Professional Documents
Culture Documents
إدارة الوقت
إدارة الوقت
تأليف :
حممد بن فوزي الغامدي
فهرس الموضوعات
نزل القرآن الكرمي وفيه كثري من الشرائع املرتبطة بوقت معني 21 ...........
المبحث األول
مقدمة
الوقت
رة الوقت أنواع
أهمية إدا
الوقت
الوقت معوقات إدارة
المؤثرة في العوامل
مضيعات الوقت
أهمية إدارة الوقت
ظهر اًلهتمام بالوقت يف أوائل القرن العشرية ,وبنهاية اخلمسينات بدأ
الرتكيز على إدارة الوقت ,وبدأ علماء اإلدارة واًلجتماع تناوله يف
أحباثهم وكتاباهتم ومقاًلهتم ,وزاد اًلهتمام مبوضوع إدارة الوقت
بشكل كبري مع التطورات اليت حدثت يف خمتلف اجملاًلت ؛ ألنه ما
من حركة تؤدي إىل ضمن وقت حمدد ,وما من عمل يؤدي إًل وأخذ
الوقت يف احلسبان .
والوقت هو احلياة وهو أغلى وأندر مورد إنساين وتنظيمي ,اهتمت به
اإلدارة منذ نشأهتا كعلم وحىت اآلن ,حيث ترى أن اًلستخدام الفعال
واملالئم للوقت يفسر الفرق بني اإلجناز والفشل ,والوقت رأس مال
غري قابل للتجديد أو اإلحالل ,فال توجد وسيلة إليقاف دورات
الوقت أو ًلسرتجاعه ,ومن مث جيب استثماره ًل إنفاقه
(حممد 8191م) .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 92
-هي حماولة استخدام الوقت والسيطرة عليه وترويضه لتحقيق األهداف .
-وهي الطرق والوسائل اليت تعني املرء على اًلستفادة القصوى من وقته ,يف
حتقيق أهدافه وخلق التوازن يف حياته ما بني الواجبات والرغبات واألهداف .
()9
فمن خالل الوقت ميكن اكتشاف مدى اًلستغالل األمثل له ,فهو أداة
للتقومي والرقابة حيث أن كل عمل له فرتة زمنية حمددة وبداية وهناية
( . )8
وللوقت خصائص وصفات كثرية ًل تعد وًل حتصى ,ويدل ذلك على
مدى أمهية الوقت ومدى أمهية اًلهتمام به .
أن الوقت ثابت ًل يتغري فهو ًل يزيد وًل ينقص .
أن الوقت ًل غىن عنه ,فكل األهداف واإلجنازات حباجة إليه .
ميثل هذا النوع من الوقت الفرتة الزمنية التحضريية اليت تسبق عملية
البدء بالعمل ,إذ يصرف الوقت التحضريي يف عملية جتميع
املعلومات واحلقائق املتعلقة بالنشاط الذي يرغب اإلداري مبمارسته ,
91 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
ميثل هذا النوع من الوقت املدة الزمنية اليت تستغرق يف تنفيذ العمل
الذي مت التخطيط له يف الوقت اإلبداعي ,وكذلك التحضري له يف
الوقت التحضريي ,ومن أجل زيادة فاعلية استغالل الوقت فإنه جيب
املستغرقق يف تنفيذ العمل والوقت
على اإلداري أن يوازن بني الوقت املـستغر
املستغرقق يف تنفيذ عملية التحضري والتخطيط أو اإلبداع ,فمن املقرر
املـستغر
أن الوقت املتاح للجميع حمدود وغري متجدد ,فإذا تبني
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 21
وإذا كانت أي منظمة تسري ضمن خطة اإلنتاج العادي ,وتتحكم يف
الوقت نفسه يف اإلنتاج غري العادي ,فإهنا تعترب يف وضع جيد ,وقد
حيدث أحياناا أن يظهر إنتاج غري عادي أو طارئ يف املنظمة ,لكن من
املفرتض أن تكون هذه احلالة نادرة احلدوث وحمدودة األثر ,وإًل فإن
دافعا للمنظمة إلحداث تغيري جذري طارئ على مجيع
ذلك سيكون ا
مستوياهتا من أجل مواجهة هذا اإلنتاج الطارئ ولكي ينجح اإلداري
ص لإلنتاج يف ذلك ,فإن من املفرتض أن خيصص جزءاا من وقته املـخص
املخصص
العادي ملواجهة تأثري اإلنتاج غري العادي ,وبذلك يستطيع أن حيصل
على مرونة كافية تسمح له بإجناز اإلنتاج املربمج العادي غري الطارئ .
