‫إدارة الوقت و الجتماعات و تفويض‬

‫الصالحيات للسكرتارية و منسقي املكاتب‬

H.H. Sheik Sultan Tower (0) Floor | Corniche Street | Abu Dhabi – U.A.E | www.ictd.ae | ictd@ictd.ae
 ‫وصف الدورة ‪:‬‬
‫إن إدارة الوقت و تحديد االولويات هو خط الدفاع االول ملواجهة ضغوط العمل و تنظيم العمل االداري و الحياة اليومية‪.‬‬

‫أهدف الدورة ‪:‬‬

‫بنهاية الدورة التدريبية سيكون املشارك قادرا على‪:‬‬

‫‪ ‬تحديد مفهوم األولويات وإدارة الوقت وكيفية تنظيمه حسب األهم قبل املهم‪.‬‬
‫‪ ‬إدراك الدور السلبي لضغوط العمل كأحد مضيعات الوقت ويستخدم األسلوب األنسب للتغلب عليها‬
‫‪ ‬تحديد العائد املتوقع من االستثمار األمثل للوقت على كل من الفرد واملنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬تطبيق إستراتيجيات االستثمار الفعال للوقت وطرق مضاعفة الفائدة من استغالل الوقت في إنجاز املهام واألولويات‪.‬‬
‫‪ ‬ممارسة استخدام بعض النماذج العملية في جدولة الوقت وانجاز األعمال املطلوبة‪.‬‬
‫‪ ‬إكساب املشاركين مهارات تنظيم أعمال االجتماعات واللجان بفاعلية ومتابعة نتائجها ‪.‬‬

‫الفئة املستهدفة ‪:‬‬

‫‪ ‬مدراء الدارات و املدراء التنفيذيين وشاغلي الوظائف القيادية والدارية العليا‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ ‬املوظفين واملعينين حديثا و املرشحين لشغل الوظيفة مستقبال‪.‬‬
‫‪ ‬الداريين الراغبين في تطوير مهاراتهم في هذا املجال‪.‬‬

‫محتوى الدورة ‪:‬‬

‫اليوم األول‪:‬‬

‫‪ ‬املهارات الحديثة للمساعد االداري‬

‫‪ ‬الملام بأعمال املكاتب الرئيسية ‪.‬‬
‫‪ ‬اكتساب مهارات املساعد الناجح ‪.‬‬
‫‪ ‬تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا املساعدة لذلك ‪.‬‬
‫‪ ‬تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب اآللي ‪.‬‬
‫‪ ‬إتقان نقل املعلومات ونظم االتصاالت االلكترونية ‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع املعلومات ‪.‬‬
‫‪ ‬أعداد وتصميم قواعد البيانات املكتبية ‪.‬‬
‫‪ ‬تطبيق أساسيات أمن وسرية املعلومات في األعمال اليومية ‪.‬‬

‫‪AR-SEC | REVISION 000‬‬ ‫‪PAGE 2 OF 5‬‬

 ‫‪ ‬النظرة التقليدية والنظرة الحديثة ملفهوم الوقت ‪.‬‬
‫‪ ‬مفهوم إدارة الوقت وأهميته‬
‫‪ ‬الوقت في حياة العظماء‬
‫‪ ‬التسويف‬
‫‪ ‬وسائل تنظيم الوقت ( باريتو – بهانسون – الدقائق الخمس – األولوليات )‬
‫‪ ‬االتصال الفعال‬
‫‪ ‬نمط الشخصية ( أ ) و الشخصية ( ب )‬
‫‪ ‬أهمية الوقت‬
‫‪ ‬لصوص الوقت‬
‫‪ ‬مضيعات الوقت وضغوط العمل‪.‬‬
‫‪ ‬مفهوم األولويات (األهم قبل املهم ) وتنظيم وقت العمل ‪.‬‬
‫‪ ‬دراسة وتحليل الوقت ( مصفوفة إدارة الوقت )‪.‬‬
‫‪ ‬أهمية االتصال والصغاء في الدارة ّ‬
‫الفعالة للوقت‪.‬‬
‫‪ ‬طرق التغلب على مضيعات ومعوقات الوقت‪.‬‬

‫اليوم الثاني‪:‬‬

‫‪ ‬مفهوم السلطة وأنواعها ‪:‬‬

‫‪ ‬مبررات تفويض السلطة ‪.‬‬
‫‪ ‬معوقات التفويض ‪.‬‬
‫‪ ‬مهارات التفويــض الفعال لزيادة فعالية وقت املديرين ‪.‬‬
‫‪ ‬التفويض كأسلوب الستثمار الوقت وتخفيف ضغوط العمل‪.‬‬
‫‪ ‬إستراتيجيات االستثمار الفعال للوقت‪.‬‬
‫‪ ‬إستراتيجيات مضاعفة الوقت‪.‬‬
‫‪ ‬املوازنة بين العمل والحياة االجتماعية‪.‬‬

