعة‬ ‫عاليه‬

‫عال اعتبار االخرين منخفض‬

‫خسارة‪/‬مكسب‬ ‫مكسب‪ /‬مكسب‬

‫خسارة‪/‬خسارة‬ ‫مكتب‪/‬خسارة‬

‫الشخص الذي يفكر بطريقة ربح‪/‬ربح‬

‫لديه ثالث سمات اساسية‬
‫‪ -1‬االستقامة‬
‫‪ -2‬النضج‬
‫‪ -3‬الوفرة العقلية‬