هو الوقت الذي ميارس فيه اإلداري أنشطة فرعية عامة ,هلا تأثريها
الواضح على مستقبل املنظمة ,وعلى عالقاهتا داخل بيئتها أو اجملتمع
,كمسؤولية املنظمة اًلجتماعية وما تفرضه من التزامات على مديريها
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 22
وباختصار ميكن القول يف هذا اجملال :أن املدير الفعال هو الذي يعلم
فاعال بني ختطيط األنشطة املستقبلية
كيف يستخدم وقته ويوزعه توز ايعا ا
( وقت إبداعي ) ,وحتديد األنشطة الالزمة ألدائها ( وقت حتضريي )
,ويف صرف الكمية الالزمة من الوقت للقيام بالعمل ( وقت إنتاجي )
,وأن خيصص كذلك وقتاا كافياا للقيام باملراسالت وبأعباء املسؤولية
عضوا يف هذا اجملتمع ,وممث اال ملنظمة
اًلجتماعية ( وقت عام ) باعتباره ا
ملتزمة باهتمامات هذا اجملتمع ,كما أن اجملتمع باملقابل ملتزم هبا (. )3
23 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
هنالك عدة عوامل مؤثرة يف قيمة الوقت تتمثل فيما يلي :
-9املواظبة .
-8التعليم .
-4اخلربة .
إلدارة الوقت أمهية كبرية يف حياة األفراد ,فهو خيتصر الطريق الطويل
حنو األهداف والنجاحات بأفضل الطرق وأسرعها ,وتكمن أمهية إدارة
الوقت يف أمور كثرية أبرزها :
إدارة الوقت هي أداة رئيسية تساعد على حتقيق األهداف .
إدارة الوقت تساعد على اًلستخدام األمثل للموارد املالية والبشرية
.
إدارة الوقت تساعد على تقليل التكلفة الناجتة عن حتقيق األهداف
.
إدارة الوقت تساعد على حتسني اإلنتاجية لألفراد واجملتمعات .
25 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
إدارة الوقت تساعد على تطوير القدرات الفردية واجلماعية لدى
األفراد .
إدارة الوقت تقوم بتخفيف القلق والضغط والتوتر الناتج عن تراكم
األعمال .
إدارة الوقت تقوم على توفري وقت أكرب للفرد مع عائلته أو يف الرتفيه
والراحة .
يف استبيان طرح على عدد كبري من أفراد يعملون يف جماًلت شىت ,
تبني أن معوقات استثمار الوقت من وجهة نظرهم كاآليت (: )2
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 26
)1الفتور .
)2اهلوى .
.9املواصالت .
.1الزيارات املفاجئة
مضيعات الوقت داء عضال يشكو منه كل حريص على وقته وينقسم
إىل قسمني :
فورا .
عدم تأجيل املهام والقيام هبا ا
إدارة الوقت مثلها مثل العمليات اإلدارية األخرى حتتاج إىل التحليل
والتخطيط ,ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها
جيب أن تعرف املشاكل اليت تقابلك عند حماولة اًلستفادة من الوقت
وبناءحماولة
بطريقة سليمة وأسباهبا ً ,ل أن تعرف املشاكل اليت تقابلك عند
كيف تستغل الوقت ,ا
تعرف كيف
السليمة كفاءتك ًليف أن
اإلدارة فاعليتكووأسباهبا ,
بطزريديقة سليمة
الوقتأن ت ذلك من
تستطيع اًلستفادة
على
على .ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك وكفاءتك حممد ,وبناءا
8191م) تستغل( .الوقت
للوقت
يف اإلدارة السليمة للوقت ( .حممد 8191م) .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 32
وإدارة الوقت عملية شخصية هلا مبادئ وخطوات وطرق جيب السري
عليها .