‫اليوم الثالث‪:‬‬

‫‪ ‬مفهوم الضغوط‬
‫‪ ‬مسببات الضغوط‬
‫‪ ‬االسترخاء ومواجهة الضغوط‬
‫‪ ‬أليات وطرق مواجهة الضغوط‬
‫‪ ‬مصادر ضغوط العمل وأعراضها‬
‫‪ ‬أسباب وأنواع ضغوط العمل ومدى تأثيرها على فعالية العمل‬
‫‪ ‬مهارات تحديد وتشخيص ضغوط العمل‬

‫‪AR-SEC | REVISION 000‬‬ ‫‪PAGE 3 OF 5‬‬

 ‫‪ ‬أساليب ومهارات مواجهة ضغوط العمل‬
‫‪ ‬إدارة الضغوط في بيئة العمل‬
‫‪ ‬التوتر وعالقته بالنجاز وأثارة الصحية املختلفة ( الجسدية والنفسية(‬
‫‪ ‬خطة عمل مستقبلية ملواجهة ضغوط العمل وكيفية التغلب عليها‬
‫‪ ‬تطبيق عملي لكيفية مواجهة األزمات والصراعات في العمل‬
‫‪ ‬نماذج وأساليب جدولة الوقت وترتيب إنجاز املهام‪.‬‬
‫‪ ‬حاالت وتطبيقات عملية‪.‬‬

‫اليوم الرابع‪:‬‬

‫‪ ‬التعريف باالجتماعات واللجان‪.‬‬

‫‪ ‬الفرق بين االجتماعات واللجان‪.‬‬
‫‪ ‬أنواع االجتماعات وأنواع اللجان‪.‬‬
‫‪ ‬أهمية عقد االجتماعات وتشكيل اللجان والجدوى منها‪.‬‬
‫‪ ‬أسباب انعقاد االجتماعات‪.‬‬
‫‪ ‬املفاهيم األساسية في إعداد وتنظيم وإدارة االجتماعات واللجان‪.‬‬
‫‪ ‬التحضير ألعمال االجتماعات واللجان‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة أعمال االجتماعات واللجان‪.‬‬
‫التنظيم الفني والداري لالجتماعات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫كيف تكون رئيسا ناجحا لالجتماع؟‬ ‫‪‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫كيف تكون سكرتيرا ناجحا لالجتماع؟‬ ‫‪‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫كيف تكون عضوا ناجحا في االجتماع؟‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬مهارات إعداد محاضر االجتماعات‪.‬‬

‫اليوم الخامس‪:‬‬

‫‪ ‬سكرتارية االجتماعات واللجان وإعداد النماذج والوثائق‪.‬‬

‫‪ ‬التخطيط لجراءات االجتماعات‪( :‬األهداف ‪ -‬النتائج ‪ -‬جدول األعمال ‪ -‬اختيار املشاركين وتحديد من سيحضر االجتماع)‬
‫‪ ‬خطوات العالن عن االجتماع‪)Why – How – What – When – Where – Who( :‬‬
‫‪ ‬استخدام تقنيات الحاسب اآللي في خدمة إدارة االجتماعات الفعالة‪.‬‬
‫‪ ‬العداد الجتماع الكتروني واملشاركة فيه‪.‬‬
‫‪ ‬فن إدارة االجتماعات وضغوط العمل‪.‬‬
‫‪ ‬التعرف على األنماط املختلفة‪.‬‬
‫‪ ‬االتصال الفعال مع اآلخرين‪.‬‬
‫‪ ‬فن التعامل مع الناس‪.‬‬

‫‪AR-SEC | REVISION 000‬‬ ‫‪PAGE 4 OF 5‬‬

 ‫‪ ‬محاذير فشل االجتماعات واللجان‪.‬‬
‫‪ ‬مشاكل االجتماعات وكيفية عالجها‪.‬‬

‫رسوم الدورة ‪:‬‬

‫‪ ‬السعر أعاله شامل عقد الدورة في قاعة فندق خمس نجوم ‪ 2 +‬استراحة ‪ +‬بوفيه غداء‬

‫منهجية التدريب ‪:‬‬

‫‪ ‬حلقات النقاش‪.‬‬
‫‪ ‬العصف الذهني ‪.‬‬
‫‪ ‬مجموعات عمل ‪.‬‬
‫‪ ‬تبادل ادوار ‪.‬‬
‫‪ ‬حاالت عملية و تطبيقية ‪.‬‬
‫‪ ‬العرض‪.‬‬

‫جدول توقيت الدورة ‪:‬‬

‫‪ 10:00 – 08:00‬املحاضرة االولى‬

‫‪ 10:15 – 10:00‬استراحة‬
‫‪ 12:15 – 10:15‬املحاضرة الثانية‬
‫‪ 12:50 – 12:15‬استراحة ‪ +‬صالة‬
‫‪ 14:10 – 12:50‬املحاضرة االخيرة ‪ +‬مناقشة عامة‬

‫‪AR-SEC | REVISION 000‬‬ ‫‪PAGE 5 OF 5‬‬