ًل تبالغ يف القائمة فيجب أن تكون واقعية قابلة للتنفيذ .
المبحث الثاني
أمور مهمة مستعجلة (الطوارئ واإلنتاج) أمور مهمة غري مستعجلة مهم
( اجلودة والفعالية )
واليت تقسم أنشطتنا إىل أربع جمموعات حسب بعدي األمهية واًلستعجال :
املربع األول :وهو مربع مهم ومستعجل :مربع الطوارئ ,أمور مهمة
ج ادا ومستعجلة من الناحية الزمنية .
غدا .
مثال :لديك امتحان ا
37 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
املربع الثاين :وهذا مربع الناجحني وهو مربع التخطيط لألمور املهمة
املربع الثالث :أمور غري مهمة لكنها مستعجلة وغالبية الناس يظنون
أن األمور املستعجلة هي املهمة .
املربع الرابع :مربع عكس األول ,أمور غري مهمة وغري مستعجلة .
اقض معظم الوقت يف أعمال املربع الثاين ,فتنظيم املربع الثاين
إذا كان أكثر من % 21من وقتك يف املربع الثاين فقد جنحت
يف تنظيم الوقت :يف تنظيم الوقت %21من وقتك يصرف على
%81من املهام أو األشياء .
39 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
الوقت
%.2
النتائج
الوقت
%72
وهو قانون قائم على مفهوم أن العمل يتوسع فيه لكي ميأل الوقت
املتاح إلجنازه ,وهذا يدعو إىل عدم ختصيص وقت أطول لتنفيذ عمل
ما ,مييل أي مشروع إىل استغراق الوقت املخصص له ,فإذا مت
ختصيص ساعتني على سبيل املثال جملموعة من األفراد إلجناز مهمة
معينة مقابل أربعة ساعات جملموعة أخرى من األفراد إلجناز املهمة ذاهتا
,فإن كال اجملموعتني تنهيان العمل يف حدود الوقت احملدد هلا ,
وبعبارة أخرى يتمدد العمل كي ميأل الوقت املتاح ًلستكماله ويتم
تطبيق هذا القانون عن طريق حتويل األعمال إىل مشاريع مع حتديد وقت
هنائي وحاسم لكل عمل من األعمال ,مع اًللتزام الكامل هبذا املوعد
مع التدرج يف األولوية .
ويف قول آخر :وإن مل خيتلف قانون باركنسون :يقوم هذا القانون
على مفهوم مفاده أن العمل يتوسع فيه لكي ميأل الوقت املتاح إلجنازه
وهذا يدعو إىل عدم ختصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما ؛
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 33
موعدا
كيف تطبق النظرية :حول أعمالك إىل مشاريع ,أي حدد ا
أوًل مث
هنائيا لكل عمل من األعمال والتزم هبذا املوعد وابدأ باألهم ا
املهم مث األقل أمهية )2 ( .
الوقت المتاح
وإن مل يكن باإلمكان استثمار الوقت كله ,فعلى األقل ميكن استثمار
أكرب قدر منه وحىت تكون نقطة البداية صحيحة وفعالة يلزم البحث يف
العناصر األساسية للعملية اإلدارية ( اجلريسي ) .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 36
من هنا تتحدد نقطة البداية يف تطبيق إدارة الوقت بشكل فعال ,
فالوقت يرافق التخطيط يف مجيع عملياته ويرتبط بشكل أساسي به .
إذ يربط التخطيط بني أجزاء العملية اإلدارية ,وكذلك بني العمليات
املتعاقبة اليت يشتمل عليها النشاط اإلداريّ .
فمن مقومات اخلطة الناجحة أن تكون حمددة بفرتة زمنية معينة سواءا
37 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
مصدرا
ا تعد مصدر مجيع األهداف السابقة ,كما أن كل مستوى يعد
لألهداف يف املستوى األدىن منه ,وذلك كما هو مبني يف الشكل اآليت
:
األهداف
اإلسرتاتيجية
األهداف السنوية
األهداف الشهرية
األهداف األسبوعية
األهداف اليومية
31 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
ط هلا ,
املخطط
وفقا ملا هو خمطط ,ومعرفة مدى اخلروج عن املعايري املـخط
ا
ووقت حصول ذلك ,وتظهر أمهية الوقت يف الرقابة لدى الكشف عن
األخطاء أو منع وقوع حدوثها يف الوقت املناسب ,ويطول زمن الرقابة
إذا كانت إجراءاهتا شديدة وصارمة وقد مت تنفيذها من خالل التهديد
,ويقصر زمنها إذا كانت نابعة من الذات ,ومعتمدة على الثقة
واحلرص على حتقيق األهداف (. )93
حتتاج عملية اختاذ القرارات إىل فرتة زمنية معينة ,وًل شك بأن اختالف
فضال
نوعية املشكالت ,واختالف الظروف اليت يواجهها اإلداري ,ا
عن اختالف طبيعة القرارات يف املستويات اإلدارية ,كل ذلك له تأثريه
على الوقت احملدد يف اختاذ القرار ,وهذا التأثري خيتلف باختالف النمط
القيادي يف املنظمات (. )91
55 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
وإن جناح اختاذ القرارات يتوقف على اإلداري نفسه ومدى استيعابه
اجليد لربط عملية اختاذ القرارات يف الوقت املناسب ,فاختاذ القرارات
من أهم العمليات اإلدارية اليت جيب أن تصدر يف وقت مناسب لتوفري
الوقت واجلهد والتكاليف .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 56
وجيب عليه أن يعد خطة ليومه قبل بداية عمله من خالل التخطيط
اليومي وحتديد أولوياته وترتيب أهدافه .
إذا كانت هناك أنشطة متشاهبة فيمكن تقسيمها إىل جمموعات
متشاهبة .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 58
فالعمليات اإلدارية شاملة جلميع عوامل جناح إدارة الوقت ومىت ما جنح
الشخص يف إدارة العمليات اإلدارية إلدارة وقته بشكل صحيح ,فهو
سينجح ًل حمالة يف إدارة وقته والعكس صحيح ,ففشل الشخص يف
تنظيم العمليات اإلدارية إلدارة وقته يعرضه خلسارة كبرية يف الوقت .
عدم إمتام الواجبات واملهام وترك العمل قبل إجنازه .
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 63
المبحث الثالث
إن للوقت أمهية كربى يف حياة اإلنسان ,فعلى املسلم أن يدرك قيمته
واغتنامه مبا ينفعه بالدنيا واآلخرة ,لذلك حث اإلسالم على احملافظة
على الوقت وإدراك أمهيته ,فعن ابن عباس قال :قال رسول اهلل
- :نعمتان مغبون فيهما كثري من الناس :الصحة والفراغ )9( .
فهذا قول سيد وأفضل البشر ,فمن لديه الوقت والصحة فهي أعظم
النعم احملسود عليها صاحبها وقد أقسم اهلل -عز وجل -على
األوقات يف كتابه :قال تعاىل ﴿ :والفجر ) (9وليال عشر (﴾ )8
[الفجر . [ 8 ,9 :
وقال -عز وجل ﴿ : -والليل إذا يـغش ٰى ( )9والنـهار إذا جتل ٰى)﴾ (8
[ الليل. [8 ,9 :
فقد نزل القرآن الكرمي وفيه كثري من الشرائع املرتبطة بوقت معني ,
التعود على إدارة وقته من خالهلا ومن
فيستطيع من خالهلا املسلم ّ
هذه الشرائع :
وقال سبحانه ﴿ :وأقم الصالة طريف النـهار وزل افا من الليل﴾ [ هود :
. [ 993
وقال -عز وجل ﴿ : -شهر رمضان الذي أنزل فيه القرآن ه ادى
للناس وبـيـنات من اهلدى والفرقان فمن شهد منكم الشهر فـليصمه﴾
[البقرة. [ 921 :
وقال سبحانه عن وقت األكل والشرب يف رمضان ﴿ :او ُك ُلوأ او ْأش ار ُبوأ
ْ ْ ْ اح َّت ٰى اي ات اب َّي ان ال ُك ُم ْأل اخ ْي ُط ْ َأْل ْب اي ُ
ض ِم ان أل اخ ْي ِط َأْل ْس او ِد ِم ان أل اف ْج ِر ۖ ﴾ [البقرة:
. [ 921
قال احلافظ :ومعىن اآلية حىت يظهر بـياض النـهار من سواد الليل ,
وهذا البـيان حيصل بطلوع الفجر الصادق .
أخربنا اهلل تعاىل عن أفضل أوقات التسبيح واًلستغفار ,قال تعاىل :
﴿وسبح حبمد ربك قـبل طلوع الشمس وقـبل الغروب﴾ [ق,]41 :
ويقول سبحانه ﴿ :والمستـغفرين باألسحار﴾ [آل عمران. [91 :
وقال سبحانه ﴿ :إن الساعة آتية أكاد أخفيها لتجزى كل نـفس مبا
تسعى ﴾ [طه . [91 :
وقد أخربنا رسول اهلل أن اهلل سيسألنا عن نعمة هذا الوقت وكيف
قضيناه .
فعن معاذ بن جبل قال :قال رسول اهلل - : لن تـزول قدما
عبد يوم القيامة حىت يسأل عن أربع خصال عن عمره فيم أفناه ؟
وعن شبابه فيم أباله ؟ وعن ماله من أين اكتسبه وفيم أنـفقه ؟ وعن
املعرفة
للمشروعات املعرفة الوقت .
نور نور إدارةإدارة
الوقت . . )8193
. )8193كرمي(( . حممد ,
كرمي . - 9-9
حممد ,
للمشروعات التعليمية .
التعليمية .
الفكراإلداري .
ومدارسالفكر
الوقتومدارس
إدارةالوقت
).).إدارة
8112
8112شوقي (( .
عبداهلل ,شوقي .
-8-8عبداهلل ,
أسامة .للنشر والتوزيع . اإلداري .
للنشرداروالتوزيع دار أسامة
متطور. .املنظمة
منهجمتطور
الوقتمنهج
إدارةالوقت
.)9122إدارة
.)9122 سهيل( (. .
سالمة, ,سهيل - 4 -4
سالمة
املنظمةاإلداالعرريةبية .للعلوم اإلدارية .
العربية للعلوم
اإلداري الفكرالفكر
اإلداري ومدارس
الوقتومدارس
إدارةالوقت
شوقي . .إدارة
- 1 -1عبداهلل ,,شوقي
سابق . ).
مرجعسابق )
( (مرجع
79 إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت
سابق. ).
سابق )
مرجع الوقت (
الوقتم(رجع إدارةإدارة كرمي .
كرمي . حممد ,
حممد ,- 2-2
سابق. ) .
سابق )
مرجعمرجع اإلدارة (
اإلدارة ( في في
الزمنالزمن
دوردور حممد .
حممد . 98-98وتر,-وتر ,
للنجاحللنجاح
متطورمتطور
الوقتمنهجمنهج
إدارة الوقت
سهيل ..إدارة
سالمة , ,سهيل - 94-94- 94
سالمة
سابق ) . مرجعمرجع
سابق ) . ( (
سابق ) .
سابق ) . الوقت (
مرجعمرجع إدارةإدارة
الوقت ( خالد . يسير ,يسي ,
خالد . 93-93اجلر-اجل
واتخاذالقرارات
الوقتواتخاذ
فاعليةإدارةإدارةالوقت
.)9113فاعلية سيد (( .
.)9113 اخلويل ,
سيد . - 91-91
اخلويل ,
اإلدارية .
مشس .مكتبة عني مشس . ات عني القرار
مكتبة اإلدارية .
للنجاحللنجاح
متطورمتطور
الوقتمنهجمنهج
إدارة الوقت
سهيل ..إدارة
سالمة , ,سهيل - 92-92
سالمة
سابق )
مرجعسابق )
( (مرجع
اإلدارياإلداري
الفكرالفكر الوقتومدارس
ومدارس إدارةالوقت
شوقي ..إدارة
عبداهلل , ,شوقي - 91-91
عبداهلل
سابق) .
سابق) .مرجعمرجع
( (
أسعد بتواصلكم
2555093555
إدارة ال ـ ــوق ـ ـ ــت 73